Mengembangkan Portal Intranet Menjadi Gateway Sistem Informasi Perusahaan
By : Dimas DwicahyoDefenisi Sistem Informasi Manajemen
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Definisi ringkas dan formal dari sistem informasi manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajemen”.
Dari definisi tersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih lanjut: a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi.
Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi.
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien. d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data ke dalam informasi.
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
Dari beberapa point yang diuraikan maka diperlukan penyesuaian terhadap terhadap sistem aplikasi pada perusahaan menjadi sebuah sistem informasi yang terintegrasi.
Integrasi Sistem Informasi
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari Sistem Informasi Manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya menjadi tinggi.
Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya arus informsi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan utama dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat.
Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen (bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi sehingga dapat dijadikan sebagai Satu Aplikasi Standard (SAS)
Intranet
Intranet adalah jaringan komputer privat yang menggunakan protokol internet, jaringan konektivitas, dan sistem telekomunikasi publik yang dimanfaatkan untuk bertukar informasi antar karyawan dalam sebuah organisasi. Secara awam, intranet dapat disebut sebagai internal website atau jaringan situs internal dari suatu organisasi. Intranet menjadi sebuah komponen penting dalam sistem informasi perusahaan/organisasi saat ini. Intranet mengadopsi konsep Local Area Network (LAN) dengan memanfaatkan teknologi internet. Dengan demikian segala fasilitas yang ada di internet terdapat pula di intranet.
Intranet mulai diperkenalkan sejak tahun 1995. Sistem ini umumnya terkoneksi ke internet sehingga memungkinkan pertukaran data antara sistem intranet suatu organisasi dengan organisasi lainnya melalui internet. Secara sederhana Intranet dapat digambarkan :
: : Keterangan Gambar : : 1. Authorization Tools:
Fungsi dari authorization tools adalah tempat menyimpan data login untuk mengakses aplikasi yang bersifat penting dan vital. Data login bisa disinergikan dengan NIK dan password pegawai. Proses autorisasi user dan password dilakukan pada satu server. Hal ini berarti bila sebuah user dan password di-create, maka user dan password tersebut dapat digunakan pada semua aplikasi yang terdapat di perusahaan (dikondisikan dengan proses mapping terhadap aplikasi tertentu).
2. Application Server:
Sebagai Satu Aplikasi Standar (sebagai Web Portal) yang memiliki kemampuan untuk menampilkan berbagai informasi dan menghubungkan banyak aplikasi dari beberapa VLAN (Virtual Local Area Network) maka web portal ini minimal memberikan informasi:
1. Sosialisasi - File sosialisasi - Pojok Regulasi - Informasi Tarif - Rakernas 2. Hot news
- Berita tentang hubungan kerja dengan anak perusahaan dan perusahaan lain. 3. Around news
- Berita tentang aktivitas berkaitan dengan aktifitas bisnis dari internal dari seluruh Indonesia 4. Internal magazine
- Kumpulan majalah – majalah internal perusahaan.
5. Info BOD (Board On Directors) - Kumpulan berita dari direksi - Management motivasi
6. Telepon dinas dan pribadi pegawai
- Kumpulan telepon dinas dan pribadi seluruh Indonesia
7. Email
8. Absensi online 9. ERP
- MM, FM dan HR 10. Helpdesk
- Telepon dinas dan laporan gangguan 11. Link ke divisi/ bidang
12. Layanan produk
13. Collaboration center (mail, nota dinas, virtual meeting, inovasi, shared files, slip gaji, report SPPD, cuti, training, personal data, info rekan, dll).
14. Aplikasi lain yang tersebar 15. Dsb.
Manfaat utama dari aplikasi web portal adalah keterbukaan dan pemerataan informasi perusahaan kepada seluruh pegawai di Indonesia. Dimana nantinya intranet ini dapat kita jadikan sebagai pintu gerbang (gateway) untuk memulai pekerjaan setiap hari. Kecuali untuk bidang yang berada di garis depan (niaga).
Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat diukur keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat diukur nilai efektivitasnya
Intranet versus LAN
Intranet memiliki kompabilitas yang tinggi terhadap sistem lain sehingga mudah diterapkan, dipelajari, dikembangkan, dan dikonfigurasi. Dukungan aplikasi, program, dan sistem operasi yang luas dari internet menyebabkan intranet dianggap sebagai bentuk masa depan LAN. Beberapa keunggulan yang dimiliki oleh sistem intranet dibandingkan LAN mencakup:
(1) pemanfaatan ragam fasilitas dan aplikasi internet sehingga intranet memiliki akses yang luas, (2) penggunaan teknologi dan aplikasi LAN sebagai pendukung sistem, dan
(3) dukungan integritas database dan kompabilitas perangkat lunak.
Namun, di lain pihak, intranet juga memiliki kelemahan dibandingkan sistem LAN. Sistem intranet rentan penyusupan dan penyadapan jaringan serta pembajakan data. Sehingga perlu pengembangan sistem proteksi melalui firewall, sistem enkripsi,dan lainnya. Teknologi LAN seperti manajemen database, sistem terdistribusi, client server, sharing resource and peripheral tetap dipertahankan.
Intranet advantages?
Pemanfaatan intranet dapat mendatangkan beberapa keuntungan dari beragam sudut pandang. Terutama dalam menunjang perkembangan sebuah organisasi yang memanfaatkan jaringan intranet. Keuntungan tersebut diantaranya meliputi:
(1) Produktifitas kerja. Adanya intranet dapat membantu para pekerja dalam suatu organisasi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menunjang peran dan tanggung jawabnya masing-masing.
(2) Pemanfaatan waktu. Melalui intranet, pegawai organisasi dapat memperoleh akses informasi kapanpun sehingga terjadi efisiensi waktu. Organisasi juga dapat memberikan informasi setiap saat secara aktual.
(3) Komunikasi. Adanya intranet dapat memudahkan komunikasi antar bagian, baik secara horizontal atau vertikal dalam organisasi.
(4) Operasi dan manajemen. Intranet dapat digunakan untuk mendukung operasi dan keputusan dalam bisnis baik secara internal maupun antar organisasi, seperti perubahan password pada satu aplikasi sama dengan perubahan password pada aplikasi lain.
(5) Meningkatkan efisiensi akses informasi organisasi. Melalui intranet dihimpun seluruh informasi tentang organisasi. Contohnya termasuk: manual karyawan,email, manfaat dokumen, kebijakan perusahaan, bisnis standar, newsfeeds, bahan pelatihan. Dapat diakses dengan menggunakan standar umum Internet (Acrobat file, Flash file, aplikasi CGI) dan selalu tersedia bagi karyawan yang menggunakan intranet.
(6) Proses otorisasi password dilakukan pada satu server terpusat. Password tidak dibedakan antara email, ERP dan aplikasi-aplikasi lainnya.
(7) Kerangka perubahan budaya kerja. Melalui intranet pegawai-pegawai organisasi dapat terhubung dan bekerja sama dalam dunia maya sehingga memungkinkan munculnya pemikiran atau ide untuk pengembangan organisasi.
(8) Sistem intranet menunjang keterpaduan kemampuan e-mail internal dan eksternal.
(9) Terhubung dengan sistem internet sehingga memungkinkan akses terhadap berbagai informasi yang terdapat di internet.
(10)Penerbitan web portal/ intranet perusahaan dimana setiap user melihat informasi yang sama di dalam Intranet. Secara umum mempromosikan budaya perusahaan dan memudahkan kolaborasi.
(11)Mendukung komputasi arsitektur terdistribusi.
(12)Hemat biaya. Pengguna dapat melihat informasi dan data melalui web browser dan bukannya menjaga fisik dokumen seperti prosedur manual, daftar telepon internal dan bentuk permintaan.
(13)Mendukung akses secara ekstranet. Akses jaringan intranet dari luar jaringan intranet. Contoh sukses implementasi intranet:
• Sebuah contoh nyata di mana sebuah intranet membantu perusahaan berkomunikasi adalah ketika perusahaan makanan Nestle memiliki jumlah pengolahan tanaman pangan yang tersebar di Skandinavia. Pusat sistem pendukung mereka harus berurusan dengan jumlah permintaan setiap hari (McGovern, Gerry). Saat itu Nestle memutuskan untuk berinvestasi membuat sebuah intranet, mereka dengan cepat menyadari kebutuhuan dan dari sana mengalami pertumbuhan pendapatan yang lebih besar dari investasi di intranet secara substansial.
• Menggunakan prinsip open management untuk mengetahui kondisi perusahaan setiap saat, PT Telkom menggunakan media intranet sebagai sistem informasi terpusat bagi setiap bidang di perusahaan. Informasi yang berkembang setiap saat dapat diketahui melalui aplikasi portal. Hasilnya PT Telekomunikasi Indonesia Tbk.(Telkom) kembali mencatat prestasi Internasional. Perusahaan Nasional yang sahamnya juga tercatat di New York Stock Exchange (NYSE) dan London Stock Exchange (LSE) itu berhasil masuk ke dalam pemeringkatan bergengsi Forbes Global 2000 untuk tahun 2009. Seperti dilansir Forbes, Senin (13/4/2009), Telkom menduduki urutan 675 Forbes Global 2000. Pencatuman Telkom dalam daftar The Forbes Global 2000 itu berdasarkan jumlah pendapatan, keuntungan, aset, dan nilai pasar Telkom yang dinilai luar biasa. Telkom sendiri memiliki market value mencapai 10,60 miliar dollar AS, laba 17,41 miliar dollar AS serta asset mencapai 8,74 miliar dollar AS. Bagi Telkom, tercatat di daftar Forbes Global 2000 adalah kali ketiga.
Intranet disadvantages?
Selain memiliki keunggulan, intranet juga memiliki beberapa kekurangan yang meliputi:
(1) Informasi yang tidak benar dapat termuat dalam sistem intranet bila tidak dilakukan mekanisme kontrol secara intensif. Akibatnya dapat mengurangi kredibilitas intranet yang dimiliki oleh organisasi. (2) Terdapat kemungkinan tersiarnya materi illegal melalui intranet.
Oleh sebab itu, perlunya kontol terhadap akses melalui intranet agar jangan sampai menjatuhkan kredibilitas dan tanggung jawab sosial organisasi.
Planning intranet?
Setiap organisasi dapat memiliki sistem intranet mereka masing-masing untuk menjawab kebutuhan akan akses informasi baik secara internal maupun eksternal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membangun sistem intranet meliputi:
(1) Apa yang diperoleh dari pembentukan jaringan intranet tersebut
(2) Bagian atau departemen mana yang akan mengontrol pertukaran informasi melalui intranet (3) Mengetahui kapan diperlukan perubahan - up date - sistem yang berjalan saat ini
(4) Bagaimana sistem pengamanan yang diberlakukan terhadap sistem intranet tersebut
(5) Apakah up date dan penambahan informasi berada dalam suatu mekanisme control yang sesuai.
Pengembangan sistem intranet penting dilakukan oleh suatu organisasi untuk menunjang kegiatan organisasi dan akses informasi secara faktual. Dengan demikian, intranet dapat menunjang perkembangan organisasi.
Struktur Logika Intranet
Intranet dapat dipandang sebagai suatu "web site" yang terdistribusikan. Bukan sekedar pemakai yang melihat intranet sebagai website dengan homepage. Melainkan dapat ditemui pula kelompok berita (newsgroup), banyak basis data, aplikasi (pusat serta wilayah) perusahaan, serta fungsi-fungsi e-mail. Ada bagian yang terlindung dengan kata sandi (password), ada juga yang sama sekali tidak tersambung kebagian lainnya namun dapat dicapai bila mengetahui URLnya.
Melihat dari maksud dan tujuannya, maka intranet sebenarnya adalah website yang tunggal, halamannya juga dirasakan oleh pemakai internal, sekalipun mereka sadar sepenuhnya bahwa mereka berkerja di dalam suatu jejaring.
PENUTUP
Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.
Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung.
Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki.
References :
1. Intranet, http://en.wikipedia.org/wiki/intranet
2. 10 Pertanyaan Pokok tentang Internet dan Intranet, http://www.oke.or.id/tutorial/inter-intra.pdf 3. Pembangunan Intranet, http://www.pacific.net.id/pakar/jafar/intranet.1.b.html
