70 3.1 Skema Kerangka Berpikir
Penyusunan skrispi ini diawali dengan menentukan topik penelitian yaitu evaluasi proses bisnis pada PT Sari Coffee Indonesia. Topik yang dipilih untuk penelitian ini adalah evaluasi proses bisnis.
Penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data menggunakan beberapa instrumen yaitu wawancara, kuesioner dan studi pustaka. Data ini digunakan dalam menganalisa proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Proses bisnis yang dianalisa dibagi menjadi dua yaitu proses bisnis tanpa menggunakan aplikasi SAP (proses bisnis procurement) dan proses bisnis yang menggunakan SAP (proses bisnis Materials Management). Untuk menggambarkan proses bisnis procurement, digunakan rich picture, sedangkan untuk menggambarkan proses bisnis Materials Management digunakan SAP workflow.
Data yang dikumpulkan juga digunakan untuk analisisa terhadap kinerja perusahaan dan analisis terhadap investasi sistem berjalan. M etode yang digunakan untuk menganalisa kinerja perusahaan adalah IT Balanced Scorecard yang mengukur kinerja perusahaan melalui 4 perspektif yakni perspektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional serta perspektif orientasi masa depan. M etode cost and benefit analysis juga digunakan untuk menganalisa biaya serta manfaat yang diperoleh dari investasi sistem yang berjalan pada perusahaan.
Berdasarkan hasil analisa perusahaan terhadap proses bisnis berjalan, kinerja perusahaan serta investasi sistem, dilakukan evaluasi terhadap kelebihan sistem berjalan, kekurangan sistem berjalan serta requirement yang muncul. Dari hasil
evaluasi tersebut menghasilkan usulan pengembangan bagi PT Sari Coffee Indonesia yaitu reimplementasi SAP ECC 6.0.
Reimplementasi SAP ECC 6.0 dilakukan dengan cara meng-upgrade SAP R/3 4.7 ke SAP ECC 6.0 serta melakukan penambahan proses bisnis dan aktivasi beberapa transaksi. Penambahan proses yang akan dilakukan adalah menambahkan proses vendor selection, sedangkan aktivasi transaksi yang dilakukan adalah aktivasi transaksi Request for Quotation (RFQ), aktivasi Material Requirement Planning (MRP), aktivasi laporan kinerja vendor, penambahan fitur placing order / stock transport, aktivasi stock placements and removals, aktivasi return purchase order, dan aktivasi stock report.
Untuk mengetahui apakah SAP ECC 6.0 dapat memenuhi requirement yang ada, maka digunakan metode fit/gap analysis yang akan mengukur kemampuan sistem dalam memenuhi requirement yang muncul serta tingkat prioritas pemenuhan requirement. Kemudian, akan disertakan jadwal usulan reimplementasi SAP ECC 6.0 menggunakan metode ASAP.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Saat ini, PT M itra Adiperkasa Tbk (M AP) mengelola lebih dari 700 store dengan total area penjualan seluas lebih dari 300.000 m2 di 22 kota besar di Indonesia. Produk yang tersedia di store yang dikelola M AP terdiri dari sepatu, pakaian, aksesoris, makanan dan minuman dan bahkan buku. Dikenal untuk department store eksklusif dan konsep store untuk merek-merek internasional di Indonesia, M AP memiliki kemitraan eksklusif dengan SEIBU,
Sogo dan Debenhams Department Store; dan juga gerai peralatan dan perlengkapan olah raga serta fashion di antaranya: MaxM ara, Habitat, Giorgio Armani, Loewe, Chloe, Salvatore Ferragamo, Tumi, Zara, M assimo Dutti, Pull and Bear, Topman, Topshop, NEXT, Planet Sports, Sports Station, The Athlete’s Foot, Reebok. M AP juga memiliki hak waralaba eksklusif Starbucks Coffee, Pizza M arzano, Cold Stone Creamery dan Burger King.
Starbucks Coffee di Indonesia dikelola oleh PT. Sari Coffee Indonesia yang merupakan salah satu dari anak perusahaan PT. M itra Adiperkasa Tbk (MAP). PT. Sari Coffee Indonesia berlokasi di lantai 7 Wisma BNI 46, Jl. Jendral Sudirman Kav. 1, Jakarta Selatan.
Starbucks Coffee adalah sebuah perusahaan yang menjual berbagai jenis minuman, khususnya yang berbahan baku kopi, serta makanan ringan seperti cake, sandwich, muffin, donut, dan sebagainya.
Sejak 2002, PT. Sari Coffee Indonesia telah memiliki 75 gerai di Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, Yogyakarta, dan M edan, dan akan terus mengembangkan bisnisnya di Tanah Air. Saat ini, dengan lebih dari 1000 partners, Starbucks Coffee Indonesia berkomitmen untuk membawa pengalaman Starbucks (The Starbucks Experience) ke dalam kehidupan pelanggan melalui setiap cangkir yang disuguhkan.
3.2.2 S truktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia yang merupakan pemegang lisensi dari Starbucks Coffee Indonesia.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Sari Coffee Indonesia
3.2.3 Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia:
1. Director
Director merupakan bagian tertinggi di PT. Sari Coffee Indonesia yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. M enerima laporan jalannya bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara global
b. M engelola bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara global
c. M enentukan strategi bisnis yang harus dijalankan dalam PT. Sari Coffee Indonesia
2. Human Resource and Development (HRD)
Bagian HRD memiliki wewenang memilih siapa saja orang-orang yang tepat untuk ditempatkan di posisi yang tersedia di PT. Sari Coffee Indonesia
3. Partner Resource Manager (PRM) Tugas dan wewenangnya adalah :
a. M enangani semua perihal menyangkut seluruh karyawan yang bekerja pada PT. Sari Coffee Indonesia
b. M engontrol semua perihal mengenai perpindahan dan mutasi karyawan
c. M erumuskan penggajian karyawan
4. Finance Manager (FM)
M engontrol semua perihal menyangkut pembayaran kepada vendor baik dari luar maupun dalam
5. Accounting Manager (AM)
M engurus pembukuan mengenai seluruh rangkuman arus keuangan yang terjadi di PT. Sari Coffee Indonesia
6. Operational Manager dan Marketing Manager
Seorang Operational Manager merangkap juga sebagai Marketing Manager di PT. Sari Coffee Indonesia dan mengepalai beberapa divisi yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. M emimpin keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia b. M engontrol keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia c. M engontrol pemasaran di PT. Sari Coffee Indonesia
d. M engontrol pemesanan barang yang dilakukan oleh PT. Sari Coffee Indonesia
e. M engontrol seluruh market PT. Sari Coffee Indonesia dari setiap store
f. M emunculkan ide-ide program pemasaran
7. Material Manager
Material manager berperan penting dalam pengadaan arus barang dalam PT. Sari Coffee Indonesia, tugas dan wewenangnya adalah :
a. melakukan forecasting / prakiraan untuk menentukan banyaknya pesanan yang akan dilakukan
b. melakukan pemesanan untuk bahan baku minuman serta peralatan operasional dengan membuat Order Form
c. membuat commercial invoice dan Purchase Order d. mengurus pembuatan Surat Keterangan Impor (SKI)
e. mengatur distribusi bahan baku ke store melalui dokumen Stock Transport Order (STO)
f. menerima Receiving Variance Report (RVR) apabila terjadi selisih dalam pemesanan barang
g. memantau jumlah stok bahan baku di warehouse
h. menyusun laporan tentang stok bahan baku kepada direktur perusahaan.
8. Operational Service Manager
a. M engontrol kualitas pelayanan di PT. Sari Coffee Indonesia b. M embantu tugas yang dijalankan oleh Operational Manager
9. Management IT Support
a. M enangani masalah yang muncul pada sistem di store b. M elakukan penambahan konfigurasi pada sistem di store
10. Operational Coordinator
a. M engkoordinasi hal-hal yang berkaitan dengan berita-berita di PT. Sari Coffee Indonesia dan komunikasi-komunikasi yang menyangkut operasional PT. Sari Coffee Indonesia
b. M enjadi jembatan komunikasi antara pihak store dengan kantor pusat
11. Quality Assurance Manager
a. M emantau, mengontrol, dan mengatur kualitas pelayanan para karyawan sampai pada nilai standar yang ditentukan seperti memastikan kebersihan (cleanlines) setiap store dan para karyawan,
sampai dengan penempatan stok barang di warehouse setiap store yang sesuai standar
b. M emastikan dijalankannya metode FIFO (First in First Out) bahan baku di store
c. M engawasi dan memperhatikan penggunaan cairan-cairan kimia (chemical) yang tepat untuk semua standar kebersihan peralatan dan lingkungan di setiap store
12. Food Manager
Food Manager harus selalu mengontrol food market PT. Sari Coffee Indonesia, dari mulai bentuk, bahan yang digunakan, daya tahan makanan, rasa, serta memikirkan ide makanan baru yang akan laku di pasaran Indonesia.
13. Learning and Development Manager
M elatih semua karyawan mulai dari barista, Supervisor (SPV), Assistant Manager, Store Manager, sampai District Manager.
14. District Manager
M erupakan orang yang membawahi beberapa store serta mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
a. M emberikan laporan tentang keadaan beberapa store yang dipegangnya kepada kantor pusat
b. M enetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operasional store, mengadakan perencanaan keuangan dan kesejahteraan karyawan
3.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan
“Untuk menginspirasi dan menaruh peduli kehidupan manusia – setiap individu, satu cangkir, dan satu lingkup tempat tinggal pada saat yang bersamaan”.
Berikut adalah cara-cara untuk mewujudkan visi tersebut :
• Kopi kami Dari dulu dan akan selalu tentang kualitas. Kami berhasrat untuk menggunakan biji kopi terbaik dengan pertukaran yang adil, menangani biji kopi dengan sungguh-sungguh, dan memperbaiki kehidupan para petani kopi. Kami sungguh peduli akan semua ini; pekerjaan kami tidak akan pernah selesai.
• Partner kami Kami menyebut partner, karena disini tidak hanya soal pekerjaan, melainkan hasrat kami. Bersama, kita menghargai perbedaan untuk menciptakan sebuah tempat dimana setiap individu dapat menjadi pribadinya sendiri. Kami selalu memperlakukan setiap orang dengan hormat dan harga diri. Dan kami sepakat untuk selalu menerapkan hal tersebut.
• Pelanggan kami Saat kami sudah sepenuhnya terikat, kami terhubung bersama, tertawa bersama, dan mengangkat hidup pelanggan kami-bahkan jika
hanya untuk hal terkecil sekalipun. Tentunya, dimulai dengan janji untuk selalu membuat minuman yang sempurna sesuai standar, namun tugas kami jauh melampaui sebatas itu. Ini sungguh mengenai koneksi antar manusia.
• Store kami Saat pelanggan kami merasakan rasa kebersamaan, store kami menjadi layaknya surga, sebuah peristirahatan dari segala kekhawatiran diluar sana, tempat dimana anda bisa bertemu dengan sahabat. Ini tentang kesenangan akan hidup- terkadang perlahan dan nikmat, kadang terlampau cepat. Selalu penuh akan rasa kemanusiaan.
• Lingkungan kami Setiap store merupakan bagian dari sebuah komunitas, dan kami bertanggungjawab untuk menjadi tetangga yang baik. Kami ingin diundang dimanapun kami melakukan bisnis. Kami bisa menjadi kekuatan untuk kegiatan positif- menyatukan partner, pelanggan, dan komunitas untuk turut berkontribusi setiap hari. Sekarang dapat dilihat bahwa tanggung jawab kami-dan potensi kami-kian bertambah. Dunia mengikuti standar Starbucks. Kami akan memimpin.
• Pemegang saham kami Kami tahu bahwa saat mencapai area ini, kami menikmati jenis kesuksesan yang turut dibagikan kepada para pemegang saham. Kami benar-benar terbuka akan hal keuangan sehingga Starbucks-dan setiap orang yang berkepentingan-dapat bertahan dan terus berkembang.
M isi Perusahaan
aspek bisnis
• Memahami isu-isu lingkungan hidup dan saling membagi informasi dengan partner kami.
• Mengembangkan solusi inovatif dan fleksibel untuk mengahadapi perubahan.
• Berusaha untuk selalu membeli, menjual, dan menggunakan produk-produk yang ramah lingkungan.
• Memahami tanggung jawab fiskal kepada pemerintah adalah penting bagi kelangsungan masa depan lingkungan.
• Menjadikan tanggung jawab terhadap lingkungan sebagai nilai penting dari perusahaan
• Mengukur dan mengawasi kemajuan dari setiap proyek
• Mendukung semua partner untuk turut serta dalam misi tersebut
3.4 Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Proses bisnis procurement yang sedang berjalan bisa dibagi menjadi : 3.4.1 Pemesanan S tandar
Pemesanan ini merupakan pemesanan yang rutin dilakukan bagian procurement untuk mendukung proses penjualan minuman. Proses pemesanan ini dibagi menjadi :
Sebelum melakukan pemesanan, bagian Procurement dari PT. Sari Coffee Indonesia akan melakukan forecasting / prakiraan untuk menentukan banyaknya pesanan yang akan dilakukan. Prakiraan ini didasarkan pada jumlah stok bahan baku di warehouse, tren penjualan beberapa bulan sebelumnya serta tanggal kadaluarsa barang persediaan di warehouse. Prakiraan pemesanan biasanya dilakukan beberapa bulan sebelum melakukan pemesanan.
3.4.1.2 Pemesanan bahan baku
Setiap dua minggu sekali, bagian Procurement akan melakukan pemesanan untuk bahan baku minuman antara lain : wholebean, syrup, blended beverage coffee based, frappuccino juice blend, universal beverage based, frappuccino beverage mix, international chocolate drink mix, bar mocha powder, frappuccino chip, dan matcha powder. Pemesanan ini dilakukan kepada SRDC (Sugar Research & Development Center) Singapore yang merupakan warehouse bahan baku Starbucks Coffee di Asia Tenggara. SRDC Singapore memperoleh bahan baku dari Starbucks Coffee Asia Pacific di Hong Kong.
Berdasarkan prakiraan pemesanan bahan baku yang telah dibuat, bagian Procurement akan melakukan pemesanan dengan membuat Order Form. Bahan baku yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order Form dengan variancy sekitar 30%. Order Form ini kemudian dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong Kong untuk diproses.
Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian finance yang akan mengurusi pembayaran pemesanan.
Selanjutnya, bagian Procurement akan mengurus pembuatan Surat Keterangan Impor (SKI). SKI harus atas persetujuan BPOM dan bea cukai agar bahan baku dapat masuk ke Indonesia.
3.4.1.3 Distribusi Bahan Baku
Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong Kong dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SG S (Perusahaan Inspeksi), maka penerimaan bahan baku akan dilakukan dalam selang waktu 2 minggu.
Saat bahan baku sampai di Pelabuhan Tanjung Priok, Indonesia, bahan baku kemudian diterima oleh pihak ketiga yaitu Key M aritim dan disimpan di warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri. Sesampainya di warehouse, bagian warehouse akan mengecek bahan baku dan membuat Goods Receipt yang akan memperbaharui stok bahan baku.
Distribusi bahan baku ke store dilakukan oleh bagian warehouse melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang berisi daftar bahan baku yang akan didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse
akan membuat List STO bahan baku dan memberikannya kepada semua district manager.
3.4.1.4 Pengembalian bahan baku
Apabila pada saat pengecekan terjadi selisih antara bahan baku yang diterima dengan bahan baku yang dipesan, maka bagian warehouse akan membuat Receiving Variance Report (RVR) kepada bagian Procurement kemudian diteruskan ke customer service SRDC Singapore. Bila benar terjadi kesalahan, maka pihak SRDC akan memotong tagihan sebesar jumlah bahan baku yang tidak terkirim.
3.4.1.5 Pemantauan bahan baku
Pemantauan bahan baku dilakukan setiap saat untuk mengetahui jumlah stok bahan baku di warehouse. Apabila bahan persediaan bahan baku mendekati habis, maka bagian Procurement segera melakukan pemesanan bahan baku agar mencegah terjadinya kekurangan persediaan bahan baku.
Setiap akhir bulan, bagian Procurement akan menyusun laporan tentang stok bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia.
Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Standar Keterangan Rich Picture Pemesanan Standar
1. Material Manager mengecek stok bahan baku di warehouse
2. Material Manager melakukan prakiraan / forecasting lalu membuat order form untuk dikirim ke SRDC Singapore
3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah Asia Tenggara
4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC Singapore
5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada Material Manager
6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order kepada Director
7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material Manager
8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance untuk diurus perihal pembayarannya
9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian bea cukai dan BPOM agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia
10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai dan BPOM akan meluluskan permintaan impor tersebut
11. SRDC akan langsung mengirimkan bahan baku ke pelabuhan Tanjun g priok
12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut dengan SKI kepada Key M aritim
13. Key M aritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok untuk keperluan impor barang
14. Setelah bahan baku sampai, Key M aritim bertugas mengambilnya di pelabuhan
15. Key M aritim menyimpan bahan baku ke warehouse PT. Sari Coffee Indonesia yang tergabung dalam satu warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri
16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas bahan baku yang sudah diterimanya kepada Material Manager
17a. Jika terjadi selisih barang antara yang diorder dengan yang diterima, bagian warehouse akan membuat Receiving Variance Report (RVR) kepada Material Manager
18a. Material Manager mengirim RVR kepada pihak SRDC Singapore
19a. SRDC Singapore akan memotong jumlah tagihan ke PT. Sari Coffee Indonesia atas selisih yang muncul
20. Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan bahan baku ke store dengan menggunakan Stock Transport Order (STO)
21. Warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager
22. Setiap hari, store mengirimkan laporan persediaan bahan baku harian kepada bagian Materials Management
23. Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia
3.4.2 Pemesanan khusus
Disamping memesan bahan baku secara berkala, PT. Sari Coffee Indonesia juga mengimpor peralatan operasional seperti blender, mesin penggiling kopi, oven dan lain-lain serta berbagai furniture seperti meja bar, sofa, lampu dan lain sebagainya. Proses ini dapat dibagi menjadi beberapa subproses yaitu :
Bagian procurement akan menerima permintaan pesanan peralatan operasional serta furniture dari warehouse. Jumlah pesanan disesuaikan dari permintaan pihak warehouse.
3.4.2.2 Pemesanan peralatan operasional dan furniture
Bagian Procurement akan melakukan pemesanan peralatan operasional dan furniture. Pemesanan ini dilakukan kepada SRDC (Sugar Research & Development Center) Singapore.
Berdasarkan permintaan pemesanan peralatan operasional dan furniture yang telah dibuat, bagian Procurement akan melakukan pemesanan dengan membuat Order Form. Peralatan operasional serta furniture yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order Form. Order Form ini kemudian dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong Kong untuk diproses.
Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian finance yang akan mengurusi pembayaran pemesanan.
3.4.2.3 Distribusi peralatan operasional dan furniture
Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong Kong dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SGS
(Perusahaan Inspeksi), maka penerimaan akan dilakukan dalam selang waktu 2 minggu.
Saat peralatan operasional dan furniture sampai di Pelabuhan Tanjung Priok, Indonesia, barang akan diterima oleh pihak ketiga yaitu Key M aritim dan disimpan di warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri. Kemudian, bagian warehouse akan mengecek peralatan dan furniture dan membuat Goods Receipt yang akan memperbaharui stok peralatan dan furniture.
Distribusi peralatan dan furniture ke store diatur oleh bagian warehouse melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang berisi daftar peralatan operasional dan furniture yang akan didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse juga membuat List STO peralatan operasional dan furniture kepada semua district manager.
Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Khusus Keterangan Rich Picture Pemesanan Khusus
1. Warehouse akan meminta berbagai peralatan operasional dan furniture kepada Material Manager
2. Material Manager membuat order form untuk dikirim ke SRDC Singapore
3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah Asia Tenggara
4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC Singapore
5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada Material Manager
6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order kepada Director
7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material Manager
8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance untuk diurus perihal pembayarannya
9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian bea cukai agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia
10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai akan meluluskan permintaan impor tersebut
11. SRDC akan langsung mengirimkan peralatan operasional dan furniture ke pelabuhan Tanjung Priok
12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut dengan Surat Keterangan Import (SKI) kepada Key M aritim
13. Key M aritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok untuk keperluan impor barang
14. Setelah peralatan operasional dan furniture sampai, Key M aritim bertugas mengambilnya di pelabuhan
15. Key M aritim mengantarkan peralatan operasional dan furniture ke warehouse pusat PT. Sari Coffee Indonesia yang tergabung dalam satu warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri
16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas peralatan operasional dan furniture yang sudah diterimanya kepada Material Manager
17. Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan peralatan operasional dan furniture ke store menggunakan Stock Transport Order (STO)
18. Bagian warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager 19. Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian
peralatan operasional dan furniture kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia
3.5 Workflow Pemesanan Menggunakan Aplikasi SAP R/3 4.7
Proses pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia telah menggunakan aplikasi SAP R/3 4.7 modul Procurement. Proses ini diawali dengan pembuatan Purchase Requisition, Purchase Order, Goods Receipt serta proses memantau persediaan bahan baku.
Gambar 3.5 Proses Pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia M enggunakan Aplikasi SAP R/3 4.7 M odul Materials Management
Berikut ini merupakan workflow dari proses pemesanan baik pemesanan standar maupun pemesanan khusus.
3.5.1 Workflow Purchase Requitition
Proses pemesanan diawali dengan pembuatan Purchase Requitition (PR) yang berisi permintaan pembelian bahan baku (pada pemesanan standar) atau permintaan pembelian peralatan operasional atau pembelian furniture (pada pemesanan khusus). Setelah menentukan apa yang akan dibeli, maka bagian Procurement akan memasukkan jumlah
material yang akan dibeli. Selanjutnya, bagian Procurement memasukkan cost center untuk material yang telah dipilih. Setelah itu, PR di-save / disimpan dan kemudian dicetak.
Gambar 3.6 Workflow Purchase Requitition
3.5.2 Workflow Purchase O rder
Proses pembuatan Purchase Order (PO) diawali dengan memilih vendor, purchasing organization, serta purchasing group. Selanjutnya, memilih account assignment category dan melengkapi tanggal pengiriman barang, kode site, kode storage location, dan tracking number. Kemudian memilih tombol reference to purchase requitition untuk secara otomatis memindahkan data yang telah diisi dari purchase requitition ke purchase
order dengan cara mengetikkan kode purchase requitition yang sudah dibuat sebelumnya. Kemudian PO di-save / disimpan dan dicetak.
Dalam transaksi ini terdapat beberapa jenis PO antara lain : 1. PO standard
PO untuk barang-barang jenis standar yang bukan termasuk free goods yang akan masuk ke dalam inventory store untuk dijual. 2. PO Consignment :
PO yang dibuat untuk barang-barang konsinyasi, yang stoknya tidak akan diperhitungkan sebagai stok PT. M itra Adiperkasa Tbk, melainkan milik vendor.
3. PO subcontract
PO yang dibuat apabila memesan barang jadi kepada vendor dan mengirimkan komponen-komponen barang untuk membentuk atau merakit barang jadi tersebut.
4. PO return
PO untuk pengembalian barang ke vendor atau pengembalian barang dari toko ke gudang. Biasanya PO ini dibuat antara lain untuk barang-barang sisa promosi, barang-barang seasonal yang tersisa dari season sebelumnya, dan barang-barang rusak yang harus dikembalikan ke vendor.
5. PO Free Goods
PO yang dibuat untuk barang-barang gratis dari supplier yang akan masuk ke dalam inventory store.
6. PO Non-MD Other
PO yang dibuat untuk barang-barang Non-MD, yang tidak dijual tapi tetap disimpan dan diperhitungkan stoknya. Terdiri dari 3 macam:
• Asset, misalnya komputer
• Expense, misalnya advertising dan promotion • Other, misalnya paper bag
3.5.3 Workflow Goods Receipt Berdasarkan Purchase Order
Saat menerima material yang dipesan, bagian warehouse akan membuat Goods Receipt (GR) berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya. Saat membuat Goods Receipt, nomor PO dimasukkan dan diadopsi untuk menyalin data material dari PO ke GR. Kemudian dimasukkan nomor delivery note. Lalu GR di-save / disimpan dan kemudian dicetak.
Gambar 3.8 Workflow Goods Receipt
3.5.4 Workflow Memantau
Proses memantau dilakukan bagian Procurement untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang ada. Apabila jumlah persediaan bahan baku hampir habis, maka bagian Procurement segera membuat Purchase
Requitition. Apabila jumlah persediaan bahan baku masih mencukupi, maka bagian Procurement hanya mencetak laporan persediaan bahan baku.
Gambar 3.9 Workflow M emantau
3.6 Pengukuran Kinerja
3.6.1 Perumusan Tujuan dan Ukuran S trategis IT Balanced Scorecard
Sebelum melakukan pengukuran kinerja, maka terlebih dahulu dirumuskan tujuan dan ukuran strategis ke dalam empat perspektif pendekatan IT Balanced Scorecard, antara lain:
1. Kontribusi Perusahaan
M erupakan perspektif yang mengukur kinerja TI berdasarkan pandangan dari manajemen eksekutif, para direktur dan shareholder. Tujuan strategis dari perspektif ini antara lain:
• Mengendalikan anggaran biaya divisi TI
Anggaran yang dikeluarkan untuk divisi TI harus dikendalikan dan dialokasikan dengan sebaik mungkin.
Ukuran strategis :
Besarnya persentase anggaran divisi TI
• Menyediakan kemampuan bisnis yang baru
Perusahaan menginvestasikan sejumlah dana untuk menghadirkan kemampuan bisnis baru yang dapat mendukung serta meningkatkan fungsi bisnis dalam perusahaan.
Ukuran strategis :
Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru
2. Perspektif orientasi Pengguna
M erupakan perspektif yang mengevaluasi kinerja TI berdasarkan cara pandang pengguna aplikasi SAP. Tujuan strategis dari perspektif ini adalah
M elalui peningkatan pemahaman serta frekuensi pelatihan sehingga dapat menigkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP Ukuran strategis :
Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
• Meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software, dan aplikasi SAP, membahas tentang tingkat kepuasaan pengguna melalui minimalisasi frekuensi terjadinya kesalahan pada software, kegagalan pada hardware, peningkatan akurasi serta kemudahan dalam pemrosesan data serta efektivitas Help Desk TI dalam menangani kebutuhan pengguna aplikasi SAP.
Ukuran strategis :
Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP Fungsi Help Desk TI yang efektif
3. Penyempurnaan operasional
Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja TI berdasarkan tingkat efektivitas serta efisiensi proses TI yang sedang berjalan. Tujuan strategis dari perspektif ini adalah :
• Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien M elalui pengembangan hardware dan software untuk meningkatkan
kualitas hardware dan software sehingga dpaat meningkatkan kepuasaan pengguna aplikasi SAP.
Ukuran strategis :
Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP.
Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server SAP down.
Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP.
• Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software
Proses pemeliharaan hardware dan software dapat mengurangi frekuensi terjadinya kerusakan hardware dan software sehingga dapat meningkatkan kualitas hardware dan software untuk mendukung proses bisnis perusahaan
• Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus memperbaharui / menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP). • Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung
aplikasi SAP (misalnya server SAP)
• Memaksimalkan manajemen masalah
Tingkat kecepatan Help Desk TI dalam menangani masalah yang terjadi pada aplikasi SAP atau hardware yang berhubungan dengan aplikasi SAP
Ukuran strategis :
Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam menghadapi masalah pada aplikasi SAP.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
M embahas tentang penilaian kinerja TI berdasarkan cara pandang dari departemen itu sendiri, yaitu : pelaksanaan, para praktisi dan profesional yang ada. Secara umum, tujuan strategis dari prespektif ini adalah
• Pelatihan staf divisi TI
Bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman staf divisi TI melalui pelatihan-pelatihan.
Ukuran Strategis
Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini Frekuensi pelatihan yang diharapkan.
• Kemampuan staf divisi TI
Bertujuan untuk mendukung perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya
Ukuran strategis
Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
3.6.2 Pengukuran Ukuran S trategis Tiap Perspektif
Pada bagian ini, akan dibahas tentang cara mengumpulkan hasil pengukuran masing-masing ukuran strategis dari tiap perspektif sehingga diperoleh gambaran aktual dari keadaan perusahaan.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Ukuran-ukuran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan yaitu : • Besarnya persentase anggaran divisi TI.
Pengukuran besarnya anggaran divisi TI diperoleh melalui wawancara dengan Assistant Manager.
• Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru
Pengukuran besarnya persentase anggaran untuk proyek baru diperoleh melalui wawancara dengan Assistant Manager.
2. Perspektif Orientasi Pengguna
Data aktual mengenai perspektif orientasi pengguna diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Data aktual mengenai perspektif penyempurnaan operasional diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Data aktual mengenai perspektif orientasi masa depan diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
3.6.3 Penentuan S asaran dari Tiap Ukuran S trategis Perspektif IT Balanced Scorecard
Setelah menentukan tujuan strategis serta ukuran strategis dari tiap perspektif dalam IT Balanced Scorecard, selanjutnya ditentukan sasaran strategis yang ingin dicapai oleh perusahaan untuk setiap ukuran strategis.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan.
Perspektif ini memiliki 2 ukuran strategis beserta sasarannya yaitu:
a) Besarnya persentase anggaran divisi TI
Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI yang disetujui oleh perusahaan setiap tahunnya. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan usulan anggaran divisi TI terhadap anggaran yang disetujui perusahaan.
Sasaran = 90%
b) Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru
Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI yang digunakan untuk mengadakan proyek baru. Pengukuran dilakukan berdasarkan besarnya anggaran untuk proyek baru dibandingkan seluruh anggaran divisi TI
Sasaran = 80%
2. Perspektif Orientasi Pengguna
Perspektif ini memiliki 10 ukuran strategis beserta sasarannya yaitu :
a) Pemahaman pengguna tentang aplikasi SAP sangat penting untuk menunjang kinerja mereka dalam menjalankan proses bisnis. Ukuran ini digunakan untuk mengukur sejauh mana pemahaman pengguna terhadap modul aplikasi SAP yang digunakannya. Sasaran = 90%
Pelatihan pengguna sangat penting untuk meningkatkan kemampuan serta pengetahuan pengguna tentang aplikasi SAP. Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur frekuensi pelatihan SAP dalam setahun.
Sasaran = 80%
c) Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP
Ukuran ini dimaksudkan untuk melihat seberapa besar aplikasi SAP dapat membantu dalam memenuhi kebutuhan penggunanya dalam mendukung proses bisnis sehari-hari
Sasaran = 100%
d) Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
Ukuran ini untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap akurasi aplikasi SAP saat memroses data.
Sasaran = 100%
e) Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
Ukuran ini digunakan untuk mengetahui manfaat yang dirasakan pengguna melalui penggunaan SAP yang dapat mengurangi tingkat kesalahan saat menjalankan proses bisnis.
Sasaran = 100%
Ukuran ini digunakan untuk mengetahui tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP.
Sasaran = 90 %
g) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan aplikasi SAP
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP yang dapat diandalkan / jarang mengalami kegagalan.
Sasaran 100%
h) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap server yang dapat diandalkan / jarang mengalami kegagalan.
Sasaran = 90%
i) Fungsi Help Desk TI yang efektif
Ukuran ini untuk mengukur seberapa cepat help desk TI merespon dan menanggulangi masalah yang terjadi. Perhitungan dilakukan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan masalah dibandingkan dengan target waktu penyelesaian yang ditentukan.
Sasaran = 90%
Ukuran ini untuk mengukur seberapa puas pengguna aplikasi SAP dalam menggunakan aplikasi tersebut.
Sasaran = 90%
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif ini memiliki 6 ukuran strategis yaitu :
a) Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP.
Kesalahan pada aplikasi SAP dapat mengganggu kinerja penggunanya. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kesalahan aplikasi SAP per bulan.
Sasaran = 80 %
b) Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server SAP down.
Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kesalahan seperti frekuensi server down per bulan.
Sasaran = 90%
c) Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP.
Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kegagalan pada hardware per bulan.
Sasaran = 90%
d) Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP (misalnya server SAP)
Pemeliharaan hardware dapat mengurangi resiko terjadinya kegagalan hardware. Pengukuran dilakukan dengan menghitung frekuensi pemeliharaan hardware per tahun.
Sasaran = 100%
e) Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus memperbaharui/menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP). Pemeliharaan aplikasi SAP dapat mengurangi resiko terjadinya kegagalan aplikasi. Pengukuran dilakukan dengan menghitung frekuensi pemeliharaan aplikasi SAP per tahun.
Sasaran = 100%
f) Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam menghadapi masalah pada aplikasi SAP.
Perhitungan dilakukan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan masalah dibandingkan dengan target waktu penyelesaian yang ditentukan.
Sasaran = 100%
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Perspektif ini memiliki 5 ukuran strategis yaitu : a) Frekuensi pelatihan staf divisi TI
Ukuran ini dibuat untuk mengetahui frekuensi pelatihan dalam 1 tahun untuk meningkatkan kemampuan staff divisi TI.
Sasaran = 80%
b) Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi seminar, workshop, dan lainnya yang ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan staf divisi TI tentang perkembangan SAP.
Sasaran = 75%
c) Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepuasan responden terhadap frekuensi pelatihan yang ada saat ini.
Sasaran = 80%
d) Frekuensi pelatihan yang diharapkan
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui harapan para responden terhadap frekuensi pelatihan yang diinginkan.
Pengukuran dilakukan dengan cara mengetahui jumlah pelatihan yang diharapkan dalam 1 tahun.
Sasaran = 90%
e) Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui pengalaman staf divisi TI di bidang SAP. Sasarannya adalah staf divisi TI yang berpengalaman lebih dari 3 tahun.
Sasaran = 90%
3.7 Pengukuran Kinerja
3.7.1 Penyajian dan Pengolahan Hasil Wawancara
Data yang diperoleh melalui wawancara dilakukan kepada Assistant Manager melalui pertanyaan seputar persentase anggaran dan pengalokasian biaya.
3.7.2 Penyajian dan Pengolahan Hasil Kuesioner
Data yang diperoleh dari kuesioner dibagi menjadi dua yaitu :
• Data yang diperoleh dari para pengguna aplikasi SAP, yakni sebanyak 10 responden
Langkah-langkah Perhitungan Kuesioner adalah
• Memberikan bobot untuk masing-masing jawaban dari setiap pertanyaan yang ada pada kuesioner. Bobot tersebut adalah
Jawaban A berbobot : 4 Jawaban B berbobot : 3 Jawaban C berbobot : 2 Jawaban D berbobot : 1
• Mengalikan semua jawaban dengan bobot, kemudian menjumlahkan semua hasil perkalian untuk memperoleh nilai total.
• Nilai total dibagi dengan jumlah responden untuk memperoleh rata-rata hasil kuesioner.
Rata-rata hasil kuesioner = Nilai total Kuesioner ─────────────
Jumlah Responden
• Rata-rata hasil kuesioner dibagi dengan bobot tertinggi kuesioner dan dikali 100% untuk mendapatkan persentase data aktual
Persentase Data Aktual = ( Rata-rata Hasil Kuesioner ) x 100% ───────────────
4
Tabel 3.1 menunjukkan tujuan strategis, ukuran strategis, sasaran serta metode pengumpulan data yang digunakan untuk 4 perspektif IT Balanced Scorecard.
Perspektif Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran M etode Pengumpulan
Data
Kontribusi
Perusahaan
1. Pengendalian biaya divisi TI 2. Tingkat penyediaan kemampuan
bisnis baru
a. Persentase anggaran divisi TI yang disetujui
b. Persentase anggaran untuk proyek baru
90% 80% Wawancara Wawancara
Orientasi
Pengguna
1. M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAPa. Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
90% Kuesioner b. Frekuensi pelatihan pengguna terhadap
aplikasi SAP 80% Kuesioner
2. M eningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP
a. Tingkat pemenuhan kebutuhan yang
diberikan aplikasi SAP 100% Kuesioner
b. Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
100% Kuesioner c. Pengurangan kesalahan saat menjalankan
proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
100% Kuesioner d. Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam
SAP
100% Kuesioner
e. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan
f. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
90% Kuesioner
g. Fungsi Help Desk TI yang efektif 100% Kuesioner
h. Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP
90% Kuesioner
Penyempurnaan
Operasional
a. Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP
90% Kuesioner 1. M engembangkan hardware dan
software secara efektif dan efisien
b. Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware
90% Kuesioner
c. Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware
90% Kuesioner a. Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi
SAP
100% Kuesioner 2. M eningkatkan pemeliharaan
hardware dan software
b. Frekuensi pemeliharaan terhadap
hardware yang mendukung aplikasi SAP
100% Kuesioner 3. M emaksimalkan manajemen
masalah
Tabel 3.1 Tabel Tujuan Strategis, Ukuran Strategis, Sasaran dan M etode Pengumpulan Data Perspektif IT Balanced Scorecard Orientasi M asa
Depan
1. Pelatihan staf divisi TI
a. Frekuensi pelatihan staf divisi TI 80% Kuesioner b. Pengadaan seminar tentang
perkembangan SAP
75% Kuesioner c. Tingkat kepuasan terhadap frekuensi
pelatihan saat ini
80% Kuesioner
d. Frekuensi pelatihan yang diharapkan.
90% Kuesioner 2. Kemampuan staf divisi TI
a. Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
3.7.3 Penentuan Bobot Penilaian Menggunakan Metode AHP 3.7.3.1 Dekomposisi Masalah
Dalam tahap ini, masalah didekomposisi menjadi tujuan (goal) dari suatu kegiatan, identifikasi pilihan-pilihan (options) dan perumusan kriteria (criteria) untuk memilih prioritas. Dalam hal ini, tujuan dari dari penentuan bobot penilaian adalah untuk mengetahui bobot prioritas dari masing-masing perspektif.
Berdasarkan tujuan dan kriteria, beberapa pilihan perlu diidentifikasi. Pilihan-pilihan yang muncul setelah proses dekomposisi masalah adalah :
• Pilihan-pilihan untuk perspektif kontribusi perusahaan : Mengendalikan anggaran biaya divisi TI
Menyediakan kemampuan bisnis yang baru • Pilihan-pilihan untuk perspektif orientasi pengguna :
Pemahaman pengguna terhadap SAP
Kepuasan pengguna terhadap hardware ,software, dan aplikasi SAP
• Pilihan-pilihan untuk perspektif penyempurnaan operasional : Mengembangkan hardware dan software secara efektif
dan efisien
Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software M emaksimalkan manajemen masalah
Pelatihan staf divisi TI Kemampuan staf divisi TI
3.7.3.2 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan M engendalikan Anggaran Biaya Divisi TI M enyediakan Kemampuan Bisnis yang Baru Total Bobot Prioritas M engendalikan Anggaran Biaya Divisi TI - 1,6 1,6 0,8 M enyediakan Kemampuan Bisnis yang Baru 0,4 - 0,4 0,2 Total 2 1
Tabel 3.2 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan
M elalui tabel di atas, terlihat bahwa mengendalikan anggaran biaya divisi TI memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,8 dibandingkan dengan bobot penilaian menyediakan kemampuan bisnis yang baru yaitu sebesar 0,2.
3.7.3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna Pemahaman
Pengguna Terhadap SAP
Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware,
Software & aplikasi SAP Total Bobot Prioritas Pemahaman Pengguna Terhadap SAP - 1,6 1,6 0,8 Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware,
Software & aplikasi SAP
0,4 - 0,4 0,2
Tabel 3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna
M elalui tabel di atas, terlihat bahwa memiliki bobot prioritas pemahaman pengguna terhadap SAP lebih besar yaitu 0,8 dibandingkan dengan bobot penilaian kepuasan pengguna terhadap hardware, software, & aplikasi SAP yaitu sebesar 0,2.
3.7.3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software M emaksimalkan manajemen
masalah Total Bobot Prioritas M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien - 0,7 1,6 2,3 0,38 M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software 1,3 - 1,6 2,9 0,48 M emaksimalkan manajemen masalah 0,4 0,4 - 0,8 0,14 Total 6 1
Tabel 3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional
M elalui tabel di atas, terlihat bahwa meningkatkan pemeliharaan hardware dan software memiliki bobot prioritas paling besar yaitu 0,48. Kemudian mengembangkan hardware dan
software secara efektif dan efisien memiliki bobot prioritas sebesar 0,38 dan terakhir memaksimalkan manajemen masalah memiliki bobot prioritas sebesar 0,13.
3.7.3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan
Pelatihan staf divisi TI
Kemampuan staf
divisi TI Total Bobot Prioritas Pelatihan staf divisi TI - 1,3 1,3 0,65 Kemampuan staf divisi TI 0,7 - 0,7 0,35 Total 2 1
Tabel 3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi M asa Depan M elalui tabel di atas, terlihat bahwa pelatihan staf divisi TI memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,65 dibandingkan dengan bobot penilaian kemampuan staf TI yaitu sebesar 0,35
3.7.4 Hasil Pengukuran Kinerja
3.7.4.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan • Pengendalian biaya divisi TI
Persentase anggaran divisi TI yang disetujui.
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari Assistant Manager, dari rencana anggaran divisi TI pada tahun 2009, persentase anggaran yang disetujui sebesar 75%
• Tingkat penyediaan bisnis yang baru
Persentase anggaran untuk proyek yang baru
Berdasarkan hasil wawancara, dari rencana anggaran divisi TI untuk proyek baru (misalnya penambahan fitur-fitur pada aplikasi SAP) pada tahun 2009, persentase anggaran yang disetujui hanya sebesar 50%.
3.7.4.2 Perspektif Orientasi Pengguna
• Meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa tinggi tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi SAP yang digunakan saat ini?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 54 3,6 90% 9 6 - - 60% 40% 0% 0% 100%
Persentase data aktual pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP yang sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 90%, yang berarti 60% pengguna sudah sangat mengerti dan 40% pengguna sudah mengerti aplikasi SAP
yang digunakan saat ini.
Gambar 3.10 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa seringnya PT.Sari Coffee Indonesia mengadakan pelatihan kepada pengguna terhadap aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam waktu 1 tahun?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 25 1,7 42% - 1 8 6 0% 7% 53% 40% 100%
aplikasi adalah 42%, dimana 7% responden mengaku sering mendapat pelatihan, 53% jarang, sedangkan 40% menjawab sangat jarang mendapat pelatihan.
Gambar 3.11 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
• Meningkatkan kepuasan pengguna
Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui apakah aplikasi SAP yang disediakan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah aplikasi SAP yang disediakan oleh divisi TI sesuai dengan kebutuhan untuk menjalankan proses bisnis?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 48 3,2 80% 3 12 - - 20% 80% 0% 0% 100%
Persentase data aktual penyediaan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 80%, dimana 20% responden menjawab aplikasi yang disediakan oleh divisi TI sudah sangat sesuai dengan kebutuhan dan 80% menyatakan cukup sesuai.
Gambar 3.12 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 3
Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui tingkat keakuratan pemrosesan data. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Bagaimana tingkat keakuratan pemrosesan data dari aplikasi SAP?
% Responden
Jawaban Total
Rata-rata % Data Aktual A B C D
59 3,9 98% 14 1 - -
93% 7% 0% 0% 100%
Persentase data aktual keakuratan pemrosesan data adalah 98%, yang dijawab oleh 93 responden bahwa pemrosesan data dari aplikasi SAP sangat akurat, 7% sisanya menjawab akurat.
Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana aplikasi SAP dapat membantu pengguna mengurangi kesalahan menjalankan tugas.
M isalnya : meminimalkan kesalahan saat pembuatan laporan.
Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah SAP membantu Anda dalam mengurangi tingkat kesalahan saat menjalankan proses bisnis?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 56 3,7 93% 11 4 - - 73% 27% 0% 0% 100%
Persentase data aktual pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan proses bisnis adalah 93%, 73% responden menjawab aplikasi SAP sangat membantu pengguna mengurangi tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas dan 27% sisanya mengaku cukup membantu.
Gambar 3.14 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 5
Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana semua fungsi telah terintegrasi sehingga komunikasi berjalan lancar antar semua bagian.
Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah semua fungsi terintegrasi dengan baik?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 57 3,8 95% 12 3 - - 80% 20% 0% 0% 100%
Persentase data aktual integrasi semua fungsi yang baik adalah 95%, dimana 80% responden mengaku semua
fungsi sudah sangat terintegrasi, dan 20% sisanya menjawab cukup terintegrasi.
Gambar 3.15 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 6
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui
rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP dalam kurun waktu 1 bulan?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 57 3,8 95% 14 1 - - 93% 7% 0% 0%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP adalah 95% , dimana menurut 93% respondern sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan, 7% sisanya menjawab jarang terjadi kesalahan atau 2-4 kali dalam sebulan.
Gambar 3.16 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 7
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada server SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa sering frekuensi kegagalan / downtime pada server SAP dalam kurun waktu satu bulan?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 58 3,9 97% 13 2 - - 87% 13% 0% 0% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP adalah 97%, dimana menurut 87% responden sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan dan 13% mengaku jarang, yakni 2-4 kali dalam sebulan.
Gambar 3.17 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 8
Fungsi Help Desk TI yang efektif
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP? (Contoh : Error pada aplikasi SAP)
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 34 2,3 57% - 6 7 2 0% 40% 47% 13% 100%
Persentase data aktual keefektifan fungsi Help Desk TI adalah 57%, yang berarti kecepatan Help Desk TI menurut 40% responden adalah cepat sekitar 2-3 jam. 47% mengaku lambat yakni, 4-5 jam. 13% menjawab sangat lambat karena membutuhkan waktu diatas 5 jam.
Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah Anda puas dengan aplikasi SAP yang Anda gunakan saat ini?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 48 3,2 80% 6 7 2 - 40% 47% 13% 0% 100%
Persentase data aktual kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP adalah 80%, dimana 40% responden sudah sangat puas dengan fitur-fitur di dalam aplikasi SAP, 47% puas, hanya 13% yang menjawab tidak puas.
3.7.4.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional
• Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah Anda pernah mengalami kesalahan pada aplikasi SAP?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 54 3,6 90% 9 6 - - 60% 40% 0% 0% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP adalah 90%, dimana 60% responden menjawab sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan dan 40% mengaku jarang atau 2-4 kali dalam sebulan.
Gambar 3.20 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada hardware.
(Contoh : kegagalan atau downtime pada server SAP) Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah Anda pernah mengalami kegagalan atau downtime pada server SAP?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 54 3,6 90% 9 4 2 - 60% 27% 13% 0% 100%
server SAP adalah 90%, dimana 60% responden mengaku sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan, 27% responden menjawab jarang atau 2-4 kali, dan 13% menjawab sering atau 5-8 kali dalam sebulan.
Gambar 3.21 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah Anda pernah mengalami kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 57 3,8 95% 12 3 - - 80% 20% 0% 0% 100%
Persentase data actual frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 95%, dimana 80% responden menjawab sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu tahun, 20% sisanya mengaku jarang atau 2-4 kali per tahun.
• Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software
Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP yang digunakan dalam satu tahun?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 34 2,3 58% - 7 5 3 0% 47% 33% 20% 100%
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 58%, dimana 47% responden menjawab staf divisi TI sering melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi SAP antara 5-8 kali, 33% mengaku jarang, atau 2-4 kali dan 20% mengatakan sangat jarang dilakukan pemeliharaan atau kurang dari 2 kali setahun.
Gambar 3.23 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 4
Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya) yang mendukung aplikasi SAP?
% Responden
Jawaban Total
Rata-rata % Data Aktual A B C D
42 2,8 70% 3 6 6 -
20% 40% 40% 0% 100%
hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya) yang mendukung aplikasi SAP adalah 70%, hal ini berarti 20% responden mengaku bahwa staf divisi TI sangat sering melakukan pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP yakni lebih dari 8 kali dalam setahun, 40% menjawab sering atau 5-8 kali, dan 40% sisanya menjawab jarang atau antara 2-4 kali.
Gambar 3.24 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 5
• Memaksimalkan manajemen masalah Fungsi Help Desk TI
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 34 2,3 57% - 6 7 2 0% 40% 47% 13% 100%
Persentase data aktual fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP menghadapi masalah adalah 57%, dimana 40% responden menjawab kecepatan Help Desk TI dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi rata-rata 2-3 jam, 47% menjawab lambat atau 4-5 jam, dan 13% mengaku sangat lambat atau lebih dari 5 jam.
3.7.4.4 Perspektif Orientasi Masa Depan • Pelatihan staf divisi TI
Frekuensi pelatihan staf divisi TI
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pelatihan staf divisi TI yang diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam waktu 1 tahun?
% Responden
Jawaban Total
Rata-rata % Data Aktual A B C D 25 1,7 42% - - 10 5 0% 0% 67% 33% 100%
Persentase data aktual frekuensi pelatihan staf divisi TI adalah 42%, dimana 67% responden mengaku pelatihan staf divisi TI terhadap aplikasi SAP jarang dilakukan atau 2-3 kali, bahkan 33% responden menjawab sangat jarang atau kurang dari 2 kali dalam setahun.
Gambar 3.26 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pengadaan seminar tentang perkembangan SAP yang diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa sering anda mengikuti seminar tentang perkembangan SAP dalam satu tahun?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 34 2,3 57% - 2 8 5 0% 13% 54% 33% 100%
Persentase data aktual pengadaan seminar tentang perkembangan SAP adalah 57%, dimana 13% responden mengaku sering mengikuti seminar tentang perkembangan
SAP antara 6-8 kali, 54% menjawab jarang atau 3-5 kali, bahkan 33% responden menjawab sangat jarang atau kurang dari 3 kali dalam setahun.
Gambar 3.27 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui tingkat kepuasan staf divisi TI terhadap frekuensi pelatiahan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah Anda puas dengan frekuensi pelatihan / seminar yang ada sekarang?
% Responden
Jawaban Total Rata-rata % Data Aktual A B C D 47 3,1 78% 4 9 2 - 27% 60% 13% 0% 100%
Persentase data aktual pengadaan pelatihan/seminar untuk staf divisi TI adalah 78%, dimana 27% responden sudah sangat puas dengan frekuensi pelatihan/seminar yang ada sekarang, 60% puas, dan hanya 13% responden yang mengaku tidak puas.
Gambar 3.28 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 3
Frekuensi pelatihan yang diharapkan
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pelatihan yang diharapkan staf divisi TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
M enurut Anda, sebaiknya berapa frekuensi pelatihan SAP dalam 1 tahun untuk menunjang pekerjaan Anda??
