94
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Saga Machie didirikan oleh Ibu Aulia Sucipto Lays dan Alm. Bapak Ananda Singgih sejak awal tahun 1995 di Jakarta, namun pada tahun 2003 kepemilikan saham dimiliki oleh Ibu Aulia Sucipto Lays dan Ibu Jap Foei Foei berdasarkan akta nomor 19 tanggal 17 Febuari 2003, yang dibuat di hadapan notaris Ny. Mutiara Hartanto S.H dengan surat keputusan Nomor C.550.HT.03.02 tahun 1998 tanggal 23 November 1998, yang berkedudukan di Jl. Gunung Sahari No.60 – 63, Jakarta Pusat.
PT Saga Machie bergerak di bidang retail sepatu dan sandal secara konsinyasi atau titip jual dengan merk dagang Studio Nine, Andre Valentino, dan juga ELLE. PT Saga Machie merupakan distributor tunggal yang tidak mempunyai anak perusahaan. Studio Nine adalah trend mark yang memiliki pangsa pasar untuk wanita dan juga pria yang berkisar antara 17 – 35 tahun, dan struktur sepatu dan sandal juga disesuaikan dengan kaki orang Asia dengan pemberian kualitas material yang baik dan pangsa pasar menengah ke atas.
Perusahaan ini memiliki pangsa pasar yang luas, baik itu di dalam negeri maupun di internasional. Di dalam negeri, PT Saga Machie memiliki point of sales di beberapa kota besar seperti Mall Kelapa Gading 2 (Jakarta), Mall Puri Indah (Jakarta), Mall Fantasi (Balik Papan), Mall Ciputra (Semarang), Sogo Department Store
(Jakarta, Surabaya, Medan, Bali, Bandung), dan di kota – kota besar lainnya, dan di luar negeri PT Saga Machie memiliki pangsa pasar di Singapore, Malaysia, Vietnam, Japan, dan Korea.
Akta pendirian perusahaan atas nama PT Saga Machie dengan nomor NPWP 1.609.878.2-027 pada tanggal 20 April 1995. Lokasi PT Saga Machie berada di Jalan Haji Agus Salim No.67, Kebon Sirih, Jakarta Pusat, 10350.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan utama PT. Saga Machie.
3.1.2.1 Visi Perusahaan
a. Kinerja kualitas barang pada 98,5% b. Kinerja kualitas barang masuk pada 99% 3.1.2.2Misi Perusahaan
PT. Saga Machie berkomitmen memberikan yang terbaik melalui kepemimpinan yang berkualitas dan perbaikan terus – menerus dalam kegiatan perdagangan dan berusaha untuk meningkatkan penjualan tahunan sebesar 5%.
3.2Masalah yang Dihadapi
Dalam berjalannya proses bisnis pada PT. Saga Machie terdapat beberapa masalah dalam operasionalnnya :
• Masalah berkaitan dengan proses pengadaan, persediaan, dan penjualan barang di outlet maupun gudang, adanya
dokumentasi transaksi barang yang masih dilakukan dengan cara manual dan dikirimkan melalui facsimile atau mengantarkan dokumen fisik tersebut secara manual ke pihak yang membutuhkan kemudian data tersebut baru di input ke dalam komputer.
• Sering terjadinya ketidakcocokan data antara bagian gudang, , bagian EDP Engineering dan outlet, dikarenakan kurang teliti dalam pencatatan barang dan adanya catatan fisik yang hilang sebelum di input ke dalam komputer sehingga menyebabkan keterlambatan atau penundaan penagihan dan pembayaran. • Ketidakcocokan dan keterlambatan dokumentasi yang
mempengaruhi laporan akhir bulan sehingga menjadi tidak akurat dan terlambat.
• Manager tidak dapat mengakses laporan akhir bulan secara langsung dari sistem untuk melihat lebih detilnya tentang penjualan dan keuangan perusahaan sehingga manager harus meminta print - out dari bagian atau divisi masing-masing. Hal ini memperlambat dan mempersulit pengambilan keputusan dari seorang manager.
3.3Strategic Goals & Initiatives
Dalam strategic goal and initiatives ini akan menjelaskan apa yang menjadi tujuan utama pada PT. Saga Machie dan untuk mencapai strategic goal dibutuhkan strategic iniatiative yang memungkinkan untuk mencapai strategic goal.
3.3.1 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Analisis lingkungan internal dan eksternal dibawah ini akan menjelaskan apa yang mempengaruhi perusahaan PT. Saga Machie baik dari lingkungan luar maupun lingkungan dalam.
3.3.1.1Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan merupakan analisis terhadap faktor – faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan, maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan teknik analisis persaingan porter dan analisis PEST.
3.3.1.1.1 Analisis Lima (5) Daya Porter
Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis manufaktur saat ini, kami menggunakan analisis 5 (lima) persaingan bisnis menurut Michael E. Porter. Analisis yang digunakan untuk mengetahui persaingan yang terjadi dari kekuatan pembeli, kekuatan pemasok, kekuatan pesaing, dan ancaman dari pendatang baru serta ancaman barang pengganti yang akan mempengaruhi strategi perusahaan dalam mencapai tujuannya.
• Ancaman dari Pesaing Sejenis
Berdasarkan hasil survey yang kami lakukan pada PT. Saga Machie yang bergerak dalam bidang distributor sandal dan sepatu ini memiliki beberapa pesaing perusahaan sejenis yang menjadi ancaman bagi perusahaan. Beberapa perusahaan pesaing sejenis tersebut adalah PT. Sumber Kreasi Fumiko ( perusahaan pendistribusi sandal dan sepatu dengan merk dagang Yongki Komaladi ) dan PT. Trus Megatara Fladeo ( perusahaan pendistribusi sandal dan sepatu dengan merk dagang Fladeo ). • Ancaman Pendatang Baru
Kebutuhan primer masyarakat akan alas kaki tidak dapat dipungkiri lagi, hal ini memancing banyak pelaku bisnis yang mendirikan usaha baru di bidang ini dan jelas perusahaan baru yang dibangun ini dapat menjadi ancaman bagi PT. Saga Machie. Akan tetapi, sampai saat ini belum diketahui pedatang baru dengan kualitas dan harga yang setara dengan PT. Saga Machie.
• Ancaman Barang Substitusi
PT. Saga Machie mendapatkan ancaman jika terdapat barang substitusi yang dapat menggantikan produk mereka, seperti alas kaki yang berbahan baku lebih murah, misalnya sandal jepit.
• Kekuatan Tawar – Menawar Pembeli Pembeli ( customer ) utama dari produk yang diproduksi oleh PT. Saga Machie adalah sogo department store, matahari department store, metro departement store, Debenhams departement store, Seibu departement store, Pasaraya departement store, Lotus departement store, Centro departement store, Galaxy departement store, Paragon departement store , dan counter – counter yang berada di dalam maupun luar negeri yang memasarkan produk alas kaki PT. Saga Machie. Department store dan counter – counter inilah yang akan mendistribusikan langsung produk dari PT. Saga Machie kepada customer.
PT. Saga Machie selalu melakukan inovasi pada produknya agar dapat memenuhi
permintaan konsumen dan mendapatkan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi. • Kekuatan Tawar – Menawar Pemasok
PT. Saga Machie membeli bahan baku dari beberapa perusahaan dalam dan luar negeri. Untuk pemasok dari luar negeri yaitu PT. Singapore Sunshines Lays Trading Enterprise, dari PT ini PT. Saga Machie membeli bahan – bahan baku seperti bahan kulit dan heels ( hak sepatu) yang akan dipakai dalam pembuatan sepatu dan sandal studio nine.
Gambar 3.1 Lima (5) Daya Persaingan Porter Pada PT. Saga Machie
Pembeli • Sogo department store • Matahari department
store
• Metro departement store • Debenhams departement
store
• Seibu departement store • Pasaraya departement
store
• Lotus departement store • Centro departement store • Galaxy departement store • Paragon departement Pendatang Baru Belum Diketahui Produk Pengganti Sandal Jepit Pemasok
• PT. Singapore Sunshine Lays Trading Enterprise
• PT. Prima Sukses Tama Pesaing Industri • PT. Sumber Kreasi Fumiko • PT. Trus Megatara Fladeo
3.3.1.1.2 Analisis PEST
Analisis PEST dibawah ini akan menjelaskan faktor-faktor eksternal dari PT. Saga Machie yang meliputi analisis politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Analisis ini dilaksanakan untuk mengetahui peluang dan ancaman pada PT. Saga Machie.
• Politic (Politik)
Kondisi politik di Indonesia memberikan pengaruh yang cukup signifikan bagi perusahaan yang kemudian mempengaruhi biaya operasional dalam perusahaan sehingga menyebabkan perusahaan terpaksa meningkatkan harga jual produk perusahaan kepada customer (counter – counter yang bekerja sama dengan perusahaan). Beberapa kondisi politik yang menyebabkan terjadinya hal ini yaitu kenaikan pajak bea cukai, bergejolaknya pemerintahan dalam negeri yang menyebabkan melemahnya rupiah, keputusan pemerintah untuk meningkatkan harga BBM juga akan mempengaruhi biaya operasional perusahaan.
• Economy (Ekonomi)
Kondisi ekonomi dalam negeri sangat mempengaruhi proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan, diantaranya yaitu terjadinya inflasi, menurunnya pendapatan masyarakat dikarenakan kondisi ekonomi dalam negeri yang kurang stabil dan menyebabkan menurunnya daya beli konsumen, meningkatnya harga bahan pokok karena berbagai faktor.
• Social (Sosial)
Masalah sosial yang memberikan pengaruh pada PT. Saga Machie di antaranya adalah perubahan selera customer yang mungkin saja berubah seiring perubahan trend mode. Hal ini menyebabkan PT. Saga Machie harus terus memproduksi produk – produk sandal dan sepatu yang sesuai dengan trend mode saat ini agar tetap bisa bersaing dengan perusahaan pesaing yang sejenis, namun tetap saja memperhatikan kualitas produk.
• Technology (Teknologi)
Pesatnya perkembangan teknologi pada era globalisasi menuntut perusahaan untuk mengikuti dan mengimplementasikan teknologi yang semakin hari semakin canggih untuk dapat bersaing dengan perusahaan sejenis. Namun masih banyak perusahaan yang ragu untuk mengikuti kemajuan teknologi dikarenakan biaya yang mahal dan faktor human yang terkadang tidak mau berubah dikarenakan kurang mengertinya cara mengoperasikan sistem.
Teknologi tentu sangat penting dalam proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan, terlebih lagi di era globalisasi yang pada umumnya perusahaan menggunakan teknologi untuk mendapatkan proses bisnis yang lebih efisien dan efektif. Teknologi yang terbilang sangat penting saat ini untuk mendukung proses bisnis adalah teknologi informasi. PT. Saga Machie sendiri telah memakai teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang mereka jalani, teknologi informasi diterapkan pada beberapa hal dalam
perusahaan, seperti pencatatan stok dalam perusahaan, pembuatan dokumen – dokumen yang mendukung proses bisnis dan kegiatan operasional , tetapi masih terdapat beberapa proses yang dilakukan secara manual dikarenakan perusahaan tidak memaksimalkan teknologi yang ada dan belum terintegrasinya sistem.
PT. Saga Machie menggunakan teknologi pemrograman SQL untuk database dalam perusahaan dan teknologi pemrograman VB 6.0 untuk membangun aplikasi dalam perusahaan.
PT. Saga Machie juga telah memiliki website yang memungkinkan para customer melihat lebih dalam lagi tentang produk – produk dari PT. Saga Machie, namun sayangnya website yang dimiliki PT. Saga Machie ini belum memungkinkan customernya untuk berbelanja secara online yang banyak berkembang saat ini. Kelemahan ini membuat PT. Saga Machie memiliki kendala dalam mencakup pangsa pasar yang lebih luas lagi.
Tabel 3.1 Tabel Analisis PEST pada PT. Saga Machie
Politik
• Kenaikan pajak bea cukai • Gejolak dalam pemerintahan dalam negeri • Kenaikan harga BBM Sosial
• Perubahan trend mode • Harus melakukan inovasi produk agar dapat bersaing dengan perusahaan pesaing Ekonomi • Tingkat inflasi • Menurunnya daya beli masyarakat • Kenaikan harga bahan pokok disebabkan berbagai faktor Teknologi • Pesatnya perkembangan teknologi yang menuntut perusahaan untuk mengikuti dan mengimplementasika nnya
3.3.1.2Analisis Lingkungan Internal
Analisis lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan analisis faktor-faktor internal yang mempengaruhi bisnis perusahaan, baik yang dapat meningkatkan peluang ataupun ancaman bagi perusahaan. Analisis lingkungan internal ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknik
analisis SWOT, matriks SWOT, IFAS, EFAS, value chain service business, balance scorecard, IT scorecard, dan CSF & KPI.
3.3.1.2.1 Analisis SWOT
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman pada PT. Saga Machie.
• Strengths (Kekuatan)
Di bawah ini adalah kekuatan-kekuatan yang dimiliki oleh PT. Saga Machie.
a. Barang yang rusak dapat direparasi kembali oleh perusahaan
b. Produk yang memberikan kenyamanan pada pengguna
c. Tingkat disiplin yang tinggi dalam perusahaan
d. Perusahaan memiliki modal yang besar e. Hubungan baik yang terjalin dengan
customer dan distributor
f. Trend mark produk yang telah dikenal oleh dunia
• Weakness (Kelemahan)
Di bawah ini adalah uraian mengenai kelemahan yang ada pada PT. Saga Machie. a. Harga produk relatif menengah ke
atas
b. Lemahnya pengendalian intern perusahaan
c. Perlunya perkembangan teknologi aplikasi pada PT. Saga Machie sehingga mampu mendukung pertumbuhan bisnis yang cukup cepat
• Opportunity (Peluang)
Di bawah ini akan diuraikan peluang-peluang yang dimiliki oleh PT. Saga Machie dalam bisnisnya.
a. Banyaknya customer yang sudah sangat nyaman menggunakan produk sandal dari PT. Saga Machie b. Permintaan produk berbanding lurus dengan jumlah department store dan counter – counter yang bekerja sama dengan perusahaan
c. Penjualan sepatu dan sandal di daerah - daerah mulai meningkat
• Threats (Ancaman)
Uraian di bawah ini merupakan ancaman yang dihadapi oleh PT. Saga Machie dalam mempertahankan perusahaannya.
a. Persaingan yang terus meningkat b. Daya beli masyarakat yang tidak
cukup tinggi
c. Banyaknya perusahaan pendatang baru yang sejenis
d. Sepatu dan sandal yang ditawarkan oleh perusahaan lain lebih murah
3.3.1.2.2 Matriks SWOT
Matriks dibawah ini digunakan untuk menyusun faktor-faktor peluang dan ancaman pada PT. Saga Machie Tabel 3.2 Tabel Analisis Matriks SWOT Pada PT. Saga Machie
IFAS
EFAS
Strength ( S )
1. Barang yang rusak dapat direparasi kembali oleh perusahaan
2. Produk yang memberikan kenyamanan pada pengguna
3. Tingkat disiplin yang tinggi dalam perusahaan 4. Perusahaan memiliki modal yang besar
5. Hubungan baik yang terjalin dengan customer dan distributor
6. Trend mark produk yang telah dikenal oleh dunia
Weakness ( W )
1. Harga produk relatif menengah ke atas 2. Lemahnya pengendalian intern
perusahaan
3. Perlunya perkembangan teknologi aplikasi pada PT. Saga Machie sehingga mampu mendukung pertumbuhan bisnis yang cukup cepat
Opportunity ( O )
1. Banyaknya customer yang sudah sangat nyaman menggunakan produk sandal dari PT. Saga Machie
2. Permintaan produk berbanding lurus dengan jumlah department store dan counter – counter yang bekerja sama dengan perusahaan
3. Penjualan sepatu dan sandal di daerah – daerah mulai meningkat
Strategi SO
1. Memanfaatkan hubungan yang baik dengan customer untuk meningkatkan penjualan dan mendapatkan customer satisfaction
2. Mempertahankan kualitas produk agar tidak merusak
Strategi WO
1. Menciptakan inovasi baru agar customer dapat berbelanja secara online, dimana inovasi ini akan sangat praktis bagi customer yang tidak memiliki waktu untuk berbelanja secara langsung maupun bagi customer yang berada di daerah
Threats ( T )
1. Persaingan yang terus meningkat 2. Daya beli masyarakat yang tidak
cukup tinggi
3. Banyaknya perusahaan pendatang baru yang sejenis
4. Sepatu dan sandal yang ditawarkan oleh perusahaan lain yang lebih murah
Strategi ST
1. Mengimplementasikan Customer Relationship Management dan Supply Chain Management untuk proses yang lebih efektif dan efisien dalam perusahaan
2. Memproduksi produk yang lebih murah namun tetap memperhatikan kualitas produk agar trend mark tetap terjaga
Strategi WT
1. Meningkatkan pengendalian intern perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas dan jumlah produk yang diproduksi oleh perusahaan.
2. Memanfaatkan trend mark perusahaan yang sudah kuat untuk memenangkan persaingan dengan pendatang baru yang sejenis
3.3.1.2.3 IFAS
Dibawah ini adalah tabel IFAS yang dimana IFAS ini akan menjelaskan kekuatan dan kelemahan dengan perhitungan bobot dan rating yang ada.
Tabel 3.3 Perhitungan IFAS pada PT. Saga Machie
Factor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x Rating Kekuatan (Strength) :
- Barang yang rusak dapat direparasi kembali oleh perusahaan
- Produk yang memberikan kenyamanan pada pengguna - Tingkat disiplin yang tinggi
dalam perusahaan
- Perusahaan memiliki modal yang besar
- Hubungan baik yang terjalin dengan customer dan distributor 0, 15 0, 05 0, 1 0, 05 0, 1 4 2 4 3 4 0, 6 0, 1 0, 4 0, 15 0, 4
Perhitungan IFAS : Kekuatan : 1, 8
Kelemahan : 0, 9
Titik X (internal) : Kekuatan – Kelemahan
: 1, 8 – 0, 9
: 0, 9 - Trend mark produk yang telah
dikenal oleh dunia
0, 05 3 0, 15
Total Kekuatan (Strength)
0, 5 1, 8
Kelemahan (Weakness) :
• Harga produk relatif menengah ke atas
• Lemahnya pengendalian
intern perusahaan
• Perlunya perkembangan teknologi aplikasi pada PT. Saga Machie sehingga
mampu mendukung
pertumbuhan bisnis yang cukup cepat 0, 1 0, 2 0, 2 1 2 3 0, 1 0, 4 0, 6
Total Ancaman (Threat)
0, 5 0, 9
Total EFAS
3.3.1.2.4 EFAS
Dibawah ini adalah tabel EFAS yang dimana EFAS ini akan menjelaskan peluang dan ancaman dengan perhitungan bobot dan rating yang ada.
Tabel 3.4 Perhitungan EFAS pada PT. Saga Machie
Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot x Rating Peluang (Opportunity) :
- Banyaknya customer yang sudah sangat nyaman menggunakan produk sandal dari PT. Saga Machie
- Permintaan produk berbanding lurus dengan jumlah department
store dan counter – counter yang
bekerja sama dengan perusahaan - Penjualan sepatu dan sandal di
daerah – daerah mulai meningkat
0, 15 0, 2 0, 15 3 3 3 0, 45 0, 6 0, 45
Total Peluang (Opportunity)
0, 5 1, 5
Ancaman (Threat) :
- Daya beli masyarakat yang tidak cukup tinggi
- Banyaknya perusahaan pendatang baru yang sejenis
- Sepatu dan sandal yang ditawarkan oleh perusahaan lain lebih murah
0, 1 0, 2 0, 1 2 3 1 0, 2 0, 6 0, 1
Total Ancaman (Threat)
0, 5 1, 2
Total EFAS
1, 00 2, 7
Perhitungan EFAS : Peluang : 1, 5
Ancaman : 1, 2
Titik Y (eksternal) : Peluang – Ancaman
: 1, 5 – 1, 2
Berdasarkan tabel EFAS – IFAS dengan nilai total skor IFAS 0,9 dan nilai total skor EFAS 0,3 yang menempatkan PT. Saga Machie pada kuadran I maka dapat disimpulkan bahwa PT. Saga Machie berada di situasi yang menguntungkan karena memiliki peluang dan kekuatan untuk memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang dijalankan oleh PT. Saga Machie adalah mempertahankan customer dan meningkatkan jumlah customer, seperti selalu konsisten dalam memproduksi barang dengan memberikan kualitas yang terbaik, mengutamakan kenyaman
I
PELUANG
KEKUATAN
KELEMAHAN
ANCAMAN
III
IV
II
0, 3
(0, 9 : 0, 3)
0,9
pada alas kaki yang dijual, menyelenggarakan event-event tertentu seperti pada saat hari raya idul fitri, hari raya natal, tahun baru dan juga tahun baru imlek dimana dalam event tersebut perusahaan memberikan diskon menarik untuk customernya.
3.3.1.2.5 Value Chain Service Business (Value Shop)
PT. Saga Machie merupakan perusahaan
retail yang bergerak di bidang pendistribusian alas
kaki dengan bekerja sama dengan department –
department store yang ada di Indonesia. Untuk
menganalisis hubungan antara perusahaan dengan pemasok atau pelanggannya, akan digunakan analisis value chain dimana dengan analisis value
chain ini akan terlihat secara jelas semua kegiatan
yang dilakukan perusahaan dan apa saja nilai dan manfaat yang diterima dari setiap komponen yang terlibat dalam bisnis. Berikut adalah analisis value
Gambar 3.2 Value Chain Service Business (Value Shop) pada PT. Saga Machie
Firm Infrastructure: struktur organisasi perusahaan, karyawan yang terdiri dari general manager, operation manager, marketing
manager, sales manager, finance manager, general affair, EDP engineering, customer service, operator, warehouse supervisor, AVD and promotion, product executive, store supervisor, SPG supervisor, tax, administrasi, sales account, finance manager, purchaser, collection.
Human Resource Management: Perekrutan karyawan, pemindahtugasan karyawan, pelatihan kompetensi karyawan baik di
dalam maupun di luar perusahaan.
Technology Development: aplikasi sistem dengan bahasa pemrograman VB 6 dan database SQL Server
Procurement: kerja sama yang dilakukan dengan department store dan counter – counter bersifat konsinyasi dan pihak yang
ingin bekerja sama dengan perusahaan wajib melakukan deposit di awal perjanjian kerja sama.
Inbound Logistic: • Menerima barang dari supplier • Pengecekan barang • Mengupdate stock barang • Memasukan barang ke dalam gudang Operations: • Menerima pesanan • Mencatat pesanan • Mengecek ketersediaan barang • Packaging barang Outbound Logistic: • Mengirimkan barang ke department store dan counter – counter yang bekerja sama dengan perusahaan • Memberikan surat jalan kepada customer
Marketing & Sales:
• Membuat promosi untuk menarik minat pelanggan, misalnya dengan mengadakan big sale dan penawaran – penawaran diskon lainnya Service:
• Barang yang rusak dapat direturn
• Jika barang yang
dibeli telah digunakan dan rusak, maka perusahaan memberikan keuntungan yaitu reparasi gratis M A R G I N
Keterangan dari gambar 3.2 Value Chain Service Business
(Value Shop) pada PT. Saga Machie :
• Firm Infrastructure
PT. Saga Machie merupakan sebuah perusahaan yang telah memiliki struktur organisasi yang jelas dan masing – masing bagian memiliki tugas dan kewajiban yang telah ditetapkan dan disepakati. Dengan adanya struktur organisasi ini PT. Saga Machie berharap dapat mencapai visi dan misi perusahaan yang telah ditetapkan.
• Human Resource Management
Perekrutan karyawan
PT. Saga Machie melakukan perekrutan karyawan dengan memperhatikan kualitas dari SDM yang akan direkrut dan juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perekrutan karyawan hanya dilakukan jika terdapat kekurangan SDM di salah satu bagian dalam perusahaan.
Pemindahtugasan karyawan
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, tidak menutup kemungkinan SDM yang berada dalam bagian tertentu
akan tidak sesuai dengan tugas yang ada dalam bagian tersebut, jika terjadi hal seperti ini maka akan dilaksanakan pemindahtugasan karyawan sesuai dengan kompetensi SDM yang bersangkutan dan juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pelatihan Kompetensi Karyawan
PT. Saga Machie akan melaksanakan pelatihan karyawan yang berhubungan untuk mendukung proses bisnis dalam perusahaan, seperti pelatihan untuk menggunakan program – program aplikasi yang diimplementasikan ke dalam perusahaan dengan baik.
• Technology Development
Dalam technology development PT. Saga machie ini menggunaka bahasa pemograman Visual Basic 6 (VB 6) dan untuk databasenya menggunakan SQL Server dalam aplikasi yang digunakan.
• Procurement
Dalam kerjasamanya dengan department –
department store dan juga counter – counter, PT.
konsinyasi, dimana pada awal perjanjian kerja sama department – department store ataupun
counter – counter yang ingin bekerja sama dengan
PT. Saga Machie harus melakukan down –
payment (DP) terlebih dahulu sesuai dengan syarat
dan ketentuan kerja sama yang telah ditetapkan oleh PT. Saga Machie.
• Inbound Logistic
Menerima Barang Dari Supplier
PT. Saga Machie menerima barang dari
supplier berupa bahan – bahan baku guna
memproduksi alas kaki. Bahan – bahan baku yang diterima oleh PT. Saga Machie yaitu heels sepatu, bahan kulit, lem kulit, kulit untuk alas sandal dan sepatu, benang, dan segala macam bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi alas kaki. Semua bahan baku ini diterima oleh PT. Saga Machie melewati kiriman ekspedisi. Pengecekan Barang
Saat barang diantarkan oleh pihak ekspedisi kepada PT. Saga Machie, bagian gudang dalam perusahaan akan melakukan pengecekan barang. Pengecekan barang
mencakup pengecekan barang apakah sesuai dengan faktur pembeliaan, dan juga apakah barang yang diterima dalam keadaan baik atau tidak.
Mengupdate Stock Barang
Setelah menerima dan melakukan pengecekan barang bagian gudang akan mengupdate stock barang di gudang secara manual, dimana bagian gudang akan mencatat stock barang ke dalam laporan
stock barang kemudian diserahkan oleh ke
bagian entry data processing untuk dimasukkan ke dalam sistem stock barang perusahaan.
Memasukan Barang ke Dalam Gudang Setelah ketiga proses di atas dilaksanakan, maka bagian gudang akan memasukkan barang ke dalam gudang.
• Operations
Menerima Pesanan
Bagian warehouse dari PT. Saga Machie menerima pesanan dari customer dan juga data customer (department – department
store dan counter – counter) jika customer
baru pertama kali melakukan pemesanan. Mencatat Pesanan
Setelah menerima pesanan, bagian
warehouse akan mencatat pesanan ke
dalam form order.
Mengecek Ketersediaan Barang
Setelah mengisi form order maka akan dilakukan pengecekan ketersediaan barang.
Packaging Barang
Setelah proses pengecekan barang, kemudian barang akan di packaging sesuai dengan pesanan customer (outlet) di form
order.
• Outbond Logistic
Mengirimkan Barang ke Department
Store dan Counter – Counter
Setelah packaging barang selesai dilakukan,barang akan diserahkan ke bagian operation manager, kemudian bagian operation manager akan membuat surat jalan sesuai dengan barang yang dipackaging dan menyerahkan barang
pesanan dan surat jalan kepada bagian
shipping.
Setelah bagian shipping menerima barang pesanan dan surat jalan, bagian shipping akan mengirimkan barang – barang pesanan tersebut ke masing – masing department
store dan counter – counter yang telah
memesan barang.
Memberikan Surat Jalan kepada
Customer
Surat jalan akan diserahkan kepada pihak
customer (department – department store
dan counter - counter) oleh bagian shipping ketika mengantarkan barang.
• Marketing & Sales
Membuat Promosi
Marketing manager dari PT. Saga Machie
akan selalu merancang promo – promo dan
event untuk meningkatkan sales dari
perusahaan.
Promo – promo yang dilakukan misalnya
big sale pada akhir tahun ataupun pada saat
midnite sale, promo buy one get one, dan
promo – promo lainnya.
• Service
Retur Barang
PT. Saga Machie memberikan fasilitas retur barang jika terjadi kesalahan dalam ukuran sepatu, warna sepatu, dan juga kesalahan – kesalahan lainnya. Fasilitas retur ini diberikan dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.
Reparasi Gratis
PT. Saga Machie memberikan fasilitas untuk reparasi gratis jika terdapat kerusakan setelah pemakaian oleh customer selama 1 (satu) bulan. Namun, fasilitas ini juga dapat diberikan dengan mengukur tingkat kerusakan dari produk terlebih dahulu, jika kerusakan yang terjadi sudah terlalu parah, maka PT. Saga Machie tidak dapat memberikan fasilitas reparasi gratis ini.
3.3.1.2.6 Balance Scorecard
Gambar 3.3 Strategy Map PT. Saga Machie Customer Perspective Learning and Growth Perspective Process Perspective Financial Perspective Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Informasi Sumber Daya Manusia
Prosedur, Kebijakan, Leadership Memastikan ketersediaan bahan baku dan Meminimalkan kecacatan produk pada saat produksi Partisipasi karyawan Menambah model – model alas kaki yang lebih bervariasi Memaksimalkan penggunaan aset Peningkatan produktivitas Meningkatkan pendapatan Brand Customer satisfaction Harga Pangsa pasar Kualitas
Tabel balance scorecard pada PT. Saga Machie dibawah ini akan menjelaskan apa yang menjadi strategic objective dan KPI dari perusahaan, dan menjelaskan target serta aktual pada tahun 2011 dan 2012 untuk mengetahui indeks kinerja KPI.
.
Tabel 3.5 Balance Scorecard pada PT. Saga Machie
Perspketif Strategic KPI Weight PIC Target Aktual
Indeks Kinerja KPI Objective KPI 2011 2012 2011 2012 2011 2012 C u st o m er Customer satisfaction Tingkat loyalitas pelanggan Persentase dari pelanggan menanggapi retensi setiap tahun 35% Product Executive 90% 90% 80% 90% 85% 90% Brand Presentase pelanggan yang mengenal produk studio nine
25% Product
Executive 90% 95% 80% 90% 85% 92,5%
Harga yang sesuai
Harga yang sesuai dengan kualitas produk 20% Dirut 95% 95% 80% 85% 87,5% 95% Kualitas alas kaki Presentase pelanggan yang nyaman menggunakan alas 20% Marketing 95% 95% 85% 95% 90% 95%
kaki studio nine F in n a n ci a l Efesiensi & efektifitas penggunaan dari asset Meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu dan proses 30% General Affair 80% 80% 90% 80% 85% 80% Peningkatan produktivitas Presentase
banyaknya mall yang berdiri setiap tahun
40% Sales Manager 80% 80% 90% 90% 85% 85% Pertumbuhan pendapatan Presentase penjualan pertahun 30% Finance Manager 90% 95% 80% 85% 85% 90% In te rn a l p ro ce ss Memastikan ketersediaan bahan baku dan kualitasnya Menjamin ketersediaan bahan baku yang diperlukan 35% Produksi 100% 100% 100% 100% 100% 100% Meningkatkan kualitas produksi Meminimalisasikan tingkat kecacatan pada produk 20% Produksi 90% 95% 90% 95% 90% 95% Partisipasi karyawan Presentase karyawan yang mengerti akan pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan 15% Personalia 70% 65% 85% 75% 77,5% 70% Inovasi produk Melakukan penambahan produksi model – 30% Dirut 90% 90% 85% 90% 87,5% 90%
model yang bervariasi
Menambah produksi alas kaki yang awalnya hanya untuk remaja dan dewasa, ada untuk anak – anak juga L ea rn in g a n d g ro w th Peningkatan sumber daya manusia
Persentase dari setiap kemampuan karyawan 30% HRD 80% 60% 90% 75% 85% 67,5% Mengembangkan Sistem informasi dan teknologi strategi Persentase pengaruh sistem informasi dan teknologi informasi strategidan tingkat keberhasilan mengakses informasi 30% General Manager 80% 90% 70% 90% 75% 90% Mengadakan pendidikan pelatihan karyawan Persentase karyawan melakukan pelatihan 40% HRD 90% 90% 80% 85% 85% 87,5%
=
=
86% - 94% menandakan kinerja baik
< 86% menandakan kinerja buruk – kurang baik 95% - 100% menandakan kinerja sangat baik
=
Dalam balance scorecard terdapat empat perspektif yang harus dianalisa dilihat dari perspektif customer, internal process, financial, dan
learning and growth. Adapun penjelasan dari masing – masing kolom balance scorecard diatas adalah sebagai berikut:
• Menentukan objective (tujuan) untuk menjadikannya sebagai tolak ukur kinerja untuk mencapai visi - misi yang telah ditetapkan PT. Saga Machie pada tahun 2011 – 2012 dan
objective ini merupakan sasaran yang jelas sehingga apabila
ada perbaikan bisa dilakukan pada waktu yang diperlukan. • KPI (Key Performance Indicator) menjadi ukuran untuk suatu
objective. KPI bersifat kuantitatif dan rasional untuk dicapai.
Dengan adanya KPI, setiap strategic objective dapat diukur pencapaian kinerjanya
• PIC merupakan penjelasan dari siapa atau bagian apa yang berperan untuk mendukung dan bertanggung jawab atas peaksanaan strategic objective yang ada pada perusahaan • Weight KPI merupakan bobot yang menjelaskan tentang
urutan strategic mana yang paling penting hingga yang kurang penting dengan menggunakan persen (%) dan jumlah bobot dalam setiap perspektif adalah 100%
• Target merupakan tujuan yang akan dicapai perusahaan, sedangkan actual merupakan apa yang dicapai secara realistis dan keduanya diukur dalam persentase
• Indeks KPI merupakan perhitungan dari target ditambahkan dengan actual dan dibagi dua sehingga didapat hasilnya untuk tahun 2011 – 2011
Setelah melihat tabel 3.5 maka dapat disimpulkan berdasarkan masing – masing perspektif, yaitu sebagai berikut:
1. Customer perspective.
Dengan melihat target dan actual yang ada pada tahun 2011 – 2012 pada customer perspective, maka didapat hasilnya yaitu pada realistis yang dicapai, masih perlu meningkatkan kepuasan pelanggan serta
brand nya masih jauh dari target yang ditetapkan sehingga harus
dilakukan perbaikan pada kedua strategi ini agar bisa memperbaiki kinerja pada perspektif pelanggan. Sedangkan untuk harga dan kualitas sangat baik. Perspektif pelanggan akan memenuhi target apabila perusahaan telah memenuhi target pada perspektif proses internal dengan strategi inovasi produk.
2. Financial perspective
Pada perspektif keuangan, apa yang dicapai oleh kinerja masih jauh dari target dan sangat buruk. Perusahaan perlu memperhatikan kepuasan pelanggan pada perspektif pelanggan agar target pada perspektif keuangan dapat tercapai. Tolak ukur keuangan tidak cukup untuk menjadi tolak ukur besaran yang ada, tetapi juga dilihat dalam perspektif non – keuangan.
3. Process perspective
Pencapaian target pada perspektif proses internal sangat baik. Hampir semua strategi tercapai targetnya. Tapi untuk partisipasi karyawan sangatlah buruk dikarenakan hubungan sebab akibat dengan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan yaitu pada sumber daya manusianya yang belum begitu berkompeten, pendidikan dan pelatihan karyawan, serta belum optimalnya penggunaan sistem dan teknologi informasi yang ada sehingga menyebabkan target sama sekali masih jauh untuk dicapai.
4. Learning and growth perspective
Melihat perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, masih sangat jauh dari target. Dan dapat disimpulkan bahwa sumber daya manusia yang ada pada PT. Saga Machie belum memiliki pengembangan pengetahuan dan pembelajaran yang optimal. Pengimplementasian SI/TI pada perusahaan pun masih belum diakses secara optimal. PT. Saga Machie sangat perlu memberikan berbagai pelatihan dan pengembangan knowledge untuk para karyawannya sehingga bisa mencapai target yang telah ditentukan.
3.3.1.2.7 IT Scorecard
Pada Tabel 3.6 IT Scorecard pada PT. Saga Machie dibawah ini akan menjelaskan pengukuran kinerja pada PT. Saga Machie khususnya bagian IT.
Tabel 3.6 IT Scorecard pada PT. Saga Machie
Strategi Tujuan Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan Meningkatkan proses bisnis TI terhadap perusahaan.
- proses bisnis dengan TI. - Pengawasan anggaran divisi TI. Perspektif Orientasi Pengguna Meningkatkan kualitas pengguna serta meningkatkan kerja sama antar pengguna dengan staff IT, dan juga melaksanakan training jika terdapat sistem baru.
- Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja TI.
- Tingkat penggunaan aplikasi. - Meningkatkan kualitas pengguna. - Keterlibatan pengguna terhadap aplikasi baru. Perspektif Penyempurnaan Operasional Membangun infrastruktur TI yang handal dengan menggunakan
software & hardware
yang berkualitas.
- Dukungan ketersediaan
Hardware.
- Efisiensi pengolahan data. - Penyelesaian tugas tepat waktu.
3.3.1.2.8 CSF & KPI
Tabel CSF & KPI pada PT. Saga Machie dibawah ini akan menjelaskan beberapa kriteria faktor sukses yang menjadi tolak ukur sukses atau berhasilnya sebuah perusahaan.
Tabel 3.7 CSF & KPI pada PT. Saga Machie
Sasaran Strategis (Objectives) CSF KPI Meningkatkan Keuntungan
Menjadi mitra perusahaan sepatu yang berkualitas dalam negeri
Jumlah pendapatan tiap tahun
Meningkatkan Penjualan
Memiliki reputasi perusahaan yang baik
Jumlah Penjualan tiap tahun
Memperluas
Pangsa Pasar - Strategi promosi yang efektif
- Pemasaran yang ahli dalam hal menawarkan produk ke pelanggan
Jumlah pelanggan tiap tahun
Memberikan
kepuasan kepada - Ketepatan Waktu pengiriman - Persentase - Berkurangnya secara berkala - Dukungan ketersediaan Software. Perspektif Orientasi Masa Depan Meningkatkan
kualitas dan kepuasan staff TI.
- Tingkat kepuasan staff TI. - Menelilti perkembangan TI. - Kualitas staff TI.
pelanggan - Meningkatkan layanan
customer service
- Konsistensi dalam produksi produk yang berkualitas keluhan pelanggan - Banyaknya jumlah keluhan yang terselesaikan - Lamanya waktu dalam menyelesaikan keluhan pelanggan - Jumlah keluhan pelanggan terhadap suatu produk Memilliki kualitas produk yang baik
Menyeleksi dengan tepat dan ketat perusahaan
distributor sebagai pemasok
Standart Kualitas Pasokan Barang Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan - SDM yang berpengalaman dalam bidang ekspor - impor barang
- Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam mempercepat
penyampaian informasi
Lamanya waktu dalam pemrosesan suatu transaksi
Meningkatkan Ketrampilan Karyawan
Training secara periodik kepada para karyawan.
Jumlah Training per karyawan
3.3.1.3Concept of Operations (CONOPS)
CONOPS (Concept of Operations) merupakan gambaran mengenai bagaimana proses bisnis yang berjalan pada PT. Saga Machie. Pada penggambaran proses ini menggunakan dua jenis CONOPS yakni CONOPS Scenario dan CONOPS Diagram.
3.3.1.3.1 CONOPS Scenario
Dibawah ini akan menjelaskan bagaimana proses bisnis dalam PT. Saga Machie yang sedang berjalan dengan menggunakan penggambaran CONOPS Scenario yaitu penggambaran dokumen secara naratif. Dalam proses bisnis ini terbagi menjadi dua proses yaitu
• Proses Persediaan dan Pemesanan • Proses Penjualan dan Pengiriman a. Proses Persediaan dan Pemesanan
1. Bagian pabrik memgantarkan sepatu yang sudah selesai diproduksi ke perusahaan untuk direstock dengan melampirkan surat pengeluaran barang dan bagian warehouse yang menerima barang tersebut.
2. Bagian warehouse akan mengecek kondisi barang dan surat pengeluaran barangnya. Setelah selesai bagian warehouse akan membuat surat penerimaan barang sebanyak tiga rangkap dimana rangkap pertama akan diberikan kepada pihak pabrik, rangkap kedua diberikan ke bagian
diarsipkan sendiri oleh bagian warehouse. Bagian warehouse juga mengembalikan surat pengeluaran barang kepada pabrik yang sudah ditandatangani oleh bagian
warehouse.
3. EDP engineering menerima surat
penerimaan dari bagian warehouse untuk direstock ke dalam database stock.
4. Outlet yang ingin bekerja sama dengan
perusahaan akan mendaftarkan diri ke bagian EDP engineering dengan memberikan data identitas tentang outlet. 5. Bagian EDP engineering akan
mendaftarkan outlet dan membuatkan surat kontrak selama kerja sama. Setelah surat kontrak selesai, bagian EDP engineering akan memberikan surat kontrak tersebut ke
outlet dan konfirmasi pendaftaran.
6. Outlet akan menerima surat kontrak dari
bagian EDP engineering dan membaca keterangan kontrak serta menandatangani surat kontrak tersebut.
7. Setelah masalah kontrak dan pendaftaran selesai, outlet dapat melakukan pemesanan
ke bagian warehouse dengan memberikan
form order kepada bagian warehouse.
8. Bagian warehouse akan mengecek ketersediaan barang yang dipesan oleh
outlet, ada atau tidaknya barang pesanan
outlet, bagian warehouse akan
mengkonfirmasikan kembali kepada outlet. 9. Jika barang pesanan outlet tersedia, maka
bagian warehouse akan menyiapkan barangnya setelah itu bagian warehouse akan memberikan form order tersebut ke bagian EDP engineering untuk di input ke dalam sistem.
10. Setelah barang siap maka bagian
warehouse akan membuat form stocklist
sebagai tanda barang keluar dan berkurangnya stock dan memberikan form
stocklist ke bagian EDP engineering untuk
dimasukin ke dalam sistem.
11. Barang yang sudah siap akan diberikan ke
b. Proses Penjualan dan Pengiriman
1. Bagian EDP engineering akan membuat surat jalan sebanyak 5 rangkap sesuai form
stocklist yang diterima dari bagian
warehouse. Dan surat jalan tersebut akan
diberikan kepada operation manager
sebanyak 4rangkap untuk diperiksa ulang dan disetujui untuk proses berikutnya dan untuk 1rangkapnya akan diarsipkan oleh
EDP engineering sendiri.
2. Operation manager akan mengecek
kesesuaian surat jalan dan barang serta kondisi barang tersebut, jika sudah sesuai dan kondisi barang dalam keadaan bagus maka operation manager akan menandatangani surat jalan tersebut serta memberikannya kepada bagian shipping beserta barang yang akan diantarkan ke
outlet.
3. Bagian shipping akan mengantarkan barang dan surat jalan 4 rangkap yang sudah ditandatangani oleh operation manager tersebut kepada outlet. Outlet akan
menerima barang beserta surat jalan dari
shipping dan outllet akan memeriksa
barangnya.
4. A. jika barang dan surat jalan sudah benar serta tidak adanya kerusakan pada barang maka outlet akan menandatangani surat jalan tersebut dan mengembalikan 1 rangkap kepada shipping.
B. jika barang dan surat jalan tidak sesuai atau terjadi kerusakan pada barang makan outlet akan melakukan return ke perusahaan. Outlet akan membuat surat
return dan memberikan kepada shipping
dengan disertai barang return dan surat jalan 1 rangkap yang sudah ditandatangani . 5. A. shipping memberikan surat jalan
yang sudah ditandatangani oleh outlet ke bagian EDP engineering untuk diarsipkan. B. shipping akan memberikan surat return dari outlet, surat jalan yang sudah
ditandatangani outlet serta barang return ke bagian EDP engineering untuk pembuatan
6. Outlet akan membuat sales delivery report
secara berkala dan akan memberikanya kepada bagian sales beserta pembayaran baik secara cek, giro, cash, maupun transfer sesuia dengan barang yang terjual.
7. Bagian sales menerima sales delivery
report dan pembayaran dari outlet maka
bagian sales akan membuatkan kwitansi serta memberikannya kepada outlet sebagai tanda pelunasan produk.
8. Bagian sales akan membuat sales order sesuai dengan sales delivery report dan memberikannya kepada bagian finance beserta pembayaran dari outlet untuk pembukuan oleh bagian finance.
9. Setiap bulan bagian finance akan membuat
finance report yang akan diberikan kepada general manager.
10. Bagian sales akan membuat sales report setiap bulan dan memberikannya kepada
general manager. Keterangan tambahan :
• Untuk laporan di PT. Saga Machie
bagian sales dan bagian finance secara fisik dan general manager tidak dapat melihat secara detil hanya ringkasan secara besar penjualan dan laba yang didapat. Bagian sales dan bagian
finance mengumpulkan data dari sistem
kemudian membuat report secara manual bukan print dari sistem langsung, dan baru diserahkan kepada
general manager.
• Pabrik berada ditangerang sedangkan kantor berada di jakarta, pada skripsi ini hanya membahas kantor tidak membahas sampai ke pabrik untuk produksinya.
3.3.1.3.2 CONOPS Diagram
CONOPS Diagram berikut ini akan menjelaskan proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Saga Machie.
3.3.1.4 Strategic
Untuk mencapai tujuan perusahaan, perusahaan menggunakan beberapa strategi untuk mempertahankan customer dan meningkatkan jumlah customer, seperti selalu konsisten dalam menginovasi barang dengan memberikan kualitas yang terbaik, mengutamakan kenyaman pada alas kaki yang dijual, menyelenggarakan event-event tertentu seperti pada saat hari raya idul fitri, hari raya natal, tahun baru dan juga tahun baru imlek dimana dalam event tersebut perusahaan memberikan diskon menarik untuk customernya. Selain menyelenggarakan
event-event perusahaan juga mempromosikan produknya lewat media
iklan seperti website, radio, jejaring sosial, dan sebagainya. Fasilitas reparasi gratis dalam jangka waktu sebulan dan bisa tukar produk dalam waktu satu minggu seperti penukaran size dan warna.
3.4 Product & Services
3.4.1 Business Plan
Business plan ini menjelaskan mengenai gambaran tingkat tinggi
tentang kunci dan fungsi-fungsi bisnis, strategi finansial yang akan membantu melengkapi atau menyelesaikan strategi goal and initiative.
3.4.1.1 Business Overview
PT. Saga Machie merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang retail sepatu dan sandal untuk pria dan wanita berumur 17 – 35 tahun secara konsinyasi dan merupakan distributor tunggal dengan merk dagang Studio Nine, Andre Valentino, dan ELLE.
Perusahaan yang berdiri pada tanggal 23 November 1988 ini telah memiliki pangsa pasar yang luas baik di dalam negeri ( Jakarta, Surabaya, Medan, Bali, Bandung) dan luar negeri (Singapore, Malaysia, Vietnam, Japan, Korea). Seiring dengan perkembangan perusahaan sampai saat ini, PT. Saga Machie terus meningkatkan kualitas material produk dan struktur sepatu untuk memenuhi kebutuhan kaki orang Asia.
3.4.1.2 Executive Team Profile
PT. Saga Machie memiliki beberapa tim eksekutif yang berperan di dalam kegiatan bisnis perusahaan dan juga memiliki fungsi bisnis di setiap divisi perusahaan.
Tugas dan kewajiban eksekutif adalah : 1. Director
a. Bertindak sebagai pimpinan utama dalam perusahaan PT. Saga Machie
b. Memiliki kekuasaan penuh terhadap semua proses bisnis yang ada pada PT. Saga Machie
c. Menentukan perencanaan jangka panjang PT Saga Machie
d. Mengkoordinasi semua aktivitas yang ada pada PT Saga Machie
e. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan PT Saga Machie
2. General Manager
a. Bertindak sebagai koordinator semua manager bagian dan juga karyawan
b. Bertanggung jawab langsung di bawah direktur
c. Membuat visi dan misi perusahaan
d. Mengkoordinasi semua karyawan untuk menjalankan misi yang telah dibuat
3. Operation Manager
a. Bertindak sebagai koordinator bagian operasional PT Saga Machie
b. Mengurus segala keperluan operasional perusahaan
c. Mengkoordinasi bagian dalam gudang dan juga bagian keluar masuk barang perusahaan seperti ekspedisi dan pengangkutan
d. Bertanggung jawab langsung pada general
manager
4. Marketing Manager
a. Mengurusi dan juga membuat event dan promosi PT Saga Machie
b. Mencari solusi agar sales dapat mencapai target seperti yang telah direncanakan c. Bertanggung jawab langsung pada general
manager
5. Tax and Accounting Manager
a. Bertindak sebagai pengkoordinasian bagian pajak dan juga akuntansi perusahaan
b. Memberikan laporan keuangan harian dan bulanan
6. Finance Manager
a. Bertindak sebagai pengkoordinasi keuangan PT Saga Machie
b. Mengkoordinasi penagih piutang PT Saga Machie
c. Mengkoordinasi pembayar utang PT Saga Machie
d. Bertanggung jawab pada general manager
7. General Affair
a. Merupakan bagian pengangkutan dan ekspedisi
b. Bertanggung jawab pada manager operasi c. Mengkoordinasi semua pengangkutan
barang dari supplier ke gudang, serta dari gudang ke konsumen ataupun outlet –
outlet
8. Warehouse Supervisor
a. Sebagai penanggung jawab gudang dan
stock barang
b. Membuat stock barang harian
c. Meminta permintaan barang jika stock mencapai batas minimum
d. Bertanggung jawab pada operation manager
9. Product Executive
a. Bertanggung jawab atas product yang ditangani baik itu kualitas, penjualan, dan lain – lain
b. Membuat penjualan harian dan bulanan
product yang ditangani
c. Bertanggung jawab pada sales manager
10. SPG Supervisor
a. Berfungsi sebagai pencari dan seleksi SPG b. Menentukan pengeluaran untuk SPG c. Bertanggung jawab pada sales manager
11. Administrasi
a. Berfungsi sebagai bagian administrasi PT Saga Machie
b. Sebagai penyedia semua perlengkapan kantor dan alat tulis
c. Bertanggung jawab pada tax & accounting
12. Finance Manager
a. Bertanggung jawab atas semua masalah keuangan PT Saga Machie
b. Membuat laporan keuangan cash flow dan lain – lainnya
c. Bertanggung jawab kepada general manager
3.4.1.3 Relationship Business Activity to Strategic Goals
• Mempunyai beberapa outlet baik dalam kota, luar kota maupun luar pulau untuk meluaskan pemasaran produk
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kebutuhan pelanggan dan selalu memberikan produk yang berkualitas.
• Selalu konsisten dalam memproduksi barang demi kenyamanan dan kepuasan pelanggan terhadap produk.
• Selalu menjali hubungan baik dengan depertement
store yang bekerja sama, selalu mengantarkan
barang pesanan tepat waktu dan barang yang tidak terjual dapat direturn.
3.4.1.4 Organizational Structure
Berdasarkan struktur organisasi yang berada pada PT Saga Machie, setiap bagian memiliki peranan, fungsi dan jabatan yang berbeda- beda dalam menjalankan aktivitasnya pada perusahaan. Adapun peranan fungsi dan jabatan dapat diuraikan seperti di bawah ini :
1. Director
a. Bertindak sebagai pimpinan utama dalam perusahaan PT Saga Machie
b. Memiliki kekuasaan penuh terhadap semua proses bisnis yang ada pada PT Saga Machie
c. Menentukan perencanaan jangka panjang PT Saga Machie
d. Mengkoordinasi semua aktivitas yang ada pada PT Saga Machie
e. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan PT Saga Machie
2. General Manager
a. Bertindak sebagai koordinator semua manager bagian dan juga karyawan
b. Bertanggung jawab langsung di bawah direktur
d. Mengkoordinasi semua karyawan untuk menjalankan misi yang telah dibuat
3. Operation Manager
a. Bertindak sebagai koordinator bagian operasional PT Saga Machie
b. Mengurus segala keperluan operasional perusahaan
c. Mengkoordinasi bagian dalam gudang dan juga bagian keluar masuk barang perusahaan seperti ekspedisi dan pengangkutan
d. Bertanggung jawab langsung pada general
manager
4. Marketing Manager
a. Mengurusi dan juga membuat event dan promosi PT Saga Machie
b. Mencari solusi agar sales dapat mencapai target seperti yang telah direncanakan c. Bertanggung jawab langsung pada general
5. Sales Manager
a. Mengurus segala permintaan barang dari konsumen dan juga outlet
b. Sebagai koordinator antara konsumen dan juga outlet yang ada
c. Mengkoordinasi penjualan dan juga membuat laporan sales harian dan bulanan
6. Tax and Accounting Manager
a. Bertindak sebagai pengkoordinasian bagian pajak dan juga akuntansi perusahaan
b. Memberikan laporan keuangan harian dan bulanan
c. Bertanggung jawab pada general manager
7. Finance Manager
a. Bertindak sebagai pengkoordinasi keuangan PT Saga Machie
b. Mengkoordinasi penagih piutang PT Saga Machie
c. Mengkoordinasi pembayar utang PT Saga Machie
8. General Affair
a. Merupakan bagian pengangkutan dan ekspedisi
b. Bertanggung jawab pada manager operasi c. Mengkoordinasi semua pengangkutan
barang dari supplier ke gudang, serta dari gudang ke konsumen ataupun outlet –
outlet
9. EDP Engineering
a. Berfungsi sebagai peng-entry semua data perusahaan
b. Membuat form yang diperlukan perusahaan c. Memonitori semua yang bersangkutan
dengan IT
d. Bertanggung jawab pada operation manager
10. Customer Service
a. Sebagai layanan konsumen yang menjawab semua pertanyaan konsumen dan outlet –
outlet
c. Bertanggung jawab pada operation manager
11. Operator
a. Berfungsi sebagai penjawab telepon masuk b. Sebagai pengkoordinasi absensi karyawan c. Penerima tamu
d. Bertanggung jawab pada operation manager
12. Warehouse Supervisor
a. Sebagai penanggung jawab gudang dan
stock barang
b. Membuat stock barang harian
c. Meminta permintaan barang jika stock mencapai batas minimum
d. Bertanggung jawab pada operation manager
13. AVD and Promotion
a. Membuat event – event promosi
b. Mendesain spanduk dan juga perlengkapan promosi
c. Bertanggung jawab atas semua kegiatan
event dan iklan
d. Membuat promosi – promosi seperti diskon dan lain – lain
e. Bertanggung jawab pada marketing manager
14. Product Executive
a. Bertanggung jawab atas product yang ditangani baik itu kualitas, penjualan, dan lain – lain
b. Membuat penjualan harian dan bulanan
product yang ditangani
c. Bertanggung jawab pada sales manager
15. Store Supervisor
a. Mengkoordinasi outlet – outlet yang ada b. Memberikan laporan penjualan outlet
harian dan mingguan
c. Bertanggung jawab pada sales manager
16. SPG Supervisor
a. Berfungsi sebagai pencari dan seleksi SPG b. Menentukan pengeluaran untuk SPG
c. Bertanggung jawab pada sales manager
17. Tax
a. Berfungsi sebagai pengkoordinasi pajak b. Berhubungan dengan kantor pajak dan
pajak perusahaan
c. Bertanggung jawab pada tax & accounting
manager
18. Administrasi
a. Berfungsi sebagai bagian administrasi PT Saga Machie
b. Sebagai penyedia semua perlengkapan kantor dan alat tulis
c. Bertanggung jawab pada tax & accounting
manager
19. Sales Account
a. Berfungsi peng-entry sales perusahaan b. Membuat laporan utang dan piutang
perusahaan
c. Bertanggung jawab kepada tax & accounting manager
20. Finance Manager
a. Bertanggung jawab atas semua masalah keuangan PT Saga Machie
b. Membuat laporan keuangan cash flow dan lain – lainnya
c. Bertanggung jawab kepada general manager
21. Purchaser
a. Mengkoordinasi pembelian barang dagangan
b. Sebagai bagian pengeluaran cash
c. Bertanggung jawab pada finance manager
22. Collection
a. Mengkoordinasi utang PT Saga Machie b. Menagih utang perusahaan
c. Membuat perkiraan utang tak tertagih d. Memutuskan apakah suatu konsumen layak
kredit atau tidak
e. Bertanggung jawab pada bagian finance
3.4.1.5 Market Outlook & Competitive Strategy
Market outlook & competitive strategy ini akan
menjelaskan bagaimana PT. Saga Machie menentukan pangsa pasar perusahaannya dan bagaimana perusahaannya menentukan strategi untuk melawan para kompetitornya.
• Market Outlook
Saat ini perkembangan model sepatu dan sandal cukup pesat karena banyak perusahaan yang berlomba-lomba menciptakan model sepatu dan sandal terbaru dengan nuansa yang berbeda, terutama untuk kalangan menengah ke atas untuk mengikuti perkembangan zaman, meningkatkan
prestige serta kenyamanan akan penggunaan alas
kaki. Pembangunan mall – mall, pusat perbelanjaan dan department store juga semakin meningkat. Faktor – faktor diatas sangat berpengaruh terhadap pangsa pasar dan pertumbuhan bisnis sepatu dan sandal terutama pada PT. Saga Machie.
• Competitive Strategy
Oleh karena itu, PT. Saga Machie yang bergerak di bidang alas kaki ini mempunyai peluang untuk
mengembangkan bisnis yang sedang berjalan saat ini. Dengan meningkatkan kualitas produk, meluaskan daerah promosi, melakukan inovasi pada model – model sepatu, menjalin hubungan baik dengan supplier dan distributor serta melakukan perencanaan strategis secara tepat maka PT. Saga Machie akan mampu bersaing dengan
competitor dan mencapai tujuan perusahaan.
3.4.1.6 Business Cycle
Gambar 3.8 Business Cycle pada PT. Saga Machie
Siklus bisnis PT. Saga Machie dimulai dari penerimaan barang dari supplier, kemudian baru akan dimulai proses penitipan kepada distributor (customer)
Penerimaan Barang dari Supplier Pemesanan Barang dari Outlet Pengiriman Barang ke Outlet Packaging Barang Pelunasan dari Outlet
yaitu ketika customer memesan barang kepada warehouse,
warehouse mengecek ketersediaan barang dan jika barang
tersedia akan dilakukan packaging serta pengiriman barang oleh driver ke outlet – outlet yang telah memesan barang. Setelah itu, bagian sales akan menerima uang pelunasan dari penjualan barang yang ada di outlet –
outlet.
3.5Data & Information
3.5.1 Object State Transition Diagram
Object State Transition Diagram berikut akan menjelaskan daur
hidup suatu objek yang mempunyai state dan transisi, maksud dari objek adalah class – class yang ada di class diagram.
Gambar 3.9 Object State Transition Diagaram pada PT. Saga Machie
3.5.2 Logical Data Model
Pada gambar 3.8 Logical Data Model ERD / Class Diagram pada PT. Saga Machie dibawah ini menjelaskan data apa saja yang disimpan perusahaan dan hubungan antar data, saling ketergantungan data serta alur jalannya dalam perusahaan.
Bagian Warehouse EDP
3.5.3 Activity / Entity Matrix (CRUD)
Tabel Activity / Entity Matrix (CRUD) dibawah ini menjelaskan hubungan sebuah objek atau class pada logical data model dengan aktivitas-aktivitas (Use Case Diagram) dalam PT. Saga Machie.
Tabel 3.8 Activity / Entity (CRUD) Matrix pada PT. Saga Machie
No. Class Event
Outlet Order Stock Stock List Surat Jalan Sales Order Sales Delivery Report Pembayaran Return 1.
Membuat Surat Penerimaan Barang
U
2. Mendaftarkan Outlet C
3. Membuat Kontrak R
4. Mengecek Ketersediaan Barang R
5. Mencatat Order C R
6. Membuat Stock List R C
7. Membuat Surat Jalan R C
8. Mencatat Return U R C
9. Mencatat Sales Delivery Report U C
10. Membuat Sales Order C R
11. Mencatat Pembayaran R C
12. Membuat Finance Report R
13. Membuat Sales Report R
EDP
Bagian Sales
Bagian Finance
