Lampiran 1: Jenis Alat Tulis Kantor di Gudang ATK

(1)

41

Lampiran 1: Jenis Alat Tulis Kantor di Gudang ATK

No Kode Barang

Nama Barang Satuan

1 A.01.01.04 BUKU TULIS KWARTO ISI 100 LEMBAR MERK KIKY

EKS 2 A.01.01.05 BUKU TULIS FOLIO ISI 100 LEMBAR MERK

KIKY

EKS

3 A.01.02.01 BUKU KAS ISI 100 LEMBAR EKS

4 A.01.03.01 BUKU EKSPEDISI EKS

5 A.01.04.01 BUKU AGENDA ISI 100 LEMBAR EKS 6 A.01.04.02 BUKU AGENDA ISI 200 LEMBAR (SURAT

KELUAR - MASUK)

BUAH 7 A.01.05.01 BUKU KWITANSI TANGGUNG SIDU EKS 8 A.01.05.02 BUKU KWITANSI BESAR (BUSINESS) MERK

EGRET

EKS 9 A.02.01.01 KERTAS HVS A4 70 GRAM PUTIH SIDU RIM 10 A.02.01.03 Kertas HVS A3 70 gram SIDU. rim 11 A.02.01.04 KERTAS HVS FOLIO 70 GRAM PUTIH SIDU RIM 12 A.02.01.05 KERTAS HVS B4 70 GRAM PUTIH MERK

GOLDEN STAR

RIM 13 A.02.01.11 KERTAS HVS 70 GRAM BIRU ISI 500

LEMBAR

RIM 14 A.02.01.12 KERTAS HVS 70 GRAM HIJAU ISI 500

LEMBAR

RIM 15 A.02.01.13 KERTAS HVS 70 GRAM KUNING ISI 500

LEMBAR

RIM 16 A.02.01.14 KERTAS HVS 70 GRAM MERAH ISI 500

LEMBAR

RIM 17 A.02.01.15 KERTAS TELSTROOK (untuk mesin hitung) ROL 18 A.02.01.16 KERTAS HVS FOLIO DOUBLE GARIS 19 A.02.02.01 CONTINUOUS FORM 9,5 X 11 1 PLY POLOS BOKS 20 A.02.02.06 CONTINUOUS FORM 9,5 X 11/2 1 PLY POLOS BOKS 21 A.02.02.09 CONTINUOUS FORM 14 7/8 X 11 1 PLY

POLOS

BOKS 22 A.02.02.13 CONTINUOUS FORM NCR 9,5 X 11 2 PLY

POLOS

BOKS 23 A.02.02.14 CONTINUOUS FORM NCR 9,5 X 11 4 PLY

LOGO

BOKS

(2)

42

Lampiran 1: Jenis Alat Tulis Kantor di Gudang ATK (sambungan)

No Kode Barang

24 A.02.02.15 CONTINUOUS FORM 9.5 X 11" 3 PLY NCR BOKS 25 A.02.02.16 CONTINUOUS FORM 9,5 X 11/2 3 PLY NCR BOX 26 A.02.02.17 CONTINUOUS FORM 14 7/8 X 11 3 PLY

NCR

BOX 27 A.02.02.18 CONTINUOUS FORM 9 1/2 X 11 2 P NCR

LOGO

BOX 28 A.02.02.19 CONTINUOUS FORM 14 7/8 X 11 2 ply NCR BOX 29 A.02.03.01 KERTAS KARBON FOLIO HITAM DAITO PAK 30 A.02.04.01 KERTAS CD FOLIO BULKY MERK RAPIDO RIM

31 A.02.05.01 KERTAS DOORSLAG RIM

32 A.02.06.01 KERTAS FAKSIMILI 210 X 50 X 1 MERK FAX

ROL 33 A.02.06.02 KERTAS FAKSIMILI 210 X 30 X 1 MERK

FAX

ROL

34 A.02.07.01 KERTAS SAMPUL KRAFT LEMBARR

35 A.03.01.01 SPIDOL OHP (SIGN PEN PERMANENT) MERK SNOWMAN

SET 36 A.03.01.02 SPIDOL WHITE BOARD BIRU MERK

SNOWMAN

BUAH 37 A.03.01.03 SPIDOL WHITE BOARD HIJAU MERK

SNOWMAN

BUAH 38 A.03.01.04 SPIDOL WHITE BOARD HITAM MERK

SNOWMAN

BUAH 39 A.03.01.05 SPIDOL WHITE BOARD MERAH MERK

SNOWMAN

BUAH 40 A.03.01.06 SPIDOL BESAR BIRU "ARTLINE 90" BUAH 41 A.03.01.07 SPIDOL BESAR HITAM "ARTLINE 90" BUAH 42 A.03.01.08 SPIDOL BESAR MERAH "ARTLINE 90" BUAH 43 A.03.01.09 SPIDOL BESAR BIRU "ARTLINE 70" BUAH 44 A.03.01.10 SPIDOL BESAR HITAM "ARTLINE 70" BUAH 45 A.03.01.11 SPIDOL BESAR MERAH "ARTLINE 70" BUAH 46 A.03.01.12 SPIDOL KECIL BIRU "SNOWMAN" BUAH 47 A.03.01.13 SPIDOL KECIL HIJAU "SNOWMAN" BUAH

(3)

43

No Kode Barang Nama Barang Satuan

48 A.03.01.14 SPIDOL KECIL HITAM "SNOWMAN" BUAH 49 A.03.01.15 SPIDOL KECIL MERAH "SNOWMAN" BUAH

50 A.04.02.01 KAPUR TULIS PUTIH BOX

51 A.04.02.02 PENGHAPUS WHITE BOARD BUAH

52 A.04.03.02 TIP-EX PENTEL BIRU BUAH

53 A.05.02.02 TINTA HITAM GR S6 - 1014 (TINTA RISOGRAPH)

54 A.05.03.01 TINTA STEMPEL BIRU "YAMURA" BOTOL 55 A.05.03.03 TINTA STEMPEL HITAM "YAMURA" BOTOL 56 A.05.03.04 TINTA STEMPEL MERAH "YAMURA" BOTOL 57 A.05.03.05 TINTA STEMPEL UNGU "YAMURA" BOTOL 58 A.05.04.01 TINTA SPIDOL WHITE BOARD BIRU

"SNOWMAN"

BOTOL 59 A.05.04.02 TINTA SPIDOL WHITE BOARD HITAM

"SNOWMAN"

BOTOL 60 A.05.04.03 TINTA SPIDOL WHITE BOARD HIJAU

"SNOWMAN"

BOTOL 61 A.05.04.04 TINTA SPIDOL WHITE BOARD MERAH

"SNOWMAN"

BOTOL 62 A.06.01.02 PITA MESIN KETIK HITAM "DAITO" BUAH 63 A.06.01.03 PITA MESIN KETIK HITAM MERAH

"DAITO"

BUAH

64 A.06.03.01 PITA MESIN DYMO BIRU BUAH

65 A.06.03.02 PITA MESIN DYMO HIJAU BUAH

66 A.06.03.03 PITA MESIN DYMO HITAM BUAH

67 A.06.03.04 PITA MESIN DYMO KUNING BUAH

68 A.06.03.05 PITA MESIN DYMO MERAH BUAH

69 A.06.04.01 CARTRIDGE EPSON FX 8750 BUAH

70 A.06.04.04 CARTRIDGE EPSON LQ 2170, 2180, FX 2170, 2180

BUAH 71 A.06.04.05 CARTRIDGE EPSON FX (#8755) BUAH 72 A.06.04.06 CARTRIDGE EPSON LQ (#7754) BUAH

73 A.06.04.07 REFILL EPSON FX (#8758) BUAH

74 A.06.04.08 REFILL EPSON LQ (#7755) BUAH

(4)

44

No Kode Barang

Nama Barang Satua

n 75 A.06.04.10 REFILL EPSON LQ 2170, LQ 2180 MERK

ORIGINAL

BUAH 76 A.06.04.11 Refill BC-03 (Black) Rainbow buah 77 A.06.04.12 Refill BC-05 (Colour) Rainbow buah

78 A.06.04.13 Cartridge BC-03 (Black)

79 A.06.04.14 Cartridge BC-05 (Colour)

80 A.06.04.15 Cartridge BCI-24 Black buah

81 A.06.04.16 Cartridge BCI -24 Colour buah

82 A.06.04.17 Refill BCI-24 Black buah

83 A.06.04.18 Refill BCI-24 Colour buah

84 A.06.04.19 Cartridge PIXMA iP 3300 Black (PG 5 BK) buah 85 A.06.04.20 - Cartridge PIXMA iP 3300 Colour (CL 8) 86 A.06.04.21 Cartridge PIXMA iP 1880 black (PG 830) buah 87 A.06.04.22 Cartridge PIXMA iP 1880 colour (CL 831) buah 88 A.06.04.23 Cartridge PG 40 (Black) untuk PIXMA iP 1800,

1880

buah 89 A.06.04.24 Cartridge CL 41 (Colour) untuk PIXMA iP 1800,

1880

buah 90 A.06.04.25 Cartridge PIXMA ip 3300 Color Magenta (CL 8

M)

buah 91 A.06.04.26 Cartridge PIXMA ip 3300 Color Cyan (CL 8 C) buah 92 A.06.04.27 Cartridge PIXMA ip 3300 Color Yellow (CL 8

Y)

buah 93 A.06.04.28 CARTRIDGE BC-03 (COMPATIBLE) BUAH 94 A.06.04.29 Tinta Infus CANON Black 250 ml merk Gold Ink botol 95 A.06.04.30 Tinta Infus CANON Cyan (C) 100 ml merk Gold

Ink

botol 96 A.06.04.31 Tinta Infus CANON Magenta (M) 100 ml merk

Gold Ink

botol 97 A.06.04.32 Tinta Infus CANON Yellow (Y) 100 ml merk

Gold Ink

botol 98 A.07.01.01 ORDNER FOLIO GEGER LEBAR MERK

TEKA

BUAH 99 A.07.01.02 ORDNER FOLIO GEGER SEMPIT MERK

TEKA

BUAH 100 A.07.01.03 ORDNER SETENGAH FOLIO MERK TEKA BUAH

(5)

45

101 A.07.01.04 SNELHECHTER FOLIO LEMBAR

102 A.07.01.05 SPRING FILE MERK DAIA TYPE AF 350 BUAH

103 A.07.01.06 ORDNER TEBAL BAMBI BUAH

104 A.07.01.07 ORDNER TIPIS BAMBI BUAH

105 A.07.02.01 PIT FILE MERK DAIA TYPE A 350 BUAH 106 A.07.03.01 SNELHECTER GANTUNG MERK

DIAMOND 3001

LEMBAR 107 A.07.03.02 HANG MAP FOLIO MERK DIAMOND 2003 LEMBAR

108 A.07.04.02 STOPMAP FOLIO KERTAS LEMBAR

109 A.07.05.01 BINDER COMPUTER TYPE 1301 BUAH 110 A.07.05.02 BINDER COMPUTER TYPE 1301/9 BUAH 111 A.07.06.01 BOX FILE DATA TEBAL MERK TEKA BUAH

112 A.08.01.02 AMPLOP PUTIH 80 GRAM DOS

113 A.08.01.04 AMPLOP PUTIH 60 GRAM DOS

114 A.09.01.01 STAPLER MAX HD - 10 BUAH

115 A.09.01.03 STAPLER MAX HD - 50 BUAH

116 A.09.02.01 ISI STAPLES NO. 24/6 MERK MAX DOS 117 A.09.02.02 ISI STAPLES NO.10-1M MERK MAX DOS 118 A.09.02.03 ISI STAPLES NO.1210 MERK MAX DOS 119 A.09.02.04 ISI STAPLES NO.1213 MERK MAX DOS 120 A.09.02.05 ISI STAPLES NO.1215 MERK MAX DOS 121 A.09.02.06 ISI STAPLES NO.1217 MERK MAX DOS 122 A.09.03.01 PEMBUKA STAPLES (REMOVER) BUAH 123 A.09.04.01 PERFORATOR NO.30 MERK KENKO BUAH 124 A.09.04.02 PERFORATOR NO.40 MERK KENKO BUAH

125 A.09.05.01 PAPERCLIP NO.3 DOS

126 A.09.06.01 BINDER CLIP TYPE 200 MERK KENKO BUAH 127 A.09.06.02 BINDER CLIP TYPE 155 MERK KENKO BUAH 128 A.09.06.03 BINDER CLIP TYPE 107 MERK KENKO BUAH 129 A.09.07.01 CUTTER BESAR NT TYPE L - 500 BUAH

130 A.09.07.02 CUTTER KECIL NT A- 300 BUAH

131 A.09.08.01 ISI CUTTER BESAR TYPE BL- 150 P SET 132 A.09.08.02 ISI CUTTER KECIL TYPE BA - 100 SET 133 A.09.09.01 SELOTIP 1 X 72 Y MERK PANFIX ROL

(6)

46

134 A.09.09.02 SELOTIP 1/2 X 72 Y MERK PANFIX ROL 135 A.09.09.03 SELOTIP 1/2 X 36 Y MERK PANFIX ROL 134 A.09.09.04 PLAKBAN HITAM MERK NACHI ROL 137 A.09.09.06 PLAKBAN COKLAT MERK NACHI ROL

138 A.09.10.01 PENGGARIS BESI 60 CM BUAH

139 A.09.10.02 PENGGARIS BESI 30 CM BUAH

140 A.09.10.03 PENGGARIS MIKA 60 CM MERK BUTTERFLY

BUAH 141 A.09.10.04 PENGGARIS MIKA 30 CM MERK

BUTTERFLY

BUAH 142 A.09.11.01 LEM CAIR POVINAL BESAR 1/2 LITER BOTOL 143 A.09.11.02 LEM CAIR POVINAL TANGGUNG BOTOL

144 A.09.11.03 LEM UHU STICK BUAH

145 A.09.12.01 BANTALAN STEMPEL NO.0 MERK ARTLINE

BUAH 146 A.09.12.02 BANTALAN STEMPEL NO.1 MERK

ARTLINE

BUAH 147 A.09.12.03 BANTALAN STEMPEL NO.2 MERK

ARTLINE

BUAH 148 A.09.13.01 STEMPEL TANGGALAN MERK KOFA TYPE

A 400

BUAH 149 A.09.14.01 GUNTING BESAR MERK KENKO TYPE SC -

848 N

BUAH 150 A.09.14.02 GUNTING TANGGUNG MERK JOYCO TYPE

SC - 838

BUAH

151 A.09.14.03 GUNTING KECIL BUAH

152 A.09.15.01 ACCO FASTENER DOS

153 A.09.16.01 TRANSPARAN FOTOCOPY "YASHICA" LEMBA R 154 A.09.17.01 BATEREI BESAR (1.5V) MERK ABC (SIZE

D)

BUAH 155 A.09.17.02 BATTEREY TANGGUNG (1.5V) MERK ABC

(SIZE C)

BUAH 156 A.09.17.03 BATEREI KECIL 1.5V MERK ABC (SIZE AA) BUAH 157 A.09.17.04 BATEREI KOTAK (9V) MERK ENERGIZER BUAH 158 A.09.17.05 BATTERY KECIL ALKALINE MERK ABC

(SIZE AA)

BUAH 159 A.09.17.06 BATEREI ALKALINE MERK ABC AAA

(untuk remote)

BUAH

(7)

47

160 A.09.18.01 PENAHAN BUKU NO 7 MERK IMAX BUAH 161 A.10.01.06 DISKETTE HD 3.5 (KECIL) BUAH

162 A.10.01.07 CD-R (Blank) BUAH

163 A.10.01.08 DVD-R (Blank) BUAH

164 A.10.04.01 SCREEN FILTER GELAS/KACA BUAH

165 A.12.01.01 ALKOHOL 70% BOTOL

166 A.12.01.02 ALKOHOL 90% BOTOL

167 A.12.02.01 KAPAS BUNGKUS

168 A.12.03.03 MIKA FILM (TRANSPARAN OHP) LEMBAR

169 A.12.05.01 PINES DOS

170 A.12.07.01 RAFIA ROL

171 A.12.08.01 KARET PENTIL SAK

172 A.12.09.02 MASTER GR-76 (A3) S6 M004 RISO GRAPH

(8)

48

Lampiran 2: Form Pengadaan Barang Non-elektronik

FORM PERMINTAAN BARANG

No. Permintaan : No. Surat :

Tanggal Permintaan : Tanggal Surat :

Kode IC : Kode Kegiatan :

No Kode MA Barang Jumlah

Mengetahui Pemohon,

Pejabat IC:

(9)

49

Lampiran 2: Form Pengadaan Barang Non-elektronik (sambungan)

PURCHASE ORDER

Tanggal : Kepada :

SURAT PESANAN BARANG No.---

Kami mohon pengiriman barang sebagai berikut:

No Kode MA Nama Barang Jumlah Satuan Harga Satuan

Total

Barang diterima : --- (tanggal permintaan barang dikirimkan) Dokumen pengiriman : Surat jalan asli + 2 copy

1 copy nota

Pembayaran : 7 hari setelah barang diterima setiap hari Selasa dan Jumat Dokumen : Kwitansi bermaterai + nota asli

Surat jalan

Surat pesanan barang

Unit Perbekalan Pemohon

(---) (---)

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Tanggal : Pemasok :

No. PO :

No. Surat Jalan : No. Faktur :

Telah dilakukan penerimaan barang sebagai berikut:

No Kode MA Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan Barang-barang di atas telah diterima dan diperiksa dalam keadaan baik/benar

IC :

Sub IC/UP

Bagian Penerimaan Aset (---)

(10)

50

Lampiran 2: Form Pengadaan Barang Non-elektronik (sambungan)

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG No. ---

Pada tanggal --- telah dilakukan serah terima barang-barang berikut, sesuai permohonan realisasi barang untuk:

IC :

Sub IC/UP :

No Kode MA Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan

Barang-barang di atas telah diterima dan diperiksa dengan keadaan baik/benar.

Pemeriksa Barang :

Investment Center Yang menyerahkan

(---) (---)

(11)

51

Lampiran 3: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- Elektronik

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pengadaan barang sehingga mendapatkan barang yang tepat spesifikasi, tepat jumlah, tepat harga, dan tepat waktu.

2. Ruang Lingkup:

Proses ini menjelaskan mulai dari pengajuan order sampai barang diterima oleh unit.

3. Definisi:

UA = Unit Akademik UP = Unit Pendukung PO = Purchase Order

S = Suppporting (orang yang mendukung dalam proses) In = Input (masukan)

Out = Output (keluaran) 4. Referensi

- Form permintaan barang - Purchase order

- Laporan penerimaan barang - Berita acara serah terima barang - Berkas tender

5. Distribusi:

Unit Akademik dan Unit Pendukung

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh :

(12)

52

Lampiran 3: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- Elektronik (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

6. Garis Besar Prosedur:

Tanggung Jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Pendukung

dan Unit Akademik

Melakukan permintaan kebutuhan barang.

Mencetak form permintaan barang.

Form permintaan barang

Unit Perbekalan dan Pengadaan

Menerima form permintaan barang.

Melakukan penawaran kepada supplier.

Memilih supplier dengan penawaran terbaik.

Membuat PO kepada supplier.

Mengecek barang dari supplier.

Membuat laporan penerimaan barang.

Mendistribusikan barang ke unit.

Membuat berita acara serah terima barang.

PO, laporan penerimaan barang, berita acara serah terima barang.

Tim Tender Menerima form permintaan barang.

Melakukan proses tender.

Menyerahkan berkas tender pada Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Berkas tender

Supplier Memberikan penawaran kepada Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Menerima PO.

Membuat surat jalan dan mengirimkan PO.

Menerima laporan penerimaan barang.

PO, laporan penerimaan barang.

(13)

53

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG NON ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

7. Detail Prosedur:

A Ketua Unit

Menandatangani form permintaan barang

UA/UP (In) Form

Permintaan Barang

UA/UP

Memberikan form permintaan barang Unit Perbekalan (Out) Form

Permintaan Barang Unit Perbekalan dan Pengadaan

Menerima permintaan pengadaan barang UA/UP (In) Berkas tender

(Out) Surat Purchase Order (PO)

Tim Tender Melakukan proses tender

(Out) Berkas Tender Tim Tender

Menerima permintaan pengadaan barang

UA/UP (In) Form

Permintaan Barang UA/UP

Unit mengajukan anggaran pembelian barang

(Out) Form Permintaan Barang

Start

Barang rutin?

Ya Tidak

UA/UP Unit membutuhkan barang

UA/UP

Memasukkan permintaan di website Perbekalandan mencetak form.

(Out) Form Permintaan Barang

B

(14)

54

Lampiran 3: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- elektronik (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG NON ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

Unit Perbekalan dan Pengadaan Menerima permintaan pengadaan barang dan mengajukan penawaran ke beberapa supplier.

(In) Form Pembelian Barang

(Out) Data penawaran A

Supplier Mengirim barang yang dipesan Unit Perbekalan (Out) Barang yang dan Pengadaan dipesan dan Surat

(S) Jalan

Unit Perbekalan dan Pengadaan Menerima barang dari supplier dan melakukan pengecekan

UP (S) (In) Surat Jalan

D Unit Perbekalan dan Pengadaan

Memilih 1 supplier dengan penawaran terbaik Supplier (In) Data penawaran

Unit Perbekalan dan Pengadaan Membuat PO.

Supplier (Out) PO

Supplier Menerima permintaan dan menyiapkan barang

Perbekalan 3-4 hari (In) PO B

C

(15)

55

No : Revisi:

Date:

Page:

Unit Perbekalan dan Pengadaan Memberikan Laporan Penerimaan Barang (LPB) kepada supplier

(Out) Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Unit Perbekalan dan Pengadaan Memberikan barang kepada pemesan UA/UP (S) (Out) Berita Acara

Serah Terima Barang

End Tidak

Ya

D Jumlah lebih

atau karateristik tidak sesuai?

Unit Perbekalan dan Pengadaan Mengembalikan barang yang tidak sesuai pesanan.

Supplier (In) Barang yang dikomplain

Ya

C

Jumlah kurang?

Tidak

D

(16)

56

Lampiran 4: Standard Operating Procedure Pengadaan Koleksi Media Penawaran Penerbit

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGADAAN KOLEKSI MEDIA

PENAWARAN PENERBIT

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pengadaan koleksi media yang ditawarkan oleh penerbit.

Proses ini menjelaskan apa saja yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam pengadaan koleksi media yang berasal dari penawaran penerbit, mulai dari penerbit memberikan daftar koleksi sampai perpustakaan menerima koleksi.

3. Definisi:

PO = Purchase Order

S = Suppporting (orang yang mendukung dalasm proses) In = Input (masukan)

Out = Output (keluaran) 4. Referensi

- PO

- Form identitas koleksi

5. Distribusi:

Bagian Pengadaan dan Bagian Pengolahan

(17)

57

Lampiran 4: Standard Operating Procedure Pengadaan Koleksi Media Penawaran Penerbit (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

6. Garis Besar Prosedur

Tanggung Jawab Garis Besar Prosedur Referensi Penerbit Mengirimkan daftar koleksi baru.

Mengirimkan koleksi yang dipesan.

Surat Jalan Bagian Pengadaan Memilih koleksi yang dipesan.

Membuat PO.

Melakukan pengecekan koleksi yang dikirim.

Memasukkan identitas koleksi dalam database inventory.

Mengecek identitas koleksi.

Memberikan nomer induk.

MPW Menstempel koleksi baru.

Bagian Pengolahan

Mengisi form identitas koleksi.

Memasukkan identitas dalam iSPEKTRA.

Melakukan proses akhir.

Form identitas koleksi

(18)

58

No : Revisi:

Date:

Page:

7. Detail Prosedur

Ya

Jumlah kurang?

Tidak

Tidak Pengadaan

Mengembalikan koleksi

Ya Start

Jumlah lebih atau kualitas jelek?

Penerbit

Mengirimkan koleksi yang dipesan Perpustakaan

(Out) Surat Jalan

Pengadaan Menerima dan mengecek koleksi yang dikirimkan.

(In) Surat Jalan Pengadaan

Memberikan daftar koleksi yang dibeli

(Out) Purchase Order

Penerbit Mengirimkan daftar koleksi baru ke perpustakaan Perpustakaan (In) Daftar

koleksi baru

A

(19)

59

No : Revisi:

Date:

Page:

Pengolahan

Mengirimkan koleksi media ke sirkulasi (Out) Koleksi media

End Pengadaan

Mengirim koleksi ke pengolahan Pengolahan (S) (Out) Koleksi

Media

Pengolahan

Mengisi form identitas koleksi yang terhubung di iSPEKTRA

(In) Form identitas Pengadaan

Memberikan nomer induk (In) Koleksi Media Pengadaan

Membaharui data

(In) Koleksi media,database

Ya Pengadaan Memasukkan identitas koleksi

(In) Koleksi Media (Out)Database inventory A

MPW Menstempel koleksi Pengadaan (In) Koleksi

Media

Pengadaan Melakukan pengecekan

(In) Koleksi media,databas e

Data sesuai?

Tidak

(20)

60

Lampiran 5: Standard Operating Procedure Pengadaan Koleksi Media Usulan Dosen

USULAN DOSEN

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pengadaan koleksi media yang diusulkan oleh dosen.

Proses ini menjelaskan apa saja yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam pengadaan koleksi media yang berasal dari usulan dosen, mulai dari dosen memberikan usulan sampai perpustakaan menerima koleksi.

3. Definisi:

PO = Purchase Order

S = Supporting (orang yang mendukung dalam proses) In = Input (masukan)

Out = Output (keluaran) 4. Referensi

- PO

- Form identitas koleksi

5. Distribusi:

Bagian Pengadaan dan Bagian Pengolahan

(21)

61

Lampiran 5: Standard Operating Procedure Pengadaan Koleksi Media Usulan Dosen (sambungan)

USULAN DOSEN

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung Jawab Garis Besar Prosedur Referensi Dosen Memberikan form usulan koleksi Form usulan

koleksi Bagian Pengadaan Membuat PO.

Melakukan pengecekan koleksi yang dikirim.

Memasukkan identitas koleksi dalam database inventory.

Mengecek identitas koleksi.

Memberikan nomer induk.

MPW Menstempel koleksi baru.

Bagian Pengolahan

Mengisi form identitas koleksi.

Memasukkan identitas dalam iSPEKTRA.

Melakukan proses akhir.

Form identitas koleksi

(22)

62

USULAN DOSEN

No : Revisi:

Date:

Page:

Start

Dosen Memberikan usulan buku Perpustakaan (Out) Daftar

usulan

Jumlah lebih atau kualitas jelek?

Jumlah kurang?

Anggaran masih ada?

Pengadaan Mengembalikan koleksi

Ya

Tidak

Ya Perpustakaan

Menerima daftar usulan dan melakukan pemesanan

Penerbit (In) Daftar usulan (Out) PO

Penerbit Mengirimkan koleksi

Perpustakaan (Out) Surat Jalan

A Pengadaan Menerima dan mengecek koleksi yang dikirimkan.

(23)

63

USULAN DOSEN

No : Revisi:

Date:

Page:

End Ya

MPW Menstempel koleksi Pengadaan (In) Koleksi

Media

Pengadaan Melakukan pengecekan

(In) Koleksi media,database

Data sesuai?

Pengadaan Memasukkan identitas koleksi

(In) Koleksi Media (Out)Database inventory A

Tidak Pengadaan

Memperbaharui data (In) Koleksi media,database

Pengadaan Memberikan nomer induk

(In) Koleksi Media

Pengadaan

Mengirim koleksi ke pengolahan Pengolahan (S) (Out) Koleksi

Media

Pengolahan Mengisi form identitas koleksi yang terhubung di iSPEKTRA

(In) Form identitas

Pengolahan Mengirimkan koleksi media ke sirkulasi

(Out) Koleksi media

(24)

64 Lampiran 6: Form Pengajuan Koleksi Media

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN PETRA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

PESAWAT : 1502

E-MAIL : [email protected]

PERMOHONAN/USULAN PEMBELIAN KOLEKSI FAKULTAS / JURUSAN / UNIT : ……….

NO. PENGARANG JUDUL PENERBIT/AGEN ISBN HARGA JML STATUS USULAN MATA KULIAH

W A P

Keterangan : W = Wajib A = Anjuran P = Pengembangan

Menyetujui,

Dekan/Kajur/Sekretaris

( _____________________ )

(25)

65 Lampiran 7: Kartu Stok Gudang UPPK

KARTU BARANG

Nama Barang : Spesifikasi :

Satuan :

No Tanggal Masuk Keluar Sisa Keterangan

(26)

66 Lampiran 8: Kartu Stok Gudang ATK

KARTU STOK ALAT TULIS KANTOR GUDANG – A TAHUN ANGGARAN………..

NAMA BARANG :

KODE :

NO BON

TGL. STOCK AWAL

PEMBELIAN PEMAKAIAN STOCK AKHIR

KETERANGAN

(27)

67

Lampiran 9: Penataan Barang di Gudang ATK

Rak 1

Rak 2

Rak 3 Rak

4 Rak 5 Rak

6 Rak

8

Rak 7

(28)

68

Lampiran 9: Penataan Barang di Gudang ATK (sambungan)

RAK 1

Cutter + isinya

Isi staples Isi staples

1.A.2 1.A.3

1.A.1

1.B.3 1.B.2

1.B.1

1.C.3 1.C.2

1.C.1

1.D.2 1.D.1

Klip kertas Pelubang kertas

Kertas Struk Pita Mesin Ketik Staples + isinya

(29)

69 Lampiran 9: Penataan Barang di Gudang ATK (sambungan)

RAK 2

Penjepit Buku 2.E.6 Catridge

830/831

2.E.5 Lakban

Hitam

2.E.4 Selotip

2.E.3 Selotip

2.E.2 Selotip

2.E.1

Alkohol 2.D.6 Catridge 41

2.D.5 Pita Mesin

2.D.4 Gunting

2.D.3 Tip-ex

2.D.2 Spidol Kecil

2.D.1

Lem

2.C.6 Energizer

2.C.5 2.C.4

Lem 2.C.3

Snowman Permanen DVD + CD

kosong 2.C.2 2.C.1

Catridge 2.B.6 Alkaline

2.B.5 Kertas Fox

2.B.4 2.B.3

Spidol Snowman

2.B.2 Spidol

Snowman 2.B.1

2.A.6 Baterai ABC

2.A.5 2.A.4

2.A.3 2.A.2

Spidol Snowman Spidol

Snowman 2.A.1

Catridge + refill

Stampel Refill ink

Spidol Airline

(30)

RAK 3

3.E.4 3.E.3

3.E.2 3.E.1

3.D.2 3.D.1

3.C.2 3.C.1

3.B.2 3.B.1

3.A.4 3.A.3

3.A.2 3.A.1

Kapas Disket

Catridge + isi

Karet Gelang Penghapus

papan

Amplop Amplop Catridge + isi

Screen Filter Isi

Catridge + isi Catridge

(31)

RAK 4

Continuous Form

(32)

RAK 5

Map

Odner

Map

(33)

RAK 6 _Rafia

Kertas Warna Kertas Warna

(34)

74

Lampiran 10: Standard Operating Procedure Pendistribusian ATK

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENDISTRIBUSIAN ATK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pendistribusian ATK kepada unit-unit sehingga tidak terjadi kesalahan.

Proses ini menjelaskan apa saja yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses pendistribusian ATK, mulai dari permintaan ATK dari unit sampai barang diterima oleh unit.

3. Definisi:

Out = Output (keluaran) 4. Referensi:

- Form permintaan barang.

5. Distribusi:

Unit Pendukung, Unit Akademik, dan Kepala gudang ATK

(35)

75

Lampiran 10: Standard Operating Procedure Pendistribusian ATK (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENDISTRIBUSIAN ATK

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Akademik/

Unit Pendukung

Memasukkan data permintaan ATK pada website.

Mencetak form permintaan ATK.

Mengecek jumlah dan jenis barang.

Menandatangani form permintaan.

Form Permintaan Barang

Petugas Gudang Menyiapkan barang.

Menyerahkan barang dan fiorm permintaan.

Start

UA/UP

Petugas unit mengisi form permintaan barang

(Out) Data permintaan

UA/UP

Petugas unit mencetak form permintaan dan membawa ke petugas gudang Petugas gudang (S) (Out) Form permintaan 2 lembar

Petugas Gudang Menyiapkan barang yang diminta

UA/UP (Out) Barang permintaan

UA/UP

Mengecek jumlah barang dan jenis barang

(Out) Barang permintaan Permintaan sesuai?

End Ya

Tidak A

A

UA/UP

Menandatangi form permintaan (Out) Forim barang + tanda tangan Petugas Gudang

Memberikan barang dan form permintaan UA/UP (Out) Barang permintaan +

form permintaan

(36)

76 Lampiran 11: Bon Barang

UNIVERSITAS KRISTEN PETRA

SURABAYA data : FORM :

BON BARANG TANGGAL : NO. BON :

Catatan : (*) Jangan diisi !

An. Ka. IC Penerima,

(---) (---)

STATUS : (P) PINJAM / (K) PAKAI GOLONGAN : (I) INVENTARIS / (N) NON INVENTARIS UNIT KERJA / IC :

*KODE NAMA *AWAL PERLU *SISA UNTUK

(37)

77

Lampiran 12: Standard Operating Procedure Pendistribusian Oleh Gudang UPPK

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENDISTRIBUSIAN OLEH UPPK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pendistribusian barang di gudang UPPK kepada unit-unit sehingga tidak terjadi kesalahan.

Proses ini menjelaskan apa saja yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses pendistribusian, mulai dari permintaan sampai barang diterima.

3. Definisi:

Out = Output (keluaran) 4. Referensi:

- Bon Barang.

- Kartu Stok 5. Distribusi:

Unit Pendukung, Unit Akademik, dan Kepala gudang UPPK

(38)

78

Lampiran 12: Standard Operating Procedure Pendistribusian Oleh Gudang UPPK (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENDISTRIBUSIAN OLEH UPPK

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Akademik/

Unit Pendukung

Mengisi bon barang.

Mengecek jumlah dan jenis barang.

Bon barang Petugas Gudang Menyiapkan barang.

Menyerahkan barang.

Mengisi kartu stok.

Kartu stok

7. Detail Prosedur

Petugas Gudang

Memberikan barang dan mengisi kartu stok

UA/UP/Teknisi (Out) Barang yang diminta

End UA/UP/Teknisi Mengecek jumlah dan jenis barang

(In) Barang yang diminta

Permintaan sesuai?

Petugas Gudang Menerima bon barang

(In) Bon barang

Petugas Gudang Menyiapkan barang

(Out) Barang yang diminta Start

UA/UP/Teknisi Mengisi bon barang

(Out) Bon barang

UA/UP/Teknisi Memberikan bon barang Petugas gudang (Out) Bon

barang

Ya

Tidak

(39)

79

Lampiran 13: Standard Operating Procedure Stok Opnam

STANDARD OPERATING PROCEDURE STOK OPNAM BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan umum:

Untuk memastikan proses stok opnam sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses.

Mencakup apa saja yang dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses stok opnam.

3. Definisi:

Out = Output (keluaran) 4. Referensi:

- Surat pemberitahuan.

- Data inventaris 5. Distribusi:

Unit Perbekalan dan Pengadaan bagian inventaris

(40)

80

Lampiran 13: Standard Operating Procedure Stok Opnam (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Perbekalan

dan Pengadaan bagian inventaris

Mencatat semua barang inventaris.

Memberikan surat pemberitahuan kepada unit.

Melakukan pencocokan data inventaris dengan kenyataan.

Memperbaharui data inventaris.

Mencari barang yang hilang.

Unit Pengguna Menerima surat pemberitahuan.

Membantu Unit Perbekalan dalam proses stok opnam.

Start

Inventaris

Mendatangi lokasi unit pengguna dan melakukan pengecekan inventaris Unit 3-4 (In) Form pengguna(S) bulan inventaris

A Inventaris Mencatat barang-barang inventaris

(Out) Database

Inventaris Memberitahukan akan adanya stok opnam

(Out) Surat pemberitahuan

(41)

81

Lampiran 13: Standard Operating Procedure Stok Opnam (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

Inventaris Memperbarui data inventaris

(In) Form inventaris

Inventaris

Mencari barang yang tidak ada namun tercatat dalam inventaris

(In) Form inventaris Ada barang

yang tidak ada?

Ada barang yang tidak tercatat?

Apa barang ditemukan?

Inventaris Mengajukan penghapusan

(Out) Form penghapusan A

Ya

Tidak

Ya

Tidak Tidak

End

(42)

82

Lampiran 14: Standard Operating Procedure Perbaikan Barang Non- Elektronik

STANDARD OPERATING PROCEDURE PERBAIKAN BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan umum:

Untuk memastikan proses perbaikan sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses.

Mencakup apa saja yang dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses perbaikan barang non-elektronik.

3. Definisi:

Out = Output (keluaran)

FKO = Form Kendali Operasional 4. Referensi

- FKO 5. Distribusi

UPPK

(43)

83

Lampiran 14: Standard Operating Procedure Perbaikan Barang Non- Elektronik (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE PERBAIKAN BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Melaporkan kerusakan.

Teknisi Melakukan pengecekan kerusakan.

Membuat FK

Melakukan perbaikan.

Mengambil part pada gudang UPPK.

Mengembalikan barang kepada unit.

FKO

Rekanan Menerima FKO

Memperbaiki kerusakan.

Mengambil part pada gudang UPPK.

Mengembalikan barang kepada UPPK.

FKO

7. Detail Prosedur: _Start

UA/UP

Menginformasikan kerusakan dan meminta perbaikan

UPPK (S)

Teknisi

Menerima laporan kerusakan dan mengecek kerusakan UA/UP (S) (Out) FKO

Masih bisa diperbaiki?

Ya A Teknisi

Menyimpan barang di gudang, memberikan barang pengganti dan menginformasikan pemindahan barang dari gudang kepada inventaris Unit Perbekalan (Out) Form Dan Pengadaan Mutasi (I)

UA/UP (S)

Tidak

B

(44)

84

Lampiran 14: Standard Operating Procedure Perbaikan Barang Non- Elektronik (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE PERBAIKAN BARANG NON ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

UA/UP Menerima barang

End

Rekanan

Memperbaiki barang rusak kemudian mengembalikannya kepada teknisi

Teknisi(S) (Out) FKO yang sudah ditandatangan Teknisi

Memperbaiki barang rusak kemudian menyerahkannya kepada unit pemilik

UA/UP(S) (Out) FKO yang sudah ditandatangan

Ya Bisa diperbaiki

sendiri?

Teknisi

Memberikan barang pada rekanan Rekanan (S) (Out) Form Kendali

Operasional (FKO) A

Tidak

B

(45)

85

Lampiran 15: Form Kendali Operasional dan Form Mutasi

FORM KENDALI OPERASIONAL Nomor :

Tanggal:

Nama Unit : Ruang : Keluhan : Tanggal Pelaksanaan:

Pelaksana:

Keterangan:

(46)

86 Lampiran 15: Form Kendali Operasional dan Form Mutasi (sambungan)

Universitas Kristen Petra

Unit Pelayanan dan Pemeliharaan Kampus

FORM MUTASI BARANG INVENTARIS

Nama Barang

Tahun

Jumlah

Asal Tujuan Status

Anggaran Pembelian Ruang IC Pemakai Ruang IC Pemakai Pinjam Hibah

Pemakai Asal, Pelaksana Pemidahan, Pemakai Tujuan,

Tanggal Tanggal Tanggal

(---) (---) (---)

(47)

87

Lampiran 16: Standard Operating Procedure Penyiangan Buku

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIANGAN BUKU

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan umum:

Untuk memastikan proses penyiangan buku sehingga tidak terjadi kesalahan.

Mencakup apa saja yang dilakukan oleh semua yang terlibat dalam proses penyiangan buku.

3. Definisi:

Out = Output (keluaran) 4. Distribusi

Perpustakaan

(48)

88

Lampiran 16: Standard Operating Procedure Penyiangan Buku (sambungan)

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIANGAN BUKU

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung jawab Garis Besar Prosedur Referensi Dosen Datang ke perpustakaan untuk

memilih buku Perpustakaan Menghubungi dosen

Mendata buku yang disiangi Menyimpan di gudang Mengajukan penghapusan 6. Detail Prosedur:

Start

Perpustakaan Menghubungi jurusan untuk melakukan penyiangan Ketua jurusan

Ketua Jurusan Mengkonfirmasi kepada perpustakaan

Dosen bisa datang ke perpus?

Dosen

Datang ke perpustakaan dan memilih buku yang disiangi

Perpustakaan Mendata buku-buku yang disiangi

(In) Database

Perpustakaan Menyimpan buku di gudang.

Perpustakaan Mengajukan penghapusan kepada yayasan

(Out) Form penghapusan

End Ya

Tidak A

A

(49)

89

Lampiran 17: Tampilan Program Pengadaan Barang Non-Elektronik Usulan

(50)

90

Lampiran 18: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- elektronik Usulan

STANDARD OPERATING PROCEDURE USULAN PENGADAAN BARANG NON ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

1. Tujuan:

Untuk memastikan proses pengadaan barang sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses dan juga dalam penggunaan dokumen-dokumen.

Proses ini menjelaskan apa saja yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam pengadaan barang non-elektronik.

3. Definisi:

UA = Unit Akademik UP = Unit Pendukung PO = Purchase Order

Out = Output (keluaran)

4. Referensi

- Form Permintaan Barang - Purchase Order

- Laporan Penerimaan Barang - Berita Acara Serah Terima Barang - IK ROP

5. Distribusi:

Unit Akademik dan Unit Pendukung

(51)

91

Lampiran 18: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- elektronik Usulan (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

Tanggung Jawab Garis Besar Prosedur Referensi Unit Pendukung

dan Unit Akademik

Melakukan permintaan kebutuhan barang.

Form Permintaan Barang, IK.

Ketua Unit Melakukan persetujuan permintaan melalui website.

Petugas Gudang Melakukan permintaan barang stok pada akhir periode (Jumat).

Unit Perbekalan dan Pengadaan

Menerima form permintaan barang.

Melakukan konfirmasi kepada unit.

Melakukan penawaran kepada supplier.

Memilih supplier dengan penawaran terbaik.

Membuat PO kepada supplier.

Mengecek barang dari supplier.

Membuat laporan penerimaan barang.

Mendistribusikan barang ke unit.

Membuat berita acara serah terima barang.

PO, laporan penerimaan barang, berita acara serah terima barang.

Tim Tender Menerima form permintaan barang.

Melakukan proses tender.

Menyerahkan berkas tender pada Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Berkas tender

Supplier Memberikan penawaran kepada Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Menerima PO.

Membuat surat jalan dan mengirimkan PO.

Menerima laporan penerimaan barang.

(52)

92

Lampiran 18: Standard Operating Procedure Pengadaan Barang Non- Elektronik Usulan (sambungan)

No : Revisi:

Date:

Page:

Start

Tim Tender Menerima permintaan pengadaan barang

UA/UP (In) Form Permintaan Barang

Barang stok?

UP

Unit memasukkan permintaan barang di website

Ya

Tidak UA/UP Unit membutuhkan barang

Barang rutin?

Ya Tidak

Tim Tender Melakukan proses tender

(Out) Berkas Tender

Unit Perbekalan dan Pengadaan Menerima permintaan pengadaan barang

UA/UP (In) Berkas tender (Out) Surat Purchase Order (PO)

A B

UA/UP Unit memasukkan permintaan barang di website

(Out) Form Permintaan

UA/UP Form permintaan masuk ke account ketua unit

(In) Form Permintaan

Kepala Unit

Menyetujui permintaan dan mengirim ke website Perbekalan Unit Perbekalan (Out) Form

Permintaan

(53)

93

STANDARD OPERATING PROCEDURE USULAN PENGADAAN BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

Unit Perbekalan dan Pengadaan Menerima permintaan pengadaan barang dan mengajukan penawaran ke beberapa supplier.

(In) Form Pembelian Barang

(Out) Data penawaran

Unit Perbekalan dan Pengadaan Memilih 1 supplier dengan penawaran terbaik Supplier (In) Data penawaran

Unit Perbekalan dan Pengadaan Membuat PO.

Supplier Senin/Kamis (Out) PO

Supplier Mengirim barang yang dipesan Unit Perbekalan (Out) Barang yang dan Pengadaan dipesan dan Surat

(S) Jalan

A

C

D

Unit Perbekalan dan Pengadaan Menerima barang dari supplier dan melakukan pengecekan

(In) Surat Jalan Supplier

Menerima permintaan dan menyiapkan barang

Perbekalan 1 hari (In) PO

(54)

94

STANDARD OPERATING PROCEDURE USULAN PENGADAAN BARANG NON-ELEKTRONIK

No : Revisi:

Date:

Page:

Unit Perbekalan dan Pengadaan Memberikan Laporan Penerimaan Barang (LPB) kepada supplier

(Out) Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Unit Perbekalan dan Pengadaan Memberikan barang kepada pemesan UA/UP (S) (Out) Berita Acara

Serah Terima Barang

End C

Ya

Tidak

D D

Jumlah lebih atau karateristik tidak sesuai?

Jumlah kurang?

Unit Perbekalan dan Pengadaan Mengembalikan barang yang tidak sesuai pesanan.

Supplier (In) Barang yang dikomplain