LP3M UPN "Veteran" Yogyakarta

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

VERIFIKASI INSTRUMEN AUDIT DAN MONITORING

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA

LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)

(2)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA LP3M

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283) e-mail: [email protected]

Nomor SOP UPN/LP3M/Pusat_PMI/---Tanggal

Pembuatan

03-02-2014

Tanggal Revisi 28 Juli 2017 Tanggal Efektif ...

Disahkan Oleh Rektor

Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc NIP. 195612191984112001

Nama SOP Verifikasi Instrumen Audit dan Monitoring

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional; 3. Permenristekdikti RI No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

4. Permenristekdikti RI No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi

5. Permenristekdikti RI No. 61 Tahun 2016 tentang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

6. Permenristekdikti RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

7. ISO 9001 Revisi 2015, klausul 7.5

8. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi Indonesia:”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun

1. Koordinator Tim Verifikator

Pendidikan: Minimum S2, Lektor (semua keilmuan) Ketrampilan:

 Mampu mengkoordinasi pelaksanaan proses verifikasi.  Mampu menyusun perencanaan verifikasi

 Mampu menganalisa data dan mengidentifikasi peluang perbaikan instrumen.

 Mampu menjalankan aplikasi pengolahan data/software.  Mampu menyiapkan instrumen yang sesuai dengan tujuan

kegiatan audit.

 Mampu membuat laporan hasil verifikasi. Pengalaman:

(3)

2010;

9. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,VI,VII) Tahun 2011

Pelatihan: Eksternal (minimal) Dikti, yaitu:  SPMI

 Auditor Mutu  BAN PT

 Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi  Persyaratan ISO 9001:2008

Sikap:

 Kepemimpinan minimum level 2  Kepercayaan diri minimum level 2  Komunikasi/persuasi minimum level 2  Kerjasama minimum level 2

2. Tim Verifikator

Pendidikan: Minimum S2, Lektor (semua keilmuan) Ketrampilan:

 Mampu melaksanaan proses verifikasi.  Mampu menyusun perencanaan verifikasi

 Mampu menganalisa data dan mengidentifikasi peluang perbaikan instrumen.

 Mampu menjalankan aplikasi pengolahan data/software.  Mampu menyiapkan instrumen yang sesuai dengan tujuan

kegiatan audit.

 Mampu membuat laporan verifikasi. Pengalaman:

 Pegawai tetap minimum 5 tahun.

 Berfungsi sebagai anggota penjaminan unit minimum 2 tahun.

Pelatihan: Eksternal (minimal) Dikti, yaitu:  Auditor Mutu

 BAN PT

 Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Sikap:

(4)

 Kerjasama minimum level 2

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :

Instrumen audit dan Monitoring yang masih berlaku Peraturan/ Kebijakan

Instrumen audit dan pemantauan Surat Tugas Tim Verifikasi dari Rektor

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Verifikasi instrumen audit dan Monitoring LP3M dilaksanakan setahun sekali.

2. Pengujian instrumen audit dan Monitoring LP3M dimaksudkan untuk memastikan instrumen audit dan Monitoring LP3M mampu mengukur yang seharusnya diukur.

3. Verifikasi audit instrumen dan monitoring dilakukan oleh Tim Verifikator yang telah ditunjuk oleh Rektor

1. Surat Tugas Tim Verifikasi dari Rektor 2. Daftar Hadir

(5)

PROSEDUR VERIFIKASI INSTRUMEN AUDIT DAN MONITORING

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket

Kelengkapan Waktu Output A. Perencanaan/ Persiapan

1. Mengusulkan Tim _{Verifikasi Instrumen}

Daftar nama Tim Verifikasi

Mengajukan draft SK Tim Verifikasi Instrumen ke Rektor untuk disahkan

Draft SK Draf SK

3. Pengesahan SK Tim _{Verifikasi Instrumen} Draf SK SK

4.

Menerima SK Tim Verifikasi Instrumen yang telah disahkan oleh Rektor

SK Tim Verifikasi Instrumen

SK Tim Verifikasi Instrumen 5. Menyusun perencanaan

verifikasi instrumen

Tim verifikasi, draft Jadwal

(6)

meliputi waktu/jadwal, penugasan, dan instrumen yang akan diverifikasi.

verifikasi, dan instrumen yang akan diverifikasi, harus sudah tersedia

7 hari

instrumen audit dan monitoring yang akan diverifikasi

6.

Mengesahkan jadwal verifikasi dan instrumen audit dan monitoring yang akan diverifikasi

Draft Jadwal verifikasi, instrumen audit, penugasan tim auditor

1 hari

Jadwal verifikasi, instrumen audit, penugasan tim auditor

7.

Mengirimkan jadwal verifikasi, instrumen audit dan momonitoring yang akan diverifikasi serta surat tugas kepada tim verifikator

Jadwal verifikasi, instrumen audit, surat tugas tim verifikator sampai tujuan

2 hari

Balasan Email atau Buku Ekspedisi

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket

Kelengkapan Waktu Output B. Pelaksanaan Verifikasi

8.

Menerima instrumen audit dan momonitoring yang akan diverifikasi, jadwal serta surat tugas kepada tim verifikator

2 hari instrumen

9.

Identifikasi perubahan

peraturan dan kebijakan Peraturan/ _Kebijakan 7 hari instrumen

10. Kajian instrumen yang ada instrumen 7 hari Hasil kajian

11. Bahasan perubahan _instrumen instrumen 7 hari instrumen

12. Usulan perubahan

pokok-pokok dalam instrumen instrumen 7 hari instrumen

13.

Pembahasan perubahan

instrumen instrumen Draft instrumen _baru

(7)

14. Menyepakati pokok-pokok/item instrumen yang dirubah

Draft instrumen baru

Instrumen hasil verifikasi

15. Usulan instrumen baru Instrumen hasil _verifikasi Instrumen hasil _verifikasi

D. Pengesahan Instrumen Baru

16.

Revisi atau penetapan

instrumen baru Instrumen hasil _verifikasi Instrumen Baru

17. Penetapan Instrumen baru _{untuk divalidasi} Instrumen Baru Instrumen Baru