47 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang.
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Visi dan Misi Kantor Kecamtana Tengaran
Kecamatan Tengaran menerapkan visi sebagaimana visi pembangunan dari Kabupaten Semarang yaitu:
“Mewujudkan Kecamatan Tengaran yang adil, mandiri dan sejahtera dengan berwa wasan pada ketersediaan Sumber Daya Alam dan Sumber Daya Manusia dengan mengutamakan
pelayanan Masyarakat yang prima.” 1
Misi Kecamatan Tengaran yang merupakan penjabaran dari visi Kecamatan Tengaran adalah :
“1. Mewujudkan tertib pengelolaan administrasi kepegawaian, melaksanakan ketatalaksanaan keuangan kecamatan.
2. Meningkatkan kepemerintahan yang baik mulai tingkat paling ba wah ke atas sehingga kewiba waan pemerintah tetap terjaga. 3. Mewujudkan kondisi aman, tertib, tenteram dan nyaman bagi
seluruh masya rakat dengan menjunjung tinggi Hak Azazi Manusia dan mengedepankan supremasi hukum.
4. Mengembangkan system ekonomi kerakyatan yang bertumpu pada pemberdayaan masyarakat.
1
48
5. Meningkatkan pengamalan ajaran agama dalam kehidupan
sehari – hari sebagai perwujudan iman dan taqwa serta
peningkatan kesejahteraan masya rakat.
6. Meningkatkan kepuasan masyarakat akan pelayanan yang telah diterima sebagai bukti peningkatan kinerja pemerintahan. “ 2
4.1.2. Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran
1. Camat: Melaksanakan kewenangan pemerintah yang
dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah.
2. Sekretaris Kecamatan (sekcam): Melaksanakan sebagian
tugas Camat dibidang penyusunan, perencanaan,
pengelolaan administrasi keuangan, administrasi umum dan administrasi kepega waian.
3. Seksi Tata Pemerintahan: Melaksanakan sebagian tugas
camat dibidang tata pemerintahan.
4. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat, dan Desa:
Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang
pembangunan, pemberdayaan masyarakat, dan desa.
5. Seksi Kesejahteraan Rakyat: Melaksanakan seba gian tugas
camat dibidang kesejahteraan rakyat.
6. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum: Melaksanakan
sebagian tugas camat dibidang ketertiban umum. “3
[image:2.595.102.545.215.691.2]4.1.3. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran
2
Kecamatan Tengaran, 2011, Renstra Kecamatan Tengaran, Tengaran
3
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2011, Peraturan Bupati Semarang Nomor 92 tahun 2011 tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Rincian Tugas Kecamatan dan Kelurahan
Kabupaten Semarang, Kabupaten Semarang
CAMAT Drs. Arief Budianto
SEKCAM Supriyanto, S.Sos KASI Tata Pemerintahan KASI Pembangunan, Pemberdayaan masyarakat, dan Desa
49
4.1.4. Sistem Manajemen Kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran 1. Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kantor Kecamatan Tengaran adalah Gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola sendiri oleh setiap unit kerja dan arsip inaktif di simpan dan dikelola oleh seorang arsiparis. Arsiparis yang dimaksud bukan murni sebagai arsiparis, karena menjabat sebagai seksi Tata Pemerintahan. Hal ini membuat pekerjaan arsiparis terlalu banyak sehingga waktu dan tenaga untuk menangani arsip tidak maksimal.
Pengelolaan oleh setiap unit kerja di Kantor Kecamatan Tengaran menemui kesulitan karena pegawai yang bertugas mengelola arsip kurang menguasai tentang kearsipan. Pegawai cenderung ragu-ragu dalam proses penyimpanan dan penyusutan arsip. Penyimpanan telah ditunjang dengan adanya filling cabinet dengan 16 rak untuk 4 bagian/ seksi yaitu seksi Tata Pemerintahan, PMD (Pembangunan, Pemberdayaan, Masyarakat, dan Desa), Kesejahteraan Rakyat, dan seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum) belum digunakan dengan baik dan 3 diantaranya sudah rusak.
50
2. Penciptaan dan Pengurusan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 2.1. Penciptaan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta/ berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren tercipta ketika suatu kantor mengirim/ menerima surat/ dokumen lain, demikian halnya dengan Kantor Kecamatan Tengaran yang menciptakan arsip dari kegiatan surat menyurat.
2.2. Pengurusan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Penciptaan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran berasal dari kegiatan surat menyurat. Pengurusan dan pengendalian arsip dilakukan berdasarkan sifat naskah dinas yang masuk atau keluar.
2.2.1. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Penting A. Pengendalian Naskah Dinas Penting Masuk
a. Penerima (Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat) : menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
51
c. Pencatat ; Mencatat naksah dinas dalam kartu kendali rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali, dilakukan oleh petugas piket yang menerima surat. d. Pengendali; Meneliti kebenaran kartu kendali, meneruskan naskah
beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah. Kartu kendali I disusun dalam kotak kartu kendali.
e. Penyimpan; menyimpan kartu kendali II sebagai pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi naskah dinas. Naskah dinas kemudian disimpan oleh unit pelaksana sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan kepada arsiparis.
B. Pengurusan Naskah Dinas Penting Keluar
a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali. b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali, menyimpan kartu
52
2.2.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Biasa A. Pengurusan Naskah Dinas Biasa Masuk
Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Alur pengurusannya sebagai berikut:
a. Penerima (Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat) : menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
b. Pengarah (Sekretaris Camat), jika menemui kesulitan akan dikonsultasikan langsung kepada Camat. Pengarah bertugas mengarahkan naskah dinas kemudian meneruskan kepada pencatat.
c. Pencatat ; Pencatataan naskah dinas dalam lembar pengantar yang dibuat rangkap dua kemudian menyerahkan kepada pengendali.
d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar, menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
53 B. Pengurusan Naskah Dinas Biasa Keluar
Pengurusan naskah dinas biasa keluar sama dengan pengurusan naskah dinas penting, dengan pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena memang ada suatu kepentingan.
2.2. 3. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia A. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Masuk
Alur pengurusan naskah dinas rahasia masuk di Kecamatan Tengaran sebagai berikut :
a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat.
b. Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada naskah dinas rahasia dalam lembar pengantar rangkap dua (naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya pimpinan yang berhak membukanya), menyimpan lembar pengantar I
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II.
B. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Keluar
Alur pengurusan naskah dinas rahasia keluar di Kantor Kecamatan Tengaran sebagai berikut :
54
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.
3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
3.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Kecamatan Tengaran Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.
Penataan berkas arsip dinamis aktif di Kantor Kecamatan Tengaran :
a. Memisah- misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola. Pemisahan kurang teliti karena terdapat formulir kosong yang ikut tersimpan di dalam arsip Kantor Kecamatan Tengaran. Amplop kosong disatukan dengan surat yang masih aktif.
b. Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam surat. Kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran sudah memiliki daftar klasifikasi arsip dengan kode sebagai berikut :
1. 000 Umum
55 020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah 040 Dokumen
050 Perencanaan 060 Organisasi 070 Penelitian 080 Konperensi 090 Perjalanan dinas 2. 100 Pemerintahan
110 Pemerintah Pusat 120 Pemda Tk. I 130 Pemda Tk. II 140 Pemerintah Desa 150 DPR - MPR 160 DPRD Tk. I 170 DPRD Tk. II 180 Hukum 190 Hubungan LN 3. 200 Politik
210 Kepartaian
220 Org. Kemasyarakatan
56 250 Org. Buruh, tani, nelayan 260 Org. Wanita
270 Pemilihan Umum 4. 300 Keamanan/ Ketertiban
310 Pertahanan 320 Kemiliteran 330 Keamanan 340 Pertahanan Sipil 350 Kejahatan 360 Bencana 370 Kecelakaan
5. 400 Kesejahteraan rakyat 410 Pembangunan Desa 420 Pendidikan
430 Kebudayaan 440 Kesehatan 450 Agama 460 Sosial
470 Kependudukan 480 Media Massa 6. 900 Keuangan
57 930 Verivikasi
940 Pembukuan 950 Perbendaharaan
960 Pembinaan Kebendaharaan 970 Pendapatan
7. 800 Kepegawaian 810 Pengadaan
820 Pengangkatan dan Mutasi 830 Kedudukan
840 Kesejahteraan 850 Cuti
860 Penilaian 870 Tata Usaha 880 Pemberhentian 890 Pendidikan 8. 500 Perekonomian
58 9. 600 Pekerjaan Umum
610 Pengairan 620 Jalan 630 Jembatan 640 Bangunan 660 Tata Lingkungan 670 Ketenagaan 680 Peralatan 690 Air Minum 10. 700 Pengawasan
710 Bidang Pemerintahan 720 Bidang Politik
730 Bidang Keamanan/ Ketertiban 740 Bidang Kesra
750 Bidang Perekonomian 760 Bidang Pekerjaan Umum 780 Bidang Kepegawaian 790 Bidang Keuangan
d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
59
dan masalah yang ditentukan. Tapi tidak semua arsip disusun dengan baik menggunakan folder tersebut.
f. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet kesamping. Penataan sekat baru di terapkan di arsip umum, kepegawaian, dan kesejahteraan rakyat.
g. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat. Penataan sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di Kantor Kecamatan Tengaran. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map tanpa ada keterangan yang jelas.
60
klasifikasi dan keterangan yang jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
4. Ruangan Khusus Arsip
Kantor Kecamatan Tengaran belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Alamari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip bersatu dengan ruang kerja pegawai kantor kecamatan tengaran sehingga perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip.
5. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran kurang memadahi. Berikut peralatan penyimpanan arsip beserta penggunaanya di Kantor Kecamatan Tengaran ;
5.1. Filling Cabinet
5.1.1. Filling Cabinet 16 Laci
61
Kecamatan Tengaran. 3 laci dari filing cabinet tersebut sudah mengalami kerusakan sehingga tidak difungsikan. 13 laci sisanya kurang dimanfaatkan dengan baik. Seksi Tata Pemerintahan dan seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa tidak menggunakan Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di sisi meja kerjanya. Seksi Tata Pemerintahan menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena filing cabinetnya rusak. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah ditentukan. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :
a. Laci 1 diberi judul Umum dengan kode (000); didalam laci 1 terdapat 14 sub judul yang sudah penuh dengan arsip, dengan rincian sebagai berikut : 1. Arsip Pemda Tk. II (130); berisi 30 lembar surat dan 3 lampirannya dari
tahun 2004.
2. Arsip Hukum (180); berisi 6 surat dari tahun 2002
3. Arsip Organisasi/ Ketatalaksanaan (060); berisi 33 lembar surat dengan 21 lampirannya dari tahun 2000
4. Arsip Penelitian (070); berisi 10 surat izin penelitian dan proposal penelitiannya sejak tahu 2001
5. Arsip Perencanaan (050); berisi 6 surat dan rencana kegiatan sejak tahun 2005
62
7. Arsip tentang pengadaaan Peralatan (020); ada 11 surat dan 9 bukti pengadaaan peralatan kantor sejak tahun 1999
8. Arsip tentang Protokol (019); ada 5 surat dengan 6 lampiran sejak tahun 2000
9. Arsip Komunikasi (016); ada 8 surat sejak tahun 2002 10.Arsip Rumah Dinas (012); ada 4 surat sejak tahun 2000
11.Arsip tentang Gedung kantor (011); ada 3 surat sejak tahun 2003 12.Arsip tentang Hari Raya (033); 60 surat sejak tahun 1994
13.Arsip tentang Tanda Kehormatan (002) ; ada 20 arsip dari tahun 1976-2006
14.Arsip tentang Umum (000); 26 arsip dari tahun 2004-2006 b. Laci 2 diberi judul Pemerintahan dengan kode (100)
Laci nomor 2 ini tidak ada sekat-sekat ataupun folder, arsip sangat kacau, ada tumpukan map yang tidak diberi judul atau tanda apapun kemudian diikat dengan tali raffia. Disebelahnya ada setumpuk kertas surat yang tidak diklasifikasikan, hanya ditumpuk berdasarkan surat diterima. Jadi, surat yang paling awal diterima berada ditumpukan paling bawah. Jumlah surat dan lampirannya yang tertumpuk adalah 98 lembar sejak tahun 1990 sampai terakhir pada 2011.
c. Laci 3 diberi judul Politik dengan kode (200)
63
keberadaanya pengurus arsip hanya mengatakan “sedang dipinjam”.
Peminjaman arsip tidak dicatat sehingga arsip tidak diketahui ada dimana. d. Laci 4 diberi judul Keuangan dengan kode (900)
Laci 4 berisi rencana anggaran kerja sejak tahun 2002-2010 yang sudah diikat dengan tali raffia dan rencana anggaran tahun 2011 yang diletakkan di atas rencana anggaran yang sudah diikat.
e. Laci 5 diberi judul Kepegawaian dengan kode (800)
Laci 5 dengan judul Kepegawaian mempunyai 12 sub judul yang tertata dengan cukup rapi tetapi sudah terlalu penuh. Rincian dari ke12 sub judul tersebut adalah :
1. Data Mutasi dan Gaji (830); ada 23 surat sejak tahun 1992- 2000 2. Bapetarum (845); ada 11 surat dari tahun 1994-2006
3. Surat Tugas; ada 20 surat sejak tahun 1998
4. Penghargaan (861); ada 1 penghargaan pada tahun 2005 5. Pendidikan pegawai (890); ada 19 surat sejak tahun 2003 6. Keuangan (900); ada 31 surat sejak tahun 2003
7. TU Kepegawaian (870); ada 22 surat sejak tahun 2000 8. Cuti (850); ada 88 surat sejak tahun 1987
9. Dispensasi (848); ada 8 surat dari tahun 2005
10. Taspen/ Askes (842); ada 33 surat dengan lampirannya dan 20 lembar blangko kosong.
64
f. Laci 6 diberi judul Kesejahteraan Rakyat dengan kode (400)
Laci 16 ada 7 sekat dan ada tumpukan arsip yang sudah tidak bisa diidentifikasi karena ditumpuk dan diikat dalam map tanpa judul dengan tali raffia. Ketujuh sekat tersebut dilengkapi dengan sub judul yaitu :
1. Pendidikan (420); ada 27 surat sejak tahun 2005 2. Raskin (511); ada 7 surat sejak tahun 2005
3. Tenaga kerja (560); ada 71 surat sejak tahun 2006 4. Haji (456); ada 51 berkas sejak tahun 2008 5. Yaziz (451); ada 7 surat sejak tahun 2005 6. Olahraga (426); ada 21 surat sejak tahun 2007 7. Kesehatan (440); ada 43 surat sejak tahun 2005 g. Laci 7 diberi judul Kegiatan Sosial, tanpa kode.
Laci 7 berisi 14 stopmap kertas. Tapi hanya ada 4 stopmap kertas yang ada keterangannya, yaitu : arsip tentang raskin, askeskin, pondok pesantren, dan 2001.
h. Laci 8 diberi judul Keuangan dengan kode (900)
Isi dari laci 8 tidak sesuai dengan judulnya. Laci ini sangat kacau. Ada tumpukan kertas yang tidak ada keterangan apapun, yang lebih mengerankan ada jaket yang dimasukkan kedalam laci ini. di dalam Laci 8 terdapat 6 sekat yang kesemuanya kosong. Arsip hanya ditumpuk disamping sekat tanpa ketetangan yang jelas. 6 sekat tersebut memiliki sub judul: 1. Lomba (414)
65 3. Pembangunan (410)
4. Pemugaran perumahan (413) 5. DPDIK (412)
6. PMT (444)
i. Laci 9 diberi judul Himpunan perda, tanpa kode. Laci 9 berisi 11 stopmap kertas dengan judul:
1. Laporan bulanan data kekuatan jumlah mutasi 2. Bahan rapat seksi trantip
3. Laporan triwulan infentaris data pembinaan kesehatan bangsa 4. Data perusahaan pengolahan limbah
5. Data pengolahan pasar
6. Undangan pemberitahuan keramaian/ hiburan 7. Laporan izin keramaian
8. Himpunan SK
9. Peta Kecamatan Tengaran
10.SK Pembangunan Kantor Kecamatan Tengaran 11.PERDA
j. Laci 10 diberi judul Bin Trantip/ Linmas, tanpa kode. Laci 10 berisi map-map yang sudah diikat-ikat yang merupakan arsip inaktif yang tidak bisa diidentifikasi karena map untuk membungkus tidak diberi judul. Ada 3 map yang belum diikat dengan judul :
66 3. Pemilihan panwaslu
k. Laci 11 tidak diberi judul, berisi 15 map yang sudah diikat. Map yang diikat tersebut sama seperti map yang diikat pada laci lain yakni tidak ada keterangan sehingga tidak dapat teridentifikasi karena tali tidak boleh dibuka.
l. Laci 12 tidak diberi judul, berisi kertas-kertas yang tidak ada sekat dan keterangannya. Selain kertas-kertas ada kain lap didalam laci ini.
m.Laci 13 tidak diberi judul, berisi buku agenda surat sejak tahun 2006 - 2012 n. Laci 14 Rusak
o. Laci 15 Rusak p. Laci 16 Rusak
5.1.2. Filling Cabinet 8 Laci
Kecamatan Tengaran mempunyai filling cabinet dengan 8 laci untuk menyimpan lembar pengantar surat dan tembusan surat keluar yang masih aktif.
5.2. Almari Kayu
Almari Kayu untuk menyimpan arsip sebenarnya tidak bagus, karena kayu dapat mengundang rayap dan serangga yang sering menyerang arsip. Kecamatan Tengaran mempunyai 3 almari kayu.
Almari 1 memiliki 3 pintu
67 b. Pintu 2 Arsip IMB; berisi
c. Pintu 3 Arsip PKK; sejak tahun 2000 berisi proposal kegiatan PKK 21 bendel, buku-buku penyuluhan 5, rencana kegiatan dan pelaksanaan kegiatan PKK 13 bendel, hasil rapat PKK 35 bendel, dan ada arsip yang tidak bisa dikenali dan hanya ditumpuk-tumpuk dan sangat penuh.
Lemari 2 berisi arsip2 dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali raffia.
Lemari 3 berisi arsip dinamis inaktif yang hanya ditumpuk-tumpuk tanpa klasifikasi yang jelas sejak tahun 2000. Arsip ini berasal dari filling cabinet yang penuh, langsung dimasukkan kedalam almari arsip inaktif dan ditumpuk dengan arsip lain. Keterangan dari pegawai kearsipan ini adalah arsip kacau yang belum diidentifikasi ulang.
5.3. Lemari Kaca
68 5.4. Rak Besi
Kecamatan Tengaran mempunyai 1 buah rak yang berisi kertas- kertas, buku pedoman, rencana kerja dan laporan tentang pemilu sejak pemilu tahun 2002. Arsip yang ditata pada rak ini sangat tidak terawat. Arsip ini terletak di sebelah pintu sehingga debu yang menempel cukup tebal. Arsip terlihat kotor dan tidak terawat sama sekali.
5.5. Kotak Kartu Kendali
Kecamatan Tengaran mempunyai kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali surat dengan penomoran sama dengan Filling Cabinet untuk menyimpan arsip.
6. Perawatan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Perawatan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran masih sangat kurang. Arsip-arsip sangat kotor dan berdebu. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak terpenuhi karena arsip- arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada almari dan filling cabinet, namun tidak diberi secara rutin sehingga sudah banyak yang habis. Peneliti hanya menemui 3 kapurbarus di semua almari kayu dan filling cabinet.
7. Penemuan kembali arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Penemuan kembali arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek yaitu :
69
b. Penemuan kembali informasi, yang pada dasarnya mengandalkan tenaga mesin / komputer.
Tindakan yang dilakukan untuk penemuan kembali arsip adalah meliputi : a. Memahami/ menelaah materi yang akan dicari
b. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.
c. Apabila menemui kesukaran, maka dapat memanfaatkan indeks relative. d. Menentukan indeks berdasarkan materi yang akan dicari.
e. Jika arsip tidak dapat ditemukan maka harus meneliti kartu kendali, lembar disposisi, meneliti lembar tunjuk silang dan meneliti lembar peminjaman arsip.
Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Hal ini untuk kelancaran kerja dan mengantisipasi seandainya arsiparis tidak ada di tempat dan pegawai lain membutuhkan arsip tersebut.
70
Pencatatan arsip yang dipinjam sangat penting. Pencarian arsip yang sulit dan lama bisa juga disebabkan oleh ketidakjelasan keberadaan arsip. Keberadaan arsip bisa ditelusuri dari lembar peminjaman arsip sehingga pencatatan peminjaman arsip harus dilakukan. Petugas akan kesulitan dalam menelusuri keberadaan arsip apabila tidak dilakukan pencatatan arsip keluar.
8. Pemusnahaan dan Penyerahan arsip 1. Pemusnahan Arsip
a. Arsip – arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan ketentuan:
- Arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dengan jalan mengirimkan pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
- Arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara dengan jalan mengirimkan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
- Arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu.
- Arsip yang diluar butir a, b, dan c diatas langsung dimintakan persetujuan ke Arsip Nasional.
71
bersama daftar pertelaanya dikirim ke arsip nasional untuk dimintakan persetujuan.
c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat dimusnahkan.
2. Penyerahan Arsip
Arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI adalah arsip yang bernilai sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan kegunaanya bagi kepentingan lembaga/ instansi lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga/ instansi pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Adapun prosedur penyerahanya adalah : a. Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya
wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional RI.
b. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memuat Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip
c. Lembaga Negara/ Badan Pemerintahan di Tingkat Pusat menyerahkan arsipnya ke Arsip Nasional Pusat.
d. Sementara menunggu dikeluarkanya Peraturan – Peraturan yang mengatur tentang Arsip Nasional Daerah Lembaga- Lembaga Negara/ dan Badan Pemerintahan di Tingkat Daerah hendaknya :
- Bila telah terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menyerahkan arsip ke Perwakilan Arsip Nasional di Daerah tsb.
72
menyimpan untuk sementara arsip-arsipnya di Unit Kearsipan/ Pusat Penyimpanan Arsipnya masing-masing.
4.2. Pembahasan
4.2.1. Sistem Manajemen Kearsipan
Sistem manajemen kearsipan merupakan proses efisiensi pekerjaan perkantoran, mulai dari pengelolaan arsip, sampai dengan penyusutan dan pemusnahaan arsip. Kantor di seluruh dunia yang masih aktif tentunya memiliki manajemen kearsipan sendiri. Manajemen kearsipan ada karena arsip adalah asset penting dalam kegiatan perkantoran yang sangat menunjang kelancaran kegiatan perkantoran sehingga harus di kelola sedemikian rupa agar tidak hilang atau rusak. Arsip tidak hilang atau tidak rusak saja belum cukup untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor karena pekerjaan kantor tidak dapat menunggu lama untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Hal ini memperjelas bahwa pengelolaan arsip harus sedemikian rupa sehingga arsip mudah dan cepat ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Sistem penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran adalah Gabungan. Penyimpanan arsip dengan sistem Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi merupakan pilihan yang sangat tepat karena sistem ini meminimalis kekurangan pada masing-masing sistem dan memaksimalkan kelebihan pada kedua sistem tersebut. Pemilihan sistem apapun baik apabila disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan perkantoran dan dilakukan dengan baik dan benar.
“Kombinasi merupakan gabungan dari sentralisasi dan
73
menitikberatkan pada asas sentralisasi dan pada kesempatan lain lenih menekankan pada penerapan asa s desentralisa si, dan pada kesempatan lain mungkin pengurusan teknis sesuatu pekerjaan kantor sepenuhnya diserahkan kepada masing-masing unit tanpa mengurangi akan perlunya bantuan tenaga ahli dalam bidang pekerjaannya.”4
Secara Desentralisasi arsip aktif di Kantor Kecamatan Tengaran dikelola oleh masing- masing unit kerja. Hal ini memudahkan setiap unit kerja dalam hal penemuan kembali arsip, karena dikelola sendiri pasti akan lebih mudah mencari apabila diperlukan. Namun hal ini akan menjadi kesulitan karena tidak ada tempat ataupun peralatan khusus untuk menunjang pengelolaan arsip aktif tersebut. Arsip aktif hanya di masukkan dalam map – map kertas kemudian ditumpuk di sisi meja kerja. Hal ini sangat berbahaya untuk keamanan arsip. Pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat menunjang dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip aktif di Kantor Kecamatan Tengaran terganjal kurangnya pengetahuan akan kearsipan oleh petugas yang menanganinya, hal ini tergambar pada penyusutan arsip yang ragu – ragu dalam menentukan arsip apakah masih aktif atau tidak.
Secara Sentralisasi arsip inaktif dikelola oleh seorang petugas kearsipan. Di Kantor Kecamatan Tengaran Arsip inaktif disimpan di dalam sebuah filling cabinet, 3 buah lemari kayu, dan sebuah lemari kaca. Tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran sehingga lemari arsip hanya diletakkan pada ruang kerja pegawai Kecamatan Tengaran. Hal ini menyebabkan ruangan yang sempit bertambah sempit dan terlihat kurang tertata dengan rapi, sehingga mengganggu kelancaran aktifitas pegawai Kecamatan Tengaran.
4
74 4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta/ berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren tercipta ketika suatu kantor mengirim/ menerima surat/ dokumen lain.
Pengurusan naskah dinas di Kantor Kecamatan Tengaran diawali dari identifikasi naskah dinas, apakah termasuk naskah dinas penting, biasa, atau rahasia. Pengelompokan ini dibutuhkan karena pengurusan setiap naskah dinas berbeda satu dengan yang lainya.
1.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting
Pengurusan naskah dinas penting masuk dan keluar di Kantor Kecamatan Tengaran sudah sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang (2006). Berikut perbandingannya :
A. Pengurusan naskah dinas penting masuk di Kantor Kecamatan Tengaran : a. Penerima (Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat) :
menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
b. Pengarah (Sekretaris Camat), jika menemui kesulitan akan dikonsultasikan langsung kepada Camat. Pengarah membaca, memberikan kode klasifikasi naskah dinas pada sudut kanan atas dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat. c. Pencatat ; Mencatat naksah dinas dalam kartu kendali rangkap 3 sesuai
75
kepada pengendali, dilakukan oleh petugas piket yang menerima surat. d. Pengendali; Meneliti kebenaran kartu kendali, meneruskan naskah beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah. Kartu kendali I disusun dalam kotak kartu kendali.
e. Penyimpan; menyimpan kartu kendali II sebagai pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi naskah dinas. Naskah dinas kemudian disimpan oleh unit pelaksana sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan kepada arsiparis.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang (2006), sebagai berikut :
a. Penerima ;menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat, Menyortir dan membuka naskah dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b. Pengarah ;membaca, memberikan kode kla sifikasi
naskah dinas pada sudut kanan atas dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat.
76
naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali.
d. Pengendali ;meneliti kebenaran kartu kendali,
menyampaikan naskah beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah, menyusun kartu kendali I dalam kotak kartu kendali berdasarkan pengelelompokan urutan kode klasifikasi.
e. Penyimpan ;menyimpan kartu kendali II sebagai
pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar
disposisi kemudian menyampaikan na skah dinas
kepada pimpinan setelah pimpinan sudah
mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi naskah dinas.”5
B. Pengurusan Naskah Dinas Penting Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu kendali I, II, III
kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali. b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali, menyimpan kartu
kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III kepada pengolah untuk disimpan, kemudian menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang (2006), sebagai berikut :
a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu
kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali, menyimpan konsep dan kartu kendali lembar III berdasarkan kode.
b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III
5
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 4
77
kepada pengolah untuk disimpan, kemudian
menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.
c. Pengirim; mengirimkan naskah dinas sesuai dengan
alamat.“ 6
1.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa
Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua.
A. Pengurusan naskah dinas biasa masuk di Kantor Kecamatan Tengaran a. Penerima (Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat) :
menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
b. Pengarah (Sekretaris Camat), jika menemui kesulitan akan dikonsultasikan langsung kepada Camat. Pengarah bertugas mengarahkan naskah dinas kemudian meneruskan kepada pencatat. c. Pencatat ; Pencatataan naskah dinas dalam lembar pengantar yang
dibuat rangkap dua kemudian menyerahkan kepada pengendali.
d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar, menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
e. Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan segera di teruskan kepada pelaksana. Naskah dinas
6
78
kemudian disimpan oleh unit pelaksana sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan kepada arsiparis.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang (2006), sebagai berikut :
a. Penerima ; menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah, menyortir dan membuka naskah dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b. Pengarah ;mengarahkan naskah dinas kemudian
meneruskan kepada pencatat.
c. Pencatat ;mencatat naskah dinas dalam lembar
pengantar yang dibuat rangkap dua kemudian
menyerahkan kepada pengendali.
d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar, menyusun lembar penganta r I kedalam kotak lembar pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
e. Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada
lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan segera di teruskan kepada pelaksana.”7
B. Pengurusan Naskah Dinas Biasa Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran Pengurusan naskah dinas biasa keluar sama dengan pengurusan naskah dinas penting, dengan pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena memang ada suatu kepentingan. Pengurusan naskah dinas biasa keluar di Kantor Kecamatan Tengaran sudah sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis.
7
79
4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia
A. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Masuk di Kantor Kecamatan Tengaran a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan tertutup dan
menyerahkanya kepada pencatat.
b. Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada naskah dinas rahasia dalam lembar pengantar rangkap dua (naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya pimpinan yang berhak membukanya), menyimpan lembar pengantar I
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang (2006), sebagai berikut :
a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keada an
tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat.
b. Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada
naskah dinas raha sia dalam lembar pengantar rangkap dua (naskah dinas masih dalam keadaan
tertutup, hanya pimpinan yang berhak
membukanya), menyimpan lembar pengantar I.
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar
kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II.”8
B. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali rangkap 3,
kemudian menyerahkan naskah dinas dalam keadaan tertutup untuk
8
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7
80
dikirimkan ke alamat, kemudian menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang (2006), sebagai berikut :
a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu
kendali rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dinas dalam keadaan tertutup untuk dikirimka n ke alamat, kemudian menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali,
menerusa kan naskah dinas kepada pengirim dan
menyimpan kartu kendali I dan II.”9
4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga arsip dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.
Arsip aktif di Kantor Kecamatan Tengaran disimpan dalam filling cabinet. Penataan arsip dinamis aktif dalam filing cabinet belum disusun dengan baik. Sistem penomoran dan penataanya masih belum sempurna. Penataan arsip dengan sekat tab diatas hanya dilakukan pada arsip umum (000), kesra (400) dan arsip kepegawaian(800). Arsip Politik, Kesos, dan himpunan perda dimasukkan
9
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7
81
kedalam stopmap kertas, yang ditata didalam filling cabinet. Seksi Tata Pemerintahan dan seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa tidak menggunakan Filling Cabinet. Arsip ditumpuk di sisi dan bawah meja kerjanya. Seksi Tata Pemerintahan menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena filing cabinetnya rusak. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode yang telah ditentukan.
Penataan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran belum sesuai dengan Pedoman Bimbingan teknis kearsipan dinamis. Penataan arsip dinamis aktif yang sesuai adalah :
a. Memisah- misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip
yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan –
kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain- lain segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
- Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang
tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan
- Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak
diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam surat.
d. Mengelompokkan arsip ; berdasarkan kesamaan dalam suatu
proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan
titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder ; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan.
g. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok
urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.
82
h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.”10
Arsip yang sudah memenuhi filing cabinet diikat dan dimasukkan ke almari kayu untuk menunggu proses pemilihan arsip aktif ke inaktif. Arsip dinamis aktif yang sudah memenuhi filling cabinet kemudian langsung dipindah ke almari kayu untuk menyimpan arsip inaktif. Arsip yang aktifnya dimasukkan kedalam map-map langsung ditumpuk kemudian diikat dan dimasukkan kedalam almari kayu untuk menyimpan arsip. Jadwal retensi arsip sudah ada yang merupakan hasil penyuluhan dari Kabupaten Semarang, tetapi jadwal retensi tersebut tidak dilakukan dengan alasan tidak ada pegaawai yang khusus menangani arsip inaktif. Arsip inaktif hanya diikat dan ditumpuk didalam almari tanpa klasifikasi dan keterangan yang jelas sehingga jika arsip dibutuhkan akan sangat sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
Penataan arsip dinamis inaktif di Kantor Kecamaatan Tengaran belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan. Penataan arsip inaktif yang sesuai adalah :
a. Membersihkan arsip dari debu- debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga.
b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip
c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja / pengolah
disusun menurut kronologi
d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor
sementara
e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun
menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu.
f. Membuat daftar pretelan arsip
10
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal 9
83
g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus.
h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 11
4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip
Kantor Kecamatan Tengaran Belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Alamari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip bersatu dengan ruang kerja pegawai kantor kecamatan tengaran sehingga tempat penyimpanan arsip panas dan perawatan arsip tidak bisa maksimal. Tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Ruang Penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran kurang sempurna, tempat penyimpanan arsip yang baik dapat didefinisikan sebagai “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat,
terang dan berfentilasi dengan baik.”12
Tempat penyimpanan arsip yang baik dilengkapi dengan AC “AC berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperature udara serta mengurangi banyaknya debu.”13
4.2.5. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi.
11
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 9
12
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 56
13
84
Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran kurang memadahi. Filling cabinet rusak dan tidak dapat menampung seluruh arsip sehingga arsip hanya diletakkan disisi meja kerja dan didalam filling cabinet pun arsip sangat sesak.
4.2.6. Perawatan Arsip
Perawatan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran masih sangat kurang. Arsip-arsip sangat kotor dan berdebu. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak terpenuhi karena arsip- arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada almari dan filling cabinet, namun tidak diberi secara rutin sehingga sudah banyak yang habis. Peneliti hanya menemui 3 kapurbarus di semua almari kayu dan filling cabinet. Pecegahan serangga kurang maksimal, seharusnya “Setiap enam bulan hendaknya ruangan disemprot dengan racun serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama
benzenehexa- chloride.”14
Seharusnya pegawai kearsipan Kantor Kecamatan Tengaran lebih memperhatikan perawatan arsip lagi. Arsip harus dibersihkan dari debu minimal 1 minggu sekali. Pemberian kapurbarus juga harus rutin, apabila kapurbarus sudah habis segera diberi lagi.
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat
14
85
dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arisip tersebut. Hal ini untuk kelancaran kerja dan mengantisipasi apabila arsiparis tidak ada di tempat dan pegawai lain membutuhkan arsip tersebut.
Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% “ Sebagai patokan angka kecermatan adalah 3%” 15
.
Penemuan kembali arsip di kantor Kecamatan Tengaran sulit dan lama. Ketika diminta untuk mencari 3 buah arsip hanya 1 arsip yang ditemukan dan waktunya pun lebih dari 10 menit padahal. “jangka waktu yang baik untuk
menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1 menit.”16 Jadi,
penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran harus diadakan perbaikan.
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman sejawat, kolega, ataupun orang lain dari dalam maupun luar kantor kecamatan tengaran. Jika arsip dipinjam oleh orang lain maka keluarnya arsip harus dicatat. Hal ini diperlukan agar sistem pengawasan seluruh dokumen dapat diketahui apakah sedang berada dalam file atau tidak. Pengalaman peneliti ketika meminjam arsip tidak ada pencatatan bahkan batas watunya pun tidak ditentukan sehingga peminjam dapat menggunakan arsip sesuai keinginan
15
Irra Chisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 168
16
86
peminjam. Peminjaman arsip yang tidak dicatat akan mengakibatkan kesulitan penemuan kembali arsip ketika arsip tidak berada dalam file.
4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan arsip dikantor tersebut. Langkah untuk mengantisipasi ledakan jumlah pertubuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan penyusutan arsip dengan cara peninjauan kembali arsip aktif, arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah maka harus di pindah ke golongan arsip dinamis inaktif, tentunya bukan hanya berubah namanya, tetapi pengelolaan dan perlakuannya pun harus sesuai dengan arsip inaktif. Setelah tahap ini selesai arsip yang sudah tidak digunakan akan di pilih lagi, untuk kemudian dimusnahkan atau disimpan secara permanen dalam bentuk arsip statis.
Penyusutan dan pemusnahan arsip telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip yaitu setiap 10 tahun sekali akan diadakan pemusnahan arsip. Menurut pengakuan salah satu pegawai kecamatan tengaran sejak tahun 1999 beliau bekerja di Kantor Kecamatan Tengaran belum pernah ada pemusnahan arsip inaktif dan beliau juga mengatakan kesulitan dalam proses penyusutan arsip aktif ke inaktif “takut arsip yang sudah dibakar ternyata masih diperlukan” ujar beliau.
