5. RANCANGAN PERBAIKAN

(1)

49

Universitas Kristen Petra

5. RANCANGAN PERBAIKAN

Permasalahan beban kerja yang belum seimbang antara kepala bagian dan staf Departemen Purchasing antara lain dipengaruhi oleh ketidaksesuaian aktivitas aktual yang dilakukan dengan job description dan prosedur kerja yang ada. Beberapa aktivitas yang paling sering dilakukan seperti membuat PO dan aktivitas meeting sebenarnya dapat dikurangi waktunya. Rancangan-rancangan perbaikan yang disarankan untuk menanggapi masalah tersebut antara lain menetapkan standar waktu pembuatan PO, mengurangi aktivitas meeting, menetapkan staf shipment, mengembalikan job description Departemen Purchasing sesuai dengan job description dan prosedur kerja tertulis, serta pengadaan form perijinan lembur.

5.1. Penetapan Standar Waktu Pembuatan PO

Departemen Purchasing belum memiliki standar waktu penyelesaian aktivitas pembuatan PO. Aktivitas membuat PO menghasilkan output PO. Satu PO terdiri dari beberapa item atau jenis barang yang ditujukan pada satu supplier.

Lama tidaknya durasi pembuatan PO diukur dari durasi pembuatan setiap item PO dan jumlah item PO yang ada dalam PO tersebut. Tabel 5.1 menunjukkan waktu rata-rata masing-masing karyawan yang digunakan untuk membuat satu item PO.

Tabel 5.1 Waktu Rata-rata Pembuatan 1 Item PO Karyawan

yang Diamati

Durasi (menit)

Total Item PO

Waktu Rata- rata (menit) Regular Staf 1 692 801 0,864 Regular Staf 2 235 135 1,741 Regular Staf 3 598 350 1,709 Regular Staf 4 380 224 1,696 Regular Staf 5 289 100 2,890

Project Staf 1 464 68 6,824

Project Staf 2 193 4 48,250

(2)

50

Tabel 5.1 Waktu Rata-rata Pembuatan 1 Item PO (sambungan) Karyawan

yang Diamati

Durasi (menit)

Total Item PO

Waktu Rata- rata (menit)

Kabag 1 240 455 0,527

Kabag 2 379 452 0,838

TOTAL 3470 2589

Waktu pembuatan satu item PO berbeda antar karyawan. Karyawan yang memiliki waktu rata-rata terbaik akan dianalisa lebih lanjut untuk rancangan perbaikan penetapan standar waktu pembuatan PO. Tabel 5.1 menunjukkan bahwa karyawan yang memiliki waktu tercepat ialah Kabag 1, akan tetapi data ini dinilai tidak valid karana proses pembuatan PO Kabag 1 sebagian dilakukan oleh Project Staf 2 selama pengamatan. Data waktu rata-rata terbaik yang digunakan ialah data waktu Kabag 2. Aktivitas pembuatan PO oleh Kabag 2 beserta durasi dan item yang dibuat dapat dilihat pada Tabel 5.2. Data ke-3 durasi per item pembuatan PO dibuang karena merupakan data outlier.

Tabel 5.2 Durasi Pembuatan per Item PO Kabag 2 Data

ke- Week Tanggal Durasi (menit)

Item PO

Durasi per Item (menit)

1 Week 38 17-Sep-13 45 102 0,4412

2 Week 38 18-Sep-13 25 20 1,25

3 Week 38 20-Sep-13 65 5 13

4 Week 38 21-Sep-13 55 66 0,8333

5 Week 39 24-Sep-13 44 77 0,5714

6 Week 39 27-Sep-13 27 28 0,9643

7 Week 40 1-Oct-13 80 117 0,6838

8 Week 40 2-Oct-13 38 35 1,0857

9 Week 40 4-Oct-13 0 2 0

Waktu rata-rata minimum Kabag 2 membuat satu item PO ialah 0,4412 menit dan waktu rata-rata maksimum ialah sebesar 1,25 menit. Waktu rata-rata ini kemudian dikalikan dengan performance rating ( Kabag 2 untuk mendapatkan

(3)

51

waktu normal ( . Penilaian performance rating dilakukan oleh manager Departemen Purchasing. Nilai performance rating dapat dilihat pada Tabel 5.3.

Tabel 5.3 Nilai Performance Rating Kabag 2

Faktor Nilai

Effort Ratings B1 (Excellent) + 0,10 Condition Ratings B (Excellent) + 0,04 Consistency Ratings C (Good) + 0,01 Skill Ratings A2 (Superskill) + 0,13 Performance Rating 1,28

Perhitungan waktu normal ( adalah sebagai berikut : - Waktu minimum

= 0,4412 menit x 1,28 = 0,5647 menit - Waktu maksimum

= 1,25 menit x 1,28 = 1,6 menit

Waktu normal pembuatan PO dari hasil perhitungan berkisar antara 0,5647 menit hingga 1,6 menit atau dengan kata lain 36 detik hingga 96 detik. Waktu ini dapat digunakan untuk waktu standar karyawan dalam membuat satu item PO.

Rata-rata waktu normal minimum dan maksimum tersebut ialah 1,08235 menit.

Rata-rata waktu normal ini disimulasikan ke dalam waktu pembuatan PO masing- masing karyawan yang diamati. Perbedaan beban kerja setelah rancangan perbaikan penetapan standar waktu pembuatan PO dapat dilihat pada Tabel 5.4.

Tabel 5.4 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Penetapan Standar Waktu Pembuatan Item PO

Karyawan yang Diamati

Beban Kerja Awal

Setelah Menggunakan

Waktu Normal Selisih

Regular Staf 1 116,26% 118,85% + 2,59%

Regular Staf 2 96,56% 95,20% - 1,36%

Regular Staf 3 94,59% 91,35% - 3,24%

Regular Staf 4 78,30% 76,20% - 2,10%

Regular Staf 5 105,34% 102,66% - 2,68%

(4)

52

Tabel 5.4 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Penetapan Standar Waktu Pembuatan Item PO (sambungan)

Karyawan yang Diamati

Beban Kerja Awal

Setelah Menggunakan

Waktu Normal Selisih

Project Staf 1 96,91% 91,14% - 5,77%

Project Staf 2 72,56% 71,73% - 0,83%

Kabag 1 117,46% 119,36% + 1,90%

Kabag 2 95,45% 97,19% + 1,74%

Total waktu pembuatan PO setelah simulasi berkurang dari 3470 menit menjadi 2802 menit. Hal ini berarti bahwa masih ada 668 menit yang dapat dialokasikan untuk aktivitas lain. Beban kerja karyawan setelah penetapan standar waktu menjadi berkurang, kecuali Regular Staf 1, Kabag 1, dan Kabag 2. Hal ini disebabkan karena waktu pembuatan item PO ketiga karyawan tersebut lebih cepat daripada waktu baku. Beban kerja setelah rancangan perbaikan ini akan disimulasikan untuk rancangan perbaikan selanjutnya.

5.2. Pengurangan Aktivitas Meeting

Aktivitas terbesar kedua yang memakan waktu sebanyak 11,86% ialah aktivitas meeting. Meeting koordinasi internal Departemen Purchasing dilakukan setiap hari Senin, sedangkan meeting midterm dilakukan setiap hari Kamis.

Meeting koordinasi dengan supplier dilakukan pada periode waktu tertentu sesuai dengan jadwal tiap supplier. Perbandingan antara meeting koordinasi dan meeting midterm terhadap total waktu meeting dapat dilihat pada Tabel 5.5.

Tabel 5.5 Perbandingan Waktu Meeting Koordinasi dan Meeting Midterm Aktivitas Meeting Durasi

(menit) Persentase Meeting Koordinasi Internal Purchasing 1292 16,88%

Meeting Koordinasi Lain 4222 55,16%

Meeting Midterm 2140 27,96%

Total Waktu Meeting 7654

(5)

53

Meeting koordinasi internal Purchasing dan meeting koordinasi dengan supplier maupun departemen lain merupakan aktivitas yang tidak dapat dikurangi karena aktivitas tersebut sangat dibutuhkan untuk mendukung kelancaran kinerja Departemen Purchasing. Meeting midterm merupakan meeting dengan Departemen PPIC untuk membahas PO yang belum dikonfirmasi oleh supplier.

Rancangan perbaikan ini dilakukan dengan menghilangkan meeting midterm dan sebagai gantinya dapat melaporkan dokumen kepada Departemen PPIC mengenai PO yang belum dikonfirmasi oleh supplier beserta solusinya. Departemen PPIC dapat dihadirkan dalam meeting koordinasi internal Departemen Purchasing apabila sangat dibutuhkan.

Meeting koordinasi internal Departemen Purchasing menghabiskan waktu sebesar 1292 menit selama tiga minggu pengamatan. Rata-rata setiap karyawan mengikuti meeting ini ialah 48 menit per minggu, sehingga meeting koordinasi internal Departemen Purchasing dapat dilakukan setidaknya satu jam per minggu.

Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan setelah rancangan perbaikan pengurangan aktivitas meeting ini dapat dilihat pada Tabel 5.6.

Tabel 5.6 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Pengurangan Aktivitas Meeting

Karyawan yang Diamati

Dengan Meeting Midterm

Setelah Pengurangan

Meeting Midterm Selisih

Regular Staf 1 118,85% 113,16% - 5,69%

Regular Staf 2 95,20% 87,78% - 7,42%

Regular Staf 3 91,35% 87,73% - 3,62%

Regular Staf 4 76,20% 70,65% - 5,55%

Regular Staf 5 102,66% 99,86% - 2,81%

Project Staf 1 91,14% 90,28% - 0,86%

Project Staf 2 71,73% 71,73% -

Kabag 1 119,36% 116,52% - 2,84%

Kabag 2 97,19% 93,49% - 3,70%

Beban kerja karyawan Project Staf 2 tidak berkurang karena karyawan tersebut tidak mengikuti aktivitas meeting midterm. Beban kerja karyawan setelah rancangan perbaikan ini rata-rata mengalami penurunan sebesar 4,06%. Meeting

(6)

54

midterm sebaiknya digabungkan dengan meeting koordinasi tanpa mengurangi fungsi meeting midterm. Hal ini dapat mengalokasikan waktu sebesar 2140 menit yang dapat digunakan untuk aktivitas lain.

5.3. Penyeimbangan Tugas dan Tanggung Jawab Antar Karyawan 5.3.1 Penambahan Staf Shipment

Rancangan perbaikan ini dilakukan dengan cara mengeluarkan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan shipment dari job description karyawan Purchasing dan mempekerjakan karyawan baru yang khusus menangani shipment.

Aktivitas yang berkaitan dengan shipment ini antara lain mengatur shipment, follow up shipment, membuat shipping document, serta mengatur pembayaran dan mengirim invoice ke accounting. Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan setelah rancangan perbaikan penambahan staf shipment ini dapat dilihat pada Tabel 5.7.

Tabel 5.7 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Penambahan Staf Shipment

Tanpa Staf Shipment

Setelah Ada

Staf Shipment Selisih Regular Staf 1 113,16% 96,45% - 16,71%

Regular Staf 2 87,78% 84,57% - 3,21%

Regular Staf 3 87,73% 69,84% - 17,89%

Regular Staf 4 70,65% 55,36% - 15,29%

Regular Staf 5 99,86% 94,27% - 5,59%

Project Staf 1 90,28% 70,15% - 20,13%

Project Staf 2 71,73% 64,94% - 6,79%

Kabag 1 116,52% 113,28% - 3,24%

Kabag 2 93,49% 88,82% - 4,67%

Staf Shipment - 92,39% -

.

Beban kerja seluruh karyawan yang diamati berkurang dengan adanya penambahan staf shipment. Beban kerja staf shipment itu sendiri sebesar 92,39%.

Karyawan yang beban kerjanya masih di bawah 85% setelah simulasi usulan

(7)

55

improvement ini ialah Regular Staf 3, Regular Staf 4, Project Staf 1 dan Project Staf 2. Kelemahan rancangan perbaikan ini yaitu dengan adanya penambahan staf shipment, maka diperlukan juga biaya lebih untuk mempekerjakan karyawan baru.

Rancangan perbaikan penambahan Staf Shipment ini tidak disetujui untuk diterapkan.

5.3.2 Pengalokasian Tugas dan Tanggung Jawab Antar Karyawan

Rancangan perbaikan ini dilakukan dengan cara mengalokasikan aktivitas- aktivitas karyawan yang beban kerjanya di atas 100% kepada karyawan yang beban kerjanya di bawah 85%. Aktivitas yang dipindahkan ialah seluruh aktivitas shipment Regular Staf 1 dilakukan oleh Regular Staf 4 dan seluruh aktivitas shipment Regular Staf 5 dilakukan oleh Project Staf 2. Aktivitas shipment yang dimaksud dalam usulan improvement ini antara lain mengatur shipment, follow up shipment, membuat shipping document, serta mengatur pembayaran dan mengirim invoice ke accounting.

Aktivitas shipment dan aktivitas claim Kabag 1 dipindahkan ke Project Staf 2. Aktivitas claim yang dimaksud antara lain melengkapi data webclaim, mengirim report claim ke supplier, serta memperbarui data SAP dan webclaim.

Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan setelah usulan improvement pengalokasian tugas dan tanggung jawab antar karyawan ini dapat dilihat pada Tabel 5.8.

Tabel 5.8 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Pengalokasian Tugas dan Tanggung Jawab Antar Karyawan

Sebelum Pengalokasian

Setelah

Pengalokasian Selisih

Regular Staf 1 113,16% 96,45% - 16,71%

Regular Staf 2 87,78% 87,78% -

Regular Staf 3 87,73% 87,73% -

Regular Staf 4 70,65% 87,93% + 17,28%

Regular Staf 5 99,86% 94,27% - 5,59%

(8)

56

Tabel 5.8 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Pengalokasian Tugas dan Tanggung Jawab Antar Karyawan (sambungan)

Sebelum Pengalokasian

Setelah

Pengalokasian Selisih

Project Staf 1 90,28% 90,28% -

Project Staf 2 71,73% 84,34% + 12,61%

Kabag 1 116,52% 109,01% - 7,51%

Kabag 2 93,49% 93,49% -

Beban kerja karyawan Regular Staf 1, Regular Staf 5, dan Kabag 1 menjadi berkurang setelah rancangan perbaikan ini. Beban kerja Regular Staf 4 dan Project Staf 2 bertambah rata-rata sebesar 14,94%. Kelemahan rancangan perbaikan ini yaitu tidak dapat digunakan sebagai usulan jangka panjang karena job description menjadi tidak beraturan dengan adanya pengalokasian aktivitas- aktivitas. Rancangan perbaikan pengalokasian tugas dan tanggung jawab antar karyawan ini tidak disetujui untuk diterapkan.

5.3.3 Penggantian Job Description Regular Staf 4 Sebagai Staf Shipment Rancangan perbaikan ini hampir sama dengan rancangan perbaikan penambahan staf shipment, akan tetapi pada usulan ini tidak mempekerjakan karyawan baru. Staf shipment diambil dari karyawan Departemen Purchasing yang ada, sebagai contoh di sini ialah Regular Staf 4. Seluruh aktivitas shipment karyawan Departemen Purchasing dibebankan pada Regular Staf 4. Aktivitas yang berkaitan dengan shipment ini antara lain mengatur shipment, follow up shipment, membuat shipping document, serta mengatur pembayaran dan mengirim invoice ke accounting.

Aktivitas yang berkaitan dengan pembuatan dan follow up PO, follow up barang, koresponden e-mail, maintain info record, maintain produk development, serta seluruh aktivitas claim Regular Staf 4 dialihkan kepada Regular Staf 3.

Proyek cek karantina Regular Staf 4 dialihkan kepada Regular Staf 2. Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan setelah rancangan perbaikan penggantian job description Regular Staf 4 sebagai Staf Shipment ini dapat dilihat pada Tabel

(9)

57

5.9. Beban kerja sebelum penggantian job description pada Tabel 5.9 didapatkan dari beban kerja setelah rancangan perbaikan pengurangan aktivitas meeting disimulasikan.

Tabel 5.9 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Improvement Penggantian Job Description Regular Staf 4 Sebagai Staf Shipment Karyawan yang

Diamati

Sebelum Penggantian Job Description

Setelah Penggantian

Job Description Selisih

Regular Staf 1 113,16% 96,45% - 16,71%

Regular Staf 2 87,78% 104,60% + 16,82%

Regular Staf 3 87,73% 99,78% + 12,05%

Regular Staf 4 sebagai

Staf Shipment 70,65% 99,92% + 29,27%

Regular Staf 5 99,86% 94,27% - 5,59%

Project Staf 1 90,28% 70,15% - 20,13%

Project Staf 2 71,73% 64,94% - 6,79%

Kabag 1 116,52% 113,28% - 3,24%

Kabag 2 93,49% 88,82% - 4,67%

Beban kerja karyawan rata-rata berkurang setelah rancangan perbaikan ini.

Beban kerja karyawan yang bertambah ialah Regular Staf 2, Regular Staf 3, dan Regular Staf 4 yang selanjutnya didefinisikan sebagai Staf Shipment. Beban kerja yang masih di bawah standar minimal 85% sekarang ada pada karyawan Project Staf. Beban kerja setelah rancangan perbaikan ini akan disimulasikan untuk rancangan perbaikan selanjutnya.

5.4 Pengembalian Job Description Departemen Purchasing

Analisa job description kepala bagian dan staf Departemen Purchasing menunjukkan bahwa job description tertulis tidak sesuai dengan pelaksanaannya.

Kepala bagian mengerjakan beberapa tugas dan tanggung jawab staf, demikian juga staf mengerjakan beberapa tugas dan tanggung jawab kepala bagian.

Rancangan perbaikan ini berusaha untuk mengembalikan tugas dan tanggung

(10)

58

jawab masing-masing karyawan Departemen Purchasing ke job description tertulis.

Aktivitas maintain produk development dan melakukan penawaran harga yang pada pelaksanaannya dilakukan oleh kepala bagian dan staf menjadi dilakukan oleh kepala bagian saja sesuai job description tertulis. Aktivitas yang berkaitan dengan claim dan aktivitas mengatur jadwal kedatangan supplier yang dilakukan oleh kepala bagian dialihkan ke staf sesuai job description tertulis.

Aktivitas pengadaan barang yang dilakukan oleh kepala bagian dipindahkan ke beberapa staf dengan tujuan agar beban kerja seimbang. Aktivitas pengadaan barang yang dimaksud ialah membuat PO, mengirim PO ke supplier, follow up PO dan barang, update konfirmasi PO di SAP, dan koresponden e-mail.

Aktivitas pengadaan barang Kabag 1 dipindahkan sebesar 50% ke Project Staf 1 dan 50% ke Project Staf 2. Bentuk pemindahan aktivitas pengadaan barang ini dilakukan dengan memindahkan supplier yang ditangani dengan asumsi load setiap supplier sama. Kabag 1 menangani 28 supplier, dengan demikian supplier yang dipindahkan ke Project Staf 1 dan Project Staf 2 masing-masing sebanyak 14 supplier.

Aktivitas pengadaan barang Kabag 2 dipindahkan sebesar 50% ke Regular Staf 5, 20% ke Regular Staf 3, dan sisanya masih dilakukan oleh Kabag 2. Kabag 1 menangani 6 supplier, dengan demikian supplier yang dipindahkan ke Regular Staf 5 sebanyak 3 supplier, Regular Staf 3 sebanyak 1 supplier dan 2 supplier ditangani oleh Kabag 2. Asumsi setiap supplier memiliki load yang sama.

Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan setelah rancangan perbaikan pengembalian job description ini dapat dilihat pada Tabel 5.10.

(11)

59

Tabel 5.10 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan Pengembalian Job Description

Sebelum Pengembalian Job Description

Setelah Pengembalian

Job Description Selisih

Regular Staf 1 96,45% 92,39% - 4,06%

Regular Staf 2 104,60% 92,22% - 12,38%

Regular Staf 3 99,78% 97,35% - 2,43%

Staf Shipment 99,92% 99,92%

-

Regular Staf 5 94,27% 99,02% + 4,75%

Project Staf 1 70,15% 90,63% + 20,48%

Project Staf 2 64,94% 82,85% + 17,91%

Kabag 1 113,28% 89,56% - 23,72%

Kabag 2 88,82% 88,23% - 0,59%

Beban kerja beberapa karyawan bertambah dan ada juga yang berkurang.

Karyawan yang memiliki beban kerja masih di bawah 85% ialah Project Staf 2.

Beban kerja kepala bagian memiliki rata-rata 88,89%, dengan demikian dapat dikatakan bahwa masing-masing kepala bagian masih memiliki waktu untuk menjalankan tanggung jawabnya untuk memonitor staf.

5.5 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Keseluruhan Rancangan Perbaikan

Perbedaan beban kerja masing-masing karyawan awal dan setelah beberapa rancangan perbaikan disimulasikan dapat dilihat pada Tabel 5.11. Beban kerja karyawan selama pengamatan sebelum beberapa rancangan perbaikan disimulasikan yaitu berkisar antara 71,73% hingga 119,36% dengan rata-rata 95,96%. Beban kerja ini merupakan beban kerja yang didapatkan dari waktu normal pembuatan PO. Hal ini menunjukkan bahwa beberapa karyawan lembur, namun ada pula beberapa karyawan yang masih memiliki waktu menganggur.

(12)

60

Tabel 5.11 Perbandingan Beban Kerja Sebelum dan Setelah Rancangan Perbaikan

Sebelum Rancangan

Perbaikan

Setelah Rancangan

Perbaikan

Selisih

Regular Staf 1 118,85% 92,39% - 26,46%

Regular Staf 2 95,20% 92,22% - 2,98%

Regular Staf 3 91,35% 97,35% + 6,00%

Staf Shipment 76,20% 99,92%

+ 23,72%

Regular Staf 5 102,66% 99,02% - 3,64%

Project Staf 1 91,14% 90,63% - 0,51%

Project Staf 2 71,73% 82,85% + 11,12%

Kabag 1 119,36% 89,56% - 29,80%

Kabag 2 97,19% 88,23% - 8,96%

Rata-rata beban kerja setelah beberapa usulan rancangan perbaikan disimulasikan yaitu berkisar antara 82,85% hingga 99,92%, dengan rata-rata 92,46%. Beban kerja setelah rancangan perbaikan tidak menunjukkan adanya karyawan yang lembur sehingga selanjutnya dilakukan perhitungan biaya untuk mengetahui besarnya biaya gaji lembur yang dapat disimpan dan dialihkan untuk keperluan perusahaan yang lain.

Asumsi yang digunakan yaitu beban gaji karyawan Rp 1.720.000,00 per orang dalam sebulan sesuai dengan Upah Minimum Kabupaten Sidoarjo tahun 2013. Jam kerja operasional dalam sebulan yaitu Senin hingga Jumat masing- masing 8 jam 30 menit dengan waktu istirahat 1 jam 15 menit dan hari Sabtu bekerja 3 jam 45 menit. Asumsi sebulan terdiri dari 4 minggu. Beban gaji karyawan per jam hasil perhitungan yaitu sebesar Rp 10.750,00. Jam kerja lembur dan biaya lembur masing-masing karyawan dapat dilihat pada Tabel 5.12.

(13)

61

Tabel 5.12 Perhitungan Biaya Gaji Lembur yang dapat Disimpan

Jam Kerja Lembur

Aktual (menit)

Jam Kerja Lembur Aktual (jam)

Gaji Lembur

Regular Staf 1 880 14.66666667 Rp 157.666,67

Regular Staf 2 85 1.416666667 Rp 15.229,17

Regular Staf 3 160 2.666666667 Rp 28.666,67

Regular Staf 4 18 0.3 Rp 3.225,00

Regular Staf 5 600 10 Rp 107.500,00

Project Staf 1 485 8.083333333 Rp 86.895,83

Project Staf 2 41 0.683333333 Rp 7.345,83

Kabag 1 970 16.16666667 Rp 173.791,67

Kabag 2 273 4.55 Rp 48.912,50

Total Gaji Lembur (dalam 3 minggu) Rp 629.233,33 Total Gaji Lembur (dalam setahun) Rp 10.906.711,11

Biaya yang dapat disimpan selama setahun untuk mengalihkan beban gaji lembur yaitu sebesar Rp 10.906.711,11. Hal ini menunjukkan bahwa rancangan perbaikan menetapkan standar waktu pembuatan PO, mengurangi aktivitas meeting, menetapkan staf shipment, dan mengembalikan job description layak untuk diterapkan sehingga perusahaan dapat mengalihkan biaya gaji lembur untuk keperluan lain.

Beberapa job list yang dapat dilakukan masing-masing bagian untuk mendukung rancangan-rancangan perbaikan yang ada ialah sebagai berikut:

 Kepala Bagian Purchasing Tanggung jawab utama:

- Memonitor staf dan memberi masukan ke manajer

- Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pembelian dan kedatangan barang berdasarkan PR

- Menjalankan fungsi 5R dan nilai safety di Departemen Purchasing Job list:

- Memonitor kinerja staf dan melaporkan hasilnya ke manajer

(14)

62

- Memberikan tutor atau training kepada staf - Maintain produk development

- Melakukan penawaran harga - Maintain info record

- Koresponden e-mail

- Menemani tamu supplier yang berkunjung ke PT Insera Sena

- Berkoordinasi dengan internal Departemen Purchasing, departemen lain, maupun supplier

- Menjalankan budaya 5R dan nilai safety di Departemen Purchasing

 Staf Purchasing

Tanggung jawab utama:

- Bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan yang berkaitan dengan pembelian sesuai dengan PR dari departemen lain yang terkait - Bertanggung jawab untuk menyelesaikan kasus atau claim

- Membuat PO (PO maksimal dibuat 3 hari setelah PR disetujui dengan waktu normal pembuatan per item PO yaitu 36-96 detik)

- Mengirim PO ke supplier

- Follow up PO (PO harus sudah mendapat konfirmasi dari supplier maksimal 3 hari setelah tanggal pengiriman PO)

- Update konfirmasi PO di SAP - Follow up barang ke supplier - Koresponden e-mail

- Melengkapi data webclaim

- Mengirim report claim ke supplier - Memperbarui data SAP dan webclaim

- Mengatur jadwal kunjungan supplier dan menemani tamu supplier

(15)

63

 Staf Shipment

Tanggung jawab utama:

- Bertanggung jawab terhadap penyelesaian pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pengiriman barang dari supplier

- Mengatur shipment

- Membuat shipping Document - Follow up shipment

- Koresponden e-mail

- Mengatur pembayaran dan kirim invoice ke accounting

5.6 Perijinan Kerja Lembur

Beberapa karyawan diamati bekerja di luar jam kerja Departemen Purchasing atau dapat dikatakan lembur. Pilihan untuk bekerja lembur selama ini diputuskan oleh karyawan sendiri jika merasa pekerjaannya belum selesai.

Persentase aktivitas yang dilakukan oleh kepala bagian maupun staf Departemen Purchasing pada saat lembur dapat dilihat pada Gambar 5.1.

(16)

64

Gambar 5.1 Grafik Persentase Aktivitas yang Dilakukan saat Lembur

Aktivitas terbesar yang dilakukan karyawan Departemen Purchasing pada saat jam lembur ialah aktivitas koresponden e-mail. Aktivitas lainnya yang memiliki persentase cukup besar ialah aktivitas follow up dan aktivitas yang berkaitan dengan shipment. Beberapa aktivitas yang dilakukan pada saat jam lembur tersebut seharusnya dapat dilakukan pada saat jam kerja, akan tetapi ada aktivitas-aktivitas yang melibatkan kendali eksternal sehingga pelaksanaannya harus melebihi jam kerja. Contoh aktivitas terkait ialah menemani tamu maupun meeting dengan supplier. Aktivitas ini memang harus dilakukan pada saat jam lembur jika jadwal kedatangan supplier di luar jam kerja Departemen Purchasing.

Aktivitas koresponden e-mail dan aktivitas follow up juga melibatkan kendali supplier. Beberapa alasan yang menyebabkan kedua aktivitas tersebut harus dikerjakan pada jam lembur yaitu karena adanya perbedaan jam antar negara, harus berdiskusi cepat dengan supplier sebelum tanggal jatuh tempo, dan lain-lain. Penelitian ini tidak meneliti mengenai faktor yang menyebabkan karyawan harus bekerja pada jam lembur.

9%

16%

18%

15%

3%

5%

7%

8%

12% 7%

Persentase Aktivitas Lembur

Membuat dan mengirim PO

Follow up PO dan barang ke supplier Koresponden e-mail

Shipment Claim

Maintain produk development Maintain info record dan cek harga

Jadwal kunjungan supplier dan menemani tamu Meeting

Lain-lain

(17)

65

Rancangan perbaikan ini dilakukan dengan cara menerapkan kebijakan baru mengenai jam lembur dalam bekerja untuk mendukung sistem Departemen Purchasing. Seorang karyawan yang hendak lembur meminta perijinan terlebih dahulu kepada general manager atau manager Departemen Purchasing beserta uraian pekerjaan yang dikerjakan pada jam lembur. Perijinan kerja lembur dapat dilakukan melalui form Permohonan Ijin Kerja Lembur. Contoh format form tersebut dapat dilihat pada Gambar 5.2.

PERMOHONAN IJIN KERJA LEMBUR

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Karyawan :

N.I.K. :

Departemen :

Dengan ini saya mohon ijin untuk bekerja lembur pada :

Hari/Tanggal :

Jam Mulai : Jam Selesai :

Uraian Pekerjaan :

Pemohon Disetujui oleh :

Gambar 5.2 Form Permohonan Ijin Kerja Lembur