BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Siklus Pendapatan
Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini :
Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.
Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian – kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas – entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.
Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi fungsi – fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus – menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.
Berikut adalah gambar diagram arusdata tingkat 0 pada siklus pendapatan
Gambar 2.1
Data Flow Diagram Siklus Pendapatan tingkat 0 Sumber: Romney dan Steinbart (2000 : 417)
2.1.1. Tujuan Siklus Pendapatan
Menurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dapat dirinci menjadi :
2. Mengirirm barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui.
3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.
4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya.
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli dengan benar.
6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit.
7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.
2.1.2. Fungsi Siklus Pendapatan
Menurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus pendapatan meliputi :
1. Mendapatkan pesanan dari pembeli. 2. Memeriksa status kredit pembeli. 3. Mencatat dan memroses data penjualan.
4. Menyiapkan dan melakukan pekerjaan untuk pembeli. 5. Mengirim barang atau jasa
6. Menagih konsumen.
7. Menerima pembayaran dan menyimpannya ke bank. 8. Menyelenggarakan catatan piutang dagang
10.Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan. 2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
2.2.1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 14 of 161
Diagram Arus Data Untuk Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry) Sumber: Romney & Steinbart (2008 : 14)
2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan
Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Ssitem entri pesanan penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choiceboards.
Teknologi informasi juga menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, e-mail adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualan mengenai perubahan harga dan promosi penjualan, serta untuk mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E–mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real – time bagi kesepakatan penjualan khusus.
Bagaimana pun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh :
• Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor persediaan, dengan cara
• Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan,
temasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan, telah tercantum.
• Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan
pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.
2.2.1.2. Persetujuan Kredit
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 11) sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
• Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening
baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka e-mail akan dikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak.)
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan
Langkah berikutnya menurut Romney dan Steinbart (2005 : 12) adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut.
pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan sekarang sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam
forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang seringkali mendaftar barnag dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 13) selain memproses pesanan pelanggan, gambar 2.1. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan – permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka terjadi setelah pesanan dibuat.
pelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali.
Banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site memberikan alternatif yang efektif dari segi biaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan mengotomatisasikan prose situ dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked questions – FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat berbagi informasi dan tips – tips yang berguna, antara satu sama lain. Web site juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secara langsung mengakses informasi rekening mereka dan untuk memeriksa status pesanan mereka.
masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs (frequently asked questions).
2.2.2. Pengiriman (Shipping)
Aktivitas dasar kedua menurut Romney dan Steinbart (2005 : 15) adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkannya sesuai yang diinginkan tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar 2.3. proses ini terdiri dari dua tahap :
1. Mengambil dan mengepak pesanan, dan 2. Mengirim pesanan tersebut.
Departemen bagian penggudangan dan pengirirman aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan akhirnya mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 49 of 161 2.1
Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 49)
1. Ambil dan Pak Pesanan
Kartu pengambilan barang sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
2. Kirim Pesanan
Departemen pengiriman membandingkan eprhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang – barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip pengepakan.
jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengirirman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang). Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus membayar kurir tersebut.
Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apakah pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah.
Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur tersebut harus dibuat dan dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
fungsi ini. Akan tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourching
fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengna jasa outsourching mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir yang tepat memerlukan proses pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frequensi kerusakan) dan mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam sistem informasi akuntansi (SIA).
Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat – pusat distribusi. Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirinkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok dan pabrik harus menggunakan software sistem logistic untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total persediaan yang dimiliki serta untuk memenuhi setiap permintaan pengiriman pelanggaran.
Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai Negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Jadi, SIA sebuah organisasi harus memasukkan software logistik yang dapat memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)
Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19) adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 66 of 161 3.1
Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan (Billing) Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 66)
2.2.3.1. Penagihan (Invoicing)
aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui EDI (Electronic Data Interchange) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait bersama dengan laporan bulanan.
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 22) ada dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke pelanggan.
Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan.
diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang, dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative
seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.
2.2.4. Penagihan Kas (Cash Collection)
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 25) langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.
menurunkan risiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim, mesin OCR (Optical Character Recognition) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman uang, beberapa perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutna gusaha sambil mengirim kiriman uang yang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.
mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas. Dengan meminta pelanggan untuk mengirim pembayaran ke lockbox akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga diperbaiki dengan adanya pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untuk memelihara lockbox, dengan lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu tersimpannya cek pelanggan di dalam surat.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan lockbox. Dibawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara ekonomis mengirim informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek – cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.
Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirim secara langsung ke perusahaan. Electronic Funds Transfer memberikan peluang untuk mengurangi penyebab lain penundaan dalam mendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui
secara elektronis ke bank perusahaan, dan karenanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu pengiriman dalam sistem surat. Peniadaan waktu kliring cek ini juga mengurangi kekosongan waktu sebelum bank menyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan EDI, yaitu proses yang disebut sebagai financial electronic data interchange
(FEDI), melengkapi otomatisasi baik proses pembuatan tagihan maupun penagihan kas. Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat FEDI secara penuh, membutuhkan baik perusahaan yang menjual maupun pelanggan, menggunakan bank – bank yang mamou memberikan layanan EDI.
Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak memiliki kemampuan FEDI, atau dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan cara menerima penggunaan kartu debit atau kartu kredit. Menerima metode pambayaransemacam ini akan mempercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan dengan biaya untuk menerima kartu semacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga kotor penjualan. Alternatif lainnya untuk menerima pembayaran pelanggan yang memungkinkan untuk transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk kas elektronis atau digital.
Menurut Hall (2006 : 223) proses ini dideskripsikan dalam langkah – langkah berikut :
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat, atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memacu beberapa tugas. 2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan
meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.
3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman.
4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen – dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.
6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan.
Permintaan
Kredit
Gambar 2.5.
Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan
2.3.1. Prosedur Manual
Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall (2006 : 225) urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual adalah sebagai berikut :
a. Departemen Penjualan
Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta. Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon, atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal.
Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah pesanan penjualan (sales order).
dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.
Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka (custumer open order file) untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan. Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan.
b. Departemen Kredit
Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
c. Departemen Pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data – data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim, perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem, dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman.
Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut : 1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.
d. Departemen Penagihan
Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya.
Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan, beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam daftar pesanan barang (back-order) dan menyesuaikan dokumen pengeluaran barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan akuntansi.
sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan salinan buku besar dari file sementara.
Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai dengan tugas – tugas berikut :
1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan.
2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang. 3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan. 4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.
e. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher journal (journal voucher) yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendalian XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
f. Departemen Pengendalian Persediaan
dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan kea kun berikut ini :
Debit Kredit
Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan - Pengendali XXXX,XX
g. Departemen Piutang Dagang
Departemen piutang dagang (accounts receivable) akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang (accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelangganmempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo.
Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala, petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku besar umum.
h. Departemen Buku Besar Umum
1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali di bawah ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan – Pengendali XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan informasi ikhtiar pembukuan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses. Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan.
2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas
Diagram arus data pada gambar 2.6. menggambarkan penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang.
penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang.
2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank.
3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran. 4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirinkan
rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun prngendali piutang dagang dan akun kas.
2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Hall (2006 : 239) prosedur penerimaan kas terbagi atas lima bagian prosedur, yang terdiri sebagai berikut :
a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerimacek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.
merobek ini lebih terlihat pada perusahaan yang mempunyau banyak pelanggan dan memproses banyak transaksi penerimaan kas setiap hari.
Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut “Hanya untuk Disetor” dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan pembayaran (atau pradaftar pembayaran kas). Daftar permintaan pembayaran adalah catatan dari semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslinya dikirim ke kasir, bersama dengan ceknya. Salinan kedua dikirim ke departemen piutang dagang bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk merekonsiliasi kas secara keseluruhan.
b. Departemen Penerimaan Kas
Gambar 2.6.
Diagram Arus Data dari Sistem Penerimaan Kas
Selanjutnya, staf menyiapkan slip seotran (deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dan disetor, kasir bank memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri berikut ini.
Debit Kredit
Kas XXXX,XX
Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX
Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum.
c. Departemen Piutang Dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum.
d. Departemen Buku Besar
dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan
voucher jurnal
e. Departemen Kontroler
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3)
voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
2.5. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Dalam Siklus Pendapatan
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 30) di dalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar – benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan (format) field akan lebih meningkatkan akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang memeriksa formulir tersebut membuktikan bahwa transaksi tersebut telah disahkan secara benar. Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen kertas masih digunakan dan membatasi akses ke program yang membuat dokumen akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan ancaman – ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apapun itu lini usahanya menghadapi ancaman – ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting untuk memahami bagaimana SIA dapa didesain untuk mengatasinya.
2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan
Ancaman 1 : Pesanan Pelanggan yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negative mempengaruhi secara persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian entri data dapat menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelangkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi, seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah kesalahan dengan meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari pengendalian edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site untuk memastikan bahwa para pelanggan memasukkan semua data yang dibutuhkan.
Ancaman 2 : Penjualan Kredit ke Pelanggan yang Memiliki Catatan Kredit Buruk
penjualam kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui. Dalam kasus – kasus yang membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit ke pelanggan lama persetujuan harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan sales representative,
terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar berdasarkan komisi. Manajer bagian kredit yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini dalam sistem on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan penjualan harus diberikan akses baca saja ke informasi mengenai batas kredit tiap pelanggan.
Ancaman 3 : Keabsahan Pesanan
Ancaman 4 : Kehabisan Persediaan, Biaya Penggudangan, dan Pengurangan Harga
Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang lebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah ini, perusahaan – perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.
2.5.2. Aktivitas Pengiriman
Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk mengetahui pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan.
Ancaman 5 : Kesalahan Pengiriman
memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.
Ancaman 6 : Pencurian Persediaan
2.5.3. Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat.
Ancaman 7 : Kegagalan Untuk Menagih Pelanggan
Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang – barang yang sudah dikirm mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini dapat mengirimkan barang dagangan ke teman – temannya tanpa melakukan penagihan. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodic dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau slip pengepakan yang tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjualan mencerminkan pengiriman yang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan.
Ancaman 8 : Kesalahan Dalam Penagihan
diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.
Ancaman 9 : Kesalahan Dalam Memelihara Rekening Pelanggan
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas. Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan :
1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur
2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.
3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numeric yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran.
pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda sendiri dan (2) hal ini memberikan suatu cara untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka kirimkan.
2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.
Ancaman 10 : Pencurian Kas
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan :
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit.
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. 3. Menangani nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua fungsi ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman – temannya.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau penggunaat EFT (Electronic Funds Transfer) atau FEDI (Financial Electronic Data Interchange) untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini harus dipertimbangan dengan manfaat pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke pembayaran dari pelanggan.
Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan pengendalian tambahan: hanya data kiriman uang yang harus ke departemen piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepakatan semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar – benar independen. Pertama, kredit total piutang usaha yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan debit total kas yang menyajikan jumlah yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip penyimpanan yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk mengkredit dengan tepat rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim.
Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari. Penyimpanan harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko untuk dicuri. Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk pengeluaran lain – lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang usaha, dan penagihan kas.
2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian
Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif
Ancaman 11 : Kehilangan Data
Secara umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan ekternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan – catatan tersebut harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan.
File – file induk piutang usaha , penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file – file kunci, seperti file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbaru juga harus dibuat. Semua disk dan tape harus memiliki baik label file internal maupun eksternal untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file – file yang penting.
Ancaman 12 : Kinerja yang Kurang Baik
Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga asset, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Kemungkinan jumlah laporan semacam ini dibatasi hanya melalui pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas – aktivitas apa yang penting untuk diawasi dan dikendalikan. Contohnya, entri pesanan penjualan secara efisien dapat diawasi dengan mempersiapkan laporan periodic pesanan penjualan yang diproses untuk setiap individu dalam periode waktu tertentu. Efisiensi dan efktivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan berdasarkan tenaga penjual, daerah ataupun produk. Pandangan lebih jauh tentang kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.
Mengawasi piutang usaha secara hati – hati juga merupakan hal yang sangat penting karena penagihan secara signifikan mempengaruhi arus kas. Daftar umur piutang usaha mendaftar saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang tersisa dan memberikan informasi untuk memperkirakan piutang ragu – ragu. Hal ini juga memberikan informasi yang berguna untuk mengevaluasi kebijakan kredit saat ini dan untuk memutuskan apakah akan meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu.
Masalah arus kas adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan bangkrut. Oelh sebab itu, anggaran kas, yang memberikan perkiraan tepat kas masuk (perkiraan penagihan dari penjualan) dan kas keluar (utang yang belum dibayar), adalah hal yang penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas kekurangan kas jangka pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan organisasi tersebut membuat rencana ke depan untuk mendapatkan pinjaman jangka pendek dengan suku bunga yang paling bagus. Sebaliknya, organisasi yang mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendatang dapat mengambil berbagai langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut agar mendapatkan pengembalian yang terbaik.
2.6. Pengendalian Siklus Pendapatan
1. Otorisasi Transaksi
Pemeriksaan Kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit bisa menggunakan berbagai macam teknik dan pengujian. Kompleksitas prosedur pemberian kredit bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan, dan penting tidaknya dari transaksi. Otorisasi khusus yang dibutuhkan dalam keadaan yang sangat khusus (misalnya, untuk pelanggan yang baru pertama kali mengajukan permohonan kredit) akan memerlukan waktu yang agak lama. Setelah kredit disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur. Konsep otorisasi khusus dan umum juga memengaruhi aktivitas ini. Kebanyakan perusahaan mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk akun pelanggan.
pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan.
2. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan volume transaksi yang diproses memengaruhi cara pemisahan dilaksanakan. Ada tiga peraturan yang memandu desainer sistem dalam tugas ini :
Peraturan 1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit terpisah dari seluruh proses, jadi otorisasi formal untuk transaksi merupakan aktivitas independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali kompensasi untuk staf penjualan didasarkan pada jumlah penjualan mereka. Untuk mencapai tujuan pribadi mereka untuk memaksimalkan penjualan, staf pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan kelayakan kredit dari calon pelanggan. Departemen kredit, yang bertindak sebagai kelompok otorisasi independen, mendeteksi pelanggan yang berisiko dan menghalangi keputusan penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab.
Pada sistem penerimaan kas, departemen penerimaan kas menyimpan aktiva (kas), dan fungsi akuntansi (buku beasar umum dan departemen piutang dagang) menyimpan data akuntansinya. Kasir melapor ke bendahara, yang bertanggung jawab atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi adalah tanggung jawab kontroler. Kedua fungsi tersebut tidak boleh digabungkan.
Peraturan 3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus dibagi dengan hati – hati. Secara khusus, buku besar pembantu (piutang dagang dan persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan kas), dan buku besar umum harus dipisah . individu yang mempunyai seluruh tanggung jawab pembukuan dan berkolusi dengan orang yang bertanggung jawab atas pengendalian persediaan, dapat melakukan penipuan yang sulit dideteksi. Dengan memisahkan tugas – tugas tersebut, kolusi harus melibatkan lebih banyak orang, yang akan meningkatkan risiko terdeteksi, sehingga sulit terjadi.
3. Supervisi
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan pemisahan fungsi. Perusahaan seperti ini harus bergantung pada supervisi untuk pengendaliannya. Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakuka antisipasi dalam sistemnya.
untuk membuka dokumen memiliki akses ke kas (aktiva) dan dokumen permintaan pembayaran (catatan transaksi). Karyawan yang tidak jujur akan menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, menguangkannya, dan menghancurkan permintaan pembayaran sehingga tidak meninggalkanbukti transaksi. Pada akhirnya, penipuan seperti ini akan terungkap pada saat pelanggan menerima tagihan lainnya dan menanggapinya dengan menolak pembayaran. Akan tetapi, ketika akhirnya perusahaan menyadari permasalahan ini, pelakunya mungkin telah melakukan beberpa kejahtan dan meninggalkan perusahaan. Mendeteksi kejadian yang telah terjadi hanya menyelesaikan sedikit masalah. Mencegah merupakan solusi yang terbaik. Supervise dapat menyediakan pengendalian pencegahan yang efektif.
4. Catatan Akuntansi
Dokumen sumber perusahaan seperti jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi melalui berbagai tingkat pemrosesan. Pengendalian ini juga merupakan fitur operasional yang penting. Kadang kala, transaksi hilang dalam sistem. Dengan mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan dimana kesalahan dalam sistem terjadi. Beberapa teknik pengendalian khusus dapat mempermudah penelusuran jejak audit.
Hal ini memungkinkan pemisahan dan pelacakan suatu kejadian (diantara ribuan lainnya) melalui sistem akuntansi. Tanpa tanda yang unik. Satu transaksi akan tampak sama dengan transaksi lainnya. Verifikasi data keuangan dan penelusuran transaksi akan menjadi sulit atau bahkan tidak mungkin tanpa dokumen sumber bernomor.
Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian. Untuk keperluan ini, sistem siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
Buku Besar Pembantu. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan untuk menangkap perincian transaksi dalam siklus pendapatan, yaitu buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang. Penjualan produk mengurangi pengaruh pada akun pembantu persediaan dan untuk meningkatkan akun piutang dagang pelanggan. Pembayaran kas dari para pelanggan mengurangi akun piutang dagang mereka. Catatan pemabntu ini terkait dengan ayat jurnal dan dokumen sumber yang ditangkap pada kejadian ini.
sampai dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan jurnal khusus.
File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan permanen untuk menunjang jejak audit. File – file ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen. Dibawah ini merupakan contoh file dari siklus pendapatan :
• File pesanan penjualan terbuka (open sales order file) adalah file pesanan
pelanggan yang belum dipenuhi.
• File referensi data harga (price data reference file) adalah daftar harga
setiap barang dagangan. Staf yang menyiapkan tagiahn arsip ini untuk mendapatkan hargayang benar untuk ditempatkan faktur.
• File sejarah penjualan (sales history file) adalah file dari transaksi
penjualan yang sudah selesai. File ini berisi salinanfaktur yang dikirim ke pelanggan, serta dokumen pengiriman.
• File laporan pengiriman atau log pengiriman (shipping report file /
shipping log) menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu.
• File memo kredit (credit memo file) berisi salinan dari memo kredit yang
telah dibukukan kea kun pelanggan. 5. Pengendalian Akses
• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.
• Penyetoran kas secara harian ke bank.
• Penggunaan lemari besi atau kotak deposityang aman untuk kas.
• Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas.
Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Sesorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Berikut ini merupakan contoh dari risiko yang berkaitan dengan siklus pendapatan:
1. Seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan akunnya, (atau akun orang lain) dari pembukuan. Dengan tidak adanya catatan akun, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan. 2. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseoran gyang tidak
mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan 3. Seseorang dengan akses ke kas dan akun kas buku besar umum dapat
menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan penyesuaian pada akun kas.
6. Verifikasi Independen
benar. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam poin – poin berikut ini :
1. Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya. Sebelum barang tersebut dikirim ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokkan.
2. Departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan harga yang dikirimkan.
3. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam verifikasi. Staf buku besar umum mencocokkan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal penjualan, pengendalian persediaan meringkas penurunan pada buku besar pembantu persediaan, departemen penerimaan kas meringkas jurnal penerimaan kas, dan departemen kredit meringkas buku besar pembantu piutang dagang. Setiap departemen tersebut mengirimkan voucher jurnal dan perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut dicocokkan dan dibukukan ke masing – masing akun pengendali.
dicatat dalam jurnal tetapi tidak dibukukan ke akun pelanggan akan terdeteksi oleh fungsi buku besar umum. Sebab khusus dari ketidakseimbangan saldo tidak dapat ditentukan di sini, tetapi kesalahan sudah dapat dicatat. Untuk menemukan kesalahan mungkin diperlukan pemeriksaan seluruh transaksi yang diproses selama periode tertentu. Hal tersebut sangat membosankan dan memakan banyak waktu. Oleh sebab itu, daripada meringkas seluruh transaksi yang terjadi dalam satu hari dalam satu batch, perusahaan biasanya mengelompokkan transaksi dalam batch kecil yang terdiri atas 50 sampai 100 transaksi. Ini akan memudahkan untuk melakukan prosedur perhitungan akhir hari dengan memisahkan masalah ke
batch tertentu.
2.7. Kerangka Konseptual
Gambar 2.7. Kerangka Konseptual Sumber : Penulis, 2013
2.7.1. Teori Akuntansi Positif (Positive Accounting Theory)
Dasar teori yang digunakan adalah teori akuntansi positif. Menurut Watt & Zimmerman dalam Indira Januarti (2004 : 85) perkembangan teori positif tidak dapat dilepaskan dari ketidakpuasan terhadap teori normatif. Selanjutnya dinyatakan bahwa dasar pemikiran untuk menganalisa teori akuntansi dalam
Prosedur Penjualan
Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)
Pengiriman (Shipping)
Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)
Penagihan Kas (Cash Collection) Prosedur Penerimaan Kas
Target Kinerja Penjualan H1
H2
pendekatan normative terlalu sederhana dan tidak memberikan dasar teoritis yang kuat. Terdapat tiga alasan mendasar terjadinya pergeseran pendekatan normatif ke positif yaitu (Watt & Zimmerman,1986 ):
1. Ketidakmampuan pendekatan normatif dalam menguji teori secara empiris, karena didasarkan 'pada premis atau asumsi yang salah sehingga tidak dapat diuji keabsahannya secara empiris.
2. Pendekatan normatif lebih banyak berfokus pada kemakmuran investor secara individual daripada kemakmuran masyarakat luas.
3. Pendekatan normatif tidak mendorong atau memungkinkan terjadinya alokasi sumber daya ekonomi secara optimal di pasar modal. Hal ini mengingat bahwa dalam sistem perekonomian yang mendasarkan pada mekanisme pasar, informasi akuntansi dapat menjadi alat pengendali bagi masyarakat dalam mengalokasi sumber daya ekonomi secara efisien.
mengujinya secara empirik (Godfrey et.a1,1997 dalam Anis dan Imam,2003). Penjelasan atau prediksi dilakukan menurut kesesuaiannya dengan observasi dengan dunia nyata.
Aliran positif merupakan perspektif yang dikenal luas oleh kalangan akademisi saat ini. Aliran ini pertama kali diperkenalkan di Universitas Chichago, kemudian meluas ke beberapa Universitas lainnya di Amerika Serikat seperti Rochester, Barkley, Stanford, UCLA, NY (Rasyid,1997). Teori akuntansi positif mempunyai suatu kepercayaan bahwa realita social berada secara independen dari manusia yang memiliki sifat atau esensi tersendiri. Hal ini mengakibatkan fenomena empiris terpisah dari penelitian. Dengan demikian validitas ilmiah dari dunia empiric diuji melalui observasi. Di dalam filsafat ilmu pengujian empiris ini dinyatakan dalam 2 cara (Chua,1986 dalam Imam,2000), yaitu :
1. Dalam pandangan aliran positivis ada teori dan seperangkat pernyataan hasil observasi independen yang digunakan untuk membenarkan atau memverifikasi kebenaran teori.
2. Dalam pandangan Popperian karena pernyataan hasil observasi merupakan teori
dependent dan fallible, maka teori-teori ilmiah tidak dapat dibuktikan kebenarannya, tetapi memungkinkan untuk ditolak (falsified).
bentuk pernyataan hasil observasi dan 3) harus ada satu pernyataan yang menggambarkan sesuatu yang dijelaskan (Imam G,2000).
2.8. Hipotesis
Menurut Erlina (2011 : 41) hipotesis adalah proposisi yang dirumuskan dengan maksud untuk diuji secara empiris. Proposisi merupakan ungkapan atau pernyataan yang dapat dipercaya, disangkal atau diuji kebenarannya mengenai konsep atau konstruk yang menjelaskan atau memprediksi fenomena – fenomena. Dengan demikian hipotesis merupakan penjelasan sementara tentang perilaku, fenomena atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi.
Dilihat dari latar belakang, perumusan masalah dan teori – teori yang ada maka hipotesisnya adalah :
H1. Prosedur penjualan telah berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan. H2. Prosedur penerimaan kas telah berperan signifikan atas pencapaian target
penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan. H3 Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan telah berperan signifikan atas
