Pengelolaan Arsip Elektronik
Berbasis Teknologi
Informasi & Komunikasi
Video Tag
Organization Content machine
Social media apps Keep tracking Business Communication Law Standards Regulations Compliance Requirement Public Services Online Cloud Computing Company Gov’t Agency Easy Online 7d / 24h Automatic Access Manage Portal One Place Technology System Process RM Application Audit Digital Signature Timestamps Redundant Backup Data Security Protection
IT & Kearsipan
Arsip Arsip Berbasi s TIK TIK Tata KelolaStrategi Kebijakan Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Arsip Elektronik Teknologi Kearsipan Digitalisas i Arsip SIKN SIKS SIKD EIS Computer Science Digital Forensics Archival Science t1
Slide 6
SI
Sistem Informasi
Sebuah himpunan komponen komponen
yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan,
memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan
dan pengawasan dalam organisasi (Kenneth C. Laudon et al, 2007).
K
Kearsipan
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
SIKD
Sistem Pengolahan Arsip berbasis
Teknologi Informasi yang
dirancang untuk menangani
pengelolaan arsip dinamis
dikembangkan oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Web based application dan
bersifat multi user.
D
Dinamis
arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip
Metode Implementasi
Use
Customize
Prasyarat Instrumen untuk Implementasi Aplikasi SIKD
Pedoman Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Caraka / Pos E-mail (masuk) Digitalisasi Penyimpanan Arsip Konvensional UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH komunikasi kedinasan elektronik Registrasi Caraka / Pos E-mail (keluar) Kontrol Operasi Penyimpanan Arsip Elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Aplikasi SIKD
Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna Pengaturan Klasifikasi Arsip
Pengaturan Berkas
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Registrasi Arsip (Kertas dan Elektronik) Penggunaan
Melihat Metadata, Kopi Digital dan Jejak Arsip Pemberkasan
Melakukan Disposisi Melakukan Kirim Arsip Pencarian Arsip dsb.
Administrator Sistem (System Administrator)
Unit TI Instansi
Administrator Pengguna (User Administrator) (administrator Pusat)
Unit Kearsipan Instansi
Admin Unit (Dept. Admin)
(administrator Unit & Satuan Kerja) Pimpinan Unit Kerja
Tata Usaha Unit Kerja
Pengguna Biasa (End Users)
Pejabat / Staf tanpa hak Administrator
Organisasi IT
Administrator
Administrator Sistem (System Administrator)
Memelihara Sistem
Mengatur account pengguna baru Mem-backup data secara rutin
Helpdesk sistem aplikasi
Administrator Pengguna (User Administrator) – Admin
Pusat
Pengaturan struktur organisasi dan pengguna Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip
Pengaturan berkas
Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker) Meregistrasi arsip untuk pengguna lain
Mengelola penyusutan arsip Pembuat Laporan
Pengguna
Admin Unit (Dept. Admin) & Admin Satuan Kerja
Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya.
Pengguna Umum (End Users)
Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan.
Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri
Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain Menggunakan
Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip
Pemberkasan
Melakukan Disposisi
Melakukan Kirim Arsip
Pembuatan Versi Arsip Pencarian Arsip
dsb.
Analogi
Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip
Sistem Informasi Kearsipan Statis
Tidak mengandung komponen sistem yang berlisensi; Dapat digunakan untuk mengelola arsip arsip statis
dalam format elektronik maupun non-elektronik termasuk metadatanya;
Dapat dijalankan pada platform sistem operasi server berbasis Windows;
Dapat diakses melalui jaringan dengan menggunakan teknologi berbasis web dan dapat dijalankan secara optimal menggunakan browser Internet Explorer versi 7.
Pengolahan
Penyimpanan
Layanan Publik
Preservasi
Resto-rasi
Repro-duksi
Antarmuka back-office Antarmuka front-office
Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice) Pengolahan Penyimpanan Preservasi Restorasi Reproduksi
Antarmuka Layanan Publik (frontoffice) Pendaftaran pengguna
Pencarian informasi arsip statis Pemesanan arsip
Galeri Arsip Pameran Virtual
PERANGKAT KERAS Komputer server Komputer klien Printer Scanner
37
Switch hub Perlengkapan jaringan UPS (Uninterrupted Power Supply)UPS Server Switch hub
Scanner Printer PC Client (penyimpanan/ preservasi) PC Client (pengolahan) PC Client (layanan akses)
Item Spesifikasi
Sistem Operasi MS Windows Server 2003 / 2008 Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector) Program Pendukung .Net Framework 3.5
Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007 Web Service IIS 6 keatas
Item Spesifikasi
Prosessor Dual Processor Xeon 2.4 GHz cache L2/L3 8MB Memory RAM 1 GB
Ruang Hard Disk 2 GHz Resolusi Layar 1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Keras SERVER
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak SERVER
Item Spesifikasi
Sistem Operasi Microsoft Windows XP/Vista/7 Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector) Program Pendukung .Net Framework 3.5
Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007
Internet Explorer 7 atau IE 8 Web Service IIS 6/7
Item Spesifikasi
Prosessor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHz/ Core 2 Duo Memory RAM 1 GHz
Ruang Hard Disk 1GHz MB Resolusi Layar 1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak KLIEN
Sebelum aplikasi dipergunakan perlu dilakukan pengaturan awal dalam aplikasi SIKS. Beberapa menu yang terdapat di dalam pengaturan awal ini adalah :
Menu untuk pengaturan Pengguna
Berfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat dirubah oleh pengguna itu sendiri.
Menu untuk pengaturan Jabatan
Berfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain.
Menu untuk perubahan Sandi
Berfungsi untuk mengatasi masalah jika terdapat pengguna yang lupa
password.
Menu untuk pengisian Identitas Lembaga
Berfungsi untuk mengisi informasi identitas lembaga pengelola baru atau mengubah informasi yang telah ada.
Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.
Membuat Rancangan Inventaris
• Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital.
• Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi
Melihat Daftar Rancangan Inventaris Mengedit Rancangan Inventaris
Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris
ITEM SERI SUB-SERI SUB-SERI SERI SERI SUB-FOND FOND ITEM BERKAS BERKAS BERKAS BERKAS
Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G)
Elemen Data Arsip Statis berdasarkan ISAD(G)
Bagian Identitas
Kode Penataan Arsip
Kode Referensi
Judul
Tanggal Pembuatan
Tingkat Penataan
Jumlah Fisik
Bagian Konteks
Pencipta
Konteks Administrasi
Riwayat Kearsipan
Riwayat Akuisisi
44
Elemen Data Arsip Statis
Bagian Isi dan Struktur
Isi
Informasi Jadwal Retensi Arsip
Penambahan Arsip
Sistem Penataan Arsip
Bagian Pengaturan Akses dan Penggunaan
Pengaturan Akses
Pengaturan Reproduksi
Bahasa dan Tulisan
Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis
Sarana Temu Balik
Elemen Data Arsip Statis
Bagian Bahan-bahan yang Terkait
Keberadaan Arsip Asli
Keberadaan Kopi Arsip
Keberadaan Arsip Terkait
Publikasi Terkait
Keterangan
Keterangan
Kontrol Deskripsi
Pelaksanaan Deskripsi
Aturan Deskripsi
Tanggal Pendeskripsian
46
Berfungsi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan penyimpanan fisik arsip statis di ruang penyimpanan (depo).
Terdiri dari menu:
Pengaturan Penyimpanan
Menu untuk mengatur informasi mengenai tempat penyimpanan fisik arsip, terdiri dari: Satuan Penyimpanan, Profil Ruangan, Kantor Arsip, Tipe
Ruangan Penyimpanan, Ruangan Penyimpanan.
Penempatan Arsip
Menu untuk mengatur penyimpanan fisik arsip statis mulai lokasi gedung hingga kontainer arsip.
Pencarian Lokasi Arsip
Menu untuk melakukan pencarian lokasi penyimpanan arsip Status Penggunaan
Berfungsi untuk melakukan pencarian berkaitan dengan status arsip (dalam perawatan, hilang, dipinjam)
Menu untuk melihat status penggunaan Menu untuk melihat status penggunaan
Menu untuk pengaturan informasi penyimpanan Menu untuk pengaturan informasi penyimpanan
Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan
Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip
Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:
Melakukan Pemeriksaan Fisik
merencanakan pemeriksaan fisik melakukan penilaian fisik menampilkan data hasil pemeriksaan fisik arsip
Mengajukan Permohonan Restorasi
menyiapkan data permohonan restorasi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direstorasi
Mengajukan Permohonan Reproduksi
menyiapkan data permohonan reproduksi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direproduksi
Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direstorasi
menetapkan persetujuan arsip untuk direstorasi merencanakan urutan arsip yang akan direstorasi merekomendasi arsip yang tidak perlu direstorasi merekomendasikan arsip untuk perlu direproduksi
Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direproduksi
menetapkan persetujuan arsip untuk direproduksi merencanakan urutan arsip yang akan direproduksi
Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:
Memberikan Layanan Publik
melihat galeri arsip melihat pameran virtual
mencari informasi statis yang disimpan di lembaga kearsipan yang bersangkutan
memesan arsip untuk dipinjam (dibaca)
Memproses Pemesanan Arsip oleh Pengguna
menindaklanjuti proses pemesanan arsip oleh pengguna membantu pemesanan arsip secara manual
meregistrasi pengguna terdaftar
memproses pemesanan arsip ke bagian penyimpanan arsip statis
Petugas Transit Penyimpanan Petugas Depo Petugas Ruang Baca Pengguna di Ruang Baca Petugas Depo Pencarian/ Pemesanan manual Arsiparis Pengolahan Arsip 1 2 3 4 5 6 Petugas preservasi (Restorasi/Reproduksi)
52
PENYIMPANAN PETUGAS RUANG BACA PETUGAS DEPO ARSIP SERVER PENGOLAHAN PENGGUNA PRESERVASI
