View of Pengukuran Tingkat Kapabilitas Layanan Akademik Universitas Palembang Menggunakan Framework COBIT 5

(1)

456 Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

Pengukuran Tingkat Kapabilitas Layanan Akademik Universitas Palembang Menggunakan

Framework COBIT 5

M. Hafidh Putra Harti*¹, Ricky Budiman², Desy Iba Ricoida³

1,2Universitas Multi Data Palembang; Jl. Rajawali 14, 30113 Palembang – Sumatera Selatan, (0711) 376400

3Program Studi Sistem Informasi, FIKR UMDP, Palembang

e-mail: *¹[email protected], ²[email protected] , ³[email protected]

Abstrak

Saat ini, teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya. Universitas Palembang sebagai lembaga pendidikan memiliki tujuan untuk dapat menerapkan tata kelola perguruan tinggi yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi khususnya dalam bidang layanan akademik. Saat ini Universitas Palembang membutuhkan pengukuran implementasi teknologi informasi untuk mendukung tujuan institusi dalam memberikan layanan akademik yang efektif dan efisien. Dalam mengukur tingkat kemampuan layanan akademik digunakan framework Cobit 5 dimana domain yang dipilih adalah Deliver, Service and Support (DSS), yaitu untuk memastikan layanan untuk aspek pendukung sudah optimal atau belum. Hasil pengukuran tingkat kapabilitas layanan akademik di Universitas Palembang menunjukkan masih terdapat kesenjangan nilai rata-rata tingkat kematangan adalah 2,6.

Kata kunci—Universitas Palembang, Layanan Akademik, Tingkat Kapabilitas, COBIT 5, DSS

Abstract

Today, information technology has a very important role for companies to achieve their goals. Palembang University as an educational institution has a goal to be able to implement good higher education governance by utilizing information technology, especially in the field of academic services. Currently, the University of Palembang requires measurement of the implementation of information technology to support the institution's goals in providing effective and efficient academic services. In measuring the level of academic service capability, the Cobit 5 framework is used where the selected domain is Deliver, Service and Support (DSS), which is to ensure that services for supporting aspects are optimal or not. The results of measuring the level of academic service capability at the University of Palembang show that there is still a gap is the average value of the maturity level is 2.6.

Keywords— Palembang University, Academic Service, Capabiliy Level, Cobit 5, DSS

1. PENDAHULUAN

emua organisasi dalam perkembangan dan perkembagnannya membutuhkan informasi guna memaksimalkan pengambilan keputusan baik operasional maupun terutama strategis

S

(2)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E- ISSN 2503-2933 457

M. Hafidh Putra Harti, et., al [Pengukuran Tingkat Kapabilitas Layanan Akademik Universitas Palembang Menggunakan Framework COBIT 5]

Informasi dan teknologi merupakan aset yang paling berharga dalam suatu instansi atau organisasi, namun hal ini sering kurang dipahami. Instansi yang berhasil dapat mengetahui nilai lebih dari penggunaan suatu teknologi informasi dan meningkatkan nilai dari instansi itu sendiri dan juga harus memahami dan mengelola risiko terkait, seperti peningkatan kepatuhan terhadap peraturan atau regulasi dan ketergantungan proses bisnis pada teknologi informasi [2]

Demikian pula Universitas Palembang telah mementingkan teknologi informasi dalam kegiatan akademik. Hal ini dibuktikan dengan adanya pandemi COVID-19 kemarin, dimana kegiatan belajar mengajar tidak dilakukan secara tatap muka melainkan dalam pertemuan virtual.

Universitas Palembang merupakan perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi informasi dalam proses operasional organisasinya, seperti pembelajaran online dan pembayaran uang kuliah. Terdapat beberapa fitur yang dapat membantu mahasiswa dalam melakukan kegiatan akademik, seperti mengumpulkan tugas, mengumpulkan kuis, mengumpulkan hasil jawaban baik ujian tengah semester maupun ujian akhir semester, absensi mahasiswa, upload materi pembelajaran, input nilai mahasiswa, dan lain-lain yang berhubungan dengan kemahasiswaan dan kegiatan akademik dosen.

Untuk mengetahui sejauh mana peran teknologi informasi telah mampu mempresentasikan tujuan bisnis organisasinya, maka perlu dilakukan evaluasi pengelolaan teknologi informasi melalui kegiatan audit teknologi informasi di Universitas Palembang [3]

Selama ini Universitas Palembang belum pernah melakukan evaluasi tata kelola teknologi informasi yang hasilnya belum diketahui tingkat kapabilitasnya.

2. METODE PENELITIAN

Tahapan penelitian yang akan dilakukan dalam menyelesaikan penelitian ini, dapat ditunjukkan pada gambar 1:

(3)

458 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

Gambar 1. Tahapan Penelitian Berikut tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan:

1. Inititation

Pada tahap pertama ini, data dan informasi yang diperlukan akan dikumpulkan langsung ke Universitas Palembang, dengan tujuan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan memperoleh informasi deskriptif untuk didiskusikan. Tahap ini merupakan tahap awal penelitian yaitu pengumpulan data[4]

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah rencana asesmen yang bertujuan untuk mendapatkan hasil evaluasi asesmen Capability Level. Studi ini berfokus pada domain Deliver, Service and Support (DSS)[5]

3. Briefing

Pada tahap ini peneliti akan memberikan arahan evaluasi penelitian kepada Universitas Palembang guna memahami input, proses dan output unit organisasi yang akan dievaluasi.

Dalam hal dilakukan komunikasi secara langsung maupun tidak langsung untuk memandu penyusunan dokumen yang dibutuhkan, jadwal dan ringkasan hasil kuesioner,

(4)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E- ISSN 2503-2933 459

pemberitahuan kendala yang dihadapi, laporan hasil dan tahapan evaluasi penelitian yang dilakukan[6]

4. Data Collection

Pada tahap keempat ini akan dilakukan identifikasi kebutuhan output dari setiap proses yang dilakukan di Universitas Palembang sesuai dengan COBIT 5 untuk membuktikan pemenuhan tingkat kapabilitas yang telah dicapai pada domain proses yang telah ditentukan sehingga ruang lingkup proses akan dinilai berdasarkan bukti objektif[7]

5. Data Validation

Tahapan ini akan memvalidasi data temuan yang diberikan kepada responden sesuai dengan RACI Chart dengan tujuan untuk memperoleh evaluasi penilaian tingkat kapabilitas berdasarkan hasil jawaban responden melalui kuesioner dengan perhitungan Guttman[8]

6. Process Attribute Level

Pada tahap ini peneliti akan meratakan setiap atribut pada indikator untuk menentukan tingkat kapabilitas berdasarkan hasil rekapitulasi perhitungan kuesioner yang telah divalidasi pada tahap sebelumnya dan mengetahui gap pada level kapabilitas saat ini dengan yang diharapkan[9]

7. Reporting the Result

Pada tahap akhir, peneliti akan menyusun laporan dan laporan hasil evaluasi proses lapangan. Hasilnya akan digunakan dalam bentuk penemuan, kegiatan dalam proses yang sedang berlangsung, dan analisis kapabilitas akan dilakukan dalam analisis kesenjangan dan proses deskripsi. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk memberikan saran atau rekomendasi kepada peneliti untuk mengatasi kekurangan perusahaan berdasarkan framework COBIT 5[10]

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan pedoman yang telah disesuaikan dengan framework COBIT 5, penentuan pengendalian proses ditentukan melalui proses mapping mulai dari tujuan perusahaan, Enterprise Goals, IT-Related Goals. Pemetaan dilakukan mulai dari pemetaan tujuan bisnis dengan Enterprise Goals COBIT 5 dengan menggunakan tabel 1.

Tabel 1. Enterprise Goals

BSC Dimension Relation to Governance Objectives

Financial

1. Stakeholder value of business investments 2. Portfolio of competitive of products and service 3. Managed business risk (Safeguarding of assets) 4. Compliance with external laws and regulations 5. Financial transparency

Customer

6. Customer-oriented service culture

7. Business service continuity and availability

8. Agile responses to a changing business environment 9. Information-based strategic decision making

10. Optimisation of service delivery cost

11. Optimisation of business process functionality 12. Optimisation of business process cost

(5)

460 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

BSC Dimension Relation to Governance Objectives

Internal 13. Managed business change programmes 14. Operational and staff productivity 15. Compliance with internal policies Learning and Growth 16. Skilled and motivated people

17. Product and business innovation culture

Hasil pemetaan tujuan bisnis perusahaan dengan tabel Enterprise Goals COBIT 5 maka didapatkan hasil sebagaimana terdapat pada tabel 2.

Tabel 2. Enterprise Goals

Company Business Objectives No Enterprise Goals BSC

Dimension Relationship Menjadi Universitas yang Unggul

dalam Pendidikan dan Berwawasan Entrepreneur pada tahun 2026

7 Business service continuity and availabillity

Customer Primary

8 Agile responses to a changing business environment

Customer Primary

11 Optimisation of business process functionality

Internal Primary

Pemilihan Enterprise Goals didasarkan pada wawancara yang dilakukan dengan Ibu Asmawati selaku Kepala LPPM Universitas Palembang. Memberikan pernyataan bahwa Universitas Palembang telah menyentuh ranah IPTEK meskipun belum ada jurusan yang terintegrasi dengan IPTEK. Selanjutnya dilakukan mapping IT-Related Goals sesuai dengan pencarian nilai Primary berdasarkan Enterprise Goals yang telah ditentukan seperti pada gambar berikut:

Tabel 3. IT-Related Goal IT-Related Goal

Financial

1. Alignment of IT and business strategy

2. IT compliance and support for business compliance with external laws and regulations

3. Commitment of executive management for making IT-related decisions

4. Managed IT-related business risk

5. Realised benefits from IT-enabled investments and service Portfolio

6. Transparency of IT costs, benefits and risk

Customer 7. Delivery of IT services in line with business requirements 8. Adequate use of applications, information and technology

solutions

(6)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E- ISSN 2503-2933 461

Internal

9. IT agility

10. Security of information, processing infrastructure and applications

11. Optimisation of IT assets, resources and capabilities

12. Enablement and support of business processes by integrating application and technology into business processes

13. Delivery of programmes delivering benefits, on time, on budget, and meeting requirements and quality standards

14. Availability of reliable and useful information for decision making

15. IT compliance with internal policies

Learning and Growth 16. Competent and motivated business and IT personnel

17. Knowledge, expertise and initiatives for business innovation Kemudian tahapan selanjutnya yaitu menentukan proses COBIT 5 yang sesuai berdasarkan IT-Related Goals. Memetakan IT-Related Goals dengan proses COBIT 5 hampir sama dengan pemetaan antara Enterprise Goals dan IT-Related Goals. Berikut adalah hasil pemetaan Enterprise Goals dan IT Related Goals pada proses COBIT 5 yang terdapat pada tabel 4.

Tabel 4. Hasil Pemetaan Enterprise Goals dan IT-Related Goals No Enterprise Goals BSC

Dimension No IT Related Goals BSC Dimension

7 Business service continuity and availability

Customer

01 Alignment of IT and business strategy

Financial 04 Managed IT-related

business risk

Financial 07 Delivery of IT services

in line with business requirements

Customer

8

Agile responses to a changing business

environment Customer

08 Adequate use of applications,

information and technology solutions

Customer

09 IT agility Internal

10 Security of

information, processing infrastructure and applications

Internal

12 Enablement and support of business

processes by

integrating application

Internal

(7)

462 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

No Enterprise Goals BSC

Dimension No IT Related Goals BSC Dimension 11 Optimisation of

business process functionality

Internal

and technology into business processes 14 Availability of reliable

and useful information for decision making

Internal

17 Knowledge, expertise and initiatives for business innovation

Learning and Growth

Kemudian tahap selanjutnya menentukan proses COBIT 5 yang sesuai berdasarkan It- Related Goals. Memetakan IT-Related Goals dengan proses COBIT 5 hampir sama dengan pemetaan antara Enterprise Goals dan IT-Related Goals. Berdasarkan hasil pemetaan antara Enterprise Goals dan IT-Related Goals maka didapatkan control proses yang akan dilakukan pengukuran kapabilitasnya seperti yang terdapat pada Tabel 5.

Tabel 5. Proses COBIT 5 COBIT 5 Process Deliver, Service, and Support

DSS03 Manage Problems DSS04 Manage Continuity

DSS06 Manage Business Process Controls

Kemudian tahap selanjutnya menentukan proses domain COBIT 5 yang akan diukur kapabilitas , berdasarkan panduan pada framework COBIT 5 didapatkan gambaran umum hasil pemetaan pada domain Deliver, Service, dan Support pada table 6.

Tabel 6. Hasil Pemetaan IT-Related Goals dan Proses COBIT 5 No IT-Related Goals BSC

Dimension Domain Code COBIT 5 Process 1 Alignment of IT and

business strategy

Financial Deliver, Service, and Support

DSS03 Manage Problems 2 Managed IT-related

business risk

3 Delivery of IT services in line with business requirements

Customer

4 Adequate use of applications,

information and technology solutions

5 IT agility DSS04 Manage Continuity

6 Security of information, processing infrastructure

(8)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E- ISSN 2503-2933 463

and applications Internal 7 Enablement and support

of business processes by integrating application and technology into business processes

DSS06 Manage Business Process Controls

8 Availability of reliable and useful information for decision making 9 Knowledge, expertise

and initiatives for business innovation

Learn and Growth

Setelah mendapatkan domain yang akan diukur kapabilitasnya, tahap selanjutnya adalah menentukan responden. Responden merupakan hal yang sangat penting dalam penelitian ini, namun penentuan responden telah dituangkan dalam diagram RACI[11] Sehingga didapatkan beberapa stakeholder yaitu: Rektor, Pembantu Rektor II, Kepala Biro Umum, Dekan Teknik, Kepala Penjaminan Mutu, Kepala Departemen TI, Kepala LPMM, dan Dekan Teknik. Setelah hasil kuisioner diperoleh, akan dilakukan perhitungan dengan menggunakan rumus yang telah ditentukan:

1. Hitung Konversi Rata-rata

R.K = nK

∑Pi

R.K = Konversi Jawaban Jumlah Pertanyaan = 1

8

= 0,12 2. Menghitung Normaslisasi

N = ∑Rki ∑Rka

N = Jumlah Rata-Rata Konversi per Tingkat Jumlah rata-rata dari keseluruhan konversi = 0.12

3 = 0,04 3. Menghitung Normalisasi Level

NL = N x L

= Normalisasi × Level = 0,04 × 1

= 0,04

(9)

464 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

Tabel 7. Perhitungan Domain DSS03 Domain Respondent Level 0 Level 1 Level 2 Level

3

Level

4 Level 5 Capability Level

DSS03

R1 0 0 0,4 2,1 0,4 0 2,9

R2 0 0 0 2,4 0,8 0 3,2

R3 0 0 0,2 2,1 0.8 0 3,1

R4 0 0 0 0,9 1,2 0 2,1

Average Capability Level = 2,82

Tabel 8. Perhitungan Domain DSS04

Domain Respondent Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Capability Level

DSS04

R1 0 0 0,84 1,26 0,48 0 2,58

R2 0 0 1,08 1,26 0 0 2,34

R3 0 0 0,48 1,8 0,48 0 2,76

R4 0 0 0,96 1,44 0 0 2,4

R5 0 0 0,36 1,8 0,72 0 2,88

R6 0 0 0,72 1,62 0,24 0 2,58

Tabel 9. Perhitungan Domain DSS06

Domain Respondent Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Capability Level

DSS06

R1 0 0 0,48 1,44 0,48 0 2,4

R2 0 0 0,48 1,44 0 0 1,92

R3 0 0 0 2,88 0 0 2,88

Setelah dilakukan hasil perhitungan maka akan didapatkan hasil seperti pada tabel 9, langkah selanjutnya adalah mencari nilai gap dengan cara mengurangkan nilai Average Capability Level dengan nilai yang diharapkan. Pada penelitian ini nilai yang diharapkan adalah 4. Berdasarkan hal tersebut, maka didapatkan hasil seperti pada tabel 10.

Tabel 10. Hasil Perhitungan dan Nilai Gap

Domain Process Name Current Capability Expected Level Gap

DSS03 Manage Problems 2,82 4 1,18

DSS04 Manage Continuity 2,59 4 1,41

DSS06 Manage Business Process Control 2,4 4 1,60

Berdasarkan hasil perhitungan nilai maturity level pada tabel 10 dimana perhitungan untuk domain DSS didapatkan rata-rata nilai maturity level sebesar 2,61 yang artinya proses

(10)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E- ISSN 2503-2933 465

sudah beroperasi, sudah mencapai tujuan tetapi proses belum berjalan dengan baik dan ini terlihat dari gap sekitar 1,39 dari level yang diharapkan yaitu level 4 (Predictable Process).

4. KESIMPULAN

Berdasarkan penilaian yang telah dilakukan, berikut adalah hasil pengukuran tingkat kematangan dan rekomendasi untuk penelitian selanjutnya, sebagai berikut:

1. Pengukuran tingkat kemampuan layanan akademik dilakukan pada Domain Deliver, Service and Support dengan kontrol Process DSS03

2. Hasil pengukuran pada domain DSS ditemukan bahwa masih terdapat kesenjangan antara harapan dan kondisi saat ini, yang diharapkan tingkat kapabilitas berada pada level 4 sedangkan hasil pengukuran saat ini rata-rata berada pada level 2, sehingga perlu diperhatikan rekomendasi perbaikan 2 tahap untuk peningkatan kapabilitas proses.

5. SARAN

Untuk penelitian selanjutnya disarankan untuk menggunakan framework tambahan seperti ISO, ITIL bahkan COBIT 2019. Dengan demikian, hasil yang diperoleh dapat dibandingkan dan dapat diperoleh saran yang berbeda berdasarkan saran yang diterapkan pada kerangka kerja.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Reni, H. (2017). Mengukur Tingkat Kinerja Tata Kelola Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi Menggunakan IT Balanced Scorecard. Jurnal Sistem Informasi, 14.

[2] Fahmi, A, Baharuddin., Suprapto, Reza, Andi, Perdanakusuma. 2017, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 Domain DSS (Deliver, Service, Support), Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, No. 9, Vol. 3, 8867-8873.

[3] Hilmawan, H. (2015). Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi. Jakarta: Andi Publisher.

[4] Fernandes, Johanes, Andry. & Christianto, Kevin (2017). Audit Menggunakan COBIT 4.1 dan COBIT 5 Dengan Case Study. Yogyakarta: Teknosain.

[5] Hardiansyah, E., Darwiyanto, E., & Asror, I. (2019). Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 pada e-Proceeding of Engineering, 8729- 8730.

[6] Khairunnisa, Y. (2019, Juli 19). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Universitas Pembangunan Nasional "Veteran").

Diambil kembali dari Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta:

https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/53004/1/YULIANA%20KHAI RUNNISA-FST.pdf.

(11)

466 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 2, Juni 2023, Hal. 456-466 E-ISSN 2503-2933

[7] Miranti, A. (2019, September 17). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: PT. Praweda Ciptakarsa Informatika).

Diambil kembali dari Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta:

https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/47828/1/ALFIA%20MIRANT I-FST.pdf.

[8] Oktaviana, L. D., Pribadi, P., & Melly, S. (2019). Evaluasi IT Governance Menggunakan Framework COBIT 5. Jurnal Pro Bisnis, 58-59.

[9] Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press.

[10] Steven, Sitokdana, M. N., & Wijaya, A. F. (2020). Evaluasi Kinerja Tata Kelola Teknologi Informasi PT. Adicipta Inovasi Teknologi Menggunakan Framework Cobit 5, Jurnal Bina Komputer, No.2, Vol,2, 65-78.

[11] Lulu & Ricoida, D.I. (2022). Evaluasi Pemanfaatan Aplikasi TDMS Menggunakan Framework COBIT 5.0 di PT. Tunas Auto Graha Palembang. Jurnal Teknik Informatika

& Sistem Informasi, 9(717), Retrieved from

https://jurnal.mdp.ac.id/index.php/jatisi/article/view/2207.