PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

(1)

1

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL

NOMOR : 68 TAHUN 2008 TANGGAL : 4 NOVEMBER 2008

PEDOMAN PELAKSANAAN

PENGADAAN BARANG/JASA SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL I. PENGGUNA SISTEM

Pengguna (user) Sistem adalah pihak-pihak yang menggunakan aplikasi pengadaan barang/jasa secara elektronik meliputi :

1. Publik adalah perusahaan yang berminat untuk menjadi peserta lelang.

2. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Departemen Pendidikan Nasional adalah pusat layanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik yang melayani proses pengadaan dari instansi Departemen Pendidikan Nasional. LPSE bertindak sebagai Certificate Authority (CA) dan Verifikator .

3. Certificate Authority (CA) memberikan jaminan keamanan baik kepada penyedia barang/jasa maupun panitia. CA memberikan kepastian kepada penyedia barang/jasa bahwa dokumen penawaran yang dikirimkannya tidak dapat dibuka oleh panitia sebelum tanggal yang ditentukan.

4. PPK adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran.

5. Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran yang melakukan pengadaan.

6. Pejabat Pengadaan adalah personil yang diangkat oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

7. Unit Layanan Pengadaan (ULP) adalah satu unit yang terdiri dari pegawai-pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah, yang dibentuk oleh Pengguna Anggaran yang bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

8. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha yang memenuhi syarat-syarat pendirian badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

II. ALUR PROSES

Alur proses aplikasi pengadaan barang/jasa secara elektronik terbagi menjadi 3 bagian besar, yaitu:

1. Pendaftaran penyedia barang/jasa.

2. Persiapan pengadaan.

3. Pelaksanaan pengadaan.

a. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 1 (satu) file.

b. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 2 (dua) file.

c. E-lelang umum prakualifikasi dengan 1 (satu) file.

d. E-lelang umum prakualifikasi dengan 2 (dua) file.

III. PENDAFTARAN PENYEDIA BARANG/JASA

Untuk dapat mengikuti aplikasi pengadaan barang/jasa secara elektronik, terlebih dahulu

perusahaan atau orang perseorangan harus mendaftar untuk menjadi penyedia barang/jasa di

LPSE. Alur proses pendaftaran penyedia barang/jasa digambarkan dalam diagram berikut:

(2)

2

PENYEDIA BARANG/JASA LPSE (VERIFIKATOR) CERTIFICATE AUTHORITY

Mulai

Mendaftar (Registrasi)

Download formulir pendaftaran

Mengisi dan mencetak formulir pendaftaran

Verifikasi formulir pendaftaran dan berkas

pendukung Mengirim formulir

pendaftaran dan berkas pendukung

Login

A

(3)

3

PENYEDIA BARANG/JASA LPSE (VERIFIKATOR) CERTIFICATE AUTHORITY

Selesai Menerima notifikasi tanda

ditolak

Membuat user

Menerima notifikasi untuk perbaikan data Install aplikasi LPSE-Client

Update certificate

Selesai

Mengirim notifikasi untuk download LPSE-Client Download LPSE-Client

Isi form dan kirim

Mengirim certificate via email Persetujuan

data

Tidak Ya

Mengirim notifikasi untuk perbaikan data

Login Mengirim notifikasi tanda

ditolak, Menjawab Sanggahan prakualifikasi

Persetujuan pendaftaran

Tidak Ya

A

(4)

4 IV. PERSIAPAN PENGADAAN

Dalam persiapan pengadaan, terdapat kegiatan pembentukan panitia pengadaan/ULP, pembuatan paket pengadaan, dan pengumuman pengadaan kepada penyedia barang/jasa melalui media cetak dan aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik Nasional. Persiapan lelang melibatkan LPSE sebagai Agency, PPK, dan Panitia Pengadaan/ULP. Alur proses persiapan pengadaan digambarkan dalam diagram berikut:

PENYEDIA BARANG/JASA LPSE (VERIFIKATOR) CERTIFICATE AUTHORITY

V. PELAKSANAAN PENGADAAN

Dalam proses pelelangan melibatkan penyedia barang/jasa, panitia pengadaan/ULP, dan PPK.

Alur proses pelelangan dibedakan sebagai berikut :

Pengumuman lelang Menetapkan paket

Mendaftar PPK dan Panitia/ULP Login

Login

Login Mulai

Selesai

Menentukan sistem pengadaan, dok. lelang, HPS

Ya Tidak

Persetujuan PPK Minta persetujuan dari PPK W

(5)

5 1. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 1 (satu) file

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Menjawab pertanyaan

Membuat addendum dokumen lelang

Masa penjelasan

selesai?

Ya

Upload addendum dokumen lelang

perubahan Ada dok. lelang?

Perubahan aspek teknis/spek?

Minta persetujuan PPK

Persetujuan PPK

Ya Tidak Ya

Ya Masih ada

pertanyaan?

Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang Mendaftar lelang Mencari pengumuman lelang

Login A

B

Tidak

(6)

6

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Evaluasi biaya Pembukaan dokumen

penawaran

Evaluasi administrasi dan teknis thd 3 penawar terendah

C Evaluasi Kualifikasi Upload dokumen penawaran

dan mengirim kualifikasi B

Penayangan hasil evaluasi

biaya

Penayangan hasil evaluasi administrasi dan

teknis thd 3 penawar terendah

kualifikasi

Y

X

Z Seluruh penawaran

>pagudana?

W Ya Tidak

Tdk ada yg memenuhi syarat ?

Ya Ya Tidak

Ya Persetujuan

PPK Minta persetujuan

Perubahan PPK aspek teknis/spek?

perubahan Ada dok. lelang?

Upload addendum

dokumen lelang

Masa Ya penjelasan

selesai?

Membuat addendum

dokumen lelang Menjawab pertanyaan

Tidak Ya Tdk ada yg

memenuhi syarat admininstrasi/t

eknis?

Tidak Ya

LA MPIR PEAN RATU RAN MENT ERI PEND IDIKA N NASI ONAL NOM OR : ...

....

TE NTAN G PE NGAD AAN BARA NG/JA SA SE Tidak

Ya Tdk ada meyg menu syhi arat admi ninstr asi /tekni s?

Tidak

(7)

7 MENTERI

PENDIDIKAN NASIONAL/LKPP

PENYEDIA

BARANG/JASA PANITIA

PENGADAAN/ULP PPK

C C

Usulan calon pemenang Usulan calon

pemenang

Persetujuan PPK Persetuju an

PPK Tidak Tidak

Ya Ya Minta persetujuan dari

PPK Minta persetujuan dari

PPK Pembuktian kualifikasi

calon pemenang pertama dst (manual)

sanggahan? Ada

Ada sanggahan?

Mengirim sanggahan

Menjawab sanggahan

Sanggah banding?

Membuat SPPBJ Membuat SPPBJ Ya

Ya Ya Ya

Tidak Tidak

Penetapan pemenang

Proses sanggah

selesai?

Proses sanggah

selesai?

Ya Ya Tidak

Tidak

Penandatanganan Kontrak Penandatanganan

Kontrak

Menyerahkan data otentik

(manual) Menyerahkan

data otentik (manual)

Lulus?

Selesai Selesai Ya

Ya Tidak

Tidak Gugur

Gugur

X X Y Y Z Z

Menjawab sanggahan Banding (manual)

Sanggah diterima?

X X Y Y Z Z W W

Ya

Ya Tidak

Tidak

Menyampaikan dokumen pendukung

penawaran (hard copy)

(8)

8 2. E-lelang umum pascakualifikasi dengan 2 (dua) file

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Tidak Tidak

Tidak Tidak Ya

Ya

Tidak Tidak

Ya Ya Tidak

Tidak

Ya Ya

Ya Ya Tidak Tidak Ya

Ya Mulai

Mulai

Mencari pengumuman lelang

Mendaftar lelang Mendaftar lelang

Login Login

Masa penjelasan

selesai?

Masa penjelasan

selesai?

Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang Mengirim pertanyaan tentang

dokumen lelang

Masih ada pertanyaan ?

Membuat addendum dokumen lelang Membuat addendum

dokumen lelang

B B

Ada perubahan dok. Lelang ?

Perubahan aspek teknis/spek?

Minta persetujuan PPK Minta persetujuan

PPK

Persetujuan PPK Menjawab pertanyaan

Menjawab pertanyaan

(9)

9

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Evaluasi administrasi &

teknis Evaluasi administrasi &

teknis Pembukaan dokumen

penawaran file satu Pembukaan dokumen

penawaran file satu

Pembukaan dokumen file dua (penawaran biaya) Pembukaan dokumen file

dua (penawaran biaya)

C C Evaluasi Kualifikasi Evaluasi Kualifikasi Upload dokumen penawaran

file satu (administrasi dan teknis) dan penawaran file dua

(penawaran harga)

Upload dokumen penawaran file satu

(administrasi dan teknis) dan penawaran file dua (penawaran

harga) B B

biaya Penayangan hasil evaluasi administrasi dan

teknis

kualifikasi

X X

Y Y

Z Z Tdk ada yg memenuhi

syarat?

Tdk ada yg memenuhi

syarat?

W W Ya Ya Tidak

Tidak

Seluruh penawaran >

pagudana ? Seluruh penawaran>

pagudana ?

TdYa adk

a meyg menu syahi rat ad ninmi strasi kni/te s?

TdYa adk yg a meme nuhi syarat ad ninmi strasi Tidak

Tidak

Tdk ada yg memenuhi syarat ? Tdk ada yg

memenuhi syarat ?

Ya Tdk ada meyg menu syahi rat ad ninmi strasi /te knis?

Ya Tidak

Tidak

Evaluasi biaya Evaluasi biaya

(10)

10 MENTERI

PENDIDIKAN NASIONAL/LKPP

PENYEDIA

BARANG/JASA PANITIA

PENGADAAN/ULP PPK

C C

Usulan calon pemenang Usulan calon

pemenang

Persetujuan PPK Persetujuan

PPK Tidak Tidak

Ya Ya Minta persetujuan dari

PPK Minta persetujuan dari

PPK Pembuktian kualifikasi

calon pemenang pertama dst (manual)

sanggahan? Ada

Ada sanggahan?

Mengirim sanggahan

Menjawab sanggahan

Sanggah banding ?

Sanggah

banding? Membuat SPPBJ

Membuat SPPBJ Ya

Ya Ya

Ya

Tidak Tidak

Penetapan pemenang

Proses sanggah

selesai?

Proses sanggah

selesai?

Ya Ya Tidak

Tidak

Kontrak Menyerahkan

data otentik (manual) Menyerahkan

data otentik (manual)

Selesai Selesai

X X Y Y Z Z

Menjawab sanggahan Banding (manual)

Sanggah diterima?

X X Y Y Z Z W W

Ya Ya

Tidak Tidak

Gugur

Lulus Lulus Tidak

Tidak

Ya Ya

(11)

11 3. E- lelang umum Prakualifikasi dengan 1 (satu) file

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Mulai Mulai

Mendaftar lelang Mendaftar lelang

Login Login

Download dokumen prakualifikasi

Upload dokumen prakualifikasi Mengisi dokumen

prakualifikasi

Mengisi dokumen prakualifikasi

Pengumuman hasil prakualifikasi Evaluasi prakualifikasi

Persetujuan PPK

Ya Ya

Tidak Tidak

D D

Minta persetujuan dari PPK

Minta persetujuan dari PPK Yang lulus ≥3 ?

W W

Ya Ya

Tidak Tidak

(12)

12

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

D

Ya Tidak

Ada sanggahan ?

Menjawab pertanyaan

Masa penjelasan

selesai?

Ya

Tidak Mengirim pertanyaan tentang

dokumen lelang

Masih ada pertanyaan?

Menjawab sanggahan prakualifikasi Menjawab sanggahan

prakualifikasi Mengirim sanggahan

prakualifikasi

Upload dokumen lelang

Upload dokumen lelang Download

dokumen lelang Download dokumen lelang

Sanggah diterima ?

Ya Ya Tidak

Tidak

W W

Ya Ya Tidak

Tidak

Membuat addendum dokumen lelang

Ya Ya

E E

Ada perubahan dok. Lelang ?

Perubahan aspek teknis/spek ?

Minta persetujuan PPK Minta persetujuan

PPK

Persetujuan PPK

Ya Tidak Ya

Ya Tidak

Tidak

Tidak Tidak

Download addendum dokumen lelang dan Upload

dokumen penawaran

Download addendum dokumen lelang dan Upload

dokumen penawaran

Pembukaan dokumen penawaran (administrasi,

teknis dan harga) Pembukaan dokumen penawaran (administrasi,

teknis dan haga)

(13)

13

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Evaluasi administrasi &

teknis

Usulan calon pemenang

F

Pembuktian kualifikasi calon pemenang pertama

(manual) E

biaya Penayangan hasil evaluasi administrasi dan

teknis

kualifikasi

X

Y

Z Tdk ada yg

memenuhi syarat?

W Ya Tidak

Seluruh penawaran>

pagudana ?

Ya Tdk ada meyg menu syhi arat admi ninstr /teasi knis?

Tidak

Ya Td adk yg a meme nuhi arasy adt ninmi strasi /tekni s?

Tidak

Evaluasi biaya

Penetapan pemenang Persetujuan

PPK

(14)

14

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

(15)

15 MENTERI

PENDIDIKAN NASIONAL/LKPP

PENYEDIA

BARANG/JASA PANITIA

PENGADAAN/ULP PPK

F F

sanggahan ? Ada

Ada sanggahan ?

Mengirim sanggahan

Menjawab Sanggahan

Sanggah banding ?

Sanggah

banding ? Membuat SPPBJ

Membuat SPPBJ Ya

Ya

Tidak

Proses sanggah

selesai?

Proses sanggah

selesai?

Ya Ya Tidak

Kontrak Selesai Selesai Sanggah

diterima?

X

Y

Z W

Ya

Tidak Menjawab sanggahan

Banding (manual)

Menyampaikan dokumen pendukung penawaran

(hard copy)

(16)

16 4. E- lelang umum Prakualifikasi dengan 2 (dua) file

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Mulai

Mendaftar lelang Login

Download dokumen prakualifikasi dan penawaran

Upload dokumen prakualifikasi Mengisi dokumen prakualifikasi

dan penawaran

Pengumuman hasil prakualifikasi Evaluasi prakualifikasi

Persetujuan PPK

Ya Tidak

D

Tidak Ya

Ada sanggahan?

Mengirim sanggahan prakualifikasi

Menjawab sanggahan prakualifikasi

Tidak

(17)

17

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Ya Evaluasi administrasi & teknis

E X

Penayangan hasil evaluasi administrasi dan

teknis

Tdk ada yg memenuhi

syarat? Ya

Tidak

Pembukaan dokumen file dua

(penawaran biaya)

Y W

(18)

18

PENYEDIA BARANG/JASA PANITIA PENGADAAN/ULP PPK

Evaluasi biaya

biaya

Z

Evaluasi Kualifikasi

Tidak

X Y

Z Pembuktian kualifikasi

calon pemenang pertama dst (manual) Menyerahkan data

otentik (manual)

Usulan calon pemenang

Persetujuan PPK Ya

Penetapan pemenang F

(19)

19 MENTERI

PENDIDIKAN NASIONAL/LKPP

PENYEDIA

BARANG/JASA PANITIA

PENGADAAN/ULP PPK

MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL,

TTD.

BAMBANG SUDIBYO

F

Ada sanggahan ?

Mengirim sanggahan

Menjawab Sanggahan

Sanggah banding ?

Membuat SPPBJ Ya

Ya

Tidak

Proses sanggah

selesai?

Tidak Ya

Penandatanganan Kontrak

Selesai Sanggah

diterima?

X

Y

Z W

Ya

Tidak Menjawab sanggahan

Banding (manual)

Keterangan :

W = Buat Lelang Baru X = Evaluasi Biaya

Y = Evaluasi Administrasi & Teknis Z = Evaluasi Kualifikasi

(20)

20

Alur Penggunaan MD5 (Message Digest 5) dalam pertukaran dokumen elektronik:

Penyedia Barang/Jasa System LPSE

MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL,

TTD.

BAMBANG SUDIBYO

Mulai

Dokumen

Penawaran Upload Dokumen

Penawaran

MD5 Checksum

Hash Key

Dokumen Penawaran

MD5 Checksum

Hash Key

Hash key

sesuai &

Setuju dengan Pernyataan ?

Dokumen Penawaran disimpan dalam sistem

Selesai Tidak

Ya