57
5 Pengumpulan Data
Bab ini memaparkan masing-masing perusahaan dalam studi kasus. Pemaparan dilakukan dengan menjelaskan keadaan sesungguhnya di lapangan dan pada beberapa bagian diperbandingkan dengan landasan teori untuk memberikan penjelasan lebih dalam.
5.1 PT. Alpha
5.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Alpha adalah salah satu perusahaan Swasta Nasional yang bergerak dalam bidang penyedia jasa solusi Teknologi Informasi. Didirikan pada tanggal 27 Mei tahun 1995 di kota Bandung, bidang keahlian utama PT. Alpha adalah pengembangan perangkat lunak untuk Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) dan Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System). PT. Alpha memiliki kantor utama di Jakarta dan workshop di Bandung.
Sesuai dengan tuntutan pekerjaan, PT. Alpha dengan didukung tenaga ahli profesional yang berpengalaman, memberikan layanan jasa solusi total, mulai dalam bidang studi, perancangan/ desain, hingga implementasi dan pelatihan yang menunjang.
Wawancara dilakukan pada tiga orang, yaitu bagian direktur teknis sekaligus PM, bagian legal, dan system analyst. Rata-rata waktu wawancara adalah 30 menit. Komunikasi melalui e-mail dilakukan jika ditemui ada hal-hal yang kurang dipahami.
5.1.2 Proyek Outsourcing
Terdapat beberapa project outsourcing yang sedang dikerjakan oleh PT. Alpha, namun yang benar-benar telah selesai (closing) baru satu proyek. Proyek tersebut adalah proyek pengembangan sistem informasi instansi pemerintahan Indonesia (SIM-2) yang proses tendernya dimenangkan oleh Epsilon Telecom, SA – sebuah perusahaan Spanyol. Untuk pengerjaan SIM-2. Epsilon Telecom membentuk sebuah konsorsium yang terdiri dari empat perusahaan Indonesia dengan pembagian tugas yang berbeda untuk setiap perusahaan. PT. Alpha bertugas untuk menghasilkan software SIM-2 dan melakukan perawatan pada software.
Selama proses pengembangan dan perawatan software yang berlangsung sejak Oktober 2004 sampai dengan Oktober 2007, PT. Alpha harus terus-menerus berkoordinasi dengan pihak Epsilon Telecom, SA. Gambar 5-1 menunjukkan organisasi proyek pengembangan SIMKARI-2.
Gambar 5-1 Struktur Organisasi Proyek SIM-2
5.1.3 Information Sharing
Dalam proyek ini sharing informasi terjadi baik dari pihak Alpha dengan Epsilon maupun dari Alpha dengan Instansi pemerintah yang menjadi klien Epsilon. Seluruh fase information sharing terjadi dari Alpha dan Epsilon namun hubungan antara Instansi pemerintah dengan Alpha hanya pada tahap persiapan (fase 3) dan tahap penutupan (fase 5). Gambar 5-2 menunjukkan fase information sharing yang terjadi antara Alpha, Epsilon, dan Instansi. Sesuai dengan batasan pada penelitian ini, maka yang digali hanya hubungan antara Alpha dan Epsilon saja tanpa mempertimbangkan hubungan antara Instansi dan Alpha.
Gambar 5-2 Fase Information Sharing dalam Alpha
5.1.3.1 Promosi
Epsilon Telecom, SA telah menghubungi PT. Alpha sebelum proses tender dimenangkan oleh Epsilon. Epsilon mengetahui PT. Alpha melalui website. Menurut pihak PT. Alpha, Epsilon
memilih PT. Alpha karena adanya produk jadi dan pengalaman sebelumnya pada instansi pemerintahan seperti yang diungkapkan oleh Direktur teknis dan bagian legal.
“yang pertama karena kita punya track record sudah banyak mengerjakan proyek-proyek pemerintahan, yang kedua kita sudah punya standarisasi produk pemerintahan”, Direktur Teknis.
“Keunggulan kita adalah sudah cukup punya pengalaman dan dilihat dari track record Alpha untuk beberapa project yang telah kita handle sehingga orang lebih percaya karena punya bukti seperti sampelnya dari apa yang pernah kita bikin, dan kita tidak hanya berbentuk proposal tertulis dan dapat dilihat secara real berupa tutorial”, Bagian Legal.
Sebetulnya, menurut direktur teknis, untuk project offshore IT outsourcing yang memang murni dengan klien tidak ada hubungan kerja dengan Indonesia, kondisi Indonesia agak kurang menarik dibandingkan dengan negara lain seperti Malaysia. Hal ini karena kondisi infrastruktur teknologi, dukungan pemerintah, dan organisasi professional software developer. Semisal Bandung High-Tech Valley benar-benar berjalan, maka akan sangat membantu dalam menarik perusahaan asing untuk melakukan outsourcing di Indonesia.
“Kalau kita lihat mereka memilih malaysia karena pemerintahnya support kondisi IT, jadi kalau kita tidak memilik produk jadi maka mereka akan memandang sebelah mata”, Direktur Teknis.
Sehingga dapat dikatakan bahwa terdapat dua jenis faktor yang mempengaruhi ketertarikan perusahaan pada vendor yaitu: a) kondisi internal perusahaan vendor, dan b) kondisi negara asal vendor.
5.1.3.2 Negosiasi dan Kesepakatan
Negosiasi terjadi cukup lama terutama mengenai pembayaran (payment), selebihnya tidak terlalu menyita waktu. Proses negosiasi Epsilon dengan Alpha dilakukan menggunakan e-mail dan chatting.
“wah, kalau negosiasi tidak perlu bertemu langsung. Sekarang khan jaman sudah canggih, ada e-mail dan chatting”, Bagian Legal.
Kontrak yang dibuat antara Alpha dan Epsilon merupakan kontrak yang menginduk pada kontrak utama yaitu kontrak antara instansi pemerintahan Indonesia dan Epsilon Telecom. Untuk mengatur jalinan komunikasi, contact person dari masing-masing pihak dicantumkan dalam kontrak dan mekanisme komunikasi serta mekanisme delivery software diatur dalam kontrak. Dalam mekanisme delivery software, software dianggap telah selesai jika certificate acceptance telah diterima oleh Alpha.
Penandatanganan kontrak dilakukan dengan face-to-face yang menurut bagian legal tidak dapat dilakukan dengan memanfaatkan perantara teknologi. Alasan utama yang melandasi pertemuan langsung tersebut adalah belum adanya jaminan keamanan pada proses penandatanganan yang memanfaatkan teknologi.
“Penandatanganan kontrak perlu face-to-face, mbak. Alasan utamanya sebab tidak ada jaminan keamanan kalau memanfaatkan perantara elektronik. Walaupun proses penandatanganan dapat meningkatkan rasa aman, namun bukan berarti ketika dilakukan face-to-face ada rasa tidak percaya maka penandatanganan kontrak dibatalkan”, Bagian Legal.
“Yang kita pengalaman harus face to face”, Direktur Teknis (DT). 5.1.3.3 Persiapan
Saat persiapan tidak dilakukan pelatihan teknis awal terlebih dahulu karena bagian teknis pengembangan software sepenuhnya dikerjakan oleh ALPHA. Namun tetap dilakukan pertemuan bersama antara Epsilon, Alpha, dan bagian dari Instansi pemerintah RI. Karena Epsilon Telecom lebih menekankan pada proses bisnis pengembangan software, Epsilon memberikan guideline dalam pengembangan seperti proses apa yang perlu didokumentasikan, bagaimana mendokumentasikannya. Sesuai yang tercantum dalam kontrak, proses komunikasi terjadi antara contact person yang tercantum dalam kontrak. Apabila terjadi perubahan dalam formasi tim programmer tidak berpengaruh pada proses komunikasi.
Sejak masa persiapan sampai dengan selesai, PM dari vendor Alpha selalu online pada jam yang telah disepakati bersama. Komunikasi berlangsung melalui media chatting untuk komunikasi informal. Terkadang digunakan e-mail apabila chatting dianggap kurang memadai, misalnya pengiriman dokumen atau informasi yang panjang.
5.1.3.4 Implementasi
Strategi yang Alpha terapkan mirip dengan strategi pengembangan aplikasi untuk PDA yang dilakukan oleh StarSoft Development Lab (Sergei, 2007). Komunikasi dilakukan contact person kedua tim vendor dan klien yang berusaha untuk selalu online setiap hari. Online setiap hari dilakukan tidak hanya untuk menjalin komunikasi yang rutin, namun juga agar cepat memberikan respon terhadap keluhan maupun masukan dari pihak klien. Contact person adalah manajer tim proyek. Hal ini dinyatakan oleh Direktur Teknis yang dalam proyek ini bertindak sekaligus manajer proyek.
“Jadi contact person tiap hari online, Jadi kaya kemaren PM nya di spanyol jadi tiap hari saya online mereka tanya progress dan tiap minggu kita ada weekly report. Kalau ada masukan, atau ada yang perlu dikomunikasikan, kami juga bisa segera memberikan jawaban dengan cepat.”, Direktur Teknis.
Pemilihan contact person untuk berkomunikasi untuk mengurangi kesalahan komunikasi akibat setiap anggota dapat saling berhubungan dan terjadinya information overload. Dengan hanya seorang saja yang menjadi contact person dalam saluran komunikasi antara dua tim, orang tersebut sekaligus bertindak sebagai pem-filter informasi yang keluar dan masuk ke dalam tim. Hal ini sama dengan strategi yang diterapkan dalam pengembangan aplikasi untuk PDA (Sergei, 2007). Alasan yang melandasi Sergei melakukan strategi komunikasi hanya melalui contact person seorang manajer tim proyek adalah:
a. Mengurangi jumlah pertanyaan yang berulang antar tim.
b. Contact person akan men-filter pertanyaan yang tidak perlu ditanyakan pada tim lain. c. Mengurangi misunderstanding karena perbedaan bahasa dan overhead aliran informasi.
Keuntungan tersebut juga dirasakan oleh anggota tim Alpha seperti yang diungkapkan oleh salah satu system analyst-nya. Selain itu, dengan hanya pemanfaatan sistem komunikasi satu pintu tersebut, tidak diperlukan koordinasi dengan pihak luar apabila terjadi perubahan anggota dalam internal tim.
“ Kalau saya nggak (mengalami kebingungan), karena sudah ada filter dari PM ”, System Analyst.
Sesuai yang sudah pernah disebutkan dalam dasar teori, salah satu tantangan dalam proyek pengembangan software adalah tingkat turn over yang tinggi. Apabila terjadi perubahan dalam internal anggota tim, tidak dibutuhkan komunikasi dengan tim klien. PT. Alpha memberikan waktu bagi anggota tim yang sudah tidak dapat lagi berpartisipasi untuk mentransfer ilmu yang dimilikinya dan membuat dokumentasi agar dapat diteruskan oleh yang lainnya.
“... cuma harus diakali, jadi kita jangan cuma berpatokan dengan orang, minimal dokumentasinya bagus. Karena kita tidak bisa memaksa orang kalau dia sudah capek, jadi ketika sebelum dia keluar dia harus transfer teknologi ke penggantinya ”, Direktur Teknis (DT).
Keterangan tersebut juga didapatkan dari salah satu tim programmer.
“biasanya beberapa hari sebelumnya programmer sudah memberitahukan akan resign, kita biasanya langsung mencari pengganti kalau dalam internal masih ada kalau nggak ada langsung cari ketika sudah datang kita lakukan training dan beberapa hari harus mempelajari sistem”, System Analyst.
Apabila terjadi perubahan pada lingkup pekerjaan, maka dilakukan perubahan pada kontrak yang harus disetujui bersama antara pihak Epsilon dan Alpha (Gambar 5-3).
5.1.3.5 Delivery Perangkat Lunak
Software dianggap telah selesai apabila telah menerima acceptance certificate. Saat software telah selesai, dilakukan pemeriksaan kesesuaian software dengan kontrak. Apabila telah sesuai maka dibuat acceptance certificate. Serah terima software dilakukan setelah acceptance
certificate diterima. Pertemuan serah terima software dilakukan antara pihak kejaksaaan RI, Epsilon, dan Alpha. Karena pelatihan dilakukan oleh pihak lain, maka setelah software selesai dibuat, dilakukan pelatihan oleh pihak lain yang bertanggung jawab.
“melalui sertifikat, jadi sertifikat ada dua sertifikat yaitu dari instansi pemerintah dan dari klien ”, Direktur Teknis.
Gambar 5-3 Saluran Komunikasi Antara Tim Epsilon Telecom dan Alpha
5.1.4 Permasalahan
Bagi Alpha, hambatan utama dalam bekerjasama dengan Epsilon adalah kendala bahasa dan perbedaan waktu yang cukup signifikan antara Spanyol dan Indonesia (8 jam). Baik Alpha maupun Spanyol berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Inggris. Namun karena keduanya memiliki perbedaan dalam pemilihan kata untuk berkomunikasi terutama untuk dituangkan dalam kontrak, sering kali terjadi misunderstand antara keduanya. Perbedaan waktu yang signifikan juga membuat kedua tim bekerja di luar jam kerja. Tampaknya karena antara kedua tim telah merasa sebagai satu tim yang memiliki tujuan sama, maka kerja over time tersebut tidak menjadi masalah. Bahkan saat ini, Epsilon kembali bekerjasama dengan Alpha untuk pengerjaan pengembangan software lainnya.
5.1.5 Kesimpulan
Hal yang tampak nyata dalam proses Alpha adalah besarnya peranan IT dalam melancarkan hubungan dengan Epsilon. Peranan IT ini dapat dilihat dari hasil wawancara baik dengan bagian legal ataupun PM.
“… terkait dengan biaya dan bisa habis dong buat ketemuan saja, sebenarnya kita bisa memanfaatkan Conference dengan itu saja cukup”, Project Manager.
”wah, kalau negosiasi tidak perlu bertemu langsung. Sekarang khan jaman sudah canggih, ada e-mail dan chatting”, Bagian Legal.
Saat awal dan di akhir hubungan dilakukan pertemuan face-to-face. Hal tersebut dilakukan untuk membuat hubungan yang lebih dekat. Pemanfaatan IT dilakukan lebih banyak dengan menggunakan e-mail dan chatting. Keterlibatan PM dari tim Alpha tidak hanya setelah perjanjian disepakati, namun sejak masa promosi. Komunikasi antara Alpha dengan Epsilon tidak terlalu rumit karena sebenarnya Alpha melayani klien Epsilon yang ada di Indonesia.
Dengan ditunjuknya seseorang sebagai interface untuk berkomunikasi dengan Epsilon, maka informasi yang disebarkan dalam tim Alpha benar-benar informasi yang memang dibutuhkan. Hal ini mengurangi terjadinya kebingungan dan mempermudah koordinasi dengan pihak klien.
5.2 PT. Beta
5.2.1 Latar Belakang Perusahaan
Beta adalah sebuah perusahaan yang memberikan jasa konsultasi pengembangan dan implementasi IT terutama yang berhubungan dengan data spasial. Beta didirikan pada tahun 1987. Salah satu produk andalan Beta adalah product geomatic solution dan Beta tracking system.
Sebagai sebuah GIS solution provider, Beta memberikan layanan sebagai berikut:
a. Melaksanakan rencana pemetaan, cartography, dan peta tematik untuk berbagai keperluan.
b. Menyediakan layanan digitizing, scanning, dan plotting. c. Menyediakan aplikasi integrasi GIS dan MIS
d. Desain database spasial
Wawancara dilakukan pada tiga orang, yaitu bagian marketing yang terlibat dalam proses negosiasi, PM sekaligus software development manajer, dan programmer. Rata-rata waktu wawancara adalah 30 menit. Komunikasi melalui e-mail dilakukan jika ditemui ada hal-hal yang kurang dipahami.
5.2.2 Proyek Outsourcing
Terdapat dua proyek outsourcing yang telah selesai dilaksanakan oleh Beta. Dalam penelitian ini, proyek yang digali lebih dalam adalah proyek dengan Eropa Utara (EU). EU adalah sebuah perusahaan IT yang meng-outsourcing-kan pengerjaan software tidak hanya di Indonesia, namun
juga di India, negara pecahan Rusia, dan lain-lain. Pengerjaan software berlangsung selama 9 bulan pada tahun 2007. Gambar 5-4 menunjukkan struktur organisasi proyek dengan EU.
Proyek pengembangan software ini merupakan bagian kecil dari pengembangan sebuah software yang besar. Pada dasarnya, Beta sendiri tidak mengetahui apakah aplikasi besar yang dibuat oleh EU.
“kita menerima kerjaan bukan satu paket pekerjaan, jadi ini mungkin untuk kepentingan keamanan mereka. Kita nggak tahu nanti jadinya seperti apa. Jadi, misal ingin dibuat mobil, kita hanya dikasih kerjaan hidungnya aja, kupingnya aja. Bentuknya seperti apa, kita tidak tahu. Ini dikasih untuk tiga hari, ini dikasih untuk sekian hari”, System Development Manager.
PM dari DAG
Tim Leader Project
Programmer 1 Programmer 4
Gambar 5-4 Struktur Organisasi Proyek Beta dengan EU
5.2.3 Information Sharing
Dalam proyek ini sharing informasi terjadi baik dari pihak Beta dengan EU. Seluruh fase information sharing terjadi dari Beta dan EU. Beta dilarang untuk berkomunikasi dengan klien EU yang ada di Indonesia. Gambar 5-5 menunjukkan aliran informasi dalam proyek Beta.
5.2.3.1 Promosi
Beta mendapatkan pekerjaan EU dari Australia. Menurut hasil wawancara dengan Manager Development System dan dipertegas dengan hasil wawancara dengan programmer, proyek dapat dikerjakan oleh Beta disebabkan adanya kerjasama dengan marketer yang ada di luar negeri. Jadi dapat dikatakan bahwa Beta tidak mempromosikan dirinya secara eksplisit kepada klien di luar negeri. Beta memiliki agen di luar negeri yang membantunya melakukan promosi.
“Kalau dilihat karena link saja. Kita punya kolega dari Australia, tapi dia sebenarnya implementer. Harusnya dikerjakan di Australia, tapi karena masih mahal, maka dilempar ke kita”, System Development Manager.
Proyek EU hampir saja jatuh ke tangan India karena biaya di India yang relatif lebih murah. Untung saja, klien perusahaan EU berada di Indonesia, sehingga itu menjadi pertimbangan yang membantu proyek jatuh ke Beta.
“Sebenarnya Indonesia, di level executive itu mahal dibandingkan Malaysia dan Singapore. Secara enumerasi. Programmer kita agak mahal. Tapi masih lebih murah India. Jadi kita selalu kalah sama India. Ini aja, proyek ini hampir India yang dapat. Bedanya, cuma ada sedikit kebetulan pengguna sistem ini kliennya di Indonesia. Mereka ngasih tahu, kliennya di Indonesia. Jadi kalau ada masalah, dekat”, System Development Manager.
5.2.3.2 Negosiasi dan Kesepakatan
Proses negosiasi terjadi terutama pada delivery sebagai akibat dari scoupe of work dan biaya. Negosiasi dilakukan oleh manajer pemasaran dengan EU dan di-review oleh system development manager. Negosiasi terjadi dengan memanfaatkan saluran komunikasi seperti e-mail dan telepon. Tanda tangan kontrak tidak dilakukan secara face-to-face. Walaupun begitu, Sistem Development Manager mengatakan bahwa pertemuan face-to-face harus dilakuan setidaknya satu kali untuk menyamakan persepsi antar tim.
“… yang penting project manager dan team leader harus bertemu. … Ya itu, satu kali ngasih training. Yang datang pertama kali ya teknikal leadernya. Kalau ada apa-apa ya ke dia ini.Lalu, si PM ini kebetulan ada kerja ke Indonesia. Dia mampir kesini, lihat programmer kita lagi kerja. Jadi sebenarnya yang penting adalah team leadernya. Dia harus melihat environmentnya seperti apa, dia datang juga kesini, dia testing juga koneksinya.
... itu kan ketemunya cuma sekali doang. Khan gini, tidak semuanya …. Contohnya.. apa yang saya lakukan pada developer saya. Saya sudah buat dokumentasi, saya kasih ke dia. Dia bisa langsung baca nggak? Dia bisa langsung ngerti nggak? Jadi saya harus jelaskan dulu. Minimal ketemu satu kali saja”, System Development Manager.
“Dalam kontrak itu pertama adalah scope of workingnya apa, dari scope kita bisa breakdown pekerjaannya seperti apa, kemudian ada hasilnya itu yang di negosiasikan”, Marketing Manager.
Kontrak dibuat dengan menggunakan pengadilan Australia. Tampaknya hukum di Indonesia yang belum mendukung kerahasiaan data (Federal Deposit Insurance Corporation, 2004) membuat EU tidak ingin kontrak dibuat dengan menggunakan hukum Indonesia. Hal sama terjadi juga dengan proyek Alpha dengan perusahaan di Spanyol. Dalam kasus Alpha, Epsilon memilih bekerjasama dengan menggunakan hukum Singapura.
“…Mereka tidak mau kontrak langsung dengan kita, Indonesia karena permasalahan legal…Karena di Indonesia banyak hal-hal yang tidak untuk elektronik industri IT tidak cukup jelas lingkup batasan legalnya.”, System Development Manager.
Persiapan pembentukan tim sudah dimulai saat tahap negosiasi. Anggota tim dipilih melalui proses seleksi programmer. Requirement kemampuan programmer telah ditentukan sebelumnya oleh EU. Anggota yang terpilih dimasukkan ke dalam kontrak.
“Kita harus memberikan sejumlah lima. Maka kita harus memberikan sejumlah lima. Kalau nanti ada yang diganti, mereka harus kualifikasi lagi bahwa orang ini harus sesuai dengan requirement mereka”, System Development Manager.
Terdapat perjanjian yang menarik antara Beta dengan EU, yaitu larangan bagi Beta untuk bekerjasama dengan perusahaan sejenis EU selama lima tahun. Kemungkinan besar ini karena EU ingin menjaga kerahasiaan program mereka.
“Kita mengerjakan pekerjaan mereka (maka) dalam jangka waktu lima tahun kita tidak boleh mengerjakan kontrak dengan perusahaan yang bergerak di bisnis yang sama. Bisnis yang sama itu yang benar-benar… kalau dia sendok bentuk gini, tidak boleh dengan perusahaan di bisnis yang sama.”, System Development Manager.
5.2.3.3 Persiapan
Setelah negosiasi dan kontrak selesai, maka proyek maju ke fase persiapan. Software yang dikerjakan oleh Beta merupakan bagian dari sebuah proyek software yang lebih besar. Karena hal itu, maka dilakukan pelatihan selama dua minggu kepada programmer yang dipilih untuk mengikuti proyek tersebut. Pelatihan meliputi penggunaan sistem informasi yang akan digunakan, modul-modul software yang sudah ada, dan apa yang harus dilakukan oleh programmer. Pelatihan dilakukan di kantor Beta.
“Jadi training yang dilakukan adalah training dari software yang akan di-develop. Dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Rencananya apabila ada masalah apabila secara remote tidak bisa diselesaikan, mereka akan datang. Tetapi ternyata secara remote bisa. ” – System Development Manager - .
EU telah menyiapkan infrastruktur yang dapat dipakai oleh Beta untuk membantu pengembangan software. Infrastruktur tersebut terdiri dari:
a. Sistem informasi yang langsung terpusat ke EU untuk berkomunikasi dengan EU berikut monitoring programmer dari Beta.
b. Sistem komunikasi dengan vendor lainnya yang juga bekerjasama dengan EU.
c. Database pengetahuan yang berisi modul-modul yang pernah dikerjakan oleh EU sehingga dapat dipelajari oleh programmer Beta untuk menyelesaikan pekerjaannya. Dalam persiapan pengembangan software proyek EU, Beta menyiapkan sebuah koneksi internet yang memang telah diuji stabilitas koneksinya oleh EU.
“Jadi lima komputer kita disini seolah-olah intranet dengan sana. Dia bisa me-monitor orang kita itu bekerja berapa lama, sudah kerja sampai dimana dan seterusnya. Jadi dia punya sistem. Orang kita itu pada saat login ke computer langsung ter-record. Jam berapa mulai kerja, jam berapa selesainya, apakah ada lembur atau tidak. Karena kita dibayarnya perhari. Jadi bisa monitor tuch. Jadi semua pekerjaan langsung di-download dari sana. Jadi nggak ada tuh pakai copy-copy. Karena dia menjamin data itu nggak boleh ke mana-mana. Jadi network tidak terhubung dengan network lain selain ini, karena dia menjamin data dia keluar source code keluar. Hanya di komputer itu. Misal hari ini kita mengerjakan diminta ini, nanti dokumentasinya semuanya di-download dari sini. Nanti kalau sudah selesai dikembalikan semua.” System Development Manager.
5.2.3.4 Implementasi
Hasil pekerjaan tim proyek Beta dikirim langsung ke EU dan di-review oleh project manager di EU. Berbeda dengan project manager dari EU yang melakukan validasi hasil pekerjaan teknis tim programmer, Project Manager dari Beta bertugas untuk memastikan bahwa tim programmer Beta memiliki performansi yang sesuai dengan kesepakatan dengan EU. Gambar 5-6 menunjukkan bagaimana komunikasi dan koordinasi antara EU dan Beta.
”Saya PM-nya.Tugas-tugas saya dari awal: review kontrak, karena kita harus melihat hak dan kewajiban kita terutama melihat scoupe of work-nya apa, penalty-nya apa. Kita harus sesuaikan dengan penalty tersebut terhadap manajemen kerja kita. Itu dari preparation.
Lalu saat mulai proses kerja, ya biasa, membuat time-frame, control project-nya. Nanti di high level issue baru ke saya, tapi untuk teknikalnya ke team leader development. Jadi ada lima orang ini, ada satu yang jadi team leader. Nanti sebagai communicator ya team leader ini. Disana ada juga yang seperti saya. Kalau ada masalah di level team leader tidak bisa diselesaikan, baru ke saya.”, System Development Manager.
“Kalau PM yang disini hanya nanya PM yang di EU, gimana kamu ada keluhan nggak? Jadi yang bener-bener memantau PM dari EU”, Programmer.
Tim vendor berusaha untuk dengan cepat menjawab informasi atau menyelesaikan permintaan yang diajukan oleh klien. Hal ini diakui oleh project manager yang juga sekaligus sebagai PM. Programmer juga mendukung pernyataan tersebut. Apabila ada pertanyaan dari klien terkait dengan misalnya variabel yang ada dalam modul, team leader akan menjawabnya secepat mungkin, bahkan jika perlu lembur.
“permintaan dari klien segera dijawab oleh team leader. Jika dapat diselesaikan, maka akan diselesaikan dengan segera. Sehingga kerjaan kami bisa selesai dengan cepat.”, System Development Manager.
“...datang email padahal kita mau pulang jadi akhirnya kita sampai malam”, Programmer.
Gambar 5-6 Saluran Komunikasi Antara EU dan Beta
5.2.3.5 Delivery Perangkat Lunak
Modul software yang sudah selesai dikirim langsung ke EU dengan memanfaatkan jaringan yang telah disiapkan sebelumnya. Dokumentasi dibuat dengan format yang diberikan oleh EU. Pekerjaan yang direncanakan berjalan selama 9 bulan, ternyata dapat diselesaikan selama 8,5 bulan. Dokumentasi dibuat oleh EU. Selain delivery software, Programmer Beta juga memberikan laporan satu minggu sekali berisi apa yang sudah dikerjakan sampai saat ini.
“… kontraknya sebenarnya 9 bulan. Tapi 8,5 bulan saya dan tim sudah santai walaupun masih ada beberapa request sampai kontraknya habis.Tapi itu bener-bener santai nggak seperti di awal”, Programmer.
5.2.4 Permasalahan
Bagi Beta, pengalaman bekerjasama dengan EU lebih baik daripada bekerjasama dengan institusi dalam negeri. Hal tersebut dikarenakan kebiasaan pengerjaan proyek dalam negeri yang seringkali selesai lebih lama daripada perkiraan.
“Kalau kita sih lebih suka bekerja dengan mereka. Kalau kita bandingkan kerja dengan kita, kita bilang tiga bulan.. kadang molor. Terus mereka tidak konsisten dengan waktu. Kalau dengan mereka tidak. Kalau tiga bulan, ya benar tiga bulan. Jadi enak kerja, tiga bulan yang tiga bulan. Tapi kalau ke Indonesia, tiga bulan bisa satu tahun. Cost kita berat…mau nggak mau untuk cover cost .. satu orang melakukan lebih dari satu kerjaan. Kalau mereka tidak. Akhirnya orang kita jadi terbiasa… bisa mengatur waktu. Jadi kalau mundur, kita bisa minta bayar. Dia nggak apa-apa.”, System Development Manager. Walaupun beberapa programmer tidak terlalu dapat berbahasa Inggris, namun hal tersebut dapat diatasi karena team leader mereka dapat berbahasa Inggris dengan baik. Hal ini merupakan contoh kecil bahwa sebenarnya banyak orang di Indonesia telah dapat menggunakan bahasa Inggris. Hal tersebut dapat pula dilihat dari banyaknya tes masuk menjadi pegawai yang mensyaratkan kemampuan bahasa Inggris sebagai salah dasar penilaian. Perbedaan waktu antara Eropa dan Indonesia yang cukup jauh menyebabkan programmer harus bekerja lembur.
“Kalau untuk beberapa orang yang bahasa inggrisnya bagus cukup, kalau seperti saya yang bahasa inggris nya pasif banyak bengong. Apalagi aksennya beda karena terlalu banyak S nya. Jadi ngerepotin karena kan harusnya kalau bahasa inggris ada S nya kan jamak padahal bagi mereka itu aksennya.Kalau baca dokumen sich oke tapi kalau ngobrol saya bingung”, Programmer.
” Karena itu ada report perminggu, biasanya ada waktu senggang karena kalau ada request kita bisa menyesuaikan. Karena request itu bagi saya pribadi agak ngeselin karena beda waktu 6 jam jadi ketika kita sudah makan siang mereka masih pagi. Jadi ketika kita mau pulang mereka lagi hot-hotnya kemudian datang email padahal kita mau pulang jadi akhirnya kita sampai malam”, Programmer.
5.2.5 Penutup
Secara umum, baik programmer maupun manager Beta merasa bahwa proyek ini berhasil. Hal tersebut karena waktu pengerjaan proyek yang tepat waktu sesuai dengan jadwal kontrak, biaya sesuai dengan perkiraan, kualitas delivery yang memuaskan, serta ajakan dari EU lagi untuk melaksanakan proyek lanjutan.
”Proyek kemaren berhasil”, Programmer.
”Parameternya dari biaya, keuntungan. Karena kita bisa manage waktu kerja. Mereka sendiri sangat senang dan terbantu karena team leader kita agresif. Tidak ada gap secara teknologi skill, rencana kerjasama selanjut ada”, System Development Manager (SDM).
Sama seperti Alpha, komunikasi dengan memanfaatkan IT menjadi sangat penting. EU menggunakan sistem informasi untuk memonitor serta menyebarkan informasi kepada tim di Indonesia. Dalam fase persiapan, pengetahuan yang harus di-transfer kepada tim di Indonesia sukar untuk dilakukan jarak jauh karena modul yang harus dibuat oleh tim Beta sangat terkait dengan pekerjaan dari tim lain yang tidak berada di Indonesia.
PM terlibat sejak fase negosiasi hingga selesai. PM dilibatkan pada masa awal untuk mengetahui hak dan kewajibannya dalam kontrak dan memastikan timnya dapat menyelesaikan kewajiban tersebut dengan baik. Berbeda dengan tim Alpha, fase kontrak tidak dilakukan dengan pertemuan langsung melainkan memanfaatkan marketer yang ada di luar negeri.
5.3 Gamma
5.3.1 Latar Belakang Perusahaan
Gamma adalah salah satu perusahaan IT yang mempelopori pembuatan produk corporate portal. Sejak didirikan pada tahun 1998, Gamma telah memiliki klien lebih dari 100 perusahaan. Gamma corporate portal mengintegrasikan berbagai macam informasi dan aplikasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan pada sebuah antar muka berbasis web. Gamma corporate portal terdiri dari:
a. Gamma Portal Builder : membangun halaman portal, membuat hubungan antar pengguna berdasarkan profil, peranan, dan hak aksesnya.
b. Gamma SDK :menghubungkan aplikasi tertentu dengan Gamma Portal Builder dengan menggunakan internet, database connector, pembangkit laporan dan grafik.
c. Gamma Application : aplikasi yang siap terintegrasi dengan Gamma Portal.
d. Gamma Connector : menghubungkan dengan applikasi eksternal seperti basis data dan situs internet.
Wawancara dilakukan pada satu orang yang menjabat sebagai direktur Produk dan sekaligus bagian legal. Proses pengumpulan data dimulai dari wawancara langsung yang berlangsung sekitar 20 menit dan dilanjutkan dengan wawancara melalui e-mail.
5.3.2 Proyek Outsourcing
Gamma memasarkan produk tidak hanya di dalam negeri, namun juga ke luar negeri. Perusahaan luar negeri menggunakan jasa Gamma sudah lebih dari dua, yaitu: Malaysia, Vietnam, dan Amerika. Pada dasarnya karena seluruh perusahaan menggunakan produk yang dibuat oleh Gamma, maka proses yang terjadi kurang lebih sama demikian pula dengan struktur
organisasi-nya. Dalam penelitian ini, dipilih kasus hubungan dengan perusahaan Amerika (USA) karena hubungan tersebut unik, yaitu tanpa tatap muka sama sekali.
Berdasarkan hasil wawancara dengan direktur produk serta bagian legal, diketahui bahwa struktur organisasi proyek terdiri dari: PM yang membawahi designer, developer, dan quality assurance (Gambar 5-7).
“Orangnya beda tapi struktur organisasinya mirip…Ada PM, kemudian designer, developer, QA”, Direktur Produk.
Gambar 5-7 Susunan Organisasi Proyek
Proyek berlangsung sejak Agustus 2004 hingga February 2005 tanpa tatap muka sama sekali. Hubungan komunikasi melalui e-mail dan chatting. System analyst dan project manager memiliki counter part di tim klien.
5.3.3 Information Sharing
Dalam proyek ini sharing informasi terjadi baik dari pihak Gamma dengan kliennya. Berbeda dengan dua kasus sebelumnya, klien Gamma menggunakan langsung software yang dibuat oleh vendor (Gambar 5-8).
Gambar 5-8 Fase Information Sharing dalam Gamma
5.3.3.1 Promosi
USA mengetahui Gamma dari jaringan pengguna yang pernah menggunakan Gamma. USA juga memanfaatkan informasi yang ada di website Gamma. Produk yang dibuat Gamma dibutuhkan oleh USA. Komunikasi saat promosi berlangsung melalui e-mail dan chatting sampai dicapai keputusan bahwa USA akan meng-order software dari Gamma.
“Oh ngak, kan pada prinsipnya rejeki ada yang ngatur, selama kita usaha pasti ada jalan, apapun itu kadang jalannya juga serba kebetulan. Nggak ada teknik marketing
tertentu, seperti penetrasi pasar dalam bentuk iklan, ngak ada itu. Modelnya adalah peluang ada banyak dan kita kelola sebaik-baiknya sambil kita menjaring channel-channel…”, Direktur Produk.
5.3.3.2 Negosiasi dan Kesepakatan
Begitu PO (Purchasing Order) keluar dari klien, maka berarti telah ada perjanjian jual-beli antara klien dan vendor. Gamma akan menjelaskan cara kerjanya kepada klien (yang sebetulnya sudah dijelaskan saat fase promosi) sambil dibuat kesepakatan-kesepakatan tambahan. Kesepakatan tambahan tersebut lebih pada kesepakatan yang disetujui oleh kedua belah pihak, dimana kedua belah pihak saling percaya bahwa mereka akan memenuhi perjanjian tersebut. Negosiasi dilakukan melalui telepon, e-mail, dan fasilitas chat.
“…kesepakatan dalam artian seperti gentlement aggreement tetep bisa dijadikan bukti. Itu bagian dari Project mekanisme yang sudah ditentukan di awal. Ketika dapat PO, kita memberitahukan bahwa kepada pihak eksternal bahwa kita mengerjakan proyek dengan cara seperti yang sudah disepakati dengan pihak internal. Lalu dibuat persetujuan dengan pihak klien,” Direktur Produk.
5.3.3.3 Persiapan
Pada fase ini, pihak klien maupun Gamma saling memperkenalkan counter part masing-masing. Gamma memberitahukan cara kerja dan target yang akan dicapai dalam time-frame tertentu. Modifikasi dilakukan pada beberapa modul untuk menyesuaikan dengan keinginan USA. Gamma memiliki pengetahuan yang sangat baik pada software karena mereka sendiri yang membangun produk tersebut. Namun, Gamma memerlukan komunikasi dengan USA untuk memastikan bahwa software yang dibuat memang sesuai dengan kebutuhan USA. Dalam rangka mengakomodasi komunikasi, maka dibuat saluran komunikasi sebagai berikut:
a. System analyst dihubungkan dengan salah seorang karyawan di USA yang memiliki pemahaman mengenai software apa yang akan dibuat dan proses bisnis di USA.
b. PM berhubungan langsung dengan PM di tim USA untuk memonitor jalannya proyek. “tugasnya PM … kan scope project itu kan ada mereka akan terus berkomunikasi. Iya system analis dan PM berkomunikasi dengan klien.” Direktur Produk
5.3.3.4 Implementasi
Setelah kesepakatan untuk item-item tertentu sudah didapat, maka proyek memasuki fase implementasi. Pelaporan dilakukan secara teratur sesuai dengan kesepakatan dengan klien. Klien akan memberikan feed back. Apabila ada perubahan, maka dilakukan negosiasi untuk mengakomodasi perubahan yang baru. Direktur produk mengatakan bahwa perubahan saat awal masih boleh terjadi, namun perubahan saat fase membangun software sangat tidak diharapkan.
“Ya. Bisa berupa persetujuan agar dapat maju ke tahap selanjutnya atau permintaan perubahan…Kebanyakan lisan, tapi juga mungkin tertulis dan biasanya langsung kita
kerjakan tetapi kalau mereka ngotot nah disitulah terjadi negosiasi, ketika masuk dalam tahap development jangan sampai perubahan, kalau interface kecil-kecilan gpp. Kalau besar tidak boleh karena dokumennya sudah disepakati, SRS seperti apa, desain seperti apa.”, Direktur Produk.
Software yang sudah dibuat ditesting bersama di server klien yang dapat diakses oleh Gamma. Apabila software telah lolos seluruh tes, maka software telah selesai dan sesuai dengan keinginan klien.
“…kita bisa develop dari sini. Lalu dilakukan testing. Mekanisme umum testing biasanya langsung ke server di sana seperti di Amerika. Namun tergantung pada klien, apakah mereka membolehkan kita langsung membuka basis data mereka.”, Direktur Produk. “Sebelum pekerjaan dilaksanakan kan sudah di definisikan, begitu kita selesai desain, trus kita laksanakan script testnya. Dengan script tes ini maka program sudah berjalan dan selesai.”, Direktur Produk.
5.3.3.5 Delivery Perangkat Lunak
Software yang sudah selesai dikirim melalui internet kepada USA tanpa pelatihan karena tim USA sudah mengetahui cara penggunaan software seiring dengan masa pengembangan. Selain itu, Gamma juga telah melengkapi software dengan manual.
5.3.4 Penutup
Secara umum, direktur produk merasa bahwa pengembangan software ini cukup memuaskan, karena tidak over time dan over budget. Yang lebih utama lagi adalah karena klien yang masih menggunakan software yang dibuat. Gamma dapat mengetahui apakah klien masih menggunakan software atau tidak karena agar mendapat after sale service, klien harus membayar kurang lebih sebesar 20% dari harga pembelian per tahun.
Dalam berhubungan dengan klien, masalah yang dihadapi adalah kesulitan bahasa. Selain itu, ada perasaan takut untuk membagi informasi karena akan digunakan untuk menjatuhkan perusahaan. Perbedaan zona waktu dan jaringan internet yang penuh saat jam siang menyebabkan Gamma memanfaatkan waktu di luar jam kerja.
