4.0.000.0.01.0.02 Rev 00
PENGENDALIAN REKAMAN
NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00
REVISI : 01
NOMOR : 1
.0.000.0.00.0.00
Revisi : 00
BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH Wakil Rektor III
………..
Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM
DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI
……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD
DISAHKAN OLEH Rektor
……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD
RIWAYAT REVISI DOKUMEN
No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 28 Desembber 2009
01 1 Februari 2010 Penambahan daftar distribusi yaitu Audit Internal YARSI dan Direktur Pasca
4.0.000.0.01.0.05 Rev 00
DAFTAR DISTRIBUSI
No. JABATAN Nomor Salinan
1 MR 00
2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01 3 Rektor Universitas YARSI 02 4 Wakil Rektor I Universitas YARSI 03 5 Wakil Rektor II Universitas YARSI 04 6 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05 7 Kepala Registrar Universitas YARSI 06 8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI 07 9 Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08 10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI 09 11 Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10 12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI 11 13 Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12 14 Audit Internal YARSI 13 15 Direktur Pascasarjana 14
Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen”
Dokumen nomer : 3.0.000.0.01.2.01 Rev.00
4.0.000.0.01.0.05 Rev 00 1/2/20
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat, ditetapkan dan dipelihara di lingkungan Universitas YARSI sebagai panduan dalam mengelola rekaman agar :
Disimpan dengan cara yang sesuai sehingga terhindar dari kerusakan.
Mudah diambil dan dikembalikan jika diperlukan.
Mudah diidentifikasi untuk keperluan penyusutan terhadap rekaman yang sudah habis masa simpannya dan atau nilai gunanya.
2. Ruang lingkup
Prosedur Pengendalian Rekaman digunakan dan diterapkan di seluruh aktivitas Universitas YARSI sesuai dengan persyaratan ISO 9001 : 2008 elemen 4.2.4.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
Rektorat, Dekanat, Program Studi, Pusat, Bagian dan Unit Pelaksana Teknis bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan Prosedur Pengendalian Rekaman di lingkungan kerjanya sebagai pelaksana pengendalian rekaman.
4. Prosedur Mutu :
4.1 Identifikasi Kebutuhan Rekaman
4.1.1.Agar didapatkan kemudahan dalam pengendaliannya maka masing-masing unit wajib membuat dokumen pendukung yang berupa “Daftar Rekaman”. Untuk menstandarkan kelengkapannya maka contoh isi format Daftar Rekaman (4.0.000.0.04.0.01 Rev.00) masing-masing institusi dapat dilihat pada lampiran 1.
4.1.2.Kebutuhan rekaman teridentifikasi berdasarkan hasil catatan dari suatu proses kerja yang diatur sesuai Prosedur manajemen mutu yang berkaitan.
4.1.3.Rekaman ini juga terindentifikasi dari surat menyurat yang dikelola oleh masing-masing institusi.
4.1.4.Penentuan apakah rekaman termasuk dalam Daftar Rekaman suatu
unit institusi,
4.2 Setiap unit menerima rekaman / arsip yang telah mendapatkan persetujuan dari atasannya untuk disimpan.
4.3 Memastikan kelengkapan rekaman arsip tersebut oleh unit yang bersangkutan terutama tanggal, nama dan tanda tangan pengesahan.
4.4 Jika tidak lengkap dikembalikan kepada pengirim rekaman agar diperbaiki seperlunya.
4.5 Jika sudah lengkap, unit terkait akan menyimpan rekaman ini sesuai dengan Daftar Rekaman di unit tersebut. Agar terhindar dari kerusakan, maka diatur dalam Dokumen Pendukung yang berisikan tentang Penataan Rekaman di masing-masing unit.
4.6 Untuk memastikan bahwa rekaman dalam keadaan terawat, maka dilakukan inspeksi oleh institusi secara periodik dengan mengacu pada jadwal Audit Mutu Internal (4.0.000.0.05.0.02 Rev.00).
4.7 Jika selama pemeriksaan ditemukan kerusakan rekaman, maka institusi harus segera mengusulkan tindakan perbaikan (CAR) dan tindakan pencegahan (PAR) untuk menghindari terulangnya masalah tersebut sesuai sistem prosedur yang relevan.
4.8 Tindakan perbaikan / pencegahan yang dilakukan harus diverifikasi dulu oleh Warek III/ Wadek III untuk memastikan tindakan yang benar telah dilakukan. 4.9 Jika rekaman diperlukan untuk dipinjam, maka personil yang akan meminjam
harus mengisi formulir Peminjaman Rekaman (4.0.000.0.04.0.02 Rev.00), yang harus mendapatkan ijin dari pimpinan unit/ penanggung jawab aktivitas terkait.
4.10 Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan unit/ penanggung jawab aktivitas terkait, rekaman dapat dipinjamkan. Peminjaman ini dicatat dalam daftar peminjaman rekaman (4.0.000.0.04.0.03 Rev.00)
4.11 Jika masa pinjam sudah selesai maka rekaman yang dipinjam, pada saat pengembalian harus diperiksa dulu oleh pimpinan / penanggung jawab aktivitas terkait. Jika ada kerusakan (kotor, sobek dll.) atau tidak lengkap maka rekaman yang dipinjamkan diserahkan kembali ke peminjam agar dilengkapi lebih dahulu dan atau ditindaklanjuti terhadap kerusakan yang terjadi.
4.12 Jika sudah sesuai, maka rekaman akan diperlakukan sesuai dengan Daftar Rekaman di unit tersebut.
4.13 Masa simpan Rekaman habis
4.14 Jika tidak ( masa simpan masih berlaku): simpan arsip/rekaman kembali. 4.15 Jika ya
1) Verifikasi otorisasi dan keotentikan dan kelengkapan Berita Acara Pemusnahan Rekaman dan daftar yang melampirinya.
2) Jika belum ada persetujuan dari pimpinan terkait, harus dilengkapi. 4.16 Pemusnahan dokumen.
1) Pastikan semua persetujuan dan kelengkapan telah dipenuhi.
2) Dijelaskan secara detail dalam Prosedur Pemusnahan Dokumen dan Prosedur Kearsipan.
4.17 Setelah rekaman / arsip dimusnahkan Berita Acara Pemusnahan Rekaman disimpan.
5. Diagram Alir
Diagram Alir pada prosedur ini dapat dilihat pada bagan berikut ini :
4.0.000.0.01.0.05 Rev 00
1
Bila ada peminjaman
Proses peminjaman
Persetujuan pimpinan institusi
Setuju ?
Ditolak
Keluar formulir
Penetapan masa pinjaman
Rekaman dipinjamkan
Rekaman kembali
Penempatan rekaman Tidak
Ya
Kondisi baik ?
Ya Tidak
Diperbaiki Selesai Selesai
6. Dokumen dan Rekaman Terkait :
1) Prosedur “ Kearsipan “ 2.0.000.3.09.0.01 2) Prosedur “ Pemusnahan Dokumen” 2.0.000.0.04.2.02
3) Peraturan Mendiknas UU no 26 tahun 2006 tentang Jadwal retensi Arsip dilingkungan PTN dan Kopertis
7. Lampiran
1) Daftar Rekaman 4.0.000.0.04.0.01 Rev.00 2) Form Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.02 Rev.00 3) Daftar Peminjaman Rekaman 4.0.000.0.04.0.03 Rev.00 4) Berita Acara Pemusnahan Dokumen 4.0.000.0.04.0.04 Rev.00
LAMPIRAN 1 :
DAFTAR REKAMAN
No Nomor Format
Nama Rekaman Penanggung Jawab
Lokasi Masa Simpan
4.0.000.0.04.0.01 Rev.00
LAMPIRAN 2
Kondisi Dokumen : baik/kotor/rusak; lengkap/tidak lengkap*)
Tanggal Kembali : ... Nama Penerima : ...
Tandatangan : ...
*) Coretyang tidak perlu
4.0.000.0.04.0.02Rev.00
LAMPIRAN 3
DAFTAR PEMINJAMAN REKAMAN
No. No Form
Peminjaman Nama RekamanDokumen yang dipinjamIsi/Ket Tgl LamaPeminjamanNama Unit Tgl PengembalianKondisi
4.0.000.0.04.0.03 Rev.00
LAMPIRAN 4
UNIVERSITAS YARSI
BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAMAN
NO……/bulan/tahun
YANG BERTANDATANGAN DI BAWAH INI :
NAMA : _____________________________ JABATAN : __________________________
MENYATAKAN DENGAN SEBENARNYA BAHWA PADA HARI ____________ TANGGAL _______________ TELAH MEMBERIKAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN REKAMAN :
NAMA DOKUMEN : ________________________ TANGGAL : ________________________
BERKAITAN DENGAN MASALAH:
_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________
JAKARTA, ___________________
YANG MENYETUJUI : PELAKSANA:
________________________ _______________________
Tandatangan & Nama Jelas Tandatangan & Nama Jelas
4.0.000.0.04.0.04 Rev.00
