54
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. XYZ merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan masyarakat umum di seluruh wilayah Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1945 yang berkantor pusat di Jakarta Selatan. Sampai saat ini PT. XYZ mempunyai 1036 satker yang tersebar di seluruh Indonesia dan memiliki sekitar 340.000 orang yang bekerja pada perusahaan tersebut.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. XYZ ialah menjadi perusahaan yang mampu menjadi pelindung pengayom dan pelayan masyarakat yang selalu dekat dan bersama-sama masyarakat, serta sebagai penegak hukum yang profesional dan proposional yang selalu menjunjung tinggi supermasi hukum dan hak azasi manusia, pemelihara keamanan dan ketertiban serta mewujudkan keamanan dalam negeri dalam suatu kehidupan nasional yang demokratis dan masyarakat yang sejahtera.
Misi PT. XYZ ialah berdasarkan uraian visi sebagaimana tersebut di atas, selanjutnya uraian tentang jabaran misi perusahaan kedepan adalah sebagai berikut :
• Memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat, sehingga masyarakat bebas dari gangguan fisik dan batin.
• Menegakkan hukum secara profesional dan proporsional dengan menjunjung tinggi supremasi hukum dan hak azasi manusia menuju kepada adanya kepastian hukum dan rasa keadilan.
• Memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat dengan tetap memperhatikan norma-norma dan nilai- nilai yang berlaku dalam bingkai integritas wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.
• Mengelola sumber daya manusia perusahaan secara profesional dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu terwujudnya keamanan dalam negeri, sehingga dapat mendorong meningkatnya gairah kerja guna mencapai kesejahteraan masyarakat.
• Meningkatkan upaya konsolidasi kedalam (internal perusahaan) sebagai upaya menyamakan visi dan misi perusahaan kedepan.
• Memelihara soliditas institusi perusahaan dari berbagai pengaruh external yang sangat merugikan organisasi.
• Meningkatkan kesadaran hukum dan kesadaran berbangsa dari masyarakat yang berbhinneka tunggal ika.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi PT. XYZ disusun secara berjenjang dari tingkat pusat sampai ke wilayah. Organisasi perusahaan tingkat pusat dipimpin oleh kepala institusi sedangkan organisasi perusahaan tingkat wilayah dipimpin oleh kepala satker.
Struktur organisasi perusahaan pusat terdiri dari : 1. Keuangan & Akuntansi
2. Divisi Penelitian & Pengembangan (Div Litbang). 3. Divisi Operasional.
4. Sumber Daya Manusia (SDM) .
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Kepala Institusi
Wakil Kepala Institusi
Keuangan & Akuntansi Staf Ahli
Divisi Litbang Divisi Operasional Divisi SDM Divisi Logistik
Divisi Humas Divisi Propam Divisi Telematika Divisi Binkum
5. Divisi Logistik. 6. Staf Ahli.
7. Divisi Hubungan Masyarakat (Div Humas). 8. Divisi Pembinaan Hukum (Div Binkum).
9. Divisi Pertanggungjawaban Profesi dan pengamanan Internal (Div Propam). 10. Divisi Telekomunikasi dan Informatika (Div Telematika).
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Kantor Cabang 3.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan wewenang dari komponen-komponen organisasi PT. XYZ adalah sebagai berikut :
1. Kepala Institusi, bertugas :
• Memimpin, menyelenggarakan, mengendalikan dan mengambil kebijakan tentang kegiatan operasional perusahaan.
• Membuat dan menentukan rencana kerja yang dapat digunakan sebagai dasar dalam memimpin jalannya operasi perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Kepala Kantor Cabang
Keuangan & Akuntansi Staf Ahli
Bidang Telematika Bidang Operasional Bidang SDM Bidang Logistik
• Mengkoordinasi tugas-tugas divisi lain agar tujuan perusahaan tercapai.
• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan di luar perusahaan.
• Mengadakan rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan dan memberikan petunjuk kepada divisi-divisi untuk meningkatkan prestasi di masa yang akan datang.
2. Wakil Kepala Institusi, bertugas membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan pengawasan dan pemeriksaan umum serta perbendaharaan dalam lingkungan perusahaan, termasuk satuan-satuan organsiasi non-struktural yang berada di bawah pengendalian kepala institusi.
3. Keuangan & Akuntansi, bertugas membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan pengawasan dan perbendaharaan dalam lingkungan perusahaan termasuk satuan-satuan organsiasi non-struktural yang berada di bawah pengendalian kepala institusi.
4. Divisi Penelitian dan Pengembangan (Div Litbang), bertugas membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan fungsi perencanaan umum dan pengembangan, termasuk pengembangan sistem organisasi dan manajemen serta penelitian dan pengembangan dalam lingkungan perusahaan.
5. Divisi Operasional, bertugas membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan fungsi manajemen divisi operasional dalam lingkungan
perusahaan termasuk koordinasi dan kerjasama eksternal serta pemberdayaan masyarakat dan unsur-unsur pembantu perusahaan lainnya 6. Sumber Daya Manusia (SDM), bertugas membantu kepala institusi
dalam penyelenggaraan fungsi manajemen sumber daya manusia termasuk upaya perawatan dan peningkatan kesejahteraan pegawai dalam lingkungan perusahaan.
7. Divisi Logistik, bertugas membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan fungsi manajemen divisi logistik dalam lingkungan perusahaan.
8. Staf Ahli, bertugas memberikan solusi mengenai masalah tertentu sesuai bidang keahliannya.
9. Divisi Hubungan Masyarakat (Div Humas), adalah unsur pelaksana staf khusus divisi hubungan masyarakat.
10. Divisi Pembinaan Hukum (Div Binkum), adalah unsur pelaksana staf khusus divisi pembinaan hukum masyarakat.
11. Divisi Pertanggungjawaban Profesi dan Pengamanan Internal (Div Propam), adalah unsur pelaksana staf khusus divisi pertanggungjawaban profesi dan pengamanan internal.
12. Divisi Telekomunikasi dan Informatika (Div Telematika), adalah unsur pelaksana staf khusus bidang informatika yang meliputi informasi kriminal nasional, informasi manajemen dan telekomunikasi.
3.3 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem Proses Gaji yang sedang berjalan:
Gambar 3. 3 Proses Penggajian yang sedang Berjalan
PT. XYZ mempunyai sistem untuk proses gaji pegawai, menyimpan data pegawai, melakukan mutasi pegawai, dan mencetak laporan di kantor pusat. Kantor pusat dan kantor cabang mempunyai bagian infolahta yang bertugas untuk mengelola aplikasi gaji. Setiap kantor cabang dan sub-cabang terdiri dari beberapa satker (satuan kerja/office). Kantor cabang (infolahta) menerima data dari bendahara satker (bensat) yang berisi data pegawai, mutasi pegawai dan semua data yang digunakan untuk proses gaji. Setelah itu, kantor cabang menggunakan aplikasi gaji untuk memproses gaji pegawai dan mencetak laporan yang akan diserahkan kepada bensat untuk diperiksa kembali. Jika tidak ada kesalahan pada
laporan tersebut, bensat yang bersangkutan beserta kepala satker menandatangani laporan tersebut untuk dibayar oleh KPPN.
Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Flow Chart Proses Gaji yang Sedang Berjalan Divisi Telematika (Infolahta) Bensat Divisi SDM Surat Keputusan Start Membuat Surat Keputusan (SK) Menerima Surat Keputusan Menyerahkan Surat Keputusan Proses Gaji Menyerahkan Surat Keputusan Menerima Surat Keputusan Input data pegawai Mencetak Laporan Gaji Laporan Gaji Menyerahkan Laporan Gaji Menerima Laporan Gaji A B
Gambar 3. 5 Diagram Alir Proses Gaji yang sedang Berjalan (1)
3.4 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Sistem Yang Sedang Berjalan 3.4.1 Diagram Konteks
3.5 Analisis Kebutuhan Data
Dari analisa yang telah dilakukan maka kebutuhan penggajian diantaranya ialah :
1. Laporan keluaran proses penggajian pegawai.
2. Laporan keluaran dapat membedakan penggajian berdasarkan kategori pegawai.
3. Bensat tidak berhak merubah aturan penggajian. 4. Aturan PPh 21 harus dibayarkan.
5. Aturan yang diatur manual sudah mengganti dalam bentuk formula-formula sehingga jika terjadi perubahan aturan gaji tidak mengubah aplikasi penggajian yang diusulkan.
6. Setiap data pegawai tidak meng-entry besarnya gaji melainkan berdasarkan jabatan.
7. Menyediakan fasilitas unfreeze proses gaji yang berfungsi untuk mengkoreksi data pada waktu proses freeze gaji terjadi.
8. Bensat memasukan semua data yang dibutuhkan untuk proses gaji dan mencetak laporan dalam bentuk draft.
9. Setelah di-freeze gaji final data tidak dapat diubah. Jika ingin mengubah data harus memberikan notulen kepada pusat.
10. Penambahan pegawai baru dilakukan pada satker masing-masing. 11. Perubahan NIP dapat dilakukan pada satker masing-masing. 12. Penambahan satker baru diatur oleh admin.
13. Perubahan pangkat, jabatan dan keahlian diatur di satker masing-masing. 14. Perubahan tabel statis/referensi di kantor pusat.
15. User X diberikan pada saat darurat.
16. Bensat yang mengambil data ke data center.
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini PT. XYZ, permasalahan yang dihadapi antara lain :
1. Terjadi penumpukan tugas pada bagian Infolahta, diantaranya memasukkan data pegawai, melakukan mutasi pegawai, proses penggajian, dan pencetakan laporan.
2. Ketidakseragaman sistem penggajian pada kantor pusat dengan kantor cabang. 3. Pengambilan kebijakan aturan penggajian diputuskan oleh satker
masing-masing, sehingga terjadi perbedaan aturan penggajian pada setiap satker.
4. Terdapat selisih antara pengeluaran perusahaan dengan laporan keuangan yang diserahkan oleh bensat, karena pada aplikasi yang digunakan saat ini tidak mendukung fasilitas gaji rapel dan gaji susulan.
5. Terjadi kesulitan dalam pencarian informasi gaji pegawai, karena aplikasi yang digunakan pada saat ini tidak membuat record, tetapi hanya membuat text file. 6. Jika ada perubahan kebijakan aturan penggajian, maka memerlukan perubahan
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Gambar 3. 7 Data Aplikasi proses gaji yang diusulkan
Dalam aplikasi penggajian pegawai yang diusulkan menggunakan data inputan yang berasal dari aplikasi lama, sedangkan untuk memproses periode penggajian pegawai yang selanjutnya menggunakan data inputan aplikasi lama dengan memakai aplikasi baru dalam memproses gaji pegawai.
Divisi SDM membuat surat keputusan secara manual untuk pegawai yang bermutasi, kemudian menyerahkan surat keputusan tersebut kepada bensat yang bersangkutan. Setelah bensat menerima surat keputusan, bensat meng-entry dan memproses data pegawai menggunakan aplikasi penggajian. Setelah itu, bensat akan mencetak laporan dan melakukan pengecekan apakah laporan tersebut sudah sesuai atau tidak. Jika tidak sesuai, laporan tersebut akan diproses kembali oleh bensat. Tapi jika laporan sudah sesuai, bensat akan menyerahkan laporan tersebut kepada KPPN.
Hal tersebut dapat digambar sebagai berikut:
Proses mutasi pegawai yang diusulkan untuk pemecahan masalah pada PT. XYZ dapat digambar sebagai berikut:
Gambar 3. 9 Proses mutasi pegawai yang diusulkan
Usulan pemecahan masalah yang diusulkan untuk PT. XYZ adalah:
1. Membangun sistem basis-data yang dibutuhkan untuk memproses penggajian pegawai.
2. Membuat suatu aplikasi yang berbasis web yang mempunyai fungsi dalam proses penggajian pegawai seperti:
a. Gaji bulanan/periodik. b. Rapel gaji.
3.7 Diagram Alir Data (DFD) Sistem yang Diusulkan 3.7.1 Diagram Konteks Sistem Penggajian KPPN Kantor Pajak
Laporan Keuangan Laporan Pajak
Keuangan & Akuntansi Rekapitulasi Biaya
Daftar Aturan Gaji
Daftar Aturan Pajak
Daftar Mata Anggaran
SDM Surat Keputusan
Laporan Rekapitulasi Formasi Pegawai
69 3.7.2 DFD Level Nol
