BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Secara fisik dan kenyataannya kegiatan admninistasi memang dilakukan dalam praktek tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. Padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu.
Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan
mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa fungsi pokok dari administrasi pendidikan?
2. Apa yang dimaksud dengan perencanaan dalam administrasi pendidikan?
3. Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian dalam administrasi pendidikan?
PEMBAHASAN A. Perencanaan ( Planning )
Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubunga kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan itu adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pedidikan.
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan atau planning, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Didalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik secara personel maupun material.
a) Langkah- langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
2. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-perkerjaan yang akan dilakukan.
3. Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan. 4. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
5. Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.
b) Syarat-Syarat Perencanaan yaitu :
1. Perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas. 2. Bersifat sederhana , realistis dan praktis.
3. Terinci,memuat segala uraian beserta klasifikasi kegiatan dan rangkaian beserta sehingga mudah dipedomani dan dijalankan.
4. Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu.
5. Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang yang akan digarap dalam perencanan itu, menurut urgensinya masing-masing. 6. Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya, dan waktu serta
7. Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan.1
c) Proses Perencanaan
Menurut Louis A.Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta
menghadapi tantangan pada waktu yang akn datang . Berikut ini aktivitas perencanaan yang di maksud.
1. Prakiraan (forecasting)
2. Penetapan tujuan (stablishing objective) 3. Pemrograman (programing)
a) Langkah-langkah utama yang di perlukan untuk mencapai suatu tujuan
b) Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah ; c) Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
4. Penjadwalan (scheduling)
5. Pengangaran (budgeting)
6. Pengembangan prosedur (developing procedure)
7. Penetapan dan interpretasi kebjakan (establishing and interpreting policies).
d) Langkah-Langkah Penting Dalam Pekerjaan Perencanaan: 1. Menjelaskan permasalahan
2. Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktivitas yang di rencanakan.
3. Analisis dan klasifikasi informasi
4. Menentukan dasar perencanan dan batasan 5. Menentukan rencana berganti
6. Memilih rencana yang di usulkan
7. Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang di usulkan
8. Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang di usulkan e) Pembagian Perencanaan
Dalam setiap organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hirarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Dan perencanaan itu memiliki dua fungsi yaitu:
1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hirarki yang lebih rendah.
2. Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hirarki lebih tinggi.
Menurut Stoner dan Wankel mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional.
1. Rencana strategis
Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yaag luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut.
2. Rencana Operasional
Rencana ini memberikan deksripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan.
Rencana Operasional meliputi: a. Rencana sekali pakai, terdiri atas:
1. Progam 2. Proyek 3. Anggaran
b. Rencana tetap, terdiri atas: 1. Kebijakan
2. Prosedur standar 3. peraturan 2
Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin.
f) Terdapat 9 manfaat perencanaan bahwa perencanaan yaitu:
1.Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan;
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama; 3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; 5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian or ganisasi;
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami; 8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
9. Menghemat waktu, usaha dan dana.
B. Pengorganisasian
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama pendidikan. Karena tugas-tugas ini demikian banyak dan tidak dapat diselesaikan oleh satu orang
saja,maka tugas-tugas ini dibagi untuk dikerjakan oleh masing-masing organisasi. Kegiatan pengorganisasian adalah untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian.
Salah satu prinsip pengorganisasian adalah terbaginya semua tugas dalam berbagai unsur organisasi secara proporsional,dengan kata lain pengorganisasian yang efektif adalah membagi habis dan menstrukturkan tugas-tugas kedalam sub-sub atau komponen-komponen organisasi.pengor ganisasian juga dimaksudkan mengatur mekanisme kerja organisasi, sehingga dengan pengaturan tersebut dapat menjamin pencapaian tujuan yang ditentukan.
direncanakan menjadi suatu struktur tugas,wewenang dan menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas tertentu untuk mencapai tugas yang diinginkan organisasi. Dalam pengorganisasian bukan hanya mengidentifik asikan jabatan dan menentukan hubungan, namun yang paling penting adalah mempertimbangkan orang-orangnya dengan memperhatikan kebutuhannya agar berfungsi dengan baik . Menurut Sergiovanni (1987:315): “four kompeting requirements for organizing that be considered are legitimacy,efficiency,effectiveness and exelence”
Pendapat ini mengambarkan bahwa ada empat syarat yang harus dipertimbangkan dalam pengorganisasian yaitu legitimasi,efisiensi,keefekt ifan, dan dan keunggulan. Legitimasi sekolah memberikan respon dan tuntutan eksternal yaitu sekolah mampu menampilkan performasi organisasi yang dapat meyakinkan pihak-pihak terkait akan kemampuan sekolah mencapai tujuan melakukan tindakan melalui sasaran. Efisiensi dalam pengorganisasian pengakuan terhadap sekolah pada penggunaan waktu,uang,dan sumber daya yang terbatas dalam mencapai
tujuannya,yaitu menentukan alat yang diperlukan,pengalokasian waktu,dana dan sumber daya sekolah.
Kefektifan dalam pengorganisasian sekolah menggambarkan ketepatan pembagian tugas,hak,tanggung jawab,hubungan kerja bagian-bagian organisasidan menentukan personel (guru dan non guru) melaksanakan tugasnya. Sedangkan keunggulan dalam pengorganisasian
menggambarkan kemampuan organisasi dan kepala sekolah melaksanakan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan harga diri dan kualitas sekolah.
Struktur organisasi berkaitan erat dengan teknologi yang digunakan organisasi untuk menyiapkan sumber daya manusianya agar organisasi menjadi efektif. Kepercayaan yang saling melengkapi dapat
tinggi. Kepercayaan ini menunjukkan bahwa sasaran tugas,pelaksanaan tugas,tanggung jawab,penggunaan alat yang diperlukan dan pengalokasian waktu,dana dan sumber daya adalah sebagai implementasi keefektifan pengorganisasian dari elemen-elemen yang diperlukan disekolah yang efektif.3
a). Prinsip-Prinsip Organisasi
Organisasi yang baik hendaklah memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat sebagai berikut:
1. Memiliki tujuan yang jelas.
2. Tiap anggota dapat memahami dan meneriama tujuan tersebut. 3. Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindak
dan kesatuan pikiran.
4. Adanya kesatuan perintah (unity of command): para bawahan hanya mempunyai seseorang atasan langsung.
5. Adanya keseimbangan dan tanggung jawab dalam masing-masing anggota.
6. Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan,keahlian, dan bakat masing-masing sehingga dapat menimbulkan kerja sama yang harmonis dan kooperatif.
7. Pola organisasi hendaknya relatif permanen, dan struktur organisasi disusun sederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan,koordinasi,peng awasan dan pengendalian.
8. Adanya jaminan keamanan dalam bekerja.
9. Adanya gaji yang setimpal dengan jasa/pekerjaan sehingga dapat menimbulkan gairah kerja.
10. Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hierarki tata kerjanya jelas tergambar dalam struktur organisasi.
Disamping prinsip-prinsip tersebut di atas, kelancaran jalannya suatu organisasi dipengaruhi pula oleh sikap dan sifat kepemimpinan serta
human relation yang berlaku di dalamnya.
3 Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan
Prinsip lainnya adanya kesatuan arah dari berbagai bagian organisasi yaitu arah yang konsisten terhadap visi dan misi,adanya kesatuan
pemerintah atau kesatuan komando sehingga tidak kehilangan arah,adanya keseimbangan antara wewenang dan tangung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya adanyya pembagian tugas yang jelas dan tegas ,struktur organisasi disususn sesederhana mungkin,pola organisasi reatif permanen,adanya jaminan terhadap jabatan-jabatan dalam organisasi dan penempatan orang yang bekerja dalam organisasi sesuai dengan
kemampuannya (profesional).
Jadi,pengorganisasian adalah tingkat kemampuan pimpinan sebagai pengambil kebijakan pada birokrasi pemerintah dan kepala sekolah sebagai pimpinan kegiatan pembelajaran. Para pemimpin ini melakukan semua kegiatan manajerial untuk mewujudkan hasil yang direncanakan dengan menentukan sasaran,menentukan struktur tugas,wewenang dan tanggung jawab,dan menentukan fungsi-fungsi setiap personel sehingga terlaksananya tugas pada berbagai unsur organisasi.
Pengorganisasian adalah tingkat kemampuan pimpinan dan juga kepala sekolah menentukan personel pelaksana tugas,menentukan alat-alat yang diperlukan,pengalokasian waktu,mengalokasikan dan menggunakan dana dan pemanfaatan sumber daya sekolah.
b). Fungsi Organisasi dapat diartikan bermacam-macam yaitu:
1. Organisasi dapat diartikan sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan/penempatan personel, pekerjaan-pekerjaan, material, dan pikiran-pikiran di dalam struktur itu.
2. Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang.
3. Organisasi dapat juga diartikan semata-mata mengingat
maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha
untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan.4
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan
Perencanaan adalah suatu cara menghampiri masalah-masalah, sedangkan perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan itu adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada
tercapainya maksud-maksud dan tujuan pedidikan. Didalam Perencanaan terdapat langkah-langkah,syarat-syarat,prosesnya, langkah terpentingnya,pembagian dan manfaat dalam perencanaan tersebut.
Sedangkan Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan
membentuk hubungan-hubunga kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Setelah itu didalam pengorganisasian terdapat berbagai fungsi dan prinsip-prinsip yang terdapat di dalam pengorganisasian tersebut agar tecapainya fungsi pokok dalam administrasi pendidikan.
Dari beberapa uraian diatas tentunya banyak sekali kesalahan dan kekurangan. Semua itu dikarenakan keterbatasan penulis. Untuk itu, demi kemajuan bersama kami mengharap kritik dan sarannya yang bersifat membangun untuk lebih sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
Ngalim purwanto.2008.Administrasi dan supervisi pendidikan, Bandung: Remajar osdakarya
Siswanto.2005.Pengantar manajemen,Jakarta;Bumi Aksara
