SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRAS (1)

(1)

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENANGANAN PENGADUAN KORBAN KEKERASAN

TERHADAP PEREMPUAN DAN ANAK-ANAK 1. Latar Belakang

Kementrian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak telah menetapkan Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 01 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Bidang Layanan Terpadu bagi Perempuan dan Anak Korban Kekerasan. SPM adalah tolok ukur kinerja Pemerintah dalam memberikan pelayanan terpadu bagi Perempuan dan Anak Korban Kekerasan. Untuk lebih memudahkan penerapan SPM, maka diperlukan Prosedur Standar Operasional (PSO). PSO tersebut menggunakan pendekatan dan berorientasi pada pemenuhan hak-hak perempuan dan anak korban kekerasan atas pelayanan yang harus dilakukan oleh negara. Pelayanan tersebut meliputi 5 (lima) jenis pelayanan, yaitu:

 Penanganan Pengaduan;

 Pelayanan Kesehatan;

 Rehabilitasi Sosial;

 Penegakan dan Bantuan Hukum.

Dalam konteks penanganan korban perempuan dan anak, PSO ini menganut prinsip-prinsip HAM, kesetaraan gender, dan kepentingan terbaik untuk anak.

Sasaran PSO adalah:

 Kepala daerah dan jajarannya di setiap tingkatan wilayah sebagai pihak yang

bertanggung jawab untuk menyediakan layanan bagi perempuan dan anak korban kekerasan; dan

(2)

Berikut adalah diagram alur pelayanan terhadap perempuan dan anak korban kekerasan:

2. Analisis Sistem (System Analysis)

Preliminary investigation merupakan tahap persiapan, dimana pada tahapan ini

dilakukan survey / investigasi ke lapangan atau objek penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan.

2.1 Sasaran Sistem yang Dibutuhkan

Sasaran dari sistem ini adalah untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan serta permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan. Sistem yang akan dikembangkan merupakan sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang berfungsi untuk menangani proses pengelolaan data penanganan pengaduan korban kekerasan terhadap perempuan dan anak-anak. Adapun sasaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

(3)

b. Menyediakan laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan yang terjadi di lembaga pemerintah Bidang Layanan Terpadu bagi Perempuan dan Anak Korban Kekerasan

khususnya tentang laporan perempuan dan anak korban kekerasan dengan cepat dan akurat.

2.2 Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup dari Sistem Pengelolaan data penanganan pengaduan perempuan dan anak korban kekerasan ini meliputi :

 Kepala Lembaga/Dinas yang terkait dan jajarannya di setiap tingkatan wilayah sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk menyediakan layanan bagi perempuan dan anak korban kekerasan

 Bagian Administrasi merupakan petugas yang menangani pendaftaran / registrasi, dan pembuatan laporan perempuan dan anak korban kekerasan

 Bagian Pendaftaran Umum merupakan entitas yang ada diluar sistem tapi terlibat dalam sistem karena bagian pendaftaran memberikan input kepada sistem yang berupa data perempuan dan anak korban kekerasan

 Bagian Pemeriksaan merupakan bagian yang menangani pemeriksaan seperti

pemeriksaan psikologis / medis korban kekerasan kemudian hasil tes di catat pada rekam medik, setelah dilakukan pemeriksaan di lanjutkan penempatan korban kekerasan akan mendapatkan pelayanan (Pelayanan Kesehatan, Pelayanan Rehabilitasi sosial, Pelayanan Penegakan Hukum)

 Dokter merupakan bagian yang menangani di pelayanan kesehatan

 Terapis merupakan bagian yang menangani di pelayanan rehabilitasi sosial

 Badan hukum merupakan bagian yang menangani di pelayanan penegakan hukum

 Korban merupakan perempuan dan anak-anak korban kekerasan

(4)

(5)

3. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan bagian dari data flow diagram, yang terdiri dari satu proses, dimana proses ini mewakili dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input / output antara sistem dengan lingkungan luarnya (external entity) (Kristanto, 2003).

Pada Sistem Pengelolaan Data perempuan dan anak korban kekerasan, terdapat 4 entitas luar (external entity):

1. Korban

2. Bagian Pendaftaran umum

3. Bagian Pemeriksaan

4. Kepala Lembaga

5. Dokter

6. Terapis

7. Badan Hukum

Adapun diagram konteks Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi penanganan pengaduan korban kekerasan terhadap perempuan dan anak-anak adalah sebagai berikut:

data korban

Data korban bukti pendaftaran

data pemeriksaan dan rujukan

bukti pendaftaran

laporan data korban

laporan pemeriksaan data pemeriksaan

data pemeriksaan

data pemeriksaan SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENANGANAN PENGADUAN

KORBAN KEKERASAN TERHADAP PEREMPUAN

DAN ANAK-ANAK

Korban Kekerasan Bagian pendaftaran

umum

(6)

3.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

data calon korban

data calon korbanbukti pendaftaran

data korban

bukti pendaftaran

pemeriksaan korban data pemeriksaan awal

data pemeriksaan

data korban

data pemeriksaan Dokter

resep data diagnosa

data pemeriksaan awal data pemeriksaan awal

data rehabilitasi

data diagnosa

data rekam medis

data terapi

Bagian pendaftaran umum

hukum berita acara

Gambar 3 Level 0 DFD Sistem Yang Sedang Berjalan

DFD level 0 ini terdiri dari 5 proses yaitu :

1. Proses 1 Registrasi

Proses ini dilakukan oleh bagian pendaftaran umum, pada proses ini petugas mencatat data pasien ke dalam buku induk

2. Proses 2 Pemeriksaan

Proses ini dilakukan oleh bagian pemeriksaan, dimana bagian pemeriksaan memeriksa dan mencatat keluhan korban kemudian dicatatkan sebagai data pemeriksaan awal 3. Proses 3 Diagnosa Dokter

Proses ini dilakukan oleh dokter, diman adokter melakukan diagnosa kepada korban kemudian mencatat hasil diagnosa ke dalam rekam medis

4. Proses 4 Pelaksanaan Rehabilitasi

Merupakan kegiatan terapi yang dilakukan oleh korban, terapis akan memberikan terapi berdasarkan hasil diagnosa dokter yag ada pada rekam medis.

5. Proses 5 Pemeriksaan Hukum

Merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan korban bilaman korban memerlukan bantuan hukum sesuai dengan data pemeriksaan

(7)

Proses untuk menuliskan lapora data korban dan data pemeriksaan yang kemudian diberikan ke bagian kepala lembaga pelayanan

3.2 Data Flow Diagram Level 1 Proses Registrasi

data calon korban

bukti pendaftaran

data korban

data korban data pemeriksaan

data korban

data baru

data pemeriksaan

data pemeriksaan awal 1.1

catat data korban Korban

buku induk

Bagian pemeriksaan

pemeriksaan 1.2

pencocokan data

1.3 cari data

1.4 Catat data baru

1.5 catat pemeriksaan

awal pemeriksaan

Gamabar 4 DFD Level 1 Proses Registrasi Pelayanan

(8)

data diagnosa

data pemeriksaan awal

data diagnosa data dokter

data diagnosa data obat

Dokter

resep

3.1 catat diagnosa

data pemeriksaan rekam medis

3.2 Buat Resep

Gambar 5 DFD Level1 Proses Diagnosa Dokter

3.4 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

data korban data pemeriksaan

data pemeriksaan

laporan data pemeriksaan laporan data korban

buku induk

6.1 membuat laporan data

korban

6.2 membuat laporan data

pemeriksaan berita acara

data terapi

rekam medis

Kepala Lembaga

Gambar 6 DFD Level 1 Proses pembuatan laporan

(9)

Dari sistem pengelolaan data perempuan dan anak korban kekerasan yang sedang berjalan masih terdapat beberapa permasalahan. Adapun permasalahan tersebut.

a. Media yang digunakan untuk pengarsipan data masih berupa kertas (Buku Induk), sehingga proses pencarian data korban ketika berkunjung memerlukan waktu yang cukup lama.

b. Belum adanya fasilitas update data yang baik, sehingga setiap kali korban datang, data kunjungannya selalu ditulis ulang.

c. Data korban ditulis berulang-ulang setiap kali membuat laporan

d. Data pemeriksaan korban disediakan dan disimpan di tempat terpisah sehingga ketika pihak lembaga membutuhkan data korban dari data pemeriksaan tersebut memerlukan waktu yang lama.

5. Sistem Yang Diusulkan

(10)

(11)

Adapun deskripsi proses pengolahan administrasi korban kekerasan yang diusulkan adalah sebagai berikut :

 Korban datang ke bagian pendaftaran umum untuk melakukan proses pendaftaran, setelah proses pendaftaran korban yang akan mendapatkan kartu pendaftaran, setelah proses pendaftaran korban akan mendapatkan kartu identitas pendaftaran, tanda bukti pendaftaran.

 Korban menuju ke bagian pemeriksaan dengan membawa bukti pendaftaran yang di dapat dari pendaftaran umum

 Korban menyerahkan tanda bukti pendaftaran ke petugas pemeriksaan, jika korban tersebut pertama kali datang ke pemeriksaan, petugas akan memasukan data korban kedalam database, tetapi jika korban tersebut pernah diperiksa maka petugas akan melakukan pencarian data korban tersebut dan menanyakan keluhan pada korban sebagai data pemeriksaan awal kemudian petugas akan melakukan update data  Korban menuju dokter , dokter akan melakukan pencarian data korban, dokter akan

mengakses data pemeriksaan awal korban tersebut untuk selanjutnya dokter

melakukan diagnosa, dokter akan memasukan data diagnosa dan data dokter kedalam database

 Korban menuju pelaksana terapi di tempat rehabilitasi, korban akan menunjukkan bukti pendaftaran, terapis akan melakukan pencarian data korban berdasarkan no ID_Pendaftaran, terapis akan mengakses diagnosa dokter untuk kemudian menunjukan jenis terapi apa yang harus dilakukan korban

 Korban menuju badan hukum, korban akan menunjukan bukti pendaftaran, petugas akan melakukan pencarian data untuk mendukung proses hukum dan pembuatan berita acara.

 Selanjutnya korban kembali ke bagian administrasi untuk proses pemulangan

 Petugas akan membuatkan laporan-laporan yaitu laporan data korban dan laporan data pemeriksaan.

(12)

Data korban bukti pendaftaran

data pemeriksaan

laporan data korban

laporan pemeriksaan data diagnosa

data rehabilitasi

data berita acara SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENANGANAN PENGADUAN

KORBAN KEKERASAN TERHADAP PEREMPUAN

DAN ANAK-ANAK

Korban Kekerasan Bagian pendaftaran

umum

Bagian Pemeriksaan

Kepala Lembaga Dokter

Terapis

Badan Hukum

Gambar 8 Diagram Konteks

6.1 DFD Level 0

Pada sistem informasi pengelolaan administrasi pelayanan korban kekerasan terhadap perempuan dan anak-anak ini terdapat lima 6 proses yaitu :

 Proses Registrasi  Proses Pemeriksaan  Proses Diagnosa Dokter

(13)

data calon korban

data korban update

data korban data korban

data dokter

diagnosa dokter diagnosa dokter

data pemeriksaan awal data pemeriksaan awal

data diagnosa

dt pelaksanaan rehabilitasi dta terapis

data pemeriksaan dt petugas hukum

dt dokter dt diagnosa

dt terapis dt rehabilitasi

dt petugas hukum dt berita acara

data pemeriksaan

dt berita acara dt petugas

hukum

(14)

6.2 DFD Level 1 Proses Registrasi

data calon korban

bukti pendaftaran data korban

data korban

data korban data korban

(current)

data korban edit

data korban update 1.1

Entry Data Bagian pendaftaran

umum

dt korban Korban

1.2 Cari 1.3

Edit Data

1.4 Update Data

Gambar 10 DFD Level 1 Proses Registrasi

Proses Registrasi di dekomposisi menjadi 4 proses. Adapun proses-proses tersebut adalah :

 Proses Entry Data Korban

Merupakan proses memasukan data korban kedalam database  Proses Cari

Merupakan proses untuk melakukan pencarian data korban ke dalam database  Proses Edit

Merupakan proses untuk merubah data korban, biasanya dat ayang dirubah ketika korba melakukan kunjungan adalah tanggal dan pemeriksaan awal

 Proses Update data

Merupakan proses untuk mengubah data korban yang terdahulu dengan data korban yang terbaru (update), biasanya dilakukan pada korban yang melakukan pengobatan ulang (korban lama)

(15)

data korban _{data korban}

data korban

data pemeriksaan data pemeriksaan awal

2.1 Cari Data

Bagian Pemeriksaan dt korban

dt pemeriksaan

2.2 Tampilkan Data

2.3 Entry Data

Gambar 11 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan

Proses Pemeriksaan didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses tersebut adalah :

 Proses Cari Data

Merupakan proses yang dilakukan bidang pemeriksa untuk mencari data korban. pemeriksa akan mengakses data korban dari database yang sebelumnya diinputkan.  Proses Menampilkan Data

Setelah proses pencarian berhasil, maka pemeriksa akan menampilkan data korban  Proses Entry dan Diagnosa

(16)

6.4 DFD Level 1 Proses Diagnosa dokter

data korban

data diagnosa data diagnosa

data korban

data dokter data dokter data diagnosa

data diagnosa _Dokter 3.3

Entry Data

dt dokter

dt diagnosa 3.1

Cari Data

dt korban

3.2 Tampilkan Data

Gambar 11 DFD Level 1 Proses Diagnosa dokter

Proses diagnosa dokter didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses proses tersebut adalah :

Merupakan proses yang dilakukan dokter untuk mencari data korban. Dokter akan mengakses data diagnosa awal dari database yang sebelumnya diinputkan, data diagnosa awal biasanya dijadikan acuan oleh dokter untuk diagnosa lebih lanjut

 Proses Menampilkan Data

Setelah proses pencarian berhasil, maka dokter akan menampilkan data korban dan data diagnosa awal korban

 Proses Entry dan Diagnosa

Pada proses ini dokter akan memasukan data hasil diagnosa dan data dirinya ke dalam database

(17)

data diagnosa

data korban

data diagnosa data korban

data terapis

data terapi

dt pelaksanaan terapi

terapis 4.3

Entry Data

dt terapis dt korban 4.1

Cari Data

dt diagnosa

4.2 Tampilkan Data

dt rehabilitasi

Gambar 12 DFD Level 1 Proses Pelaksanaan Rehabilitasi

Proses pelaksanaan rehabilitasi didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses tersebut adalah :

Merupakan proses yang dilakukan terapis untuk mencari data korban. Terapis akan mengakses data diagnosa dari database yang sebelumnya diinputkan, data diagnosa biasanya dijadikan acuan oleh terapis untuk diagnosa lebih lanjut

Setelah proses pencarian berhasil, maka terapis akan menampilkan data korban dan data diagnosa korban dan menentukan terapi apa yang sesuai dengan hasil diagnosa dokter.

Pada proses ini terapis akan memasukan data hasil terapis dan data dirinya ke dalam database

(18)

data diagnosa data korban

data petugas hukum

data pemeriksaan

dt berita acara

badan hukum 5.3

Entry Data

dt petugas hukum

dt korban 5.1

Cari Data

dt diagnosa

5.2 Tampilkan Data

dt berita acara

Gambar 13 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan BAP

Proses Pemeriksaan BAP didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses tersebut adalah :

Merupakan proses yang dilakukan petugas hukum untuk mencari data korban. petugas hukum akan mengakses data diagnosa dari database yang sebelumnya diinputkan, data diagnosa biasanya dijadikan acuan oleh petugas hukum untuk proses hukum lebih lanjut

Setelah proses pencarian berhasil, maka petugas hukum akan menampilkan data korban dan data diagnosa korban dan menentukan proses hukum lebih lanjut

(19)

6.7 DFD Level 1 Proses Pelaporan

data berita acara data diagnosa

data rehabilitasi

data korban

laporan pemeriksaan laporan data korban data pemeriksaan

6.1 cetak data

korban

kepala lembaga 6.2

buat lap pemeriksaan

6.3 cetak pemeriksaan dt pemeriksaan