1
MINIT MESYUARAT AGUNG DWI TAHUNAN KALI KE 2 TAHUN 2018 MAJLIS AKRAB KEBANGSAAN
TARIKH : 28 JANUARI 2018 ( AHAD ) MASA : 11.00 PAGI
TEMPAT : JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
DEWAN ARAS MEZANINE, BLOK C1, KOMPLEKS C PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
1. KEHADIRAN
Mesyuarat Agung Dwi Tahunan Kali Ke 2 Tahun 2018 MAK, telah dihadiri oleh 86 orang yang terdiri daripada Ahli Biasa dan Ahli Seumur Hidup. Senarai kehadiran adalah seperti Lampiran A.
2. MELANTIK PENGERUSI MESYUARAT DAN PENCATAT MINIT 2.1 Melantik Pengerusi Mesyuarat
Mesyuarat dengan sebulat suara telah bersetuju melantik En. Sadli bin Osman dari Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam sebagai Pengerusi Mesyuarat.
2.2 Melantik Pencatat Minit
Mesyuarat dengan sebulat suara juga telah melantik Pn. Maslina binti Abdul Kadir dan Pn. Siti Mariam binti Ali sebagai Pencatat Minit.
2.3 Ucapan Aluan Pengerusi
En. Sadli bin Osman, mantan Penyelaras AKRAB merakamkan ucapan terima kasih kepada ahli mesyuarat dan barisan Exco MAK yang beliau anggap sebagai agen perubahan kepada Jabatan. Beliau turut merakamkan ucapan terima kasih atas kehadiran ahli mesyuarat pada mesyuarat kali ini. Beliau memaklumkan bahawa tugas beliau sebagai Penyelaras AKRAB semenjak tahun 2015 akan diambil alih oleh Pn. Siti Hasiah binti Jusoh dan berharap semua ahli AKRAB memberikan kerjasama yang padu kepada Penyalaras yang baru.
2
En. Sadli turut menzahirkan rasa gembira kerana AKRAB telah mengalami proses transformasi dari AKRAM, PRS, kini AKRAB dan telah pun didaftarkan.
Beliau berharap AKRAB akan sentiasa merujuk kepada Perlembagaan dalam apa jua keputusan yang ingin dibuat.
Tindakan : Makluman 3. UCAPAN DASAR PRESIDEN
3.1 YBhg. Dato’ Pauzan bin Ahmar, Presiden Majlis AKRAB Kebangsaan (MAK) memulakan ucapan dengan ucapan terima kasih atas kehadiran ahli, YBhg.
Datuk Dr. Ruziati binti Mior Ahamad Ariffin, Penasihat AKRAB, Pn. Siti Hasiah binti Jusoh, Penyelaras AKRAB dan En. Sadli atas usaha murni membimbing AKRAB sehingga kini.
3.2 YBhg. Dato’ Presiden turut memaklumkan bahawa MAK perlu bergabung dengan agensi lain secara NBOS dalam pelaksanaan program-program. Beliau mengambil contoh Persidangan Psikologi Modal Insan dan program Psychology Wellness Challenge (PWC), yang mana telah mendapat pengiktirafan dan ucapan tahniah daripada YBhg. Tan Sri Zainal Rahim bin Seman, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
3.3 Beliau turut mengingatkan barisan Jawatankuasa baru yang akan dilantik serta ahli agar setia kepada kerajaan yang memerintah. AKRAB adalah pertubuhan sukarela (NGO) dan memerlukan kerjasama dan pengorbanan kerana kita menjalankan amanah tanpa mengharapkan imbuhan kewangan.
3.4 Seterusnya YBhg. Dato’ Presiden mahu momentum keakraban ini diteruskan kerana AKRAB bukan sahaja untuk membantu rakan tetapi mengambil peluang ini untuk mengumpulkan lebih ramai lagi rakan.
Tindakan : Makluman
4. MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT AGUNG KALI PERTAMA TAHUN 2015 BERTARIKH 1 OKTOBER 2015
Minit Mesyuarat Agung Kali Pertama, Tahun 2015 bertarikh 1 Oktober 2015 telah dicadang untuk disahkan oleh En. Norafendi bin Noordin (Majlis Perbandaran Kuantan) dan disokong oleh Encik Zainudin Mohd. Noh (KPT) dengan penjelasan kepada pertanyaan Tn. Hj. Id Hasbullah bin Id Mustafa (MARDI) seperti berikut:-
3
4.1 Muka surat 5 : nama En. Mohd Afendi bin Ya @ Zakaria dan Pn. Maslina binti Abdul Kadir sepatutnya dicatat sebagai Pencatat Minit dan bukan Setiausaha Mesyuarat. Namun, istilah yang digunakan bersesuaian dengan contoh minit mesyuarat yang digunakan oleh Persatuan Perkhidmatan Tadbir dan Diplomatik (PPTD). Untuk mesyuarat hari ini Pn. Maslina binti Abdul Kadir dan Pn. Siti Mariam binti Ali memang dilantik sebagai Pencatat Minit.
Tindakan : Makluman 5. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
Tiada Perkara Berbangkit.
6. MEMBENTANG DAN MENERIMA LAPORAN KEMAJUAN AKTIVITI TAHUNAN 2015 –
2017
Setiausaha MAK Encik Mohd Afendi bin Ya @ Zakaria telah membentangkan Laporan Kemajuan Aktiviti Tahunan bagi sesi 2015 – 2017 seperti berikut :- 6.1 Bilangan Mesyuarat di adakan tahun 2015 - 2017
Tahun 2015
i. Mesyuarat Jawatankuasa MAK 4 kali
Tahun 2016
i. Mesyuarat Jawatankuasa MAK 4 kali ii. Mesyuarat Ahli Majlis Tertinggi MAK (AMT) 4 kali
Tahun 2017
i. Mesyuarat Jawatankuasa MAK 4 kali ii. Mesyuarat Ahli Majlis Tertinggi MAK (AMT) 8 kali
6.2 Mesyuarat mengambil maklum pertanyaan Tn. Hj. Id Hasbullah bin Id Mustafa (MOA) tentang istilah Ahli Majlis Tertinggi (AMT) yang tidak terdapat dalam Perlembagaan MAK. Setiausaha memaklumkan istilah AMT adalah terma secara pentadbiran sahaja. Ianya merujuk kepada jawatan Presiden, Setiausaha dan Bendahari yang diberi kuasa oleh Perlembagaan MAK untuk membuat keputusan perbelanjaan berjumlah kurang dari RM50,000 (Fasal 10 Perlembagaan MAK). Bagi memantapkan lagi pembuatan keputusan AMT juga turut melibatkan Timbalan Presiden dan Penolong Setiausaha. Istilah AMT telah dipersetujui di dalam Mesyuarat Jawatankuasa MAK Bil. 3 Tahun 2016.
4
6.3 YBhg. Dato’ Presiden menambah ada kalanya MAK perlu membuat keputusan berkaitan kewangan dengan kadar segera, maka diwujudkan platform mesyuarat AMT agar apa-apa keputusan yang dibuat telus dan mengikut Perlembagaan.
6.4 Aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan adalah seperti berikut:
TAHUN BILANGAN AKTIVITI
2015 12
2016 20
2017 23
6.5 Mesyuarat turut mengambil maklum pertanyaan Tn. Hj. Id Hasbullah bin Id Mustafa (MOA) tentang aktiviti yang diadakan di luar samada ianya telah dimaklumkan kepada semua ahli. Setiausaha MAK memaklumkan semua aktiviti MAK telah dihebahkan melalui email kepada Penyelaras AKRAB di Kementerian, whatsapp, facebook dan blog. Bagi aktiviti yang tempatnya adalah terhad dan membabitkan kos, MAK akan tentukan kumpulan sasar terlebih dahulu seperti majlis ini yang mana telah dianjurkan Bengkel Training Of Trainers (TOT) dengan kerjasama JPA. Bagi aktiviti seperti Persidangan Psikologi Modal Insan seramai mungkin ahli digalakkan hadir.
6.6 Laporan Kemajuan Aktiviti Tahunan bagi sesi 2015 – 2017 telah dicadang untuk diluluskan oleh Tn. Hj. Id Hasbullah bin Id Mustafa (MARDI) dan disokong oleh En. Norafendi bin Noordin (Majlis Perbandaran Kuantan).
Tindakan : Makluman
7. MEMBENTANG, MENERIMA DAN MELULUSKAN PENYATA KEWANGAN 2015 – 2017 YANG TELAH DIAUDIT
Penyata Kewangan Tahun 2015 – 2017 yang telah diaudit telah dibentangkan oleh Bendahari MAK seperti berikut :-
7.1 Penyata Kewangan Tahun 2015 – 2017 telah diaudit oleh Pn. Fatimah binti Mohamad @ Yousof dan En. Mohammad Azwan bin Rosli, Juru Audit MAK.
7.2 Laporan Kewangan berakhir 31 Disember 2015 dibentangkan oleh En. Mohd Afendi bin Ya @ Zakaria kerana Bendahari pada masa tersebut Sdr. Noorazmin
5
telah kembali ke rahmatullah pada awal tahun 2016 dan belum sempat menyediakan laporan kewangan.
7.3 Laporan Kewangan berakhir 31 Disember 2017 telah dibentangkan oleh Tn. Hj.
Haizi bin Harun @ Mohamed Nor, Bendahari MAK.
7.4 Mesyuarat mengambil maklum penambahbaikan En. Mohd. Zaini bin Mohamed Hussin (MINDEF) tentang format laporan kewangan yang pada pandangan beliau lebih elok dibuat perbandingan perbelanjaan antara tahun 2015, 2016 dan 2017.
7.5 Mesyuarat turut mengambil maklum pandangan Tn. Hj. Id Hasbullah bin ID Mustafa yang berterima kasih dengan penyata kewangan 2015, 2016 dan 2017 serta bersetuju dengan En. Mohd Zaini bin Mohamed Hussin (MINDEF) tentang format pelaporan. Beliau turut bertanya tentang yuran keahlian MAK dan mencadangkan ahli yang baru ditauliahkan terus menjadi ahli MAK.
7.5 Setiausaha MAK memaklumkan bayaran masuk ialah RM10.00 sahaja, Yuran Ahli pula RM5.00 (perlu di bayar setiap tahun). Manakala yuran Ahli Seumur Hidup pula RM10.00. Ahli AKRAB digalakkan berdaftar sebagai Ahli Seumur hidup kerana hanya perlu membayar RM20.00 sahaja. Berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Pendaftaran Pertubuhan (ROS) seseorang ahli AKRAB tidak boleh diserap secara automatik sebagai ahli MAK, sebaliknya perlu ada permohonan oleh mereka berserta bayaran yuran.
7.6 Penyata Kewangan Tahun 2015 – 2017 telah dicadang untuk diluluskan oleh Pn. Norwahidah binti Baharudin (ICU, JPM) dan disokong oleh Pn. Hasfazilah binti Hassan (MOSTI) serta Tn. Hj. Wan Mohd. Baharuddin bin Wan Nawang (NRE)
Tindakan : Makluman 8. PINDAAN PERLEMBAGAAN (SEKIRANYA ADA)
Tiada pindaan Perlembagaan.
9. PEMBUBARAN AHLI JAWATANKUASA MAK SESI 2015 – 2017
9.1 YBhg. Dato’ Presiden telah membubarkan Ahli Jawatankuasa MAK Sesi 2015 - 2017 pada jam 1.40 tengahari.
6
9.2 Pengerusi Mesyuarat memulakan pemilihan dengan beberapa peringatan berikut:-
i. Jawatan yang dipertandingkan bukanlah jawatan politik dan tidak mendapat apa-apa elaun;
ii. Faktor logistik perlu diambil kerana tidak boleh membuat tuntutan perjalanan;
iii. Tiada had pemilihan ahli;
iv. Fikirkan kepentingan AKRAB itu sendiri; dan v. Ahli dibenarkan mengundi dua (2) kali.
Tindakan : Makluman 10. PEMILIHAN AHLI JAWATANKUASA BARU SESI 2018 – 2019
10.1 Ahli mesyuarat sebulat suara bersetuju mengekalkan barisan 14 jawatankuasa (Mengikut Fasal 8, Perlembagaan MAK) iaitu Presiden dan semua Ahli Jawatankuasa MAK Sesi 2015 – 2017 sebagai Ahli Jawatankuasa MAK Sesi 2018 – 2019. Persetujuan ini juga termasuk mengekalkan juru audit sedia ada.
10.2 Senarai Jawatankuasa MAK Sesi 2018 – 2019
Penaung Kehormat YAB Dato’ Seri Dr. Ahmad Zahid Hamidi (Timbalan Perdana Menteri)
Penaung YBhg Dato’ Nur Inchun Mohamed
(Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi), Jabatan Perkhidmatan Awam
Penasihat YBhg. Datuk Dr. Ruziati binti Mior Ahamad Ariffin Pengarah BPPs
Dr. Abdul Jalil bin Hassan Timbalan Pengarah Kanan BPPs Penyelaras Pn. Siti Hasiah binti Jusoh - BPPs
Pn. Norashikin binti Haron @ Omar - BPPs Presiden YBhg. Dato’ Pauzan bin Ahmar
Timbalan Presiden Tn. Hj. Shahruddin bin Hj. Yusof Setiausaha En. Mohd. Afendi bin Ya @ Zakaria Penolong Setiausaha Pn. Maslina binti Abdul Kadir
Bendahari Tn. Hj. Haizi bin Harun @ Mohamed Nor Ahli Jawatankuasa En. Mohamad Basri bin Abdullah
En. Roslan bin Pilus
En. Mohd. Zainudin bin Mohd. Esin Tuan Hj. Azmi bin Ibrahim
En. Zainal Abidin bin Ramli Pn. Siti Mariam binti Ali En. Mohd. Fauzi bin Ariffin
7
En. Ibrahim bin Bujang En. Johari bin Ab. Rashid
Juru Audit En. Mohammad Azwan bin Rosli Pn. Fatimah binti Mohamad @ Yousof
10.3 Pengerusi Mesyuarat mengucapkan terima kasih atas pemilihan yang telah berjalan dengan lancar
Tindakan : Makluman
11. MEMBINCANGKAN USUL-USUL YANG TELAH DIHANTAR KEPADA URUSETIA SEKURANG-KURANGNYA SEMINGGU SEBEUM MESYUARAT AGUNG DIJALANKAN
Bil Usul Pembawa Usul Keputusan
1. Fasal 7 (3) Perlembagaan MAK menetapkan Mesyuarat Agung di laksanakan secara Dwi Tahunan. Ini menyebabkan laporan aktiviti dan kewangan hanya dibentangkan setiap dua tahun dan tidak dapat dihantar setiap tahun kepada pihak ROS.
Di cadangkan agar Mesyuarat Agung di adakan Setiap Tahun
En. Mohd. Afendi bin Ya @ Zakaria
AKRAB KBS
Diterima sebulat suara
2. MAK telah mendapat Peruntukan dari YAB Timbalan Perdana Menteri dan disalurkan menerusi ICU bagi melaksanakan Program Khas (dijenamakan sebagai i-MIND).
Pembangunan modul telah dimulakan pada tahun 2016 / 2017 dan program berkenaan akan dilaksanakan pada tahun 2018 melibatkan ahli AKRAB / Penjawat awam.
Di cadangkan agar Jawatankuasa MAK Sesi 2018-2019 melaksanakan program Khas i-MIND pada tahun 2018/2019
En. Ibrahim bin Bujang AKRAB KBS
Diterima sebulat suara
3. Pelaksanaan program khas (i-MIND) atau sebarang program berkaitan yang melibatkan penyertaan yang ramai dan kos yang besar.
Zainal Abidin bin Ramli AKRAB MARDI
Diterima sebulat suara
8 Di cadangkan agar mesyuarat memberikan Kelulusan kepada Jawatankuasa MAK Sesi 2018-2019 membuat perbelanjaan melebihi RM250,000.00 bagi pelaksanaan Program khas Modul i-MIND atau program berkaitan kepada ahli AKRAB dan Penjawat awam pada tahun 2018/2019
4. Bahagian Psikologi (BPPs) JPA bertanggungjawab memperkenal dan mentauliah penjawat awam sebagai ahli AKRAB. MAK pula ditubuhkan bagi memastikan aktiviti AKRAB dapat di kembangkan lagi dan diselaraskan di peringkat kebangsaan.
Justeru itu di cadangkan kerjasama di antara MAK dan BPPs - JPA perlu diteruskan oleh Jawatankuasa MAK Sesi 2018-2019 dan sesi berikutnya
Mohamad Basri bin Abdullah
AKRAB Majlis Perbandaran
Kuantan
Diterima sebulat suara
Tindakan : Sekretariat / Jawatankuasa berkaitan 12. AMANAT PENYELARAS
Pn. Siti Hasiah binti Jusoh, Penyelaras AKRAB JPA telah menyampaikan amanat beliau seperti berikut :-
i. AKRAB perlu bantu rakan sekerja dan perlu ambil tahu AKRAB itu untuk siapa?
ii. AKRAB perlu pemantapan dari semasa ke semasa,
iii. Ahli yang telah berdaftar dengan MAK dan yang belum perlu lebih akrab, iv. Ahli perlu lihat balik perjalanan AKRAB untuk aktifkan diri,
v. Akan sentiasa doakan ahli menjadi AKRAB terbaik untuk diri sendiri dahulu sebelum membantu orang lain.
13. UCAPAN PENANGGUHAN
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.08 petang dengan ucapan salam dan terima kasih daripada YBhg. Dato’ Presiden kepada semua ahli yang memberikan sokongan kepada barisan Jawatankuasa Baru bagi Sesi 2015 – 2017 dan memberi kepercayaan
9
kepada barisan Jawatankuasa 2018 – 2019 . YBhg Dato’ Presiden turut mengucapkan selamat bekerja bersama kepada semua barisan Jawatankuasa Sesi 2018 – 2019.
Disediakan oleh :
PUAN MASLINA BINTI ABDUL KADIR PUAN SITI MARIAM BINTI ALI
Pencatat Minit 1 Pencatat Minit 2
10
LAMPIRAN A
SENARAI KEHADIRAN
MESYUARAT AGUNG DWI TAHUNAN KALI KE 2 TAHUN 2018 MAJLIS AKRAB KEBANGSAAN
TARIKH : 28 JANUARI 2018
TEMPAT : DEWAN ARAS MEZANINE, BLOK C1, JPA PUTRAJAYA
BIL NAMA AGENSI
1. ABDUL KHALIM BIN MOHAMAD YAHAYA SUK PERAK
2. AZMI MARICAR BIN AHAMED MPSJ
3. BAHARUDIN BIN KAMARUDDIN NRE
4. BALYA AMIN BIN YUSOFF @ CHE MAN NRE
5. BATHARIASONATHA BINTI FADZLI KPNKK
6. CZAHARI @ CZARHARI BIN MOHAMAD MOA
7. DATO’ PAUZAN BIN AHMAR SPRM
8. ELLIZA MAT NOR MOSTI
9. FAIRUZAM BIN RANI
10. FATIMAH BINTI MOHAMAD @ YOUSOF JPM
11. HAJAH MASLINA BINTI ABDUL KADIR NRE
12. HAJI AZMI BIN IBRAHIM JPM
13. HAJI SHAHRUDDIN BIN HAJI YUSOF MOSTI
14. HASFAZILAH BINTI HASSAN MOSTI
15. IBRAHIM BIN BUJANG KBS
11
16. ID HASBULLAH BIN ID MUSTAFA MARDI
17. JAAFAR BIN OSMAN MINDEF
18. JAAFAR SIDEK BIN ISMAIL KDN
19. JOHARI BIN ABDUL RASHID JPA
20. JULIANA BINTI MOHAMAD KHAIRI AADK
21. KAMARUL ZAMAN ZAHRI NRE
22. KHAIRIL FADLI BIN IBRAHIM AADK
23. KHAIROL AZMI BIN SHAHRIN SUK PERAK
24. LENNY BINTI KANDAWAR KDN
25. MANISAH BINTI SAEDON MOSTI
26. MASINA IDRIS MPIC
27. MERIANI BINTI JAMALUDIN MOA
28. MISLINA BINTI HAJI DAHLAN KPWKM
29. MOHAMAD BASRI BIN ABDULLAH MPK
30. MOHAMAD HUSSAIN BIN MOHAMAD RASHID KBS
31. MOHAMAD LAWI BIN AMAT SUK KELANTAN
32. MOHAMED NIZAM SYAH BIN MOHAMED YOUSUF KPWPM
33. MOHAMMAD AZWAN BIN ROSLI SPRM
34. MOHD AFENDI BIN YA @ ZAKARIA KBS
12
35. MOHD ASRI BIN BAHARUM KKLW
36. MOHD FAUZI BIN ARIFFIN KBS
37. MOHD HAFIS BIN SHAMSUDDIN KKR
38. MOHD IZZUDIN MASHKOR KPT
39. MOHD SALLEH BIN ABU SAMAH JPA
40. MOHD SYUKRI BIN PAH NRE
41. MOHD YUSOFF BIN SIDIK NRE
42. MOHD ZAIM BIN OMAR NRE
43. MOHD ZAINI BIN MOHAMED HUSSIN MINDEF
44. MOHD ZAINUDIN BIN MOHD ESIN KPT
45. NADIMAH BINTI MD. KARIM KSM
46. NIK AZIZ BIN NIK MAN SUK KELANTAN
47. NIK M. FAIZ KHAIRUDDIN AELB
48. NOOR FAZLEEN BINTI MOHD FAZEL JPA
49. NOR AISHAH BINTI DIN KKR
50. NORAFENDI BIN NOORDIN MPK
51. NORASIAH BINTI AB. KASIM MOSTI
52. NORHASHIMAH BINTI ISMAIL KSM
53. NORWAHIDAH BINTI BAHARUDDIN JPM
13
54. NUR RABBANI BIN ABDULLAH JPA
55. NURUL FARHANA BINTI ABDULLAH JPA
56. NURUL IMAN NORZAN SHAH MTIB
57. PARAMESWARI A/P KULANTHAIAPPAN JPM
58. PETRA BIN SULAI NRE
59. RADHIAH BINTI JAMALLUDIN MOSTI
60. RAJA HASSAN BIN RAJA MAMAT NRE
61. ROHAIDA CHE HAK MOSTI
62. ROHAYA BINTI SHAFIE SUK PERAK
63. ROHAYU BINTI ABDUL HAMID AADK
64. ROSEMAN BIN RUSLAN JPA
65. ROSLAN BIN PILUS PERKESO
66. ROSLINA BINTI MUHAMMAD KKLW
67. ROSMASITA BINTI MOHAMED PERKESO
68. ROSZAIDA BINTI MOHD ZAIN MINDEF
69. ROZILAWATI BINTI MAMAT @ AZIZ JPM
70. ROZWAN HAKIM BIN LONG SUK KELANTAN
71. SADLI BIN OSMAN JPA
72. SAIFUL BIN ABDUL MALEK NRE
14
73. SALAHBIAH BINTI ABDUL MAJID MOSTI
74. SAPIAH BINTI ALI SPRM
75. SHARIFAH HAYATI BINTI SYED NOH MPSJ
76. SITI MARIAM BINTI ALI JPA
77. SULIZA BINTI AB RAHIM MINDEF
78. SUMIATI BINTI HAJI HALIMI KKLW
79. TANG KIEH MING NRE
80. WAN KIA SALLEH NOR BIN WAN OMAR NRE
81. WAN MOHD BAHARUDIN BIN WAN NAWANG NRE
82. WAN RUHIMAH BINTI ABD. GHANI KBS
83. ZAHARI BIN ISMAIL NRE
84. ZAINAL ABIDIN BIN RAMLI MOA
85. ZAINUDDIN BIN MOHD KPT
86. ZULKARNEAN BIN ISA SUK KELANTAN
