A. SEJARAH KPPN MEDAN II
Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara telah diundangkan oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tanggal 5 April 2003 sebagai awal dari Reformasi Manajemen Keuangan Pemerintah.Salah satu hal penting dalam undang-undang tersebut adalah peniadaan fungsi ordonansering (perbendaharaan) pada departemen Keuangan dalam hal ini Kantor Perbendaharaan dan kas negara (KPPN) yang dialihkan kepada kantor/satuan kerja kementrian Negara/Lembaga. Hal tersebut diikuti dengan reorganisasi Kementrian Keuangan , dimana KPKN berubah menjadi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) sehingga hanya menjalankan fungsi Bendahara Umum Negara.
KPPN sebagai satu unit organisasi pemerintah pada Kementrian Keuangan mempunyai tanggung jawab yang sama dengan unit organisasi pemerintah yang lain dalam mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik (good goverment). Untuk mewujudkan good goverment di seluruh unit kerjanya, Kementrian Keuangan menjalankan program Reformasi Birokrasi. Langkah awal perwujudan Reformasi Birokrasi untuk bidang pekerjaan Perbendaharaan Negara, pada tanggal 30 Juli 2007 Departemen Keuangan membentuk 18 Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) percontohan di 17 Provinsi dan salah satu KPPN Percontohan yang telah di bentuk adalah KPPN Medan II
Melalui konsep KPPN Percontohan inilah tekad melaksanakan layanan cepat, tepat, transparan, dan tanpa biaya dicanangkan. Hingga awal tahun 2009 departemen Keuangan telah membentuk 37 KPPN percontohan dari 178 KPPN Konvensional. Reformasi birokrasi dalam tubuh Ditjen Perbendaharaan sebagai salah satu implementasi dari TAP MPR-RI Nomor XI/MPR/1998 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari KKN menjadi tonggak lahirnya KPPN Percontohan Medan II.
Penetapan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan II sebagai Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Percontohan dilakukan berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor : KEP-172/PB/2007 tentang Penetapan KPPN Percontohan di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan tanggal 26 Juli 2007.
Dengan penetapan KPPN Percontohan sebagai model pelayanan, maka proses bisnis penyelesaian pekerjaan mengalami perubahan dimana yang selama ini dilakukan dari meja ke meja berubah dengan model layanan yang disebut ”one stop service ” yaitu semua layanan bermuara pada front office ( FO ), sedangkan penyelesaian pekerjaan ada pada midle office (MO) dan back office sebagai pendukungnya.
Demikian juga dari sisi teknologi. Proses bisnis juga didukung dengan IT yang semakin dikembangkan untuk lebih memudahkan satuan kerja dalam pengelolaan keuangannya. Penggunaan aplikasi diharapkan akan lebih efektif dan
B. Kondisi dan Letak Geografis
Kota Medan adalah ibu kota provinsi Sumatera Utara. Kota ini merupakan kota terbesar di Pulau Sumatera. Kota Medan merupakan pintu gerbang di wilayah Indonesia Bagian Barat dan juga sebagai pintu gerbang bagi para wisatawan untuk menuju objek wisata Brastagi di daerah dataran tinggi Karo, objek wisata Orangutan di Bukit Lawang, dan Danau Toba.Kota Medan memiliki luas 26.510 hektar (265,10 km²) atau 3,6% dari k seluruhan wilayah Sumatera Utara. Jika dibandingkan dengan kota/kabupatenlainnya, Medan memiliki luas wilayah yang relatif kecil dengan jumlah penduduk yang relative besar. Secara geografis kota Medan terletak pada 3° 30' – 3° 43' Lintang Utara dan 98° 35' - 98° 44' Bujur Timur. Untuk itu topografi kota Medan cenderung miring ke Utara dan berada pada ketinggian 2,5 – 3,75 meter di atas permukaan laut. Kota medan mempunyai iklim tropis dengan suhu minimum berkisar antara 23,2ºC - 24,3ºC dan suhu maksimum berkisar antara 30,8ºC - 33,2ºC.Kedudukan Kantor Pelayanan Perbend-haraan Negara Medan II berada tepat di jantung Kota Medan yaitu di Gedung Keuangan Negara I Medan lantai 1 yang terletak di Jalan Diponegoro No.30A Kota medan Provinsi Sumatera Utara.
C. Visi dan Misi KPPN Medan II C.1Visi KPPN Medan II
KPPN Medan II berusaha melaksanakan tugas dan fungsi sebai baiknya sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.01/2008 tanggal 11 Juli 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja stansi
Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Hal tersebut tergambar pada visi dan misi organisasi yang dicanangkan oleh KPPN Medan II. “Menjadi Pelaksana Kuasa Bendahara Umum Negara di Daerah yang Profesional, Kredibel, Transparan dan Akuntabel guna mewujudkan pelayanan yang Prima”.
C.2 Misi KPPN Medan II
1. Menjadi Pelaksana Kuasa bendahara Umum Negara di daerah yang Prof -sional, Transparan, Kredibel dan Akuntabel untuk mewujudkan pelayanan yang Prima (Excelent Service).
2. Menjamin kelancaran pencairan dana APB secara tepat waktu,tepat jumlahdan tepat sasaran dengan pelayanan bebas gratifikasi.
3. Mengelola Penerimaan Negara secara Profesional, Akurat , dan Akuntabel.
4. Mewujudkan pelaporan pertanggungjawaban APBN yang akurat, kredibel dan tepat waktu.
5. Mewujudkan kondisi yang aman dengan sarana dan prasarana yang memadai dalam mewujudkan tugas pokok dan fungsi perbendaharaan di daerah. Sebagai suatu organisasi atau kantor yang bergerak di bidang pelayanan perbendaharaan, KPPN Medan II berupaya memberikan Pelayanan yang prima bagi semua mitra kerjanya. Komitmen pelayanan tersebut ditegaskan melalui motto dan janji layanan yang disepakati seluruh elemen pegawai KPPN Medan II.
D. Motto KPPN Medan II
Layanan prima bagi semua: HORAS BANG !!! (Hasilnya Orang Senang dan Bangga)
E. Janji Layanan KPPN Medan II
1. Layanan diberikan secara cepat,tepat dan akurat. 2. Layanan diberikan taanpa biaya.
3. Layanan diberikan secara transparan.
KPPN Medan II, dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya mempunyai wilayah pembayaran meliputi 3 wilayah administratif di provinsi Sumatera Utara yaitu Kota Medan, Kota Binjai, dan Kabupaten Langkat.
F. Tugas dan Fungsi Pelayanan
F.1 Tugas Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan II
1. Melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum. 2. Penyaluran pembiayaan atas beban anggaran.
3. Penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
F.2 Fungsi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan II
1. Pengujian terhadap dokumen surat perintah pembayaran berdasarkan peraturan perundang-undangan
2. Penerbitan surat perintah pencairan dana atas nama Menteri Keuangan (Bendahara Umum)
3. Penyaluran pembiayaan atas beban APBN
4. Penilaian dan pengesahan terhadap penggunaan uang yang telah disalurkan
5. Penatausahaan penerimaan dan pengeluaran negara melalui dan dari kas Negara
6. Pengiriman dan penerimaan kiriman uang 7. Penyusunan laporan pelaksanaan APBN
8. Penyusunan laporan realisasi pembiayaan yang berasal dari pinjaman dan hibah luar negeri
9. Penatausahaan PNBP
10. Penyelenggaraan verifikasi transaksi keuangan dan akuntansi 11. Pembuatan tanggapan dan penyelesaian temuan hasil pemeriksaan 12. Pelaksanaan kehumasan
13. KPPN Pelaksanaan administrasi
KPPN Medan II, dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya mempunyai wilayah pembayaran meliputi 3 (tiga) wilayah administratif di provinsi Sumatera Utara yaitu Kota Medan, Kota Binjai, dan Kabupaten Langkat.
G. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitasmaupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi KPPN Medan II didukung oleh struktur organisasi.
H. Jenis Kegiatan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Medan II
Kegiatan KPPN Medan II berupa bentuk pelayanan untuk membantu di bidang perbendaharaan, antara lain :
1. Pencairan dana
Merupakan bagian dari SPM LS Belanja Pegawai, SPM LS Non BelanjaPegawai, SPM UP, TUP, GU, GU-Nihil.
2. Rekonsiliasi
Rekonsiliasi adalah proses pencocokan data transaksi keuangan yan diproses dengan beberapa system/subsistem yang berbeda berdasarkan dokumen sumber yang sama.
3. SKPP
Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) adalah surat keterangan tentang terhitung mulai bulan dihentikan pembayaran yang dibuat/ dikeluarkan oleh pengguna anggaran/KPA berdasarkan surat keputusan yang diterbitkan oleh Kementerian Negara/Lembaga atau satker dan disahkan oleh KPPN setempat.
4. Ralat SPM/SP2D
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) adalah surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN selaku Kuasa Bendahara Umum Negara untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN berdasarkan SPM.
5. Retur SP2D
Retur SP2D adalah Penolakan/ pengembalian pemindahbukuan dan/transfer pencairan APBN dari Bank/Kantor Pos penerima kepada Bank Operasional / kantor pos karena nama, alamat, nomor rekening, dan nama bank/kantor pos yang dituju tidak sesuai dengan data rekening Bank/Kantor Pos penerima atau rekening penerima tidak aktif.
I. Tugas pokok pada unit KPPN I.1 Seksi Pencairan Dana
Pasca penerapan proses bisnis baru akan mempunyai tugas melayani satuan kerja mulai dari proses pendaftaran tagihan sampai dengan pembayaran yang resume tagihan dan SPM, penerbit SPPT (Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan), Penerbitan Surat Pengesahan Pendapatan dan Belanja (Badan Layanan Umum) BLU, pengelolaan data kontrak, data meliputi : pengujian suplier, dan belanja pegawai satker, serta monitoring dan evaluasi penyerapan anggaran satker.
I.2 Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal (MSKI)
Seksi MSKI mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:
I.2.1 Tugas di bidang manajemen satker:
1. melakukan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan.
2. fungsi customer service.
3. supervisi teknis SPAN dan helpdesk SAKTI.
4. pemantauan standar kualitas layanan KPPN dan penyediaan layanan perbendaharaan.
I.2.2 Tugas di bidang kepatuhan internal:
1. pemantauan pengendalian intern, pengelolaan risiko, kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, dan tindak lanjut hasil pengawasan.
I.3 Seksi Bank
Mempunyai tugas melakukan penyelesaian transaksi pencairan dana dengan penerbitan SP2D atas tagihan yang telah jatuh tempo sesuai SPPT yang telah diterbitkan oleh seksi Pencairan Dana, melaksanakan fungsi ManajemenKas, pengelolaan rekening Kuasa BUN dan Bendahara serta penatausahaan pengembalian Pendapatan/Penerimaan Negara.
1.4 Seksi Verifikasi dan Akutansi (VERA)
Mempunyai tugas untuk melakukan rekonsiliasi laporan akuntansi, penyusunan Laporan Keuangan tingkat Kuasa BUN, realisasi dan analisis kinerja anggaran serta analisis data statistik laporan keuangan regional.
J. Kinerja Kegiatan Terkini KPPN Medan II
Evaluasi Pelaksanaan Anggaran Tahun 2013 Menuju Kesempurnaan Kinerja Tahun 2014 merupakan tema dari Kegiatan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Perencanaan Kas Generasi Kedua (Renkas G2) dan Aplikasi SAKPA 2014 yang diadakan oleh KPPN Medan II di awal tahun ini. Kegiatan ini dilaksanakan secara marathon selama dua hari berturut turut tanggal 20 s.d 21 Februari 2013 di Aula KPPN, yang diikuti kurang lebih 500 peserta (Bendahara Pengeluaran dan Operator SAKPA) dari 255 Satker lingkup kerja KPPN Medan II.
Di awal acara, Kepala KPPN Medan II Susanto memberikan apresiasi dan penghargaan kepada seluruh perwakilan satker atas kerja keras dan maksimal sehingga berkontribusi atas pencapaian target kinerja yang diamanatkan kepada KPPN Medan II. Capaian kinerja penyerapan dana APBN adalah 91,57% dari target tahun 2013 sebesar 90%. Pada tahun 2014, diharapkan pelaksanaan kinerja penyerapan anggaran bukan hanya dipertahankan tetapi harus ditingkatkan. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis terkait dengan Perencanaan Kas Generasi Kedua (Renkas G2) disampaikan oleh tim gabungan Seksi Pencairan Dana dan MSKI. Renkas G2 atau Aplikasi Perencanaan Satker (APS) lebih sederhana dan menitikberatkan kepada akurasi perencanaan kas harian.
Hal yang membedakan dengan Renkas G1 yang terdahulu (AFS), adalah penyampaian APS dan update-nya hanya didiwajibkan kepada Satker yang memiliki transaksi besar, dan diklasifikasikan berdasar besaran transaksi dan tipe KPPN.Untuk sesi Bimtek Aplikasi SAKPA 2014, dijelaskan mengenai perkembangan aplikasi sampai dengan terkini dan format baru Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) berikut batas waktu penyampaiannya ke KPPN. Hal lain yang disampaikan adalah PER-3/PB/2014 tentang Juknis penatausahaan, pembukuan dan pertanggungjawaban bendahara pada satker pengelola APBN serta verifikasi LPJ Bendahara.
Sebagai bentuk layanan yang optimal, pada kesempatan ini KPPN Medan II memberikan penghargaan kepada sepuluh satker yang memiliki kinerja terbaik pada tahun anggaran 2013. Peringkat pertama adalah Satker Bandar Udara
Fatmawati Bengkulu dengan pagu DIPA sebesar Rp.263.964.841.000,-. Selain surat penghargaan, kepada sepuluh satker tersebut diberikan Kartu.
K. Jaringan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Medan II
Jaringan pada KPPN Medan II memiliki 2 (dua) jenis jaringan yaitu jaringan pusat dan jaringan tersendiri. Jaringan pusat merupakan jaringan yang terhubung langsung dengan kantor pusat yang berada di wilayah Jakarta, dan pengguna jaringan tersebut hanya dapat digunakan oleh pegawai KPPN Medan II. Jaringan tersendiri merupakan jaringan yang dibuat oleh KPPN Medan II dengan menggunakan ISP untuk terhubung jaringan internet yang bertujuan untuk penggunaan keseharian baik pegawai KPPN Medan II atau orang lain yang berada pada kantor tersebut. Jenis jaringan yang dibuat oleh KPPN Medan II adalah MAN (Metropolitan Area Network)
L. Inovasi
Upaya inovasi muncul sebagai suatu jawaban atas tuntutan pemenuhan kebutuhan internal organisasi dan peningkatan pelayanan kepada mitra kerja KPPN. Untuk mengakomodir kedua tuntutan tersebut, KPPN Medan II melakukan 2 (dua) program inovasi, yaitu:
L.1 PROGRAM PLUS (Pengembangan Layanan Untuk Satker)
Merupakan program inovasi pelayanan yang diharapkan dapat memberi efek kepada pihak eksternal seperti satker mitra kerja KPPN.
L.1.1 Pemilihan Sumatera
Sumatera adalah singkatan dari satker utama mitra kerja.Status Sumatera diberikan kepada satker yang memiliki prestasi dalam pencapaian tingkat realisasi anggaran, keakuratan perencanaan kas, ketertiban rekonsiliasi dan penyampaian LPJ bendahara pengeluaran selama periode tertentu. Dengan status sumatera maka satker akan memperoleh kartu sumatera dan mendapatkan akses layanan tanpa antrian dalam pengajuan SPM, rekonsiliasi, dan konsultasi dengan customer service.
L.1.2 SMS Center (0853-60-200-123)
SMS Center adalah layanan aplikasi berbasis SMS yang digunakan KPPN untuk menyampaikan update pemberitahuan/ informasi secara langsung kepada satker mengenai surat KPPN, undangan kegiatan, perubahan peraturan, aplikasi, dll. SMS center ini juga dapat digunakan oleh satker untuk mengetahui informasi mengenai status proses SPM, jumlah pagu dan realisasi belanja satker, serta penyampaian saran/ kritik/ masukan/ pertanyaan kepada KPPN. Dengan bantuan database satker yang ada di KPPN, aplikasi ini dapat digunakan untuk mengirimkan pesan ke banyak penerima dalam sekali pengiriman sehingga mempermudah proses penyampaian informasi kepada seluruh satker KPPN.
L.1.3 Hot Line Service (061-455-3421)
Hot line service adalah layanan sambungan telepon yang dapat digunakan satker untuk brkomunikasi dengan pihak KPPN terutama petugas help desk KPPN yang aka melayani konsulltasi, konfirmasi, atau kebutuhan informasi satker lainnya.
L.1.4 Antrian System Barcode
Antrian system barcode adalah sistem aplikasi yang digunakan satker yang hendak mendapat layanan di KPPN untuk mendapatkan penomoran antrian dengan cara menembak bar code yang terdapat pada KIPS menggunakan laser. Untuk mempermudah satker, aplikasi ini menggunakan komputer touch screen. Kelebihan penggunaan aplikasi ini diantaranya adalah dapat mencetak nomor antrian sekaligus checklist yang berisi detail jumlah dan jenis dokumen yang dibawa satker serta kelengkapannya, dengan checklist inilah petugas KPPN mulai memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa satker. Checklist ini juga dapat difungsikan sebagai bukti pengembalian apabila ada kesalahan/ kekurangan pada berkas yang dibawa satker.
Selain itu, aplikasi ini juga membantu petugas KPPN untuk memonitorjumlah antrian dan dokumen yang dibawa satker yang akan dilayani. Selanjunyadengan data bar code pada aplikasi, maka petugas FO KPPN dapat mengetahuiidentitas petugas satker, sehingga dapat memberikan sentuhan keramahan saatmemanggil satker yang akan dilayani.
L.1.5 Aplikasi Web Vera
Aplikasi berbasis web digunakan dalam rangka melaksanakan proses penerbitan BAR dan LPJ Bendahara. Dengan aplikasi ini mempermudah proses perekaman, pencetakan , dan penyelesaian BAR serta monitoring penyempaian LPJ di seksi vera. Dengan aplikasi ini pelayanan rekonsiliasi dan LPJ di seksi vera berjalan dengan lebih baik.
L.1.6 Treasuri
Treasuri adalah singkatan dari training dan edukasi untuk satker kami.Denganmemanfaatkan fasilitas Mini TLC yang dimiliki, KPPN Medan II memberikan pelatihan dan pembelajaran mengenai aplikasi maupun pengetahuan teknis perbendaharaan untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan para satker mitra kerjanya.Sehingga peningkatan kompetensi dan kemampuan diharapkan dapat member pengaruh positif dalam perbaikan pengelolaan anggaran di KPPN maupun satker secara keseluruhan.
L.1.7 Handbook Satker
Handbook Satker adalah buku saku yang berisi kumpulan pengetahuan di bidang perbendaharaan, pemecahan masalah teknis yang sering dihadapi satker, kumpulan ketentuan teknis perbendaharaan, dll.
L.1.8 Website Resmi
KPPN medan II telah membuat web dengan alamat
www.kppnmedan2.netdan dapat diakses oleh semua satker mitra kerja yang memerlukan untukmendapatkan atau mengunduh informasi terkait bidang perbendaharaan sepertiaplikasi, peraturan, serta monitoring proses dokumen di KPPN.
L.2 PROGRAM BANG APIK (Pengembangan Aplikasi Internal KPPN)
Program Bang Apik (Pengembangan Aplikasi Internal Kppn) merupakanprogram inovasi dalam bidang administrasi perkantoran melalui pemanfaatanteknologi informasi yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas internal KPPN.
L.2.1 e-Arsip
e-Arsip adalah kegiatan pengelolaan arsip secara digital dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis komputer. Arsip yang dikelola oleh KPPN seperti SP2D beserta lampirannya, LPJ Bendum, dan LKPP akan ditata secara sistematis di dalam gudang arsip dan dicatat letaknya dalam aplikasi e-Arsip. Tujuan dari penggunaan aplikasi ini adalah untuk mempermudah proses pencarian/penelusuran dokumen arsip ketika dibutuhkan.
L.2.2 Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat surat keluar dan masuk KPPN. Dengan aplikasi ini, penomoran agenda surat masuk dan penomoran surat keluar tidak lagi dilakukan secara manual melainkan sudah dilakukan secara otomatis. Disamping itu, aplikasi persuratan juga berfungsi untuk melakukan monitoring volume surat masuk dan keluar KPPN serta penyelesaian tugas unit kerja KPPN seperti laporan, rekonsiliasi, pengembalian SPM, dll.
L.2.3 Usulan Perubahan Lay Out KPPN
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan operasional dan pelayanan yang dilaksanakan oleh pihak KPPN, di tahun 2012 telah dilakukan upaya pengusulan perubahan lay out ruangan KPPN kepada pihak GKN. Penyempurnaan lay out dengan standar kantor pelayanan tentunya akan meningkatkan kinerja KPPN.
M. PRESTASI
Juara Harapan Ketiga KPPN Percontohan berdasarkan Keputusan DirjenPerbendaharaan Nomor 179/PB/2007 tentang Penetapan Pemenang Penilaian KPPN Percontohan di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Tahun 2007.
