7
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Knowledge
Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) knowledge adalah campuran dari pengalaman, value, informasi kontekstual, dan wawasan yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Ada 2 tipe dari knowledge, yaitu explicit dan emplicit.
- Explicit knowledge
Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) explicit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang dapat di bagikan dan di sharing kan kepada yang lain dengan mudah, selain itu dapat disusun dan di simpan kedalam suatu database.
Menurut Debowski (2006, pp17-18) explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagikan dengan orang lain. Juga dapat di dokumentasikan, diilustrasikan kepada orang lain melalui demonstrasi atau penjelasan.
- Tacit Knowledge
Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) Tacit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang ada di kepala seseorang yang sulit untuk membagikan atau membagikan kepada yang lain.
Menurut Debowski (2006, pp17-18) tacit knowledge merupakan pengetahuan yang diperoleh dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk di bagikan kepada orang lain.
2.2 Pengertian Knowledge Management
Menurut Rusli Abdulah, Samsul bin Shahabidin (2007) Knowledge Management adalah suatu strategi, proses, dan teknologi yang digunakan secara bersama-sama untuk meningkatkan kemampuan pribadi, juga untuk memecahkan masalah, dan untuk membantu dalam mengambil keputusan. KM juga dapat di definisikan sebagai sistematika proses dalam creates, capture, share, dan analyzes knowledge yang berguna bagi kemajuan perusahaan.
Menurut Debowski (2006, p16) knowledge management adalah proses mengidentifikasikan, mendapatkan, mengorganisasikan, dan menyebarkan asset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang sebuah organisasi.
2.3 Pengertian Knowledge Management System
Knowledge Management System merupakan sebuah strategi unutk meningkatkan efektifitas dan peluang pengembangan kompetensi. (Ningky,2001). Dalam penelitiannya Mohamad dan Jalal (2011) mengatakan bahwa infrastruktur IT, human resource, knowledge sharing, dan budaya dalam suatu organisasi berdampak kepada pengambilan keputusan.
2.4 Pengertian Konversi Knowledge
Menurut Herbert Nold III (2011) “The process of converting tacit knowledge into a form that is appropriate for the situation and context so it can
be externalized and shared is an essential element for sharing experience from many biographies to yield relevant and actionable results.”
Masih menurut Herbert Nold III (2011) proses dasar dari konversi knowledge adalah SECI yang terdiri dari 4 tahap, yaitu :
- Socialization
Dimana sebuah individu atau kelompok dalam satu lingkungan berbagi pengalaman pribadi atau pengetahuan tacit melalui interaksi langsung. - Externalization :
Proses konversi dari tacit knowledge ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh orang lain melalui diskusi dan dokumentasi.
- Combination :
Suatu proses penyempurnaan terhadap explicit knowledge yang sudah ada menjadi lebih terstruktur dan di sesuaikan dengan informasi yang sudah ada sebelumnya.
- Internalization :
Suatu proses dimana individu dapat menyerap dan menjadi mengerti atas pengetahuan yang mereka pelajari. Sehingga membentuk suatu tacit knowledge baru bagi orang lain.
2.5 Pengertian People, Process, Technology
2.5.1 People
Menurut Debowski (2006, p. 47), people mempunyai knowledge. Mereka mengatur sistem dan menjalankan proses. Dengan sharing culture dapat mendorong penyebaran knowledge agar dapat dibangun melalui hubungan knowledge yang efektif dan baik.
2.5.2 Process
Menurut Debowski (2006, p. 47), process merupakan pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, practice untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan.
2.5.3 Technology
Menurut Debowski (2006, p. 258), technology merupakan peran pendukung yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan user yang kompeten dan confident ketika menggunakannya.
2.6 Core Knowledge Analysis
Gambar 2.2 Develop Core Knowledge Framework (Shelda Debowski, 2006)
Core Knowledge Analysis Phase 1
Clarifying the core knowledge scope
Phase 2
Define core knowledge parameter
Phase 3
Develop core knowledge structure
Manage Core Knowledge 1. Identify core business and
its knowledge requirement 2. Define the knowledge domain 3. Review knowledge capabilities
4. Define core knowledge 5. Develop the core knowledge
policy
6. Map core knowledge 7. Build the knowledge repository
Menurut Shelda Debowski(2006, p171), ada tiga fase dalam menentukan core knowledge :
2.6.1 Phase 1 Clarify core knowledge scope
Pada fase pertama terdapat 2 langkah yang harus dilakukan, yaitu mengidentifikasikan core business dan knowledge domain. Langkah tersebut akan lebih dijelaskan di bawah ini.
Identify core business and its knowledge requirements
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan identifikasi terhadap semua kegiatan organisasi pada divisi IT Development, IT Implementasi, Bisnis Development.
Define the knowledge domain
Tahap berikutnya adalah mendefinisikan knowledge domain dengan memeriksa proses kerja dari divisi IT Development, IT Implementasi, Bisnis Development. Bisa berupa job description, strategic divisi, dan sumberdaya manusianya.
Review knowledge capabilities
Pada tahap ini akan dilakukan review dari kemampuan dan pengetahuan yang ada pada karyawan pada divisi IT Development, IT Implementasi, Bisnis Development. Apakah yang mereka butuhkan, apa yang harus diketahui oleh karyawan, dan bagaimana cara mereka dapat mengetahui dan meningkatkan pengetahuan mereka.
2.6.2 Phase 2 Define Core Knowledge Parameter
Pada fase kedua akan di tentukan batasan core knowledge dan menentukan kebijakan-kebijakan yang akan didukung oleh KMS.
Defining core knowledge
Pada tahap ini akan diidentifikasikan core knowledge dari perusahaan. Kategori dari core knowledge dapat dibagi menjadi 3 level yaitu :
• Basic core knowledge
Merupakan essential knowledge yang dihasilkan, dibagikan, dan dapat di akses oleh semua karyawan. Mengutamakan perkembagan dan pengkayaan knowledge sehingga basic core knowledge dapat membangun dasar yang kuat yang mencerminkan kebutuhan perusahaan saat ini. Tipe pengetahuan ini berfokus kepada customers, markets, products, dan operational units.
• Strategic core knowledge
Merupakan rangkaian knowledge yang penting untuk bisnis perusahaan, namun aksesnya terbatas bagi karyawan perusahaan. Tipe pengetahuan ini menggambarkan pengetahuan yang berasal dari keahlian yang ada di dalam organisasi.
• Developmential core knowledge
Merupakan rangkaian knowledge yang masih dikembangkan, tetapi memiliki potensi yang tinggi untuk dapat dimanfaatkan bagi perusahaan.
Develop the core knowledge policy
Dalam membangun Knowledge policy harus berdasarkan kebijakan terkait dengan knowledge management termasuk siapa yang akan
bertanggung jawab atas pendistribusian, pengumpulan dan proses akuisisi dari knowledge management. Knowledge policy tidak menggambarkan proses yang akan dilakukan, melainkan menggambarkan pentingnya core knowledge pada perusahaan untuk menentukan kebijakan-kebijakan yang akan dilakukan, tanggung jawab pemangku kepentingan, dan prisip-prisip dasar yang harus dijalankan oleh karyawan.
2.6.3 Phase 3 Develop The Core Knowledge Structure
Map Core knowledge
Knowledge maps dapat menggambarkan berbagai jenis pengetahuan organisasi seperti, teknologi, penelitian, proses bisnis, produk, customer relationship, dan best practice dari perusahaan. Knowledge maps dapat di bagi menjadi dua tipe, yaitu relational knowledge map dimana pengetahuan di kumpulkan bedasarkan subjek dan yang kedua yaitu operational knowledge map menggambarkan aktifitas organisasi (bisa berupa role, atau dokumen).
Establishing and promoting the knowledge repository
Knowledge repository merupakan element penting bagi knowledge management strategy, karena repository dapat menjadi akses utama dalam mendapatkan informasi dan knowledge yang dibutuhkan karyawan. Repository dapat dibagi menjadi 2 yaitu:
Merupakanmetode untuk mengorganisasikan core knowledge pada penyusunan yang umun dan terstruktur dengan rapi dengan judul dan penjelasan dari isi.
b. Unstructured repository management strategies.
Yaitu pengelolaan yang memungkinkan untuk melakukan pengaturan core knowledge sesuai dengan keinginan pengguna. Dalam unstructured repository management strategies ini ada beberapa prinsip utama dari design core repository.
Prinsip utama dari design core repository yaitu :
a. Repository harus dapat mengatur bentuk dan isi dari pengetahuan yang direkam.
b. Level dari control ditentukan oleh organisasi.
c. System harus memberikan kemudahan dalam pengaksesan informasi.
2.7 Zackman Framework
Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategi knowledge dan strategy organisasi.
Gambar 2.3 Gap analysis Zack framework
Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack (1999), yang membandingkan poin tentang pengtahuan yang dimiliki perusahaan terhadap poin-poin yang harus dikerjakan. Pengetahuan maupun apa yang dikerjakan masing-masing dibagi kedalam dua bagian yaitu, apa yang telah diketahui atau telah dikerjakan dan poin yang kedua adalah apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin tersebut dapat dilakukan analisa gap yang terjadi antara pengetahuan dan apa yang harus dilakukan.
2.8 Knowledge Goals
Menurut Probst dalam (Wu, K., 2011) mengusulkan 3 leval knowledge goals:
1. Normative Knowledge Goals
Berhubungan dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua aspek dari budaya organisasi.
2. Strategic Knowledge Goals
Berhubungan dengan serangkaian program jangka panjang yang membantu untuk merealisasikan visi perusahaan.
3. Operational Knowledge Goals
Berhubungan dengan membantu memastikan bahwa program tujuan strategic dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari perusahaan.
2.9 Komponen Knowledge Management System
Gambar 2.4 Komponen KMS ( Debowski, 2006, p.144)
- Business Process Management
Secara strategis business process management mengarahkan dan mempertajam pembangunan KMS dengan membangaun strategi perusahaan untuk knowledge management. Hal ini secara langsung berpengaruh pada KMS dan aspek lain knowledge management yang
menentukan akses terhadap knowledge tertentu, knowledge yang memiliki prioritas tinggi dan bagaimana dukungan terhadap akses knowledge.
- Content Management System
Terdapat banyak sumber knowledge yang ditemukan dalam organisasi. Namun sulit untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara efisien. Terdapat sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, official, dinamis dan archive content. Content management system memastikan effective content dan document management sehingga KMS secara efektif menghubungkan end user dengan banyak sumber intelectual content baik dalam maupun luar organisasi.
- Web Content Management System
Web management system mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada level dasar, ini menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan KMS dengan user dan sumber knowledge yang lain yang berada didalam dan diluar organisasi. Adanya server, interface dan KMS portal yang mendukung web content mangement system. - Knowledge Applications Management
Knowledge application management menyediakan user dengan kemudahan dan efektivitas knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi pembentukan knowledge, kolaborasi dan komunikasi. Efektivitas KMS sebagian tergantung pada kapasitas user untuk menciptakan knowledge baru dan mengelola workflows menggunakan
teknologi yang ada dan manajemen aplikasi knowledge yang mendukung hal ini.
Ada tiga (3) kriteria yang harus diraih agar implementasi KMS berhasil (Debowski, 2006, p.151):
1. Sistem merefleksikan dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan. 2. Sistem merefleksikan prinsip-prinsip KM, terutama pendorong untuk kolaborasi dan komunikasi.
3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual di seluruh fase pengembangannya.
2.10 The Balanced Scorecard Method
Metode Balanced Scorecard (BSC) adalah pengukuran dan manajemensistem yang memungkinkan organisasi untuk menjelaskan visi dan strategi serta menerjemahkannya ke dalam tindakan. Menyediakan umpan balik pada kedua bisnis internal proses dan hasil eksternal untuk terus meningkatkan strategis kinerja dan hasil. BSC adalah suatu kerangka kerja konseptual untuk menerjemahkan visi organisasi ke dalam satu set indikator kinerja didistribusikan di antara empat dimensi: Finansial, Konsumen, Proses Bisnis Internal, dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Indikator didigunakan untuk mengukur organisasi kemajuan menuju pencapaian visi; indikator lain digunakan untuk mengukur pendorong keberhasilan jangka panjang. Melalui BSC, organisasi monitor baik kinerja saat ini (keuangan, kepuasan pelanggan, dan Hasil proses bisnis) dan upaya untuk memperbaiki proses, memotivasi dan mendidik karyawan, dan meningkatkan kemampuan sistem informasi untuk belajar dan berkembang((Dalkir Kimiz, 2005, p.290-292).
Gambar 2.5 Balance Scorecard
BSC menerjemahkan organisasi strategi ke dalam empat dimensi dengan melihat keseimbangan antara:
1. Pengukuran internal dan eksternal 2. Pengukuran obyektif dan subyektif
3. Hasil kinerja dan pendorong hasil di masa mendatang.
Financial dimension biasanya meliputi langkah-langkah seperti pendapatan operasional, return on capital employed, dan economic value added. Customer dimension berhubungan dengan langkah-langkah seperti kepuasan pelanggan, retensi, dan pangsa pasar pada segmen yang ditargetkan. Internal business process dimension mencakup tindakan seperti biaya dan kualitas. learning and growth dimension dialamatkan untuk mengukur kepuasan karyawan, retensi, dan keahlian.
2.11 Knowledge Management Assessment Tools (KMAT)
Menurut Andersen (1999), knowledge management assessmenet tools (KMAT) merupakan sebuah instrument untuk mengevaluasi dan menilai sejauh mana suatu perusahaan keuntungan dan peluang yang didapatkan dari mengelola pengetahuan yang persahaan miliki. Demikian pula menurut Probst, rt al (2000) dimana salah satu tehnik untuk menganalisa pengetahuan yang ada di perusahaan adalah menggunakan KMAT yang dikembangkan oleh ARTHUR ANDERSEN yang bekerjasama dengan AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER. Ada 5 dimensi yang ada didalam model KMAT yang terdiri dari leadership, culture, measurement, technology, dan prosess yang masing-masing dimensinya berperan penting dalam membantu proses pengaturan knowledge di perusahaan.
Dalam bukunya Kai Mertins, Peter Heisig and Jens Vorbeck yang berjudul Knowledge Management: Concepts and Best Practices (2nd edition (August 5, 2003), page 48) mengatakan bahwa KMAT berusaha untuk mencapai 2 hal yaitu :
1. Untuk menilai bagaimana tingkat pengimplementasian Knowledge Management diperusahaan.
2. Untuk mengevaluasi efisiensi Knowledge Management dalam proses sharing, create, identify, collect, and organize).
