0
Standard Operating Procedure
PELAYANAN MAHASISWA / INSTANSI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1
LEMBAR IDENTIFIKASI
Nama Dokumen : Pelayanan Mahasiswa / Instansi Kode Dokumen : UN10/F14/HK.01.02.a/707
Revisi : 1
Tanggal : 1 Oktober 2017
Diajukan oleh : Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan
Bambang Triwahyu Utomo, SH.
Dikendalikan oleh : Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan
Prasetyo Adi, drg., MS
Disetujui oleh : Dekan
2
DAFTAR ISI
halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI 1
DAFTAR ISI 2
A. Tujuan 3
B. Ruang Lingkup 3
C. Pihak Terkait 3
D. Referensi / Dokumen Terkait 3
E. Definisi 3
F. Urutan Prosedur 3
3
Standard Operating Procedure
PELAYANAN MAHASISWA / INSTANSI
Tujuan
1. Melayani perihal persuratan kepada mahasiswa, stake holder maupun Instansi
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada mahasiswa, stake holder maupun Instansi
3. Meningkatkan kualitas dan mutu dokumen/pengarsipan
Ruang Lingkup
Lingkungan di dalam dan di luar Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya
Pihak Terkait
1. Subbag Akademik dan Kemahasiswaan 2. Subbag Umum dan Keuangan
3. BEM FKG UB
4. Mahasiswa / Instansi
Referensi / Dokumen Terkait
SOP Persuratan Subbag Kemahasiswaan FKG UB
Definisi
Pelayanan Administrasi Mahasiswa/ Stake holder/ Instansi adalah suatu pelayanan prima terhadap pengajuan/ permohonan persuratan yang berhubungan dengan kelancaran program pendidikan di Fakultas
Urutan Prosedur
4
2. Surat yang diproses terdiri atas :
a. Subbag Kemahasiswaan memproses surat yang telah didistribusikan oleh Subbag Umum atas disposisi pimpinan disertai pengisian blangko permohonan surat
b. Subbag Kemahasiswaan memproses surat yang telah didistribusikan oleh Mahasiswa / Stakeholder / Instansi berdasarkan Memo disertai pengisian blangko permohonan surat
3. Kasubbag mengirimkan surat ke Sekretaris Pimpinan dgn menulis buku ekspedisi surat
4. Surat diparaf secara bertingkat melalui Kasubbag, KTU
5. Surat yang sudah ditandatangani pimpinan didistribusikan kembali oleh Sekretaris Pimpinan ke Subbag Kemahasiswaan untuk diproses penomoran dan pengarsipan
6. Setelah surat selesai maka didistribusikan kepada yang bersangkutan
5
BAGAN ALIR
Kunjungan/ Incoming
student Keperluan Mahasiswa /
Instansi
Subbag Kemahasiswaan
Dekanat Fakultas
Surat Ijin Kuliah/Observasi
/Surat Tugas dll
Membuat surat permohonan observasi/
kunjungan ke Rumah Sakit / Laboratorium
Membuat surat permohonan KITTAS ke
kantor Imigrasi Malang
Acc / persetujuan dan Tanda Tangan Surat
