5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan oleh penulis pada bab sebelumnya, maka didapat beberapa kesimpulan untuk time and territory management tersebut:
1. Wilayah pemasaran Depo Sepanjang meliputi 9 kecamatan merupakan pasar yang cukup luas dan belum terlayani dengan baik oleh depo maupun oleh grosir.
2. Time and Territory Management yang ada saat ini belum tertata dengan baik dan benar, dan ada beberapa daerah yang tidak terlayani secara optimal.
3. Sistem insentif yang ada hanya berorientasi pada volume penjualan, belum berorientasi pada pertambahan pelanggan baru.
4. Salesman tidak disiplin dalam menaati jam masuk kerja.
5.2. Rasionalisasi
1. Jumlah kecamatan yang dilayani oleh Depo Sepanjang yang berjumlah 9 kecamatan memiliki total toko 511 toko, dan berdasarkan analisa jumlah toko yang ada di wilayah Sepanjang, masih terdapat 224 toko yang belum menjadi pelanggan Club, baik yang dilayani oleh depo maupun oleh grosir, yang dapat dijadikan pelanggan depo AMDK Club wilayah Sepanjang.
2. Time and territory management yang digunakan salesman saat ini terlihat kurang optimal, dimana alokasi waktu salesman terlalu banyak dihabiskan untuk waktu tempuh perjalanan antar pelanggan, sehingga jumlah kunjungan ke pelanggan menjadi tidak optimal, dan banyak pelanggan yang masih belum mendapat pelayanan rutin oleh salesman. Hal ini juga mengakibatkan salesman tidak memiliki waktu untuk melakukan penambahan jumlah pelanggan baru yang juga mempengaruhi pertumbuhan penjualan di depo wilayah Sepanjang.
3. Sistem insentif yang diterapkan saat ini hanya berorientasi pada tingkat penjualan yang mampu dijual oleh salesman. Dari pihak manajemen pusat PT.
54
Universitas Kristen Petra
Tirta Maju Bahagia sendiri belum memberikan sistem insentif yang berorientasi pada penambahan outlet baru. Sehingga salesman juga tidak termotivasi untuk melakukan penambahan outlet.
4. Ketidakdisiplinan salesman dalam mematuhi jam masuk kerja menjadikan terjadinya pergeseran jadwal pengiriman barang, keterlambatan salesman selama 15 menit, menjadikan salesman kehilangan penjualan, terutama dari institusi-institusi yang tidak mengijinkan karyawannya untuk bertransaksi diluar waktu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen institusi tersebut.
5.3. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan rasionalisasi yang telah dijelaskan di atas, maka penulis memberikan saran kepada perusahaan untuk menerapkan time and territory management dengan tujuan meminimalkan waktu perjalanan dan memaksimalkan waktu tatap muka dengan pelanggan, meningkatkan perapatan dan penjualan, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menyusun rute kerja salesman dan jadwal kunjungan ideal.
Untuk memperbaiki time and territory yang kurang tertata, depo Sepanjang wajib mengatur rute dan pola kunjungan setiap salesman secara tepat, dan dijalankan secara konsisten. Hal ini dapat dilakukan dengan cara berikut:
o Membuat mapping untuk mengetahui sebaran distribusi depo sepanjang, kantong pasar maupun koridor pasarnya, sehingga dapat membantu depo memprediksi pembagian hari dan wilayah kerja tiap salesman.(gambar sama dengan 4.2 penyebaran outlet wilayah depo Sepanjang)
o Memprediksi jumlah kunjungan yang ideal, serta kapasitas drop size tiap kunjungan untuk masing-masing pelanggan.
o Memilih rute kunjungan. Pelanggan outlet di depo Sepanjang tidak hanya berada di jalan besar, namun banyak yang berada di daerah pemukiman penduduk yang berada di jalan kecil. Oleh dengan mempertimbangkan hal tersebut, penulis memilih teknik Hopscotch untuk routing.
o Membuat rute kunjungan, dengan memperhatikan hal-hal berikut:
¾ Semakin jauh wilayah yang harus dituju, maka semakin tidak efisien apabila motoris roda 3 dikerahkan ke sana. Oleh karena itu, wilayah dengan jarak tempuh di atas 30 menit harus ditempuh oleh truk elf.
¾ Sebuah wilayah sangat tidak efisien apabila dimasuki oleh lebih dari 1 salesman. Oleh karenanya, salesman dengan armada elf tidak boleh melayani wilayah yang sama, kecuali motoris roda tiga dengan alasan tempatnya sulit dijangkau oleh truk elf
¾ Jarak tempuh oleh salesman antar pelanggan, tidak boleh lebih dari 10 menit, agar proporsi waktu salesman tidak habis di jalan.
¾ Wilayah dan jumlah pelanggan yang dilayani harus memperhatikan kapasitas armada yang dimiliki. Dengan kata lain, jumlah pelanggan yang dikunjungi harus pas dengan kapasitas armada.
Dengan demikian, inilah jadwal routing masing-masing salesman:
(terlampir)
Dengan menerapkan time and territory management yang benar, maka:
• waktu yang digunakan untuk menempuh perjalanan hanya mencapai 24,8%
• waktu yang digunakan oleh salesman untuk bertatap muka dengan pelanggan mencapai 50 %
• perapatan yang dapat dilakukan dalam 1 bulan meningkat sebesar 35,21 % menjadi 91,4 %
2. Mengadakan program cicilan galon. Hal ini dilakukan agar salesman tidak merasa berat untuk menjalankan upaya perapatan, mengingat bahwa tingkat pendidikan salesman yang rendah. Hal ini dilakukan sebagai upaya pemerataan coverage AMDK merk Club kemasan galon. Adapun program cicilan galon itu berupa:
a. Mencicil harga galon Rp 10.000,00 selama 3 bulan, apabila pembeliannya di bawah 5 galon
b. Jika melakukan cicilan sebanyak 5 – 9 galon, akan mendapat potongan sebesar Rp 500,00 per galon
56
Universitas Kristen Petra
c. Jika melakukan cicilan sebanyak 10 galon beserta kelipatannya, maka akan mendapatkan potongan harga 1 galon air, atau sekitar Rp 7.500,00 d. Jika melakukan pembelian galon tunai di bawah 5 galon, maka akan
mendapatkan potongan sebesar Rp 500,00 per galon
e. Jika melakukan pembelian galon tunai 5 galon beserta kelipatannya, maka akan mendapatkan potongan harga 1 galon air, atau sekitar Rp 7.500,00 Dengan diadakannya program ini, diharapkan bahwa jumlah galon di tiap toko-toko sedang dan kecil akan meningkat, memberikan kontribusi lebih besar terhadap penjualan, sehingga pelayanan yang dilakukan oleh salesman bisa lebih merata. Dengan demikian jumlah galon yang berhasil ditambahkan ke pelanggan sebesar 726 galon. Dan dengan asumsi produktivitas galon 1:3,86, maka proyeksi tambahan volume penjualan sebesar 2.803 galon pada bulan pertama atau setara dengan terjadinya peningkatan penjualan sebesar 16% dari penjualan rata-rata pada bulan Oktober hingga Desember.
3. Membentuk sistem insentif yang berorientasi pada jumlah pelanggan, tidak hanya pada volume penjualan. Selama ini sistem insentif yang diberikan pada salesman hanya berorientasi pada volume penjualan, sehingga salesman pun hanya berfokus mengejar volume penjualan pada toko-toko besar yang ada, dan malas untuk mencari pelanggan baru, karena dianggap lebih susah dan tidak menguntungkan. Insentif yang diberikan kepada salesman sebesar Rp 6000,- per pelanggan dengan syarat pelanggan tersebut membeli minimal 2 galon, dan insentif tambahan tersebut akan diberikan kepada salesman setelah pelanggan melakukan pembelian ke-3.
4. Untuk menunjang terciptanya time and territory management yang baik, kepala depo harus tegas untuk memberikan denda pada salesman yang datang terlambat setelah pukul 07.30. Denda yang dapat diberikan berupa pemotongan uang makan sebesar Rp 5.000,00. Diharapkan dengan denda ini dapat mengubah kebiasaan salesman yang suka datang terlambat.
6. TANGGAPAN MANAJEMEN PERUSAHAAN DAN REVISI AKHIR
6.1. Tanggapan Manajemen Perusahaan
Penulis melakukan wawancara dengan Bapak Hari Purnomo selaku Manager Marketing & Development merangkap sebagai Manager Sales &
Distribution dari PT. Tirta Maju Bahagia dengan tujuan untuk memperoleh tanggapan dari pihak perusahaan, sehubungan dengan hasil laporan penulis selama proses magang ( 3 bulan ), dengan pokok pembahasan penerapan time and territory management untuk meminimalkan jumlah waktu salesman di jalan, meningkatkan jumlah waktu tatap muka di pelanggan, meningkatkan perapatan dan penjualan dari depo AMDK Club wilayah Sepanjang.
• Tanggapan Terhadap Temuan Lapangan
Berdasarkan wawancara penulis dengan Bapak Hari Purnomo selaku Manager Marketing & Development merangkap sebagai Manager Sales &
Distribution dari PT. Tirta Maju Bahagia, maka penulis mendapatkan tanggapan mengenai hasil temuan lapangan yang selama ini sudah penulis dapatkan. Pak Hari merasa bahwa seluruh temuan lapangan yang ada sudah benar dan cocok dengan kenyataan dilapangan.
• Tanggapan Terhadap Analisa Temuan Lapangan
Pak Hari juga merasa cukup puas dengan analisa terhadap berbagai temuan lapangan yang diberikan oleh penulis. Bahkan Pak Hari juga memberi beberapa tambahan berupa penekanan pada beberapa bagian yang mempengaruhi pembuatan time and territory management, yaitu
o Mental salesman yang lebih mengedepankan pencapaian volume penjualan harian tanpa didasarkan pada kemampuan setiap pelanggan dan pola pembelian pelanggan di daerah tersebut. Hal ini terjadi karena sistem imbalan (upah) yang dikeluarkan manajemen lebih mengedepankan perolehan volume daripada proses penjualan yang berbasis distribusi dan pelayanan.
58
Universitas Kristen Petra
o Time and territory management. Beberapa hal yang mempengaruhi pembuatan time and territory management ini merupakan masalah klasik yang terjadi, yaitu salesman yang belum terbiasa melakukan pekerjaan berdasarkan planning, bekerja hanya secara spontan dengan berbekal feeling dan pengalaman sehari-hari mereka dan berharap penjualan hari itu cukup bagus untuk mencapai target bulanan.
o Kedisiplinan salesman.
Mental dagang secara tidak langsung mendidik salesman untuk tidak terlalu perlu melakukan kegiatan yang bersifat rutin, seperti distribusi, toping up dan pelayanan. Ini mengakibatkan mereka tidak merasa perlu adanya disiplin. Ditambah lagi cara kerja yang tidak terencana. Mental dagang juga membiasakan saleman lebih memilih berjualan di pelanggan dengan pembelian besar dan cenderung meninggalkan pelanggan dengan pembelian kecil.Owner merasa analisa data yang ada cukup bagus dan sejalan dengan analisa dari pihak perusahaan.
• Tanggapan Terhadap Kesimpulan dan Saran
Dari hasil wawancara dengan Pak Hari, penulis mendapat tanggapan yang positif berkenaan dengan kesimpulan dan saran yang penulis ajukan, sehubungan dengan pemberian solusi penerapan time and territory management untuk meminimalkan jumlah waktu salesman di jalan, meningkatkan jumlah waktu tatap muka di pelanggan, meningkatkan perapatan dan penjualan dari depo AMDK Club wilayah Sepanjang. Berikut hasil ringkasan wawancara dan tanggapan dengan Pak Hari:
• Pak Hari setuju dengan kesimpulan-kesimpulan yang penulis berikan karena dirasa cukup riil dan dapat diterima oleh pihak perusahaan.
• Secara umum, Pak Hari setuju dengan empat saran kami, namun ada beberapa hal yang perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan saat ini, seperti :
o Untuk saran pertama yaitu mengenai pengaturan rute kunjungan harian salesman dengan melaksanakan rute yang telah dibuat oleh penulis. Secara umum Pak Hari merasa setuju dengan usulan ini, tetapi ada beberapa hal yang perlu dibenahi sebelum melaksanakan saran ini. Beberapa kendala tersebut antara lain, kualitas SDM yang rata-rata hanya memiliki latar belakang pendidikan akhir pada tingkatan sekolah dasar, oleh pihak manajemen dinilai masih belum paham akan pentingnya pengaturan sistem kunjungan yang tertata, kualitas kepemimpinan kepala depo sebagai pemimpin tertinggi di depo yang masih belum cukup untuk melakukan time and territory management, dan pihak manajemen yang masih memiliki pola pikir dagang dimana salesman masih memiliki target harian yang harus dipenuhi dengan cara apapun, hal ini menjadikan salesman tidak memikirkan pentingnya melakukan perubahan untuk melakukan pengaturan kunjungan ke pelanggan.
o Untuk saran kedua yaitu melaksanakan program cicilan galon yang ditujukan kepada para pelanggan baru. Pak Hari setuju dengan saran ini dan hal seperti ini juga sudah ada dan pernah dilaksanakan sebelum penulis melakukan penelitian di depo ini, dan yang menjadi kendala dalam melakukan hal ini adalah mental salesman yang hanya bertujuan untuk dagang dan tidak memiliki manajemen peminjaman galon yang baik, selain itu salesman juga masih memiliki kepentingan jangka pendek untuk memenuhi target penjualan harian yang menjadikan salesman tidak merasa perlu untuk melakukan penawaran program cicilan galon kepada calon pelanggan baru, dimana pada calon pelanggan tersebut masih tidak ada kepastian untuk terjadinya penjualan.
o Untuk saran pemberian insentif bagi salesman yang mampu melakukan penambahan pelanggan baru, menurut Pak Hari hal seperti ini masih sulit dilakukan apabila salesman dan kepala depo masih menganggap bahwa penambahan pelanggan baru dan
60
Universitas Kristen Petra
melakukan pola kerja yang terencana belum menjadi prioritas yang penting untuk dilakukan demi tercapainya target penjualan bulanan.
o Untuk saran penerapan denda bagi salesman yang tidak disiplin dalam mematuhin jam masuk kerja, yaitu pukul 07.30, Pak Hari pun menyetujui saran dari penulis, tetapi beliau juga merasa perlu untuk memberikan tambahan insentif bagi salesman yang dapat mematuhi aturan kedisiplinan di depo. Kendala dalam meningkatkan kedisiplinan salesman ini adalah kesaradan salesman yang bermental dagang tadi masih rendah dan hanya memikirkan kepentingannya untuk memnuhi target penjualan hari itu. Selain itu kepala depo sebagai pemimpin tertinggi di depo juga masih kurang siap untuk menegakkan kedisiplinan dan masih menganggap kedisiplinan sebagai sesuatu yang kurang penting.
6.2. Revisi Akhir
Dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan, perusahaan menilai bahwa saran-saran yang diberikan penulis sudah cukup bagus dan dapat dilaksanakan, tetapi ada beberapa saran yang dalam pelaksanaannya membutuhkan sedikit penyesuaian terhadap karakteristik dan kondisi di dalam depo AMDK Club wilayah Sepanjang ini. Berikut merupakan solusi yang telah disesuaikan dengan tanggapan dari pihak perusahaan :
• Mengadakan pelatihan menegenai time and territory management.
Dengan melihat bahwa tingkat SDM salesman yang dimiliki oleh PT. Tirta Maju Bahagia saat ini sangat rendah, dimana rata-rata pendidikan akhir salesman hanya di tingkatan sekolah dasar. Selain itu tingkat kepemimpinan dari kepala depo yang ada dinilai Pak Hari masih belum cukup untuk dapat melakukan pola kerja yang terencana seperti ini. Oleh karena itu Pak Hari menilai, rumusan time and territory management ini baru dapat dilaksanakan apabila pihak manajemen benar-benar berkomitmen untuk mau melaksanakan perubahan secara mendasar. Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah melakukan sosialisasi yang
disertai pelaksanaan pelatihan kepada salesman. Untuk pelatihan kepada salesman dan kepala depo ini, penulis dan pihak manajemen akan bekerja sama dalam pelaksanaannya. Pihak manajemen akan memberi pelatihan mengenai kepemimpinan, sedangkan penulis akan memberikan pelatihan mengenai time and territory management yang sesuai dengan saran yang telah penulis berikan.
• Pihak manajemen memiliki peranan yang cukup besar dalam pelaksanaan dan pembuatan ketetapan segala perubahan berdasarkan saran dari penulis, dan harus berkomitmen kuat untuk melakukan perubahan tersebut.
Manajemen juga harus berkomitmen terhadap kemungkinan munculnya berbagai resiko seperti penggantian salesman atau kepala depo yang tidak dapat menjalankan sesuai dengan target yang telah disesuaikan pihak manajemen.
• Tentunya dengan adanya perubahan yang mendasar ini memungkinkan terjadinya penurunan angka penjualan dalam jangka pendek, dan hal ini juga perlu disadari oleh pihak perusahaan agar memaklumi penurunan penjualan akibat perubahan mendasar ini.
• Pihak manajemen perlu melakukan sosialisasi mengenai keuntungan jangka panjang dengan melakukan perubahan ini terhadap seluruh elemen yang terlibat dalam perubahan sistem penjualan ini, termasuk mensosialisasikan keuntungan dan gambaran pelaksanaan dari perubahan- perubahan ini kepada salesman.
• Penggunaan customer card untuk mengontrol kinerja salesman, dari customer card ini kepala depo dapat melihat apakah salesman benar-benar berupaya melakukan penambahan outlet dan melakukan pelayanan kepada pelanggan terdaftar.
Pihak perusahaan merasa perlu menetapkan batas waktu pelaksanaan perubahan ini dan melakukan masa uji coba selama 1 bulan hingga 3 bulan untuk kemudian mengevaluasi hasil dari perubahan tersebut, dan apabila masih terdapat kekurangan, maka perusahaan wajib memperbaiki kembali, dan apabila terjadi tanda-tanda perubahan yang positif, maka pihak manajemen harus berkomitmen untuk melakukan perubahan ini dalam jangka panjang untuk tujuan jangka
62
Universitas Kristen Petra
panjang pula seperti peningkatan tingkat distribusi, penetrasi pasar, peningkatan brand awareness, dan diharapkan pada akhirnya akan terjadi peningkatan penjualan secara keseluruhan.
