Vivin Apriyanti Mail Merge pada Ms.Word

(1)

FUNGSI MAIL MERGE PADA MS. WORD

Vivin Apriyanti

vivin@raharja.info

Abstrak

Banyak yang tidak tahu dalam Ms. Word terdapat fungsi Mail Merge sehingga masih

banyak yang dalam pengerjaan kerjaanya belum efektif dan efisien. Contoh saat

membuat surat edaran, surat pesanan, atau surat undangan maupun pencetakan sertifikat

yang mana isi surat sama namun dengan tujuan yang berbeda dan mereka masih

melakukan system copy paste isi dan mengetik tujuan yang berbeda secara manual.

Namun hal tersebut dapat dihindari dengan menggunakan fungsi Mail Merge yang telah

disediakan oleh Ms. Office. Mail Merge merupakan fungsi dari Microsoft Word yang

mana dapat membantu mempercepat pekerjaan salah satunya surat menyurat yang

memiliki isi surat yang sama namun dengan nomor surat dan tujuan surat yang

berbeda-beda. Hal ini tentunya sangat membantu agar pekerjaan lebih efektif dan efisien.

Dengan adanya fungsi Mail Merge, dapat menghemat waktu pengerjaan dan kita dapat

memanfaatkan sisa waktu untuk mengerjakan kerjaan yang lainnya. Hal ini tentunya

dapat meningkatkan kualitas kerja yang cepat, efektif dan efisien.

(2)

Lisensi Dokumen:

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Pendahuluan

Dalam artikel ini, penulis bermaksud ingin mencontohkan bagaimana menggunakan

fungsi mail merge pada Ms. Word 2007 dalam pembuatan surat yang sama dengan

tujuan yang berbeda. Diharapkan dengan adanya artikel ini, teman-teman yang

membanca dapat mengetahui fungsi ini dan dapat menerapkan fungsi ini dalam

menyelesaikan pekerjaan yang dapat dikerjakan dengan Mail Merge agar dapat lebih

cepat selesai. Sekilas mengenai Mail Merge, merupakan salah satu fungsi yang

disediakan oleh Ms. Word dalam memudahkan kita sebagai user dalam mengerjakan

pekerjaan yang berkaitan dengan mailing, sehingga kita tidak perlu mengerjakan hal

yang sama berkali-kali yang tentunya kurang efektif jika dilaksanakan untuk membuat

dokumen yang banyak seperti Sertifikat atau surat undangan.

Pembahasan

Pemahaman mengenai Mail Merge telah dijelaskan diatas, lalu kita lanjut saja ke

bagaimana cara menggunakan mail merge dalam pembuatan surat. Kali ini penulis akan

membuat surat yang berjudul Inquiry Letter kepada 2 supplier yang berbeda.

Sebelum kita menggunakan fungsi mail mergenya lebih baik teman-teman buat isi

suratnya dulu, namun tanpa nomor surat dan tujuan kemana surat tersebut dikirim

(3)

Setelah membuat suratnya, mari kita coba bagaimana cara menggunakan fungsi Mail

(4)

Lisensi Dokumen:

Pertama kita klik

menu Mailings,

lalu pilih letters

sesuai dengan apa

yang ingin

dikerjakan.

(5)

Lalu akan tampil seperti gambar dibawah ini, dimana ada box yang didalamnya address

list yang secara

otomatis akan

tersedia.

Jika tabel tersebut tidak sesuai dengan yang kita butuhkan kita dapat menghapusnya

(6)

Lisensi Dokumen:

Setelah semuanya dihapus, penulis ingin menambahkan field dengan nama Ref. To,

Address, dan City. Caranya dengan klik Add lalu akan muncul box bernama Add Field

disana kita bisa memberikan nama yang diinginkan seperti dibawah ini:

Lakukan cara yang sama untuk menambahkan field apa saja yang ingin ditambahkan.

(7)

Setelah Ok lalu Box New Address List akan langsung berubah fieldnya sesuai dengan

yang telah kita ubah sebelumnya. Disana kita tulis Ref dan kepada siapa surat itu akan

dikirim. Jika ingin menambahkan data entry nya bisa di klik New Entry dan langsung

muncul baris baru. Lalu setelah selesai klik OK dan simpan datanya sesuai dengan

(8)

Lisensi Dokumen:

Setelah disimpan, lalu kita tambahkan nomor suratnya dengan cara:

Pilih Insert Merge Field, lalu muncul box seperti dibawah lalu kita bisa milih Ref untuk

(9)

Jika teman-teman ingin mengedit data mail merge yang telah dikerjakan, teman-teman

bisa lakukan dengan cara pilih Edit Recipient List, lalu klik Nama file pada Data Source

(10)

Lisensi Dokumen:

Selanjutnya teman-teman bisa lakukan cara delete atau add field seperti yang telah

dijelaskan diatas. Lalu teman-teman tambahkan data yang diperlukan jika ada. Kalau

dalam artikel ini, penulis melakukan add field Adress dan City seperti gambar dibawah

(11)

Setelah dirasa cukup untuk data mail mergenya, teman-teman bisa masukkan data mail

merge tersebut kedalam surat yang telah dibuat. Caranya dengan Klik Insert Merge

(12)

Lisensi Dokumen:

Untuk melihat apakah mail merge nya sesuai dapat dilihat dengan cara klik Preview

Result. Dan hasilnya akan seperti dibawah ini:

Untuk melihat apakah mail merge bekerja dengan baik untuk record yang kedua dan

selanjutnya (jika ada) dapat diklik Next Record, maka Ref, nama toko, alamat toko dan

(13)

Gambar diatas membuktikan bahwa hanya terdapat 1 page namun ada 2 record mail

merge yang isinya berbeda.

Sekian dulu pembahasan mengenai mail merge pada Ms. Word ini. Semoga artikel ini

(14)

Lisensi Dokumen:

Penutup

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Fungsi Mail Merge dapat berguna

untuk mempermudah dan mempercepat pengerjaan pekerjaan yang berkaitan dengan

satu dokumen yang sama isinya namun berbeda tujuannya. Contoh:

 Sertifikat

 Surat Undangan

 Surat Permintaan Penawaran

Contoh diatas tentunya dapat selesai dengan lebih cepat dengan menggunakan fungsi

Mail Merge dibandingkan dengan mengetik manual dengan copy paste isi yang sama

dalam page yang berbeda. Hal tersebut tentunya akan lebih memakan waktu dan

membutuhkan storage yang lebih dibandingkan dengan menggunakan fungsi Mail

Merge.

Referensi

“Pengalaman Sendiri”.

Biografi

Vivin Apriyanti