No : PU.02.01/A.DAN.WG.3553/2020 Jakarta, 14 Mei 2020 Lamp : Panduan Penggunaan E-Logistic. Hal : Perubahan Sistem Pemesanan Besi

(1)

PT. WIJAYA KARYA BANGUNAN GEDUNG Tbk.

Head Office : WIKA TOWER I, Jl. DI Panjaitan Kav. 9, Jakarta, Indonesia, Phone : +6221 8590 8862, 8590 9003 Fax : +6221 8590 4146, Website : www.wikagedung.co.id

No : PU.02.01/A.DAN.WG.3553/2020 Jakarta, 14 Mei 2020 Lamp : Panduan Penggunaan E-Logistic

Kepada Yth,

Seluruh Manajer Proyek

PT. Wijaya Karya Bangunan Gedung Tbk.

Di Tempat.

Hal : Perubahan Sistem Pemesanan Besi

Seiring dengan perkembangan dan pembaharuan system secara terus menerus untuk tujuan efekifitas dan efisiensi kerja pemesanan besi, maka dengan ini kami informasikan sebagai berikut :

1. SIM Besi berubah nama menjadi E-Logistic, (elektronic Logistic), yang mencerminkan aktifitas logistik material strategis khususnya besi beton yang terintegrasi dengan e-Catalogue Wika holding (PT. Wijaya Karya Persero Tbk.).

2. Untuk tujuan efektifitas kerja dan kemudahan monitoring pemesanan besi beton yang disampaikan secara manual, saat ini hanya dapat dilakukan melalui E- Logistic.

Demikian himbauan ini kami sampaikan, untuk dapat dilaksanakan dengan baik.

Terima kasih.

Hormat kami,

PT. Wijaya Karya Bangunan Gedung Tbk,

Biro Pengadaan dan Peralatan

Bazaruddin

Manajer Tembusan :

- Direktur Tekpang - Dirop I dan II

- Manajer Divisi I, II, III - Manajer BSI

3. PIC E-Logistic dari pengadaan, Bapak Riono Ismoyo (0852-1227-1770) dan dari

pihak BSI Ibu Eylien Desy Novita (0812-8076-2507), Adapun permintaan Log

In system dapat disampaikan kepada PIC dari BSI.

(2)

BUKU MANUAL

E-Logistic

PT. Wijaya Karya Bangunan Gedung Tbk.

PROYEK

Biro Sistem Informasi

(3)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 1 | 29

DAFTAR ISI

Daftar Isi ... 1

Pendahuluan ... 2

Memulai Aplikasi ... 3

Struktur Menu & Petunjuk Pemakaian ... 4

1. Beranda ... 4

2. Master Data ... 4

2.1. Nasabah Besi ... 4

2.2. Sumberdaya Besi ... 5

2.3. Supkont Mandor ... 6

2.4. Tahap ... 7

3. Pengadaan ... 9

3.1. RAB Proyek ... 9

3.2. Kontrak Payung ... 11

3.3. SPB ... 12

3.4. BAPB ... 13

3.5. BPM ... 18

3.6. SPM ... 22

3.7. FAQ ………...28

(4)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 2 | 29

PENDAHULUAN

Aplikasi E-Logistic merupakan aplikasi internal berbasis web yang berfungsi sebagai layanan untuk monitoring besi antara pusat dan proyek.

Aplikasi E-Logistic merupakan bagian dari SIM BESI sebelumnya yang telah di upgrading menjadi E-Logistic, dimana bertujuan untuk memudahkan Biro Pengadaan dan Alat yang mengendalikan dan memonitoring material strategis.

Aplikasi E-Logistic juga diintegrasikan dengan aplikasi Fasilitas Bank (FASTBANK) yang merupakan aplikasi Biro Keuangan dalam melakukan pengajuan tagihan, perbedaan SIM BESI dengan E-logistic terletak pada alur yang selama ini dilakukan secara manual menjadi secara online dan realtime, baik secara approval maupun pemesanan materialnya dan perhitungan efisiensi serta informasi data harga material strategis dapat dilakukan di satu wadah aplikasi E-Logistic.

Jakarta, 14 Mei 2020

Biro Sistem Informasi

(5)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 3 | 29

MEMULAI APLIKASI

1. Untuk memulai aplikasi silahkan buka browser, dan ketikkan pada browser anda simdiv.wikagedung.co.id/besi

2. Setelah itu akan muncul tampilan halaman portal login, masukkan Username dan Password anda.

3. Jika login berhasil maka akan muncul tampilan seperti berikut

Username Password

(6)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 4 | 29

STRUKTUR MENU & PETUNJUK PEMAKAIAN

1. BERANDA

Beranda adalah tampilan utama setelah login yang menampilkan master stok besi. Tampilan Beranda akan muncul otomatis setelah User melakukan login.

Berikut adalah tampilan Beranda pada Aplikasi E-Logistic.

2. MASTER DATA 2.1. Nasabah Besi

2.1.1. Struktur Menu

Nasabah Besi merupakan bagian dari Master Data pada Aplikasi E- Logistic. Ketika menu Nasabah Besi di klik maka akan muncul data nasabah besi pada aplikasi E-Logistic.

(7)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 5 | 29

a) Master Data Nasabah Besi merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data nasabah besi yang ada dalam list.

c) Table data nasabah besi meliputi kode nasabah besi, nama nasabah besi, npwp, dan alamat.

d) Hak Akses untuk user proyek hanya diperbolehkan untuk melihat / view saja.

2.1.2. Petunjuk Pemakaian Tidak Ada

2.2. Sumberdaya Besi 2.2.1. Struktur Menu

Sumberdaya besi merupakan bagian dari menu Master Data pada aplikasi E-Logistic. Ketika menu master sumberdaya besi di klik maka akan muncul list data sumberdaya besi yang ada pada aplikasi E-Logistic.

(8)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 6 | 29

a) Master Data Sumberdaya Besi merupakan judul pada halaman

tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data sumberdaya besi yang ada dalam list.

c) Table data sumberdaya besi meliputi kode sumberdaya, nama sumberdaya, jenis, ukuran, diameter, panjang, satuan, dan berat dalam batang.

2.3. Supkont Mandor 2.3.1. Struktur Menu

Supkont mandor merupakan bagian dari menu Master Data pada aplikasi E-Logistic. Ketika menu master supkont mandor di klik maka akan muncul list data supkont mandor yang ada pada aplikasi E-Logistic.

(9)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 7 | 29

a) Master Data Supkont Mandor merupakan judul pada halaman

tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data supkont mandor yang ada dalam list.

c) Table data supkont mandor meliputi kode nasabah, nama nasabah, NPWP, alamat, dan jenis.

2.4. Tahap

Tahap merupakan bagian dari menu Master Data pada aplikasi E- Logistic. Ketika menu master tahap di klik maka akan muncul list data tahap yang ada pada aplikasi E-Logistic.

(10)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 8 | 29

a) Master Data Tahap merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data tahap yang ada dalam list.

c) Table data tahap meliputi kode tahap, nama tahap, volume RA, volume RI

d) Hak Akses untuk user proyek diperbolehkan untuk menambah data tahap, mengedit data tahap, dan menghapus data tahap.

e) Tombol Input Data berfungsi untuk membuka form inputan data tahap.

f) Action Edit berfungsi untuk mengedit data tahap.

g) Action Hapus berfungsi untuk menghapus data tahap.

2.4.2. Petunjuk Pemakaian A. Input Tahap

Dalam input tahap oleh proyek, ada dua cara. Yaitu melalui menu input data di master data Tahap dan bisa input via data Excel / CSV yang sudah ditentukan templatenya.

Untuk input data Tahap via Master Data, pertama kita klik tombol hijau diatas table data tahap

(11)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 9 | 29

z

3. PENGADAAN 3.1. RAB PROYEK

Rab Proyek merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E- Logistic. Ketika menu master tahap di klik maka akan muncul list data rab proyek yang ada pada aplikasi E-Logistic.

*Kode Tahap diisi maksimal 6 karakter

Diisi olah nama tahap

*Isi Volume Tahap RA hanya angka

*Isi Volume Tahap RI hanya angka

Klik simpan jika semua form sudah diisi

(12)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 10 | 29

a) Master Data RAB merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data RAB yang ada dalam list.

c) Table data rab meliputi nama sumberdaya, volume KG, volume Batang, harga satuan, nilai Rp RAB

d) Hak Akses untuk user proyek diperbolehkan untuk menambah data RAB, mengedit data RAB, dan menghapus data RAB.

e) Action Edit berfungsi untuk mengedit data RAB.

f) Action Hapus berfungsi untuk menghapus data RAB.

g) Tambah Data Rab merupakan form input untuk menambah RAB baru.

3.1.2. Petunjuk Pemakaian A. Input RAB

Input data RAB terdapat di atas table data RAB. Form yang harus diisi adalah

- Kode Sumberdaya (Memilih Sumberdaya dari data sumberdaya besi)

- Satuan Volume (KG/Batang) - Volume (Diisi hanya oleh angka) - Harga Satuan (Diisi hanya oleh angka)

(13)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 11 | 29

3.2. Kontrak Payung

Kontrak payung merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E-Logistic. Ketika menu kontrak payung di klik maka akan muncul list data kontrak payung yang ada pada aplikasi E-Logistic.

a) Master Data Kontrak Payung merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data Kontrak Payung yang ada dalam list.

c) Table data kontrak payung meliputi no.kontrak,nama

nasabah,volume total kg,volume dalam batang, tanggal awal,tanggal akhir.

d) Hak untuk user proyek hanya diperbolehkan untuk melihat / view saja.

e) Action View berfungsi untuk melihat data Kontrak payung.

3.2.2. Petunjuk Pemakaian

Klik simpan jika semua form sudah diisi

(14)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 12 | 29

Tidak Ada

3.3. SPB

SPB merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E-Logistic.

Ketika menu SPB di klik maka akan muncul list data SPB yang ada pada aplikasi E-Logistic.

a) Master Data SPB merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data SPB yang ada dalam list.

c) Table data SPB meliputi Nama proyek,No. SPB,tanggal, No. Kontrak Payung, Nama Nasabah, Total Volume KG, Total Volume Batang.

d) Hak untuk user proyek hanya diperbolehkan view / lihat SPB berdasarkan SPB proyeknya sendiri.

e) Action View berfungsi untuk melihat data SPB.

3.3.2. Petunjuk Pemakaian Tidak Ada.

(15)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 13 | 29

3.4. BAPB

BAPB merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E- Logistic. Ketika menu BAPB di klik maka akan muncul list data BAPB yang ada pada aplikasi E-Logistic.

a) Master Data BAPB merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data BAPB yang ada dalam list.

c) Table data SPB meliputi Nama proyek, No. BAPB, No.Surat Jalan, No.SPB, Nama Nasabah, Tanggal Terima.

d) Hak untuk user proyek diperbolehkan untuk menambah data BAPB, mengedit data BAPB, dan menghapus data BAPB.

e) Button Input Data berfungsi untuk menambah BAPB baru.

f) Action View berfungsi untuk melihat data BAPB.

g) Action PDF berfungsi untuk melihat file attachment surat jalan.

(16)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 14 | 29

h) Action Edit berfungsi untuk mengedit data BABP.

i) Action Delete berfungsi untuk menghapus data BAPB.

3.4.2. Petunjuk Pemakaian A. Input BAPB

Untuk membuat data BAPB. Silahkan klik pada tombol input data seperti dibawah.

(17)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 15 | 29

Keterangan:

1. No.BAPB diisi manual maksimal panjang 20 karakter.

2. No. Surat Jalan diisi manual maksimal panjang 20 karakter.

3. Scan Surat Jalan upload file berekstensi .pdf

4. No. SPB diisi dengan memulih No.SPB yang tersedia.

5. Kode Nasabah terisi otomatis saat pilih No.SPB.

6. Tanggal diisi dengan mengklik bagian kotak tanggal maka akan muncul berbentuk kalender kemudian klik pada tanggal yang diharapkan.

7. Satuan Volume diisi dengan memilih antara volume KG / Batang.

(18)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 16 | 29

8. Volume diisi dengan angka dan tidak boleh melebihi dari

jumlah yang tertera

9. Simpan. Jika semua isian sudah diisi. Klik tombol “Simpan”.

B. Edit BAPB

Untuk mengedit data BAPB proyek. Silahkan klik pada tombol

“Edit” yang ada pada table data BAPB.

C. Hapus BAPB

Untuk menghapus data BAPB proyek. Silahkan klik pada tombol

“Hapus” yang ada pada table data BAPB.

Akan muncul popup konfirmasi untuk menghapus BAPB. Pilih “OK”

untuk melanjutkan proses hapus BAPB.

Ketika Proses hapus selesai akan muncul alert bahwa data BAPB sudah berhasil dihapus

(19)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 17 | 29

D. Rekon BAPB

Untuk mengakses menu rekon BAPB, silahkan klik pada menu Rekon BAPB didalam sidebar menu BAPB

Keterangan:

1. Kolom Tanggal terisi dari tanggal BAPB dibuat (proyek/pusat).

2. Nama Proyek terisi dari proyek pembuat BAPB (proyek).

3. Pusat / Proyek adalah penanda antara BAPB Pusat dan BAPB Proyek.

4. No.Surat jalan terisi dari BABP bersangkutan.

5. Total Volume adalah total dari keseluruhan volume dalam satu No.BAPB (pusat/proyek).

6. Status

• Belum dibuku Proyek, apabila No.BAPB sudah ada di Pusat namun belum ada di Proyek.

• Belum dibuku Pusat, apabila No.BAPB sudah ada di Proyek namun belum ada di Pusat.

• Salah Buku, apabila ada mismatch antara jumlah total Volume di BAPB Proyek dan Pusat.

(20)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 18 | 29

3.5. BPM

BPM merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E-Logistic.

Ketika menu BPM di klik maka akan muncul list data BPM yang ada pada aplikasi E-Logistic.

a) Master BPM merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data BPM yang ada dalam list.

c) Table data BPM meliputi Nama Proyek,No. BPM, Nama Tahap, Tanggal.

d) Hak untuk user proyek diperbolehkan untuk menambah data BPM, mengedit data BPM, dan menghapus data BPM.

e) Button Input Data berfungsi untuk menambah BPM baru.

f) Action View berfungsi untuk melihat data BPM.

g) Action Edit berfungsi untuk mengedit data BPM.

h) Action Delete berfungsi untuk menghapus data BPM.

(21)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 19 | 29

A. Input BPM

Untuk membuat data BPM. Silahkan klik pada tombol input data seperti dibawah.

(22)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 20 | 29

Maka akan muncul form isian BPM sebagai berikut :

Keterangan:

1. No.BPM diisi manual maksimal panjang 20 karakter.

2. Tanggal diisi dengan mengklik bagian kotak tanggal maka akan muncul berbentuk kalender kemudian klik pada tanggal yang diharapkan.

3. Kode Nasabah / Supkont diisi dengan memilih pilihan yang tersedia.

4. Kode Tahap diisi dengan memilih pilihan yang tersedia.

5. Satuan Volume diisi dengan memilih antara volume KG / Batang.

6. Volume diisi dengan angka dan tidak boleh melebihi dari jumlah yang tertera

(23)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 21 | 29

B. Edit BPM

Untuk mengedit data BPM proyek. Silahkan klik pada tombol “Edit”

yang ada pada table data BPM.

C. Hapus BPM

Untuk menghapus data BPM proyek. Silahkan klik pada tombol

“Hapus” yang ada pada table data BPM.

Akan muncul popup konfirmasi untuk menghapus BPM. Pilih “OK”

untuk melanjutkan proses hapus BPM.

Ketika Proses hapus selesai akan muncul alert bahwa data BPM sudah berhasil dihapus

(24)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 22 | 29

3.6. SPM PROYEK

SPM PROYEK merupakan bagian dari menu Pengadaan pada aplikasi E- Logistic. Ketika menu SPM PROYEK di klik maka akan muncul list data SPM PROYEK yang ada pada aplikasi E-Logistic.

a) Master Data SPM merupakan judul pada halaman tersebut.

b) Search berfungsi untuk mencari data SPM yang ada dalam list.

c) Table data SPM meliputi Nama proyek, No. SPM, Tgl. SPM, Tgl. Pakai, Status

d) Hak untuk user proyek diperbolehkan untuk menambah data SPM, mencetak data SPM.

e) Button Input Data berfungsi untuk menambah SPM baru.

f) Action View berfungsi untuk melihat data SPM.

g) Action Print berfungsi untuk mencetak data SPM

h) Action Print Pendatangan berfungsi untuk mencetak jadwal pendatangan material.

i) Action Delete berfungsi untuk menghapus data SPM.

(25)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 23 | 29

A. Input SPM

Untuk membuat data SPM. Silahkan klik pada tombol input data seperti dibawah.

Keterangan:

1. No.SPM diisi manual maksimal panjang 20 karakter.

2. Pilih nama proyek.

3. Tanggal SPM diisi dengan mengklik bagian kotak tanggal maka akan muncul berbentuk kalender kemudian klik pada tanggal yang diharapkan.

4. Tanggal Pakai diisi dengan mengklik bagian kotak tanggal maka akan muncul berbentuk kalender kemudian klik pada tanggal yang diharapkan.

5. Pemohon diisi nama pemohon.

6. Keterangan diisi dengan keterangan.

7. Tambah Material berfungsi untuk menambah Material.

(26)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 24 | 29

Keterangan:

1. Mutu diisi dengan memilih pilihan yang tersedia.

2. Diameter diisi dengan memilih pilihan yang tersedia.

3. Tujuan Pemakaian diisi berdasarkan tujuan pemakaian material tersebut.

4. Tanggal Pasok diisi dengan mengklik bagian kotak tanggal maka akan muncul berbentuk kalender kemudian klik pada tanggal yang diharapkan.

5. Volume diisi dengan angka dan tidak boleh melebihi dari jumlah yang tertera

(27)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 25 | 29

B. VIEW SPM

Untuk melihat data SPM.

Akan muncul data SPM.

C. PRINT SPM

Untuk mencetak data SPM.

Akan muncul tampilan cetak data SPM

(28)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 26 | 29

D. PRINT PENDATANGAN MATERIAL

Untuk mencetak jadwal pendatangan material.

Akan muncul tampilan cetak jadwal pendatangan material

E. HAPUS SPM

Untuk menghapus data SPM proyek. Silahkan klik pada tombol

“Delate” yang ada pada table data SPM.

Akan muncul popup konfirmasi untuk menghapus SPM. Pilih “Ok”

untuk melanjutkan proses hapus SPM.

Ketika Proses hapus selesai akan muncul alert bahwa data SPM sudah berhasil dihapus

(29)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 27 | 29

F. APPROVAL MP

Untuk melakukan Approval MP klik “View”.

Akan muncul tombol “Approve”, Klik “Approve” jika ingin menyetujuinya.

Akan muncul popup konfirmasi untuk meng-approve. Pilih “Ok”

untuk melanjutkan proses approve.

Ketika Proses approve selesai akan muncul alert bahwa data SPM sudah berhasil di approve.

(30)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 28 | 29

3.7 FAQ (Frequently Asked Question)

1. Bagaimana cara mengakses E-Logistic?

Jawab : Terdapat dalam Buku manual System E-Logistic pada Sub Bab memulai aplikasi.

2. Apakah dibutuhkan Browser dengan spesifikasi khusus untuk mengakses E-Logistic?

Jawab : E-Logistic dapat dijalankan menggunakan browser seperti :

a. Google Chrome b. Mozzila Firefox c. Open Browser d. Safari

e. Internet Explorer

Dalam pemakaian browser disarankan menggunakan Mozzila Firefox yang mendukung fullscreen agar memperoleh hasil yang maksimal

3. Bagaimana cara mendapatkan username dan password?

Jawab : username dan password bisa didapatkan melalui PIC aplikasi, baik melalui team BSI (Biro Sistem Informasi) atau melalui Team Pengadaan.

4. Bagaimana cara menghubungi PIC aplikasi?

Jawab : PIC aplikasi bisa dihubungi melalui nama dan nomor telepon dibawah ini :

a. Team BSI dengan Eylen Desy Novita di 0812 8076 2507 b. Team Biro DANLAT dengan Riono Ismoyo di 0852 1227 1770

(31)

B u k u M a n u a l E - L o g i s t i c 29 | 29

5. Bagaimana cara mengatasi aplikasi error?

Jawab : aplikasi error bisa terjadi karena beberapa hal salah satunya adalah :

a. Akses internet

Jawab : cara mengatasinya adalah dengan cek Kembali apakah PC dan laptop sudah terkoneksi dengan internet? Bisa tekan windows+R lalu pilih control panel dan pilih network dan internet lalu pilih view network status dan internet lalu pilih akses type dan pilih enable.

Atau bisa langsung dengan cek di taskbar lalu pilih koneksi internet yang akan dihubungkan dengan PC atau laptop.

b. Penuhnya ruangan penyimpanan data di PC atau laptop

Jawab : PC atau laptop bisa terasa berat saat mengakses internet dan terjadi error dikarenakan adanya chache yang menumpuk padahal tidak menginstall program lain, ingat chache adalah data browser, kehadirannya tentu saja dapat menghabiskan ruang data penyimpanan yang dapat membuat lemot dan terjadi error pada saat akses ke internet, maka yang harus dilakukan adalah bersihkan chache lalu buka Kembali browser dan akses aplikasi Kembali.