PENGUKURAN TINGKAT LEVEL KAPABILITAS MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KOTA AMBON

(1)

PENGUKURAN TINGKAT LEVEL KAPABILITAS MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

PADA DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN KOTA AMBON

Oleh :

Angelin Theana Salakay 00000032416

SISTEM INFORMASI -2018

PRESENTASI SIDANG SKRIPSI

Pembimbing

Wella, S.Kom., M.MSI.,

(2)

PEMBAHASAN

1

BAB 2 - Landasan Teori

BAB 3 - Metedologi Penelitian

BAB 4 - Analisis dan Hasil Penelitian BAB 1 - Pendahuluan

BAB 5 - Kesimpulan dan Saran

(3)

BAB 1 - PENDAHULUAN

2

MASALAH DAMPAK FREKUENSI

Sering adanya mengalami gangguan koneksi

internet pada database terpusat Dampaknya akan mengalami

terhambatnya proses keberlangsungan produktivitas pada

Instansi

Cukup sering terjadi (masalah yang biasa terjadi 1-6x setahun)

Rusaknya perangkat-perangkat TIK berupa kabel jaringan, switch, akses point atau server yang

sudah cukup lama penggunanaanya.

Sering terjadi (masalah yang biasanya terjadi rata-

rata 1x setiap bulan)

Kurangnya Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia pada bidang IT (dalam skill pekerjaan )

Dampaknya pegawai tidak mampu dan bekerja melebihi batas

wajar atau overwork

Cukup sering terjadi (masalah yang biasa terjadi 1-6x setahun)

LATAR BELAKANG

(4)

1. Bagaimana hasil dari pengukuran tingkat kapabilitas pada tata kelola TI pada Dinas

komunikasi, Informatika, dan Persandian Kota Ambon menggunakan framework COBIT 5 ? 2. Bagaimana hasil dari pengukuran tingkat kapabilitas dan analisis kesenjangan dan

memberikan rekomendasi dan dampak pada peningkatan tata kelola teknologi informasi pada Dinas komunikasi, Informatika, dan Persandian Kota Ambon ?

3. Bagaimana rekomendasi dan solusi yang dihasilkan dapat sesuai dengan melakukan

peningkatan dalam tata kelola di Instansi Dinas komunikasi, Informatika, dan Persandian Kota Ambon ?

3

RUMUSAN MASALAH

(5)

BATASAN MASALAH

1 2 3

Pengukuran pada tata kelola Teknologi Informasi pada salah satu Instansi menggunakan framework COBIT 5.

Penelitian ini hanya menggunakan dan berfokus pada framework yang digunakan pada penelitian yaitu COBIT (Control Objectives for Information and Related

Technology) 5 dalam melakukan penyelesaian temuan masalah yang ada khususnya pada divisi TI.

Penelitian ini hanya berfokus pada beberapa proses COBIT 5 yang terpilih sesuai dengan kebutuhan pada Instansi yaitu APO01, APO07, dan DSS03.

4

(6)

1. Dalam pengukuran tingkat kapabilitas dapat dijadikan sebagai tolak ukur sejauh kapabilitas teknologi informasi pada Instansi Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon dan apa sajakah yang menjadi kelemahan pada system TI Instansi.

2. Dapat menghasilkan rekomendasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan dan perbaiki yang menjadi kelemahan dan kekurangan pada system TI Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon.

Manfaat Penelitian

TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

Dapat mengetahui tingkat kapabilitas tata kelola pada TI di salah satu Instansi yaitu Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon.

1.

Dapat Mengetahui kesenjangan tingkat kapabilitas yang terjadi pada Instansi

2.

Dapat membantu dan menghasilkan saran atau

rekomendasi untuk proses yang belum optimal pada

Instansi Dinas Komunikasi Informatika dalam meningkat performa.

3.

Tujuan Penelitian

5

(7)

BAB 2 - LANDASAN TEORI

Tata Kelola Teknologi Informasi

(E. Zuraidah , 2022) Tata kelola teknologi informasi secara umum digunakan dalam suatu organisasi yang terdiri dari struktur tata kelola teknologi informasi dan proses tata kelola teknologi informasi yang memuat aturan, regulasi, dan kebijakan untuk memastikan implementasinya berjalan efektif, terkendali dan mencapai tujuan . Proses yang dilakukan untuk menyelaraskan tindakan terkait TI berdasarkan visi dan misi yang ingin dicapai oleh organisasi.

6

Audit Teknologi Informasi

(R. Doharma, A. A. Prawoto, and J. F. Andry , 2021) Audit sistem informasi merupakan proses evaluasi yang dilakukan untuk menilai sejauh mana keselarasan antara aplikasi dengan sistem informasi yang sudah diterapkan di perusahaan, yang telah direncanakan dan diimplementasikan untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis secara efisien .Proses pengumpulan dan penilaian terhadap seluruh aktivitas sistem informasi yang saat ini telah diterapkan oleh suatu organisasi.

(8)

7

Tahapan Audit Gallegos

Rangkaiam Sederhana yang memiliki keterkaitan yang jelas untuk menyelaraskan penelitian sesuai dengan kebutuhan objek penelitian. Gallegos dapat digunakan untuk mengumpulkan data melalui observasi, wawancara, atau kuesioner.

(Planning) : Dengan mendapatkan ruang lingkup atau cakupan objek penelitian yang akan diaudit, penentuan tujuan penelitian, mengidentifikasi dan menganalisis visi-misi , tujuan , masalah yang akan diteliti dan melakukan identifikasi pada strategi dan kebijakan yang ada.

1.

(Field Work) : Pada tahapan ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi dengan melakukan wawancara, observasi juga kusioner yang akan dilakukan dengan narasumber dari pihak terkait.

2.

(Reporting) : Pada tahapan ini akan memberikan hasil tentang infromasi yang telah terlaksakan.

3.

(Follow Up) : Pada tahapan ini merupakan tahapan yang akan memberikan hasil laporan yang telah dilakukan dengan baik berupa rekomendasi atau sebuah perbaikan terhadap objek penelitian. Hasil rekomendasi ini merupakan tanggung jawab yang diteliti terkait penerpan dan rekomendasinya .

4.

(9)

8

BAB 2 - LANDASAN TEORI

Teori tentang Framework COBIT 5

(Toifur, 2022), praktik terbaik yang dapat dijadikan sebagai panduan dalam menerapkan IT Governance dan manajemen yang digunakan untuk menjamin bahwa investasi TI mempunyai nilai yang optimal bagi organisasi dari segi risiko, manfaat, dan sumber daya. COBIT 5 memiliki lima domain utama yaitu

EDM (Evaluate, Direct and Monitor) : Proses ini berada pada area tata kelola, berfokus pada evaluasi, pengawasan, dan pengaturan pengelolaan TI secara keseluruhan dalam organisasi

APO (Align, Plan and Organize) : Pada Proses ini merupakan area dari manajemen karena berkaitan dengan cara merencanakan dan mengorganisasi sumber daya TI untuk mencapai tujuan bisnis

BAI (Build, Acquire and Implement) : Domain ini membahas pengembangan, akuisisi, dan implementasi sistem TI dan solusi.

DSS (Deliver, Service, and Support) : Berfokus pada pengiriman dan manajemen layanan TI dan dukungan teknis kepada pengguna

MEA (Monitor, Evaluate and Assess) : Mencakup pengawasan, evaluasi, dan penilaian terhadap kinerja TI dan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi.

(10)

9

BAB 2 - LANDASAN TEORI

5 Prinsip COBIT 5

Prinsip-prinsip COBIT 5 ini dirancang untuk membimbing organisasi dalam merancang, mengimplementasikan, dan meningkatkan tata kelola TI mereka, sehingga dapat memberikan nilai tambah yang optimal bagi pemangku kepentingan.

(11)

10

C O B I T 5

E N T E R P R I S E

E N A B L E R S

T E R D A P A T 7 F A K T O R M E N D O R O N G E F E K T I V I T A S T A T A K E L O L A T I .

D A P A T M E M B A N T U S E B U A H O R G A N I S A S I D A L A M M E N C A P A I S E B U A H T U J U A N S E S U A I D E N G A N V I S I - M I S I P A D A S E B U A H P E R U S A H A A N T E R K A I T

D E N G A N T A T A K E L O L A D A N M A N A J E M E N T I .

(12)

11

RACI CHART

Tingkat keterlibatan pada RACI chart, yaitu : R (Responsible)

Mengacu terhadap peran operasional inti dalam memasok kegiatan yang ada serta membangun hasil yang diinginkan.

A (Accountable)

Mendeskripsikan jabatan yang akan bertanggung jawab atas pencapaian tugas dan memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan.

C (Consulted)

Memaparkan tentang peran yang menyampaikan masukan dan bertanggung jawab untuk memperoleh informasi dari beberapa pihak terkait.

I (Informed)

Mengacu terhadap posisi atau jabatan yang akan bertanggung jawab dalam menerima informasi tentang pencapaian dan penyampaian tugas.

(13)

12

BAB 2 - PENELITIAN TERDAHULU

(14)

13

BAB 2 - PENELITIAN TERDAHULU

(15)

14

(16)

15

(17)

16

(18)

17

(19)

BAB 3 - METODOLOGI

Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon adalah sebuah Instansi dalam suatu pemerintahan daerah yang dimana bertanggung jawab untuk mengelola komunikasi, teknologi informasi, dan keamanan informasi untuk memfasilitasi penyediaan informasi kepada publik.

1 . M e n i n g k a t k a n k u a l i t a s l a y a n a n I n f o r m a s i p u b l i k m e l a l u i

p e n i n g k a t a n k i n e r j a d a n p e n g e m b a n g a n m e d i a e l e k t r o n i k d a n n o n e l e k t r o n i k ;

2 . M e n g e m b a n g k a n s a r a n a d a n p r a s a r a n a T I K s e r t a p r o f e s i o n a l i s m e s u m b e r d a y a a p a r a t u r b i d a n g k o m u n i k a s i d a n i n f o r m a t i k a ;

3 . M e n i n g k a t k a n p e r a n D i n a s K o m u n i k a s i d a n I n f o r m a t i k a s e b a g a i s e n t r a l d a l a m m a n a j e m e n b i d a n g T I K d a n m e n g e m b a n g k a n i n o v a s i g u n a p e l a y a n a n t r a n s f e r d a t a k e p a d a a p a r a t u r p e m e r i n t a h K o t a A m b o n ;

4 . M e n g e m b a n g k a n d a n m e n g e l o l a D a t a b a s e d a n I n f o r m a s i D a e r a h s e c a r a o p t i m a l u n t u k P e m k o t A m b o n y a n g I n f o r m a t i f ;

5 . M e n g e m b a n g k a n a k s e s i n f o r m a s i y a n g t e r j a n g k a u d a n m e r a t a ; 6 . M e w u j u d k a n p e l a y a n a n y a n g b e r k u a l i t a s g u n a m e n u n j a n g

p e n y e l e n g g a r a a n g o o d g o v e r n a n c e .

18

VISI

“Terwujudnya Keterbukaan Informasi Publik yang Didukung Sarana, Akses dan Kualitas

Layanan Komunikasi dan Informatika”

Misi :

(20)

19

BAB 3 - METODOLOGI

S T R U K T U R O R G A N I S A S I

T E R D A P A T K E P A L A D I N A S , S E K E R T A R I S D I N A S , K E P A L A B I L A N G P E N Y E L E N G G A R A A N E - G O V E R M E N T , K E P A L A B I D A N G T E K N O L O G I I N F O R M A S I P E R S A N D I A N D A N S T A T I S T I K , D A N K E P A L A B I D A N G P E N G E L O L A A N I N F R O M A S I D A N K O M U N I K A S I P U B L I K

(21)

BAB 3 - METODOLOGI

Variabel Penelitian

20

Variabel Idependen

Hasil dari wawancara dengan pihak terkait yaitu pada Divisi TI . Domain yang terpilih berdasarkan temuan masalah yaitu Domain APO01 (Manage the IT Management Framework), APO07 (Manage Human Resource) dan DSS03 (Manage Problems).

Variabel Dependen

Hasil pengukuran berdasarkan wawancara akan digunakan sebagai panduan bagi Instansi untuk melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi diharapkan dapat membantu instansi untuk melakukan perbaikan guna meningkatkan pengelolaan teknologi informasi di dalam organisasi.

Metode kualitatif yang akan digunakan untuk mengumpulkan informasi-informasi data dengan melakukan wawancara dan melakukan observasi pada Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon .

Metode Penelitian

(22)

Kerangka Kerja

21

BAB 3 - METODOLOGI

(23)

-PLANNING-

22

PRA- WAWANCARA

Wawancara dilakukan dengan narasumber yang saat ini aktif dalam struktur organisasi Diskominfo Kota Ambon. Narasumber yang diwawancarai adalah bagian Divisi TI .

Narasumber : Bpk. Sandi Abdul Said

MENENTUKAN PROSES DOMAIN COBIT 5

Domain yang terpilih berdasarkan, masalah yang ada dan

berdasarkan hasil analisis telah disetujui oleh narasumber

dari pihak Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian

adalah APO01 (Manage the IT Management Framework),

APO07 (Manage Human Resource) dan DSS03 (Manage

Problems). Tujuan dari penggunaan proses domain ini

adalah untuk mengevaluasi dan meningkatkan

kemampuan pengelolaan teknologi informasi di Instansi

(24)

-MENENTUKAN PROSES DOMAIN COBIT 5-

23

MENENTUKAN ENTERPRISE GOALS

(25)

24

MAPPING ENTERPRISE GOALS KE IT RELATED GOALS

Proses mapping terpilih

menghasilkan 9 dari 17 IT Related Goals

(26)

25

MAPPING IT RELATED GOALS KE PROSES

(27)

Capability Level

Tahap penilaian kapabilitas dilakukan dengan menganalisis respon dari narasumber selama proses wawancara terkait setiap aktivitas dalam COBIT 5. Evaluasi ini membahas proses dan subproses yang ada, menjadi landasan pengukuran kapabilitas Instansi sesuai dengan konteks yang ada.

26

TEKNIK ANALISIS DATA

RUMUS PERHITUNGAN

NILAI RATA-RATA SUB PROSES = NILAI AKTIVITAS/ AKTIVITAS X 100%

Gap Analysis

Hasil analisis ini menjadi landasan untuk rekomendasi perbaikan guna membantu Instansi dalam mencapai target yang diinginkan serta untuk meningkatkan kinerja keseluruhan Instansi. Seluruh nilai pada capability level akan diperoleh, maka dimasukan ke dalam rumus sebagai

berikut :

𝐸𝑥𝑝𝑒𝑐𝑡𝑒𝑑𝐶𝑎𝑝𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑡𝑦 𝑉𝑎𝑙𝑢𝑒(𝑠) − 𝐶𝑢𝑟𝑟𝑒𝑛𝑡 𝐶𝑎𝑝𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑡𝑦 𝑉𝑎𝑙𝑢𝑒(𝑠)

(28)

BAB 4 - ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN

27

- M E M B U A T A U D I T W O R K I N G P A P E R -

PLANNING

Terdapat 18 sub-proses masing-masing domain pada COBIT 5 seperti APO01 memiliki 8 sub-proses, APO07 memiliki 6 sub-proses, dan DSS03 memiliki 5 sub-proses yang akan menjadi dasar pada penilaian yang akan dilakukan pada Instansi Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kota Ambon.

(29)

BAB 4 - ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN

28

- M e m b u a t R A C I C h a r t -

(30)

BAB 4 - ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN

29

(31)

30

(32)

31

Reporting / Follow Up

Hasil Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan GAP Analysis

Berada pada level 1 = perfomed process dan tidak dapat

sesuai dengan yang diharapakan karesna belum mencukupi nilai yang ada pada level 2 COBIT 5 yaitu >85.

Hasil Pengukuran Tingkat Kapabalitas

GAP Analysis

(33)

MEMBUAT LAPORAN HASIL AUDIT

32

Temuan dan Dampak Proses COBIT 5 APO01

(34)

MEMBUAT LAPORAN HASIL AUDIT

33

Temuan dan Dampak Proses COBIT 5 APO07

(35)

34

Temuan dan Dampak Proses COBIT 5 DSS03

(36)

35

Rekomendasi Proses COBIT 5 APO01

(37)

MEMBUAT LAPORAN HASIL AUDIT

36

Rekomendasi Proses COBIT 5 APO07

(38)

37

Rekomendasi Proses COBIT 5 DSS03

(39)

REKOMENDASI PENINGKATAN PROSES COBIT 5

38

Hasil Rekomendasi Peningkatan Level APO01, APO07, DSS03

(40)

Hasil evaluasi menunjukkan bahwa nilai rata-rata untuk APO01 adalah 71,05%, APO07 adalah 73,19%, dan DSS03 adalah 69,14%. Bersdasrkan 3 proses tersebut diklasifikasikan pada level 1 dalam tingkat kapabilitas. Level 1 ini menunjukkan bahwa Instansi telah melakukan proses-proses tersebut, tetapi masih belum mencapai tingkat yang diharapkan dalam mengelola tata kelola TI.

BAB 5 - KESIMPULAN

39

Hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada Instansi Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Ambon dengan menerapkan kerangka kerja COBIT 5 terdapat GAP level kondisi Instansi saat ini dengan level yang ditargetkan pada Instansi. Hasil dari pengukuran berada pada level 1 dimana keinginan untuk berada pada level 2 dan saat berada pada level 1.

Hasil temuan dan dampak yang telah ditemukan setelah melakukan pengukuran terdapat 10 temuan dari

pengukuran tersebut. Setelah itu diberikan rekomendasi kepada Instansi untuk menjadikan suatu acuan atau

pendoman bagi Instansi untuk memperbaiki tata kelola TI yang telah dilakukan pendiskusian dengan narasumber.

(41)

Instansi dalam melakukan pengukuran ulang pada bagian tingkat kapabilitas pada proses APO01, APO07, dan DSS03 yang dimana setelah menjalankan rekomendasi ini yang diberikan maka sesuai dengan pedoman COBIT 5.

Tujuannya adalah untuk menilai manfaat dari pelaksanaan rekomendasi yang telah dibahas sebagai pedoman, dengan harapan dapat meningkatkan tingkat kapabilitas proses-proses tersebut ke level yang diinginkan.

BAB 5 - SARAN

40

Instansi perlu untuk menetapkan sebuah team TI yang dimana dapat membantu Instansi dalam melakukan

masalah pada setiap kejadian yang terjadi agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

(42)

THANK YOU