BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Saat ini pemerintahan mempunyai perhatian yang sangat besar terhadap kinerja birokrasi di instasi-instansi pemerintah. Pembaharuan birokrasi aparatur negara dilakukan melalui reformasi administrasi sebagai alat pemerintah untuk mendukung pelaksana tugas pokok dan kegiatan. Reformasi birokrasi yang dilakukan bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Azwar (2007) mengatakan pokok-pokok reformasi birokrasi pemerintahan yang akan dilakukan yaitu harus mulai penataan kelembagaan dan sumber daya manusia aparatur. Langkah selanjutanya adalah membuat mekanisme tidak berbelit-belit, menegakkan akuntabilitas aparatur, meningkatkan dan menciptakan pengawasan yang komprehesif, dan meningkatkan kualitas pelayanan publik yang berkualitas dan prima. Aparatur pemerintah sebagai alat pemerintah dituntut agar bekerja lebih profesional, moral, dan beretika dalam mendukung reformasi birokrasi dan menunjang kelancaran tugas pemerintahan dan pembangunan. Selain itu, pembinaan aparat pemerintah suatu negara diarahkan untuk menciptakan proses penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, dan tanggapan terhadap aspirasi masyarakat serta meningkatkan keterpaduan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan seluruh lembaga pemerintahan.
IAIN Sumatera Utara Medan merupakan lembaga pendidikan tinggi yang berstatus negeri berada di bawah naungan atau binaan Kementerian Agama Republik Indonesia, memiliki personil tenaga edukatif dan tenaga administratif. Struktur, susunan maupun aturan yang berkaitan dengan pembinaannya PNS secara operasional sehari-hari berpegang pada
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional, yaitu melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan, serta pengabdian masyarakat, terutama bagi pendidikan pada perguruan tinggi.
Secara garis besar dalam pelayanan perguruan tinggi ada dua unsur penting yang menjadi perhatian khusus dan ujung tombak penyedia jasa pendidikan tinggi yakni: memberi layanan jasa prima kepada tenaga educatif (dosen) dan layanan prima adminsitratif kepada (mahasiswa) secara optimal. Semua pelayanan ini tidak lain dilakukan oleh pegawai IAIN baik yang berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun pegawai honor (tetap) dan pegawai lepas yang dianggap berkompeten pada bidangnya. Sehingga kinerja dari pegawai sangat diharapkan optimal sesuai dengan Standard Operational Prosedur Kinerja (SOP) yang tercantum dalam statuta perturan yang mengikat, peraturan rektorat dan analisis beban kerja yang tersurat.
Pelaksana organisasi lingkungan IAIN Sumatera Utara diselenggarakan oleh bagian unit pelayanan teknis dan administratif yang meliputi administrasi akademik, administrasi keuangan, administrasi umum, administrasi kemahasiswaan, administrasi perencanaan dan sistem informasi. Pimpinan satuan diangkat dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan institut, berbentuk biro, yang dipimpin oleh kepala biro, sedangkan tingkat fakultas, unsur pelaksana administaratif adalah bagian tata usaha.
Sebagai pegawai administrasi bertugas melayani kebutuhan mahasiswa dan kebutuhan tenaga educatif secara teknis. Hal ini, layanan yang baik akan meningkatkan kepuasan dan mempengaruhi tingkat competitive advantage perguruan tinggi untuk dapat memenangkan persaingan. Misal dalam proses pengurusan kartu tanda mahasiswa (KTM), kartu rencana
studi (KRS), kartu hasil studi (KHS) dan proses-proses lain yang berhubungan dengan administrasi perguruan tinggi.
Untuk mendukung target pencapaian pekerjaan, pihak biro administarsi pegawaian juga membenahi SOP, yaitu operasional standar dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas oleh pegawai bagian organisasi sejalan secara kuantitas (yang harus diselesaikan/capai) dan ketepatan waktu (sesuai dengan waktu direncanakan), konsisten dan sistematis. Indikator yang ditentukan adalah dengan melihat makin berkurang tingkat kesalahan seperti dalam penerbitan KRS, sehingga tidak berulang-ulang mahasiswa menjumpai ketua jurusan, sebelumnya memerlukan waktu sekitar 1 minggu, menjadi 1 – 2 hari karena personil sudah mempunyai kemampuan dan keterampilan sistem komputerisasi dengan baik.
Pada akhir Tahun Ajaran 2012/2013, kinerja pegawai administrasi yang menangani masalah kepentingan mahasiswa tersebut belum memperlihatkan hasil optimal, indikator yang paling menonjol adalah tertundanya penerimaan Kartu rencana Studi (KRS) dan penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS) per semester. Adanya mahasiswa yang tidak terdaftar dalam daftar mahasiswa yang mengambil mata kuliah tertentu, walaupun pendataan sudah ada dari awal, dikarenakan keterlambatan pembayaran uang kuliah. Berikut disajikan data kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara tahun 2010 –2013 yang didasarkan pada Analisis Beban Kerja (ABK) sebagaimana Tabel 1.1.
Tabel.1.1. Kinerja Pegawai IAIN Sumatera Utara Berdasarkan Analisis Beban Kerja (ABK) Tahun 2010-2012
No Kegiatan Tahun Akademik 2010/2011 Tahun Akademik 2011/2012 Tahun Akademik 2012/2013 Waktu maksimal Hasil Kerja Waktu maksimal Hasil Kerja Waktu maksimal Hasil Kerja Tugas pokok 1 2 3 4 5 6 1 Administrasi registrasi 10 HK 7 HK 10 HK 9 HK 10 HK 7HK 2 Pengolahan NIM 10 HK 20 HK 10 HK 24 HK 10 HK 20 HK 3 Pengolahan KTM 10 HK 30 HK 10 HK 30 HK 10 HK 26 HK
6 Penerimaan/pencatatan kwintasi uang kuliah
19 HK 5 HK 10 HK 20 HK 4 HK 12 HK
7 Penyelesaian perkuliahan semester
16 HK 15 HK 15 HK 13 HK 14 HK 7 HK 8 Batas akhir penyerahan
ujian Fakultas
4 HK 7 HK 4 HK 10 HK 4 HK 7 HK
9 Pendaftaran sidang 3 HK 4 HK 22 HK 2 HK 8 HK 1 HK
10 Pembekalan KKN 4 Mg 7Mg 4Mg 7Mg 4 Mg 8 Mg
Sumber :Biro administrasi bidang kemahasiswaan IAIN SU, keadaan Oktober 2013 (data diolah)
Dari Tabel 1.1 di atas, terlihat kinerja pegawai administrasi IAIN Sumatera Utara berdasarkan Analisis Beban Kerja (ABK) belum berjalan baik. Tabel 1.1. di atas jelas menggambarkan kondisi pelayanan administrasi mahasiswa yang kurang baik, seperti: (1) dalam hal pengolahan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) mahasiswa yang seharusnya membutuhkan waktu maksimal pengurusan 10 hari kerja (HK) menjadi 20 HK, di tahun 2010/2011, 24 HK di tahun 2011/2012, dan 20 HK di tahun 2012/2013; (2) Penyelesaian KRS yang seharusnya membutuhkan 5 HK menjadi 10 HK di tahun 2010/2011, 10 HK di tahun 2011/2012, dan 9 HK di tahun 2012/2013; (3) Penyelesaian ijazah yang seharusnya membutuhkan 10 HK menjadi 33 HK di tahun 2010/2011, 30 HK di tahun 2011/2012, dan 24 HK di tahun 2012/2013; (4) Batas akhir penyerahan ujian fakultas yang seharusnya membutuhkan 4 HK menjadi 7 HK di tahun 2010/2011, 10 HK di tahun 2011/2012, dan 7 HK di tahun 2012/2013; dan (5) Pembekalan KKN yang seharusnya membutuhkan 4 minggu (Mg) menjadi 7 Mg di tahun 2010/2011, 7 Mg di tahun 2011/2012, dan 8 Mg di tahun 2012/2013.
Berdasarkan Tabel 1.1 juga terlihat bahwa data beberapa kegiatan pelayanan terjadi keterlambatan dari waktu yang telah ditetapkan, seperti: pengelolaan nomor induk mahasiswa (NIM) selama tiga tahun terakhir masih jauh dari waktu yang ditetapkan. Demikian juga beberapa aktivitas pelayanan lainnya. Kondisi tersebut mengindikasikan bahwa adanya kecenderungan menurunnya kinerja pelayanan.
Jika dibandingkan antara beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dengan jumlah alokasi waktu yang diberikan serta jumlah pegawai yang mengerjakan pekerjaan, maka jelas ketimpang tindihan kebijakan unit kerja, dwifungsi jabatan akan terjadi sehingga efektifitas dan efisiensi kinerja pegawai tidak akan tercapai dan untuk menyelesaikan pekerjaan akan membutuhkan waktu relatif lama. Dari data ini, terlihat bahwa kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara belum maksimal dalam memberikan pelayanan administrasi kepada mahasiswa. Sementara SOP kerja pegawai termaktup dalam statuta kerja yakni optimasliasi masuk kerja para pegawai hanya 5 hari efektif dalam seminggu dan 1 hari kerja menggunakan waktu kerja efektif 5 jam 36 menit, dan kerja efektif setiap 1 orang menghabiskan waktu 336 menit dalam sehari.
Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan meningkatkan motivasi yang ada pada pegawai tersebut. Motivasi seorang pegawai akan terwujud pada perilaku yang diarahkan pada pencapaian tujuannya dalam bekerja. Keinginan pegawai untuk bekerja dengan baik di IAIN memberikan pencapaian hasil kerja yang maksimal. Hasil penelitian Samson (2006) dan Siwantara (2009) menyatakan bahwa motivasi kerja mempengaruhi kinerja seseorang. Winardi (2002) mengemukakan motivasi kerja adalah suatu kekuatan potensial yang ada dalam diri seorang manusia, yang dapat dikembangkan oleh sejumlah kekuatan luar yang pada intinya berkisar sekitar imbalan moneter, dan imbalan non moneter yang dapat mempengaruhi hasil kinerjanya secara positif atau secara negatif, hal mana tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi orang yang bersangkutan.
Dalam organisasi, pelaksanaan kinerja pegawai tidak terlepas dari peran serta pimpinan. Kepala bagian sebagai pemimpin harus dapat mengarahkan dan membimbing setiap pegawai untuk bekerja dengan baik. Hasil penelitian Carudin (2011), Irawati dan Bambang (2010) memberikan gambaran bahwa kepemimpinan kepala memberikan pengaruh
(2010) menyimpulkan bahwa aplikasi kepemimpinan perlu penyesuaian dengan kondisi kemampuan dan kemauan bawahan. Artinya, apabila pegawai telah mampu dan mau bekerja dalam penyelesaian tugas secara efektif maka disarankan kepemimpinan yang diperlukan adalah mempertahankan orientasi tugas dan memperbesar orientasi hubungan. Dari hasil penelitian di atas, jelas terlihat bahwa kinerja pegawai sangat dipengaruhi oleh kepemimpinan kepala. Berbagai upaya yang dapat dilakukan seorang pimpinan adalah dengan memberikan dukungan (motivasi). Dengan mendapat dukungan dari pimpinan, pegawai akan merasa setiap tugasnya menjadi penting dan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal ini menggambarkan bahwa kinerja pegawai erat sekali kaitannya dengan tanggung jawab kepemimpinan.
Dalam melaksanakan tugasnya, pegawai selalu berinterasi dengan seluruh civitas akademik. Sudah menjadi pemandangan umum pegawai harus mengikut tradisi yang ada di satuan unit, baik dalam bergaul maupun bekerja. Hasil penelitian yang dilakukan Brahmasari (2009) dan Widodo (2011) mengemukakan bahwa budaya organisasi mempengaruhi kinerja seseorang. Dengan demikian budaya organisasi dapat meningkatkan kinerja seseorang di satuan unit-unit. Mc Shanedan Von Glinow (2008) mengatakan budaya organisasi yang kuat memiliki potensi meningkatkan kinerja, dan sebaliknya bila budaya organisasinya lemah mengakibatkan kinerja menurun. Budaya organisasi adalah sistem makna dan keyakinan bersama yang dianut oleh para anggota organisasi yang menentukan, sebagian besar, bagaimana karyawan bersikap. Budaya juga menyangkut bagaimana anggota itu mempersepsikan organisasi tersebut, bukan menyangkut apakah mereka menyukainya (Robbins, 2003).
Dari berbagai uraian fenomena diatas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara berikut faktor yang mempengaruhinya yakni budaya organisasi, kepemimpinan dan motivasi kerja.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas, terjadi penurunan kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara sejak beberapa tahun terakhir. Sehingga perlu dilakukan penelitian untuk menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:
1. Bagaimana pengaruh budaya organisasi terhadap motivasi kerja pegawai IAIN Sumatera Utara?
2. Bagaimana pengaruh kepemimpinan terhadap motivasi kerja pegawai IAIN Sumatera Utara?
3. Bagaimana pengaruh budaya organisasi terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara? 4. Bagaimana pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara? 5. Bagaimana pengaruh motivasi kerja terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara? 1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Menemukenali pengaruh budaya organisasi terhadap motivasi kerja pegawai IAIN Sumatera Utara.
2. Menemukenali pengaruh kepemimpinan terhadap motivasi kerja pegawai IAIN Sumatera Utara.
3. Menemukenali pengaruh budaya organisasi terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara.
4. Menemukenali pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara. 5. Menemukenali pengaruh motivasi kerja terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini dapat diharapkan dapat mengungkap komponen-komponen penting yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara. Selanjutnya secara khusus hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi:
1. IAIN Sumatera Utara, sebagai bahan pertimbangan para pengambil keputusan di IAIN Sumatera Utara khususnya dalam meningkatkan kinerja pegawai.
2. Hasil penelitian ini diharapkan merupakan informasi awal yang dapat peneliti gunakan sebagai dasar berpijak dalam melakukan kajian ulang dan mengembangkan penelitian secara lebih rinci dengan variabel-variabel yang lebih kompleks.
1.5. Batasan Penelitian
Batasan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini dilakukan pada IAIN Sumatera Utara.
2. Aspek yang dikaji dibatasi pada faktor kinerja pegawai IAIN Sumatera Utara berikut faktor yang mempengaruhinya yakni budaya organisasi, kepemimpinan dan motivasi kerja.
3. Objek penelitian adalah para pegawai administrasi yang bekerja di lingkungan IAIN Sumatera Utara.
