Perencanaan Rancangan Model Sistem Informasi Enterprise
Pada Perusahaan Terintegerasi PT.TGN
Muhammad Sabrino Raharjo1
1
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi2 2
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara3
3
Jl. IAIN No. 1 Gaharu, Medan 20
Email : 1rinogawelz@gmail.com, 1sabrinoraharjodoh@yahoo.co.id, Web/Blog : 1https//www.sa13rinocyberzone.blogspot.co.id
Abstrak
PT. TGN adalah sebuah perusahaan yang memiliki anak cabang perusahaan yang cukup kompleks dibidangnya. Perusahaan PT.TGN sendiri merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang utama industri perkebunan kelapa sawit. Anak - anak perusahaan PT.TGN bergerak pada bidang bidang yang saling berbeda dengan topik kompleksitas yang cukup signifikan berbeda juga. Adapun anak - anak perusahaan PT.TGN diantaranya adalah Industri Perkebunan Minyak Kelapa Sawit TGN, Yayasan Pendidikan GNT, Perguruan Tinggi NGT, Rumah Sakit GTN, dan Industri Otomotif TGN.
Didalam mengelola keseluruhan perusahaan sampai saat tulisan ini diperbuat PT. TGN masih memakai konsep secara manual dan menggunakan sistem informasi masing – masing anak perusahaan yang kemudian dibukukan menjadi satu unruk di audit bagian garis besarnya di induk perusahaan. Maka dari itu mengingat pesat nya perkembangan teknologi
dan tuntutan persaingan pasar yang sangat mendesak akan waktu, sangat diperlukan bagi PT. TGN untuk menerapkan sistem enterprise guna mengintegrasikan keseluruhan anak perusahan kepada induk perusahaan yang saling terubung untuk memudahkan dalam mengelola dan mengatur perkembangan perusahaan.
Abstract
PT. TGN is a company that has subsidiaries of companies that are quite complex in
their field. PT.TGN company itself is a company engaged in the main field of oil palm
plantation industry. PT.TGN subsidiaries are engaged in different fields with different
complexity topics. The subsidiaries of PT.TGN include the Oil Palm Plantation Industry
TGN, GNT Education Foundation, NGT College, GTN Hospital, and TGN Automotive
In managing the whole company until the time of this writing done PT. TGN still uses
the concept manually and uses the information systems of each subsidiary which is then
booked into one unruk in the audit section outline in the parent company. Therefore, given
the rapid development of technology and the demands of market competition is very urgent
time, is necessary for PT. TGN to implement an enterprise system to integrate all subsidiaries
to a parent company to facilitate managing and managing the company's growth.
1. Pendahuluan
Perkembangan Generasi Milenial diiringi juga dengan berkembangnya sistem – sistem pengelolaan perusahaan yang semakin terus meningkat ke arah yang lebih kompleks. Kompleksitas – kompleksitas perusahaan – perusahaan besar yang sedang berkembang saat ini sangat dituntut untuk menggunakan sistem pengelolaan yang cukup simpel namun sangat kompleks dengan cakupan seluruh bagian – bagian hingga cabang – cabang terkecil perusahaan.
Berangkat dari tuntutan itu semua kemudian berkembanglah suatu sistem yang memungkinkan
seorang manajer atau pemiliki perusahaan dapat mengelola
seluruh unit usahanya hanya dengan satu buah sistem aplikasi pada komputer pribadinya saja tanpa perlu bergerak kesana – kemari hanya untuk meninjau hasil laporan dan memberikan keputusan
yang bersifat segera untuk
pengembangan perusahaan. Sistem tersebut kemudian dikenal dengan nama Sistem Enterprise, dengan beberapa bagian yang meliputi didalamnya yaitu Enterprise Resource Planning, dan Enterprise Architecture Planning.
Manajemen Sistem dengan
Metode Sistem Enterprise
memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengatur sistem secara keseluruhan tanpa perlu menggunakan pengaturan yang begitu banyak dari masing masing sub sistem. Sistem enterprise membuat seluruh subsistem terintegrasi menjadi satu induk sistem yang sama, sehingga
memudahkan dalam
mengendalikan subsistem
subsistem tersebut.
enterprise untuk memudahkan dan menyempurnakan manajemen sistem perusahaan yang sedang dikelola.
PT. TGN adalah sebuah perusahaan yang sedang berkembang saat ini, dan memiliki banyak anak perusahaan yang
kesemuanya merupakan perusahaan – perusahaan besar dan memiliki sistem informasi dan manajemen yang masing – masing sudah sangat kompleks. Berakibat dari hal itu pula maka dipandang sudah sangat perlu untuk diadakan penyatuan sistem mengingat potensi – potensi negatif dari manajemen masing – masing yang diterapkan sangat jauh berada di tempat yang berbeda – beda.
Hal tersebut dikarenakan saat ini PT. TGN dengan anak – anak perusahaanmya yang memang sudah masing – masing memiliki sistem informasi tersendiri namun masih terbatas hanya pada masing
– masing anak perusahaannya saja. Seperti pada induk perusahaan PT.
TGN berfokus mengelola lahan dan perkebunan tidak terpakai menjadi lahan perkebunan sawit yang menghasilkan ber ton ton bahan minyak mentah yang siap diolah dan dipasarkan langsung kepada
negara. Kemudian anak perusahaan nya yang lain bergerak pada bidang lain seperti pada Yayasan Pendidikan GNT yang bergerak di bidang pendidikan tingkat sekolah dasar hingga menengah keatas, Perguruan Tinggi NGT merupakan sebuah kampus tempat menimba
illmu pendidikan tinggi, Rumah Sakit GTN, dan Industri Otomotif TGN yang merupakan bagian langsung dari induk perusahaan karena masih satu lokasi dengan induk perusahaan.
Ke kompleks an bagian tersebut diatas maka jika kesemuanya tidak ada sistem yang saling terhubung satu sama lain tentu saja memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kekuasaan dan penyelewengan perushaan yang sangat merugikan pemiliki utama perusahaan sebagai asal muasal dan sumber modal serta sumber daya perusahaan.
Maka unutk mengatasi hal
tersebut dirasa perlu untuk merapkan sebuah sistem yang
secara bertahap sistem informasi – sistem informasi yang ada pada masing – masing anak perusahaan.
2. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Mana-jemen (SIM) atau Management Information System (MIS) adalah
sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.Biasanya, SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.1
3. Pengertian Sistem Enterprise
Sistem Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau
pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan.
4. Enterprise Resource Planning
1 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer,
Volume 3, Nomor 1, Januari 2017 : Kurniawan, Datya, Tonyjanto, Perancangan Sistem Informasi Dengan Metode Enterprise Resource Planning (ERP)...Hlm.297
Enterprise Resource
Planning (ERP) merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP
bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan.
Sistem ERP mencatat arus sumber daya bisnis (seperti uang bahan mentah, dan kapasitas produksi), dan status dari perjanjian yang dibuat dalam proses bisnis (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian, dan gaji pegawai), tidak peduli
departemen mana (manufacturing,
penjualan, akunting, dsb) yang memasukkan data ke dalam
sistem.2
5. Enterprise Architecture Planning
2
Enterprise Architecture
Planning adalah suatu metode pendekatan untuk merencanakan kualitas data yang didasarkan pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara pengimplementasian dari arsitektur tersebut dilakukan untuk mendukung pencapaian misi sistem
informasi dan organisasi.3
Gambar 1. Enterprise Architecture Planing
6. Data Kepengurusan Bagian Perusahaan
PT. TGN seperti yang diketahui memiliki anak – anak perusahaan yang masih di-
kepalai atau dimiliki oleh satu orang pemilik utama pada induk perusahaan. Dalam induk perusahaan yang saat ini masih dipergunakan adalah sistem
manajemen yang sederhana dan mengambil beberapa data inti saja
yakni, data lalulintas keuangan, data kemajuan perusahaan, dan manajemen bagian personalia
3
Jurnal : Perancangan Sistem Informasi Enterprise
Architecture, Setiawati, Wibowo, Yulia. Universitas
Kristen Petra.Hlm. 2
untuk manajer tiap – tiap anak perusahaan. Dan berikut ini gambaran perencaan dari pengintegrasian masing – masing anak perusahaan tersebut dengen beberapa perincian bagian utama berikut :
a. Master Pengelolaan Sistem
Informasi Manajemen Keuangan dan Sumber Daya b. Sistem Informasi Manajemen
Pengelolaan Industri Kelapa Sawit
c. Sistem Informasi Sekolah Yayasan Pendidikan GNT d. Sistem Informasi Akademik
Perguruan Tinggi NGT
e. Sistem Informasi Medis Rumah Sakit GTN
f. Sistem Informasi Otomotif TGN
Daftar tersebut diatas masih merupakan nama bagian – bagian sistem informasi yang dimiliki PT. TGN dengan entitas – entitas utama pada perusahaan induk
adalah sebagai berikut:
Distribusi
Gudang Kelapa Sawit
Pemasukan Bahan
Partner Penyuplai Kelapa Sawit
Aktifitas Branch (Cabang)
Lalulintas Keuangan
Manajemen Personalia
Barang Peralatan (Produksi)
Kendaraan Operasional
7. Data Anak Perusahaan
a. Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Industri Kelapa Sawit
- Data Produksi Kelapa Sawit - Data Kondisi Pohon Kelapa
Sawit
- Data Penyebaran Lahan Kelapa Sawit
- Data Sisa Lahan Kelapa Sawit
- Data Distribusi Bahan Mentah
- Data Penjualan Bahan dan Barang Kelapa Sawit - Data Lalulintas Laba Rugi
Kelapa Sawit
b. Sistem Informasi Sekolah Yayasan Pendidikan GNT - Data Pengurus dan Pegawai
Yayasan
- Data Siswa yang Terdaftar - DataManajemen Kesiswaan - DataFasilitas yang Tersedia - Data Keuangan Yayasan. c. Sistem Informasi Akademik
Perguruan Tinggi NGT - Data Kemenristekdikti
- Data Biro Akademik Kampus
- Data Administrasi Mahasiswa
- Data Beasiswa dan Prestasi Mahasiswa
- Data Fasilitas Kampus - Data Keuangan Kampus
d. Sistem Informasi Medis Rumah Sakit GTN
- Data Pegawai, dokter, dan perawat Rumah Sakit - Data Fasilitas Rumah Sakit - Data Obat – obatan resmi
yang terdaftar
- Data Kondisi Kelayakan dan Ketersediaan Obat – obatan
- Data Peralatan Medis - Data Rekam Medik Pasien
yang Terdaftar - Data Pasien - Data Resep
- Data Keuangan dan Finansial Managemen Rumah Sakit
e. Sistem Informasi Otomotif TGN
- DataKendaraan Operasional - Data Inventaris Kendaraan - Data Mesin Operasional - Data Hasil Uji Kelayakan - Data Dana Kebutuhan
8. Rencana Konsep Arsitektur Aplikasi
Berikut ini akan dicoba untuk mendaftar beberapa kebutuhan aplikasi apa saja yang diperlukan dalam membangun integrasi manajemen perusahaan PT. TGN. Dan dengan adanya daftar berikut
akan memudahkan nantinya dalam mengelola operasional perusahaan PT. TGN.
Pengelolaan Industri Kelapa Sawit
Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Industri
Data Pengolahan KelapaSawit
Bahan Mentah Hasil Pengolahan
Yayasan Pendidikan GNT
Aplikasi
Sistem Informasi Sekolah
Data Siswa
Data Keuangan dan Inventarisasi Sekolah
Perguruan Tinggi NGT
Aplikasi
Sistem Informasi Akademik
Kemahasiswaan
Manajemen Inventaris
Manajemen Keuangan dan Personalia
Data Dosen dan Staf Pengajar
Rektoran
Rumah Sakit GTN
Aplikasi
Rekam Medis
Manajemen Rumah Sakit
Finansial
Otomotif TGN
Aplikasi
Kelayakan Kendaraan Operasional
Manajemen Peralatan Operasional
Stok Pembelian Suku Cadang dan Kendaraan Baru
Finansial Lalu Lintas Kebutuhan Keuangan
Dari daftar aplikasi yang tersedia tersebut kemudian akan di kelompokkanmenurut tingkatannya sebagai berikut :
a. Kategori Strategi Perusahaan
- Sistem Informasi
Pengelolaan Sumber daya b. Urusan Operasional
- Sistem Informasi Otomotif Operasional c. Bidang Potensi Tinggi
- Sistem Informasi Pengolahan Kelapa Sawit d. Dukungan Perusahaan
9. Rencana Rancangan Struktur Teknologi
Rancangan Teknologi yang nantikan akan dipergunakan dalam integrasi sistem pengelolaan secara enterprise meliputi beberapa hal seperti dalam diagram berikut :
Dari bagan tersebut terlihat bahwa masing – masing anak perusahaan memiliki sistem informasi tersendiri yang dikelola di masing – masing anak perusahaan. Kemudian dari tiap sistem informasi tersebut memiliki databases tersendiri yang ter manajemen secara terpisah dari sistem pusat.
Ke integrasian sistem diambil dari satu point entitas utama yakni
laporan yang terletak pada bagian akhir masing – masing sistem. Kemudian laporan – laporan dari masing – masing sistem saling terhubung satu sama lain kedalam sistem utama yaitu manajemen
pengelolaan dan sumber daya PT. TGN.
Komponen atau perangkat perancangan teknologi ini memerlukan beberapa spesifikasi yang tidak terlau sulit, diantaranya:
a. Untuk membuat server terpusat, maka diperlukan perangkatdengan spesifikasi - Processor minimal Core i3 sandy bridge
- Harddisk Drive kapasitas 1 Terabyte atau sesuai
kebutuhan data - RAM 4 GB
- Sistem Operasi Kuat. b. Sedangkan untuk
operasional tempat kerja
mungkin hanya
memerlukan :
- Processor Cor i3 standar Master Manajemen Pengelolaan
Sumber daya dan Keuangan PT. TGN Laporan Aktiva Laba Rugi
Pengolahan Kelapa Sawit
Laporan Aktiva Keuangan dan Perkembangan Sekolah
Laporan Prestasi Pencapaian Manajemen dan Keuangan Kampus
Laporan Aktiva Rumah Sakit
- HDD sesuai kebutuhan kerja
- RAM 2 GB
- Sistem Operasi Windows Dari keseluruhan konsep perancangan sistem informasi yang terintegrasi sangat diperlukan adanya perencanaa yang matang
dan dengan disertai alur kerja (roadmap) pengerjaan infrastruktur sistem informasi agar proses pengembangan berjalan dengan baik dan ter kontrol.
Maka untuk itu diharapkan pada proses pengembangannya nanti untuk dapat mengurutkan bagian pengembangan yang lebih dulu dikerjakan dan bagian – bagian pendukung lainnya.
10.Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Rancangan Susunan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang meliputi sub – sub bagian data diantaranya Sistem Informasi
Manajemen Pengelolaan Kelapa Sawit, Sistem Informasi Sekolah untuk
Yayasan Pendidikan GNT, Sistem Informasi Akademin untuk Perguruan Tinggi NGT, Sistem Informasi Rumah Sakit GTN, Sistem Informasi Otomotif TGN dan sebuah Master data Sistem
Informasi Pengelolaan Manajemen Keuangan dan Sumber Daya PT. TGN. Pengembangan aplikasi meliputi kategori aplikasi pengelolaan Industri Kelapa Sawit, aplikasi Manajemen Sekolah, aplikasi Manajemen Kampus, aplikasi Manajemen Rumah Sakit,
serta aplikasi Otomotif Manajemen Kendaraan Operasional.
Saran
Saran – saran yang diperlukan untuk pengembangan ini ialah hendaknya segera dibuat dan dilaksanakan perencanaan disertai dengan perancangan pen gembangan aplikasi pada PT.TGN agar perkembangan perusahaan dapat segera termaksimalkan dengan efektif dan efisien.
11.Daftar Pustaka
[1] Sutanta, Edhy., 2003, Sistem Informasi Manajemen,
Graha Ilmu, Yogyakarta
[2] Dhewanto, W, Falahah., 2007, ERP (Enterprise Resource
Planning) Menyelaraskan
Teknologi Informasi dengan
Strategi Bisnis, Informatika,
[3] Spewak Steven H.,Enterprise Architecture Planning, John
Wiley & Sons Inc, New York, 1992.
[4] Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer, Volume 3, Nomor 1, Januari
2017.,Kurniawan, Lusi,
Christianm,
Datya,2017.Perancangan
Sistem Informasi ERP
untuk Manajemen dan
Inventori Apotek Kharisma
F arma
Denpasar.Universitas
Dhyana Pura, Badung, Bali [5] Setiawati.E, Wibowo, Yulia. Jurnal Perancangan Sistem
Informasi Enterprise Architecture
PT.ABC.Universitas Kristen Petra,
Surabaya.
[6] McFarlan F.Warren and James L.
McKenney,CorporateInformation Systems Management, Richard D.
Irwin Inc, Illinois, 1983
