1
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu standar internasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi Jurusan Budidaya Pertanian, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal Jurusan Budidaya Pertanian.
Pada tahun 2006-2009 Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Mulai tahun 2010, sistem penjaminan mutu di Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan menggunakan tujuh (7) standar mutu akademik, non akademik dan tujuh (7) standar mutu PT berkelas dunia. Jurusan Budidaya Pertanian melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai bentuk tanggungjawab kepada stakeholders dan mengembangkan mutu secara berlanjut. Dengan demikian, diharapkan mutu penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) atau badan akreditasi internasional.
Dalam penerapan SPMI, Jurusan Budidaya pertanian memastikan, budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Jurusan Budidaya Pertanian menetapkan dan mewujudkan visi jurusan melalui pelaksanaan misi (aspek deduktif) dan berupaya memenuhi kebutuhan/kepuasan stakeholders (aspek induktif), yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional.
Berkaitan dengan hal tersebut, Jurusan Budidaya Pertanian menyusun dokumen SPMI sebagai berikut:
Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu: Visi dan Misi (00401 01000), Rencana Strategis (00401 02000), Program Kerja (00401 03000), dan Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000) Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05000), Standar Mutu (00401 04001), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang
1.2 Ruang Lingkup
Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu di Jurusan Budidaya Pertanian dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit kerja/unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya.
Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman
2 implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2: 2007, peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan S-3, akreditasi BAN-PT dan standar mutu World Class University (WCU QS Asia).
1.3 Tujuan Manual Mutu
Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu Tri Dharma Pendidikan Tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001: 2008 dan IWA 2:2007
Mencerminkan komitmen Jurusan Budidaya Pertanian dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang budidaya pertanian
1.4 Pengendalian Dokumen Manual Mutu
Dokumen Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05000) disusun dalam delapan (8) bagian sesuai persyaratan ISO 9001: 2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Budidaya Pertanianberdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan jurusan. Lebih lanjut konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen tidak terkendali dan mengikuti MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman (00401 06001).
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Kebijakan Manajemen Mutu Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan rujukan: 1. Undang-undang No.20 Th. 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional 2. Peraturan Pemerintah No. 19 Th. 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008 4. Akreditasi Progrm Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi
Nasional 2009
5. Visi dan Misi Jurusan Budidaya Pertanian, 2004 6. Statuta Universitas Brawijaya, 2009
7. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009 8. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008
9. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2: 2007 10. Standar mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009
3
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a) Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan
b) Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan yang berlanjut, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.
c) Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
d) Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang maksimal (PP No. 102 Tahun 2000).
e) Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Jurusan Budidaya Pertanian.
f) Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Universitas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa( student) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan.
g) Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
h) Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan. yang mendukung penyelenggaraan layanan pendidikan atau pelatihan. i) Dokumen adalah informasi dan berbagai media pendukung.
j) Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
k) Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
l) Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri Dharma PT) yang dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
4
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Sekilas Tentang Jurusan Budidaya Pertanian
Jurusan Budidaya Pertanian (JBP) sejak tahun 1973 sampai tahun 2010 telah mengahsilkan 2.999 Sarjana Pertanian yang telah mengisi berbagai bidang pekerjaan. Jurusan Budidaya Pertanian sampai dengan tahun 2007 mempunyai 3 program studi yakni Program Studi Agronomi (PSA), Hortikultura (PSH) dan Pemuliaan Tanaman (PSPT). Program Studi agronomi sesuai dengan Keputusan BAN PT DIKNAS No. 017/BAN-PT/Ak-IX/S1/X/2005, berperingkat B. Program Studi Hortikultura sesuai dengan Keputusan BAN PT DIKNAS No. 022/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005, mempunyai peringkat A. Program Studi Pemuliaan Tanaman sesuai denganKeputusan BAN PT DIKNAS No.: 026/BAN-PT/Ak- XII/S1/IX/2009 dengan peringkat B.
Pada tahun 2008 ketiga program studi di bawah Jurusan Budidaya Pertanian dihapus dan dibentuk program studi baru yaitu Agroekoteknologi dan Agribisnis yang berada langsung di bawah managemen Fakultas Pertanian. Di Jurusan Budidaya Pertanian terdapat tiga unit pelaksana dan pengembangan akademik atau laboratorium, yakni Laboratorium Sumberdaya Lingkungan (SDL), Fisiologi Tumbuhan (FISTUM) dan Pemuliaan Tanaman (PT), lima UPT Bioteknologi, Kultur Jaringan, Klimatologi, Ekologi dan Kebun Praktikum, Perpustakaan dan Administrasi Pendidikan. Dosen di Jurusan Budidaya Pertanian hingga akhir tahun 2010 berjumlah 59 orang. Rasio dosen : mahasiswa sekitar 1 : 8. Dosen dengan jenjang jabatan Guru Besar 20 %, Lektor Kepala 32 %, Lektor 20 % dan Asisten Ahli 29 %. Dosen berpendidikan S2 : 54,24 % dan berpendidikan S3 : 45,76%. Sedangkan sampai dengan akhir tahun 2012, 62 % dosen di JBP berusia diatas 50 tahun. Guru Besar 22,2 %, Lektor Kepala 33,3 %, Lektor 16,7 %, dan Asisten Ahli 27,8 %. 53,71 % berpendidikan S3 dan 46,29 % S2. Rasio dosen mahasiswa 1 : 9
Karyawan di Jurusan Budidaya Pertanian berjumlah 12 orang, 9 orang berstatus PNS, 2 orang Honorer Fakultas dan 1 orang Honorer Jurusan. Pembagian tugas karyawan di Jurusan Budidaya Pertanian terdiri atas: 4 orang bertugas di administrasi akademik, 1 orang di perpustakaan, 6 orang laboran dan 1 orang tenaga kebersihan. Prasarana fisik JBP terdiri atas, gedung utama berlantai tiga seluas 1092 m2, dengan ruang perkuliahan (80 m2),
laboratorium (316 m2), ruang dosen (508 m2), perpustakaan (49 m2) dan
Gazebo 40 m2. Rasio ruang dengan jumlah dosen 8 m2 dan rasio ruang
perkuliahan di JBP dengan mahasiswa 0,65 m2. Tersedia layanan informasi
melalui Warta BP yang diterbitkan setiap bulan, juga dalam bentuk blog : www.wartabepe.blogspot.com dan website : www.bp.ub.ac.id
4.2 Organisasi Jurusan Budidaya Pertanian
Dalam PPRI No. 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, Pasal 31 ayat 1-4 disebutkan pelaksana akademik di bidang pendidikan dapat berbentuk fakultas, jurusan atau laboratorium. Jurusan melaksanakan pendidikan akademik dan/atau professional dalam satu cabang ilmu pengetahuan. Dalam pelaksanaan pendidikan, jurusan ditunjang oleh laboratorium / studio. Adapun
5 dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, dilaksanakan dalam program studi atas dasar kurikulum yang disusun oleh masing- masing perguruan tinggi (Pasal 13 ayat 1).
Struktur Organisasi di Jurusan Budidaya Pertanian terdiri atas tiga unit pelaksana dan pengembangan akademik atau laboratorium, yakni Laboratorium Sumberdaya Lingkungan (SDL), Fisiologi Tumbuhan (FISTUM) dan Pemuliaan Tanaman (PT), lima UPT Bioteknologi, Kultur Jaringan, Klimatologi, Ekologi dan Kebun Praktikum, Perpustakaan dan Administrasi Pendidikan. Sampai dengan tahun 2007, penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan dalam program studi, yang terdiri atas 3 program studi yakni Program Studi Agronomi (PSA), Hortikultura (PSH) dan Pemuliaan Tanaman (PSPT). Bagan (Struktur) Organisasi Tata Kerja Jurusan Budidaya Pertanian disajikan pada Gambar 1. Sedangkan Struktur Organisasi Tata Kerja Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Budidaya Pertanian disajikan pada Gambar 2.
Pemahaman akan tugas dan wewenang masing-masing pelaksana akademik, terus-menerus disosialisasikan dan diterapkan sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing unit dan unsur pelaksana akademik dan program studi. Deskripsi tugas unsur pelaksana akademik di tingkat jurusan sesuai dengan PPRI No. 60 tahun 1999, OTK Universitas Brawijaya tahun 2006, yang secara konsisten dilaksanakan untuk mendukung good governance di Jurusan Budidaya Pertanian. Kepemimpinan di Jurusan Budidaya Pertanian dilaksanakan dengan melibatkan semua unsur civitas akademika dalam bingkai budaya kebersamaan. Dalam penetapan berbagai keputusan akademik, keputusan diambil dalam rapat jurusan antara Ketua Jurusan bersama Ketua Laboratorium dan Ketua Program Studi. Keputusan lain diambil dalam rapat Ketua Jurusan dengan dosen.
6 4.2.1 Tugas pokok dan fungsi Jurusan Budidaya Pertanian
Jurusan Budidaya Pertanian dipimpin oleh Ketua Jurusan dan dibantu Sekretaris. Jurusan bertugas berkoordinasi dengan program studi hal ini terkait untuk menjamin baku mutu pendidik. Ketua dan Sekretaris Jurusan bertanggungjawab kepada dekan.
Jurusan Budidaya Pertanian mempunyai laboratorium dan/atau studio, satuan pelaksana tersebuat dipimpin oleh seorang kepala laboratorium yang merupakan seorang dosen dengan keahlian yang memenuhi persyaratan sesuai dengan cabang ilmu pengetahuan dan teknologi. Kepala laboratorium bertanggungjawab kepada Ketua Jurusan. Laboratorium menunjang pelaksanaan pendidikan pada jurusan dalam pendidikan akademik dan/atau profesional.
Laboratorium di bawah koordinasi Jurusan Budidaya Pertanian: 1. Fisiologi tumbuhan
2. Sumberdaya Lingkungan 3. Pemuliaan Tanaman
Ketua laboratorium bertanggungjawab melakukan pengelolaan laboratorium/studio, melakukan koordinasi serta memimpin pengembangan ilmu pada bidang kajian tertentu melalui kegiatan kuliah, praktikum dan penelitian.
Dosen adalah tenaga pendidik atau kependidikan pada perguruan tinggi. Tugas utama dosen adalah melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan beban kerja paling sedikit sepadan dengan 12 (dua belas) sks dan paling banyak 16 (enam belas) sks pada setiap semester sesuai dengan kualifikasi akademiknya dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Tugas melakukan pendidikan dan penelitian paling sedikit sepadan dengan 9 (sembilan) sks yang dilaksanakan di perguruan tinggi yang bersangkutan;
2. Tugas mengajar pada jenjang S1 pada jalur pendidikan akademik, wajib dilakukan sebagai bagian dari tugas melakukan pendidikan; 3. Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat dapat
dilaksanakan melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau melalui lembaga lain sesuai dengan peraturan perundang undangan; 4. Tugas penunjang tridarma perguruan tinggi dapat diperhitungkan
sks nya sesuai dengan peraturan perundang undangan.
5. Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat dan tugas penunjang paling sedikit sepadan dengan 3 (tiga) sks,
6. Tugas melaksanakan kewajiban khusus bagi profesor sekurang-kurangnya sepadan dengan 3 sks setiap tahun.
Dosen Penasehat Akademik adalah dosen tetap yang diserahi tugas untuk memberikan pertimbangan, petunjuk, nasehat dan persetujuan kepada sejumlah mahasiswa bimbingannya dalam menentukan matakuliah dalam rencana studinya, jumlah kredit yang akan diambil, ujian dan skripsi/tugas akhir.
7 Gambar 2. Struktur Organisasi Tata Kerja Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan
Budidaya Pertanian
4.2.2 Tugas Pokok Dan Fungsi Tim Unit Jaminan Mutu Jurusan Budidaya Pertanian
Unit Jaminan Mutu yang berada di tiap-tiap jurusan, memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan penyusunan baku mutu akademik tingkat Jurusan; termasuk penyusunan dokumen: Spesifikasi Program Studi (SP), Kompetensi Lulusan (KL), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur di tingkat fakultas.
b. Melakukan monitoring adan evaluasi kegiatan jaminan mutu bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) serta menyusun bahan dan masukan terhadap monitoring dan evaluasi tingkat Jurusan.
c. Menyusun perbaikan kegiatan akademik di Jurusan
d. Menyampaikan laporan hasil audit dengan rekomendasinya secara tertulis kepada Ketua Jurusan;
e. Memantau, mengevaluasi, dan melakukan analisis terhadap tindak lanjut pelaksanaan audit.
f. Membantu Ketua Jurusan dalam melakukan pemantauan dan pengawasan kegiatan non-akademik internal Jurusan;
8 h. Menangani persoalan yang berkaitan dengan hal-hal yang dapat
merugikan Jurusan;
i. Membantu menciptakan sistem pengendalian internal yang efektif di Jurusan;
j. Melakukan penilaian terhadap sistem pengendalian internal yang berlaku di Jurusan;
k. Menyampaikan laporan tahunan kepada Ketua Jurusan.
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, sebagai berikut:
Visi
Menjadi jurusan yang terkemuka dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang Budidaya Pertanian
Misi
a. Menyelenggarakan pendidikan tinggi pertanian bidang Budidaya Pertanian dalam suasana akademik yang kondusif untuk menghasilkan lulusan yang berkemampuan akademik tinggi.
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi lingkup Budidaya Pertanian untuk mendukung pembangunan pertanian yang berbasis pada kekayaan sumberdaya tropika.
Tujuan
a. Menghasilkan sarjana budidaya pertanian yang berkemampuan akademik tinggi dalam rekayasa dan pengelolaan tanaman yang berwawasan lingkungan dan berorientasi global.
b. Menghasilkan sarjana budidaya pertanian yang tanggap dan mampu dalam pengelolaan dan pemanfaatan berbagai komoditas pertanian di Indonesia.
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Budidaya Pertanian
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Budidaya Pertanian, maka proses utama Sistem Manajemen Mutu Jurusan Budidaya Pertanian adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti disajikan pada Gambar 3. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Budidaya Pertanian, Jurusan Budidaya Pertanian menerima calon mahasiswa sebagai input. Dengan Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Jurusan Budidaya Pertanian serta dibawah kendali dari Universitas dan Fakultas, proses belajar mengajar di Jurusan Budidaya Pertanian dilaksanakan dengan kurikulum KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi) 2007 dan didukung oleh 3 Laboratorium keilmuan, yaitu : Lab. Sumberdaya
9 Alam dan Lingkungan, Lab. Fisiologi Tumbuhan dan Lab. Pemuliaan Tanaman untuk menghasilkan kepuasan pelanggan digambarkan seperti pada Gambar 4.
Pelanggan Jurusan Budidaya Pertanian mengacu persyaratan pelanggan yang ditentukan oleh Fakultas Pertanian UB (MM no. 00400 05000) terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, penelitian lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tinggi lain, alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja.
Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk mahasasiswa S1 dan mahasiswa pascasarjana (S2 dan S3). Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/. Pada tahun 2011 ada dua katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih Program. Sedangkan pada tahun 2013 seleksi peneriaman terdiri dar jalur Masuk SNMPTN, Jalur Masuk SBMPTN, Jalur Mandiri SPMK, Seleksi Penerimaan Mahasiswa Pascasarjana, International Student Admission, Seleksi Program Khusus Penyandang Disabilitas (SPKPD), Penerimaan Mahasiswa Vokasi, Seleksi Alih Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang terkait. Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana.
Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011, Spesifikasi Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05001) dan Kompetensi Lulusan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05002)).
Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa Jurusan Budidaya Pertanian didasarkan tingkat kepentingan bersama antara para pihak dengan Jurusan Budidaya Pertanian dengan alternatif: Datang langsung ke Jurusan Budidaya Pertanian atau Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke Fakultas Jurusan Budidaya Pertanian atau melalui e-mail ke BPFP@brawijaya.ac.id.
10 Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
11 Gambar 5. Siklus PDCA pada Proses Bisnis Pelaksanaan Magang Kerja (sebagai acuan
Dokumen MP Magang kerja 0040106011 dan IK Magang kerja 0040107002)
Gamabar 6. Siklus PDCA pada Proses Bisnis Pelaksanaan Praktikum (sebagai acuan Dokumen MP Praktikum 0040106020, MP Pengajuan Alat dan bahan Praktikum
12 Gambar 7. Siklus PDCA pada Proses Bisnis Pelaksanaan Penelitian Skripsi (sebagai
acuan Dokumen MP penentuan dosen pembimbing skripsi 0040106013, MP penyusunan proposal penelitian skripsi 00406014, MP penelitian 0040106006, MP
supervise penelitian skripsi 0040106015, MP seminar hasil penelitian skripsi 0040106016, MP ujian skripsi 0040106017 dan MP yudisium 004010106018 dan
Evaluasi Diri jurusan Budidaya Pertanian)
4.5 Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumentasi di Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas Brawijaya, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasi, yaitu mengacu pada dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya (2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2 (Landsan Kebijakan Manajemen Mutu).
Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi dan Misi (00401 01000), Rencana Strategis (0040102000), Program Kerja (00401 03000), dan Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000), Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (0040105000), Standar Mutu (00401 04001), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang.
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu Universitas Brawijaya. Audit internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekalu untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Audit eksternal
13 dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO 9001: 2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan, dan/atau perolehan sertifikat. Selain itu universitas dan PS di Universitas Brawijaya dinilai oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi institusi atau PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT.
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen di Jurusan Budidaya Pertanian ditampilkan dengan mengidentifikasi dan menunjukkan perbaikan berlanjut terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi :
1) Komunikasi SMM di seluruh unit kerja (dosen, karyawan, laboran, mahasiswa) di Jurusan Budidaya Pertanian secara rutin.
2) Melakukan perencanaan strategis dengan memperhatikan tujuan dan sasaran mutu Jurusan Budidaya Pertanian di masa depan,
3) Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices,
4) Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi,
5) Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu,
6) Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan.
5.2 Kepuasan Pelanggan
Jurusan Budidaya Pertanian mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan, harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan sesuai kebutuhan dunia kerja (sesuai MP Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan Jurusan Budidaya Pertanian No. 00401 06005).
Sementara untuk unit pendukung melakukan layanan prima dan melakukan migrasi dari manajemen konvensional menuju berbasis IT.
Dalam strategi mengapai visi, misi dan tujuan, Jurusan Budidaya Pertanian memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa dengan cara:
1) Meningkatkan penguasaan keilmuan (cognitive), professional skill (psichomotoric) dan attitude (soft skill) sesuai dengan tuntutan stakeholders dalam suatu kurikulum pembelajaran yang berdasar pada kompetensi. 2) Pendampingan mahasiswa sejak semester awal dengan dosen Penasehat
Akademik (PA) untuk membantu proses belajar mahasiswa dan mengatasi permasalahan akademik yang lain.
14 3) Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana yang sesuai
dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4) Melakukan evaluasi proses pembelajaran pada setiap akhir semester dan
setiap bulan bagi mahasiswa tahun terakhir.
5) Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran.
6) Membuat Laporan Evaluasi Diri Jurusan setiap tahun dan dipresentasikan kepada civitas akademika
7) Menyusun dan mematuhi Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik, dan Peraturan Akademik, serta Kebijakan Akademik di tingkat Jurusan.
5.3 Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu yang dijalankan Jurusan Budidaya Pertanian adalah standara mutu BAN PT dan Rancangan starategis Fakultas Pertanian melalui penetapan tahuan 2011-2014 sebagai tahun pencapaian daya saing asia pasifik, dan kemudian tahun 2015-2020 daya saing global.
Kebijakan mutu Jurusan Budidaya Pertanian ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian.
Sasaran mutu Jurusan Budidaya Pertanian adalah:
1. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan 2. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik
Selaras dengan sasaran di atas, Jurusan budidaya pertanian berkomitment: 1. Mengembangkan SPMI yang terintegrasi dengan SMM ISO 9001:2008 di
bidang akademik dengan dukungan dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible dan akuntabel
2. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM.
3. Manajemen, semua anggota dan staf administratif Jurusan Budidaya Pertanian sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat.
4. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajemen, semua anggota, staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.
5. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga Jurusan Budidaya Pertanian dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.
15
5.4 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu di Jurusan Budidaya Petanian dimulai dari Pedoman Akademik Fakultas, dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian (kode 00401 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 02000), Program Kerja jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 03000), Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 04000), Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 05000), dan Standar Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 04001), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan dokumen pendukung lainnya.
Standar Mutu Jurusan Budidaya Pertanian disusun berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan mengacu pada renstra Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya. Adapun target capaian dan rencana Implementasi program disusun seperti pada table 1 yang disusun berdasarkan evaluasi diri dari sasaran yang telah dicapai dan mempertimbangkan hasil analisa SWOT.
Tabel 1. Target Capaian Sasaran Mutu dan Rencana Implementasi Program Kerja Jurusan Budidaya Pertanian Ber basis RENSTRA JBP
No. Program Kerja Target Capaian pada Tahun
Uraian Unit Dasar 2012 2013 2014 2015
1 Perbaikan Nisbah Mahasiswa/Dosen untuk mencapai rasio ideal % 100 100 100 100 100 2 Peningkatan Kualitas Pembelajaran (dosen berbasis multimedia) % 50 60 70 80 90 3 Implementasi KBK secara utuh melalui SCL % 50 60 70 80 90 4
Peningkatan sarana dan prasarana PBM
· Ruang & fasilitas Laboratorium Dosen jml 3 3 4 4 5
· Ruang & fasilitas Laboratorium Mahasiswa jml 0 0 1 2 3
· Jumlah Laboratorium Tersertifikasi jml 0 0 1 2 3
5
Peningkatan kompetensi dosen
· Jumlah Guru Besar jml 14 15 16 17 18
· Jumlah Dosen dengan pendidikan S3 jml 25 30 30 40 40
· Jumlah Dosen tersertifikasi jml 40 50 57 57 57
· Jumlah Dosen Recharging/homstay jml 3 6 9 12 15
6 Peningkatan daya saing internasional melalui peningkatan jumlah mahasiswa
dengan Kelas Bahasa Inggris % 0 0 5 5 10
7
KUALITAS PENELITIAN (RESEARCH
QUALITY)
· Pengembangan pusat-pusat penelitian yang
efektif/ unggulan jml 0 1 1 2 3
· Meningkatkan jumlah perolehan HAKI jml 2 4 6 8 10
· Pemberian dana dalam proses pengajuan HAKI jml 2 4 6 8 10
· Meningkatkan kerja sama dengan lembaga lain jml 1 2 3 4 5
16
· Dosen mendapatkan hibah penelitian % 5 10 15 20 25
· Memanfaatkan hasil-hasil riset untuk
kepentingan integrasi bahan ajar jml 5 10 15 20 25
· Memanfaatkan hasil-hasil riset berupa buku
untuk kepentingan publikasi masyarakat luas jml 5 10 15 20 25
8
Peningkatan Kapasitas Pengabdian kepada
Masyarakat & jejaring
. Mitra kerja desa Binaan Jml 1 1 1 2 2
· Seminar dengan pembicara entrepreneur
sukses dan motivator. jml 0 1 1 1 1
· Temu alumni secara berkala untuk
meningkatkan jejaring bisnis diantara alumni dan
peluang kerja bagi mahasiswa jml 0 1 1 1 1
· Tracer studi alumni pada instansi swasta
(perusahaan) dan pemerintah jml 0 1 1 1 1
9 Pembentukan inovasi dan kreativitas · Lomba inovasi dan kreativitas mahasiswa
tingkat nasional dan internasional jml 0 2 4 6 8
10
PENCITRAAN INTERNASIONAL
(INTERNATIONAL OUTLOOK)
· Mengintensifkan penyelenggaraan kuliah tamu
dan workshop/seminar berskala internasional jml 0 1 1 1 2
· Menyelenggarakan kelas internasional pada
jenjang pendidikan S1, S2, dan S3 jml 0 0 1 1 1
· Peningkatan jumlah dosen yang mengikuti
seminar/workshop dll di forum internasional jml 0 2 4 6 8
11
Manajemen Sumber Daya dan Organisasi
Pemebentukan UJM jml 0 1 1 1 2
Rapat dosen jml 0 0 1 1 1
Tracer kepuasan Pelanggan jml 0 1 1 1 1
Rapat Lab & evaluasi PBM jml 2 4 4 4 4
Sertifikasi lab Jml 0 0 1 1 2
Tabel 2. Target capaian Sasaran Mutu Jurusan Budidaya Pertanian
No. Indikator Target capaian
2011 2012 2013 2014 2015 1. Nilai akreditasi BAN PT
PS yang didukung Jurusan
2. Kepuasan Pelanggan 70% 72.5% 75% 77.5% 80% 3. Nilai Kepatuhan SPMI 75% 77.5% 80% 82.5% 85% 4. Nilai Kesiapan WCU 10% 20% 30% 40% 50%
17
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Wakil Manajemen
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Budidaya Pertanian (lihat sub bab 4.2), tanggung jawab dan wewenang setiap personil telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan telah ditetapkan Sekretaris Jurusan sebagai Ketua UJM yang mempunyai tanggungjawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan anggota Tim UJM. Ketua UJM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar mutu yang telah ditentukan terpenuhi.
Komunikasi antara Ketua Jurusan, Ketua UJM dan anggota Tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan sesekali melalui pertemuan tatap muka, atau melalui papan pengumuman, surat undangan, maupun website.
Ketua UJM harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO 9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati.
Komunikasi internal
Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan Jurusan harus memastikan komunikasi antar tingkat organisasi di Jurusan Budidaya Pertanian.
5.6 Tinjauan Manajemen
Jurusan Budidaya Pertanian melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan managemen berupa data berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu.
Tinjauan manajemen dilakukan dengan mengadakan pertemuan minimal 2 (dua) kali dalam satu tahun, yaitu setelah Audit Internal Mutu (AIM) dalam rangka mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan serta meningkatkan mutu guna mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan ( Dokumen MP Audit Internal 0040106004).
18 Hasil tinjauan manajemen ini disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik setiap akhir tahun dalam bentuk Laporan Evaluasi Jurusan Budidaya Pertanian.
Pada setiap tinjauan manajemen dibahas; hasil audit, umpan balik pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk (berdasarkan data rekaman), status tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan rekomendasi untuk peningkatan.
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya
Dalam penyediaan sumber daya, Jurusan Budidaya Pertanian memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Untuk mencapai tujuan tersebut jurusan melakukan beberapa hal, antara lain :
1. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya
2. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang;
3. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas
4. Menyediakan sumber daya untuk komunikasi efektif dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, dalam memelihara dan meningkatkan efektifitas SMM serta untuk memastikan pemenuhan kebutuhan pelanggan.
Jurusan Budidaya Pertanian menjamin sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia sesuai dengan Statuta UB dan Standar Akademik FP-UB, sehingga pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dapat berjalan dengan baik, Visi, Misi dan Tujuan dapat tercapai, serta kepuasan pelanggan (stakeholders) juga bisa terpenuhi.
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
Hingga tahun 2011, jumlah keseluruhan Dosen JBP adalah sebanyak 57 orang dengan kualifikasi 14 0rang Profesor 15 orang Doktor dan sisanya sebanyak 29 bergelar Master. Sebanyak 12 orang saat ini sedang menempuh program Doktor baik di dalam maupun di luar negeri. Diperkirakan sebagian besar (sebanyak 10 orang) diproyeksikan akan lulus pada tahun 2012, Sedang 2 orang lagi akan lulus pada tahun 2013. Dengan pertimbangan menjaga rasio jumlah dosen bekerja/ mahasiswa Selanjutnya sebanyak 17 orang dosen yang masih bergelar Master terutama yang sudah mengabdi lebih dari 5 tahun, diusulkan setiap tahunnya sebanyak 2-3 orang untuk melanjutkan program doctor. Dengan demikian dalam 5-6 tahun ke depan diharapkan seluruh dosen yang ada pada saat ini akan bergelar doctor.
19 6.2.2 Analisa Gap Staf Dosen JBP
Tugas dan beban kerja dosen diatur dalam Undang undang Republik Indonesia No 14 Th 2005 tentang Guru dan Dosen dan diatur secara detail dalam Pedoman Beban kerja Dosen dan evaluasi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dikeluarkan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Th 2010. Disebutkan di situ bahwa beban kerja dosen dalam melaksanakan tugas Tri Dharma adalah paling sedikit 12 SKS dan paling banyak 16 SKS , dimana sekurang-kurangnya terdiri dari 9 SKS untuk unsur pendidikan dan penelitian serta 3 SKS untuk unsur pengadian dan penunjang. Secara umum beban mengajar saja setiap dosen pada kondisi saat ini adalah setara 8,92 SKS yaitu. Rata-rata Jumlah beban mengajar tersebut tergolong tinggi, bahkan beberapa dosen dapat mencapai angka diatas 15 SKS. Padahal ke depan beban kerja mengajar diprediksi akan lebih tinggi lagi karena dalam dua tahun ke depan ada kewajiban untuk meningkatkan jumlah mahasiswa dan
student body di JBP. Hal ini berarti jumlah kelas yang harus diampu juga
meningkat dan konsekuensinya adalah beban mengajar dosen akhirnya juga meningkat lagi (diperkirakan rata-rata 11- 12 SKS per semester). Diprediksi
student body JBP pada tahun 2013 akan berkisar sekitar 1200 orang. Berbagai
upaya untuk meningkatkan rasio kelulusan telah dilakukan, seperti penyertaan mahasiswa dalam penelitian dosen, pembentukan adhoc untuk perumusan percepatan kelulusan mahasiswa sampai diterbitkannya pada SPP progressive sebagai bentuk punishment terhadap mahasiswa yang terlambat lulus. Cara lain adalah dengan mengusulkan rekruitmen dosen berdasarkan kebutuhan riil tenaga dosen kedepan. Dengan gambaran ke depan seperti itu maka mengajar dosen akan secara otomatis meningkat dan pada akhirnya porsi untuk waktu penelitian dosen akan semakin berkurang. Hal ini berimplikasi pula pada sisa waktu dosen yang masih tersedia dan dapat digunakan untuk kegiatan pengabdian dan penunjang sebagai sarana aktualisasi diri.
Disamping usulan untuk peningkatan kapasitas SDM dan jejaring secara formal melalui jalur studi, ada program lain yang selalu dilakukan jurusan BP, misalnya mengirim staf dosen untuk pelatihan buku ajar, pelatihan pembuatan artikel jurnal berbahasa inggris, dan training keprofesian juga membantu fasilitasi dosen dalam mengikuti seminar nasional maupun internasional.
Seperti telah dicanangkan dalam Renstra UB 2011 bahwa UB saat ini sedang menuju Entrepreneurial University, maka konskuensi logis dalam menuju pencapaian tersebut adalah melalui penguatan bidang riset di UB. Selaras dengan itu, dengan JBP saat ini dalam proses penyesuaian program
futuristic menuju entrepreneurial department, yakni dengan mendidik
mahasiswa JBP agar berjiwa entrepreneur. Salah satu program yang mendasar dan sangat penting dalam kaitan pendidikan tersebut adalah peningkatan kapasitas bidang penelitian dan SDM dosen sebagai pendidik.
20 Berkaitan dengan program penelitian pendukung entrepreneurial based
on research saat ini sudah terbentuk payung payung peneltian dan roadmap
penelitian JBP sesuai dengan bidang ilmu. Bahkan Namun demikian, kondisi jumlah publikasi, paten dan keterlibatan dosen yang melakukan peneltian masih sangat perlu ditingkatkan. Dampaknya, arah mahasiswa penelitianpun terimbas menjadi kurang focus. Oleh karena itu, dalam rangka meningkatkan kapasitas dan keterlibatan dosen dalam penelitian maka porsi penelitian dalam beban kerja harus ditingkatkan hingga berkisar 4 - 6 SKS. Artinya, porsi beban mengajar harus berimbang dengan porsi penelitian, agar dosen dapat melakukan penelitian yang berkualitas dan mendapatkan bahan ajar yang baik. Untuk mencapai skema tersebut, JBP akan berupaya membantu dosen dalam akses pendanaan penelitian (missal, penguatan proposal) dan usulan Rekruitmen tenaga dosen yang terstruktur disamping penguatan sarana prasarana laboratorium juga menjadi usulan program utama yang realistik. Berdasarkan usulan skema pencapaian mutu SDM dosen terkait bidang penelitian dan pengajaran, maka kebutuhan rekruitmen dosen harus dilakukan berdasarkan pertimbangan jumlah tenaga dosen yang pension dan pertimbangan proyeksi proporsi beban kerja ideal. Saat ini total dosen JBP adalah sebanyak 58 orang, dan sesuai perhitungan umur pension maka pada tahun 2016 dosen BP akan berkurang 11 orang sehingga tinggal 47 orang hingga pada tahun 2016. Beban kerja rata-rata mengajar per dosen pada saat itu diproyeksikan 6-8 SKS. Pada kondisi yang demikian JBP akan memerlukan dosen sebanyak 65 orang. Oleh karena itu dalam 5 tahun ke depan sangat realistic jika diusulkan rekruitmen dosen minimal sebanyak 18 orang, yang terdiri dari 10 orang untuk Lab. SDL 5 orang Lab. Fisiologi dan 3 orang untuk Lab. Pemuliaan Tanaman. Prasyarat dosen yang diperlukan adalah minimal berpendidikan S2 dan sesuai bidang serta lolos seleksi berdasarkan kompetensi dan psikotesnya.
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Jurusan Budidaya Pertanian telah melakukan inventarisasi sarana prasarana dan digunakan untuk analisa kecukupan pada setiap tahunnya. Sarana prasarana yang diinventarisasi tersebut terlampir dalam Borang Kinerja Jurusan Budidaya Pertanian FP UB 2011. Analisa kecukupan gedung, ruang kerja dosen dan peralatan-peralatan terkait didasarkan pada standar BAN PT. Sedangkan untuk peralatan proses dan peralatan pendukung didasarkan pada Standar Mutu poin 5.10.2.
Peralatan yang digunakan dalam proses belajar mengajar di JBP seperti komputer, printer, LCD untuk kegiatan perkuliahan dan peralatan laboratorium untuk kegiatan praktikum disesuaikan dengan kebutuhan JBP akan
peralatan-21 peralatan tersebut. Di JBP, terdapat 2 ruang kelas yang juga telah dilengkapi dengan LCD projector, komputer, dan Wireless Loudspeaker.
Peralatan pendukung lainnya yang dimiliki oleh JBP antara lain telpon dan Wifi/Hotspot yang berfungsi untuk memudahkan dosen dan mahasiswa dalam mengakses internet, tersedia masing-masing 2 unit Wifi pada setiap lantainya. Peralatan pendukung tersebut, termasuk alat transportasi (mobil) sudah difasilitasi oleh Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya.
Penentuan kebutuhan saran dan prasarana di lingkungan kerja didasarkan pada analisis kecukupan. Sarana dan prasarana mencakup ruang perkulian, ruang dosen, ruang laboratorium, perpustakaan, gazebo, lahan paraktikum, peralatan kelas dan peralatan laboratorium. Pengaturan pemakain sarana dan prasarana tertuang pada manual prosedur peminjaman sarana dan prasarana (dokumen no.00401 06019). Pengajuan alat dan bahan praktikum tertuang pada manual prosedur pengajuan alat dan bahan praktikum (dokumen no.00401 06021). Prasarana fisik yang dimiliki oleh Jurusan Budidaya Pertanian antara lain, gedung utama berlantai tiga seluas 1092 m2, terbagi menjadi : 2
ruang perkuliahan (80 m2) dengan kapasitas 60 mahasiswa per ruang kuliah,
laboratorium (316 m2), ruang dosen (508 m2) dan satu ruang perpustakaan (49
m2). Pada pertengahan tahun 2008 juga telah selesai dibangun Gazebo seluas
40 m2 yang bisa digunakan untuk tempat belajar out door.
Ruang kuliah untuk mahasiswa ketiga program studi tersebar di gedung Fakultas Pertanian (4 ruang 350 m2) dan jurusan lain dalam lingkup fakultas
(5 ruang 350 m2). Semua ruang kuliah telah dilengkapi komputer dan LCD
projector serta pengeras suara. Di JBP, terdapat 2 ruang kelas yang juga telah dilengkapi dengan LCD projector, komputer, Over Head Projector (OHP), dan WirelessLoudspeaker. Untuk memudahkan dosen dan mahasiswa mengakses internet, di JBP juga telah dilengkapi Hotspot, masing-masing 2 unit pada setiap lantai.
Rasio ruang dosen dengan jumlah dosen di JBP 8 m2 dan rasio ruang
perkuliahan di JBP dengan mahasiswa 0,65 m2. Rasio ini diatas standar baku
penyediaan ruang bagi dosen yakni 4 m2 per dosen dan untuk ruang
perkuliahan 0,50 m2 per mahasiswa (Mendiknas 234/U/2000)
Seluruh kegiatan Praktikum yang ada di JBP menjadi tanggungjawab dan dilaksanakan di 3 lab yaitu Lab. Pemuliaan, Lab. Fisiologi dan Lab SDL. Beberapa materi praktikum telah dapat dilaksanakan dengan baik di Laboratorium JBP, namun sebagian lain ada hal yang terpaksa belum dapat dilaksanakan praktikumnya disebabkan karena ketiadaan peralatan yang vital. Peralatan tersebut diantaranya adalah stasiun klimatologi pada praktikum Klimatologi, hand traktor pengolah lahan, mesin tanam dan mesin panen pada praktikum Dasar Budidaya Tanaman. Sarana prasarana lain yang mendesak segara dipenuhi adalah lahan praktikum dan penelitian mahasiswa, jika standar BAN-PT untuk kebutuhan space lahan praktikan per MK praktikum 1 m2, maka tidak kurang lahan seluas 16000 m2 net atau diperlukan luasan 2 Ha untuk setiap semester. Sedangkan luas lahan untuk penelitian mahasiswa JBP untuk tugas akhir jika sesuai proyeksi setiap semester ada 100 mahasiswa
22 melakukan penelitian lahan dan setiap mahasiswa memerlukan 500-600 m2, maka diperlukan luasan lahan efektif sebesar 60.000 m2 atau 6 Ha. Total kebutuhan lahan untuk Praktikum dan penelitian untuk 5 tahun ke depan sebetulnya paling tidak 8 Ha. Saat ini asset lahan untuk praktikum dan penelitian yang tersedia dan layak untuk digunakan di 3 tempat Kebun percobaan adalah Jatikerto 1,5 Ha, Ngijo 0,5 Ha dan Kp Cangar 0,5 Ha, sehingga Jurusan Budidaya masih perlu lahan seluas 5,5 Ha. Dengan demikian, Peralatan vital yang lain seperti pompa air dan irigasi serta pagar pengaman juga akan menjadi kebutuhan mendesak.
6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Jurusan menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Suasana akademik yang baik dapat diwujudkan melalui interaksi diantara civitas akademika, khususnya antara dosen dan mahasiswa. Beberapa sarana yang memungkinkan interaksi antara dosen dan mahasiswa, adalah : Mahasiswa di ketiga program studi di JBP, sejak awal semester telah didampingi dosen Pembimbing Akademik (PA) Dosen PA bertugas mendampingi mahasiswa terutama dalam perencanaan studi setiap semester, membantu proses belajar mahasiswa dan permasalahan akademik yang lain.
Keterjalinan dan komunikasi yang fair (scientific fairness) antara dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan dan praktikum merupakan salah satu wujud suasana akademik yang kondusif diindikasikan dengan persentase kehadiran dosen dalam perkuliahan dan keikutsertaan mahasiswa dalam penelitian dosen.
7. REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi
Jurusan Budidaya Pertanian menyiapkan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program Studi S1, S2, S3, pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program Layanan Jurusan Budidaya Pertanian secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Jurusan Budidaya Pertanian (00401 03000) yang mengacu pada Rencana Strategis Jurusan Budidaya Pertanian.
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran
Jurusan Budidaya Pertanian merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan.
23 Jurusan Budidaya Pertanian mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1, S-2 dan S-3 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Jurusan telah merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses realisasi pendidikan meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada Spesifikasi Jurusan (kode 00401 05001) dan Kompetensi Lulusan (kode: 00401 05002) yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan.
Proses Belajar Mengajar (PBM) yang berlanjut terus dikendalikan, meliputi asesmen kebutuhan; pengembangan dan komunikasi prosedur dan instruksi sertapengukuran outcomes.
7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Jurusan Budidaya Pertanian mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan internasional. Jurusan merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, akan meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut didokumentasikan dan prosedur atau instruksi dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman terus dipelihara. Data penelitian dan pengabdian masyarakat dilaporkan setiap tahun dalam Evaluasi Diri Jurusan.
7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lain)
Jurusan secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan comsumed kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa, maupun stakeholder lain. Jurusan memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapan untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus UB, minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :
24 a) Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang
bertanggung jawab memelihara.
b) Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif.
c) Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan d) Kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang
sesuai dengan kualifikasinya.
7.2.1 Penentuan persyaratan terkait layanan Tri Dharma PT
Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (0040104000) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh jurusan (sesuai dengan Pedoman Akademik Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya). Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh jurusan dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NIM dan lain-lain.
Layanan Tri Dharma PT memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional pemberi dana Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh jurusan atau pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait layanan tri dharma PT
Terkait layanan tri dharma PT, Jurusan Budidaya Pertanian memastikan bahwa:
1) Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan. 2) Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan.
3) Jurusan hingga PS memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
4) Pada perubahan persyaratan pendidikan, jurusan memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.
5) Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini tetap dipelihara. 7.2.3 Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan JBP-FP
Jurusan Budidaya Pertanian menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lain, misalnya terkait dengan: Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa.
Komunikasi yang baik dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan Tri Dharma PT, Jurusan
25 Budidaya Pertanian menggunakan komunikasi interaktif telepon, fax, email: bpfp@brawijaya.ac.id dan website:www.wartabepe.blogspot.com dan www.bp.ub.ac.id
7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi (PS), Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
7.3.1 Dalam rangka peningkatan kualitas layanan kepada pelanggan, pimpinan jurusan dan ketua program studi bersama-sama mengembangkan kurikulum.
Pada tahun 2008, dalam Lokakarya Pengembangan Kurikulum di Universitas Brawijaya 2006 dan hasil pertemuan Forum Komunikasi Perguruan Tinggi Pertanian Indonesia di Universitas Sam Ratulangi Manado tahun 2006 serta di UPN Veteran Yogyakarta tahun 2007, program studi di Fakultas Pertanian diubah, dari 7 PS menjadi hanya 2 PS yaitu PS Agroekoteknologi dan Agribisnis. Konsekwensi dari perubahan ini adalah penghapusan PS Agronomi, PS Hortikultura dan PS Pemuliaan Tanaman serta JBP tidak lagi mengampu program studi. Kedua program studi baru, yakni Agroekoteknologi dan Agribisnis berada dibawah Fakultas dan JBP sebagai unsur pelaksana akademis tetap sebagai sumberdaya keilmuan. Pada pertengahan tahun 2010, yakni ketika mahasiswa PS Agroekoteknologi memasuki semester V, maka JBP akan menerima mahasiswa yang mempunyai minat belajar disiplin keilmuan bidang Budidaya Pertanian.
Struktur kurikulum PS Agroekoteknologi cukup ramping dan pada semester V mahasiswa dengan minat BP akan mengambil MK wajib JBP. Struktur kurikulum ini lebih mengacu pada pencapaian kompetensi, sebagaimana SK Mendiknas No. 045 Tahun 2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
Jurusan Budidaya Pertanian mengarahkan penelitian sesuai dengan Renstra JBP-FP yang melibatkan multi disiplin ilmu serta mensinergikan penelitian di JBP-FP agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh LPPM, BPPM, jurusan, pusat kajian/minat studi dan laboratorium terkait Renstra JBP-FP dan payung penelitian berdasar pada kompetensi dan track record civitas akademika.
7.3.2 Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Jurusan Budidaya Pertanian selaku penyelenggara pendidikan telah mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum PS, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7.3.3 Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Output rancangan dan pengembangan telah ditetapkan mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi.
7.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau
26 standar acuan (misal, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Jurusan Budidaya Pertanian (00401 02000)
7.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Verifikasi rancangan telah dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.
7.3.6 Evaluasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT
Evaluasi dilaksanakan berdasarkan keluhan pelanggan (seperti pada MP Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan No. 00401 06005).
Secara umum, evaluasi dilakukan 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun setiap akhir semester. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode evaluasi. Rekaman tindakan dan keluaran evaluasi dipelihara/didokumentasi.
7.3.7 Pengendalian perubahan rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT Perkembangan IPTEK dan kebutuhan masyarakat yang pesat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan yang dikomunikasi dengan pihak terkait.
7.4 Pengadaan Sumber Daya Jurusan Budidaya Pertanian
Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Fakultas Pertanian sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi syarat peraturan Jurusan Budidaya Pertanian dan undang-undang yang berlaku.
7.4.1 Proses pengadaan barang dan jasa
Usulan pengadaan sumberdaya mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di Jurusan Budidaya Pertanian. Proses dan tahapan pengadaan
27 dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima Jurusan Budidaya Pertanian misalnya dana Due-Like atau PHK-A2. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Proses Pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-procurement UB. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan. 7.4.2 Informasi pengadaan barang dan jasa
Informasi pengadaan memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan.
7.4.3 Verifikasi barang dan jasa hasil pengadaan
Tim penerima barang/jasa Jurusan Budidaya Pertanian melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Ketua Jurusan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Ketua Jurusan dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Ketua Jurusan meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.
7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
7.5.1 Pengendalian penyediaan layanan Tri Dharma PT
Jurusan dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukung harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lain. Selain itu, jurusan juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Jurusan memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra JBP-FP sesuai prosedur yang berlaku.
7.5.2 Validasi proses penyediaan layanan Tri Dharma PT
Jurusan melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000), dan tiap Program Studi. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh LPPM dan BPP fakultas. Dengan pedoman tersebut, jurusan melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.
28 7.5.3 Identifikasi dan penelusuran kegiatan layanan Tri Dharma PT
Jurusan dan unit kerja terkait mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Ketua Jurusan melalui Audit Internal Mutu (AIM) Jurusan Budidaya Pertanian berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Ketua Jurusan. 7.5.4 Barang dan informasi milik pelanggan
Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau stakeholder lain) yang diberikan Jurusan Budidaya Pertanian pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, dilaporkan kepada pelanggan dan rekaman dipelihara.
7.5.5 Penyimpanan barang dan informasi
Jurusan Budidaya Pertanian menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.
7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Jurusan Budidaya Pertanian menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan rencana strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misal untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan, tugas, kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir. Jurusan Budidaya Pertanian menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.
29
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum
Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Jurusan Budidaya Pertanian menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi pelanggan tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapan. Informasi kepuasan pelanggan didukung oleh bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasan.
8.2.2 Audit Internal
Jurusan Budidaya Pertanian melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja implementasi sistem manajemen mutu dan penyelenggaraan pendidikan. Audit internal di suatu unit kerja dilakukan oleh auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten dan tersertifikasi, hal ini dilakukan sebelum auditor universitas. Audit internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Universitas Brawijaya (00000 05021)
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses
Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses.
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Layanan Pendidikan
Jurusan Budidaya Pertanian yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasi dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku.
Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja lembaga/unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan.
