PROSES MANAJEMEN DALAM PERUSAHAAN BISNIS
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sumber daya finansial, manusia, serta informasi suatu perusahaan untuk mencapai sasarannya. Para manajer harus mengawasi penggunaan seluruh sumber daya itu. Seluruh aspek pekerjaan seorang manajer saling berkaitan. Bisa jadi tiap manajer akan dituntut untuk terjun dalam tiap aktivitas selama jangka waktu tertentu.1
a. Perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan
selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.2 Perencanaan memiliki tiga komponen.
Hal itu dimulai sewaktu para manajer menetapkan sasaran perusahaan. Selanjutnya, mereka mengembangkan strategi mencapai sasaran tersebut. Setelah strategi
dikembangkan, mereka merancang rencana-rencana taktis dan operasional untuk menjalankan strateginya.
Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, artinya rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada
berbagai tahap dan proses perencanaan. Empat tahap dasar perencanaan yaitu sebagai berikut.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa
program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan di waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.
b. Pengorganisasian
Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, dan pengertian kedua berkenaan dengan proses pengoranisasian sebagai suatu cara dalam kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini. 1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organsasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses
pengorganisasian, yaitu : (1) pembagian kerja, (2) departementalisasi, (3) bagan organisasi formal, (4) rantai perintah dan kesatuan perintah, (5) tingkat-tingkat hirarki manajemen, (6) saluran komunikasi, (7) penggunaan komite, (8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.3
c. Pengarahan (directing)
Langkah-langkah yang menentukan dan mengarahkan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan semua pegawai dalam organisasi dinamakan directing atau pengarahan. Dengan demikian pengarahan dapat didefenisikan sebagai usaha untuk menggerakan semua anggota dalam suatu organisasi, atau pegawai-pegawai perusahaan, untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang akan merealisasikan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
Dalam menjalankan fungsi pengarahan ini pemimpin perusahaan haruslah mengembangkan kemahiran untuk menjadi seorang pemimpin yang baik. Kualitas tugasnya sesuai dengan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Ini berarti dalam menjalankan fungsi
pengarahannya. Pemimpin perusahaan diharapkan bukan saja mampu untuk membuat perintah tentang tugas yang harus dijalankan tetapi juga mampu menciptakan motivasi yang menyebabkan para pegawainya menjalankan tugas sesuai dengan yang diarahkannya. 4
d. Pengawasan
Pengawasan (controlling) merupakan proses memonitor kinerja perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut mencapai sasarannya.5
Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok, yaitu metode bukan kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif.
Metode pengaasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajmen. Pada umumnya hal
ini mengawasi keseluruhan (overall) “performance” organisasi, dan sebagian besar mengawasi sikap dan “performance” para karyawan.
Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi : (1) pengamatan (control by observation), (2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection), (3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report), (4) evaluasi
pelaksanaan, dan (5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Ukuran-ukuran tersebut biasanya digunakan dalam pengarahan dan
pengawasan satuan kerja.
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode-metode kuatitatif tersebut terdiri dari anggaran (budget), audit, analisa break – even, analisa rasio, dan bagan dan teknik yang brhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan.
Tipe-tipe manajer
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, tidak seluruh manajer memiliki tingkat tanggung jawab yang samauntuk aktivitas itu. Kita harus mengelompokkan manajer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawabnya.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajemen puncak, menengah, dan lini pertama.6
1. Manajer puncak adalah manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektivitas perusahaan. Sebutan khas bagi manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan sebagainya.
2. Manajer menengah adalah manajer yang bertanggung jawab
mengimplementasikan strategi, kebijakan, dan keputusan yang dibuat oleh
manajer puncak. Sebutan lain bagi manajer menegah adalah manajer departemen, kepala pengawas (superintendents), dan sebagainya.
3. Manajer lini pertama adalah manajer yang bertanggung jawab menyelia pekerjaan karyawan. Para manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan (leader), mandor (foremen), dan penyelia (supervisors).
