RANCANG BANGUN APLIKASI ARSIP AKTA KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA PONTIANAK

(1)

10

RANCANG BANGUN APLIKASI ARSIP AKTA KEPENDUDUKAN

BERBASIS WEB PADA DINAS KEPENDUDUKAN

DAN CATATAN SIPIL KOTA PONTIANAK

Eri Bayu Pratama1)_{, Ardi Setia Nugraha}2)_{, Ade Hendini}3)

123)_{Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Kota Pontianak}

Jl. Abdurrahman Saleh No.18 A, Pontianak Tenggara

E-mail: eri.ebp@bsi.ac.id, ardisetia1212@gmail.com, ade.aee@bsi.ac.id ABSTRACT

The information technology accelerates so fast. The computer is a device that was created to facilitate human work and help achieving good progress in the manufacture of hardware and software. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak does need an existence of an information system that supports and provides satisfactory service for society. For that reason the writer tries to make the final task about The Web-Based Application of Population’s Archives Management in Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak, which until now has not been computerized. At this time Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota

Pontianak is a service in charge of serving the community in terms of stewardship of letters that

are private or state documents. The existing system in Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Kota Pontianak is still done manually, starting from keeping, arranging and searching the

archives, it is possible for the workers to search archives using the numbers in every storage rack and it will spend a lot of time and energy especially when the archives are needed quickly. The Web-Based Application of Population’s Archives Management is the best solution to solve these kind of problems - the problems that exist in this company will be solved by using a computerized system, this company will also gain an effective and efficient activities. By any means this computerized system will help the run of this company in the future. The computerized system is better than the manual system to run more effectively and efficiently and now managing population’s archives will be more conducive than ever before.

Keywords - Web-Based Application, Archives Management System

ABSTRAK

Teknologi informasi melaju dengan cepatnya. Adapun computer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan hardware maupun software. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak membutukan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi masyarakat. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas Akhir mengenai sistem pengelolaan arsip akta kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Pada saat ini Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak merupakan dinas yang bertugas melayani masyarakat dalam hal kepengurusan surat – menyurat yang bersifat pribadi maupun yang bersifat dokumen negara. Sistem yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak ini masih dilakukan secara manual, mulai dari penyimpanan, penyusunan sampai pencarian berkas akta kependudukan, sehingga memungkinkan pada saat proses pencarian data dengan menggunakan susunan nomor di setiap rak penyimpanan sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga tepatnya ketika data sangat dibutuhkan dengan cepat.

(2)

11

Aplikasi pengelolaan arsip akta kependudukan berbasis web ini merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan - permasalahan yang ada pada perusahaan ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada perusahaan ini. Sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem pengarsipan yang sekarang akan lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu.

Kata Kunci - Aplikasi Berbasis Web, Sistem Pengelolaan Arsip

1. PENDAHULUAN

Berkas atau dokumen yang cukup banyak pada sebuah instansi pemerintahan haruslah disimpan, ditata dan dikelola secara sistematis agar dapat mempermudah dalam proses pencarian berkas, maka dari

itu diperlukan pengarsipan data.

Pengarsipan data sendiri merupakan pusat informasi dan sumber sejarah yang telah

disusun secara sistematis untuk

memberikan pelayanan informasi yang

akurat dalam memecahkan masalah

administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.

Dinas Kependudukan dan Catatan

Sipil merupakan unsur pelaksana

Pemerintah Daerah di bidang

Kependudukan dan Catatan Sipil yang

dipimpin oleh Kepala Dinas dan

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Adapun tugas pokok dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah

melaksanakan urusan rumah tangga

Pemerintah Daerah dan tugas pembantuan di bidang Kependudukan dan Catatan sipil. Sistem Pengarsipan akta kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak masih menggunakan

cara yang manual karena hanya

dimasukkan ke dalam berkas-berkas atau map dan kemudian disimpan ke dalam rak penyimpanan, dan untuk proses pencarian data itu sendiri juga masih menggunakan cara yang masih manual yaitu dengan menggunakan susunan nomor di setiap rak penyimpanan sehingga akan menghabiskan

banyak waktu dan tenaga tepatnya ketika data sangat dibutuhkan dengan cepat. 2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1. Waterfall

Pada model rancang bangun

aplikasi ini menggunakan model waterfall.

Metode waterfall merupakan model

pengembangan sistem informasi yang sistematik dan sekuensial [1]. Adapun

beberapa tahapan yang digunakan,

diantaranya [2]:

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak. Proses untuk melakukan pengumpulan kebutuhan yang dilakukan secara

intensif untuk menspesifikasikan

kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami seperti apa yang dibutuhkan

user dan memerlukan dokumentasi.

2. Desain. Proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program

termasuk struktur data arsitektur

perangkat lunak representasi antar muka dan prosedur pengkodean. Pada tahap ini mentranslasi kebutuhan dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan dan tahap ini juga memerlukan dokumentasi.

3. Pembuatan kode program. Proses ini harus ditranslasikan ke dalam program

perangkat lunak hasilnya adalah

program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian. Proses ini fokus pada perangkat lunak dari segi lojik, fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini

(3)

12

dilakukan untuk meminimalisir

kesalahan.

2.2. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data diantaranya:

1. Observasi

Melakukan penelitian secara langsung

pada tempat dan bagian yang

bersangkutan. 2. Interview

Melakukan kegiatan tanya jawab atau wawancara kepada responden yang terkait pada bagian yang bersangkutan. 3. Studi Pustaka

Mengambil kutipan pada beberapa buku untuk mendapatkan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisa Kebutuhan

Aplikasi arsip berbasis website ini memiliki dua kebutuhan sistem yaitu, kebutuhan fungsional dan kebutuhan non

fungsional. Kebutuhan fungsional

merupakan kebutuhan yang berisi proses – proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sedangkan kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan diluar kebutuhan fungsional sistem yang meliputi

kebutuhan hardware, software dan

brainware.

1. Kebutuhan Fungsional

Di dalam kebutuhan fungsional ini penulis akan menjelaskan proses – proses yang akan dilakukan oleh sistem [3]. Sistem ini dapat digunakan oleh admin sebagai kepala bidang bagian

akta kependudukan dan pegawai

sebagai user. Adapun kebutuhan

fungsional yang ada di dalam fitur atau pun fungsi yang terdapat pada program aplikasi berbasis web ini, di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Login

Dalam fitur login sistem dapat menerima input dapat berupa

Username dan Password dimana

data tersebut akan di proses oleh sistem, kemudian di proses ke dalam database. Jika Username dan

Password bernilai benar maka

sistem akan menerima akses login dan akan di alihkan ke halaman utama, jika tidak maka sistem akan

menolak akses user dan

menampilkan pesan gagal login

user.

b. Halaman Utama

Sistem akan menampilkan data perusahaan berupa sejarah, visi dan misi perusahaan.

c. User

Sistem akan menyediakan form tambah user yang bisa di input oleh admin seperti Tambah User yang di dalamnya terdapat kolom input

Nama, Username, Password,

Alamat, Foto Profile dan level. Jika data yang di input sudah sesuai maka sistem akan menerima akses data user. Jika ada salah satu kolom yang tidak di isi maka sistem akan menampilkan pesan “Data Yang Anda input Tidak Lengkap”. d. Pegawai

Sistem akan menyediakan form tambah data pegawai yang bisa di

input oleh admin seperti Tambah

Pegawai yang di dalamnya terdapat kolom input NIP, Nama, Gender, Alamat dan Telepon. Jika data yang di input sudah sesuai maka sistem akan menerima akses data. Jika ada salah satu kolom yang tidak di isi maka sistem akan menampilkan pesan “Data Yang Anda input Tidak Lengkap”.

e. Akta Masuk

Sistem akan menyediakan form Akta Masuk yang bisa di input oleh admin seperti Tambah Akta Masuk yang di dalamnya terdapat kolom

(4)

13

input No Akta, Uraian, Keterangan

dan Tanggal. Jika data yang di input sudah sesuai maka sistem akan menerima akses data. Jika ada salah satu kolom yang tidak di isi maka sistem akan menampilkan pesan “Data Yang Anda input Tidak Lengkap”.

f. Akta Keluar

Sistem akan menyediakan form Akta Keluar yang bisa di input oleh admin seperti Tambah Akta Keluar yang di dalamnya terdapat kolom

input No Akta, Uraian, Tujuan,

Keterangan dan Tanggal. Jika data yang di input sudah sesuai maka sistem akan menerima akses data. Jika ada salah satu kolom yang tidak

di isi maka sistem akan

menampilkan pesan “Data Yang Anda input Tidak Lengkap”. 2. Kebutuhan Non-Fungsional

Kebutuhan non-fungsional dalam

aplikasi pengelolaan akta

kependudukan ini meliputi kebutuhan

hardware, kebutuhan software dan

kebutuhan brainware [4]. Adapun kebutuhan non fungsional adalah sebagai berikut :

a. Kebutuhan Perangkat Keras

(Hardware)

- CPU (Central Processing Unit) • Processor : 1,3 Ghz

• Memory : 1 GB • Harddisk : 320 GB

- Monitor: Resolution 1366 x 768 HD LCD

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

(Software)

- Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

- WebServer : WAMPP Server - Apache : Versi 2.2.11

- MySQL : Versi 5.1.36 - PHP : Versi 5.3.0

c. Kebutuhan Perangkat Manusia

(Brainware)

Rancangan aplikasi berbasis web ini ada dua level pengguna yaitu admin dan pegawai yang mana masing –

masing memiliki hak akses

pengguna yang berbeda – beda. Berikut penjelasannya:

- Admin

Adapun seorang admin yang

menggunakan aplikasi

pengelolaan akta kependudukan berbasis web ini, admin dapat

melakukan berbagai proses

input data user, data pegawai,

data akta masuk dan data akta keluar. Seorang admin harus memahami setiap fungsi menu yang ada di fitur aplikasi berbasis web ini.

Tabel 3.1 Hak Akses Admin

Level

Pengguna

Hak Akses

Admin - Login

- Mengelola data user - Mengelola data pegawai - Mengelola data akta masuk - Mengelola data akta keluar - Melihat data user

- Melihat data pegawai - Melihat data akta masuk - Melihat data akta keluar - Mencari data user - Mencari data pegawai - Mencari data akta masuk - Mencari data akta keluar

Sumber : Penelitian (2017) - Pegawai Akta

(5)

14

Pegawai yang menggunakan

aplikasi pengelolaan akta

kependudukan berbasis web ini

hanya dapat melihat data

pegawai, data akta masuk, data akta keluar, pegawai juga dapat mengambil data pegawai, data akta masuk dan data akta keluar. Serta pegawai dapat melakukan pencarian data pada data akta masuk dan data akta keluar.

Tabel 3.2

Hak Akses Pegawai Akta

Level Pengguna Hak Akses Pegawai Akta - Login

- Melihat data pegawai - Melihat data akta masuk - Melihat data akta keluar - Mencari data pegawai - Mencari data akta masuk - Mencari data akta keluar - Mengambil data pegawai - Mengambil data akta masuk - Mengambil data akta keluar

Sumber : Penelitian (2017) 3.2. Rancangan Database

Langkah awal yang harus dilakukan ketika akan merancang suatu Database adalah dengan melakukan pengumpulan kebutuhan informasi yang dibutuhkan [5]. Dalam perancangan database ini akan menghasilkan pemetaan tabel – tabel yang

digambarkan berdasarkan Entity

Relationship Diagram (ERD) dan Logical Relational Structure (LRS), diantaranya:

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD)

suatu model yang menjelaskan

kumpulan data – data pada basis data [6]. Berfungsi untuk mempermudah menganalisis pada suatu basis data atau sistem dengan cara tepat dan mudah menjelaskan data berdasarkan objek dasar data yang mempunyai hubungan yang dihubungkan oleh suatu relasi [7].

Sumber : Penelitian (2017) Gambar 3.1 Rancangan ERD 2. Logical Record Structure (LRS)

Logical Record Structure (LRS)

digunakan sebagai representasi dari struktur record pada tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas [8]. Dibentuk dengan tipe nomor dan tipe record dan memiliki fungsi untuk mempermudah dalam perancangan basis data [9].

(6)

15

Gambar 3.2 Rancangan LRS 3.2. Rancangan Antar Muka

Adapun tahapan rancangan antar muka yang ada pada aplikasi berbasis web ini adalah sebagai berikut :

1. Rancangan Antar Muka Form Akta Masuk

Sumber : Penelitian (2017) Gambar 3.3

Rancangan Antar Muka Form Akta Masuk

2. Rancangan Antar Muka Form Akta Keluar

Rancangan Antar Muka Form Akta Keluar

3. Rancangan Antar Muka Data Akta Masuk

Rancangan Antar Muka Data Akta Masuk

4. Rancangan Antar Muka Data Akta Keluar

Rancangan Antar Muka Data Akta Keluar

3.3. Implementasi Rancangan Antar Muka

Berikut ini implementasi rancangan antar muka pada rancang bangun aplikasi pengelolaan akta kependudukan berbasis

web pada Dinas Kependudukan dan

(7)

16

1. Implementasi Antar Muka Form Akta Masuk

Implementasi Antar Muka Form Akta Masuk

Pada halaman akta masuk, admin dapat menginputkan data akta masuk berupa no akta, uraian, keterangan dan tanggal. Setelah data yang dimasukkan telah sesuai, admin dapat menekan tombol submit untuk menyimpan, apabila admin melakukan kesalahan dapat menekan tombol reset untuk memasukkan ulang data.

2. Implementasi Antar Muka Form Akta Keluar

Implementasi Antar Muka Form Akta Keluar

Pada halaman tambah akta keluar, admin dapat menginputkan data akta keluar berupa no akta, uraian, tujuan, keterangan dan tanggal. Setelah data yang dimasukkan telah sesuai, admin dapat menekan tombol

submit untuk menyimpan, apabila admin

melakukan kesalahan dapat menekan tombol reset untuk memasukkan ulang data.

3. Implementasi Antar Muka Data Akta Masuk

Implementasi Antar Muka Data Akta Masuk

Pada halaman akta masuk, admin dapat melihat data akta masuk yang telah di input

berupa nomor akta masuk, uraian,

keterangan dan tanggal. Admin juga dapat mengekspor data akta masuk dalam bentuk Ms. Excel, melihat data secara rinci dengan menekan simbol view, mengedit data

dengan menekan simbol edit dan

menghapus dengan menekan simbol hapus. 4. Implementasi Antar Muka Data Akta

Keluar

Sumber : Penelitan (2017) Gambar 3.10

Implementasi Antar Muka Data Akta Keluar

Pada halaman akta keluar, admin dapat melihat data akta keluar yang telah di input berupa nomor akta keluar, uraian, tujuan, keterangan dan tanggal. Admin juga dapat mengekspor data akta keluar dalam bentuk Ms. Excel, melihat data secara rinci dengan menekan simbol view, mengedit data

dengan menekan simbol edit dan

(8)

17

4. KESIMPULAN

Berdasarkan pada tahap – tahap penelitian yang dilakukan terhadap aplikasi pengelolaan arsip akta kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak, maka dari itu dapat diambil kesimpulan diantaranya :

1. Aplikasi ini dibangun dan di rancang menggunakan model waterfall dengan beberapa tahapan diantaranya analisis, desain, pengkodean program, dan Pengujian program.

2. Rancang bangun aplikasi ini dibuat dan

disesuaikan berdasarkan analisa

kebutuhan fungsional dan non

fungsional sehingga sesuai dengan kebutuhan user serta stakeholder.

3. Rancang bangun arsip akta

kependudukan berbasis web ini

memberikan solusi untuk

mempermudah dalam memberikan

informasi kepada pegawai yang

membutuhkan data dengan proses pencarian yang lebih efisien serta akurat.

5. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas,

adapun saran untuk pengembangan

rancangan aplikasi ini, yang dimana

aplikasi pengelolaan arsip akta

kependudukan berbasis web ini dapat dikembangkan dengan penambahan fitur

upload file berformat pdf maupun fitur

berupa pengelolaan surat lainnya sehingga tidak fokus hanya untuk mengelola akta kependudukan melainkan dapat mengelola semua surat – surat yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pontianak.

DAFTAR PUSTAKA

[1] G. W. Sasmito, “Penerapan Metode

Waterfall Pada Desain Sistem

Informasi Geografis Industri

Kabupaten Tegal,” J. Inform.

Pengemb. IT, vol. 2, no. 1, pp. 6–12,

2017.

[2] Y. Firmansyah and Udi, “Penerapan

Metode SDLC Waterfall Dalam

Pembuatan Sistem Informasi

Akademik Berbasis Web Studi Kasus Pondok Pesantren Al-Habi Sholeh Kabupaten Kubu Raya , Kalimantan Barat,” J. Teknol.

Manaj. Inform., vol. 4, no. 1, pp.

185–191, 2018.

[3] A. Arif and J. Devitra, “ANALISIS

DAN PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN KOMPUTER PADA LKP TRI ARGA KECAMATAN

SEKERNAN KABUPATEN

MUARO JAMBI,” J. Manaj. Sist.

Inf., vol. 2, no. 3, pp. 675–694, 2017.

[4] R. Muhidin, N. F. Kharie, and M.

Kubais, “ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI PADA SMA NEGERI

18 HALMAHERA SELATAN

SEBAGAI MEDIA PROMOSI

BERBASIS WEB,” IJIS-Indonesia

J. Inf. Syst., vol. 2, no. September,

pp. 56–68, 2017.

[5] I. Mardiono, R. Fil’aini, and F. S. Didin, “Perancangan Sistem Basis Data Offline Dokumen Akreditasi Program Studi,” Opsi, vol. 12, no. 2, p. 101, 2019.

[6] M. Septiani, N. Afni, and R. L. Andharsaputri, “Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Alat Berat,”

JUSIM (Jurnal Sist. Inf. Musirawas),

vol. 4, no. 02, pp. 127–135, 2019.

[7] T. A. Cahyanto, “Penerapan

Teknologi Web Service Pada Sistem

Informasi Data Rekam Medis

Rumah Sakit Xyz,” Query J. Sist.

Inf., vol. 2, no. 1, pp. 25–32, 2018.

[8] R. Amir and B. O. Lubis,

“Perancangan Program Pengelolaan Data Keuangan Pasien,” J. Kaji.

Ilmu dan Teknol., vol. 7, no. 1, pp.

66–77, 2018.

[9] A. Riyandi, “Sistem Informasi

Ketersediaan Ruangan Rumah Sakit

(9)

18

Kesehatan,” Paradig. - J. Komput.

dan Inform., vol. 21, no. 1, pp. 85–