commit to user
i
PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT KEARSIPAN
DI MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Witoro Martopo
D1510094
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT KEARSIPAN
DI MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA
Disusun Oleh :
WITORO MARTOPO D1510094
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
commit to user
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT KEARSIPAN
DI MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA
Disusun Oleh :
WITORO MARTOPO D1510094
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 AW Erlin M, S.Sos, MPA ( ... )
2. Penguji 2 Drs. Soeharsono, M.S. ( ... )
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D
NIP. 19540805 198503 1 002
Ketua Program,
Drs. Sudarto, M.Si
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : WITORO MARTOPO
NIM : D1510094
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur
pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan di mahkamah konstitusi republic
indonesia” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam
tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Witoro Martopo
commit to user
v MOTTO
“Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan – kesalahan, tetapi jadikan penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi
kesalahan lagi.”
“ masa lalu bukanlah halangan karena masa lalu akan selalu di belakang dan selamanya tidak akan pernah di depan, tetapi masa lalu dapat kita gunakan untuk
melangkah kedepan”
“ Jangan pernah menyalahkan nasib, tetapi berusahalah merubah nasib ”
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :
Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya
Keluarga besar Mahkamah Konstitusi
Republik Indonesia
Seluruh Dosen yang telah membimbing saya
selama ini.
Seluruh teman-teman saya yang selalu
memberi semangat dan motivasi.
Seseorang yang selalu ada dan selalu memberi
motivasi
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT,
dengan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
skripsi sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Amd program studi Diploma
III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebbelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan laporan tugas akhir, banyak ditemukan hambatan dan
rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi
dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.
Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
pihak-pihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :
1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Drs. Soeharsono, M.S, selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah
sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam
penyusunan laporan tugas akhir.
4. Yuni Sandrawati, S.Sos., M.Si kepala bagian arsip dan ekspedisi yang
telah mengijinkan penulis untuk melakukan kuliah kerja magang.
5. Pegawai di unit arsip dan ekspedisi selaku pembimbing dalam
pelaksanaan kuliah kerja magang yang telah memberikan pengarahan
selama magang.
6. Seluruh karyawan di Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia yang
telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.
7. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,
motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.
8. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta
commit to user
viii
9. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah
mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan PTK ini.
Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan
yang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam
penulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisa
mengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,
pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimana
mestinya.
Surakarta,
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...
PERSETUJUAN ...
PENGESAHAN ...
PERNYATAAN ...
MOTTO ...
PERSEMBAHAN ...
KATA PENGANTAR ...
DAFTAR ISI ...
DAFTAR GAMBAR ...
DAFTAR TABEL...
DAFTAR LAMPIRAN
ABSTRAK
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ...
B. Rumusan Masalah ...
C. Tujuan Pengamatan ...
D. Metode Pengamatan ...
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Prosedur ...
B. Pengertian pengelolaan naskah dinas...
C. Pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan……... ...
D. Prosedur pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan…………
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ...
B. Jenis Pengamatan ...
C. Teknik Penentuan Sampel ...
D. Sumber Data ...
commit to user
x
BAB VI DISKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN
A. Deskripsi lembaga………...
B. Hasil pengamatan………
1. Prosedur pengelolaan naskah dinas di Mahkamah
Konstitusi……….. a. Prosedur pengelolaan naskah dinas masuk………
b. Prosedur pengelolaan naskah dinas keluar………
2. Hambatan-hambatan dalam pengelolaan naskah dinas …………
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan ...
B. Saran ...
Daftar Pustaka
Lampiran-lampiran
24
29
29
29
39
46
47
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 5.2 Contoh indek masalah……….. Gambar 5.3 Contoh indek nama badan………... Gambar 5.4 Contoh indek nomor……….
38
39
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 5.1 CONTOH AGENDA PENCATATAN NASKAH DINAS
MASUK...
Tabel 5.2 CONTOH PENCATATAN DOKUMEN PRIBADI ...
Tabel 5.3 CONTOH AGENDA BARANG DAN PUBLIKASI ...
45
46
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Contoh naskah dinas peraturan
Lampiran 2 Contoh format naskah dinas yang di tandatangani oleh ketua
Lampiran 3 Contoh format nota dinas
Lampiran 4 contoh format naskah dinas sekjen dan kepaniteraan
Lampiran 5 Contoh format surat undangan ketua
Lampiran 6 Contoh format undangan sekjen dan kepaniteraan
Lampiran 7 contohn lembar disposisi
Lampiran 8 Dokumentasi penyimpanan naskah dinas
Lampiran 9 surat keterangan selesai magang
Lampiran 10 Surat Tugas
Lampiran 11 Form Monitoring Magang
Lampiran 12 Absensi kehadiran
Lampiran 13 Daftar nilai magang
commit to user
xiv ABSTRAK
WITORO MARTOPO, D1510094. Prosedur Pengelolaan naskah Dinas Pada Unit Kearsipan DiMahkamah Konstitusi. Tugas Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 49 Halaman.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan naskah dinas/surat pada unit kearsipan di mahkamah konstitusi. Karena dalam lembaga negara yang memiliki tugas dan fungsi sebagai pengawal konstitusi dan membawa konsekwensi sebagai penafsir konstitusi. Untuk itu diperlukan pengelolaan dokuman yang cukup baik.
Penulisan tugas akhir ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara cermat dan sistematis mengenai kegiatan atau menggambarkan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumberdata yang digunakan meliputi narasumber, peristiwa, tempat, rekaman dan dokumen/ arsip yang ada di perusahaan. Sedangkan tehnik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah observasi , wawancara dan dokumentasi.
Hasil pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis menunjukkan bahwa prosedur pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan di golonglan menjadi dua diantaranya: Prosedur pengelolaan naskah dinas masuk dan Prosedur pengelolaan naskah dinas keluar, dalamprosedur pengelolaan naskah dinas masuk dilakukan dengan beberapa tahapan diantaranya: penerimaan, pemeriksaan, penilaian, pencatatan, penggandaan dan penyimpanan, sedangkan pada prosedur pengelolaan naskah dinas keluar diakukan dengan tahapan penyusunan, pencatatan dan pengiriman, penggandaan dan penyimpanan naskah dinas.
