PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS
WEB MENGGUNAKAN PHP (STUDI KASUS : FAKULTAS SAINS
DAN TEKNIK UNIVERSITAS NUSA CENDANA)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Peneliti
Yermias Daniel Beeh (682013107) Yani Rahardja S.E., M.M
Hanna Prillysca Chernovita S.Si., M.Cs
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
1.Pendahuluan
Seiring dengan era globalisasi teknologi saat ini, kebutuhan informasi dalam sebuah organisasi menjadi sangat penting dalam menentukan kemajuan organisasi tersebut. Aktivitas yang baik pada suatu organisasi pun sangat ditentukan oleh informasi yang tersedia. Untuk mengolah informasi dibutuhkan suatu teknologi informasi yang dapat mengorganisir dengan baik data – data organisasi secara terstruktur dan mudah dipahami dengan baik. Dengan menggunakan sistem informasi, maka data dapat disimpan lebih rapi, dengan integritas yang terjamin, pengolahan data atau informasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat dibandingkan dengan cara yang belum menggunakan sistem dan aplikasi yang belum terkomputerisasi.
Fakultas Sains Dan Teknik Universitas Nusa Cendana Kupang, merupakan salah satu Fakultas di kota kupang, Dengan lebih dari 322 mahasiswa dan 10 orang dosen yang ada di program studi Matematika. Cara mengolah di Fakultas ini masih dengan catatan manual berupa hardcopy dan juga beberapa data yang masih dikelola dengan dibantu aplikasi Microsoft Excel, hal ini menimbulkan beberapa kendala yang cukup mengganggu bagi sebagian dosen di fakultas ini. Mulai dari tidak tepatnya informasi yang kemudian mengakibatkan kesalahan di pihak penerima informasi, tidak lengkap dan tidak akuratnya informasi, bahkan sampai penjadwalan yang sering berubah, belum lagi proses penilaian oleh dosen yang dianggap menyusahkan karena begitu banyak prosedur yang harus dilewati. Data – data tersebut itu kemudian harus lagi diolah oleh seorang admin dengan cara– cara seperti diatas agar bisa menjadi informasi yang dapat disebarkan di fakultas ini, karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu mengolah dan menangani proses pengolahan data dan informasi, mulai dari informasi penilaian, penjadwalan, perkuliahan, pengumuman dan lain sebagiannya yang diperlukan dalam kegiatan akademik secara lebih cepat dan efisien, sehingga kendala – kendala yang ada di Fakultas tersebut dapat teratasi. Sesuai dengan masalah yang dibahas diatas, maka bagaimana cara membuat sistem informasi akademik untuk membantu proses pengolahan data dan informasi di Fakultas Sains dan Teknik di Universitas Nusa Cendana Kupang.
Aplikasi yang akan dibuat dibatasi dan difokuskan kepada kegiatan mencatat dan menginput nilai mahasiswa, pembuatan mata kuliah, pembuatan dan pengambilan jadwal serta pembuatan pengumuman. Adapun tujuan dari pembuatan sistem akademik ini adalah guna mempermudah berbagai macam pengolahan data dan informasi di fakultas yang dimaksud juga meningkatkan kinerja dosen guna memberikan mutu pelayanan yang baik bagi mahasiswa
2.Kajian Pustaka
Penelitian berjudul Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Akademik, Menggunakan PRADO Framerwork dengan studi kasus di Sekolah Tinggi Bahasa Asing Satya Wacana Salatiga. Aplikasi Tersebut merupakan sebuah Sistem informasi berbahasis web yang dapat mengolah registrasi mata kuliah dan nilai mahasiswa menggunakan framework PRADO[1].
Penelitian berjudul Sistem Informasi Akademik berbasis web dengan menggunakan FusionChart dengan studi kasus di SMA Negeri 2 Waingapu. Aplikasi ini merupakan sebuah system informas berbasis web dengan menggunakan FusionChart v3. Sistem ini memberikan perbedaan hak akses pada tiap-tiap pengguna yang diidentifikasi lewat account [2].
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi [3].
ditampilkan kembali, dapat digunakan oleh salah satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa ketergantungan kepada program yang akan menggunakannya, dapat ditambah, diambil dimodifikasi dengan mudah dan terkontrol Komponen dalam database antara lain : Perangkat keras, Perangkat lunak, Data dan pengguna [4].
PHP merupakan sebuah Bahasa pemrograman server side (Mengerjakan script di server) yang kemudian dikirim ke device yang digunakan user dalam bentuk html dinamis. Beberapa fitur PHP yang digunakan yaitu fungsi – fungsi dasar yang ada dalam sebuah bahasa pemrograman yang lengkap seperti looping, manipulasi string, operasi aritmatika dan lain sebagiannya, ada juga fungsi session yang merupakan mekanisme penyimpanan variabel di server. Fitur ini dipakai untuk keamanan website karena session mempunyai tingkat keamanan yang tinggi. Fitur session akan menghapus variabel jika dilakukan penghapusan atau browser ditutup. Dan yang terpenting yaitu fungsi untuk koneksi ke database. Fitur ini memungkinkan program untuk tersambung dengan
database dengan bantuan SQL yang berfungsi untuk memodifikasi, menambah dan menghapus data
yang ada di database [5].
3.Metode penelitian
Gambar 1 Extreme Programing Model
Model yang dipakai dalam pengembangan ini adalah model extreme programing [6].
Extreme programing menggunakan pendekatan berorientasi objek dalam membangun sebuah
sistem. Perancanaan dimulai dengan membuat set of stories (Biasa disebut user stories) yang mendeskripsikan fitur dan fungsi yang dibutuhkan dalam software yang akan dibangun.
User stories ini berikan kepada developer dari customer dilengkapi dengan urutan prioritas. Nilai dari prioritas ini dilihat dari seberapa pentingnya fitur dan fungsi tersebut dalam kelangsungan bisnis atau organisasi, customer dan developer kemudian akan membuat kesepakatan tentang perancangan di awal perilisan software, developer akan mengambil user stories dan akan dikembangkan secepatnya (dalam beberapa minggu), user stories dengan prioritas paling tinggi akan dibuat terlebih dahulu.
Pengembang akan memperhitungkan banyaknya user stories yang diimplementasikan setelah perilisan software pertama (dinamakan velocity). Hal ini berguna untuk memperkirakan jadwal perilisan berikut dan memperkirakan kemampuan developer. Apabila dirasa sulit maka developer dapat merubah konten perilisan berikut atau menunda jadwal rilis.
narasumber di instansi terkait guna mendapatkan data dan informasi. Adapun yang diwawancara antara lain :
1) Wawancara kepada admin dan dosen mengenai kebutuhan masing – masing 2) Pengambilan data dari admin, berupa file doc, excel, hardcopy berisi data
mengenai mahasiswa, dosen mata kuliah dan lainnya menggunakan metode studi
3) Pustaka yang merupakan pengumpulan data yang bersumber dari berbagai buku yang menjadi referensi dan pencarian dengan media internet untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka melengkapi penulisan.
Metode pengembangannya dilakukan dalam beberapa tahap. Antara lain :
1)Analisis data
Mendeskripsikan data yang akan diteliti untuk mendapatkan pengetahuan untuk mengembangkan sistem informasi yag akan dibuat tujuannya adalah memahami dan membuat database yang memuat semua data yang diperlukan, memahami alur kerja proses yang terjadi dan dapat membuat relasi dalam tabel. Data yang dipakai adalah data – data dari Fakultas Sains dan TeknikUniversitas Nusa Cendana Kupang.
2)Desain dan pembuatan database
Dibuat desain dan kemudian dibuat database yang akan nantinya akan dikoneksikan dengan Graphic User Interface (GUI) yang merupakan tampilan antar muka yang akan digunakan oleh user. Database menggunakan MySql dengan tabel berisi data mahasiswa, dosen, nilai, ruangan, mata kuliah, jadwal, alumni dan pengumuman.
3)Desain dan pembuatan web
Dibuat desain dan kemudian dibuat aplikasi berbasis web berdasarkan perancangan UML dengan menggunakan PHP dan html yang akan dikoneksikan dengan database yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
4)Testing
Sistem kemudian diuji coba oleh developer. Apakah sistem tersebut sudah memenuhi kebutuhan atau belum. Testing dilakukan setiap kali ada User Stories diimplementasikan. Tiap fitur baru langsung dipresentasikan kepada pengguna sehingga pengguna dapat memberikan saran dan masukan untuk perbaikan fitur yang dibuat.
5)Maintenance
Program yang sudah dibuat mengalami perubahan dan perawatan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan dari fakultas.
4.Hasil Dan Pembahasan
Proses pembuatan jadwal yang pertama adalah membuat data mata kuliah, terdiri dari ID mata kuliah, nama mata kuliah, jumlah sks, jenis mata kuliah dan semester mata kuliah tersebut. Setelah data mata kuliah sudah ada, barulah jadwal dapat dibuat, data jadwal terdiri dari ID jadwal, ID mata kuliah, hari, jam, Nomor Induk Dosen (NID) dan ruangan.
Proses pengambilan mata kuliah, mahasiswa harus membawa bukti pembayaran dan kartu registrasi mata kuliah yang berisi daftar mata kuliah yang ingin diambil oleh mahasiswa tersebut kepada dosen Pembimbing Akademik (PA) masing-masing, nantinya dosen yang berhak untuk mengambil mata kuliah apa yang akan diambil oleh mahasiswa.
dosen. Sedangkan untuk mencetak hasil studi, mahasiswa langsung menghubungi dosen PA masing- masing.
Pengelolaan pengumuman dapat diakses kapan saja oleh dosen dan admin. Data pengumuman terdiri dari judul pengumuman, tanggal pembuatan, pembuat pengumuman, dan isi pengumuman. Pengumuman yang sudah diinput dapat dihapus dan dirubah kapan saja. Data pengumuman yang sudah tersimpan dapat dilihat pada homepage sistem informasi akademik.
Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik
Activity diagram dari sistem informasi dapat dilihat pada gambar -gambar berikut :
Pada Proses pembuatan jadwal, diawali dengan Admin login. Kredensial yang digunakan admin kemudian akan diperiksa, apakah benar atau salah. Jika salah maka admin harus mengulang proses login. Jika kredensial benar maka admin alkan masuk ke menu utama. Di menu utama, admin kemudian memilih buat jadwal. Data yang sudah diisi kemudian disimpan kedalam database, kemudian admin akan kembali ke halaman buat jadwal. Proses ini terus berlangsung sampai admin melakukan log out.
Gambar 4 Activity Diagram Pembuatan Matakuliah
Pada Proses pembuatan mata kuliah, diawali dengan Admin login. Kredensial yang digunakan admin kemudian akan diperiksa, apakah benar atau salah. Jika salah maka admin harus mengulang proses login. Jika kredensial benar maka admin alkan masuk ke menu utama. Di menu
utama, admin kemudian memilih buat mata kuliah. Data yang sudah diisi kemudian disimpan kedalam database, kemudian admin akan kembali ke halaman buat matakuliah. Proses ini terus berlangsung sampai admin melakukan log out.
Gambar 5 Activity Diagram Pengambilan Jadwal
Pada Proses ambil jadwal, diawali dengan dosen login. Kredensial yang digunakan dosen kemudian akan diperiksa, apakah benar atau salah. Jika salah maka dosen harus mengulang proses login. Jika kredensial benar maka dosen akan masuk ke menu utama. dosen kemudian memilih mahasiswa kemudian memilih ambil mata kuliah. Jika belum saatnya untuk mengambil jadwal bagi mahasiswa, sistem akan memberi peringatan, jika sudah, maka dosen dapat memilih matakuliah yang akan diikuti oleh mahasiswa yang sudah dipilih tadi. Data yang sudah diisi kemudian disimpan kedalam database. Proses ini terus berlangsung sampai dosen melakukan log out.
Gambar 6 Activity Diagram Penginputan Nilai
maka dosen dapat memilih mata kuliah yang diajari, kemudian menginput nilai. Data yang sudah diisi kemudian disimpan kedalam database. Proses ini terus berlangsung sampai dosen melakukan log out.
Pada Proses cetak jadwali, diawali dengan dosen login. Kredensial yang digunakan dosen kemudian akan diperiksa, apakah benar atau salah. Jika salah maka dosen harus mengulang proses login. Jika kredensial benar maka dosen akan masuk ke menu utama. dosen kemudian memilih mahasiswa, kemudian cetak jadwal. Sistem kemudian akan mengambil jadwal mahasiswa yang bersangkutan dari database dan dibuat dalam bentuk file pdf yang akan dicetak. Proses ini terus berlangsung sampai dosen melakukan log out.
Gambar 8 Activity Diagram Cetak Nilai
Pada Proses cetak jadwal, diawali dengan dosen login. Kredensial yang digunakan dosen kemudian akan diperiksa, apakah benar atau salah. Jika salah maka dosen harus mengulang proses
login. Jika kredensial benar maka dosen akan masuk ke menu utama. dosen kemudian
memilihmahasiswa, kemudian cetak nilai. Sistem kemudian akan mengambil nilai mahasiswa yang bersangkutan dan dibuat dalam bentuk file pdf yang akan dicetak. Proses ini terus berlangsung sampai dosen melakukan log out.
Gambar 9 Activity Diagram kelola pengumuman
Gambar 10 Desain tabel
Desain Database yang akan dipakai dapat dilihat di gambar. Gambar tersebut menunjukan tabel – tabel yang ada beserta dengan atributnya serta relasi – relasi yang ada dalam tabel nantinya sehingga sehingga data-data lebih terkait dan meminimalisir redudansi data yang dapat terjadi.
Admin dapat menambahkan data mata kuliah, dengan cara mengakses halaman menu mata kuliah, kemudian tambah data, dalam halaman ini admin dapat mengisi id mata kuliah, nama, jumlah sks, semester dan kategori, kemudian klik tombol add untuk menyimpan data yang sudah diisi.
Gambar 12 list mata kuliah
Data mata kuliah yang sudah tersimpan dapat dilihat di halaman menu data mata kuliah. Data yang sudah ada dapat diubah sewaktu – waktu atau dihapus jika diperlukan. Data mata kuliah ini yang nantinya akan dipakai dalam pembuatan jadwal.
Gambar 13 Input data jadwal
Admin dapat menambahkan data jadwal, dengan cara mengakses halaman menu jadwal, kemudian tambah data, dalam halaman ini admin dapat mengisi id jadwal, memilih dosen pengajar, ruangan dan mata pelajaran dari drop down menu, jam mulai dan jam selesai dari time picker. Kemudian klik tombol add untuk menyimpan data yang sudah diisi.
Gambar 14 list jadwal
Gambar 15 list mahasiswa bimbingan
Halaman ini dapat diakses oleh dosen di halaman menu List mahasiswa PA. Di halaman ini terdapat beberapa fungsi, yaitu melihat detail mahasiswa, melihat nilai, mengambil mata kuliah dan melihat jadwal siswa tersebut. Untuk halaman ambil mata kuliah, hanya bisa diakses saat jadwal pengambilan mata kuliah sedang berlangsung.
Halaman pengambilan mata kuliah dapat diakses oleh dosen setelah jadwal pengambilan mata kuliah dibuka oleh admin, dosen dapat mengakses halaman ini pada bagian list mahasiswa PA, kemudian klik tombol “ambil mata kuliah”, dihalaman ini dosen dapat mengambil mata kuliah yang
tersedia bagi mahasiswa .
Gambar 17 Penginputan nilai
Halaman penginputan nilai dapat diakses oleh dosen setelah jadwal penginputan dibuka oleh admin, dosen dapat mengakses halaman ini pada bagian jadwal mengajar, di halaman ini terdapat daftar mata kuliah yang di ajar oleh dosen yang sedang login. Untuk menginput nilai, dosen harus menekan tombol isi nilai.
Setelah menekan tombol “isi nilai”, akan muncul mahasiswa yang menjadi peserta di kelas tersebut beserta dengan textbox dan tombol isi nilai atau update nilai. Jika nilai belum di isi maka akan muncul tombol isi nilai, sedangkan jika nilai pernah diisi maka textbox akan berisi nilai yang sebelumya sudah diisi beserta tombol yang muncul adalah tombol “update” untuk merubah nilai.
Gambar 19 Kelola pengumuman
Ada beberapa fitur tambahan yang dapat diakses. Salah satunya yaitu fitur untuk mengelola pengumuman bagi admin dan dosen yang dapat dipakai kapan saja. Dalam fitur ini terdapat halaman untuk menambah pengumuman, yang berisi judul pengumuman, kategori dan isi pengumuman. Pembuat pengumuman dan tanggal dibuat akan tertera secara otomatis. Pengumuman yang sudah diinputkan dan dapat dilihat oleh mahasiswa tanpa perlu login kedalam sistem.
Hasil dari pengimplementasian sistem informasi adalah, pengolahan data nilai menjadi lebih cepat dan akurat,penyebaran informasi pengumuman menjadi lebih mudah, cepat dan tepat sasaran, serta dosen dan admin dapat bekerja dimanapun.
5.Kesimpulan
Kesimpulan diambil dalam jurnal ini yaitu, sistem informasi berbasis web dapat menyajikan informasi bagi mahasiswa dan dosen dengan lebih lebih cepat. Dengan sistem informasi, pencatatan data lebih aman dibanding dengan tanpa sistem informasi karena data berbentuk digital. Sistem informasi juga lebih mudah diakses kapan dan dari mana saja sehingga informasi pengumuman, nilai dan lainya lebih mudah diperbarui.
6.Daftar Pustaka
[1]. Edwin. 2009. “ImplementasiAplikasi Sistem Informasi Akademik Menggunakan Framework Prado (Studi
kasus Sekolah Tinggi Bahasa Asing Satya Wacana Salatiga) ”. Skripsi Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
[2]. Djami, A, C. 2011. “Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Dengan Menerapkan FusionChart v3 (Studi
kasus SMA Negeri 2 Waingapu)”. Skripsi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas
Kristen Satya Wacana, Salatiga.estikana,
[3]. Brien, J, O. 2006 “Introduction to information system”. McGraw Hill.
[4]. Sutabri, T. 2003. “Sistem informasi manajemen”. ANDI Yogyakarta.
[5]. Prasetyo, Eko. 2008. “pemograman web PHP dan MySql untuk sistem informasi perpustakaan”. Graha Ilmu.
