48
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Profil STIE YP Karya
Nama Institusi : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YP Karya SK MENDIKBUD.RI : No. 51/D/O/1996
Status : Terakreditasi BAN-PT
No SK : 028/BAN-PT/Ak-IX/S1/I/2006
Nama Yayasan : Yusuf Permata Husada
Sekolah tinggi ilmu ekonomi YP Karya Tangerang (STIE YP Karya) berdasarkan SK MENDIKBUD RI. No. 51/D/O/1996 bernaung dibawah Yayasan Yusuf Permata Husada yang didukung oleh unsur pelaksanaan akademik, unsur pelaksanaan administratif, bagian administrasi perencanaan dan sistem informasi dan unit pelaksana teknis seperti perpustakaan dan laboratorium. Dengan berasaskan Pancasila dan Undang–Undang Dasar 1945 STIE YP Karya mempunyai tugas pokok dalam menyelenggarakan pendidikan akademis untuk program strata satu program studi Akuntansi dan program studi Manajemen. Dalam penyelenggaraan tugas pokok diatas, STIE YP Karya mempunyai fungsi :
1. Mengembangkan dan melaksanakan pendidikan tinggi, antara lain membina masyarakat Indonesia dengan jalan memberikan pendidikan melalui program beasiswa sampai dengan menjadi sarjana yang berkualitas.
49
2. Melaksanakan penelitian dan pelatihan untuk memperkaya ilmu pengetahuan dan teknologi modern dalam era globalisasi serta sebagai suatu bagian dari program pendidikan akuntansi dan manajemen.
3. Melakukan segala pembinaan civitas akademika dalam hubungannya dengan lingkungan sekitar.
4. Melaksanakan kegiatan administratif yang handal.
STIE YP Karya yang menyelenggarakan jalur pendidikan akademis, mengelola 2 (dua) program studi yakni : program studi Akuntansi (S1) dan program studi Manajemen (S1) untuk jalur pendidikan akademis.
STIE YP Karya juga telah menjalankan proses penjaminan mutu eksternal melalui evaluasi eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi pada tahun 2006.
3.1.1 Visi dan Misi
STIE YP Karya didirikan untuk mewujudkan visi, misi, tugas pokok serta strategi atas keprihatinan terhadap kelemahan masyarakat Indonesia dalam segala segi kehidupan termasuk pembinaan dan pendidikan tinggi. Oleh karena itu Yayasan Yusuf Permata Husada merasa terpanggil untuk ikut berperan serta membangun kembali bangsa Indonesia. Landasan pemikiran ini kemudian dituangkan ke dalam visi, misi, prinsip atau nilai tujuan, tugas pokok serta strategi STIE YP Karya
3.1.1.1 Visi
Pada tahun 2020 STIE YP Karya menjadi pusat penelitian penyebaran dan penerapan ilmu yang secara proaktif memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi guna menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki intelektualitas tinggi, dengan moral yang baik, berbudi luhur dan siap bersaing serta mampu beradaptasi dengan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam skala nasional maupun internasional
3.1.1.2 Misi
Menghasilkan lulusan yang siap bekerja untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bisnis dan perusahaan.
Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi ilmu pengetahuan dan teknologi terapan yang mampu bersaing pada tingkat lokal, nasional, regional dan global.
Menghasilkan lulusan yang bersikap kritis terhadap diri sendiri, orang lain dan lingkungannya demi kebenaran sebagai perwujudan dari intelektualitas, keluhuran budi dan moral yang baik sesuai dengan panggilan profesinya.
Aktif dalam meneliti, menyebarkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dan negara sebagai wujud Tri Darma perguruan tinggi.
Menghasilkan lulusan dengan pemahaman akan lembaga-lembaga dan prilaku penting dunia usaha dan bisnis guna menghasilkan sinergi.
51
Menghasilkan lulusan yang menyeluruh tentang ilmu pengetahuan, politik, ekonomi, sosial budaya, lingkungan, pertahanan dan keamanan guna menunjang pembangunan nasional.
3.1.2 Fasilitas STIE YP Karya
Beberapa fasilitas yang terdapat di STIE YP Karya yang membantu kelancaran proses perkuliahan antara lain :
1. Laboratorium Akuntansi 2. Laboratorium Manajemen 3. Laboratorium Komputer 4. Laboratorium Bahasa 5. Kelas Full AC
6. LCD 7. Infocus 8. Hotspot
9. Kursus Gratis (mulai semester 1 sampai dengan semester 7) :
Bahasa Inggris
Bahasa Mandarin
Komputer
Akuntansi
Manajemen
10. IIS (Integrated Information System)
3.1.3 Program Studi STIE YP Karya 1. Akuntansi (S1)
Konsentrasi :
Perpajakan
Keuangan
Akuntansi Manajemen 2. Manajemen
Konsentrasi :
Pemasaran
Sumber Daya Manusia
Pembangunan
Keuangan
Bisnis
Perkantoran
Perbankan
Kesehatan
Pendidikan
3.1.4 Struktur Organisasi STIE YP Karya
Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting dalam organisasi besar maupun kecil, sebab dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat suatu pendelegasian dari masing–masing bagian dalam hal–hal tugas, tanggung jawab serta wewenang. Dengan adanya pendelegasian ini,
53
memungkinkan penempatan tiap–tiap pegawai pada kedudukan yang sesuai dengan bakat dan keahlian masing–masing. Gambar berikut ini akan menggambarkan secara umum struktur organisasi STIE YP Karya.
Ketua Yayasan Dr. Mulyono., MBA
Ketua Sekolah Tinggi Drs. Muliawan.,
SE., SH., MM
Pembantu Ketua II Dr. Muliono.,
M.M.Kes
Pembantu Ketua III Drs. Joseph Kedang., M.Psi Pembantu Ketua I
Dr. Dollar., SH., MH., MM
Perpustakaan, Arsip Universitas,
Administrasi Fakultas, Pusat
Studi, Kantor Pimpinan Univeristas
Satuan Keamanan dan Keselamatan
Kampus, Kebersihan
Kampus Unsur pelaksana
Akademik
Unsur pelaksana Administrasi
Unsur penunjang Universitas
Gambar 3.1 Struktur Organisasi STIE YP Karya
Dalam hal ini pimpinan, dosen dan segenap unsur pendukung berkomitmen untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu dalam meningkatkan aktivitas sehari-hari, yang kini memasuki tahap baru yang bertujuan mencapai sasaran akhir yakni peningkatan daya saing bangsa melalui standar mutu internasional (International Standard Organization/ISO).
3.2. Gambaran Umum Sistem Yang Sedang Berjalan
STIE YP Karya telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kinerja organisasinya. Dalam kegiatannya, STIE YP Karya menggunaan komputer dan printer yang terhubung ke jaringan lokal (LAN) dan jaringan internet.
STIE YP Karya menggunakan 22 buah komputer, dan 1 buah printer.
Adapun topologi jaringan dari STIE YP Karya adalah sebagai berikut :
55
Gambar 3.2 Topologi Jaringan STIE YP Karya
STIE YP Karya menggunakan sebuah router yang terhubung dengan jaringan internet. Koneksi internet didapat dengan menggunakan jasa Internet Service Provider (ISP) dari telkomspeedy dengan kuota unlimited dan kecepatan akses 512Kbps. Koneksi internet yang ada dibagi ke seluruh jaringan lokal didalam STIE YP Karya sehingga memungkinkan semua pengguna komputer dapat mengakses internet.
Lokasi STIE YP Karya berada dalam satu gedung yang memiliki 3 tingkat, dimana lantai 1 dan lantai 2 sudah terkomputerisasi, maka Router yang ada dihubungkan dengan sebuah switch yang kemudian dari switch tersebut digunakan 2 port untuk menghubungkan lantai 1 dan 2 menggunakan media kabel Unshielded Twisted Pair (UTP). Pada lantai 2 terdapat 17 komputer dan dimana 16 komputer digunakan sebagai fasilitas lab komputer pihak kampus. Adapun perangkat lunak yang digunakan setiap komputer adalah sebagai berikut :
Sistem operasi : Windows XP.
Perangkat lunak pendukung : Office 2000, Adobe Reader 7.
Sedangkan untuk spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk semua komputer tersebut adalah sebagai berikut :
Pentium 4 2 Ghz
Hardisk 80 GB
Memory 512 MB
Kabel UTP yang menuju lantai 1 dihubungkan dengan sebuah Access Point, dimana dalam hal ini pihak STIE YP Karya mencoba menerapkan suatu perkembangan dari teknologi LAN yaitu Wireless LAN yang merupakan jaringan
57
lokal komputer yang terhubung tanpa kabel. Pada lantai 1 terdapat lima buah komputer yang tersambung dalam suatu jaringan lokal melalui access point. Selain itu terdapat juga sebuah printer yang terhubung dengan salah satu komputer di bagian administrasi kampus yang pemakaiannya di share dengan komputer lainnya.
Komputer yang terdapat di bagian administrasi ini menyimpan seluruh database kampus, mulai dari database mahasiswa, dosen, Karyawan, dan seluruh materi perkuliahan. Data materi perkuliahan yang ada pada komputer bagian administrasi ini di-share ke seluruh jaringan lokal dalam gedung, sehingga seluruh komputer dapat mengakses data dari komputer manapun dalam jaringan lokal kampus. Kabel UTP yang menuju lantai 2 dihubungkan dengan switch yang memiliki 24 port.
Pada lantai 1 perangkat lunak yang digunakan lebih bervariasi karena terdapat batas wilayah publik dan pribadi. Untuk komputer umum berikut spesifikasi yang digunakan :
Komputer
Spesifikasi
Perangkat Keras Sistem Operasi Aplikasi pendukung
Umum
Pentium 4 2 Ghz Memori 512 MB Hardisk 80 GB
Windows XP Tidak ada
Operasional
Pentium 4 2 Ghz Memori 512 MB Hardisk 80 GB
Windows XP Office 2000, Adobe Reader 7
Rektor Pentium 4 2.6 Ghz Windows XP Office 2000,
Memori 512 MB Hardisk 80 GB
Adobe Reader 7
Server atau Administrasi
Pentium 4 2.6 Ghz Memori 1 GB Hardisk 120 GB
Windows XP SQL Server 2000, Office 2000, Adobe Reader 7, Windows File Sharing ( NetBIOS )
Tabel 3.1 Spesifikasi Komputer STIE YP Karya
Seluruh komputer memiliki akses internet dan memanfaatkan aplikasi Windows File Sharing dan media flashdisk untuk proses download data. Sedangkan beberapa user yang lebih mahir menggunakan komputer dapat menggunakan aplikasi bawaan Windows yaitu net send untuk mengirim pesan satu sama lain ataupun memberikan pengumuman–pengumuman tertentu.
3.2.1 Permasalahan Yang Dihadapi
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu penggunaan jaringan lokal adalah untuk memudahkan proses pertukaran informasi dan data, tetapi dalam kenyataannya, pihak STIE YP Karya mengalami kendala dalam proses pertukaran data dan manajemen hak akses data. Saat ini penggunaan komputer di kampus dibebaskan kepada seluruh pihak kampus, tanpa adanya otorisasi yang jelas sehingga setiap pengguna komputer dalam jaringan lokal dapat mengakses dengan
59
bebas seluruh data dan informasi yang ada di kampus dan internet. Selain itu proses pertukaran data yang hanya memanfaatkan aplikasi bawaan dari operating system yaitu Windows File Sharing memiliki beberapa kelemahan teknis dan nonteknis.
Berdasarkan pengamatan, Windows File Sharing yang digunakan di kampus memiliki beberapa kelemahan teknis seperti :
- Windows File Sharing memungkinkan seluruh komputer dalam jaringan lokal kampus mengakses suatu directory yang di-share. Untuk beberapa data yang bersifat rahasia dan sensitif, hal ini dapat membahayakan kerahasiaan data.
- Dimungkinkannya user untuk menyalin file yang dibagi ke masing-masing komputer dalam jaringan lokal tanpa manajemen data dan pengguna yang jelas sehingga mengakibatkan data yang dibagikan tidak dapat terorganisir dengan baik.
- Windows File Sharing tidak user friendly.
- Windows File Sharing memiliki celah keamanan yang memungkinkan penyusup memanfaatkan kelemahan teknologi NetBIOS untuk mengambil data-data komputer yang menggunakan fasilitas Windows File Sharing. ( http://www.microsoft.com.nsatc.net/technet/security/Bulletin/MS03-034.mspx)
Windows File Sharing juga memiliki kelemahan non teknis seperti :
- Terbatasnya pengetahuan user mengenai komputer mengakibatkan user kesulitan dalam menggunakan Windows File Sharing yang kurang begitu user friendly .
Selain Windows File Sharing juga terdapat aplikasi lain yang kurang layak untuk didayagunakan, yaitu net send. Net send adalah sebuah perintah sederhana untuk mengirimkan pesan ke komputer lain dalam suatu jaringan lokal. Pengirim tidak dapat mengirim beberapa pesan sekaligus dan penerima tidak dapat langsung membalas pesan dari pengirim. Net send merupakan model chat paling sederhana jadi hanya memungkinkan pengiriman hanya sejumlah karakter saja melalui jaringan lokal.
Gambar 3.3 Net Send
Oleh karena itu semua, saat ini pihak STIE YP Karya sangat membutuhkan suatu perangkat yang lebih reliable untuk melakukan komunikasi data antar pihak–
pihak yang bersangkutan dalam proses perkuliahan
61
3.2.2 Usulan Pemecahan Masalah
Dari hasil analisis permasalahan yang dihadapi di atas, maka disimpulkan bahwa STIE YP Karya membutuhkan sebuah aplikasi yang berjalan dalam jaringan lokal komputer dan juga yang dapat menutupi kelemahan teknis dan non-teknis dari aplikasi yang digunakan saat ini, yaitu Windows File Sharing dan net send. Aplikasi yang dirancang juga harus dapat digunakan sebagai aplikasi otorisasi penggunaan komputer, karena banyaknya pihak-pihak yang berdatangan ke dalam lingkungan STIE YP Karya.
Perancangan dan pengembangan aplikasi baru sesuai analisis permasalahan dan kriteria dari pihak STIE YP Karya yaitu :
- User interface yang menarik dan mudah sehingga bagi user awam sekalipun tidak mengalami kesulitan.
- Aplikasi yang dibuat merupakan satu kesatuan dari beberapa aplikasi yang memiliki daya guna yang berbeda.
- Komunikasi hanya terbatas pada jaringan lokal kampus.
Berdasarkan usulan pemecahan masalah tersebut, kami mencoba mengembangkan sebuah aplikasi pendukung perkuliahan untuk memenuhi hal–hal tersebut. Aplikasi ini lebih tepat disebut paket aplikasi pendukung perkuliahan STIE YP Karya karena aplikasi dikembangkan khusus untuk berjalan pada sistem di STIE YP Karya setelah melewati beberapa pengamatan dan survey untuk menjangkau segala aspek kinerja dalam satu aplikasi gabungan.
Aplikasi ini akan memiliki kemampuan sebagai berikut :
- Adanya otorisasi penggunaan komputer dengan menggunakan fasilitas login.
- Memiliki fasilitas pengiriman Instant Message ke komputer administrasi untuk melakukan panggilan teknis.
- Dapat melakukan proses pengambilan ( download ) file dengan satu komputer ( server ) yang menjadi pusat penyedia data.
- Dapat menerima pesan berupa pengumuman dari pihak administrasi.
- Penghapusan temporary data atau data ( file ) yang telah diambil dari pusat data secara otomatis saat logout.
Keuntungan – keuntungan yang didapat dengan menggunakan aplikasi ini adalah : - Tidak perlu membuat arsitektur jaringan baru karena aplikasi ini memanfaatkan
arsitektur jaringan lokal komputer yang berjalan sekarang.
- Aplikasi ini dikembangkan dengan Graphical User Interface sehingga sangat user friendly.
