1. PENGENALAN
Latihan adalah suatu proses memperolehi dan memperbaiki kemahiran, pengetahuan
dan sikap yang diperlukan untuk rnempertingkatkan prestasi kerja dalam organisasi. Ia juga
rnerupakan suatu pelaburan yang dibiayai oleh organisasi itu sendiri. Walaupun latihan
mempunyai pelbagai bentuk namun matlamatnya tetap sama iaitu untuk rneningkatkan
kebolehan rnelakukan tugas serta memperbaiki prestasi kerja. Untuk melaksanakan sesuatu
program latihan setiap organisasi perlu menyediakan peruntukan kewangan yang tinggi untuk
tujuan tersebut. Memandangkan tingginya kos pengendalian sesuatu latihan, setiap organisasi
sentiasa mengambil berat tentang keberkesanan pelaksanaan latihan. Perkara tersebut sering
dikaitkan dengan program-program latihan yang dijalankan dan ia juga dapat memberi
pulangan yang bakal diterima oleh organisasi setimpal dengan hasil program latihan tersebut.
Pasukan Polis Diraja Malaysia (PDRM) merupakan salah sebuah organisasi yang
tertua di Malaysia yang telah mencapai usia 198 tahun dalam memberi perkhidmatan kepada
masyarakat. Pasukan ini merupakan satu organisasi keselamatan dan penguatkuasaan
undang-undang yang menjaga keamanan di dalam negara yang melibatkan semua kes-kes jenayah
lalu lintas, narkotik, mengumpul maklumat risikan dan menjaga keselamatan perairan atau
sempadan negara. Ia berkembang seiring dengan pembangunan negara dengan memberi
berbagai bentuk perkhidmatan khususnya dalam menentukan keamanan dan keselamatan
negara.
Walaupun telah banyak memberi khidmat dan jasa kepada negara dan bangsa serta
mendapat pujian dari pelbagai pihak, namun masih terdapat beberapa kelemahan yang sering
diperkatakan oleh masyarakat. Kelemahan ini berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab
serta imej pasukan. Usaha gigih sememangnya sentiasa dijalankan oleh pucuk pimpinan dan
dalam pasukan. Usaha dilakukan untuk membaiki segala bentuk salah laku atau
ketidakcekapan anggota dan pegawai kearah mewujudkan perkhidmatan yang terbaik kepada
orang ramai.
Berdasarkan kepada beberapa andaian yang dikemukakan, didapati salah satu cara
untuk mengatasi kelemahan tersebut ialah dengan melalui pendekatan latihan berterusan.
Dalam masa yang sama, peningkatan prestasi dapat dicapai sekiranya pekerja berkemahiran,
berpengetahuan dan berkomitmen untuk menjadikan organisasi tempat kerja cemerlang. Oleh
itu setiap latihan yang dirancang, dianggap sebagai suatu perkara yang penting untuk
penyelesaian masalah dalam organisasi.
Bagi meningkatkan prestasi dan perubahan perlakuan dalam organisasi, rekabentuk
latihan yang terbaik diperlukan. Sehubungan itu, untuk memastikan sesuatu program latihan
memberi manfaat kepada organisasi, ia perlu dinilai terutamanya terhadap keberkesanan dan
hubungannya dengan prestasi kerja. Keperluan latihan di sini merujuk kepada bentuk-bentuk
latihan dari aspek pengetahuan, kemahiran pegawai dan anggota sejajar dengan
perkembangan semasa dan bentuk latihan yang dapat mengubah sikap pegawai dan anggota
yang bertugas dengan PDRM.
Justeru itu, organisasi PDRM memerlukan satu perancangan pengurusan yang
sistematik dan berterusan untuk mengendalikan latihan berasaskan fungsi latihan itu sendiri.
Ia juga perlu mempertingkatkan lagi tahap pengetahuan dan kemahiran dalam membina
kurikulum dan objektif latihan yang dapat memenuhi keperluan semasa dan kehadapan.
Program latihan dan peningkatan kerja kakitangan PDRM sentiasa dikaji agar latihan tersebut
sejajar mengikut arus pembangunan organisasi dalam melahirkan warga kakitangan yang
2. KEPERLUAN LATIHAN DALAM ORGANISASI
Pembaikan prestasi boleh dicapai melalui pekerja yang berpengetahuan, berkemahiran
dan berkomitmen untuk menjadikan organisasi tempat kerja mereka berjaya. Kebanyakkan
pekerja ingin menjalankan tugas sebaik mungkin, tetapi kerana mereka tidak mempunyai
kemahiran yang diperlukan akibat daripada teknologi yang sentiasa berubah dan proses
operasi yang baru sentiasa diperkenalkan, maka masalah sering timbul. Sesetengah pekerja
mengalu-alukan inovasi dan cara baru melakukan sesuatu pekerjaan, namun tidak kurang
juga yang membantah dan mahu mengekalkan sesuatu keadaan.
Contoh yang boleh kita bincangkan, iaitu seorang pengurus yang cekap dalam
menguruskan pentadbiran organisasinya sehingga memperkenalkan sistem pengurusan
komputer terbaik ditempatnya. Dalam masa yang sama, beliau tidak mahu mempelajari
sesuatu sistem komputer yang sentiasa berubah-ubah menyebabkan setiap kali sesi latihan
dijadualkan, beliau sentiasa memberi alasan supaya tidak perlu hadir latihan tersebut. Beliau
juga merasakan jaminan pekerjaannya kian terancam kerana banyak urusan pentadbiran
diambilalih oleh komputer. Masalah tersebut telah dikenalpasti dan program latihan perlu
diberi kepada pengurus tersebut agar pengetahuan beliau dapat dipertingkatkan. Kekurangan
latihan, kemahiran dan pengetahuan untuk mengurus juga memberi kesan kepada prestasi
pekerja sepertimana kesan perubahan teknologi masakini .
Kebanyakkan pengurusan peringkat tinggi kurang mahir dalam mengendalikan
komputer, tetapi perkara tersebut tidak dihebahkan kerana bimbang ia akan memberi persepsi
buruk kepada organisasi. Setiap organisasi pasti akan berhadapan dengan masalah tersebut
dan seringkali mendatangkan masalah kepada organisasi. Oleh yang demikian, latihan yang
berterusan dan sistematik mengikut keperluan sentiasa diperlukan, dan ia akan berubah-ubah
a) Warga kerja harus diberi latihan secara berterusan agar ilmu pengetahuan
dapat diterapkan dan ia boleh bertahan dalam menghadapi saingan global. b) Setiap warga kerja harus dilatih mengenai kemahiran penyelesaian masalah
dan kualiti supaya mereka diperkasakan dalam menghadapi
perubahan-perubahan yang sering berlaku.
3. KEBERKESANAN LATIHAN DALAM ORGANISASI
Keberkesanan latihan merujuk kepada keadaan di mana pelatih telah mencapai
matlamat yang dirancang dan dalam masa yang sama ia mencapai objektif latihan tersebut.
Dalam konteks tugasan ini, keberkesanan latihan boleh dikategorikan sebagai kejayaan yang
dicapai oleh pekerja dalam program latihan yang telah dihadiri oleh mereka. Keberkesanan
ini dapat dilihat apabila pekerja itu mampu untuk mengaplikasikan kemahiran, ilmu
pengetahuan dan sikap positif yang diperolehi semasa program latihan dijalankan.
Mengikut dasar latihan sumber manusia sektor awam mendefinisikan latihan sebagai
proses pemindahan ilmu pengetahuan dan disiplin bagi menambah pengetahuan dan
kemahiran serta untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini
termasuk sesi pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan program mentoring
atau yang seumpama dengannya yang menyumbang kepada pembangunan individu dan
kecemerlangan organisasi tersebut. Wexley&Latham (2002) dan Ibrahim Mamat (2006) pula
telah mendefinisikan latihan dalam organisasi sebagai satu proses pembelajaran yang disusun
untuk merubah sikap, mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran kakitangan agar
prestasi kerja mereka dapat dikembangkan.
Latihan juga boleh dirujuk sebagai satu usaha yang dirancang oleh sesebuah
organisasi untuk memudahkan pembelajaran pekerja berkaitan dengan kompetensi.
Kompetensi ini termasuklah pengetahuan, kemahiran atau tingkahlaku yang penting dalam
merujuk latihan sebagai satu proses pembelajaran atau penguasaan kemahiran, pengetahuan
dan sikap dalam rangka meningkatkan prestasi pada sesebuah tugasan yang diberi.
Namun, latihan, pendidikan dan pembangunan merupakan tiga konsep berbeza tetapi
mempunyai banyak persamaan. Pendidikan merupakan persediaan pelatih dengan cara
mempelajari sesuatu yang berkait dengan kerjayanya untuk masa hadapan atau pembangunan
individu. Manakala pembangunan pula ialah sebarang aktiviti pembelajaran yang bertujuan
membangunkan organisasi (Ibrahim Mamat, 2006).
Bersesuaian dengan Program Transformasi Kerajaan untuk membuat perubahan
radikal dalam sistem pentadbiran sektor awam. Merujuk kepada Salleh & Hassan (1990),
teknologi-teknologi baru yang diterima pakai hendaklah bersesuaian dengan keadaan,
keperluan dan aspirasi negara terutamanya dalam sistem pentadbiran negara. Justeru, sesuatu
teknologi yang digunapakai untuk meningkatkan prestasi dan kreativiti sektor awam perlu
bersesuaian dengan budaya dan mampu menghadapi cabaran masa hadapan. Ini telah
menyebabkan perubahan dalam program latihan dan pembangunan diri daripada sistem
tradisional kepada sistem berteknologi tinggi dengan menggunakan teknologi sebagai
perantara iaitu latihan berasaskan teknologi. Secara umumnya, kepesatan teknologi masa kini
juga telah menyaksikan pembangunan teknologi perkomputeran dalam merubah kaedah
latihan kepada latihan berasaskan teknologi.
4. LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN ORGANISASI PDRM
Dasar utama PDRM menurut Seksyen 3 (3) Akta Polis 1967 telah menggariskan
perkara berikut dan ia merupakan kewajipan asasi bagi semua pegawai polis PDRM demi
menjaga kedaulatan negara dan kesejahteraan masyarakat dan kewibawaan pasukan iaitu :
2) Mengekalkan Keamanan dan Keselamatan Malaysia.
3) Mencegah dan Mengesan Penjenayah.
4) Menangkap dan Mendakwa Pesalah-Pesalah dan
5) Mengumpul Risikan Keselamatan.
Menurut Seksyen 20 Akta Polis 1967 pula menyenaraikan tugas-tugas anggota PDRM
adalah seperti
berikut:-1) Menangkap semua orang yang dia diberi kuasa oleh undang-undang untuk
ditangkap.
2) Memproses risikan keselamatan.
3) Menjalankan pendakwaan.
4) Memberi bantuan dalam melaksanakan mana-mana undang-undang.
5) Berhubungan dengan hasil, eksesais, kebersihan, kuarantin, imigresen dan
pendaftaran.
6) Memberi bantuan dalam mengekalkan ketenteraman di pelabuhan dan
lapangan terbang Malaysia, dan dalam menguatkuasakan peraturan-peraturan
kelautan dan pelabuhan.
7) Melaksanakan saman, sapina, waran, perintah memenjara dan proses-proses
lain yang dikeluarkan dengan sah oleh mana-mana pihak berkuasa yang
kompeten.
9) Melindungi harta yang tidak dituntut atau hilang dan mencari
pemunyanya.
10) Menyita binatang-binatang yang berkeliaran dan menempatkannya
dalam kandang awam.
11) Memberi bantuan dalam melindungi nyawa dan harta.
12) Melindungi harta awam daripada hilang atau rosak dan
13) Menghadiri mahkamah jenayah dan jika diperintah dengan khas,
mahkamah sivil, dan menjaga ketenteraman didalamnya dan mengiring
dan menjaga banduan-banduan dan orang-orang lain yang ada dalam
jagaan polis.
Visi Latihan.
Sehubungan itu visi latihan dalam pasukan lebih menjurus kepada usaha untuk
meningkatkan profesionalisme kepolisan melalui latihan yang berterusan.
Misi Latihan.
Misi latihan dirangka sedemikian rupa bagi melahirkan tenaga manusia yang
berkeupayaan tinggi dan berwibawa bagi memenuhi tuntutan kepolisan moden selaras dengan
dasar pembangunan negara kearah Wawasan 2020 dan Transformasi Nasional 2050.
Strategik Latihan.
Bagi mencapai visi dan misi latihan, strategik latihan menekankan
perkara-perkara berikut :
b) Memberi peluang kepada setiap pegawai kanan, pegawai pangkat rendah dan juga
pegawai awam untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan mereka melalui latihan
yang terancang sekaligus membangunkan diri serta meningkatkan pembangunan organisasi.
Dalam hal ini, program pendidikan tinggi di peringkat diploma, ijazah dan doktor falsafah
dibuka bagi melahirkan tenaga pakar dalam disiplin keilmuan bagi memenuhi keperluan
organisasi.
c) Memfokus latihan kepada penyelesaian masalah semasa dan akan datang bagi
mempersiapkan pasukan menghadapi arus pembangunan dan ledakan teknologi maklumat
dalam dunia tanpa sempadan.
d) Mengutamakan kualiti yang tinggi dalam kursus-kursus yang dijalankan dalam
usaha menyediakan pembelajaran yang berterusan bagi memenuhi keperluan situasi dan
suasana di tempat kerja.
e) Memberi perhatian kepada kawalan dan peningkatan sumber logistik, kewangan,
peralatan, kemudahan-kemudahan serta pembangunan sumber tenaga manusia di bidang
latihan bagi menghadapi cabaran arus perubahan dalam bidang latihan itu sendiri.
f) Bekerjasama dan berkongsi kepakaran dengan agensi-agensi kerajaan dan pihak
swasta dalam bidang penguatkuaasan undang-undang dan latihan bertujuan untuk berkongsi
pengetahuan dan memperluaskan paradigma pemikiran di kalangan pegawai dan staf latihan
kearah menghadapi pelbagai cabaran semasa.
Untuk memenuhi keperluan semasa dan mendatang, latihan akan sentiasa
membekalkan disiplin-disiplin keilmuan kepada semua tenaga manusia dalam pasukan bagi
meningkatkan keberkesanan dan kecekapan mereka. Disiplin keilmuan yang diberikan
1. Perlembagaan dan undang-undang
2. Pengurusan
3. Kemasyarakatan
4. Kepimpinan
5. Komunikasi
6. Pentadbiran
7. Teknikal
Disiplin keilmuan ini diprogramkan dalam semua bentuk dan jenis latihan PDRM iaitu :
Latihan Asas.
Latihan asas wajib dilalui oleh semua pegawai polis. Ia bertujuan untuk
mengorientasikan orang awam yang baru dibawa masuk ke dalam organisasi polis. Latihan
ini amat penting dalam usaha awal pasukan untuk mengsosialisasikan dan seterusnya
menginstitusikan orang awam kepada budaya hidup polis sekaligus menghasilkan individu
polis yang benar-benar “ready for the job”, mempunyai tahap disiplin dan daya ketahanan
mental dan fizikal yang tinggi serta mempunyai nilai-nilai murni dan beretika.
Latihan Kemahiran/Kepakaran.
Latihan ini diberikan kepada anggota yang sedang berkhidmat yang terdiri daripada
semua kategori pangkat. Ia bertujuan untuk mendapatkan pengetahuan dan kepakaran serta
berkait secara langsung dengan tugas bagi menyediakan pegawai dan anggota dengan tugas
baru atau tugas khusus. Contohnya Kursus Pakar Judi, Kursus Penyeliaan dan Kursus
Latihan pembangunan.
Latihan ini juga diberikan kepada anggota yang sedang berkhidmat yang terdiri
daripada semua kategori pangkat. Ia bertujuan untuk mengisi kekurangan pengetahuan teori
dan amali mengenai sesuatu bidang yang diperlukan oleh pasukan. Latihan ini diadakan di
dalam dan di luar negeri bagi mendapatkan sijil, diploma atau ijazah yang diiktiraf.
Contohnya Kursus Diploma Sains Kepolisan, Kursus Diploma Psikologi Kaunseling atau
Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Awam.
Latihan Pemulihan dan Remedial.
Latihan ini diberikan kepada anggota yang sedang berkhidmat yang terdiri daripada
semua kategori pangkat. Ia bersifat pemulihan dan bertujuan untuk memperbetul dan
menyelesaikan masalah pengendalian kerja dari aspek sikap, mental dan fizikal sejajar
dengan kehendak pasukan. Contohnya Kursus Peningkatan Etika PDRM dan Kursus
Kemahiran Kaunseling.
5. DEFINASI ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Kepentingan latihan kepada setiap organisasi tidak dapat kita nafikan. Latihan yang
efektif dan sistematik akan memberi kesan kepada prestasi dan kejayaan sebuah organisasi. Ia
haruslah mengikuti turutan latihan yang bermula dengan analisis keperluan latihan,
merekabentuk latihan, melaksana dan menilai program latihan (Brooks 1995; Goldstein
1993). Bagi memahami keperluan latihan kepada warga kerja organisasi, perbincangan akan
dimulai dengan melihat beberapa definisi iaitu:
• 'keperluan' iaitu merujuk kepada jurang yang wujud antara hasil kerja masa kini
dengan hasil kerja yang diingini. Ia boleh didefinisikan sebagai suatu kekurangan atau
kekurangan dalam pengetahuan asas, sikap dan kemahiran yang menyebabkan pekerja kurang
kecekapan dan mempengaruhi prestasi kerja. Prestasi kerja yang kurang memuaskan akan
menghalang individu yang berpotensi daripada menjalankan tanggungjawab berbeza atau
lebih besar (Convoy 1978). • 'penilaian' iaitu merujuk kepada proses
mengenalpasti keperluan organisasi dan menyusunnya mengikut keutamaan. Pengurus
sentiasa mengejar masa dan sentiasa dalam keadaan terburu-buru. Mereka melaksanakan
penyelesaian yang kadangkala bukan merupakan kaedah intervensi yang sesuai. Kesilapan ini
sudah tentu akan merugikan organisasi itu sendiri. Dalam program latihan, anggaran kos
perbelanjaan adalah tinggi dan kos ini meliputi juga kos yang diakibatkan oleh kehilangan
pengeluaran yang boleh mencecah 90 % daripada kos keseluruhan program (Gilbert 1988).
Kesimpulannya keutamaan keperluan perlu didasarkan kepada berapakah kos yang
terpaksa ditanggung oleh organisasi sekiranya keperluan ini diabaikan berbanding dengan kos
yang terlibat bagi menyelesaikan keperluan dengan mengadakan program latihan.
• 'analisis' pula adalah langkah yang diambil seterusnya selepas 'penilaian' dilakukan
iaitu perlu membuat penyiasatan sebab-sebab dan alasan-alasan bagi keperluan tadi. Langkah
ini adalah perlu supaya intervensi-intervensi yang sesuai boleh dikenalpasti dan pemilihan
akan dilakukan kemudian. Adalah penting untuk mengetahui perbezaan antara 'penilaian' dan
'analisis'. Bagi 'penilaian' ia merupakan pra-syarat sebelum prosedur analisis keperluan
dijalankan. Analisis sering digunakan untuk mengenalpasti beberapa strategi intervensi
seperti latihan, merekabentuk semula tugasan, dan prosedur pengambilan supaya keperluan
tadi dapat dikurangkan atau dihapuskan.
Walau bagaimanapun, kedua-dua istilah boleh disilihgantikan penggunaannya kerana
'penilaian' dan 'analisis' mempunyai tujuan yang sama iaitu memastikan wujud keperluan
6. KONSEP DAN OBJEKTIF KEPERLUAN LATIHAN
Konsep asas keperluan latihan boleh digunakan secara praktik kepada situasi yang
lebih meluas. Contohnya, Seorang pegawai penyiasat mahu menyelesaikan kes jenayah dan
ia perlu mengetahui keperluan yang menjurus kepada maklumat dan penyelesaian kes,
bermula dengan maklumat kemudian bukti atau saksi dan punca berlakunya. Seorang pelakon
akan sentiasa mencari minat dan kemahuan peminat supaya ia sentiasa dapat memenuhi
citarasa peminatnya.
Oleh yang demikian, analisis keperluan adalah explorasi sistematik mengenai jawapan
kepada satu set soalan-soalan yang khusus . Jawapannya amat penting kepada pengurusan
organisasi dan 'trainer' professional. Ia menjawab soalan-soalan seperti:
• Siapa yang perlu belajar dan mempelajari apa?
• Kenapa mereka perlu mempelajarinya?
• Setakat mana perlukan pembelajaran?
Terdapat dua kaedah bagaimana hendak mempelajari keperluan latihan. a) Kaedah pertama adalah pendekatan yang proaktif iaitu seorang
‘instructional designer’ akan menilai sistem dan mencari masalah atau
berpotensi menjadi masalah. Matlamatnya adalah supaya sistem menjadi
lebih efektif dan menghindar masalah daripada timbul pada masa akan
datang.
b) Kaedah yang kedua pula adalah apabila penyelia atau pengurus datang ke
jabatan latihan pengurusan untuk menyelesaikan masalah. Masalah ini
biasanya berkaitan dengan pekerja baru, kenaikan pangkat, pertukaran,
pengurusan harus bertindak segera apabila masalah timbul dan
penyelesaian melalui latihan diperlukan.
Keperluan latihan wujud apabila pekerja kekurangan pengetahuan
atau kemahiran untuk menjalankan tugas dengan memuaskan.
Masalah juga timbul apabila terdapat variasi antara apa yang perlu
dilakukan untuk melaksanakan tugas dengan bagaimana pekerja itu
melaksanakan tugas sebenarnya. Dengan mengambil kira matlamat
dan strategi yang sedia ada, pihak pengurusan akan menimbang
semula kemahiran, pengetahuan dan sikap pekerja dan kemudian
mengenalpasti keperluan latihan mereka.
Ini akan membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan
terhadap maklumat secara berkesan, cekap dan cepat berbanding
dengan sekiranya latihan tidak dijalankan.
Analisis keperluan latihan memberi penekanan kepada keperluan
individu, kumpulan kerja atau keseluruhan tenaga kerja. Individu
memerlukan latihan apabila
i) mula menyertai dan bekerja dalam organisasi.
ii) dipindahkan ke bahagian lain yang berbeza dengan
tugas yang asal.
iii) dikenalpasti mempunyai prestasi kerja yang buruk. Keperluan latihan juga boleh dibezakan kepada tiga jenis iaitu :
• yang dijangkakan, iaitu boleh dikenalpasti oleh mereka yang
berpengalaman.
• timbul daripada pemantauan dan dikenalpasti melalui pemerhatian.
• timbul daripada masalah-masalah yang tidak dijangka sebenarnya ini
adalah tindakbalas kepada masalah tadi.
Oleh yang demikian, analisis keperluan latihan merupakan proses pemikiran yang
sama, dimana maklumat seperti siapa yang perlukan latihan, apa jenis latihan yang
dikehendaki, dan bagaimana penilaian program latihan akan dilaksanakan (Ford and Noe
Objektif analisis keperluan latihan adalah seperti berikut:
• memastikan sumber sampai kepada pihak yang memerlukan dan mereka
diberikan keutamaan secara tepat dan betul.
• menyediakan landasan atau tapak asas dalam mana-mana rancangan
pembangunan yang berkesan.
• membantu individu atau kumpulan mencapai prestasi yang lebih baik dan
memberi sumbangan positif terhadap kepuasan kerja, moral dan motivasi. • menyediakan landasan yang konstruktif untuk meningkatkan prestasi dan
keberkesanan dalam organisasi.
• sebagai satu fungsi semulajadi dalam sistem penilaian prestasi yang
menggalakkan perbincangan mengenai kemahiran yang perlu diperbaiki,
perlu ada dan bagaimana ia boleh diperolehi.
• sebagai suatu proses yang sesuai untuk meningkatkan perkembangan
konsep ‘investors in people’ dalam organisasi .
7. PROSES MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN
Proses mengenalpasti keperluan latihan boleh dilakukan pada beberapa peringkat
dalam organisasi. Contohnya, di peringkat korporat, jabatan, pasukan atau individu, ia
juga boleh dilakukan oleh mana-mana kumpulan tertentu seperti pengurus, penyelia atau
pekerja baru. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan melihat komponen-komponen
seperti pengetahuan, kemahiran dan kecekapan, sikap serta nilai. Ia juga membolehkan
seseorang 'trainer' untuk memilih aktiviti latihan yang sesuai dan membina bagi sesuatu
program.
Terdapat empat langkah dalam mengenalpasti keperluan latihan iaitu :-i. Pengetahuan.
Pengetahuan membawa maksud pemahaman kritis terhadap teori, konsep,
prinsip-prinsip dan isu-isu yang berkaitan dengan pekerjaan peserta latihan serta
applikasi pengetahuan itu kepada situasi spesifik dalam pelaksanaan tugas atau
pengurusan efektif, masalah remaja, teori aksi sosial dan perlakuan manusia.
Pembangunan pengetahuan dalam program latihan akan membolehkan peserta latihan
dapat :
a. membiasakan diri dengan persamaan atau perbezaan dalam
mengintepretasikan berbagai-bagai teori dan konsep yang dikaitkan
dengan topik atau modul tertentu.
b. mendapat kemahiran mengkritik teori, konsep dan prinsip-prinsip yang
dibentangkan semasa sesi latihan dan melihat kaitannya dengan kerja atau
organisasi PDRM.
c. mengembangkan suatu pangkalan data dan kerangka rujukan untuk
menambahkan pengetahuan dalam bidang-bidang berkaitan latihan.
d. membangunkan kebolehan untuk mengenalpasti perkaitan antara
pengetahuan dan perlakuan.
Pengetahuan tidak akan membawa faedah atau nilai sekiranya ia wujud di
minda seseorang dalam bentuk statik atau kekal. Ia memerlukan pemberian makna
dan mesti dalam bentuk aktif supaya ia boleh menjadi asas interaksi yang baik dengan
orang lain serta dapat membantu dan membina reaksi-reaksi kepada beberapa situasi
sebenar. Ia juga dapat mengapplikasikan dalam merancang sesuatu tindakan serta
disebarkan kepada orang lain dan menyumbang kepada pembangunan kerjaya
mereka.
Kesemua ini adalah aspek produktif, dinamik dan tetap berpengetahuan.
Apabila pengetahuan berinteraksi bersama-sama situasi sebenar kehidupan, hasilnya
akan digunakan sebagai panduan tindakan atau reaksi masa hadapan. Inilah yang akan
melahirkan pengalaman.
ii. Kemahiran dan kecekapan.
Kemahiran dan kecekapan dimanifestasikan ke dalam tindakan, sama ada
prestasi sebenar berkaitan dengan pekerjaan atau aspek kehidupan yang lain. Ia
memandu aktiviti dan menjurus kepada output yang jelas dan terbukti hasilnya.
Pengetahuan dikongsi melalui komunikasi verbal atau bertulis. Bagi kemahiran dan
kecekapan pula ia terdapat pada minda dan ia dapat dilihat melalui tindakan dan
tugas-tugas yang telah diselesaikan.
Sekiranya seseorang mempunyai kemahiran dan kecekapan yang diperlukan
untuk melaksanakan kerja, bermakna ia berkeupayaan menjalankan tugas tersebut
secara efisien dan berkesan. Adalah perlu untuk membezakan antara kemahiran fizikal
(teknikal) dengan kemahiran mental. Contohnya, bagaimana cara memandu kereta
perisai atau melakukan operasi-operasi khas dan lain-lain. Aktiviti-akiviti ini
berkaitan dengan pembangunan kemahiran fizikal walaupun dalam melaksanakan
tugas tadi ia masih menggunakan akal untuk berfikir.
Sekiranya seseorang individu mempunyai kemampuan merancang projek atau
membentuk alat untuk menjalankan tugasan atau operasi, maka kamahiran ini boleh
dirujuk sebagai kemahiran mental. Kemahiran mental melibatkan kebolehan untuk
menganalisa situasi atau masalah kemudian mengambil keputusan untuk bertindak.
Proses ini memerlukan seseorang berfikir serta mengambil keputusan dan bertindak
untuk melaksanakan tugas atau aktiviti dengan baik.
Ciri-ciri personal ini amat penting dalam latihan, kerana ia memandu
seseorang untuk berkelakuan dalam situasi tertentu. Sikap dan nilai juga menjadi
relevan dalam situasi latihan, kerana sesetengah nilai dan sikap boleh menghadkan
keberkesanan melaksanakan tugas oleh individu tersebut. Semasa latihan, peserta
membawa bersama-sama mereka pengetahuan dan kecekapan. Peserta juga membawa
kecenderungan personal, pra sangka, sikap dan nilai masing-masing. Tiap-tiap
individu ada cara tersendiri untuk menilai dan membuat interpretasi situasi dan
berkomunikasi dengan orang lain. Tindakbalas mereka terhadap manusia, keadaan
dan masalah kerapkali dipandu oleh sikap dan nilai tersebut.
Oleh itu, sikap akan menentukan bagaimana seseorang berkelakuan dalam
situasi-situasi tertentu. Ciri-ciri personal ini juga mungkin memberi kesan kepada
perhubungan interpersonal dengan rakan sekerja atau penyelia dalam organisasi. Oleh
itu, adalah perlu bagi setiap peserta latihan, peka dengan nilai dan sikap
masing-masing yang akan menentukan kejayaan sesuatu program latihan. Sejauhmana
peranan sikap dan nilai, ia dapat diukur dalam latihan bergantung kepada jenis dan
skop latihan itu.
Bagi sesetengah program pembangunan sahsiah, mungkin akan
memperkenalkan sikap dan nilai yang dikehendaki yang boleh menyumbang kepada
peningkatan mutu kerja dan mengeratkan hubungan antara peserta, rakan sekerja dan
Terdapat 4 grid yang dibentuk berkaitan sikap dan pengetahuan seperti Rajah
Grid 1: Sikap Buruk dan Pengetahuan Rendah
Dalam grid ini latihan tidak mempunyai kesan pada pekerja. Mereka tidak ada
kemahiran kerja dan mereka tidak berminat untuk belajar. Golongan ini merupakan
pasukan pengacau dalam persekitaran latihan.
Grid 2: Sikap Buruk tetapi Berpengetahuan
Latihan boleh membantu golongan dalam grid ini sekiranya mereka
merasakan latihan berguna dalam menghadapi perubahan organisasi. Bagi golongan
ini latihan dianggap sebagai proses motivasi dan pekerja mendapat faedah personal
dan perubahan sikap dijangka akan berlaku.
Grid 3: Sikap Cemerlang dan Berpengetahuan
Situsai ini menyokong prestasi kerja tinggi, individu dalam kumpulan ini telah
mengetahui tugas dan kerja mereka dengan baik . Walau bagaimanapun, ia bukanlah
satu petunjuk telah memperolehi hasil yang baik daripada usaha latihan . Kumpulan
dalam grid ini mesti menerima latihan secara berterusan untuk mencapai
kesinambungan prestasi kerja yang tinggi .
Grid 4: Sikap Cemerlang tetapi Pengetahuan Rendah
Latihan selalunya menjadi asas bagi peningkatan prestasi kerja. Kumpulan ini
mahu belajar dan akan belajar sekiranya mereka diberikan peluang. Disebabkan sikap
mereka yang baik, mereka akan ambil kesempatan untuk meningkatkan prestasi kerja
melalui latihan.
Maklumat atau informasi boleh diperolehi daripada data statistik yang asas,
fakta dan perangkaan yang merupakan sebahagian daripada input latihan. Contohnya
seperti data demografi sesuatu komuniti, skema dan program yang dianjurkan oleh
kerajaan atau bukan kerajaan dan laporan prestasi. Dalam banyak situasi, kombinasi
penyelia dan warga kerja banyak membantu dalam mengenalpasti keperluan latihan
bagi organisasi untuk merangka program dalam memenuhi keperluan tersebut. Walau
siapapun diberi tugas untuk mengenalpasti keperluan latihan, matlamat mesti
diketahui dan soalan-soalan khusus perlu dibangunkan bagi menentukannya,
contohnya:
• Adakah semua orang dalam organisasi mengetahui apakah matlamatnya? • Adakah setiap orang mengetahui peranannya dalam proses mencapai
matlamat?
• Adakah semua orang berusaha untuk mencapai matlamat?
Maklumat ini akan membantu dalam merekabentuk aktiviti latihan yang lebih
produktif dan boleh digunakan sebagai bahan dalam aktiviti semasa proses latihan.
8. LANGKAH-LANGKAH ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Allison Rosett telah menyenaraikan beberapa komponen penting dalam penilaian
keperluan iaitu optimal, sebenar, perasaan, sebab dan penyelesaian (Dick and Carey 1996).
Tujuan penilaian adalah untuk mendapat maklumat mengenai sesuatu komponen supaya
keperluan dan penyelesaian dapat diatasi.
• ‘sebenar’ ialah merujuk kepada status masa kini dan keadaan sekarang.
• ‘optimal’ pula bagaimana situasi itu seharusnya dan bukan menurut persepsi
keperluan atau kehendak. Jika ada perbezaan antara ‘sebenar’ dan ‘optimal’ maka wujud
• Komponen ‘perasaan’ memerlukan perekabentuk untuk mengumpul data-data
tambahan dan informasi lebih mendalam bagi menyatakan bagaimana kesan perasaan
terhadap penguna.
• ‘sebab’ pula diterjemahkan kepada persoalan mengapa? Kerapkali persoalan
mengapa ini adalah akibat daripada kekurangan latihan, persekitaran tempat kerja,
kekurangan insentif atau motivasi.
Terdapat beberapa langkah yang boleh dijalankan bagi menganalisis keperluan
latihan. Langkah ini boleh dibahagikan kepada dua bahagian iaitu:
i. Situasi sekarang - organisasi mestilah rnenentukan keadaan atau tahap
kemahiran, pengetahuan dan kebolehan rnasa kini atau masa hadapan pekerja.
Analisis ini juga harus meliputi matlamat organisasi, keadaan pasaran, kekangan
luaran dan dalaman.
ii. Situasi dikehendaki atau diperlukan - organisasi mestilah mengenalpasti
keadaan perlu dan dikehendaki untuk kejayaan organisasi dan individu.
Adalah penting untuk mengenalpasti tugas-tugas yang perlu ada dan bukan setakat
pemerhatian pada amalan-amalan semasa. Perbezaan atau jurang yang wujud akan memberi
panduan kepada organisasi apakah keperluan atau tujuan dan objektif sesuatu latihan.
Kenalpasti keutamaan dan kepentingan daripada langkah tersebut bolehlah disenaraikan
untuk tujuan:
Seterusnya meneliti senarai tersebut dengan melihat kenyataan, kekangan dan
matlamat organisasi. Keperluan yang dikenalpasti perlu ditangani dan haruslah menyatakan
kepentingannya sama ada ia isu yang mendesak atau tidak, Contohnya :
• Keberkesanan kos- bagaimana kos masalah berbanding dengan kos
menyelesaikan masalah tersebut? Perlu atau tidak untuk melakukan
analisis faedah kos?
• Masalah undang-undang- adakah undang-undang memerlukan organisasi
menyelesaikan masalah?
• Tekanan eksekutif- adakah pegawai atasan menghendaki penyelesaian? • Populasi- adakah ramai yang terlibat atau adakah orang-orang penting
dalam organisasi terlibat?
• Pelanggan- apakah pengaruh daripada spesifikasi dan jangkaan pelanggan?
Sekiranya keperluan kita rendah dari segi kepentingan maka adalah lebih
berfaedah sekiranya masalah lain dalam organisasi di beri perhatian.
Setelah menentukan keutamaan dan memfokus kepada keperluan kritikal organisasi
dan individu, organisasi juga harus mengenalpasti bidang masalah secara spesifik dan
peluang-peluang yang wujud dalam organisasi. Walau bagaimanapun sekiranya organisasi
pentingkan pembangunan pekerja, latihan merupakan laluan yang dapat merangsang dan
memajukan pekerja dan sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan tugas dengan baik, maka
latihan adalah jawapan kepada masalah pekerja itu sendiri.
9. MELAKSANAKAN ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Langkah melaksanakan dalam proses latihan adalah membuat analisis keperluan
latihan. Langkah ini kadangkala dilupakan terutama sekiranya jangkamasa untuk
boleh menimbulkan masalah dalam jangkamasa panjang. Sumber yang ada mungkin
dibazirkan sekiranya latihan tidak efektif atau tidak diperlukan.
Tujuan analisis keperluan adalah untuk menilai apa yang dilakukan sekarang dan
menyarankan atau membuat keputusan apa yang perlu dilakukan pada masa hadapan. Apabila
penilaian telah selesai dibuat, organisasi akan mempunyai asas untuk pembuatan keputusan di
masa hadapan termasuk apakah kandungan dan jenis yang akan digunapakai, siapa yang akan
mengambil bahagian dalam latihan, berapa jangkamasa yang diperlukan dan bagaimana
hendak menilai atau mengukur hasil latihan tersebut.
Dalam membuat analisis keperluan latihan, banyak pendekatan boleh digunakan.
Namun pendekatan yang baik hendaklah disesuaikan dengan situasi. Cadangan-cadangan
berikut boleh dijadikan panduan untuk mengurus tugas analisis keperluan latihan:
Pengawasan.
Pengawasan adalah aktiviti yang harus dilakukan secara berterusan ia bukan
hanya apabila hendak membuat persediaan untuk analisis keperluan latihan. Teknik ini
memerlukan seseorang itu sentiasa mempunyai informasi mengenai isu-isu semasa di
semua peringkat dalam organisasi. Untuk membolehkan gambaran meluas tersebut
diperolehi, maka perlulah diketahui data atau maklumat penting dalam organisasi.
Contohnya matlamat dan objektif jangkamasa panjang organisasi serta membiasakan diri
mengenai tatacara interaksi antara jabatan.
Kemudian perhubungan dengan semua bahagian hendaklah diperkembangkan
dan dipelbagai dalam organisasi supaya sikap dan pendapat pekerja lain diketahui.
mungkin diperolehi sekiranya hanya berbincang dengan pihak atasan. Akhirnya, hendaklah
sentiasa mengikut perkembangan semasa polisi, piawai dan ‘trend’ semasa.
Penyiasatan.
Teknik ini juga menjadi keperluan apabila diminta oleh pihak pengurusan
untuk mengendalikan program latihan atau menjangkakan ada keperluan untuk latihan.
Dengan menggunakan data dan maklumat yang perolehi semasa diperingkat pengawasan
haruslah menyiasat lebih lanjut lagi mengenai isu pemasalahaan yang dihadapi untuk
mengesahkan bahawa latihan adalah satu jalan penyelesaian. Beberapa teknik yang boleh
membantu penyiasatan adalah melalui pemerhatian, temubual, soalselidik, diari, sample tugas
kerja, penilaian prestasi, dan ujian psikologi.
Analisis.
Langkah terakhir dalam membuat analisis keperluan latihan ialah menganalisa
data dan maklumat yang telah dikumpulkan. Analisis merupakan satu proses kreatif yang
memerlukan pemahaman data, menyatakan mana bahagian yang relevan, buat kesimpulan
dan menyediakan laporan dan dokumen mengenai penemuan. Laporan ini harus
mengandungi butir-butir khusus seperti jenis latihan yang perlu atau bagaimana hendak
melaksanakannya.
10. KESIMPULAN
Bagi menentukan sama ada latihan adalah jawapan pada penyelesaian masalah, satu
soalan yang wajib dijawab ialah “Adakah pekerja mengetahui cara bagaimana untuk
memenuhi tuntutan piawai sesuatu tugas yang diberikan?” Jika jawapannya ‘tidak’ maka
latihan diperlukan. Jika jawapannya ‘ya’ maka tindakan lain diperlukan dan bukan menjalani
memberi bonus mengikut prestasi, program penglibatan dan kualiti, mengadakan peluang
kerjaya secara vertikal dan horizontal serta wujud peluang-peluang pembangunan. Begitu
juga sekiranya kurang motivasi, maka harus ada program ‘coaching’, dan lebih banyak
diberikan tanggungjawab terutama peluang untuk sama-sama membuat keputusan dalam
organisasi.
Program latihan organisasi PDRM lebih menumpukan kepada kemahiran,
pengetahuan dan kecekapan, ia dikembangkan melalui latihan atau pengulangan sesuatu
aktiviti supaya biasa melakukan kerja atau tugas dilapangan. Oleh yang demikian, membuat
analisis keperluan latihan dalam peningkatan kerja kakitangan adalah satu proses kritikal
kepada kejayaan sesuatu program latihan. Melalui analisis keperluan latihan yang tepat dan
sempurna akan memastikan program latihan organisasi PDRM berjalan dengan lancar dan
berkesan agar memastikan pelaksanaan visi dan matlamat tercapai.
Akhir sekali, analisis keperluan latihan dalam peningkatan kerja kakitangan
membolehkan perekabentuk untuk sentiasa mengkaji semula data-data pekerja, keadaan
tempat kerja, dan sebagainya supaya cadangan untuk latihan boleh diusulkan bagi
penyelesaian masalah dalam sebuah organisasi.
Abdul Latif Abdul Kadir And Malmunah Ismaiu. (1997). Hubungan Keberkesanan Latihan
dengan Prestasi Kerja. Volume 5, 74-82.
Wan Idrus Wan Sulaiman. (2001). Jurnal Komunikasi : Pembangunaan personelia dalam
aspek latihan dan pembangunaan antara reality dan formality keberkesanan tugas. jilid
17, 81-118.
Penyelidikan Bahagian Agama dan Kaunseling BAKA, (2013). Buletin : Kepuasan kerja
warga Pasukan Polis Diraja Malaysia. bil 1, 11-20.
Hamdan Bin Hajji Puteh, Fazni Binti Mat Arifin, Abdul Halim Bin Ahmad Dan Khairul
Anuar Bin Nordin. (2012). Jurnal Pengurusan Awam : Idea Inovatif Pengaplikasian
Konsep Blue Ocean Strategy Dalam Perkhidmatan Awam. 33-41.
Polis Diraja Malaysia, (Disember 2016). Visi dan Latihan Pasukan PDRM, Ibupejabat Polis
