APLIKASI SURAT MENYURAT BAGIAN KEPEGAWAIAN PADA PENGADILAN TINGGI TATA USAHA NEGARA SURABAYA
BERBASIS WEB
Disusun oleh :
Nama : Moch Su’uddin NIM : 06.41010.0247 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
APLIKASI SURAT MENYURAT BAGIAN KEPEGAWAIAN PADA PENGADILAN TINGGI TATA USAHA NEGARA SURABAYA
BERBASIS WEB
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir
Disusun oleh :
Nama : Moch Su’uddin NIM : 06.41010.0247 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
BERBASIS WEB
Telah diperiksa, diuji dan disetujui
Surabaya, Desember 2012 Disetujui :
Pembimbing Penyelia
CHAYADI OKTOMY N.S., S.T., M.Eng. BOWO WINOTO, S.H.
NIDN. 0707108402 NIP.19550501 198603 1 003
Mengetahui :
Ketua Prodi S1 Sistem Informasi
ERWIN SUTOMO, S.Kom., M.Eng NIDN 0722057501
STIKOM
vii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ……… iv
KATA PENGANTAR ……….. v
DAFTAR ISI ……… vii
DAFTAR GAMBAR ……… ix
DAFTAR TABEL ……….... xi
BAB I. PENDAHULUAN ………... 1
1.1Latar Belakang Masalah ………. 1
1.2Perumusan masalah ……… 2
1.3Batasan Masalah ………. 2
1.4Tujuan ………. 3
1.5Manfaat ………... 3
1.6Sistematika Penulisan ………. 4
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI……….. 6
2.1Deskripsi Singkat Instansi……… 6
2.2Tugas Pokok dan Fungsi ………. 8
2.3Struktur Organisasi ……….. 9
2.4Visi dan Misi Instansi ……… 10
2.5Tujuan dan Sasaran Instansi ……….. 10
BAB III LANDASAN TEORI ……….13
3.1Pengertian Surat – Menyurat ………. 13
3.2Bagian – bagian Surat ……… 14
STIKOM
viii
3.5Data Flow Diagram (DFD) ………... 24
3.6Entity Relationship Diagram (ERD) ……….. 27
3.7Kebutuhan Aplikasi dan Bahasa Pemograman ……….. 32
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ………36
4.1Perencanaan Sistem ………36
4.2Analisis Sistem ……….. 37
4.3Perancangan Sistem ………39
4.4Implementasi Sistem ………..58
BAB V PENUTUP ……….. 67
5.1Kesimpulan ……… 67
5.2Saran ……….. 67
DAFTAR PUSTAKA ………. 68
LAMPIRAN ……….... 69
STIKOM
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ………. 9
Gambar 3.1 Terminator ………. 19
Gambar 3.2 Manual Operation ………. 20
Gambar 3.3 Document ………... 20
Gambar 3.4 Process ………21
Gambar 3.5 Database ……….21
Gambar 3.6 Decision ………..21
Gambar 3.7 Manual Input ………..22
Gambar 3.8 Off-Line Storage ……….22
Gambar 3.9 On-Page Reference ……….23
Gambar 3.10 Off-Page Reference ……….23
Gambar 3.11 Simbol Process ………....24
Gambar 3.12 Simbol External Entity ………...26
Gambar 3.13 Simbol Data Store ………....27
Gambar 3.14 Simbol Data Flow ………27
Gambar 3.15 Entity ………28
Gambar 3.16 Atribut ………..28
Gambar 3.17 Simbol Relasi Antar Entitas (Pilihan 1) ………...30
Gambar 3.18 Simbol Relasi Antar Entitas (Pilihan 2) ………...31
Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk ………...38
Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar ………...39
STIKOM
x
Gambar 4.5 DFD Level 0 Aplikasi Surat Menyurat ………..43
Gambar 4.6 ERD CDM Aplikasi Surat Menyurat ……….44
Gambar 4.7 ERD PDM Aplikasi Surat Menyurat ……….45
Gambar 4.8 Form Login ………51
Gambar 4.9 Form Menu ………52
Gambar 4.10 Form Input Surat Masuk ………....53
Gambar 4.11 Form Daftar Surat Masuk ………..54
Gambar 4.12 Form Detil Disposisi ………..54
Gambar 4.13 Form Input Surat Keluar ………55
Gambar 4.14 Form Daftar Surat Keluar ………..56
Gambar 4.15 Form Detil Kartu Kendali ………..57
Gambar 4.16 Form Tambah Pengguna ………57
Gambar 4.17 Form Login ………59
Gambar 4.18 Form Halaman Awal Menu ………...60
Gambar 4.19 Form Halaman Awal Menu ………...61
Gambar 4.20 Form Input Surat Masuk ………61
Gambar 4.21 Form Daftar Surat Masuk ………..62
Gambar 4.22 Form Detil Disposisi ………..63
Gambar 4.23 Form Input Surat Keluar ………63
Gambar 4.24 Form Daftar Surat Keluar ………..64
Gambar 4.25 Form Detil Kartu Kendali ………..65
Gambar 4.26 Form Tambah Pengguna ………65
STIKOM
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Pengguna ……….. 46
Tabel 4.2 Struktur Tabel Master Surat Masuk ………. 47
Tabel 4.3 Struktur Tabel Master Surat Keluar ………. 48
Tabel 4.4 Struktur Tabel Transaksi Disposisi ……….. 49
Tabel 4.5 Struktur Tabel Transaksi Kartu Kendali ……….. 50
Tabel 4.6 Struktur Tabel Transaksi File Model ………... 51
STIKOM
iv
Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya terletak di Jl Ketintang madya VI no.2 Surabaya. Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya sendiri memiliki 49 pegawai dan 10 honorer. Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya bertugas dan berwenang, memeriksa, mengadili, memutuskan dan menyelesaikan sengketa tata usaha negara di tingkat pertama (Pasal 50 UU No.5 Tahun 1986) dan tingkat banding (Pasal 51 UU No.5 Tahun 1986)
Selama menempuh kerja praktek pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya penulis menemukan masalah dalam proses surat menyurat pada instansi khususnya bagian kepegawaian. Proses surat menyurat pada bagian kepegawaian Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya masih dilakukan secara manual. Hal ini dapat menghambat dalam pengerjaan tugas, yaitu dalam pengolahan data – data surat dan pihak instansi juga mengalami kesulitan dalam pencarian data surat apabila dibutuhkan sewaktu – waktu oleh instansi.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka akan dibangun aplikasi surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya. Aplikasi surat menyurat ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada, yaitu dapat mempercepat dalam proses pengolahan data – data surat dan dapat memberikan sebuah laporan atau informasi yang dibutuhkan oleh instansi.
Kata kunci : Surat masuk, surat keluar, disposisi surat.
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya terletak di Jl Ketintang madya VI no.2 Surabaya. Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya sendiri memiliki 49 pegawai dan 10 honorer. Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya bertugas dan berwenang, memeriksa, mengadili, memutuskan dan menyelesaikan sengketa tata usaha negara di tingkat pertama (Pasal 50 UU No.5 Tahun 1986) dan tingkat banding (Pasal 51 UU No.5 Tahun 1986).
Selama menempuh kerja praktek pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya penulis menemukan suatu masalah dalam proses surat menyurat pada instansi khususnya bagian kepegawaian. Proses surat menyurat pada bagian kepegawaian Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya masih dilakukan secara manual. Semua data tentang surat masuk, surat keluar dan disposisi surat masih dilakukan secara manual yaitu dengan pencatatan manual ke dalam buku arsip surat. Hal ini dapat memperlambat proses dalam pengerjaan tugas, yaitu dalam pengolahan data – data surat dan pihak instansi juga mengalami kesulitan dalam pencarian data surat apabila dibutuhkan sewaktu – waktu oleh instansi.
Dari uraian diatas, dirasakan bahwa pengolahan data – data yang ada pada sistem masih terdapat suatu keterbatasan dalam surat menyurat pada bagian kepegawaian di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka akan dibangun aplikasi surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya. Aplikasi surat menyurat ini diharapkan dapat
STIKOM
mengatasi permasalahan yang ada, yaitu dapat mempercepat dalam proses pengolahan data – data surat dan dapat memberikan sebuah laporan atau informasi yang dibutuhkan oleh instansi.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, dapat diperoleh suatu rumusan masalah, yaitu :
Bagaimana pembuatan aplikasi surat menyurat bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya Berbasis Web
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan aplikasi surat menyurat ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem ini hanya mengolah data surat masuk, surat keluar dan disposisi surat. 2. Sistem ini hanya dapat menampilkan data surat masuk dan surat keluar yang
sebelumnya telah di inputkan oleh admin.
3. Sistem ini hanya dapat menampilkan surat masuk dan surat keluar pada bagian kepegawaian.
STIKOM
3
1.4Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi surat menyurat ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat sebuah sistem yang dinamis, yaitu dapat mempercepat kinerja karyawan dalam proses pengolahan data – data surat, baik surat masuk ataupun surat keluar beserta disposisinya.
2. Membuat sebuah aplikasi yang dapat memberikan informasi surat yang masuk perharinya atau informasi asal surat yang sudah masuk dalam pendisposisian surat.
1.5Manfaat
Kontribusi yang diharapkan dalam pembuatan sistem aplikasi pendisposisian surat adalah :
1. Pihak Kepegawaian dan pihak luar Kepegawaian dapat mengetahui informasi disposisinya dengan cepat.
2. Mempermudah proses penambahan data surat seperti tujuan, kota asal ataupun detil surat lainnya.
3. Pihak Kepegawaian dapat informasi mengenai jumlah surat yang masuk pada hari yang diminta dan juga mendapatkan informasi berdasarkan asal surat yang masuk, apakah surat tersebut sudah terdisposisi ataukah belum terdisposisi.
STIKOM
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan terdiri dari dalam lima bab, yaitu pendahuluan, gambaran umum perusahaan, landasan teori, deskripsi pekerjaan dan pembahasan serta penutup. Berikut penjelasan masing – masing bab beserta sub bahasannya : BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi tentang hal yang menjadi latar belakang permasalahan, inti dari permasalahan disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan masalah dari sistem yang dibuat agar tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian ini diharapkan mendapatkan pengalaman dan hasil yang dicapai.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini berisi tentang gambaran umum atau sejarah dari pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya serta struktur organisasinya.
BAB III : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi konsep dasar atau teori – teori yang terkait dalam pembuatan Aplikasi Surat Menyurat Bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya Berbasis Web yakni tentang platform WEB, Interaksi Manusia, disposisi surat dan lainnya yang berguna untuk memecahkan masalah di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya.
STIKOM
5
BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem saat ini dan sistem yang akan dibuat, pada umumnya dibentuk dalam document flow dan sistem flow. Dibahas juga tentang rancang bangun database dari sistem yang dibuat, struktur table, dan desain input-output, dapat digambarkan dalam bentuk entity relationalship diagram (CDM-PDM) dan desain form. BAB V : PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari perancangan yang dibuat terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negar Surabaya.
STIKOM
6
2.1Deskripsi Singkat Instansi
Negara Republik Indonesia Negara hukum yang berdasarkan Pancasila dan UUD Negara RI 1945 bertujuan mewujudkan tata kehidupan negara dan bangsa yang sejahtera, aman, tentram, dan tertib. Dalam usaha mencapai tersebut pemerintah melalui aparaturnya di bidang Tata Usaha Negara (TUN) haruskan berperan positif aktif dalam kehidupan masyarakat. Menyadari sepenuhnya peran positif aktif pemerintah dalam kehidupan masyarakat, maka pemerintah perlu mempersiapkan langkah menghadapi kemungkinan timbulnya perbenturan kepentingan, perselisihan, atau sengketa antara badan atau pejabat TUN dengan warga masyarakat.
Untuk menyelesaikan sengketa tersebut dari segi hukum perlu dibentuk peradilan TUN, oleh karena pembentukan peradilan TUN sebagai bagian pembangunan hukum nasional yang berwatak dan bersifat integral serta dilaksanakan berkesinambungan sebagaimana diamanatkan olek Ketetapan MPR RI No. II/MPR/1983 tentang GBHN. Dengan demikian peradilan TUN merupakan salah satu pelaksana kekuasaan kehakiman yang ditugasi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan sengketa di bidang TUN.
Memang peradilan di bidang TUN merupakan lembaga baru dalam tatanan hukum Indonesia dan pembentukannya memerlukan perencanaan serta persiapan yang sebaik-baiknya sehingga pelaksanaannya perlu dilakukan secara bertahap. Undang–Undang tentang Peratun dikeluarkan pada tahun 1986 yaitu Undang –
STIKOM
7
Undang No. 5 Tahun 1986 tentang Peradilan TUN baru bias diterapkan 5 (lima) tahun kemudian dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor : 7 Tahun 1991 tentang Penerapan Undang – Undang No. 5 Tahun 1986 tentang Peradilan TUN.
Sebagai langkah awal pada tahun 1990 dikeluarkan Undang – Undang No. 10 Tahun 1990 tentang Pembentukan Pengadilan Tinggi TUN Jakarta, Medan, dan Ujung Pandang. Undang – Undang No. 1 Tahun 1993 tentang Pembentukan PT. TUN Surabaya. Pada Pasal 2 Undang – Undang No. 10 Tahun 1990 tentang Pembentukan Pengadilan Tinggi TUN Jakarta, Medan, dan Ujung Pandang
menyebutkan “Pengadilan Tinggi TUN Medan Daerah hukumnya meliputi
Sumatera Utara, Daerah Istimewa Aceh, Sumatera Barat, Riau, Sumatera Selatan, Jambi, Bengkulu, dan Lampung.
Sesuai ketentuan Pasal 6 ayat (2) Undang – Undang No. 5 Tahun 1986
tentang Peradilan TUN yang menyatakan “Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara
berkedudukan di Ibukota Propinsi, dan derah hukumnya meliputi wilayah propinsi”. Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya sebagai bagian dari
penyelenggaraan kekuasaan kehakiman di lingkungan Peradilan Tata Usaha Negara harus dibentuk dengan Undang-undang, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 Undang-undang Nomor 5 Tahun 1986 tentang Peradilan Tata Usaha Negara.
Dengan terbentuknya Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya, maka beberapa wilayah propinsi yang semula termasuk dalam daerah hukum Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Jakarta yaitu Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, dan Daerah Istimewa Yogyakarta dialihkan menjadi bagian dari daerah
STIKOM
hukum Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya. Demikian pula halnya dengan beberapa wilayah propinsi yang semula termasuk dalam daerah hukum Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Ujung Pandang yaitu Propinsi Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, dan Timor Timur dialihkan ke dalam daerah hukum Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya.
2.2Tugas Pokok dan Fungsi
Peradilan Tata Usaha Negara adalah salah satu pelaksana kekuasaan Kehakiman bagi rakyat pencari keadilan pada umumnya (Pasal 2 UU No.2 Tahun 1984).
Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara bertugas dan berwenang, memeriksa, mengadili, memutuskan dan menyelesaikan sengketa tata usaha negara di tingkat pertama (Pasal 50 UU No.5 Tahun 1986) dan tingkat banding (Pasal 51 UU No.5 Tahun 1986)
STIKOM
9
2.3Struktur Organisasi
Keterangan :
- - - -- - - - : Garis Koordinasi
____________ : Garis Komando (Atasan / Bawahan Langsung)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
Setiap struktur organisasi keberadaanya sangat penting sekali untuk kelancaraan organisasi, pada prinsipnya dimaksudkan memberikan arah dan pedoman yang jelas dalam menjalankan roda organisasi yang efisien, efektif dan rasional sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan, sehingga senantiasa dibutuhkan koordinasi, itegrasi, sinkronisasi, dan simplikasi serta komunikasi antar unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukan setiap tugas seseorang di dalam organisasi,
STIKOM
sehingga jelas batas – batasnya, hubunganya, wewenangnya, dan tanggung jawabnya dalam usaha untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
2.4Visi dan Misi Instansi
Visi dan Misi Mahkamah Agung RI. adalah sebagai berikut : 2.4.1 Visi Instansi
Terwujudnya Badan Peradilan Indonesia yang Agung 2.4.2 Misi Instansi
1. Menjaga kemandirian badan peradilan
2. Memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan kepada pencari keadilan 3. Meningkatkan kualitas kepemimpinan badan peradilan
4. Meningkatkan kredibilitas dan transparansi badan peradilan
2.5Tujuan dan Sasaran Instansi
Tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya melalui pelaksanaan kegiatan penegakan hukum, pelayanan hukum dan pengawasan adalah sebagai berikut :
2.5.1 Tujuan Instansi
a. Meningkatkan kinerja Hakim dan Penitera Pengganti dalam penyelesaian perkara..
b. Meningkatkan kualitas putusan Hakim.
c. Meningkatkan pelayanan administrasi kepaniteraan. d. Meningkatkan pelayanan administrasi kesekretariatan. e. Meningkatkan pengawasan.
STIKOM
11
f. Meningkatkan disiplin kerja.
g. Memberikan keterbukaan informasi bagi masyarakat. h. Memberikan pembinaan hukum kepada masyarakat. 2.5.2 Sasaran Instansi
Lebih lanjut, tujuan tersebut dijabarkan melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, yaitu:
a. Tercapainya kesamaan pandangan dan tidak menyimpang dari aturan-aturan dasar/hukum acara serta membuat format putusan yang sama untuk memudahkan Hakim dalam membuat putusan yang baik sehingga tercipta putusan yang berkualitas dan diputus dalam waktu tidak lebih dari 6 (enam) bulan.
b. Tercapainya kualitas putusan juga harus baik dan memenuhi rasa keadilan masyarakat, dimana program pelaksanaannya diarahkan kepada peningkatan kemampuan Hakim.
c. Terselenggaranya pelayanan administrasi yang optimal dan professional kepada masyarakat pencari keadilan, yang meliputi pidana, perdata dan masalah hukum lainnya.
d. Terselenggaranya pelayanan kesekratariatan sebagai salah satu unsure pembantu dalam penegakkan hukum.
e. Terciptanya pengawasan intern (pengawasan melekat) bagi satuan kerja masing-masing secara efektif.
f. Terciptanya ketelitian pemeriksaan laporan bulanan termasuk mengenai statistic perkara.
STIKOM
g. Terciptanya disiplin kerja sebagai salah satu indicator keberhasilan peningkatan kinerja Mahkamah Agung dan jajarannya termasuk pula Pengadilan Negeri Kandangan.
h. Terselenggaranya informasi kepada masyarakat secara luas serta memberikan hak akses masyarakat dalam memberikan penilaian terhadap kinerja lembaga peradilan khususnya Pengadilan Negeri Kandangan.
i. Terciptanya kesadaran dan peningkatan pengetahuan masyarakat terhadap penegakan hukum.
STIKOM
13 BAB III LANDASAN TEORI
3.1Pengertian Surat - Menyurat
Dalam kehidupan seperti sekarang ini selain komunikasi yang dilakukan secara lisan, komunikasi tulis mutlak pula diperlukan oleh masyarakat modern untuk menunjang aktivitas kehidupan sehari – hari, dan dalam komunikasi tulis salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat.
Secara umum surat dapat dikatakan sebagai alat untuk menyampaikan maksud tertentu dari penulisannya secar tertulis (LamuddinFinosa, 1991). Dan dalam arti sehari – hari surat umumnya hanya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secar tertulis. Sedangkan pengertian surat yang lebih luas memiliki fungsi sebagai penyampai informasi tertulis rekaman berita berupa catatan tentang suatu aktivitas baik itu aktivitas pribadi ataupun suatu organisasi. Selain itu surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis, alat pengingat, pedoman untuk bertindak, keterangan pengamatan, duta atau wakil organisasi, dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
Berdasarkan uraian di atas maka surat dapat didefinisikan sebagai suatu informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang berlaku khusus pada bidang surat menyurat.
Sedangkan penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak ke pihak lain dapat atas nama perseorangan atau pribadi dan dapat pula atas nama jabatan seseorang dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat baik oleh
STIKOM
perseorangan maupun organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Dan pelakunya disebut koresponden dimana yang biasa melakukan adalah para pegawai, namun pimpinan dan staf lain juga perlu menguasainya karena mereka juga akan terlibat dalam proses kegiatan surat menyurat tersebut.
3.2Bagian – Bagian Surat
Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dlam memprkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya bagian – bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Kepala surat
Pada umumnya, organisasi, badan hokum, dan perusahaan memiliki kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat.
a. Sebagai identitas
Pada kop surat tercantum logo atau lambing perusahaan atau instansi. Logo atau lambing ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar memberi kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili perusahaan yang dilambangkannya.
b. Sebagai pemberi informasi
Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan atau instansi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, facsimile dan kantor cabang sehingga dapat
STIKOM
15
memberikan informasi yang jelas kepada pembaca mengenai perusahaan atau instansi pengirimnya.
2. Tanggal surat
Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut :
a. Mempermudah penetapan waktu membalasnya.
b. Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima
c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan. 3. Nomor surat
Nomor surat berfungsi sebagai berikut :
a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan. b. Petunjuk unit atau departemen asal surat.
c. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu.
d. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali. 4. Perihal surat
Perihal atau hal merupakan petunjuk mengenai intisari atau poko isi surat. Fungsinya sebagai penyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban.
5. Lampiran
Lampiran ini berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat. Lampiran ditempatkan dibawah dan sejajar dengna nama
STIKOM
jabatan, sedangkan dalam surat – surat pemerintah penulisannya setelah penulisan nomor surat.
6. Alamat yang dituju.
Alamat yang dituju berfungsi sebagai pemberi informasi pada si pengantar agar tidak mengalami kesulitan dalam pengiriman surat.
7. Kalimat pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut. 8. Isi surat
Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal.
9. Kalimat penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, penghargaan atau pengarahan.
10.Salam penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap ditandatangani.
STIKOM
17
3.3Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pengembang sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala – kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.
Analisa sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya (Jogianto, 1989:129).
Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik ditahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Jogianto, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah – langkah yang diperlukan dalam menganalisa sistem adalah :
1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
STIKOM
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor – factor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data –data yang baik yang berasal dari sumber – sumber internal seperti misalnya laporan – laporan, dokumen observasi, maupun sumber – sumber diluar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya digunakan. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan – laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output system, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan maka kita perlu melihat kembali dari analisa sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat diambil
STIKOM
19
kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem.
3.4System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur – prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalalm membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi – fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub – sistem yang ada (Jogianto, 1998:10).
Terdapat berbagai bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.
Terminator merupakan bentuk symbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan proses ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Simbol dari terminator dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Terminator
STIKOM
Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja
yang digunakan tanpa menggunakan computer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Simbol dari manual operation dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Manual Operation
Document merupakan symbol dari dokument yang berupa kertas laporan,
surat –surat, memo, maupun arsip – arsip secara fisik. Simbol dari document dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Document
Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara
terkomputerisasi. Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.4.
STIKOM
21
Gambar 3.4 Process
Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat terkomputerisasi. Simbol dari database dapat dilihat pada gambar 3.5.
Gambar 3.5 Database
Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu
[image:30.595.54.550.89.739.2]keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah. Simbol dari decision dapat dilihat pada gambar 3.6.
Gambar 3.6 Decision
STIKOM
Manual input digunakan untuk melakukan proses input kedalam database melalui keyboard. Simbol dari manual input dapat dilihat pada gambar 3.7.
Gambar 3.7 Manual Input
Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan document secara manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Simbol dari off-line storage dapat dilihat pada gamabar 3.8.
Gambar 3.8 Off-Line Storage
On-page reference digunakan sebagai symbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh
STIKOM
23
[image:32.595.45.562.152.727.2]dalam permasalahan letaknya. Simbol dari on-page reference dapat dilihat pada gambar 3.9.
Gambar 3.9 On-Page Reference
Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan on-page
reference, karena symbol ini hanya digunakan apabila arus data ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Simbol dari off-page reference dpat dilihat pada gambar 3.10.
Gambar 3.10 Off-Page Reference
STIKOM
3.5Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kritanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Didalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan
untuk melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat dilihat pada gambar 3.11.
0
Prcs _1
Gambar 3.11 Simbol Process
Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas process. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa
STIKOM
25
proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan pengambaran.
Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetail, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing – masing proses dari pada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
Nomor 1.1, 1.2, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level -0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses
level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengna cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima
STIKOM
atau diberikan masing – masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambarkan DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.
a. External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk menggambarkan pelaku – pelaku sistem yang terkait, data berupa orang – orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity dapat dilihat pada gambar 3.12.
Entt_2
Gambar 3.12 Simbol External Entity
b. Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan table – table dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan bentuk
data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya table pelamar, table pendidikan, table lulus seleksi, dan lain – lain. Data store dapat dilihat pada gambar 3.13.
STIKOM
27
1 Stor_2
Gambar 3.13 Simbol Data Store
c. data flow merupakan penghubung antar external entity dengan process dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu
titik ke titik lainnya dengna tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data flow harus menggunakan kata benda, karena didalam data flow mengandung sekumpulan data. Data flow dapat dilihat pada gambar 3.14.
Fl ow_4
Gambar 3.14 Simbol Data Flow
3.6Entity Relationship Diagram (ERD)
Proses reverse engineering terhadap suatu basis data menjadi suatu kebutuhan bagi perancang basis data untuk mengetahui struktur dari sebuah basis data. Struktur tersebut biasanya dimodelkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD).
STIKOM
ERD dibagi menjadi dua macam yaitu : Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM). Symbol – simbol yang sering digunakan adalah sebagai berikut :
1. Entity
Entity merupakan sesuatu yang mudah didefinisikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep, atau aktivitas. Entity dinyatakan dalam simbol persegi panjang. Simbol entity pada gambar 3.15.
Gambar 3.15 Entity
2. Atribut
Atribut merupakan penjelasan – penjelasan dari entity yang membedakan entity satu dengan yang lain. Sebuah atribut juga merupakan sifat – sifat dari sebuah entity. Atribut dinyatakan dalam simbol ellips. Simbol atribut pada gambar 3.16.
Gambar 3.16 Atribut
STIKOM
29
3. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity yang lain dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Ada tiga tipe relationship yang dikenal yaitu :
a. One-to-One Relationship
Jenis hubungan antar table yang menggunakan secara bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alas an keamanan atau kecepatan akses data. Seperti departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
b. One-to-Many Relationship
Jenis hubungan antar table dimana satu record pada satu table terhubung dengan beberapa record pada table lain. Jenis hubungan ini yang paling sering digunakan. Misalnya satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun satu departemen dapat mengerjakan beberapamacam pekerjaan sekaligus.
c. Many-to-Many Relationship
Jenis hubungan antar table dimana beberapa record pada satu table terhubung dengan beberapa record pada table lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
d. Many-to-One Relationship
Jenis hubungan antar table dimana beberapa record pada satu table terhubung dengan satu record pada table lain. Misalnya satu departemen
STIKOM
mampu mengerjakan banyak pekerjaan, namun satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
Menurut Sutanta (2004), relasi antar entitas dapat digambarkan melalui salah satu gambar 3.17 dan gambar 3.18 dari pilihan berikut ini :
1. Pilihan 1
Jenis relasi Simbol yang digunakan
1-ke-1 : 1
1-ke-n : 1
n-ke-1 : 1
n-ke-n : 1
Gambar 3.17 Simbol Relasi Antar Entitas (Pilihan 1).
STIKOM
31
2. Pilihan 2
Jenis relasi Simbol yang digunakan
1-ke-1 : 1 1
1
1-ke-n : 1 n
1
n-ke-1 : n 1
1
n-ke-n : n n
1
Gambar 3.18 Simbol Relasi Antar Entitas (Pilihan 2).
ERD dapat digambarkan menggunakan salah satu dari pilihan diatas, namun penggunaannya harus konsisten. Jika menggunakan symbol pilihan 1, maka untuk seluruh bagian ERD harus menggunakan symbol kelompok pilihan 1.
3. Kunci relasi
Kunci relasi atau key adalah suatu property yang menentukan apakah suatu kolom pada table sangat penting atau tidak. Berdasarkan macamnya, kunci relasi terdiri dari :
STIKOM
a. Kunci kandidat
Yaitu satu atau gabungan minimal atribut yang brsifat unik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi setiap record dalam relasi.
b. Kunci primer
Yaitu bagian atau salah satu dari kunci kandidat yang digunakan sebagai kunci utama untuk membedakan setiap record dalam relasi. Kunci primer biasa disebut sebagai primary key.
c. Kunci alternative
Yaitu bagian dari kunci kandidat yang tidak digunakan sebagai kunci utama.
d. Kunci penghubung
Kunci penghubung atau foreign key yaitu satu atau gabungan sembarang atribut yang menjadi kunci utama dalam relasi lain yang mempunyai hubungan secara logik. Kunci penghubung dan kunci utama harus memiliki tipe dan ukuran data yang sama.
3.7Kebutuhan Aplikasi dan Bahasa Pemograman.
Adapun beberapa aplikasi yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya beserta bahasa pemograman yang digunakan dalam membangun aplikasi surat menyurat.
3.7.1 Web Text Editor
Pertama dalam pembuatan web, memerlukan sebuah aplikasi HTML, code autoring yang dapat mempermudah kita dalam membuat maupun mendesain web.
Dalam pembuatan web kali ini software yang digunakan adalah Eclipse.
STIKOM
33
Eclipse adalah sebuah IDE (Integrated Development Environment) untuk mengembangkan perangkat lunak dan dapat dijalankan di semua platform (platform-independent).
Pada saat ini, Eclipse merupakan salah satu IDE favorit karena gratis dan open source. Open source berarti setiap orang boleh melihat kode pemrograman perangkat lunak ini. Selain itu, kelebihan dari Eclipse yang membuatnya populer adalah kemampuannya untuk dapat dikembangkan oleh pengguna dengan membuat komponen yang disebut plug-in.
3.7.2 Web Server
Dalam pembuatan web secara offline dibutuhkan sebuah web server local (localhost). Hal ini berguna untuk mensimulasikan sebuah server sebenarnya (online). Pada web server akan diletakkan file beserta databasenya.
Web server yang digunakan kali ini adalah Apache Tomcat 6.0 yang
merupakan komponen utama untuk server local.
3.7.3 Web Browser
Web Browser merupakan software untuk membuka halaman web atau
melihat web yang dibuat. Web yang telah dibuat, sebelum di publish secara online atau dalam tahap pembuatan web, maka di cek terlebih dahulu dengan view melalui web browser akan terlihat hasil atau tampilan web yang dibuat.
Web browser yang dipakai kali ini adalah Mozilla Firefox versi terbaru untuk saat ini adalah versi 17.0.
STIKOM
3.7.4 Bahasa Pemograman JSP
JSP adalah suatu teknologi web berbasis bahasa pemrograman Java dan berjalan di Platform Java, serta merupakan bagian teknologi J2EE (Java 2 Enterprise Edition). JSP sangat sesuai dan tangguh untuk menangani presentasi di
web. Sedangkan J2EE merupakan platform Java untuk pengembangan sistem aplikasi enterprise dengan dukungan API (Application Programming Inteface) yang lengkap dan portabilitas serta memberikan sarana untuk membuat suatu aplikasi yang memisahkan antara business logic (sistem), presentasi dan data.
JSP merupakan bagian dari J2EE dan khususnya merupakan komponen web dari aplikasi J2EE secara keseluruhan. JSP juga memerlukan JVM (Java Virtual Machine) supaya dapat berjalan, yang berarti juga mengisyaratkan
keharusan menginstal Java Virtual Machine di server, dimana JSP akan dijalankan. Selain JVM, JSP juga memerlukan server yang disebut dengan Web Container.
Teknologi JSP menyediakan cara yang lebih mudah dan cepat untuk membuat halaman-halaman web yang menampilkan isi secara dinamik. Teknologi JSP didesain untuk membuat lebih mudah dan cepat dalam membuat aplikasi berbasis web yang bekerja dengan berbagai macam web server, application server, browser dan development tool.
Java Server Pages (JSP) adalah bahasa scripting untuk web programming yang bersifat server side seperti halnya PHP dan ASP. JSP dapat berupa gabungan antara baris HTML dan fungsi-fungsi dari JSP itu sendiri. Berbeda dengan Servlet yang harus dikompilasi oleh USER menjadi class sebelum dijalankan, JSP tidak perlu dikompilasi oleh USER tapi SERVER yang akan
STIKOM
35
melakukan tugas tersebut. Makanya pada saat user membuat pertama kali atau melakukan modifikasi halaman dan mengeksekusinya pada web browser akan memakan sedikit waktu sebelum ditampilkan.
3.7.5 Database MySQL
MySQL adalah sistem untuk mengelola database atau manajemen data. Untuk menyimpan data dan informasi ke komputer kita menggunakan data, contoh kita menyimpan data karyawan pada suatu perusahaan dan memasukkan suatu file. File data yang dikelompokkan inilah yang disebut database, dan MySQL bertugas mengatur dan mengelola data – data pada database. Dalam mengelola database MySQL menggunakan struktur atau kerangka yang berbentuk table. Dalam table – table itulah data di atur dan dikelompokkan.
Keunggulan MySQL adalah termasuk open source, dikenal sebagai sistem database yang efisien dan reliable, proses query cepat dan mudah. MySQL juga mudah dihubungkan dengan berbagai bahasa pemograman dan aplikasi, sehingga tingkat kompabilitasnya tinggi disamping itu kode – kode perintah MySQL sederhana sehingga dapat mudah dipahami.
STIKOM
36
Pada bab ini akan dibahas langkah – langkah yang diperlukan dalam menganalisa suatu sistem, dimana suatu analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik ditahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Jogianto, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah – langkah yang diperlukan dalam menganalisa sistem adalah :
1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
4.1Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem mulai dari desain awal pembuatan Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan perancangan
struktur tabel yang diperlukan oleh sistem tersebut. Tahap awal dari desain sistem ini adalah dengan melakukan survey dan pengumpulan data pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya.
STIKOM
37
4.1.1 Analisis Permasalahan
Dalam proses surat menyurat bagian kepegawaian Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya selama ini masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan instansi mengalami kesulitan dalam pengolahan data – data surat dan pencarian data surat apabila sewaktu – waktu dibutuhkan. Oleh sebab itu agar tidak menghambat dalam pengerjaan tugas maka akan dibuat sebuah aplikasi surat menyurat bagian kepegawaian yang akan memberikan kemudahan dalam pengolahan data – data surat. Aplikasi surat menyurat yang dibuat ini diharapkan dapat menutupi kekurangan atau permasalahan yang ada, yaitu dapat mempercepat dalam proses pengolahan data – data surat dan itu dapat memberikan sebuah laporan atau informasi yang dibutuhkan pada instansi.
4.2Analisis Sistem
Berdasarkan hasil dari wawancara dan observasi pada KABAG (Kepala Bagian) di Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya, maka didapat proses – proses yang terjadi dalam proses surat masuk, pendisposisian surat, dan proses
surat keluar. Dan juga diharapkan pada aplikasi yang akan dibangun nantinya terdapat penambahan fitur selain proses surat masuk, pendisposisian surat, proses surat keluar dan juga dapat menyimpan file surat yang telah di scan dalam bentuk JPEG (Joint Photographic Experts Group) atau PDF (Protable Document Format).
STIKOM
4.2.1 Document Flow
Berikut adalah alur proses bisnis surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya yang selama ini masih manual.
a. Document Flow Surat Masuk
System Flow Penerimaan Surat
Lobi Bag. Umum Ketua Panitera/sekretaris Bag. Kepegawaian
START Surat Surat Penerimaan Surat surat Memberikan lembar disposisi dan nomer surat Surat terdisposisi 1 Mengisi lembar disposisi surat Surat terdisposisi 2 END Surat terdisposisi 1 Mengisi lembar disposisi surat
Surat Surat fix
Surat terdisposisi 2
Memberikan kartu kendali
Surat fix
Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk
STIKOM
39
a. Document Flow Surat Keluar
Dokumen Flow Surat Keluar
Bag.Kepegawaian Bag.Umum
START
Surat
Surat
Menyiapkan Surat yang sudah diTandatangani
Pemberian nomer surat pada kartu
kendali
Surat
Mencatat surat yang keluar
Surat Fix
END
Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar
4.3Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, penulis harus melalui tahap – tahap perancangan sistem. Tahap – tahap perancangan sistem meliputi : pembuatan Document Flow, System Flow, DFD, ERD, dan rancangan desain I/O (Input/Output).
STIKOM
4.3.1 Proses Input Data
Proses – proses utama dalam input data adalah sebagai berikut : 1. Input data surat masuk
Pada proses ini yang mendapat hak akses dalam menginputkan surat masuk adalah admin kepegawaian, dapat memasukkan surat yang ditujukan kepada Kepala Bagian Kepegawaian. Pada proses ini tidak hanya dapat menginputkan saja, tetapi juga bisa mengubah data dan menghapus data.
2. Input disposisi surat
Pada proses ini yang mendapat hak akses dalam pendisposisian surat adalah admin kepegawaian, dapat menginputkan disposisi surat yang ditujukan kepada Kepala Bagian Kepegawaian. Pada proses ini tidak hanya dapat menginputkan disposisi saja, tetapi juga bisa mengubah data disposisi dan menghapus data disposisi.
3. Input data surat keluar
Pada proses ini yang mendapat hak akses dalam menginputkan surat keluar adalah admin kepegawaian, dapat memasukkan surat yang ditujukan kepada bagian luar instansi. Pada proses ini tidak hanya dapat menginputkan saja, tetapi juga bisa mengubah data dan menghapus data.
4.3.2 Proses Penghasilan Informasi Pendisposisian Surat
Pada proses ini user dapat melihat suatu informasi tentang surat masuk, surat keluar dan terdisposisinya surat. Informasi ini sangat berguna, dalam pencarian posisi surat pada saat itu, karena biasanya untuk mengetahui letak surat sangatlah sulit, karena kurangnya informasi yang lengkap dari surat tersebut dan pengarsipan surat yang kurang teratur.
STIKOM
41
4.3.3 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang ada saat ini, maka dibuatkan suatu rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang akan dibuat dapat digambarkan berupa Data Flow Diagram (DFD) sebagai alur dari sistem. DFD dibuat dengan menggunakan software Power Designer 15 32-bit.
4.3.4 System flow
Berikut adalah pengembangan dari sistem lama yang masih manual. Pada system flow ini, terdapat alur proses bisnis yang diharapkan oleh instansi.
System Flow
Admin Kabag kepegawaian Ketua
START
User name& password
login
login
Input data surat
masuk & keluar surat
Surat terdisposisi 1 Data surat Input disposisi Disposisi 1 Surat terdisposisi 2 Input disposisi Disposisi 2
Input data surat
Upload file surat
Cetak?
end tidak
Laporan surat Laporan surat
[image:50.595.44.535.190.699.2]ya
Gambar 4.3 System Flow
STIKOM
4.3.5 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara umum yang terjadi dalam proses bisnis pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya.
a. Context Diagram
data s urat disposisi 2
info surat keluar
info surat keluar
info surat mas uk
data s urat disposisi 1 info surat mas uk
data s urat masuk
data s urat keluar
data s urat disposisi
info surat disposisi info surat keluar info surat mas uk
0
aplikas i surat menyurat bagian kepeg awaian pada
PTTUN surabaya
admin kabag
kepeg awaian
Ketua
Gambar 4.4 Context Diagram Aplikasi Surat Menyurat
Context diagram pada sistem ini memiliki tiga external entity yang menunjang jalannya sistem, yaitu admin, KABAG kepegawaian dan ketua.
STIKOM
43
b. DFD level 0
data surat disposisi data surat keluar
data surat masuk data log in info login
data user & password
data surat disposisi 2
info surat keluar
info surat keluar
info surat disposisi
info surat keluar
info surat masuk
data surat disposisi 1 info surat masuk
data surat masuk
data surat keluar
data surat disposisi
info surat masuk
admin kabag kepeg awaian Ketua 1 log in 2 surat masuk 3 surat keluar 4 disposisi
1 log in
2 surat
Gambar 4.5 DFD Level 0 Aplikasi Surat Menyurat
Dalam DFD Level 0 terdapat empat proses dan tiga external entity. Proses tersebut adalah login, surat masuk, surat keluar dan disposisi. Sedangkan external entity adalah admin, KABAG kepegawaian dan ketua.
STIKOM
4.3.6 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationalship.
a. ERD CDM Aplikasi Surat Menyurat
[image:53.595.43.545.174.669.2]Berikut adalah struktur database dari sistem apliaksi surat menyurat yang dibuat, yang terdiri dari tiga tabel master yaitu tabel master pengguna, surat masuk, surat keluar dan tiga tabel transaksi yaitu tabel disposisi, kartu kendali dan file model. memiliki detil surat memiliki berhak detil surat Disposisi id_disposisi isi status status_disposisi tanggal tanggal_dibuat tanggal_diubah dibuat_oleh diubah_oleh Pengguna id_pengguna kata_kunci nama_pengguna nama_sandi status email_adress user_role Kartu_Kendali id_kartu_kendali dari isi_ringkas kode_indeks lampiran status tanggal tanggal_dibuat tanggal_diubah dibuat_oleh diubah_oleh Surat_Masuk id_surat dari_lainnya dari_unit_kerja nama_file no_surat perihal status tanggal tanggal_dibuat tanggal_diubah dibuat_oleh diubah_oleh File_Model id_file_model fileName fileSize fileType dtype Surat_Keluar id_surat kepada_lainnya kepada_unit_kerja nomor_surat perihal status status_surat tanggal tanggal_dibuat tanggal_diubah dibuat_oleh diubah_oleh nama_file
Gambar 4.6 ERD CDM Aplikasi Surat Menyurat
STIKOM
45
b. ERD PDM Aplikasi Surat Menyurat
Berikut adalah generate dari CDM pada gambar 4.6 sistem apliaksi surat menyurat : DISPOSISI ID_DISPOSISI BigInt ISI longText STATUS varchar(255) STATUS_DISPOSISI varchar(255) TANGGAL date TANGGAL_DIBUAT DateTime TANGGAL_DIUBAH DateTime DIBUAT_OLEH BigInt DIUBAH_OLEH BigInt ID_SURAT_MASUK BigInt PENGGUNA ID_PENGGUNA BigInt KATA_KUNCI varchar(255) NAMA_PENGGUNA varchar(255) NAMA_SANDI varchar(255) STATUS varchar(255) EMAIL_ADRESS varchar(255) USER_ROLE varchar(255) KARTU_KENDALI ID_KARTU_KENDALI BigInt DARI varchar(255) ISI_RINGKAS varchar(255) KODE_INDEKS varchar(255) LAMPIRAN varchar(255) STATUS varchar(255) TANGGAL date TANGGAL_DIBUAT DateTime TANGGAL_DIUBAH DateTime DIBUAT_OLEH BigInt DIUBAH_OLEH BigInt ID_SURAT_KELUAR BigInt SURAT_MASUK ID_SURAT BigInt DARI_LAINNYA varchar(255) DARI_UNIT_KERJA varchar(255) NAMA_FILE varchar(255) NO_SURAT varchar(255) PERIHAL varchar(255) STATUS varchar(255) TANGGAL date TANGGAL_DIBUAT DateTime TANGGAL_DIUBAH DateTime DIBUAT_OLEH BigInt DIUBAH_OLEH BigInt FILEMODEL_ID_FILE_MODEL BigInt FILE_MODEL ID_FILE_MODEL BigInt FILENAME varchar(255) FILESIZE BigInt FILETYPE varchar(255) DTYPE varchar(31) ID_SURAT BigInt SURAT_KELUAR ID_SURAT BigInt KEPADA_LAINNYA varchar(255) KEPADA_UNIT_KERJA varchar(255) NOMOR_SURAT varchar(255) PERIHAL varchar(255) STATUS varchar(255) STATUS_SURAT varchar(255) TANGGAL date TANGGAL_DIBUAT DateTime TANGGAL_DIUBAH DateTime DIBUAT_OLEH BigInt DIUBAH_OLEH BigInt NAMA_FILE varchar(255)
Gambar 4.7 ERD PDM Aplikasi Surat Menyurat
STIKOM
4.3.7 Desain Tabel
Desain tabel menggambarkan entity yang terdapat dalam database yang digunakan pada Aplikasi Surat Menyurat bagian Kepegawaian pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya.
a. Desain Tabel Master Pengguna Primary Key : id_pengguna
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data user, password dan identitas dari pada user.
Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Pengguna
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket 1. Id_pengguna BigInt Primary Key Id pengguna
2. Kata_kunci Varchar 255 Password
3. Nama_pengguna Varchar 255 Nama pengguna
4. Nama_sandi Varchar 255 User name
5 status Varchar 255 Status user
6 Email_adress Varchar 255 Alamat email
7 User_role Varchar 255 User role
b. Desain Tabel Master Surat Masuk Primary Key : id_surat
Foreign Key : filemodel_id_file_model
Fungsi : Menyimpan data master surat masuk.
STIKOM
47
Tabel 4.2 Struktur Tabel Master Surat Masuk
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket
1. Id_surat BigInt Primary Key Id surat
2. Dari_lainnya Varchar 255 Dari lainnya
3. Dari_unit_kerja Varchar 255 Dari unit kerja
4. Nama_file Varchar 255 Nama file
5 No_surat Varchar 255 Nomor surat
6 Perihal Varchar 255 Perihal
7 Status Varchar 255 status
8 Tanggal Date Tanggal
9 Tanggal_dibuat DateTime Tanggal dibuat
10 Tanggal_diubah DateTime Tanggal diubah
11 Dibuat_oleh BigInt Dibuat oleh
12 Diubah_oleh BigInt Diubah oleh
13 Id_file_model BigInt Foreign key Id file model
c. Desain Tabel Master Surat Keluar Primary Key : id_surat
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master surat keluar.
STIKOM
Tabel 4.3 Struktur Tabel Master Surat Keluar
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket
1. Id_surat BigInt Primary Key Id surat
2. kepada_lainnya Varchar 255 kepada lainnya
3. kepada _unit_kerja
Varchar 255 kepada unit
kerja
4. Nama_file Varchar 255 Nama file
5 No_surat Varchar 255 Nomor surat
6 Perihal Varchar 255 Perihal
7 Status Varchar 255 status
8 Status_surat Varchar 255 Status surat
9 Tanggal Date Tanggal
10 Tanggal_dibuat DateTime Tanggal dibuat
11 Tanggal_diubah DateTime Tanggal diubah
12 Dibuat_oleh BigInt Dibuat oleh
13 Diubah_oleh BigInt Diubah oleh
d. Desain Tabel Transaksi Disposisi Primary Key : id_disposisi
Foreign Key : id_surat_masuk
Fungsi : Menyimpan data transaksi disposisi.
STIKOM
49
Tabel 4.4 Struktur Tabel Transaksi Disposisi.
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket 1. Id_disposisi BigInt Primary Key Id disposisi
2. Isi LongText Isi
3 Status Varchar 255 status
4 Status_disposisi Varchar 255 Status disposisi
5 Tanggal Date Tanggal
6 Tanggal_dibuat DateTime Tanggal dibuat
10 Tanggal_diubah DateTime Tanggal diubah
11 Dibuat_oleh BigInt Dibuat oleh
12 Diubah_oleh BigInt Diubah oleh
13 Id_surat_masuk BigInt Foreign key Id surat masuk
e. Desain Tabel Transaksi Kartu Kendali Primary Key : id_kartu_kendali
Foreign Key : id_surat_keluar
Fungsi : Menyimpan data transaksi kartu kendali.
STIKOM
Tabel 4.5 Struktur Tabel Transaksi Kartu Kendali.
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket 1. Id_kartu_kendali BigInt Primary Key Id kartu kendali
2 dari Varchar 255 Dari
3 Isi_ringkas Varchar 255 Isi ringkas
4 Kode_indeks Varchar 255 Kode indeks
5 Lampiran Varchar 255 lampiran
6 Status Varchar 255 status
7 Tanggal Date Tanggal
8 Tanggal_dibuat DateTime Tanggal dibuat
9 Tanggal_diubah DateTime Tanggal diubah
10 Dibuat_oleh BigInt Dibuat oleh
11 Diubah_oleh BigInt Diubah oleh
12 Id_surat_keluar BigInt Foreign key Id surat keluar
f. Desain Tabel Transaksi File Model Primary Key : id_file_model
Foreign Key : id_surat
Fungsi : Menyimpan data transaksi file model.
STIKOM
51
Tabel 4.6 Struktur Tabel Transaksi File Model
NO Field Name Type Data Length Constraint Ket 1. Id_file_model BigInt Primary Key Id file model
2. Filename Varchar 255 Nama file
3. Filesize BigInt Ukuran file
4. Filetype Varchar 255 Tipe file
5 Dtype Varchar 31 Tipe Data
6 Id_surat BigInt Foreign key Id surat
4.3.8 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan tampilan dari form-form dari aplikasi surat menyurat yang akan dibuat dalam rangka untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Diharapkan pula desain – desain yang dibuat cukup user friendly dengan pengguna atau pemakai sistem, sehingga dapat mempermudah user dalam menggunakan aplikasi ini.
a. Halaman Awal Login
[image:60.595.65.554.116.776.2]Pada saat menjalankan aplikasi surat menyurat berbasis web, maka pada awalnya akan muncul login, seperti pada gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Login
STIKOM
b. Halaman Awal Menu
Setelah berhasil login maka akan masuk menu home, dimana pada menu ini terdapat berbagai transaksi yang dapat diproses oleh user, dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Form Menu
c. Form Input Surat Masuk
Pada menu input surat masuk user dapat menginputkan data surat yang masuk perharinya beserta disposisi surat dan juga user dapat upload file surat tersebut. Dapat dilihat pada gambar 4.10.
STIKOM
53
Gambar 4.10 Form Input Surat Masuk
d. Form Daftar Surat Masuk
Pada menu daftar surat masuk user dapat melihat daftar surat yang masuk, merubah atau menghapus data surat, dan user juga dapat melakukan pencarian surat yang dibutuhkan, dapat dilihat pada gambar 4.11.
STIKOM
Gambar 4.11 Form Daftar Surat Masuk
e. Form Detil Disposisi
[image:63.595.58.546.78.736.2]Pada menu detil disposisi, user dapat melihat, edit dan delete disposisi surat yang telah di inputkan, dapat dilihat pada gambar 4.12.
Gambar 4.12 Form Detil Disposisi
STIKOM
55
f. Form Input Surat Keluar
Pada menu input surat keluar user dapat menginputkan data surat yang keluar perharinya beserta kartu kendali surat dan juga user dapat upload file surat tersebut. Dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Form Input Surat Keluar
STIKOM
g. Form Daftar Surat Keluar
Pada menu daftar surat keluar user dapat melihat, merubah atau menghapus daftar surat yang keluar, dan user juga dapat melakukan pencarian surat yang dibutuhkan, dapat dilihat pada gambar 4.14.
Gambar 4.14 Form Daftar Surat Keluar
h. Form Detil Kartu Kendali
Pada menu detil kartu kendali, user dapat melihat, edit dan delete kartu kendali surat yang telah di inputkan, dapat dilihat pada gambar 4.15.
STIKOM
57
Gambar 4.15 Form Detil Kartu Kendali
i. Form Tambah Pengguna
[image:66.595.58.522.72.722.2]Pada menu tambah pengguna yang memiliki hak akses untuk menambah ataupun merubah data pengguna hanya admin, dapat dilihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Form Tambah Pengguna
STIKOM
4.4Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi surat menyurat bagian Kepegawaian pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya. Penjelasan hardware / software pendukung, serta penjelasan tentang features apa saja yang terdapat dalam aplikasi ini.
4.4.1 Spesifikasi Perangkat
Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi surat menyurat ini terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut :
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari : 1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi. 2. Memory 512 MB RAM atau yang lebih tinggi.
3. 10/100 Mbps Ethernet Network Interface Card. 4. Hardisk minimal 50 GB.
Spesifikasi software pendukung terdiri dari :
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional/Home Edition, Microsoft Windows Vista Basic, Premium, Bussiness, Ultimate, atau juga Windows 7.
2. Web Browser disarankan memakai Mozilla Firefox atau google chrome. 3. XAMPP (JSP, MySQL, Apache)
4. Eclipse.
STIKOM
59
4.4.2 Penjelasan Penggunaan Program
Berikut adalah penjelasan penggunaan masing – masing form yang ada pada aplikasi surat menyurat bagian Kepegawaian pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya berbasis Web.
a. Halaman Awal Login
Gambar 4.17 Form Login
Gambar 4.17 merupakan tampilan awal pada saat menjalankan aplikasi surat menyurat bagian Kepegawaian pada Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Surabaya berbasis web. Pada proses ini akan dilakukan pengecekan user, apakah user admin atau user asisten, karena ke dua us
