WHISTLE BLOWING SYSTEM

(1)

WHISTLE

BLOWING

SYSTEM

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

Jl. Raya Medan – Tanjung Morawa Km. 16 (061)7940055

ptpn2.com

(2)

(3)

AKHLAK- Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 2

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF DAFTAR ISI BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang

B. Manfaat dan Tujuan WBS

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

BAB 2 ORGANISASI PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Dewan Komisaris B. Direktur

C. Kepala Bagian SPI D. Unit Pengelola WBS

E. Komite Pemantau/Komite Audit

F. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS G. Sumber Daya

BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk Pelaporan

B. Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

D. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran E. Laporan Unit Pengelola WBS Kepala Direksi

BAB 4 ISTILAH-ISTILAH LAMPIRAN - LAMPIRAN

1) Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

2) Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran 3) Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

1 2 3 3 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 8 10 11 12-14

(4)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), maka dalam rangka menerapkan GCG secara konsisten dan berkesinambungan, perusahaan senantiasa dituntut untuk melaksanakannya secara transparan dan akuntabel serta memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya.

Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang efektif untuk mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan dengan GCG adalah melalui mekanisme sistem pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing System).

Whistle Blowing System adalah bagian dari system pengendalian internal dalam mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran serta mendorong budaya keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam.

Whistle Blowing System dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan dan penerapan WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh unsur perusahaan PTPN II dan secara berkala akan dilaksanakan penyempurnaan sistem ini dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan.

B. Manfaat dan Tujuan WBS Manfaat WBS

a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman.

b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan semakin meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya pelanggaran karena kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif.

c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran.

d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran secara internal sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik.

(5)

Tujuan WBS

Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian financial dan non financial serta hal-hal yang dapat merusak citra perusahaan melalui deteksi dini.

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

Pedoman ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika sebagai berikut:

a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta sistematika pedoman WBS.

b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan Komisaris, Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi dan sub unit investigasi serta komite pemantau WBS/komite audit dan sumber daya.

c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan, pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan, kebijakan perlindungan pelapor, peranan manajer dalam penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran yang meliputi sarana penyampaian laporan, komunikasi dengan pelapor dan pengelola WBS, pelaporan pelanggaran oleh Dewan Komisaris, SEVP dan oleh petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada Direktur.

(6)

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SATUAN

PENGAWASAN INTERNAL

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIREKTUR

Komite Audit Komite Manajemen Risiko

Kepala Bagian SPI

Ketua Tim A Ketua Tim B Kepala Sub Bagian Manajemen Risiko Staf Sub Bagian Audit

Bidang Tanaman Tahunan Staf Sub Bagian Audit

Bidang Teknik dan Pengolahan Tahunan Staf Sub Bagian Audit Bidang Admi, Keuangan

Sisdur dan SAP

Staf Sub Bagian Audit Bidang Tanaman

Semusim Staf Sub Bagian Audit

Bidang Teknik dan Pengolahan Semusim Staf Sub Bagian Audit Bidang Admi, Keuangan

Sisdur dan SAP

Staf Sub Bagian

Manajemen Risiko Staf Administrasi

A. Dewan Komisaris

Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PT Perkebunan Nusantara II. Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada Komite Pemantau WBS/Komite Audit.

B. Direktur

Direktur berwenang untuk:

(7)

- Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan pelaporan pelanggaran. - Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi

- Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada pihak berwajib.

C. Kepala Bagian SPI

- Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang dilaksanakan oleh Unit Pengelola (UP) WBS yang berada di bawah SPI.

- Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada di bawah SPI dalam melaksanakan investigasi atas instruksi Direktur.

- Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang berada di bawah SPI.

D. Unit Pengelola WBS

- Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal serta melakukan investigasi jika terbukti, atas instruksi Direktur.

- Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan rahasia.

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

E. Komite Pemantau/Komite Audit

- Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS atas kewenangan yang diberikan Dewan Komisaris.

- Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau tekanan dari terlapor.

F. Peranan Manajer dalam penerapan WBS

- Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap karyawan-karyawan di bawahnya serta kewajiban dalam penegakan kepatuhan dan etika perusahaan di lingkup kerjanya.

- Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap karyawan berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya pelanggaran.

- Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam kecurangan maka karyawan melakukan konsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat.

- Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan oleh sistem pelaporan pelanggaran (WBS).

G. Sumber Daya

- Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai petugas perlindungan pelapor/administrasi WBS dan petugas investigasi.

- Media Komunikasi (email) untuk keperluan pelaporan pelangggaran, baik saluran internal maupun eksternal.

(8)

RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk laporan

Seluruh insan PT Perkebunan Nusantara II memiliki kewajiban moral untuk melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya. Penyampaian adanya pelanggaran juga untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas, seperti kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.

1. Pelapor

a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris, SEVP dan seluruh karyawan.

b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan, pemasok, masyarakat, kreditur dan stakeholder lainnya.

2. Bentuk Laporan

a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas. - Dilengkapi fotocopi identitas pelapor

- Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat indikasi awal yang memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa identitas (Anonim).

- Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi awal yang memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

B. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan

a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran.

b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan dan pemerasan.

c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial maupun non financial.

d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa.

e. Waktu Pelaporan : Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan dalam waktu tidak lebih dari tiga bulan.

C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik. Kebijakan ini adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan menjamin kerahasiaan dan keamanan pelapor dan keluarganya.

(9)

D. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran.

1. Sarana penyampaian laporan

Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan pelanggaran yaitu: a. Surat : Surat resmi ditunjukan kepada up WBS, baik diantar langsung

maupun melalui perusahaan/kotak pos/kotak WBS b. Email : wbs@ptpn2.com

2. Komunikasi dengan pelapor

a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas perlindungan pelapor/sub unit administrasi yang menerima laporan pelanggaran.

b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut. Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung kebenaran dan didasarkan data yang valid. Pemberian informasi ini dilakukan dengan mengingat azas kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan.

c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan komunikasi dengan

pelapor dapat diberikan kepadanya sepanjang Pelapor bersedia

menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi. 3. Pengelolaan WBS

a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di bawah Kepala Sub Bagian Manajemen Risiko dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian SPI dan kepada Direktur secara berjenjang.

b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu: b.1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi b.2. Sub unit investigasi

c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola.

c.1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi.

- Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari whistle blower yang beridentitas.

- Whistle blower menyampaikan pelaporan pelanggaran melalui media komunikasi yaitu: telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang diantar langsung atau melalui pos (dibuat tanda terima pelaporan pelanggaran). - Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal yang meliputi identitas

pelapor dan bukti dokumen (dibuat berita acara klarifikasi awal ).

- Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap laporan pelanggaran apabila ada indikasi awal pelanggaran maupun tidak maka laporan diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya melalui Kepala SPI laporan tersebut disampaikan kepada Direktur. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan meliputi:

(10)

ii. Siapa yang terlibat.

iii. Bentuk dan besar kerugian. iv. Kapan dan tempat terjadinya.

- Bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

c.2. Sub unit investigasi

- Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit investigasi/unit pengelola WBS menyampaikan kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan tersebut.

- Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin kepada Direktur untuk mendapatkan penugasan melakukan investigasi.

- Apabila Direktur memberi instruksi untuk dilakukan investigasi, maka melalui Kepala Bagian SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub unit investigasi melakukan investigasi.

- Investigasi dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti guna memastikan telah terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran).

- Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka disampaikan kepada Direktur agar Direktur menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan yang berlaku atau diteruskan kepada pihak penyidik untuk diproses.

- Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi, maka proses investigasi dihentikan dan laporan pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan. 4. Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris dan Direksi

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen.

b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh Direktur, atau orang yang mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direktur, maka laporan pelanggaran disampaikan kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut diserahkan

kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan

investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor luar yang independen.

(11)

5. Pelanggaran oleh petugas WBS

Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem Pelaporan Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada Direktur.

Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera ditentukan apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang valid atau tidak ditindaklanjuti karena informasi yang diterima tidak mempunya kriteria valid.

E. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur

Pengelolaan Whistle Blowing System (WBS) dilaporkan kepada Direktur setiap adanya aduan yang masuk dan telah diadakan pemeriksaan khusus (Audit Khusus) atau dalam bentuk laporan tahunan.

(12)

ISTILAH - ISTILAH

1. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang akan menggunakan panduan dalam SOP ini.

2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System/WBS) adalah bagian dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good

governance.

3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar hukum, melanggar kode etik dan pedoman perilaku etika (Code of Conduct).

4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan adanya tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan atau dari eksternal perusahaan.

5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum, dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer atau Karyawan

Perusahaan yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau

penyalahgunaan wewenang jabatan yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri sendiri, orang lain atau korporasi.

6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan Karyawan Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor terkait dengan perbuatan yang dapat dilaporkan.

7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan, mengandung hal-hal: permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat terjadinya.

8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran.

9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor.

(13)

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa :

Nama Pelapor : Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi : Alamat : Nomor Telepon : Fax : E-mail :

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang ……….

………. ……….

Sarana yang dipergunakan (Chek list √) a. Email

b. Surat dikirim langsung

………..

(14)

BERITA ACARA

HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan ….., Tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal ……..., mengenai……

………. ………. ……….

Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran

a. Identitas pelapor, Ada

Tidak ada/anonim

b. Dokumen laporan, Lengkap

Tidak lengkap

Tidak ada

Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut telah/tidak sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat ditindak lanjuti dengan proses investigasi.

Sub Unit Perlindungan Pelapor/Administrasi

Hormat kami

(15)

Lampiran 3. Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA

HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan, tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal …., mengenai……

………. ………. ……….

Berdasarkan PENYAMPAIAN laporan hasil investigasi, maka laporan pengaduan Nomor……….. tersebut terbutkti/ tidak terbukti,

Kepala Bagian SPI ……….……… Nama Lengkap Tim Investigasi : 1. ……… 2. ……… 3. ……… 4. ………