PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PRODUKSI Studi Kasus pada PT. Great River International

JURNAL ILMIAH RANGGAGADING

Volume 5 No. 2, Oktober 2005 : 99 – 105

PENERAPAN SISTEM DAN PROSEDUR PRODUKSI

Studi Kasus pada PT. Great River International

Oleh

Hastoni dan Toni Andrianto

Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor

ABSTRAKSI

Dalam sistem informasi akuntansi terdapat bermacam-macam aktivitas yang berkaitan dengan siklus pemrosesan transaksi. Salah satu siklus pemrosesan transaksi adalah siklus produksi. Pada PT . Great River International kegiatan siklus produksi bertujuan untuk mengubah bahan baku yang berupa cotton, fiber fill, spandek, dan lace menjadi produk yang berupa pakaian dalam wanita. Pelaksanaan siklus produksi yang dilakukan digunakan dokumen dan catatan yang bertujuan untuk memudahkan pelaksanaan siklus produksi yang dilakukan.

Keywords : Siklus Produksi

PENDAHULUAN

Untuk menghasilkan produk yang bermutu diperlukan adanya sistem yang membantu dalam menjalankan suatu kegiatan usaha. Yaitu sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan kegiatan proses produksi. Dalam melakukan proses produksi, semua proses yang dilakukan mulai dari menyiapkan bahan baku untuk diolah sampai menghasilkan barang jadi yang disimpan sementara digudang dan akan berlangsung terus-menerus sehingga membentuk satu siklus yang dinamakan siklus produksi. Adapun tujuan utama dari siklus produksi adalah untuk mempermudah dalam proses pelaksanaan produksi dari bahan baku menjadi produk jadi.

Tujuan utama dari siklus produksi adalah untuk mempermudah perubahan bahan baku menjadi produk jadi. Selain itu siklus produksi bertujuan untuk menjaga tingkat mutu produk, karena dalam siklus produksi mencakup fungsi-fungsi perencanaan dan

pengedalian produksi, pengolahan bahan baku, penyelesaian dan transfer barang jadi. Apabila fungsi-fungsi tersebut dapat berjalan dengan benar maka akan menghasilkan produk yang bermutu sesuai dengan keinginnan perusahaan maupun pelanggan.

METODE PENELITIAN

Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriftif, yaitu menguraikan dan menggambarkan dari data yang telah diperoleh mengenai kegiatan yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur produksi secara tepat dan keseluruhan.

1. Peninjauan lapangan.

- Observasi yaitu tehnik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan terhadap kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan sistem dan prosedur produksi.

- Wawancara, yaitu metode pengumpulan data dan informasi

melalui komonukasi antara peninjau dan pihak perusahaan.

2. Peninjauan Kepustakaan

Melakukan pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca dan mencari buku-buku atau literature yang berhubungan dengan masalah yang dibahas pada penelitian ini. Kemudian data yang diperoleh dilakukan pengolahan dengan menggunakan data kualitatif. Hal ini diperlukan untuk dapat mengambil kesimpulan apakah sistem dan prosedur yang diterapkan oleh perusahan sudah benar atau belum, karena dari kesalahan sistem dan prosedur akan mempengaruhi kegiatan produksi dan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Pelaksanaan Siklus Produksi pada PT

Great River International.

Dalam pelaksanaan siklus produksi pada PT Great River International digunakan berbagai dokumen dan catatan yang digunakan untuk membantu dan memudahkan kegiatan proses produksi.

Dokumen yang terkait dengan pelaksanaan siklus produksi pada PT Great River International adalah sebagai berikut :

1. Deskription

Deskription merupakan dokumen yang berisi tentang rincian spesifikasi produk yang akan digunakan. Dokumen ini didapat dari pelanggan dan dijadikan pedoman pada bagian produksi.

2. Commision Card

Commision Card merupakan rencana produksi untuk enam bulan kedepan yang berisi style, kuantitas, warna produk. Dokumen ini dibuat oleh bagian PPC sebanyak lima rangkap dan di berikan kepada bagian RMWH, Produksi, Accounting, dan Purchasing.

3. Weekly Cutting Plan

Weekly Cutting Plan merupakan rencana produksi mingguan untuk bagian cuuting. Dokumen dibuat oleh bagian

PPC dan di berikan kepada bagian RMWH, dan bagian produksi.

4. Material Request

Material Request merupakan dokumen permintaan bahan baku yang dibuat untuk menggambarkan keperluan bahan yang akan dipakai dalam proses produksi. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian PPC dan diberikan masing-masing satu rangkap ke bagian RMWH, produksi, accounting, dan purchasing.

5. Red Commision Paper

Red Commision Paper adalah daftar bahan baku dan bahan pembantu yang akan digunakan dalam operasi produksi. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian RMWH dan diberikan ke bagian produksi dan purchasing.

6. J’Voucher

J’Voucher merupakan bon pengiriman material dari bagian RMWH ke bagian produksi. Dokumen dibuat oleh bagian RMWH dan diberikan ke bagian produksi dan accounting.

7. Cutting Finish

Cutting Finish adalah dokumen yang digunakan untuk melaporkan bahwa bahan baku telah melalui proses cutting dan siap untuk dikirim ke bagian produksi sewing. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi dan diberikan pada bagian PPC dan accounting.

8. Input Plan

Input Plan merupakan rencana produksi untuk bagian sewing. Dokumen ini dibuat oleh bagian PPC berdasarkan cutting finish dan diberikan ke bagian produksi.

9. Machine Setting Request.

Machine Setting Request adalah form permintaan mesin jahit dari bagian sewing ke bagian mekanik. Urutan mesin yang diminta berdasarkan pada description.

10. Job Ticket

Job ticket merupakan kartu jam kerja yang digunakan bagian sewing. Yang berisi waktu pengerjaan produk per operasi jahitan. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi dan diberikan ke bagian PPC dan accounting.

11. Estimasi Output

Estimasi Output merupakan rencana batas waktu penyelesaian produk. Estimasi output dibuat oleh bagian PPC dan diberikan ke bagian produksi dan FGWH.

12. Chek List

Check list adalah merupakan dokumen yang digunakan untuk menghitung barang jadi yang telah dikirim ke FGWH. Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi dan diberikan ke bagian FGWH.

13. Receiving Note

Receiving Note merupakan bukti

penerimaan produk jadi di bagian FGWH. Dokumen ini dibuat oleh bagian FGWH dan diberikan ke bagian PPC dan accounting.

14. Position of stock report

Position of stock report adalah laporan stock barang jadi yang dibuat oleh bagian FGWH.

2. Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Great River International. Siklus produksi merupakan serangkaian kegiatan utama dalam perusahaan manufaktur. Aktivitas-aktivitas siklus produksi pada PT Great River International divisi Ladies Underwear (Triumph) meliputi perncanaan produksi , mendapat dan mengelola bahan baku, mengawali proses produksi, melaksanakan operasi produksi, mengumpulkan biaya dalam proses, serta menyelesaikan dan mentransfer barang jadi. Semua aktivitas itu dilakukan guna tercapainya tujuan dari perusahaan yaitu memperoleh laba dengan tingkat efisien yang diharapkan dan direncanakan.

Secara umum peranan siklus produksi sangat berpengaruh terhadap kegiatan proses produksi, untuk mendapatkan hasil yang diharapkan maka perusahaan melakukan pengendalian terhadap kegiatan produksi, yang diantaranya sebagai berikut :

1. Pengendalian dan perencanaan waktu pelaksanaan siklus produksi

Dalam pelaksanaan prosedur ini bagian PPC berperan untuk merencanakan dan

mengontrol jalannya proses produksi dari awal sampai akhir, sedangkan

bagian RMWH bertugas

mendistribusikan bahan baku kebagian produksi tepat waktu, dan bagian produksi mempunyai peranan yang paling penting, karena bagian ini berperan untuk memastikan agar produk yang dihasilkan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.

2. Pengendalian dan perencanaan jumlah tenaga dan mesin yang akan digunakan dalam proses produksi.

Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa produk dapat dihasilkan dengan jumlah tenaga dan mesin yang sesuai tanpa adanya penyimpangan. Pelaksanaan prosedur ini didasarkan pada artikel Deskription yang diterima dari pelanggan, dimana pada dokumen tersebut berisi petunjuk operasional mesin yang akan digunakan untuk menghasilkan produk yang dipesan.

3. Perencanaan dan pengendalian bahan baku

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang dipakai dalam proses produksi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Pada pelaksanaan prosedur ini bagian purchasing berperan sebagai penyedia bahan baku yang akan dipakai dalam proses produksi, sedangkan bagian RMWH (Raw Material Ware House) berperan dalam mendistribusikan bahan baku yang akan dipakai dalam operasi produksi, dan bagian produksi berperan dalam mengendalikan operasi produksi guna meminimisasi tingkat kerusakan yang menyebabkan bertambahnya jumlah bahan baku yang digunakan. Berikut ini data mengenai standar penggunaan bahan baku pada divisi Ladies Underwear (Triumph) :

Tabel 1. Standar Penggunaan Bahan Baku (Per 100 pieces)

NO Bahan Baku Kuantitas

1 Cotton 4.8 m

2 Fiber Fill 4.0 m

3 Spandek 3.7 m

4 Mikro Fibre 4.8 m

5 Lace 2.5 m

Sumber PT. Great River International ; 2005 4. Dokumentasi Produksi

Dokumentasi produksi merupakan catatan mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan selama proses produksi. Dengan adanya dokumentasi maka diharapkan kegiatan proses produksi dapat dilaksanakan lebih mudah dan sebagai alat untuk menelusuri titik kesalahan yang terjadi.

Apabila suatu kesalahan ditemukan dan sifatnya merugikan perusahaan yang disebabkan oleh kelalaian operator yang tidak menjalankan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahan, karyawan yang bersangkutan dapat dikenai sanksi yang berupa surat peringatan. Dengan adanya sanksi yang diberikan untuk kesalahan yang dilakukan oleh karyawan diharapkan semua karyawan dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan

prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan.

Berikut diberikan data jumlah produksi yang dihasilkan divisi ladies underwear (triumph) periode januari 2005 sampai dengan juni 2005.

Tabel 2. Jumlah Produksi Periode januari 2005 - juni 2005 (Dalam Pieces) NO Bulan Kuantitas 1 Januari 524.520 2 Februari 532.240 3 Maret 520.045 4 April 531.495 5 Mei 534.900 6 Juni 538.210 Sumber PT. Great River International ; 2005

Berdasarkan data perencanaan standar bahan baku dan data jumlah mengenai jumlah produksi periode januari sampai dengan juni 2005 yang telah diberikan. Dapat dihitung jumlah standar penggunaan bahan baku periode januari sampai dengan juni 2005.

Berikut diberikan data mengenai standar penggunaan bahan baku dari periode januari sampai dengan juni 2005

Tabel 3. Jumlah Standar Penggunaan Bahan Baku Periode Januari – Juni 2005 (Satuan Meter)

Bulan Cotton Fiber Fill Spandek Mikro Fibre Lace Januari 25.176,96 20.980,80 19.407,24 25.176,96 13.113,00 Februari 25.547,52 21.289,60 19.692,88 25.547,52 13.306,00 Maret 24.962,16 20.801,80 19.241,67 24.962,16 13.001,13 April 25.551,76 21.259,80 19.665,32 25.511,76 13.287,38 Mei 25.675,20 21.396,00 19.791,30 25.675,20 13.372,50 Juni 25.834,08 21.528,40 19.913,77 25.834,08 13.455,25 Sumber PT. Great River International ; 2005

Untuk mengetahui tingkat penyimpangan penggunaan bahan baku pada divisi ladies underwear (triumph), berikut diberikan data mengenai jumlah pemakaian bahan baku

yang sesungguhnya untuk periode januari 2005 sampai dengan juni 2005. Data mengenai jumlah actual disajikan dalam table berikut :

Tabel 4. Jumlah Aktual Penggunaan Bahan Baku Periode Januari 2005 – Juni 2005 (Satuan Meter)

Bulan Cotton Fiber Fill Spandek Mikro Fibre Lace Januari 25.199 20.999 19.422 25.211 13.151 Februari 25.596 21.310 19.707 25.581 13.323 Maret 24.983 20.819 19.256 24.999 13.018 April 25.533 21.276 19.680 25.547 13.304 Mei 25.697 21.413 19.805 25.708 13.389 Juni 25.855 21.546 19.926 25.867 13.469 Sumber PT. Great River International ;2005

Dari data-data diatas dapat dicari tingkat presentase penyimpangan penggunaan masing-masing bahan baku yang digunakan dalam kegiatan siklus produksi pada divisi ladies underwear (triumph) periode januari 2005 sampai dengan juni 2005.

Data mengenai Penyimpangan penggunaan masing-masing bahan baku yang digunakan dalam pelaksanaan siklus produksi disajikan dalam table sebagai

berikut :

Tabel 5. Presentase Penyimpangan Bahan Baku Periode Januari 2005 – Juni 2005 Bln

Cotton Fiber Fill Spandek Mikro Fibre Lace

Pnyp % Pnyp % Pnyp % Pnyp % Pnyp %

Jan 22,04 0,086 18,20 0,087 14,76 0,076 34,04 0,135 18,00 0,137 Feb 21,48 0,084 20,40 0,096 14,12 0,072 33,48 0,131 17,00 0,127 Mar 20,84 0,083 17,20 0,083 14,33 0,074 36,84 0,148 16,87 0,129 Apr 21,24 0,083 16,20 0,076 14,68 0,075 35,24 0,138 16,62 0,125 Mei 21,80 0,085 17,00 0,079 13,70 0,069 32,80 0,127 16,50 0,123 Jun 20,92 0,081 17,60 0,082 12,23 0,061 32,92 0,127 13,75 0,102 Sumber PT. Great River International ; 2005

Keterangan :

*pnyp : Jumlah Penyimpangan (satuan meter) * % : Jumlah Presentase Penyimpangan

*Jumlah hasil dari penyimpangan dan presentase didapat dari hasil perbandingan antara jumlah standar terhadap jumlah actual.

Dari data-data diatas diketahui bahwa tingkat penyimpangan bahan baku yang digunakan dalam siklus produksi pada periode januari sampai dengan juni 2005 relatif kecil, dengan tingkat penyimpangan masing-masing bahan baku dibawah 1% saja. Hal ini menunjukan bahwa sistem dan prosedur pada divisi ladies underwear (triumph) cukup bagus. Dikarenakan dapat melakukan peningkatan tingkat efisiensi terhadap bahan baku yang digunakan, dengan demikian untuk melaksanakan kegiatan usaha akan memperoleh tingkat laba yang lebih besar dari yang diharapakan.

Demikian dapat terlihat bahwa sistem dan prosedur produksi akan sangat mempengaruhi kegiatan proses produksi, dan dengan adanya sistem dan prosedur yang baik dapat membantu untuk memperoleh peningkatan laba lebih dari yang diharapkan pada perusahaan tersebut.

Dengan adanya prosedur-prosedur diatas diharapkan semua kegiatan yang bersangkutan dengan kegiatan produksi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan menghindari tingkat kesalahan yang mungkin terjadi atas kelalaian para karyawan.

3. Aliran Dokumen pada Pelaksanaan Siklus Produksi pada PT Great River International.

Bagian-bagian yang terkait dalam aliran dokumen pada divisi Ladies Underwear (triumph) ada tujuh bagian diantarany : Marketing, PPC (Plannig and Production Control), RMWH (Raw Material Ware

House), Produksi, Accounting, FGWH

(Finish Good Ware House), dan bagian Purchasing.

Pertama-tama dibagian marketing mendapat order dari pelanggan, kemudian bagian marketing menerima dekription yang berisikan tentang rincian spesifiksi produk yang akan diproduksi serta petunjuk operasional dan mesin yang akan digunakan, kemudian dokumen tersebut dikirimkan kebagian PPC (Planning and Production Control).

Kemudian dibagian yang kedua yaitu departemen PPC (Planning and Production Control). Dibagian ini menerima description dari bagian marketing yang kemudian dijadikan sebagai pedoman untuk proses produksi, yang kemudian diserahkan kebagian produksi, setelah menerima description bagian ini menyiapkan beberapa dokumen diantaranya : commission Card, Commisison Card dibuat sebanyak lima rangkap untuk diserahkan kebagian RMWH (Raw Material Ware House), Produksi, Accounting dan bagian Purchasing, Weekly Cutting Plan, Dokumen ini dibuat sebanyak tiga rangkap untuk diserahkan kebagian RMWH (Raw Material Ware House) dan Produksi, Material Request dokumen ini dibuat sebanyak lima rangkap yang dibagikan kebagian RMWH, Produksi, Accounting, dan bagian Purchasing. Selin itu bagian PPC membuat dokumen Estimasi output yang dibuat tiga rangkap untuk diberikan kebagian Produksi dan FGWH (Finish Good Ware House).

Kemudian dibagian ketiga yaitu bagian RMWH, dimana bagian ini menyiapkan dua dokumen yang diantaranya adalah Red Commision Paper, Red Commision Paper adalah merupakan daftar bahan baku dan bahan pembantu yang akan digunakan dalam

operasi produk yang dibuat tiga rangkap untuk dibagikan kebagian produksi dan bagian Purchsing. Dan yang kedua adalah dokumen J’Voucher, dimana J’Voucher merupakan bon pengiriman material dari bagian RMWH kebagian produksi yang dibuat tiga rangkap untuk diberikan kebagian Produksi dan Accounting.

Pada bagian keempat yaitu bagian produksi dimana bagian banyak menerima dokumen dari bagian PPC dan bagian RMWH yang antara lain adalah :

Deskription, Commision Card, Weekly

Cutting Plan, Material Request, Red

Commision Paper, J’Voucher, Input Plan, dan Estimasi Output. Selain itu bagian produksi juga menyiapkan dokumen-dokumen, dokumen-dokumen tersebuat dibuat untuk membantu jalannya proses produksi yang diantaranya : Cutting Finish yang dibuat tiga rangkap yang kemudian dibagikan kebagian Accounting dan PPC, yang kedua yaitu Job Ticket yang dibuat tiga rangkap untuk dibagikan kebagian PPC dan Accounting, dan yang ketiga adalah dokumen Check List yang dibuat hanya dua rangkap yang hanya diberikan kebagian FGWH (Finish Godd Ware House).

Dibagian yang kelima yaitu bagian Accounting. Bagian ini tidak menyiapkan dokumen seperti bagian yang lainnya tetapi bagian ini menerima dukomen-dokumen dari berbgai departemen sebagai laporan terhadap keterjadian proses produksi diantaranya : dari bagian PPC yaitu Commision Card, Material Request. Bagian RMWH yaitu J’Voucher. Bagian produksi yaitu Cutting Finish dan Job Ticket. Dari bagian FGWH yaitu Receiving

Note. Semua dokumen-dokumen yang

diterima oleh bagian accounting merupakan sebagai alat pengendali produksi dimana berfungsi sebagai pengelola persediaan bahan baku, barang dalam proses dan produk selesai, selain itu juga dokumen-dokumen tersebut dapat membantu dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi. Dimana biaya-biaya ini dikumpulkan dalam proses berdasarkan periode pada setiap akhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata perunit.

Untuk bagian yang keenam adalah bagian FGWH dimana bagian ini menerima dokumen-dokumen dari bagian PPC dan Produksi diantaranya Estimasi Output dari bagian PPC dan Check List dari bagain produksi, setelah menerima dokumen-dokumen tersebut bagian ini menyiapkan dokumen yang diantaranya Reiceiving Note dan Position of stock report, masing-masing dokumen tersebut dibuat empat rangkap untuk diserahkan kebagian Accounting, PPC, dan Marketing.

Dan untuk bagian Purchasing hanya menerima dokumen dari bagian PPC dan RMWH, dibagian ini tidak mengeluarkan dokumen melainkan menerima dokumen sebagai alat pengendalian produksi.

Dengan adanya aliran dokumen seperti yang dijelaskan diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem dan prosedur produksi pada divisi ladies underwear bisa dikatakan sudah cukup bagus karena dengan adanya aliran-aliran dokumen tersebut maka semua kegiatan proses yang mengenai produksi dapat berjalan sesuai dengan rencana dan dapat mempermudah dalam proses siklus produksi.

KESIMPULAN

1. Siklus produksi yang diterapkan oleh divisi Ladies Underwear (triumph) meliputi aktivitas perencanan produksi, mendapat dan mengelola bahan baku, mengawali proses produksi, menyelenggarakan operasi produksi, mengumpulkan biaya dalam proses dan mentransfer barang jadi.

2. Bagian-bagian yang terkait dalam pelaksanaan siklus produksi pada divisi Ladies Underwear (triumph) adalah bagian marketing, PPC (Planning and Production Control), RMWH (Raw

Material Ware House), Produksi,

Accounting, FGWH (Finish Good Ware House), dan bagian Purchasing.

3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan siklus produksi adalah Deskription, Commision Card, Weekly Cutting Plan, Material Request, Input Plan, Machine Request, Estimasi

Output, Red Commision Paper,

J’Voucher, Cutting Finish, Checklist, Job Ticket, Receiving Note (R/N), dan Position Of Stock Report.

4. Penerapan sistem dan prosedur pada divisi ladies underwear (triumph) meliputi prosedur yang ditetapkan dalam pelaksanaan siklus produksi, yaitu perencanaan dan pengendalian jumlah yang dipakai dalam pelaksanaan produksi, perencanaan dan pengendalian jumlah tenaga dan mesin yang dipakai, perencanan dan jumlah pemakaian bahan baku, dan dokumentasi produksi. 5. Sistem dan prosedur yang dilakukan oleh

PT Great River Intenational daivisi Ladies Underwear (triumph) cukup bagus, tetapi pada pelaksanaannya masih terdapat penyimpangan atas pengunaan bahan baku serta tenaga dan waktu dalam proses produksi, hal ini diakibatkan karena adanya karyawan yang tidak mengikuti prosedur yang telah ditetapkan perusahaan yang mengakibatkan jumlah bahan baku yang dipakai bertambah dalam proses produksi.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 8, Jilid Satu PT. Indeks, kelompok Gramedia, 2001.

Hall, James A, Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu. Salemba Empat, 2001. Mulyadi, Sistem Informasi. Salemba Empat :

Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada, 2001.

Nugroho Widjajanto, Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga., 2001.

Rony, Helmi, Pengantar untuk Perencanaan dan Pengendalian Biaya Produksi. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1998.

Sojan Assauri, Manajemen Operasi dan Produksi. Edisi Revisi. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia., 1999.