Mata kuliah ini membahas tentang pengertian manajemen pelatihan dan
kegiatan-kegiatannya, macam-macam pelatihan, perencanaan, perancangan pelatihan, strategi belajar mengajar dalam pelatihan, praktek membuat analisis kebutuhan latihan, inventarisasi keterampilan, mengolah data dan menetapkan prioritas kebutuhan latihan serta penyusunan kurikulum. Praktek keterampilan manajemen pelatihan yang mencakup merumuskan tujuan pelatihan, evaluasi pelatihan, menyusun rencana pengajaran dan rencana penyajian
pengajaran.
Mata kuliah Manajemen Pelatihan ini memberikan pengetahuan tentang pengertian
manajemen pelatihan dan kegiatan-kegiatannya, macam-macam pelatihan seperti kursus tani, magang, sekolah lapangan, P4S, perencanaan pelatihan (analisis kebutuhan latihan,
inventarisasi keterampilan yang dibutuhkan, metodologi, penyusunan kurikulum latihan), perancangan pelatihan (mencakup kegiatan belajar seperti lima prinsip belajar-mengajar dalam pelatihan, merumuskan kegiatan belajar, perencanaan kegiatan belajar dan rencana penyajian pengajaran), strategi belajar-mengajar dalam pelatihan (mencakup latihan
partisipatif, penyajian pengetahuan dan keterampilan serta strategi belajar terpadu), membuat analisis kebutuhan latihan, manajemen pelatihan yang mencakup merumuskan tujuan
pelatihan, evaluasi pelatihan, menyusun rencana pengajaran dan rencana penyajian pengajaran.
Buku Materi Pokok Manajemen Pelatihan ini terdiri dari 6 Modul: Modul 1 : Pengertian Manajemen Pelatihan
Modul 2 : Perencanaan Pelatihan Modul 3 : Penyusunan Kurikulum Modul 4 : Perancangan Pelatihan Modul 5 : Penyelenggaraan Pelatihan
Modul 6 : Pengembangan Manajemen Pelatihan.
Secara umum, setelah menyelesaikan materi mata kuliah ini diharapkan Anda akan dapat menjelaskan dan menyusun rencana pelatihan serta menerapkan prinsip-prinsip dan kaidah manajemen pelatihan dalam kegiatan penyuluhan pertanian.
MODUL 1
PENGERTIAN MANAJEMEN PELATIHAN
Kegiatan Belajar 1
Pengertian Manajemen Pelatihan
Secara alamiah orang akan berkembang bersama dengan dunia yang digelutinya, tetapi sering kali pertumbuhan perusahaan atau organisasi menuntut orang berkembang lebih cepat. Sinkronisasi pertumbuhan organisasi dengan perkembangan petugas tidak lain adalah pengisian kesenjangan pengetahuan, keterampilan dan sikap seseorang untuk memenuhi tuntutan jabatan tertentu. Jadi pelatihan adalah proses pengisian kesenjangan pengetahuan, keterampilan, dan sikap seseorang dengan tuntutan pekerjaannya. Manajemen pelatihan adalah pengelolaan pelatihan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasinya.
Kegiatan Belajar 2
Kegiatan-kegiatan Manajemen Pelatihan
Kegiatan-kegiatan dalam manajemen pelatihan meliputi: menetapkan sasaran, perencanaan, pelaksanaan, pengecekan/pengawasan dan pengembangan diklat. Perencanaan adalah menentukan kebutuhan latihan berikut rekomendasinya. Menyusun pola dan program latihan sesuai rekomendasi berikut metode dan sarana latihan. Pelaksanaan adalah menyelenggarakan dan melaksanakan latihan. Pengecekan/pengawasan adalah menilai hasil-hasil dari pelaksanaan latihan yang telah dilakukan serta mengetahui apa-apa yang masih perlu disempurnakan. Penelitian dan pengembangan adalah meneliti dan mengembangkan cara-cara latihan sesuai dengan perkembangan ilmu dan pengalaman agar tercapai produktivitas kerja.
Kegiatan Belajar 2
Macam-macam Pelatihan
Berbagai jenis diklat (Pendidikan dan latihan) diselenggarakan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap pegawai/karyawan untuk penyesuaian tugas yang dipangkunya. Jenis-jenisnya antara lain:
1. Pendidikan dan pelatihan prajabatan. 2. Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan: a. pendidikan dan pelatihan struktural; b. pendidikan dan pelatihan fungsional; c. pendidikan dan pelatihan teknis.
Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan dibagi lagi dalam: 1) on the Job training (pelatihan dalam pekerjaan) dan 2) off the Job training (pelatihan diluar pekerjaan). Terdapat beberapa jenis pelatihan, yaitu:
yang berguna bagi pemecahan masalah atau pemenuhan kebutuhan di masa mendatang yang mungkin belum dirasakan.
2. Magang: merupakan bentuk pelatihan/proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang dibimbing oleh orang yang lebih berpengalaman. Bagi petani, magang ke petani lain atau perusahaan agribisnis akan memberikan pengalaman baru yang sangat baik, yang dapat memotivasinya untuk berusahatani yang berorientasi agribisnis, lebih baik dan lebih meng-untungkan.
3. Sekolah Lapangan: adalah sekolah yang berada di lapangan, mempunyai peserta dan pemandu lapangan, juga mempunyai kurikulum, tes/ujian dan sertifikat tanda lulus. Contoh sekolah lapangan adalah Sekolah Lapangan Pengendalian Hama Terpadu (SLPHT), dengan asas-asasnya: a) sawah sebagai sarana belajar utama, b) cara belajar lewat pengalaman, c) pengkajian agrosistem, d) metode serta bahan yang praktis dan tepat guna, e) kurikulum berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan.
4. P4S (Pusat Pelatihan Pertanian dan Pedesaan Swadaya): adalah lembaga pendidikan di bidang pertanian dan pedesaan yang dimiliki dan dikelola langsung oleh petani-nelayan baik secara perorangan maupun berkelompok, dan bukan merupakan instansi pemerintah dengan asas demokrasi, swadaya, pengembangan usaha, dan keterpaduan.
MODUL 2
PERENCANAAN PELATIHAN
Kegiatan Belajar 1
Analisis Kebutuhan Latihan dan Investarisasi
Menurut Rusli Syarif (1987), kebutuhan latihan adalah selisih antara sikap dan keterampilan yang diminta dengan sikap dan keterampilan yang dimiliki, atau selisih yang telah dicapai. Sedangkan analisis kebutuhan diklat adalah penentuan perbedaan antara keadaan yang nyata dan kondisi yang diinginkan dalam kerja manusia pada suatu organisasi yang mencakup: pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Tujuan analisis kebutuhan adalah:
a. Menggambarkan sifat yang sebenarnya dari suatu diskrepansi/kesenjangan pelaksanaan pekerjaan.
b. Menentukan sebab-sebab kesenjangan. c. Merekomendasikan solusi yang cocok. d. Menggambarkan populasi calon peserta.
Kegiatan Belajar 2
Metodologi/Teknik Pengumpulan Data dan Prioritas Kebutuhan Latihan
Teknik pengumpulan data yang dapat digunakan untuk memperoleh data tentang jenis-jenis keterampilan yang dibutuhkan dan perlu dilatihkan adalah:
1) interview pribadi; 2) survei;
3) review dokumen;
4) review secara langsung output kerja;
5) review langsung pelaksanaan pekerjaan; dan 6) penelitian.
Sedangkan teknik yang biasa dilakukan antara lain: a) pengamatan di tempat kerja;
b) wawancara;
c) memeriksa catatan/laporan hasil kerja;
d) mengembangkan instrumen pengumpulan data; e) melakukan persiapan;
f) melaksanakan pengumpulan data, dan g) mengolah data.
Dalam menentukan prioritas kebutuhan latihan dilakukan beberapa tahap yaitu: 1. Dasar penyusunan kebutuhan
2. Penyusunan kebutuhan
3. Mendaftarkan komponen yang kurang efisien/kritis 4. Mendaftarkan persyaratan keterampilan/pengetahuan 5. Menentukan prioritas kebutuhan.
MODUL 3
Kegiatan Belajar 1
Tujuan, Fungsi, Komponen, dan Pendekatan Kurikulum
Pada dasarnya kurikulum diklat sama dengan kurikulum pendidikan di sekolah, yaitu merupakan kumpulan pengalaman dan gagasan yang ditata dalam bentuk kegiatan sebagai proses pembelajaran sedemikian rupa, sehingga pengalaman dan gagasan itu terjalin, disajikan dengan menggunakan metode dan media yang disesuaikan dengan kebutuhan, dengan memperhatikan nilai-nilai yang ada. Diklat fungsional menekankan pada peningkatan penguasaan pengetahuan dan atau keterampilan sesuai dengan keahlian masing-masing. Tujuan kurikulum adalah apa yang harus dicapai, yang merupakan pedoman yang harus dikuasai, dan bagaimana cara melakukannya (menerapkannya).
Sumber-sumber penyusunan kurikulum:
1) sumber tujuan kurikulum adalah kebudayaan masyarakat; 2) sumber tujuan kurikulum adalah individu;
3) sumber tujuan kurikulum adalah untuk belajar mengumpulkan sebanyak mungkin pengetahuan.
Ada tiga tingkatan kurikulum yaitu: 1) Tujuan Nasional;
2) Tujuan Institusional dan 3) Tujuan Kurikuler.
Fungsi kurikulum ada tiga yaitu: 1) Fungsi Transmisi;
2) Fungsi Transformasi;
3) Fungsi Pengembangan Individu.
Komponen kurikulum mencakup: tujuan, bahan pelajaran, proses belajar-mengajar, dan penilaian.
Pendekatan kurikulum antara lain: 1) Pendekatan Pengembangan Kognitif. 2) Pendekatan Teknologi.
5) Pendekatan Rasional Akademik. 6) Pendekatan Kompetensi Kerja.
Kegiatan Belajar 2
Langkah-langkah Penyusunan Kurikulum Diklat
Langkah-langkah penyusunan kurikulum diklat terdiri atas: 1. Menentukan/merumuskan tujuan:
o TPU/TIU : Tujuan Instruksional Umum o TPK/TIK : Tujuan Instruksional Khusus 2. Merumuskan Kompetensi.
Yaitu kompetensi yang diharapkan dikuasai peserta setelah menyelesaikan diklat. Kompetensi ini harus relevan dengan pekerjaan teknis atau pekerjaan fungsional yang bersangkutan.
3. Menentukan Mata Pelajaran
Mata pelajaran dirumuskan setelah ditentukan dulu kompetensi yang diharapkan dikuasai oleh peserta.
4. Menentukan Metode
Metode mana yang akan digunakan sangat bergantung pada komponen-komponen lainnya seperti tujuan, materi, media yang digunakan dan lainnya. Umumnya metode yang paling baik adalah kombinasi dari metode-metode di atas.
5. Evaluasi
Evaluasi perlu dilakukan baik pada peserta diklat, pelatih/widyaiswara maupun penyelenggara diklat untuk perbaikan dan penyempurnaan di masa yang akan datang.
MODUL 4
PERANCANGAN PELATIHAN
Kegiatan Belajar 1
Merancang Bangun Kegiatan Pelatihan
Ada 6 (enam) Model Rancangbangun Pendidikan dan Latihan yang dapat digunakan dalam merencanakan pendidikan & latihan, yaitu model:
1. Depdiknas/Pusdiklat 2. Horace Reed
3. Uday Pareek & Roy Lynton 4. Critical Events
5. Desain Diklat 6. Francis Ulschak
Model-model tersebut pada dasarnya melihat dari aspek tertentu, sehingga pemilihan model yang tepat disesuaikan dengan ciri pendidikan dan latihan yang akan diselenggarakan. Pendekatan Diklat perlu ditentukan sebelum merancang bangun (desain) suatu pelatihan. Pendekatan Diklat terdiri dari 3 (tiga) pendekatan, yaitu (1) model kejadian kritis; (2) pendekatan siklus; dan (3) pendekatan sistem. Masing-masing pendekatan memiliki spesifikasi tersendiri dan untuk merancangbangun suatu pelatihan perlu dipilih salah satu pendekatan yang paling sesuai dengan rancangbangun yang akan dibuat.
Kegiatan Belajar 2
Merumuskan Tujuan Latihan
Tujuan belajar dalam suatu latihan merupakan tujuan latihan dalam bentuk kemampuan peserta pada akhir latihan. Dalam proses belajar-mengajar, latihan belajar disebut Tujuan Instruksional Khusus (TIK). TIK yang disusun secara baik akan dapat memberikan manfaat yaitu:
a. memberikan arah latihan yang jelas, sehingga memudahkan menentukan cara untuk mencapainya.
b. memungkinkan para pelatih saling membantu secara aktif dan memungkinkan peserta menyiapkan diri lebih baik serta turut bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan.
c. memungkinkan komunikasi yang lebih lancar dan lebih efisien antara pelatih, peserta latihan, dan panitia.
d. dapat menghindari pelayanan atau materi latihan yang tumpang tindih.
e. dapat memungkinkan peserta latihan belajar lebih efisien, karena mereka dapat mengkonsentrasikan diri pada tujuan yang pasti dan dapat menghemat waktu dengan tidak perlu lagi melakukan yang sudah dikuasainya.
Kegiatan Belajar 3
Kegiatan Belajar Dalam Pelatihan
Dalam setiap kegiatan latihan, perlu menerapkan 5 (lima) prinsip proses belajar, terutama pelatih yang memandu proses belajar-mengajar. Prinsip proses belajar tersebut adalah: a. adanya tujuan latihan yang dihayati;
b. dalam menyajikan materi pelatihan secara berurutan;
c. dalam penyelenggaraan proses belajar-mengajar hendaknya menguasai perbedaan individu yang dihormati;
d. pelatihan hendaknya memberi kesempatan kepada peserta untuk berlatih, terutama materi yang praktis, bermanfaat bagi peserta;
e. pelatih dapat menunjukan segera hasil belajar yang dicapai peserta latihan dan menunjukkan dimana letak benar atau salahnya.
Aplikasi 5 (lima) prinsip belajar dalam rencana pengajaran dapat dituangkan dengan memperinci/menguraikan secara singkat berturut-turut, tujuan pelatihan. Khusus latihan uraian pendahuluan teori topik yang bersangkutan, peragaan yang dilaksanakan dan prosesnya, latihan bagi peserta serta diskusi dan tanya jawab tentang pokok bahasan. Diakhiri dengan penugasan peserta untuk melakukan hal yang sama (berlatih) dan membuat tulisan berkenaan dengan pokok bahasan.
Kegiatan Belajar 4
Metode Latihan
Bentuk-bentuk diskusi ini dalam pelaksanaannya umumnya membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Banyak metode lainnya yang banyak digunakan dalam latihan seperti temuan pada tanya jawab, latihan, magang, penugasan dan sebagainya. Metode ini dapat digunakan sepanjang dipandang cocok untuk pelatihan yang diselenggarakan.
Kegiatan Belajar 5
Langkah-langkah Penyelenggaraan Latihan
Langkah awal yaitu persiapan latihan yang mencakup baik dibidang surat menyurat, kepesertaan, jadwal, pembiayaan, dan sebagainya (persiapan administratif). Selain itu yang penting juga adalah persiapan edukatif (proses pelatihan) yang mencakup hal-hal seperti pelatih, jadwal kuliah & praktek dan acara pembukaan, penutupan, penugasan, evaluasi, dan sebagainya. Pelaksanaan latihan dimulai dengan perubahan dimana panitia/petugas perlu mempersiapkan acara yang perlu disusun, fasilitas pertemuan dan undangan. Sesudah acara pembukaan dapat dilanjutkan dengan acara seperti penjelasan tentang proses pelatihan, hal dan tanggung jawab/kewajiban peserta dan tes awal (pretest). Pelaksanaan latihan mengacu kepada kurikulum dan silabi, proses pembelajaran yang spesifik pola pelatihan serta jam kuliah & praktek yang direncanakan. Masalah yang muncul selama proses pelatihan perlu diidentifikasi dan segera dicari solusi pemecahannya baik menyangkut kepesertaan, jadwal latihan, fasilitas, dan sebagainya. Sebelum dilakukan acara penutupan, pelatih perlu diakhiri dengan evaluasi akhir (post test) untuk mengukur keberhasilan pelatihan. Surat Tanda Tamat Pelatihan perlu diserahkan pada acara penutupan tersebut.
MODUL 5
PENYELENGGARAAN PELATIHAN
Kegiatan Belajar 1
Latihan Partisipatif
Latihan partisipatif merupakan bentuk pendidikan nonformal khususnya bagi orang dewasa. Latihan partisipatif menempatkan warga belajar atau peserta sebagai subjek pendidikan, keadaan demikian menjadikan peranan pelatih dalam konteks latihan partisipatif berbeda atau berubah apabila dibanding dengan peranan pelatih pada latihan konvensional. Pada latihan konvensional, pelatih dianggap sebagai orang yang mengetahui banyak hal serta sebagai orang yang mampu memecahkan hampir semua persoalan. Sedangkan pada konteks latihan partisipatif, pelatih dipandang sederajat kedudukannya dengan peserta dan oleh karena itu berfungsi sebagai mitra belajar. Dalam kenyataan peran pelatih yang demikian banyak mengundang tanggapan berbagai pihak, yaitu perubahan peran pelatih semacam itu, di dalam praktek amat sukar diperankan.
Adapun sebab-sebabnya adalah:
- Belum menghayati asumsi yang digunakan pada latihan partisipatif.
- Fasilitator belum memiliki visi yang tepat tentang latihan yang diselenggarakan dalam kaitannya dengan masa depan warga belajar.
atau orientasi waktu. Orang dewasa belajar dengan ciri-ciri khusus, dan ini perlu diperhatikan oleh pelatih maupun manajemen pelatihan.
Kegiatan Belajar 2
Pengorganisasian Latihan
Agar proses penyelenggaraan pelatihan dapat berjalan lancar, maka diperlukan adanya pengorganisasian latihan, baik sebelum dilaksanakannya latihan (pralatihan), selama pelaksanaan latihan maupun sesudah selesainya latihan (pascalatihan). Pengorganisasian unsur pendukung latihan mencakup unsur-unsur manajemen yang terlibat dalam penyelenggaraan latihan yang terdiri atas unsur sumber daya manusia, sarana, dana, dan lingkungan. Semua unsur pendukung ini perlu dioptimalkan perannya agar pelatihan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Untuk itu perlu proses perencanaan, penataan, pemantauan dan evaluasi yang tepat. Dalam usaha mengoptimalkan tujuan, pengorganisasian suatu latihan dapat menggunakan prinsip-prinsip pengorganisasian latihan, yaitu:
- semua yang terlibat dapat menunaikan tugas masing-masing secara profesional sejak pralatihan, pelaksanaan dan pascalatihan,
- pengarahan unsur pendukung latihan diarahkan pada tercapainya tujuan latihan,
- unsur pendukung manusia seperti pelatih, penyelenggara, teknisi, peserta perlu kerja sama dan masing-masing berperan secara tepat. Prinsipnya adalah peserta dipandang sebagai subjek (pelaku) pendidikan bukan objek.
Ada bermacam-macam bentuk kegiatan latihan, mulai dari pralatihan hingga pascalatihan, baik yang sifatnya ke dalam maupun ke luar organisasi. Untuk itu manajer pelatihan perlu memahami tugas-tugas yang sesuai dengan bentuk kegiatan latihan yang dilaksanakan.
Kegiatan Belajar 3
Masalah-masalah Dalam Latihan dan Alternatif Pemecahannya
Dalam suatu pelatihan dapat dijumpai masalah-masalah yang berkaitan dengan teknis penyelenggaraan latihan, masalah ekonomi yang berkaitan dengan aspek finansial (pembiayaan) pelatihan dan masalah sosial yakni yang berkaitan dengan hubungan sosial pelaku latihan maupun dengan lingkungan masyarakat sekitar. Boleh jadi dalam suatu pelatihan dapat muncul masalah teknis, ekonomi, sosial atau gabungan ketiga unsur tersebut. Masalah-masalah tersebut dapat muncul pada saat menjelang latihan (pralatihan), pada saat latihan maupun sesudah latihan (pascalatihan).
- Masalah pralatihan, ditemukan pada saat pemaparan, dapat mencakup jumlah dan keaktifan peserta. Jumlah peserta dapat terlalu banyak atau sedikit. Ketersediaan pelatih yang kurang memenuhi syarat serta kekurangan jumlah pelatih, dapat juga menjadi masalah dalam pelatihan.
- Sesudah latihan, perlu ada tindak lanjut. Masalah yang ditemukan sesudah latihan (pascalatihan) umumnya peserta tidak secara cepat memantau dan mau membantu secara kontinu alumni pelatihan dalam meneruskan materi pelatihan kepada rekan-rekan lainnya.
Kegiatan Belajar 4
Evaluasi Pelatihan
Untuk mengukur efektivitas dan efisiensi suatu pelatihan dapat dilaksanakan evaluasi baik menyangkut proses maupun keberhasilan pelatihan. Keberhasilan suatu pelatihan diukur dengan melihat sampai seberapa jauh tujuan yang dirumuskan sebelumnya dapat terwujud pada diri peserta. Evaluasi ini pada dasarnya mengukur efektivitas suatu latihan. Sedangkan evaluasi terhadap proses pelatihan menyangkut proses pelatihan, penyelenggaraan pelatihan, administrasi dan sebagainya. Proses-proses ini pada dasarnya lebih banyak berkaitan dengan efisiensi suatu pelatihan. Proses evaluasi pada dasarnya mencakup tahapan-tahapan seperti membuat daftar tujuan latihan, membuat daftar isu perencanaan yang kritis, mereview tentang informasi yang tersedia, mengembangkan evaluasi tujuan, memilih pengukuran, instrumen dan standar dan merancang studi. Namun secara garis besar evaluasi mencakup 3 (tiga) tahap yaitu melakukan pengumpulan data, menggunakan kriteria tertentu dan membuat kesimpulan atau keputusan. Jenis evaluasi yang digunakan untuk menilai suatu pelatihan pada dasarnya terdiri atas 2 (dua) model yaitu evaluasi sepintas lalu dan evaluasi yang sifatnya ilmiah (penelitian ilmiah). Namun secara luas jenis evaluasi tersebut mencakup (1) evaluasi sepintas lalu; (2) evaluasi diri sendiri; (3) evaluasi dengan daftar isian; (4) evaluasi dengan survai kegiatan; dan (5) penelitian ilmiah. Semakin ke kanan evaluasi dipandang semakin objektif dan sebaliknya.
Dalam pelatihan cara evaluasi yang banyak dilakukan adalah dengan tes awal (pre-test) dan tes akhir (post-test). Dengan bentuk dan format soal yang sama, proses evaluasi dilaksanakan sesudah pembukaan latihan dan sebelum penutupan latihan. Namun cara lain dapat saja digunakan, disesuaikan dengan pelatihan yang dilaksanakan.
MODUL 6 latihan dilakukan. Masing-masing unsur pendukung memiliki fungsi sendiri-sendiri, kesemuanya dianggap sama penting dalam mensukseskan suatu pelatihan
Kegiatan Belajar 2
Teknik Permainan Dinamika Kelompok Dalam Pelatihan
perkenalan, pembentukan kelompok kerja, mendinamisasikan komunikasi kelompok, diskusi kelompok, kerja sama kelompok, kepemimpinan kelompok dan pengembangan masyarakat. Dalam acara permainan dinamika kelompok perlu ditampilkan secara sistematis sesuai dengan tahapan pelatihan. Topik dinamika kelompok digolongkan ke dalam/mengacu kepada tujuan yang bersifat perkenalan/pembentukan kelompok, komunikasi, kerja sama, kepemimpinan, diskusi dan penyimpulan. Diusahakan setiap hari dalam pertemuan diadakan acara permainan dinamika kelompok agar motivasi belajar peserta latihan dapat lebih kuat dan lebih semangat dalam belajar.
Kegiatan Belajar 3
Pemberdayaan SDM Menuju Masyarakat Madani
