BUSINESS BLUEPRINT IMPLEMENTASI
SAP BUSINESSOBJECTS PROFITABILITY
AND COST MANAGEMENT PT GARUDA
INDONESIA (PERSERO) TBK
James Tandy
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530, Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: jamestandyup@gmail.com
Ricky
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530, Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: vxricky@gmail.com
Yudiana
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530, Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: yudiana_lyn@yahoo.com
Dosen pembimbing: Johan, S.Kom., MM.
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530, Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244.
ABSTRAK
Business blueprint digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis AS IS dan proses
bisnis TO BE dalam implementasi SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management (PCM) untuk kepentingan pembuatan laporan Route Profitability actual mainbrand. Dalam fase business blueprint ini, metodologi analisis yang dilakukan adalah dengan analisis sistem yang berjalan, analisis kebutuhan pengguna, identifikasi masalah dan solusi, serta analisis resiko dan isu. Output yang dihasilkan adalah business blueprint implementasi PCM dengan 22 buah project deliverables yang salah satunya adalah detil terminologi struktur yang ada di dalam PCM serta hasil analisis resiko dan isu. Simpulan yang didapatkan yaitu dengan menggunakan metode implementasi ASAP, sistem SAP BusinessObjects PCM dapat menjawab gaps yang ada dan akan secara langsung menggantikan peran dari sistem pre-CO-PA dan CO-pre-CO-PA yang ada untuk menghasilkan Route Profitability actual mainbrand.
Business blueprint is used for documenting AS IS business processes and TO BE business processes in the implementation of SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management
(PCM) for the purpose of Route Profitability actual mainbrand reporting. In the business blueprint phase, the methodology of the analysis is conducted by analyzing the current running system, user requirements, problem identification and solutions, as well as analysis of the risks and issues. The output is a business blueprint itself for the implementation of PCM with 22 pieces of project deliverables, one of which is detailed in terms of the existing structures in the PCM and the analysis of risks and issues. Conclusions are obtained by using the method of implementation: ASAP, SAP BusinessObjects PCM system can answer the gaps that exist and will directly replace the role of the pre-CO-PA and CO-PA system which is there to produce Route Profitability actual mainbrand.
Kata kunci: BusinessObjects, Profitability, Cost Management, Business Blueprint.
PENDAHULUAN
Dunia teknologi informasi yang terus berubah secara signifikan dan kemampuan organisasi untuk merespon tantangan-tantangan dan peluang-peluang seiring dengan perubahan tersebut dengan lebih cepat dari kompetitor sejenis akan menjadi tolak ukur apakah dirinya mampu untuk selangkah lebih maju. Organisasi-organisasi yang bergerak di bidang ekonomi secara global dihadapkan kepada kompetisi, tekanan atas peraturan-peraturan yang dilakukan oleh pemerintah setempat, serta tingginya tingkat ketidakpastian yang ada. Di dalam lingkungan seperti ini, munculah sebuah kebutuhan akan pengambilan keputusan (decision-making) yang lebih ditingkatkan. PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk merupakan maskapai penerbangan pertama dan terbesar di Indonesia yang kini melayani lebih dari 50 rute destinasi domestik dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk sendiri telah mengimplementasikan salah satu produk unggulan dari konsep ERP (Enterprise Resource Planning), yaitu SAP, yang memiliki modul terlengkap dan telah menjadi best practice dunia. Di dalam SAP sendiri dikenal adanya BusinessObjects, yaitu sebuah komponen pendukung dalam hal performance management, planning, reporting, analisis, serta manajemen informasi perusahaan dan pada 2007 telah resmi menjadi SAP BusinessObjects 5.1 pada versi terbarunya. Terdapat beberapa produk dari SAP BusinessObjects 5.1 dimana salah satunya adalah EPM (Enterprise Performance Management) yang mengelola SAP BusinessObjects PCM (Profitability and Cost Management). PCM ini lah yang tengah dipersiapkan oleh Garuda Indonesia untuk mengatasi masalah akan banyaknya waktu yang terbuang akibat sistem yang sekarang berjalan sebagian masih secara manual. Sedangkan bagi Garuda Indonesia sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan (aviation), SAP BusinessObjects PCM akan dibangun dengan pendekatan Profitability Management (PM) dan akan menghasilkan laporan berupa Route Profitability (RP) yang akan menjadi central role dari industri penerbangan yang bertujuan untuk memberikan flight performance dari tiap-tiap rute penerbangan yang ada yang terdiri dari informasi untuk pricing decisions akan seberapa besar profit yang dihasilkan oleh sebuah rute penerbangan, seberapa besar revenue yang didapatkan, serta seberapa tinggi costs yang dihabiskan untuk sebuah rute tersebut. Route Profitability (RP) tersebut diharapkan dapat memberikan dukungan kepada direksi/eksekutif untuk keperluan pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan-tujuan strategis perusahaan (pricing atau network development decision). Sesuai dengan state of art (tinjauan pustaka) yang ada pada jurnal ilmiah internasional yang dipublikasikan oleh Vantage (sebuah SAP BusinessObjects Consulting Services Team) tahun 2008, implementasi dari produk SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management di dalam industri penerbangan pertama kali dilakukan oleh SAS (Scandinavian Airlines) yang telah berhasil memberikan solusi atas tantangan bisnis dalam mengelola dan memantau biaya-biaya dari semua kegiatan, meningkatkan fungsi laporan Route Profitability, mengidentifikasi rute yang tidak menguntungkan, sehingga dapat menghasilkan keputusan strategis yang lebih optimal. Maka atas dasar latar belakang ini, penulis mengangkat topik SAP BusinessObjects Profitability & Cost Management (PCM) ke dalam skripsi dengan judul “Business Blueprint Implementasi SAP BusinessObjects Profitability & Cost Management Route Profitability Actual Mainbrand PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk” untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di dalam keperluan untuk memaksimalkan proses decision making dengan menggunakan sistem yang baru dengan SAP BusinessObjects. Tujuan penelitian adalah mempelajari proses bisnis
dalam industri penerbangan Garuda Indonesia, menganalisis proses-proses pada sistem yang berjalan dalam menghasilkan laporan Route Profitability Actual Mainbrand, menganalisis masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan, menganalisis proses-proses yang ditawarkan oleh SAP BusinessObjects PCM beserta dengan fungsi-fungsi dari setiap struktur PCM yang ada di dalam nya, dan merancang business blueprint SAP BusinessObjects PCM dengan pendekatan dasar Activity-Based Costing (ABC) untuk keperluan kustomisasi SAP BusinessObjects PCM di masa mendatang dan dalam hal mendukung proses implementasi PCM yang berjalan pada PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk.
METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data dengan melakukan studi lapangan wawancara yaitu penulis melakukan wawancara (tanya jawab) langsung dengan pengguna (user) dari proyek SAP BusinessObjects PCM untuk mendapatkan business requirements yang dibutuhkan. Serta dengan program magang dimana dalam proses pengumpulan data, penulis juga menjalankan program magang (internship) secara langsung sesuai dengan jam kerja yang ditentukan oleh PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. Selama melakukan praktek kerja, penulis juga meminta bimbingan dan pelatihan dari karyawan-karyawan yang bekerja di perusahaan dengan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan. Selain itu penulis juga melakukan studi kepustakaan untuk melakukan tinjauan pada buku-buku yang berkaitan dengan topik penulisan skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan serta informasi-informasi terkait lainnya yang diperlukan.
Metode analisis yang dilakukan dalam perancangan business blueprint untuk proyek implementasi PCM adalah dengan melakukan analisis sistem yang berjalan mengenai roses-proses yang ada di dalam sistem yang berjalan sekarang dapat dianalisis melalui hasil wawancara pengguna selama masa magang, analisis terhadap kebutuhan user, setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan sekarang, lalu dilakukan analisis terhadap kebutuhan user mengenai sistem PCM yang akan dibangun melalui wawancara pengguna., melakukan identifikasi masalah dan solusi yaitu identifikasi masalah-masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan sekarang yang didapatkan dengan analisis fit/gap agar sistem yang akan dibangun dapat menjadi solusi atas masalah-masalah yang ada, dan terakhir melakukan analisis isu dan analisis resiko yaitu analisis resiko dilakukan agar dapat mempersiapkan segala resiko yang mungkin dapat terjadi di berbagai tahapan implementasi PCM, baik di awal pengerjaan proyek sampai tahapan terakhir go live dan support. Selain melakukan analisis resiko, juga dilakukan analisis isu, dimana analisis isu juga merupakan bagian dari manajemen proyek yang dilakukan untuk menganalisis masalah-masalah yang sedang terjadi di dalam pengerjaan proyek implementasi PCM.
Metode implementasi yang digunakan dalam proyek SAP BusinessObjects PCM adalah dengan menggunakan metode ASAP (Accelerate SAP) melalui fase kedua yaitu business blueprint, dimana kami mengumpulkan business requirements yang ada dengan melakukan analisis proses bisnis AS IS dan analisis kebutuhan pada proses bisnis TO BE yang akan diimplementasikan.
HASIL DAN BAHASAN
Garuda Indonesia merupakan salah satu perusahaan milik negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa penerbangan yang berfokus pada tingkatan pasar menengah ke atas, karena produk yang ditawarkan merupakan jenis premium services, baik untuk jasa pengangkutan penumpang (pax) dalam one-way atau return flight ataupun barang (cargo). Garuda Indonesia juga melayani setiap kegiatan kenegaraan yang dilakukan oleh instansi pemerintahan Republik Indonesia terkait dengan berbagai wilayah kunjungan. Pasar yang dijangkau oleh Garuda Indonesia meliputi service area IBB (Indonesia Bagian Barat), IBT (Indonesia Bagian Tengah), ASA (Asia), JKC (Japan Korea China), SWP (South West Pacific), EUR (Eropa), dan MEA (Middle East) dimana perusahaan telah memiliki lebih dari 50 rute penerbangan baik domestik ataupun internasional dan rata-rata berhasil melakukan lebih dari 6.000 penerbangan dalam kurun waktu satu tahun. Untuk menghasilkan sebuah laporan Route Profitability, pengguna (user) harus melalui enam proses secara keseluruhan, yaitu:
1. Mengumpulkan data utama operasional dan revenue dari unit feeder data yang bersangkutan (data collection).
Tabel 3.1. Nama data dan penyedia data untuk pemrosesan laporan
Nama Data Penyedia Data
AFL (Aircraft Flight Log) dan fuel burnt JKTOSGA (Operation Support) dan JKTCTGA (Fleet Management)
1.a. Semua data yang diperlukan oleh user (pengguna) yang dikumpulkan dari berbagai bagian penyedia data akan disimpan di dalam sebuah alamat server: https://192.168.31.156/operation/controlv2/addon. Pertama kali, user akan memroses data asli operasional AFL (Aircraft Flight Log) yang telah diterima dari bagian operation support (JKTOSGA) berformat Excel yang terdiri dari 34 kolom field, beserta data asli fuel burn dari bagian fleet management (JKTCTGA) yang juga masih berformat Excel dengan 10 kolom field. Kemudian, kedua data asli tersebut dibentuk menjadi data gabungan yang terdiri dari 22 kolom field,
1.b. Kedua, mengumpulkan data asli operasional On Time Performance (OTP) yang didapatkan dari bagian ground operation (JKTOGGA).
1.c. Ketiga, menerima data asli revenue RAPID (pax revenue) dalam dua format yaitu .TXT (incomplete) dan Excel (complete) yang didapatkan dari bagian revenue management (JKTWPGA), dimana user akan menggunakan data yang telah lengkap yaitu format Excel, dan
1.d. Terakhir, menerima data asli revenue CRAS (Cargo Revenue Accounting System) dalam dua format yaitu .TXT (incomplete) dan Excel (complete) yang diterima dari unit cargo (JKTGFGA), dimana user akan menggunakan data yang telah lengkap yaitu format Excel,
2. Mengubah format data asli menjadi format data Route Profitability.
2.a. User mengganti format data operasional asli AFL dan fuel burn berupa field: aircraft type, branch office, pax on board, flight number, dan departure/arrival date yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh PAX201103.txt). Contoh perubahan format sebagai berikut:
Tabel 3.2. Perubahan format aircraft type pada data asli
AFL RP
733 73C
734 74C
7NG 738
Tabel 3.3. Perubahan format branch office pada data asli
AFL RP SEL ICN NRT TYO PEK BJS OSA KIX •
OTP (On Time Performance) JKTOGGA (Ground Support)
RAPID GA JKTWPGA (Revenue Management)
CRAS (Cargo Revenue Accounting System) JKTGFGA (Unit Cargo)
AFL RP
PVG SHA
Tabel 3.4. Perubahan format flight number pada data asli
AFL RP
088 978
089 979
2.b. User mengganti format data operasional asli OTP berupa field: aircraft type, departure/arrival city, serta date yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh OTP_201101.txt).
2.c. User mengganti format data asli revenue RAPID berupa field: flight number dan departure/arrival city yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh ZRP_032011.txt).
2.d. User mengganti format data asli revenue CRAS berupa field: flight number dan departure/arrival city yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh CGO201103.txt).
3. Melakukan data maintenance.
3.a. Untuk memasukkan value dari data operasional dan revenue yang telah ada ke dalam karakteristik preCOPA berupa aircraft type, departure/arrival city, citypair, flight number, flight route, roundtrip route, roundtrip flight number, service area, dan service type, maka pertama menggunakan transaction code "KES1" untuk membuat derivasi yang berasal dari data AFL dan fuel burn, OTP, RAPID, dan CRAS. Value-value utama melalui
‘KES1’
3.b. Kedua, untuk membentuk rute yang saling berkaitan antara flight number, flight route, service area, dan roundtrip flight number, maka menggunakan derivation rule 11 dengan transaction code "KEDE". Selanjutnya, menggunakan derivation rule 12 untuk memasangkan flight route dengan roundtrip route. Dan terakhir, menggunakan derivation rule 13 untuk memasangkan service area dengan service type.
3.c. Ketiga, melakukan perhitungan yang berkaitan dengan jarak dan seat configuration, seperti ASK (Available Seat per Kilometer), RPK (Revenue Pax Kilometer), ATK pax (Available Tone Kilometer), ATK cargo (Available Tone Kilometer), Freight Mail, dan lain sebagainya dengan menggunakan transaction code "ZRPMM"
4.
Mengunggah data operasional dan data revenue ke dalam pre-COPA.
Pre-COPA
Merupakan proses awal yang ditambahkan karena perusahaan memerlukan laporan-laporan RP lainnya yang lebih komprehensif, oleh karena itu ditambahkan sebuah proses pre-CO-PA (dibuat di dalam SAP ECC 6.0 melalui pemograman ABAP) yang bertujuan untuk menyaring, memetakan, dan mempersiapkan data awal, sehingga hal ini dapat memastikan bahwa data yang akan masuk ke dalam CO-PA nantinya merupakan data yang sudah valid.
4.a. Melakukan upload data operasional dan revenue sesuai dengan template yang telah ditentukan yaitu dengan format .TXT. Untuk data operasional melalui path sistem SAP - ZRPMM - Regular Processing - Data Upload - Operational, sedangkan untuk data revenue melalui path sistem SAP - ZRPMM - Regular Processing - Data Upload - Revenue.
4.b. Memroses data harian (daily) yang telah diunggah ke pre-CO-PA dengan membuat summary bulanan (monthly) dengan path sistem SAP - Route Profitability - Regular Processing - Data Processing – Summarize
5. Mengecek validitas data di dalam pre-COPA
5.a. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data operasional apakah semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau belum. Serta memastikan bahwa tidak ada data operasional yang masih dalam bentuk harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability - Regular Processing - Data Upload.
5.b. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data pax revenue apakah semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau belum. Serta memastikan bahwa tidak ada data pax revenue yang masih dalam bentuk harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability - Regular Processing - Data Upload.
5.c. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data freight revenue apakah semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau belum. Serta memastikan bahwa tidak ada data freight revenue yang masih dalam bentuk harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability - Regular Processing - Data Upload.
6. Melakukan upload data ke dalam CO-PA CO-PA
Perusahaan menggunakan CO-PA (Controlling – Profitability Analysis) untuk melakukan analisis profitabilitas dari dua segmentasi bisnis yang terbagi atas jasa pengangkutan penumpang (pax carried service) dan jasa pengangkutan barang (air cargo service) serta untuk memberikan informasi berdasarkan pasar yang dijangkau oleh Garuda Indonesia yang meliputi service area IBB (Indonesia Bagian Barat), IBT (Indonesia Bagian Tengah), ASA (Asia), JKC (Japan Korea China), SWP (South West Pacific), EUR (Eropa), dan MEA (Middle East) guna keperluan pengambilan keputusan bagi bagian penjualan, pemasaran, dan manajemen eksekutif. Laporan yang dihasilkan dikenal dengan sebutan Route Profitability yang diproses oleh CO-PA, namun hanya berupa dua tipe, yaitu RP Regular dan RP Actual Charter. Terdapat banyak pemrosesan yang masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan RP tersebut.
6.a. Data operasional dan data revenue yang telah dicek ulang validitasnya akan diunggah ke dalam sistem CO-PA dengan path sistem SAP - Route Profitability - Regular Processing - COPA Postings - Posting to COPA. 6.b. Mengunggah data mengenai fuel surcharge di dalam sistem CO-PA secara
manual yang diterima dari bagian reveue management dalam bentuk Excel dengan menggunakan transaction code "KEFC".
6.c. Mengevaluasi data yang telah diunggah tersebut mengenai : - Seat Load Factor (SLF) di atas 100%, - On Time Performance (OTP) di atas 100%, - Flight interrupted dengan flight number, dan - Flight number, flight route, service area, roundtrip route, roundtrip flight.
Identifikasi masalah dan solusi sebagai berikut:
a. Sistem yang berjalan sekarang belum mampu untuk melakukan standarisasi format data untuk menjadi laporan RP akhir.
Detil masalah:
Data dari berbagai sumber masih berbentuk spreadsheet dan masih harus dilakukannya konversi nama field dari data asli menjadi format standar laporan RP, serta masih harus melakukan konversi format spreadsheet menjadi bentuk text (.TXT) pada saat keperluan upload pre-COPA. Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu memroses data operasional, cost dan revenue dengan menggunakan SAP Business Warehouse untuk kepentingan standarisasi format data dan setelah itu data yang ada akan terintegrasi dengan SAP BusinessObjects PCM.
b. Sistem yang berjalan sekarang masih secara manual untuk melakukan input-tan data ke dalam sistem yang ada.
Detil masalah:
Data operasional dan revenue pada sistem yang lama masih harus dimasukkan secara manual ke dalam sistem oleh pengguna melalui tiga tahapan yang rentan dengan kesalahan data input dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan.
Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu memroses data yang telah disimpan dan dengan format yang telah terstandarisasikan di dalam SAP Business Warehouse ke dalam struktur line items berupa sejumlah costs dan revenue untuk diolah di dalam SAP BusinessObjects PCM secara sistematis, sedangkan pada sistem yang baru nantinya data operasional akan langsung dihasilkan oleh SAP BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation) untuk dipakai di dalam PCM.
c. Sistem yang bejalan sekarang belum mampu menghasilkan laporan Route Profitability yang lebih informatif dan sistem yang berjalan sekarang juga belum mampu memastikan tercapainya proses pengambilan keputusan dalam bidang keuangan secara lebih akurat.
Detil masalah:
Saat ini, informasi yang dihasilkan pada laporan akhir masih sebatas informasi mengenai Seat Load Factor (SLF), On Time Performance (OTP), dan Flight Interrupted saja. Serta keputusan yang diambil oleh eksekutif sebagai hasil dari analisis atas laporan Route Profitability selama ini hanya berdasarkan pengalaman-pengalaman yang dimiliki, sehingga tujuan perusahaan untuk menekan biaya dan memaksimalkan profit menjadi tidak signifikan.
Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu melakukan kalkulasi menggunakan satu platform saja secara otomatis untuk menghasilkan informasi yang lebih mendalam pada laporan Route Profitability mengenai: 1. Contribution Margin 1,
2. Contribution Margin 2, 3. Contribution Margin 3, 4. Route Result 1, dan 5. Route Result 2.
Secara umum, penggunaan PCM di dalam Garuda Indonesia dapat menunjang pengendalian (controlling) atas costs yang diperlukan dengan lebih cepat dan lebih mudah, menampilkan analisis yang dapat diandalkan, menggunakan pendekatan Activity-Based Costing (ABC) untuk menetapkan biaya-biayanya, memahami sumber daya mana saja yang sedang dipakai oleh tiap departemen, serta mengoptimalisasikan/ menurunkan biaya-biaya untuk mencapai keunggulan kompetitif, dan bagi Garuda Indonesia sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan, SAP BusinessObjects PCM akan menghasilkan laporan berupa Route Profitability (RP) yang akan menjadi central role dari industri penerbangan yang bertujuan untuk memberikan flight performance dari tiap-tiap rute penerbangan yang ada, yang terdiri dari informasi untuk pricing decisions yang akan berkaitan langsung dengan bagian pemasaran. Laporan Route Profitability (RP) tersebut diharapkan dapat memberikan dukungan kepada direksi/eksekutif untuk keperluan pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan-tujuan strategis perusahaan. Selain dengan pricing decisions, dapat pula diambil keputusan berupa route & network development decisions. SAP BusinessObjects PCM di Garuda Indonesia akan dibangun atas 3 bentuk model yang berbeda. Perbedaan dari ketiganya didasarkan atas cost object yang akan digunakan untuk membentuk laporan RP yang dimaksud. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa di dalam SAP BusinessObjects PCM terdapat sejumlah komponen-komponen yang harus dibangun sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. Komponen-komponen SAP BusinessObjects PCM yang dibutuhkan untuk membangun sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan pelaporan RP (Route Profitability) Garuda Indonesia terdiri atas enam buah terminologi struktur, assignments, view builder, books, security, dan rules manager.
Terminologi struktur di dalam pemodelan SAP BusinessObjects PCM merepresentasikan elemen-elemen struktural dari sebuah PCM model seperti departemen, data finansial, resources, dan drivers. Semua layar struktur akan menampilkan “main hierachy” di sebelah kanan yang menggambarkan struktur-struktur yang telah diidentifikasi sebelumnya sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Di dalam setiap main hierarchy, terdapat sejumlah “attribute hierarchy”. Tampilan PCM juga akan memberikan “detail area” yang mempunyai beberapa fungsi yang akan memfasilitasi pengguna untuk merekam informasi tambahan selama pengguna mengoperasikan PCM, seperti untuk mencatat memo, dan lain sebagainya. Main hierarchy merupakan sebuah tempat dimana items dari struktur dibuat, sedangkan attribute hierarchy akan menampilkan elemen-elemen yang serupa di dalamnya. Struktur-struktur yang tersedia dan yang akan digunakan di dalam SAP BusinessObjects PCM untuk menghasilkan laporan RP (Route Profitability) versi acrtual mainbrand adalah sebagai berikut:
1. Version
Struktur ini akan memberikan akses kepada pengguna untuk pemrosesan sebuah laporan yang dapat terdiri dari beberapa versi yang berbeda sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan adanya struktur version ini, pengguna dapat memroses versi laporan actual mainbrand dan jenis versi RP lainnya. Dengan menggunakan SAP BusinessObjects PCM, pengguna dapat membangun beberapa versi lainnya juga seperti untuk keperluan laporan versi budgeting.
2. Period
Struktur ini mendukung sebuah pemodelan jangka waktu yang bersifat multi level yang merepresentasikan subdivisi dari sebuah model. Periode ini juga akan menentukan seberapa sering laporan RP actual mainbrand akan dihasilkan, seperti apakah laporan RP akan dibuat setiap kuartal ataupun setiap semester di dalam tahun yang berjalan. Dalam pelaporan RP, di Garuda Indonesia periode terbagi menjadi dua tipe berdasarkan modelnya.
3. Responsibility Center
Dikenal juga sebagai sebuah cost center atau sekumpulan unit bisnis. Struktur ini akan mepresentasikan sebuah struktur hierarki dari unit bisnis, departemen, ataupun cost centers. Sebagai contoh, saat pengguna memasukan line items berupa cost, maka harus terhubung dengan RC (responsibility center) yang bersangkutan. Struktur RC juga menyediakan RC unassigned yaitu sebuah predefined line items yang dapat digunakan untuk mengakomodasikan sebuah value yang tidak dapat dihubungkan dengan RC manapun, seperti contohnya digunakan untuk mengakomodasikan nilai revenue pax dan cargo ke dalam SAP BusinessObjects PCM. Seperti yang disebutkan pada sub bab sebelumnya bahwa Garuda Indonesia akan menggunakan cost center, profit center, dan internal order (khusus untuk pelaporan RP versi charter) di dalam SAP ECC 6.0 sebagai responsibility center-nya untuk SAP BusinessObjects PCM. Cost center yang diambil dari SAP FI-CO berada pada tingkatan yang detil yang berkaitan dengan laporan RP. Cost center yang detil ini akan dikumpulkan menjadi satu di dalam sebuah atribut. Sejumlah cost center milik perusahaan tersebar di berbagai wilayah operasional yang dijalankan Garuda Indonesia, yaitu Indonesia Bagian Barat, Indonesia Bagian Timur, Asia, Eropa, Timur Tengah, Cina-Korea-Jepang dan Australia-Asia Pasifik.
4. Line Items
Digunakan untuk merepresentasikan sebuah tingkatan dasar (base level) dari cost dan revenue. Yang harus menjadi perhatian bahwa tidak ada akun G/L yang akan secara eksplisit muncul di dalam PCM. PCM akan hanya menggunakan line item untuk menampilkan value fields seperti yang telah tedefinisikan di dalam CO-PA untuk membangun RP sebelumnya. Setiap jenis laporan RP (Route Profitability) yang dibutuhkan oleh perusahaan dibedakan berdasarkan struktur laporannya itu sendiri. Struktur-struktur tersebut direpresentasikan berdasarkan line items. Main hierarchy dari line items akan terdiri dari semua line items yang digunakan di semua laporan RP. Sejalan dengan struktur responsibility center, akan terdapat mapping antara cost center, line item, dan cost element. Garuda Indonesia akan memiliki tiga grup main hierarchy atas line items. Tiga grup line items tersebut akan digunakan untuk mengakomodasikan proses rekonsiliasi di dalam RP actual regular antara jumlah yang didapat dari SAP Financial/Controlling dan sistem operasional (AFL, fuel burn, OTP, pax revenue, dan cargo revenue) yang dimana grup tersebut dibagi menjadi tiga pengelompokan, yaitu:
FICO line items group (F_+ID)
Digunakan untuk mengakomodasikan cost dan revenue yang diambil dari SAP Financial/Controlling untuk membangun laporan RP. Awalan digunakan untuk membedakan line items yang sama di dalam grup main hierarki yang berbeda. Operational line items group (O_+ID)
Digunakan untuk mengakomodasikan cost atau revenue yang diambil dari sistem operasional (AFL fuel burn, OTP, pax revenue, dan cargo revenue) atau kalkulasi. Nilai dari indikator operasional seperti RTK, ASK, RPK, dan sebagainya akan secara langsung diterima oleh sistem PCM melalui data yang dihasilkan oleh SAP BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation).
Final line items group (ID)
Digunakan untuk menyimpan nilai rekonsiliasi antara cost dan revenue yang ada pada operational line item group dan FICO line item group. SAP FI akan menjadi base allocation di dalam proses rekonsiliasi.
5. Activity Driver
Struktur activity drivers merepresentasikan pengukuran yang bersifat kuantitatif dari proses-proses yang terlibat di dalam masing-masing line items untuk menghasilkan output berupa nilai numerik. Garuda Indonesia akan menggunakan struktur ini untuk mengalokasikan sejumlah line items (cost dan revenue). Maka dari itu, struktur ini akan memiliki tiga buah grup yang berbeda. Tiga grup ini dibedakan menjadi:
• Basic activity driver (AD_B_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan driver dasar untuk menghitung driver lainnya atau cost serta revenue dengan berupa value yang telah diberikan (given value). Contohnya adalah frekuensi, jarak, konfigurasi seat, payload, pax carried, fuel price, flight hour, dan blocked hour per rute.
• Formulated activity driver (AD_B_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan driver yang diambil dari driver lainnya atau line item value lainnya yang telah dihitung/diformulasikan. Contohnya adalah ASK dan RPK, • Revenue activity driver (AD_R_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan jumlah revenue yang akan digunakan sebagai dasar proses alokasi. Contohnya adalah net revenue pax dan net revenue cargo.
6. Cost Object
Merupakan struktur terakhir di dalam terminologi yang digunakan untuk membangun sistem SAP BusinessObjects PCM, dimana cost object akan menjadi struktur yang menyusun dan menganalisis profitabilitas dari rute yang ada. SAP BusinessObjects PCM akan menggunakan 4 dari 5 struktur cost object yang tersedia di dalam sistem untuk mendeskripsikan dan menganalisa profitabilitas dari tiap rute secara mendalam dari setiap tingkatan yang ada. Dari empat jenis cost object yang berbeda tersebut, laporan RP dengan versi actual regular hanya akan menggunakan dua jenis cost object, yaitu cost object pertama dan cost object kedua.
Berikut penjelasan detil mengenai proses bisnis dan sistem yang baru untuk menghasilkan laporan RP (Route Profitability) actual mainbrand dengan menggunakan SAP BusinessObjects PCM:
1. Melakukan pengumpulan data
a. Costs dan revenue yang didapatkan dari bagian operasional. Seluruh bagian operasional, dalam hal ini meliputi JKTOSGA (Operation Support), JKTCTGA (Fleet Management), dan JKTOGGA (Ground Support), dimana bagian JKTOSGA dan JKTCTGA akan tetap menggunakan sistem IOCS (Integrated Operational Control System) sama seperti pada saat peggunaan sistem yang lama untuk menghasilkan nilai costs. Pada sistem yang terdahulu, sistem IOCS menghasilkan data operasional yang terdiri dari AFL (Aircraft Fuel Log), fuel burn, dan OTP (On Time Performance), tetapi pada sistem yang baru ini data
tersebut akan masih tetap dihasilkan oleh bagian operasional, namun data operasional tersebut nantinya akan diterima oleh SAP BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation) yang nantinya hasil akhir pemrosesan di dalam BPC akan diberikan ke dalam sistem PCM, sehingga langsung dapat digunakan di dalam keperluan pelaporan tanpa harus diproses kembali. Sedangkan untuk menghasilkan nilai revenue, sama halnya pada sistem yang lama dimana bagian JKTWFGA (Revenue Management) dan JKTGFGA (Unit Cargo) akan menggunakan sistem AGRA (Air Reservation Garuda Indonesia) atau yang lebih dikenal sebagai flown revenue-nya untuk menghasilkan nilai pax revenue, sedangkan untuk menghasilkan nilai cargo revenue bagian unit cargo akan tetap menggunakan sistem CRAS (Cargo Revenue Accounting System). Data costs dan revenue yang dihasilkan masing-masing sistem operasional akan berupa format Excel (spreadsheet) seperti pada sistem sebelumnya, namun untuk memenuhi kebutuhan pengguna untuk tidak lagi menjalankan aktivitas data format dan data conversion secara manual, maka diberikan solusi berupa pemakaian data bridge yang juga merupakan salah satu keunggulan PCM untuk keperluan data format dan data conversion. Data bridge adalah sebuah fitur di dalam PCM yang dapat memfasilitasi data import dari berbagai jenis format file yang dibutuhkan. Dengan adanya data bridge, maka format data akan menjadi terstandarisasi secara sistematis sesuai dengan yang akan digunakan di dalam PCM nantinya. Di dalam data bridge terbagi menjadi tiga buah tipe file yang berbeda, yaitu:
1. Input files
Merupakan data yang akan diimpor ke dalam data bridge yang dapat berasal dari berbagai jenis format yang ada, seperti Microsoft Excel.
2. Spesification files
Setiap masing-masing input file memiliki sebuah spesification file yang mendefinisikan skrip dan menyatakan bagaimana sumber asal data tersebut akan digunakan, seperti tabel apa yang akan digunakan, baris dan kolom apa yang tidak akan digunakan.
3. Control files
Memberikan informasi tentang nama dan lokasi penyimpanan input file ataupun spesification file, karena dua file tersebut akan disimpan di dalam sebuah control file.
b. Costs dan revenue yang dihasilkan oleh SAP Financial. Nilainya didapatkan secara real-time (terintegrasi) dengan semua cost centers dan profit centers karena telah menggunakan SAP FI. Data tersebut akan secara up-to-date terhubung dengan tempat penyimpannya yaitu SAP Business Warehouse yang secara otomatis juga telah memiliki standarisasi yang sama dengan data yang akan digunakan oleh PCM.
Setelah costs dan revenue dari operasional terhubung dengan data bridge dan yang berasal dari SAP Financial juga terhubung dengan SAP Business Warehouse, maka SAP BusinessObjects PCM dapat bersinkronisasi dengan dua data source tersebut untuk membentuk line items yang merupakan salah satu struktur di dalam PCM. 2. Identifikasi struktur PCM
Identifikasi struktur dimulai dari penentuan version dari laporan RP yang digunakan yaitu actual mainbrand, periode laporan, cakupan pooling dari responsibility center yang diinginkan, dan jenis cost object yang diinginkan di dalam pelaporan.
3. Penggunaan view builder PCM
Melakukan drag and drop jenis line items apa saja yang ingin ditampilkan di dalam laporan RP oleh key users, sehingga hasilnya nanti akan dipublikasikan ke dalam books untuk digunakan juga oleh end users di branch offices.
4. Penggunaan books PCM
Setelah key users selesai mendesain layout tampilan untuk laporan Route Profitability versi actual mainbrand pada tahapan identifikasi view builder, maka selanjutnya tampilan tersebut akan disimpan dan diberi penamaan sesuai dengan jenis laporan yang telah dibuat, sehingga pada akhirnya baik key users ataupun end users akan dapat menggunakan PCM di dalam bentuk books.
SIMPULAN DAN SARAN
Dalam tugas akhir dapat disimpulkan beberapa hal berdasarkan pada pembahasan dari bab-bab sebelumnya, yaitu:
• Pada industri penerbangan Garuda Indonesia, perusahaan mengoperasikan sistem IOCS (Integrated Operational Control System) untuk menghasilkan data operasional berupa Aircraft Fuel Log, fuel burn, dan On Time Performance. Begitu pula halnya untuk menghasilkan data revenue, perusahaan mengoperasikan sistem AGRA (Air Reservation Garuda Indonesia) untuk pax revenue dan CRAS (Cargo Revenue Accounting System) untuk cargo revenue.
• Laporan RP (Route Profitability) Garuda Indonesia digunakan untuk kepentingan pengambilan keputusan. Untuk keperluan menghasilkan laporan Route Profitability actual mainbrand pada sistem yang berjalan, pengguna harus melewati enam tahapan, yakni mengumpulkan data utama, mengubah format data asli menjadi format Route Profitability, melakukan data maintenance, mengunggah data ke dalam pre-CO-PA, mengecek validitas data di dalam pre-CO-PA, dan terakhir melakukan upload data ke dalam CO-PA.
• Metode implementasi SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management (PCM) yang digunakan adalah Accelerate SAP (ASAP). Penulis membuat business blueprint untuk menjawab kebutuhan pengguna pada sistem yang baru dengan menggunakan PCM dan sekaligus memberikan solusi atas masalah-masalah yang timbul pada sistem yang berjalan sekarang, yaitu:
1.Ketidakmampuan sistem untuk melakukan standarisasi format data dengan solusi menggunakan data bridge pada PCM,
2.Sistem yang berjalan masih mengharuskan pengguna untuk melakukan input-an data secara manual dengan solusi struktur line items PCM dan ditambah dukungan dari modul SAP BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation), dan 3.Sistem yang ada belum mampu untuk menghasilkan Route Profitability yang lebih
informatif, sehingga sistem belum mampu memastikan tercapainya proses pengambilan keputusan dalam bidang keuangan secara lebih akurat. Solusi dengan menggunakan struktur line items dan komponen activity drivers agar dapat menghasilkan informasi yang lebih mendetil di dalam Route Profitability. Adapun saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
• Meningkatkan kualitas dari segi manajemen waktu untuk memastikan implementasi PCM dapat tercapai dengan baik sesuai timeframe,
• Melakukan kegiatan user acceptance test secara seksama,
• Memaksimalkan pemberian user training PCM kepada pengguna, baik key users ataupun end users. dan
• Mengoptimalkan fungsi dari SAP BusinessObjects Business Process Consolidation (BPC).
REFERENSI
Anonymous. (n.d.). (2008). The Need for Profitability and Cost Management: An Oracle Thought Leadership (Online), diakses pada 24 Desember 2012 dari http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
Anonymous. (n.d.). (2012). Fit/Gap Analysis. www.ist.uwaterloo.ca
BusinessObjects. (2006). BusinessObjects: User’s Guide. Version 5.1..BusinessObjects, United States of America.
BusinessObjects. (2006). Enterprise Performance Management: Aligning People, Process, and Technology. BusinessObjects, United States of America.
Greenwood, T. G. (2008). Process: Cost Management. Journal of Cost Management (Online), Volume 4, No. 19, diakses pada 24 Desember 2012 dari http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
Hollander, Anita S., & Eric, L. Denna. (2000). Accounting, Information Technology, and Business Solutions. Second Edition. McGrawHill, Singapore.
Jay, Rabi. (2008). The Complete Reference: Essential Guide for SAP Implementation. First Edition. McGrawHill, United States of America.
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Laudon, C. Kenneth, Laudon, P. Jane. (2012). Management Information System: Managing the Digital Firm. Twelfth Edition. Prentice Hall. United States of America.
Orbán I. (2009). Questions about profitability analysis of the Hungarian family farm businesses. Agrarian prospects XIII. Sustainable development of an agrarian sector – challenges and risks. Prague.
Panigoro, Warno. (2010). Jurnal Economic Resources: Analisis Profitabilitas Perusahaan PT Cahaya Nusa Sulutarindo (Online), Volume 11, No.31, diakses pada 24 Desember 2012 dari www.journal.umi.ac.id/
Rainer, R.K., Turban, E.F., Richard, E. Potter. (2008). Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. First Edition. Wiley, United States of America. Robert, L. Tichacek. (2008). Effective Cost Management (Online), diakses pada 24 Desember 2012
dari http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
SAP AG. (2004). SAP Controlling. Release 46C. SAP AG, Germany.
SAP AG. (2006). AC605 – Profitability Analysis. Release 2006 Q2. SAP AG, Germany. SAP AG. (2006). SAP01: Fundamentals. Version 2006 Q2. SAP AG, Germany.
Satzinger, John W., Robert, B. Jackson, Stephen, D. Burd. (2009). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Fifth Edition. Course Technology Cengage Leaning. Sennahati. (2009). Analisis Likuiditas dan Profitabilitas pada PT Graha Sarana Duta Makassar
(Online), diakses pada 24 Desember 2012 dari www.id.pdfsb.com
Wallace, F. Thomas. (2008). ERP: Making It Happen. Second Edition. John Wiley & Sons, Inc. Canada.
Weygandt, Kimmel. (2012). Managerial Accounting: Tools for Business Decision Making. Sixth Edition. John Wiley & Sons, Inc. United States of America.
RIWAYAT PENULIS
James Tandy lahir di Jakarta pada 30 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
University dalam bidang Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.
Ricky lahir di Palembang pada 26 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
University dalam bidang Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai SAP Consultant Trainee di PT Metrodata Electronics, Tbk.
Yudiana lahir di Selat Panjang pada 9 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
