66
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Rancangan Penelitian 3.1.1. Tahapan Penelitian
Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melaksanakan evaluasi pada sumber daya layanan akademik Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Poltek, antara lain:
1) Mempelajari gambaran umum STIKOM Poltek Cirebon
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah mempelajari sejarah dan gambaran umum STIKOM Poltek. Hal ini dilakukan berdasarkan inisiatif sebelum proses evaluasi dimulai, serta melakukan observasi langsung dan wawancara dengan stakeholder. 2) Menentukan ruang lingkup evaluasi
STIKOM Poltek dalam menentukan ruang lingkup final dari evaluasi yang akan dilakukan, dalam hal ini diputuskan ruang lingkup mencakup proses-proses internal berdasarkan standar COBIT® 5, karena STIKOM Poltek memiliki keinginan untuk terlebih dahulu merapikan hal-hal internal.
3) Pengumpulan Data
Pada tahap ini, pihak Unit Pelayanan Teknik dan Komputer serta Biro Administrasi Akedemik dan Kemahasiswaan (BAAK) di STIKOM Poltek Cirebon memberikan bukti terkait rencana strategis, visi, misi, struktur organisasi, peran dan wewenang, serta kegiatan sumber daya layanan akademik.
4) Pemetaan proses COBIT® 5 yang akan dinilai
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan pemetaan berdasarkan objek penelitian. Hal ini dilakukan agar penilaian tepat dan sesuai kebutuhan dalam penilaian kapabilitas proses dengan COBIT® 5 Process Assessment Model.
5) Mengukur capability level
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan penilaian setiap proses yang telah dilakukan, pemetaan pada proses yang akan dinilai dengan tujuan mendapatkan hasil pengukuran di level dan pencapaian sesuai bukti di lapangan berdasarkan COBIT® 5 Process Assessment Model.
6) Hasil pengukuran capability level
Hasil pengukuran didapatkan dari langkah sebelumnya dengan menampilkan ke dalam bentuk tabel atau grafik dari kapabalitas level yang dinilai.
7) Pemberian rekomendasi dan usulan perbaikan
proses COBIT® yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan STIKOM Poltek.
3.1.2. Diagram Alir (Flowchart)
3.2. Metode Pengumpulan Data 3.2.1. Data Primer
Data primer bersumber dari sebaran pertanyaan berdasarkan Assessment dengan menggunakan COBIT® 5 Process Assessment Model. Untuk memperoleh data-data tersebut, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1) Analisis dan Observasi
Metode pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan data secara langsung terhadap proses layanan akademik terkait objek penelitian.
2) Wawancara
Pengumpulan data informasi yang dilakukan dengan cara komunikasi dengan pihak terkait dalam memberikan informasi yang lebih terinci terhadap objek permasalahan yang sedang di teliti. 3) Quesioner
Pembuatan kuesioner ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai fakta dan opini lebih cepat dan menyeluruh terhadap responden dari seluruh proses yang terkait dengan domain EDM04, APO07, dan BAI08, dalam kaitannya dengan assessment tingkat kapabilitas sumber layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon.
evaluasi dengan melihat secara umum jawaban yang diberikan responden dengan melalukan uji validitas dan uji reliabilitas instrumen terlebih dahulu sebelum dilakukan perhitungan-perhitungan data.
3.2.2. Data Sekunder 1) Studi Pustaka
Metode mengumpulkan kajian pustaka yang menunjang objek penelitian yang dibahas, kajian pustaka bersumber dari jurnal ilmiah, buku, buku elektronik.
2) Dokumen Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Operasional (RENOP) STIKOM Poltek Cirebon
3.3. Gambaran Umum Objek Penelitian
3.4. Analisis Objek Penelitian
3.4.1. Analisis Visi Misi STIKOM Poltek Cirebon 3.4.1.1. Visi
Menjadi salah satu Perguruan Tinggi terkemuka dan mampu menghasilkan Sumber Daya Manusia yang memiliki tingkat kecerdasan, tingkat kreatifitas dan tingkat keimanan yang tinggi. Visi STIKOM Poltek Cirebon : “Terwujudnya lembaga pendidikan tinggi yang menghasilkan sumber daya manusia unggul, mandiri dan berbudaya”.
3.4.1.2. Misi
1) Menyelenggarakan pendidikan yang bermutu dan menghasilkan lulusan yang memiliki moral dan integritas yang tinggi sesuai dengan tuntutan masyarakat;
2) Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan bangsa;
3.4.2. Rumusan Sasaran dan Tujuan Program Studi yang Relevan dengan Visi dan Misi
3.4.2.1. Sasaran Program Studi
1) Memberikan pengetahuan teoritis dan praktis dibidang ilmu Information Communication and Technology (ICT) atau informasi, komunikasi, dan teknologi;
2) Meningkatkan kemampuan dalam menganalisa berbagai permasalah ICT dan manajemen yang timbul dalam masyarakat dan dunia industri;
3) Mampu menciptakan lapangan kerja, mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi dalam pemerintah dan masyarakat yang semakin membutuhkan ahli-ahli ICT yang mempunyai wawasan yang luas.
3.4.2.2. Tujuan Program Studi
Menghasilkan lulusan yang mampu:
1) Memahami ICT dan manajemen sebagai sarana mencari keadilan dalam hidup berbangsa dan bernegara;
2) Memiliki kemampuan yang kompetitif dibidang ilmu ICT dan manajemen;
4) Mengembangkan dan meningkatkan profesionalisme manajemen dengan menjunjung tinggi etika profesi.
Tabel 3.1
Analisa SWOT untuk Komponen Jati Diri, Visi, Misi, Sasaran, dan Tujuan
Faktor Internal
Kekuatan Memiliki izin operasi dari DIKTI dan terakreditasi dengan peringkat B dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
Kelemahan
Belum optimalnya sosialiasasi visi, misi, sasaran dan tujuan ke seluruh sivitas akademik.
Belum maksimalnya pencapaian sasaran dan tujuan.
Faktor Eksternal
Peluang
Meningkatnya kesadaran teknologi informasi masyarakat sehingga kebutuhan akan sarjana ICT untuk menyelesaikan problema implementasi manajemen di masyarakat cenderung meningkat.
Berkembangnya teknologi dan informasi, sehingga terjadi hubungan yang melintas batas wilayah negara, sehingga kajian ilmu ICT dan manajemen antar negara mengalami perkembangan yang cukup pesat.
Ancaman
Di semua perguruan tinggi di Indonesia membuka Kampus ilmu ICT ; Tawaran untuk melanjutkan studi, khususnya bidang studi ilmu ICT dari
luar negeri semakin marak dengan biaya dan sistem pendidikan serta fasilitas lainnya yang sangat kompetitif;
3.4.3. Evaluasi Sistem Tata Kelola dan Organisasi Perguruan Tinggi 3.4.3.1. Sistem Tata Kelola (Governance)
1) Struktur dan Suasana Organisasi
Struktur program studi Ilmu Komputer adalah sebagai berikut:
(1) Unsur Pimpinan, yakni Ketua STIKOM Poltek Cirebon yang dibantu oleh:
b. Senat Kampus diketuai oleh dekan kampus, yang anggotanya terdiri dari guru besar, wakil dosen senior serta struktural kampus
c. Unsur lain-lainnya : Kepala Laboratorium
d. Unsur pelaksana administrasi atau tata usaha di bawah Pembantu Ketua bidang administrasi dan keuangan merangkap sebagai kepala tata usaha.
(2) Unsur penunjang lainnya:
a. Kepala Laboratorium Komputer b. Kepala Perpustakaan
c. Kepala LPPM d. Kepala RnD
2) Personel beserta Fungsi dan Tugas Pokok (1) Ketua
(2) Pembantu Dekan
a. Pembantu Ketua Bidang Akademik
Mempunyai tugas membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran penelitian dan pengabdiankepada masyarakat.
b. Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan
Membantu tugas dekan dalam bidang administrasi dan keuangan.
c. Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan
Membantu dekan dalam pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan atau kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa. Pembantu bidang akademik, bidang administrasi, dan keuangan serta bidang kemahasiswaan bertanggungjawab pada ketua selaku pimpinan.
(3) Senat Kampus
Merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan kampus yang bersifat non-struktural, yang memiliki kewenangan menjabarkan kebijakan dan peraturan institusi untuk kampus.
b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik, kecakapan serta kepribadian dosen.
c. Merupakan norma dan tolak ukur pelaksanaan penyelenggaraan kampus
d. Menilai pertanggungjawaban pimpinan kampus atas pelaksanaan kebijakan akademik yang telah ditetapkan. e. Memberikan pertimbangan pada institusi mengenai
calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan kampus.
(4) Ketua Program Studi
Merupakan unit akademik di kampus, yang melaksanakan pendidikan akademik serta profesional pada cabang ilmu pengetahuan di kampus, ketua program studi dirangkap oleh pembantu dekan bidang akademik
(5) Kepala Laboratorium
Laboratorium dikelola oleh kepala laboratorium, yang mengakomodir praktek komputer yang diampu oleh dosen yang terkait dengan bidang studi dan keahliannya
(6) Tata Usaha
Terdiri dari beberapa kepala seksi: a. Seksi pendidikan
b. Seksi umum dan perlengkapan c. Seksi keuangan dan kepegawaian d. Seksi kemahasiswaan
e. Seksi dokumentasi / pendataan
Pertanggungjawaban kepada Pembantu Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan atau Pembantu Ketua Dua.
3) Sistem Kepemimpinan dan Pengalihan serta Akuntabilitas Pelaksanaan Tugas
Dekan bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi di STIKOM Poltek Cirebon. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh pembantu Ketua I, II, dan III. Dalam pengabdian masyarakat, khususnya untuk konsultasi ilmu-ilmu yang berbasis teknologi informasi kepada masyarakat luas.
Kebijakan diambil berdasarkan hasil rapat, baik rapat pimpinan senat kampus maupun rapat kampus yang selanjutnya hasil rapat tersebut dituangkan dalam surat edaran dan pengumuman di papan pengumuman.
5) Perencanaan Program Jangka Panjang dan Monitoring Pelaksanaannya Sesuai dengan Visi , Misi dan Tujuan Program
Pelaksanaan program selalu dimonitor dan dievaluasi oleh Pembantu Ketua I. Sebagai contoh antara lain adalah penentuan nilai akhir, input nilai dengan disk, batas waktu penyerahan nilai, dan sistem pengawasan ujian. Selain itu, pada akhir semester dilakukan rapat untuk memperoleh umpan balik dari dosen dan mengadakan questioner ke mahasiswa dan dosen.
Tabel 3.2
Analisis SWOT untuk Komponen Tata Kelola
Faktor Internal
Kekuatan
Struktur tata kelola di STIKOM Poltek Cirebon telah sesuai dengan pedoman penyelenggaraan, yaitu Statuta Institusi STIKOM Poltek Cirebon dengan deskripsi, fungsi, dan tugas yang jelas.
Meningkatnya kesadaran dari seluruh civitas akademika untuk turut berpartisipasi aktif dalam rangka penerapan kebijakan-kebijakan yang berlaku di Kampus hukum.
Kelemahan Belum adanya Ketua program studi untuk masing-masing Program kekhususan.
Faktor
Eksternal
Peluang
Ancaman
Belum stabilnya kondisi ekonomi yang dapat menyebabkan tidak terwujudnya beberapa program jangka panjang.
3.4.4. Evaluasi Kinerja dan Manajemen Program Akademik 3.4.4.1. Kemahasiswaan
1) Sistem Rekrutmen dan Seleksi Calon Mahasiswa
Penerimaan calon mahasiswa baru STIKOM Poltek Cirebon dilakukan dengan sistem terbuka artinya setiap awal tahun akademik diumumkan kepada masyarakat luas bahwa akan ada penerimaan mahasiswa baru. Pengumuman dilakukan melalui media massa, media cetak dan media elektronika (TV-Radio, surat kabar, majalah, dan tim marketing kampus). Penerimaan mahasiswa baru dilakukan pada bulan Febuari s/d September setiap tahun akademik. Pendaftaran mahasiswa baru dilakukan dengan 2 (dua) kategori, yaitu:
(1) Pendaftaran mahasiswa baru berdasarkan penerimaan dari tamatan SMA/MA.
(2) Pendaftaran mahasiswa pindahan yang berdasarkan peringkat akreditasi yang sama dari perguruan tinggi lain ke STIKOM Poltek Cirebon.
Kesempatan menjadi mahasiswa baru di STIKOM Poltek Cirebon terbuka bagi yang memenuhi persyaratan:
(2) Berkelakuan baik yang dinyatakan keterangan POLRI. (3) Surat Keterangan Dokter tidak terlibat NARKOBA.
(4) Memiliki ijazah/STTB SMA atau sederajat sesuai dengan program studi yang menjadi pilihan.
(5) Lulus seleksi masuk yang diselenggarakan oleh STIKOM Poltek Cirebon.
(6) Mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran.
Mahasiswa pindahan dari perguruan tinggi lain ke STIKOM Poltek Cirebon harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: (1) Status akreditasi tempat asal, sama dengan status akreditasi
STIKOM Poltek Cirebon.
(2) Konversi nilai akademik yang disetujui oleh Ketua atau Pembantu Ketua I STIKOM Poltek Cirebon.
(3) Memenuhi persyaratan administrasi dan keuangan yang telah ditentukan.
(4) Memenuhi persyaratan-persyaratan lainnya.
2) Profil mahasiswa: akademik, sosio ICT, pribadi (termasuk kemandirian dan kreatifitas)
(1) Akademik
kemampuan intelektual (analisis) yang mencakup 2 hal, yakni sikap ilmiah dan kompentensi ilmiah. Sikap ilmiah adalah: objektif, terbuka, jujur, inventif dan ingin tahu. Kompetensi Ilmiah: rasional, inovatif, mampu komunikasi, mampu mengindentifikasi masalah, mampu melihat masalah secara proposional.
(2) Sosio ICT
maupun dari pemerintah atau dari perusahaan-perusahaan terkenal lainya.
(3) Pribadi (termasuk kemandirian dan kreatifitas)
3) Keterlibatan mahasiswa dalam berbagai komisi yang relevan
Sesuai dengan sasaran program studi yaitu menghasilkan SDM lulusan unggul dalam beberapa hal, tingkat kecerdasan, tingkat kreatifitas, kematangan pribadi/emosi dan tingkat keimanan, maka realisasi dari tujuan ini, Senat STIKOM Poltek Cirebon membentuk komisi-komisi yang beranggotakan staf pengajar/dosen dan melibatkan mahasiswa STIKOM Poltek Cirebon. Komisi-komisi yang dimaksud adalah: Komisi Akademisi dan Komisi Pengabdian Masyarakat. Di samping itu ada juga komisi lain sesuai dengan kebutuhan yang sifatnya temporer misalnya komisi marketing dan lain-lain. Keterlibatan mahasiswa dalam beberapa komisi tersebut untuk menambah kemampuan sebagai calon profesional, yang nantinya berguna untuk mendapatkan posisi yang baik dan kompetitif dalam dunia kerja pada lembaga pemerintah maupun swasta domestik/asing. Bentuk-bentuk kegiatan yang dapat melibatkan mahasiswa dalam komisi di atas adalah:
(1) Kegiatan diskusi ilmiah secara berkala baik internal/eksternal.
(3) Kunjungan ke perusahaan-perusahaan IT di wilayah Cirebon dan luar kota.
(4) Kegiatan penelitian terprogram. (5) Kegiatan penegakan ICT.
4) Kegiatan Ekstrakurikuler
Kegiatan ekstrakurikuler merupakan kegiatan yang melengkapi kegiatan kurikuler guna meningkatkan kemampuan psikomotorik, di samping aspek kognitif, dan afektif. Integritas ketiga unsur tersebut menjadi tujuan dari program studi ilmu ICT untuk dikembangkan dalam rangka pembinaan mahasiswa menjadi manusia yang seutuhnya.
Ada beberapa macam kegiatan ekstrakurikuler di STIKOM Poltek Cirebon meliputi antara lain:
(1) Kegiatan olahraga: Sepak bola, catur, tenis lapangan, tenis meja, renang, soft ball, bulu tangkis, basket, volley, hockey, bridge, dan panjat tebing.
(2) Kegiatan Bela diri: Taekwondo, Boxer, Silat.
(3) Kegiatan Kesenian: Paduan suara, Seni vokal, Teater, Puisi dan lain-lain.
(5) Unit Kerohanian: Islam, Katolik, Kristen, Hindu, dan Budha.
5) Keberlanjutan penerimaan mahasiswa (minat calon mahasiswa dan kebutuhan akan lulusan program studi)
Di tengah-tengah peningkatan kebutuhan masyarakat akan tenaga profesional yang memiliki kualitas akademik tinggi serta kemampuan untuk menjawab tantangan-tantangan baru dalam era globalisasi dan inter sosiolisasi, maka STIKOM Poltek Cirebon menawarkan pilihan jenis dan jenjang pendidikan tinggi yang cukup luas sesuai minat dan bakat para mahasiswa, dengan kurikulum dan program pendidikan pengajaran yang senantiasa disesuaikan mengikuti perkembangan kebutuhan baru di dalam masyarakat.
Jenis dan jenjang pendidikan tinggi yang ditawarkan menjadi: (1) Program pendidikan non gelar dalam bentuk
pelatihan-pelatihan mempunyai sertifikasi, baik atas permintaan ataupun penawaran di STIKOM Poltek Cirebon.
(2) Program Sarjana/S-1 (8-14 Semester) 145 SKS
Akuntansi dengan menggunakan kurikulum modern berbagai kompentensi yang dirancang untuk menjawab tantangan dewasa ini, yaitu kebutuhan akan sarjana dan ahli ICT yang berkualitas keilmuan dan kesiapan praktikal;
(1) Spesialisasinya difokuskan pada kemampuan dan pengetahuan menggunakan teknologi informasi yang komprehensif untuk mendapatkan alternatif penyelesaian masalah di bidang ICT yang terjadi dalam masyarakat.
(2) Penguasaan metodologi, khususnya dalam hal mengumpulkan dan menganalisa informasi, evaluasi informasi, merancang tujuan kerja, serta bekerja secara sistematis, khususnya dalam hal melakukan kegiatan yang sifatnya berkelompok atau tim.
(3) Kemampuan individu yang difokuskan pada: inisiatif, terpercaya, motivasi, dan kreatif.
mengevaluasi sistem belajar mengajar yang dilaksanakan. Di samping itu daftar lulusan STIKOM Poltek Cirebon sudah cukup banyak dan tersebar di seluruh pelosok tanah air maka perlu digalang suatu sistem komunikasi antar lembaga dengan para lulusan tersebut dengan membentuk wadah Alumni STIKOM Poltek Cirebon.
6) Pelayanan mahasiswa
(1) Bantuan Tutorial yang Bersifat Akademik
Penyelenggaraan pendidikan pada STIKOM Poltek Cirebon menggunakan sistem satuan kredit semester (SKS). Dengan sistem ini mahasiswa didorong untuk merencanakan sendiri strategi dan politik perkembangan studinya dengan dibantu oleh dosen wali atau penasehat akademis (PA). Setiap mahasiswa mempunyai seorang PA yang ditunjuk oleh kampus, diantara dosen tetap yang berfungsi memberikan bimbingan dan pembinaan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan akademik dan keberhasilan studi mahasiswa. Bantuan tutorial yang bersifat akademik meliputi:
Perkuliahan dan praktek diikuti oleh mahasiswa yang telah memiliki persyaratan administratif dan akdemis sesuai dengan rencana studinya yang ada di dalam KRS. Kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Kegiatan terstruktur dan mandiri merupakan kegiatan di luar perkuliahan tatap muka yang sudah terjadwal. Kegiatan penyusunan skripsi/tugas akhir dilakukan apabila kegiatan kuliah, seminar dan praktikum telah terpenuhi. Di samping itu ada pula bantuan tutorial berupa diktat, buku ajar, modul, SAP (Satuan Acara Perkuliahan) dan lain-lain.
(2) Informasi dan bimbingan karir
Sistem informasi akademik kemahasiswaan, administratif dilakukan secara terpadu dalam suatu sistem informasi terpadu dengan sistem komputerisasi yang dikelola oleh Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi Akademik, dan sistem informasi pusat perkomputeran kampus, sehingga pelaksanaan rencana studi mahasiswa dalam kenyataannya diimbangi pula dengan pelayanan administrasi dengan komputerisasi, sehingga data yang dibutuhkan dapat tersedia dalam waktu yang cepat, dan efektif serta efisien.
mengenai kiat-kiat menghadapi persaingan dalam pasar kerja. Selain itu dilakukan juga kerjasama dengan beberapa lembaga-lembaga profesi (kantor ICT ataupun yayasan bantuan ICT) dan menerima beberapa permintaan tenaga kerja dari lembaga pemerintah dan swasta.
(3) Konseling pribadi dan sosial
Tersedia beberapa pusat hubungan konseling pribadi dan pelayan kesehatan, pelayanan konsultasi teknologi komputer, pelayanan informasi dan bimbingan karir.
Tabel 3.3
Analisa SWOT untuk Komponen Kemahasiswaan
Faktor Internal
Kekuatan
Telah mempunyai system rekruitmen dan seleksi mahasiswa baru yang baku dan tersentralisir oleh pihak kampus.
Mahasiswa sebagian besar berasal dari sekolah yang menyediakan fasilitas belajar bahasa asing yang komprehensif. Telah memiliki pedoman akademik bagi kegiatan pembelajaran
dan kegiatan kemahasiswaan.
Kegiatan pelayanan akademik selalu berjalan sesuai dengan jadwal dan ketentuan yang telah ditetapkan.
Fasilitas untuk menunjang kegiatan ekstrakurikuler dan menjembatani mahasiswa ke dunia praktek tersedia.
Kelemahan
Belum dipahaminya oleh civitas akademika, dan khususnya mahasiswa mengenai situasi dalam mendapatkan peluang kerja yang demikian kompetitif.
Biaya perkuliahan yang semakin kompetitif dan meningkatnya daya tampung Perguruan Tinggi sejenis lainnya , khususnya yang membuka Kampus ilmu ICT.
Faktor Eksternal
Peluang
Lokasi kampus yang cukup strategis dan berada di lingkungan yang mudah untuk dijangkau.
Ancaman
Meningkatnya jumlah perguruan tinggi yang membuka Kampus komputer dengan biaya dan fasilitas yang kompetitif. Dibukanya program ekstention dan program lainnya yang
memberikan kemudahan waktu bagi para calon mahasiswa untuk menyelesaikan studinya.
Tawaran untuk menempuh studi bidang ilmu ICT dan manajemen di luar negeri.
3.4.4.2. Kurikulum
1) Kesesuaian dengan Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan
Kurikulum yang digunakan pada program studi ilmu komputer STIKOM Poltek Cirebon, apabila ditelaah pada kurikulum nasional maupun kurikulum lokal dengan beban studi 145 SKS, maka telah mencapai kesesuaian dengan visi, misi, sasaran dan tujuan program.
2) Relevansi dengan tuntutan dan kebutuhan stakeholders
3) Struktur dan isi kurikulum (keleluasaan, kedalaman, koherensi, penataan/organisasi)
(1) Keleluasaan
Untuk dapat merancang dan merencanakan kegiatan dan pengalaman tujuan kurikulum itu sendiri harus dinyatakan dengan jelas, yaitu macam dan kemampuan apa dan bagaimana dibidang pengetahuan, keterampilan dan sikap yang harus dimiliki oleh mahasiswa pada waktu mengakhiri pendidikannya dengan berhasil. Kurikulum dapat pula dianggap sebagai sarana untuk membekali anak didik dengan pemahaman, ketajaman analisa, serta keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan perubahan sosial. Tanggung jawab utama kurikulum adalah untuk mengembangkan ilmu ICT dalam rangka menuju masyarakat yang lebih sejahtera. Dari sudut pandang ICT, kurikulum yang demikian diharapkan dapat memberikan bekal kepada para lulusan sehingga dapat dengan secara cepat dan tepat merespon dan memberikan solusi atas problema perkembangan teknologi komputer yang muncul di masyarakat.
(2) Kedalaman
informasi yang terjadi di masyarakat, khususnya mengenai mengapa hal tersebut muncul dan bagaimana langkah penyelesaiannya. Sehingga, isi kurikulum diarahkan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif atas masalah-masalah yang terjadi di masyarakat, khususnya untuk dapat melakukan identifikasi atas gejala-gejala tersebut, dan menganalisis serta memberikan alternatif penyelesaiannya dengan menggunakan kerangka pemikiran yang sistematis. (3) Koherensi
Yang dimaksud dengan koherensi adalah penetapan kelompok-kelompok studi yang diajarkan. Penetapan struktur program mencakup penetapan jenis-jenis program pendidikan, sistem semester, jumlah bidang studi dan alokasi waktu yang diperlukan. Sedangkan kelompok-kelompok studi tercermin dalam mata kuliah.
4) Kompetensi dan etika lulusan yang diharapkan
Mampu memahami, mengantisipasi, memprediksi dan menganalisa pemasalahan ICT dalam masyarakat.
(1) Kompetensi Mahasiswa
a. Mampu memecahkan masalah-masalah berbasis TI b. Mampu membuat dan menganalisa sistem informasi c. Mampu melakukan kegiatan bisnis berbasis TI
d. Mampu memberi konsultasi dibidang perkembangan ICT berbasis TI
e. Mampu membuat aplikasi atau sistem untuk kepentingan manajemen
5) Derajat integrasi materi pembelajaran (intra dan antar disiplin ilmu)
Kurikulum dapat dilihat pula sebagai suatu mekanisme untuk memberikan pemahaman yang komprehensif kepada masing-masing individu yang sedang menempuh studi, sehingga dapat mencapai derajat integrasi yang sesuai dengan tahap-tahap perkembangan kepribadian sehingga dapat menunjang aktualitas diri. Derajat integrasi yang dimaksud adalah keeratan materi antar mata kuliah, dimana dalam kurikulum dijabarkan dengan adanya mata kuliah prasyarat yang harus diambil terlebih dahulu sebelum mengambil mata kuliah tertentu.
6) Kurikulum lokal yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat terdekat dan kepentingan internal lembaga.
67 SKS adalah kurikulum inti dan 50 SKS adalah kurikulum institusional.
7) Peluang bagi mahasiswa untuk mengembangkan diri: melanjutkan studi, mengembangkan pribadi, memperoleh pengetahuan dan pemahaman materi khusus sesuai dengan bidang studinya, mengembangkan keterampilan yang dapat dialihkan (transferable skills).
a. Melanjutkan Studi
b. Memiliki kemampuan dasar keilmuan sebagai syarat melanjutkan pendidikan Program Magister Komputer (S2) c. Pengembangan Pribadi
d. Mahasiswa dapat memberikan konsultasi ICT dan manajemen berbasis teknologi informasi dilingkungan keluarga, lingkungan, masyarakat.
e. Orientasi kearah karir dan pekerjaan.
Tabel 3.4
Analisa SWOT untuk Komponen Kurikulum
Faktor Internal
Kekuatan
Kurikulum operasional telah memuat Visi, Misi, dan Tujuan program studi sesuai dengan Kurikulum Nasional untuk menghasilkan SDM unggul
Kurikulum mencakup teori dan prinsip ilmukomputer, serta perkembangan system komputer di berbagai Negara. Selain itu dilengkapi dengan kegiatan-kegiatan penunjang, seperti kuliah lapangan, praktek peradilan, pembuatan kontrak, dsb. serta penyusunan skripsi untuk memberikan bekal yang memadai bagi lulusan.
Secara periodik dilakukan penyesuaian kurikulum dengan mengacu pada pedoman pengembangan kurikulum.
Kelemahan
Belum dimanfaatkannya secara optimal jalinan kerjasama dengan berbagai pihak (a.l..alumni, organisasi profesi, dsb)
Ada mata kuliah yang belum dapat diselenggarakan karena adanya kendala penyediaan sarana dan prasarana.
Faktor Eksternal
Peluang
Para dosen yang aktif sebagai praktisi secara aktif memberikan masukan kepada pihak Kampus mengenai perkembangan ICT berbasis teknologi informasi terkini yang terjadi di masyarakat
Ancaman
Persaingan dalam karir di bidang ICT tidak mengenal batas wilayah Negara, sehingga lulusan luar negeri yang mengembangkan kariernya di Indonesia akan semakin bertambah.
3.4.4.3. Proses Pembelajaran 1) Misi Pembelajaran
Misi pembelajaran STIKOM Poltek Cirebon adalah untuk mendidik tenaga sarjana dan sarjana muda yang memiliki:
(2) Kemampuan mengambil keputusan dengan tepat pada setiap masalah teknologi yang dihadapi;
(3) Kemampuan menciptakan lapangan kerja, dan mampu mengantisipasi dan memprediksi perubahan-perubahan sosial.
(4) Pengembangan/pelatihan kompetensi yang diharapkan
Untuk pengembangan/pelatihan kompetensi yang diharapkan untuk mahasiswa, yang dapat ditranfer untuk menunjang persiapan karir bertujuan untuk membantu mahasiswa dan lulusan perguruan tinggi memiliki bekal pengetahuan dan keterampilan yang berkenaan dengan persiapan memasuki dunia kerja, serta memberikan keterampilan pelatihan tertentu berkenaan dengan keterampilan khsusus yang diperlukan dalam memasuki dunia kerja: dengan praktek di kantor-kantor TI, kuliah lapangan, praktek peradilan dan pembuatan peraturan, serta penelitian.
(5) Efisiensi internal dan eksternal
2) Mengajar
Dosen selain memberi kuliah dan tugas yang mengarah pada aplikasi penggunaan di lapangan, dilengkapi pula dengan melihat secara langsung praktek yang terjadi di lapangan, penyusunan draft ketentuan ICT, serta diskusi.
(1) Kesesuaian materi pembelajaran dengan tujuan mata kuliah. Silabus disesuaikan dengan kurikulum nasional dengan memperhatikan kebutuhan pasar dengan tidak meninggalkan visi dan misi program studi. Silabus dijabarkan dalam satuan acara perkuliahan (SAP) untuk dipakai sebagai pedoman di dalam menjalankan perkuliahaan. SAP untuk setiap tahun akademik direvisi dan disesuaikan dengan perkembangan masyarakat.
(2) Efesien dan Produktifitas
Setiap dosen mempunyai komitmen terhadap penyelengaraan perkuliahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh program studi, menyelengarakan Ujuan Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), serta memberikan tugas-tugas kepada mahasiswa sesuai dengan materi yang diberikan.
(3) Struktur dan rentang kegiatan mengajar
Besar, yang merupakan struktur mengajar dengan pendekatan kelompok dan rentang kegiatan dilakukan pada setiap mata kuliah khususnya mata kuliah dasar umum dan keahlian ICT dilakukan oleh beberapa dosen.
3) Penggunaan Teknologi Informasi
Program studi menyediakan laboratorium komputer yang didukung dengan sarana internet dan memiliki lima laboratorium yaitu laboratorium multimedia, robotic, jaringan, broadcast dan akuntansi.
4) Belajar
(1) Keterlibatan Mahasiswa
Prinsip-prinsip belajar dengan melibatkan mahasiswa, yang perlu diutarakan adalah dalam mengajar, dosen memberi motivasi atau dorongan kepada mahasiswa dengan cara memberi poin apabila tiap menjawab pertanyaan dengan baik pada setiap kali perkuliahan, selain itu dosen dapat memotivasi belajar mahasiswa dengan hal-hal sebagai berikut: diskusi, tugas terstruktur, serta kuis tidak terjadwal. (2) Bimbingan Skripsi
dapat diajukan untuk disidangkan untuk memenuhi persyaratan dalam meraih gelar S-1.
(3) Peluang bagi mahasiswa untuk melakukan pengembangan diri.
a. Pengembangan pengetahuan dan pemahaman materi khusus sesuai bidangnya.
Pada dasarnya peluang mahasiswa untuk mengembangkan pengetahuan dan pemahaman materi khusus sesuai dengan bidangnya mencakup hal-hal sebagai berikut:
Penyusunan Program Studi Lengkap Satu Jenjang
(PSLSJ)
Pengenalan karir berkenaan dengan program studi
dengan materi khusus (peminatan)
Penguatan motivasi, sikap dan kebiasaan belajar
Pengentasan permasalahan yang menganggukebiasaan belajar.
b. Keterampilan umum dan yang dapat ditransfer (transferable).
yang berkenaan dengan persiapan memasuki dunia kerja, serta memberikan keterampilan pelatihan tertentu berkenaan dengan keterampilan khusus yang diperlukan dalam memasuki dunia kerja.
Keterampilan umum dan yang dapat ditransfer untuk menunjang persiapan karir ini misalnya: keterampilan berkomunikasi, keterampilan komputer, keterampilan mengikuti wawancara untuk rekrutmen tenaga kerja, keterampilan membuat surat lamaran kerja.
c. Pemahaman dan pemanfaatan kemampuan sendiri.
Pengembangan pemahaman dan pemanfaatan kemampuan sendiri dapat ditingkatkan melalui kunjungan ke lembaga-lembaga yang bergerak di bidang ICT. Kegiatan tersebut diakhiri dengan presentasi yang merupakan proses evaluasi atas serapan materi yang didapat melalui kuliah lapangan tersebut. d. Kemampuan belajar mandiri.
e. Nilai, motivasi, dan sikap.
Dilakukan dalam organisasi kemahasiswaan, mengikuti latihan kepemimpinan, pelatihan berkaitan dengan keahliaannya.
5) Penilaian Kemajuan dan Keberhasilan Belajar
(1) Peraturan mengenai penilaian kemajuan dan penyelesaian studi mahasiswa.
Peraturan mengenai penilaian kemajuan dan penyelesaian studi mahasiswa terdiri dari 2 (dua) macam yaitu:
a. Perkuliahan dan Praktek
b. Kegiatan terstruktur dan mandiri
(2) Strategi dan metode penilaian kemajuan dan keberhasilan mahasiswa
Metode penilaian mengacu pada 3 (tiga) cara penilaian yaitu:
a. Penilaian hasil ujian (UTS dan UAS)
b. Penilaian akhir mata kuliah, komponen nilai: Kehadiran, Tugas, UTS, dan UAS
c. Indeks Prestasi (IPS dan IPK) (3) Penentuan yudisium
menyelesaikan studinya pada strata satu dan berhak meraih gelar sarjana komputer.
(4) Penelaahan mengenai kepuasan mahasiswa
Kepuasan mahasiswa diukur dengan indikator terjalinnya hubungan yang baik antara mahasiwa dan dosen dalam proses belajar mengajar. Mahasiswa termotivasi untuk belajar secara optimal dan komunikasi yang terjalin bersifat aktif dan berjalan dua arah. Sehingga mahasiswa dapat menyerap materi yang diberikan oleh pengajar secara optimal. Di sisi lain pengajar juga dapat memberikan kuliah yang dinamis.
Tabel 3.5
Analisa SWOT untuk Komponen Proses Pembelajaran
Faktor Internal
Kekuatan
Proses pembelajaran telah dilengkapi dengan pedoman baku.
Adanya jadwal kuliah sesuai dengan kalender akademik. Telah mempunyai SAP, Modul kuliah, CD Tutorial dan
Diktat.
Telah menggunakan sarana komputer dalam pengolahan data.
Kelemahan
IPK rata-rata mahasiswa secara keseluruhan belum memuaskan.
Belum terdapat tolok ukur yang tepat untuk dapat mendeksripsikan kepuasan mahasiswa atas proses belajar mengajar.
Faktor
Eksternal
Peluang
Ancaman
Krisis ICT dapat menyebabkan meningkatnya jumlah mahasiswa yang tidak dapat mengikuti perkuliahan karena keterbatasan pendanaan.
3.4.4.4. Suasana Akademik
1) Suasana akademik dapat dibangkitkan dengan adanya hal-hal sebagai berikut:
(1) Ruangan perkuliahan tersedia 12 ruangan; (2) Ruangan peradilan semu (tiap semester);
(3) Ruang seminar (kegiatan seminar dilaksanakan minimal 1x dalam 1 bulan);
(4) Laboratorium komputer, yang melayani sivitas akademika institusi STIKOM Poltek Cirebon;
(5) Kantin, dan Mushola.
2) Mutu dan kualitas interaksi kegiatan akademik dosen, mahasiswa, dan sivitas akademika.
Mengadakan seminar maupun diskusi panel dengan pembicara para dosen ataupun mahasiswa, serta alumni. Hal ini untuk lebih mempererat jalinan komunikasi antara dosen, mahasiswa, dan alumni.
Dalam rangka mewujudkan suasana tersebut, para dosen secara aktif mengikuti perkembangan yang terjadi dalam masyarakat, khususnya yang menyangkut masalah TI. Permasalahan tersebut kemudian diidentifkasi dan menjadi topik bahasan kasus dalam perkuliahan. Disisi lain mahasiswa diminta aktif untuk melakukan hal serupa. Topik tersebut akan menjadi materi diskusi maupun tugas bagi para mahasiswa dalam menyusun suatu paper atau makalah.
Keikutsertaan sivitas akademika dalam kegiatan akademik (seminar symposium, diskusi eksibisi) di kampus STIKOM Poltek Cirebon, cukup dikenal oleh masyarakat luas baik dari pemerintah atau kalangan industri sehingga dalam setiap kali ada kegiatan ilmiah dibidang komputer, kehadiran dosen ataupun mahasiswanya diharapkan oleh para pihak penyelenggara.
4) Pengembangan kepribadian ilmiah
Tabel 3.6
Analisa SWOT untuk Komponen Suasana Akademik
Faktor Internal
Kekuatan
Adanya kegiatan ilmiah yang diselenggarakan secara rutin oleh dosen maupun mahasiswa
Adanya interaksi yang harmonis antara dosen dengan mahasiswa
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
Kelemahan
Kurang optimalnya keterlibatan dosen dalam kegiatan penelitian mahasiswa
Intensitas seminar nasional kurang
Mahasiswa kurang antusias untuk mengikuti kegiatan ilmiah di luar kampus.
Faktor Eksternal
Peluang
Tersedianya kesempatan untuk meningkatkan hubungan kerjasama dalam rangka mengembangkan kepribadian ilmiah bagi dosen dan mahasiswa.
Ancaman
Adanya kecenderungan mahasiswa untuk mengikuti budaya asing sehingga menyebabkan terjadinya benturan-benturan dengan nilai-nilai akademik kampus ICT.
3.4.4.5. Sistem Informasi
1) Rancangan Pengembangan Sistem Informasi
Informasi lainnya dapat diperoleh pada media cetak seperti Mading dan Website.
2) Kecukupan dan kesesuaian sumber daya, sarana dan prasarana pendukung untuk pemberdayaan sistem informasi.
Kecukupan sistem informasi tergantung sejauh mana para mahasiswa mengetahui tentang proses pembelajaran, penunjang pembelajaran dan penilaian pembelajaran, serta bagaimana kualitas kelulusan melalui adanya papan pengumuman di lokasi yang mudah dibaca oleh mahasiswa. Selain itu juga koleksi buku di perpustakaan yang secara periodik mengalami penyempurnaan, secara bertahap merupakan upaya untuk terjaganya rasio kecukupan antara sumber daya dengan sarana dan prasarana.
3) Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi
Melalui fasilitas internet dan intranet memudahkan sivitas akademika untuk mengakses informasi dan melakukan komunikasi via email.
4) Keberadaan dan kemanfaatan Intranet
5) Keberadaan dan kemanfaatan internet
Situs institusi STIKOM Poltek Cirebon dapat diakses secara cepat dan mudah. Selain itu dalam situs tersebut secara jelas memberikan penjelasan bagi para pengunjung situs, khususnya kepada sivitas kademika mengenai informasi terkini, walaupun data yang tersaji masih sangat terbatas, namun sudah dapat memberikan ruang komunikasi yang cukup memuaskan.
Tabel 3.7
Analisa SWOT untuk Komponen Sistem Informasi
Faktor Internal
Kekuatan
Telah adanya sistem jaringan untuk pengelolaan data elektronik, sehingga memudahkan mahasiswa dalam memperoleh informasi akademik
Kampus telah memiliki situs khusus yang memberikan informasi seputar aktiftas yang berlangsung.
Kelemahan
Belum dapat diaksesnya informasi dari Intranet
Masih minimnya minat mahasiswa untuk memanfaatkan internet dalam menunjang proses belajar mengajar.
Faktor Eksternal
Peluang
Dengan adanya fasilittas situs kampus maka memberikan peluang bagi masyarakat umum untuk mengakses informasi secara lebih leluasa, sehingga dapat meningkatkan jumlah peminat yang ingin menempuh studi Tersedianya kesempatan yang leluasa untuk meningkatkan
hubungan dengan stakeholders melalui internet
Ancaman
1
1.1. Latar Belakang Penelitian
Saat ini penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi bagian penting dan diperlukan di hampir semua sektor bisnis. Hal ini berlaku juga untuk institusi perguruan tinggi atau universitas. Untuk menjaga agar TI menjadi penambah nilai dalam sebuah perguruan tinggi, maka perlu adanya tata kelola TI agar semua faktor dan dimensi yang berhubungan dengan penggunaan TI menjadi bersinergi dan bisa memberikan nilai tambah serta pengembalian investasi yang diharapkan bagi perguruan tinggi. Kenyamanan dan peningkatan pelayanan bagi para stakeholder di lingkungan perguruan tinggi dapat terus ditingkatkan dengan penerapan TI yang tepat sasaran.
Tata kelola atau governance berfungsi untuk memastikan bahwa kebutuhan, kondisi, dan pilihan stakeholder dievaluasi agar sesuai dengan tujuan bisnis perguruan tinggi, menetapkan prioritas dalam pengambilan keputusan, dan memonitor kinerja berdasarkan tujuan dan arahan. Salah satu praktik tata kelola TI yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi sumber daya TI atau Sistem Informasi (SI). Evaluasi bertujuan untuk menilai, memonitor, dan memastikan bahwa sumber daya layanan akademik mampu beroperasi secara efektif sesuai dengan tujuan rencana strategis perguruan tinggi.
pokok penyelenggaraan pendidikan tinggi. Inti dari tugas PTS adalah menyelenggarakan tugas akademik yang tercermin dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, STIKOM Poltek Cirebon harus membuat perencanaan yang baik sehingga tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai.
STIKOM Poltek Cirebon memiliki dua program studi S1 (sarjana) dan dua program studi Diploma III (D3). Untuk program studi sarjana terdiri dari Teknik Informatika dan Sistem Informasi, adapun pada program studi D3 terdiri dari Manajemen Informatika dan Komputerisasi Akuntansi. STIKOM Poltek Cirebon memiliki visi menjadi salah satu perguruang tinggi terkemuka dan mampu menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki tingkat kecerdasan, tingkat kreatifitas dan tingkat keimanan yang tinggi, sedangkan salah satu misinya adalah menyelenggarakan pendidikan yang bermutu dan menghasilkan lulusan yang memiliki moral dan integritas yang tinggi sesuai dengan tuntutan masyarakat.
Ruang lingkup sumber daya layanan akademik yang dimaksud adalah pengelolaan sumber daya manusia mulai dari pengelolaan kebutuhan dan alokasi sumber daya manusia, rekrutmen, pengawasan dan evaluasi sampai dengan pelaporan kinerja sumber daya manusia, pengelolaan keuangan, aktivitas proses yang terjadi adalah mulai dari penetapan anggaran, pencatatan penerimaan dan pengeluaran, sampai dengan pelaporan keuangan, sedangkan pengelolaan sarana prasarana mulai dari pengelolaan kebutuhan sarana dan prasarana, sistem informasi, pengawasan dan evaluasi, sampai dengan pelaporan sarana dan prasarana. Peneliti dalam kaitannya sebagai pihak yang bekerja di STIKOM Poltek Cirebon, melihat kebutuhan perlu dilakukan evaluasi terhadap sumber daya layanan akademik dikarenakan terutama belum pernah dilakukan pengukuran sumber daya layanan akademik menggunakan standar kerangka kerja (framework) COBIT® 5 Process Assessment Model, menjadi motivasi dalam penelitian tesis ini.
Sedangkan COBIT® 5 Process Assessment Model (PAM) merupakan model yang berisi kerangka dasar yang memberikan panduan penilaian dalam mengukur pencapaian kapabilitas proses yang berkaitan dengan TI, dalam hal ini proses pengelolaan sumber daya layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon. Setelah mendapatkan hasil penilaian pencapaian kapabilitas proses, langkah selanjutnya kita akan bisa merekomendasikan prioritas-prioritas pengembangan proses yang harus dilakukan dan sesuai kebutuhan STIKOM Poltek Cirebon.
COBIT® 5 PAM mampu menjadi metode evaluasi TI yang tepat untuk mengetahui apakah STIKOM Poltek Cirebon telah melakukan pengelolaan sumber daya layanan akademik yang baik, dan COBIT® 5 mampu membantu dalam merapihkan tata kelola TI yang sesuai standar, kebijakan dalam menjalankan operasi bisnis yang efektif dan efisien, serta memenuhi kebutuhan proses bisnis, maka dilakukanlah analisis dan evaluasi terhadap layanan akademik pada STIKOM Poltek Cirebon dengan menggunakan standar kerangka kerja COBIT® 5 Process Assessment Model (PAM).
COBIT® 5 PAM digunakan sebagai dokumen basis referensi untuk menilai performa kapabalitas TI organisasi serta mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan minimum untuk melakukan penilaian (output-output yang dibutuhkan), mendefinisikan proses kapabilitas dalam 2 dimensi, proses dan kapabilitas, menggunakan indikator proses kapabilitas dan proses performa untuk menentukan apakah attribut proses telah dipenuhi.
membuktikan bahwa COBIT® 5 mampu menjadi metode evaluasi TI yang tepat untuk mengetahui apakah STIKOM Poltek Cirebon telah melakukan pengelolaan TI yang baik terutama dalam hal layanan akademik, dan COBIT® 5 mampu membantu STIKOM Poltek Cirebon dalam merapihkan tata kelola TI yang sesuai dengan standar dan kebijakan dalam menjalankan operasi bisnis yang efektif dan efisien, serta memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dalam hal ini kampus, maka dilakukanlah analisis dan evaluasi terhadap tata kelola TI pada STIKOM Poltek Cirebon dengan menggunakan standar COBIT® 5 Process Assessment Model (PAM). Oleh sebab itu penulis mengambil judul tesis “Assessment Tingkat Kapabilitas Sumber Daya Layanan Akademik Menggunakan COBIT® 5 Process Assesment Model (PAM) pada STIKOM Poltek Cirebon”.
1.2. Identifikasi Masalah
Pada pelaksanaannya, penelitian tesis ini dilakukan dengan identifikasi masalah sebagai berikut:
1) Bagaimana penilaian proses sumber daya layanan akademik menggunakan COBIT® 5 process assessment model (PAM) ?
2) Bagaimana memastikan kinerja dari sumber daya yang terkait dengan layanan akademik dalam mendukung proses akademik di STIKOM Poltek Cirebon ?
4) Bagaimana menilai ketersediaan pengetahuan yang relevan serta valid, untuk mendukung semua proses dan memfasilitasi pengambilan keputusan ?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Mengukur tingkat kapabilitas, pada sumber daya layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon menggunakan COBIT® 5 Process Assessment Model (PAM).
2) Menganalisis hasil penilaian optimasi sumber daya layanan akademik pencapaian tingkat kapabilitas dan rekomendasi yang membangun di masa mendatang.
3) Menghasilkan rekomendasi berdasarkan hasil penilaian tingkat kapabilitas yang sesuai dengan proses pada COBIT® 5 PAM bagi STIKOM Poltek Cirebon.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat-manfaat dari penelitian tesis ini adalah:
1) Mengetahui dan meningkatkan pencapaian kapabilitas sumber daya layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon.
3) Mampu memperbaiki dan menciptakan optimasi sumber daya layanan akademik STIKOM Poltek Cirebon yang efektif dan efisien sesuai dengan hasil penilaian dan rekomendasi.
1.5. Pembatasan Masalah dan Asumsi
Pembatasan masalah dan asumsi dalam penelitian tesis ini antara lain:
1) Objek kebutuhan stakeholder berkaitan dengan objective tata kelola ditekankan pada pengoptimalan sumber daya (resource optimization). 2) Objek penelitian mencakup penilaian sumber daya layanan akademik
adalah sumber daya manusia, sistem informasi akademik, sumber daya layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon.
3) Proses COBIT® 5 yang akan di lakukan penilaian adalah domain EDM04 (Ensure Resource Optimisation), APO07 (Manage Human Resources), BAI08 (Manage Knowledge) berdasarkan pemetaan dengan menggunakan COBIT® 5.
4) Metodologi penilaian tingkat kapabilitas proses, menggunakan COBIT® 5 Process Assesment Model (PAM). Metode ini digunakan sebagai acuan untuk mengukur capability level (level kemampuan) terhadap pengelolan sumber daya layanan akademik di STIKOM Poltek Cirebon khususnya di Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK) dan Unit Pelayanan Teknis Komputer/EDP.
agar dapat dijadikan evaluasi sesuai dengan kebutuhan di STIKOM Poltek Cirebon.
1.6. Sistematika Penulisan
Secara garis besar penyusunan penelitian akan terbagi menjadi 5 bagian pembahasan yang meliputi :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang dilakukannya penelitian, penjelasan mengenai permasalahan pokok yang dihadapi, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat dilakukannya penelitian, pembatasan masalah penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan penyusunan penelitian ilmiah ini, yang meliputi pengertian tata kelola Teknologi Informasi (TI), pengertian IT governance, ruang lingkup IT governance, area fokus pengelolaan IT governance, tujuan dan langkah-langkah penerapan IT governance, pengertian COBIT®, kerangka kerja COBIT® 5, COBIT® 5 Process Assessment Model (PAM), penilaian tingkat kapabilitas menggunakan model penilaian process assessment model.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
permasalahan dengan jelas pada objek penelitian. Di dalam bab ini dibahas bagaimana teknik untuk mendapat data dari objek yang diteliti, diagram alir dari langkah-langkah sistematis yang menjadi acuan dalam penyelesaian masalah.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berisi penjabaran pelaksanaan evaluasi yang meliputi pengumpulan data dan analisis data, pemetaan proses teknologi informasi yang di nilai, penilaian dan perhitungan capability level menggunakan COBIT® 5 Process Assessment Model, dan pembahasan rekomendasi hasil evaluasi.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berisikan kesimpulan dari hasil evaluasi yang telah dilakukan serta saran dan rekomendasi mengenai perbaikan dan peningkatan pengelolaan teknologi informasi yang dapat digunakan oleh STIKOM Poltek Cirebon sebagai bahan pertimbangan untuk berkembang menjadi lebih baik di masa mendatang.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar dari seluruh kepustakaan yang digunakan dalam teks. Penulisan daftar pustaka mengikuti kaidah yang berlaku dalam tata naskah.
LAMPIRAN
(STUDI KASUS : STIKOM POLTEK CIREBON)
Oleh:
FAHMI NPM : 57.101.13.005
TESIS
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Sistem Informasi
FAKULTAS PASCA SARJANA
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
10
Sesuai dengan pembahasan tesis ini, maka dibutuhkan teori yang di dalamnya mencakup materi-materi yang mendukung dan memperjelas bahasan tesis ini.
2.1. Teknologi Informasi
informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan. (Yohana Dewi Lulu:2009)
Menurut Williams dan Sawyer (2007:4), teknologi informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan, dan/atau menyebarkan informasi. Teknologi informasi menyatukan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh teknologi informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga berupa telepon, TV, peralatan rumah tangga, dan peranti genggam modern (ponsel).
Menurut Aksoy dan DeNardis (2008:8), teknologi informasi adalah sistem hardware atau software yang menangkap proses, menukarkan, menyimpan, dan/atau menyajikan informasi menggunakan energi, elektrik, magnetik, atau elektromagnetik.
2.2. Sumber Daya Teknologi Informasi
Agar proses penerapan TI dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka diperlukan sumber daya TI yang mencukupi. Setiap proses TI memerlukan sumber daya TI yang berbeda. COBIT® 5 mengelompokkan sumber daya TI yang perlu dikelola menjadi empat kelompok, yaitu:
2) Informasi, merupakan data dalam semua bentuknya, yang dimasukkan, diproses, dan dikeluarkan sistem informasi, dalam bentuk apapun yang digunakan oleh bisnis.
3) Infrastruktur, adalah teknologi dan fasilitas (perangkat keras, sistem operasi, database managemenet system, jaringan, multimedia, dan pendukungnya) yang memungkinkan terlaksananya pemrosesan aplikasi.
4) Manusia, merupakan staf yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisir, mendapatkan, menerapkan, menyampaikan, mendukung, mengawasi, dan mengevaluasi sistem informasi dan layanannya. Mereka dapat berasal dari internal, outsource, atau kontrak jika diperlukan.
(Purwanto, 2010)
2.3. Information Technology (IT) Governance / Tata Kelola Teknologi Informasi (TI)
Menurut IT Governance Institute (ITGI) : “IT governance is the responsibility of the Board of Directors and Executive Management. It is an
integral part of enterprise governance and consist of leadership and
organizational structures and processes that ensure that the organization’s IT
organisasi dan proses, yang digunakan untuk memastikan keberlanjutan TI dalam organisasi dan pengembangan tujuan dan strategi organisasi. Hal ini berarti lebih menitikberatkan bagaimana membantu mengatur dan mengarahkan perilaku penggunaan TI agar sesuai dengan perilaku yang diinginkan (yaitu perilaku yang sesuai dengan visi misi, nilai-nilai, strategi dan budaya organisasi).
Menurut Grembergen dan Haes (2009:1), tata kelola TI adalah konsep yang relatif baru dalam literatur dan semakin mendapatkan ketertarikan lebih banyak dalam dunia akademik dan praktisi. Tata kelola TI merupakan penentuan dan pelaksanaan atau implementasi dari proses, struktur, dan mekanisme relasional yang memudahkan pihak bisnis dan TI dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dalam mendukung keselarasan bisnis dan TI, dan penciptaan nilai dari TI yang mendukung investasi bisnis. Tata kelola TI menjadi bagian integral dari tata kelola suatu perusahaan dan perlu diintegrasikan ke dalamnya. Tata kelola perusahaan adalah sistem di mana perusahaan diarahkan dan dikontrol.
Ketergantungan bisnis terhadap TI telah menghasilkan fakta bahwa isu-isu tata kelola perusahaan tidak dapat diselesaikan tanpa mempertimbangkan sisi TI. TI berfungsi sebagai pendorong yang penting untuk mencapai nilai bisnis melalui investasi di bidang TI dan TI dapat mempengaruhi peluang strategis sebagaimana yang digariskan oleh perusahaan dan mampu memberikan masukan penting untuk rencana strategis perusahaan.
TI berfokus pada penyediaan pasokan internal dari layanan dan produk TI secara efektif dan efisien serta pengaturan operasional TI, sedangkan cakupan tata kelola TI jauh lebih luas dan berkonsentrasi dalam melaksanakan dan mengubah TI perusahaan untuk memenuhi kebutuhan, baik untuk bisnis saat ini dan masa depan yang merupakan fokus internalnya dan memenuhi kebutuhan pelanggan bisnis saat ini dan di masa depan yang menjadi fokus eksternalnya.
Menurut Brand and Boonen (2007:4), tata kelola TI adalah sistem di mana TI dalam perusahaan diarahkan dan dikontrol. Struktur tata kelola TI menentukan pembagian hak dan tanggung jawab antar pihak yang berbeda, seperti direktur, manager bisnis, dan manajer TI, serta mendefinisikan berbagai aturan dan prosedur untuk membuat keputusan TI. Dengan melakukan hal ini, tata kelola TI juga menyediakan struktur berdasarkan tujuan TI yang telah ditetapkan, dan sarana untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, serta pemantauan kinerja. Tata kelola TI memastikan bahwa TI selaras dengan proses bisnis dan diatur dan dikontrol dengan benar. Tata kelola TI menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI, dan informasi untuk strategi dan tujuan perusahaan.
keuntungan penuh dari informasinya, sehingga memaksimalkan manfaat dan memanfaatkan peluang sehingga meningkatkan keunggulan kompetitif.
Tujuan tata kelola TI adalah agar dapat mengarahkan upaya TI, sehingga memastikan performa TI sesuai dengan pemenuhan obyektif berikut:
1) TI selaras dengan perusahaan dan realisasi keuntungan yang dijanjikan. 2) Penggunaan TI memungkinkan perusahaan mengeksploitasi peluang
dan memaksimalkan manfaat.
3) Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab. 4) Manajemen yang tepat, akan risiko yang terkait TI.
Dapat disimpulkan bahwa penekanan dari tata kelola TI adalah pada terciptanya keselarasan yang strategis antara TI dangan bisnis dari suatu perusahaan, dan pihak manajemen juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam implementasi tata kelola TI.
Alasan terpenting mengapa tata kelola TI penting adalah bahwa ekspektasi dan realitas yang sering kali tidak sesuai. Dewan direksi selalu berharap kepada manajemen untuk (Board Briefing on IT Governance, 2003):
1) Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran.
2) Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan. 3) Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil
2.3.1. Prinsip Tata Kelola TI
Berikut ini adalah prinsip-prinsip tata kelola TI perusahaan berdasarkan ISO/IEC 38500 (Gembergen dan Haes, 2009:4) :
1) Tanggung Jawab
Individu dan kelompok dalam organisasi memahami dan menerima tanggung jawab mereka dalam dua hal, yaitu memasok TI dan melakukan permintaan TI. Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan-tindakan juga harus yang memiliki kewenangan untuk melakukan tindakan tersebut.
2) Strategi
Strategi bisnis perusahaan memperhitungkan kemampuan TI saat ini dan masa depan. Rencana strategis TI memenuhi kebutuhan saat ini dan yang akan berjalan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.
3) Akuisisi
Akuisisi TI dibuat untuk alasan yang sah, atas dasar analisis yang tepat dan berkelanjutan, dengan pembuatan keputusan yang jelas dan transparan. Terdapat keseimbangan antara manfaat, peluang, biaya, dan risiko, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
4) Kinerja
kualitas layanan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.
5) Kesesuaian
TI mematuhi semua peraturan perundang-undangan dan peraturan wajib. Kebijakan dan praktik-praktik bersifat jelas, dilaksanakan, dan ditegakkan.
6) Perilaku Manusia
Kebijakan, praktik, dan keputusan TI menunjukkan rasa hormat terhadap perilaku manusia, termasuk memenuhi kebutuhan semua orang yang terlibat di dalam proses, baik saat ini dan masa depan.
2.3.2. Fokus Area IT Governance
Menurut Information Technology Governance Institute (ITGI), terdapat 5 area yang penting diperhatikan dalam IT governance yaitu keselarasan strategi bisnis dan strategi TI, IT value deliver, manajemen risiko, pengukuran kinerja dan manajemen sumber daya TI. Setiap area ini mempunyai standar pengaturan yang diuraikan dalam panduan COBIT® (Control Objectives for Information And Related Technology).
Berikut uraian dari lima area yang menjadi fokus utama dalam IT governance, yaitu:
1) Strategic Aligment (keselarasan strategi)
memelihara, dan memvalidasi proporsi nilai TI, serta menyelaraskan operasional TI dengan operasional perusahaan secara keseluruhan. 2) Value Delivery (penyampaian nilai)
Proses penyampaian nilai ini untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan melalui teknologi informasi dapat memberikan manfaat sesuai dengan kebutuhan dan dapat disampaikan dengan biaya yang lebih optimal.
3) Resources Management (manajemen sumber daya)
Manajemen sumber daya adalah tentang mengoptimalisasikan investasi, dan manajemen yang sesuai. Sumber daya TI yang sangat penting yaitu aplikasi, informasi, infrastruktur, dan manusia, dan hal-hal penting yang berhubungan dengan optimalisasi pengetahuan dan infrastruktur.
4) Risk Management (manajemen risiko)
Mendefinisikan tingkat risiko yang digunakan dan meningkatkan transparansi tentang risiko yang mungkin akan muncul dalam perusahaan serta bagaimana mengatasi dampak dari risiko tersbut.
5) Performance Measurement (pengukuran kinerja)
strategi ke dalam suatu tindakan untuk mencapai tujuan yang terukur di luar akuntansi konvensional.
(IT Governance Institute, 2012)
Proses tata kelola TI didahului dengan menetapkan tujuan TI bagi perusahaan. Aktivitas TI yang terjadi selalu diukur kinerjanya terhadap tujuan, sehingga dapat segera diambil keputusan perubahan aktifitas jika tidak sesuai dengan tujuan awalnya.
Gambar 2.1
2.3.3. Tujuan dan Langkah-langkah Penerapan IT Governance
IT governance merupakan bagian dari pengelolaan perusahan secara keseluruhan, yang memiliki tugas dan menjadi tanggung jawab utama dalam pengelolaannya, sebagai berikut:
1) Memastikan bahwa kepentingan stakeholder diikutsertakan dalam penyusunan strategi organisasi.
2) Memberikan arahan kepada proses-proses yang mengimplementasikan strategi organisasi.
3) Memastikan bahwa proses-proses tersebut menghasilkan keluaran yang dapat diukur.
4) Memastikan adanya informasi mengenai hasil yang diperoleh dan mengukurnya.
5) Memastikan keluaran yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diharapkan.
Sedangkan tujuan dari diterapkannya IT governance dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
2) Tujuan jangka panjang, dimana IT governance membantu organisasi agar tetap fokus terhadap nilai strategis TI dan memastikan penerapan TI dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.
(IT Governance Institute, 2012)
Sedangkan untuk mencapai tujuan tersebut terdapat beberapa hal yang harus dilakukan sebagai berikut:
1) Pihak manajemen organisasi harus menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi TI, melakukan peningkatan strategi dan tujuan di dalam organisasi dan menterjemahkannya dalam bentuk tindakan untuk seluruh karyawan di setiap tingkatan manajemen.
2) Pihak manajemen organisasi harus dapat menyelaraskan TI dengan organisasi bisnis, menekankan tanggung jawab bersama untuk keberhasilan proyek TI yang pada akhirnya akan menghasilkan nilai bisnis yang lebih baik.
3) Pihak manajemen harus memastikan bahwa analisis risiko merupakan bagian integral dari proses perencanaan secara keseluruhan, dan berfokus pada infrastruktur TI dan penghitungan nilai aset tak nampak (intangible assets) terhadap keamanan dan risiko operasional, serta risiko dari kegagalan proyek TI.
5) Pihak manajemen harus dapat berperan secara maksimal agar seluruh tahapan ini dapat dilaksanakan.
(IT Governance Institute, 2012)
2.4. Kerangka Kerja (framework) COBIT® 5
COBIT® (Control Objective for Information & Related Technology) merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan untuk mengimplementasikan tata kelola TI, kerangka kerja yang membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah (gap) anatara risiko bisnis, kebutuhan kontrol, dan permasalahan-permasalahan teknis. COBIT® dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan bagian dari Information System Audit and Control Association (ISACA).
COBIT® sudah mengalami evolusi yang cukup panjang untuk semakin baik menjadi kerangka kerja (framework) yang bisa digunakan dalam menerapkan governance of enterprise IT (Van Grembergen, 2009) (Fransiskus Adikara, 2013).
Menurut ISACA (2012:15), COBIT® 5 merupakan generasi terbaru dari panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT® 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT® selama lebih dari 15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas TI, risiko, asuransi, dan keamanan.
COBIT® 5 merupakan sebuah kerangka menyeluruh yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Secara sederhana, COBIT® 5 membantu perusahaan menciptakan nilai optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara mendapatkan keuntungan, mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya.
COBIT® 5 memungkinkan TI untuk dikelola dan diatur dengan cara yang lebih menyeluruh untuk seluruh lingkup perusahaan, meliputi seluruh lingkup bisnis dan lingkup area fungsional TI, dengan mempertimbangkan kepentingan para stakeholder internal dan eksternal yang berhubungan dengan TI. COBIT® 5 bersifat umum dan berguna untuk segala jenis ukuran perusahaan, baik itu sektor komersial, sektor non profit atau pada sektor pemerintahan maupun publik semisal perguruan tinggi.
2.4.1. Prinsip-prinsip Dalam COBIT® 5
yang dapat mengoptimalkan investasi dan penggunaan TI untuk mendapatkan keuntungan bagi para stakeholder.
2.4.1.1. Prinsip 1: Memenuhi Kebutuhan Stakeholder (Meeting Stakeholder Needs)
Perusahaan menciptakan sebuah nilai (value) untuk stakeholder dengan mengelola keseimbangan (balance) antara realisasi keuntungan, optimisasi risiko serta penggunaan sumber daya. COBIT® 5 menyediakan semua proses yang dibutuhkan untuk mendukung penciptaan nilai bisnis melalui penggunaan TI. Karena setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda, perusahaan dapat
menggunakan COBIT® 5 sesuai dengan kebutuhannya melalui pengaliran tujuan (goal cascade), menerjemahkan tujuan utama perusahaan menjadi tujuan yang dapat diatur, spesifik dan berhubungan dengan TI, serta memetakan tujuan-tujuan tersebut menjadi proses-proses dan praktik-praktik yang spesifik.
Perusahaan memiliki beberapa stakeholder, dan ‘penciptaan nilai’ memiliki arti yang berbeda-beda bagi masing-masing stakeholder, bahkan kadang bertentangan. Tata kelola berhubungan dengan negoisasi dan memutuskan diantara beberapa kepentingan dari para stakeholder yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sistem tata kelola harus mempertimbangkan seluruh stakeholder ketika membuat keputusan mengenai keuntungan, risiko, dan penugasan sumber daya. Setiap perusahaan beroperasi dalam konteks yang berbeda-beda. Konteks tersebut ditentukan oleh faktor eksternal (pasar, industri, geopolitik, dan sebagainya), dan memerlukan sebuah sistem tata kelola dan manajemen yang disesuaikan.
Beberapa tahap yang harus dilalui dalam prinsip penyesuaian kebutuhan stakeholder yaitu:
2) Kebutuhan stakeholder perlu diselaraskan dengan tujuan umum perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan dimensi balance scorecard (BSC) untuk membantu mendefinisikan tujuannya. 3) Pendefinisian hubungan pencapaian tujuan perusahaan dengan
penggunaan TI. Perusahaan dapat menggunakan dimensi TI balance scorecard dalam menetapkan hubungannya.
4) Pendefinisian dan penetapan aplikasi dan alat TI yang digunakan untuk mencapai tujuan TI pada poin 3 di atas. Hal ini meliputi proses, struktur organisasi dan informasi, dan tujuan setiap aplikasi yang digunakan.
COBIT® 5 mendefinisikan 17 tujuan umum perusahaan (enterprise goals), seperti dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut:
Tabel 2.1 Enterprise Goals dalam COBIT® 5 Sumber : ISACA, 2012. COBIT® 5, Enabling Process
BSC
Dimension Enterprise Goals
Relation to Governance Objectives
Benefit
1. Stakeholder value of business investments P S
2. Portofolio of competitive products and services P P S
3. Managed business risk (safeguarding of assets) P S
4. Compliance with external laws and regulations P
5. Financial Transparency P S S
Customer
6. Customer-oriented service culture P S
7. Business service continuity and avaibility P
8. Agile responses to a changing business
environment P S
9. Information-based strategic decision making P P P
Tabel 2.1 Enterprise Goals dalam COBIT® 5 Sumber : ISACA, 2012. COBIT® 5, Enabling Process
BSC
Dimension Enterprise Goals
Relation to Governance Objectives
Benefit
11.Optimisation of business process functionality P P
12.Optimisation of business process costs P S
13.Managed business change programmes P P S
14.Operational and staff productivity P P
15.Compliance with internal policiesS P
Learning and Growth
16.Skilled and motivated people S P P
17.Product and business innovation culture P
Pencapaian tujuan perusahaan memerlukan sejumlah hasil-hasil yang berhubungan dengan TI, yang diwakili oleh tujuan-tujuan TI. Tujuan-tujuan yang berhubungan dengan TI disusun dengan dimensi-dimensi dalam IT balance scorecard. COBIT® 5 mendefinisikan 17 tujuan yang berhubungan dengan TI (IT related).
Tabel 2.2 IT-Related Goals dalam COBIT® 5 Sumber : ISACA, 2012. COBIT® 5, Enabling Process
IT BSC
Dimension Information and Related Technology Goals
Financial
1. Alignment of IT and Business strategy
2. IT compliance and support for business compliance with external laws
and regulation
3. Commitment of executive management for making IT-related decisions
4. Managed IT-related business risk
5. Realised benefits from IT-enabled investments and services portofolio
6. Transparency of IT costs, benefits and risk
