PEMANFAATAN MICROSOFT ACCESS DAN OUTLOOK PADA SEKRETARIS DIREKTUR KOMERSIAL DAN PENGEMBANGAN USAHA
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
PROYEK AKHIR
Nama
: DEVIENA SEKAR PRATIWI SAMBADA
NIM
: 10.39015.0010
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran Dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER SURABAYA
vi
ABSTRAK
Laporan proyek akhir ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai langkah-langkah pemanfaatan Microsoft Access dalam pengelolaan surat masuk pada sekretaris direktur komersial dan pengembangan usaha PT Pelabuhan Indonesia III (persero) serta memberikan penjelasan mengenai pemanfaatan Microsoft Outlook dalam agendaris jadwal acara Direktur.
Laporan ini merupakan deskripsi atas observasi yang dilakukan pada sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan usaha PT Pelabuhan Indonesia III (persero). Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan proyek akhir ini berupa Studi observasi melalui pengamatan dan mempelajari secara langsung selama tiga bulan, Studi literature dengan mencari, membaca litarur buku-buku yang mendukung untuk dapat membandingankan dengan praktik pelaksanaan pekerjaan di perusahaan, Interview atau wawancara pembimbing dengan Tanya jawab pada tempat pelaksanaan Proyek Akhir, serta Konsultasi dengan melakukan bimbingan dengan Dosen pembimbing secara bertahap
Hasil yang diperoleh melalui observasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), diketahui bahwa Masalah dan kendala yang timbul dalam penggunaan metode Microsoft Excel bisa diminimalisir dengan pemanfaatan Microsoft Access dan Outlook.
Pemanfaatan Microsoft Access memudahkan sekretaris dalam pengelolaan register surat masuk memanfaatkan form data entry sedangkan kemudahaan microsoft outlook memberikan kemudahan dalam agendaris jadwal kerja pimpinan.
x
1.5.1Manfaat Bagi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha ... 4
1.5.2 Manfaat Bagi STIKOM Surabaya... 5
1.6 SistematikaPenulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Gambaran Umum PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 7
2.1.1 Bidang Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 8
2.1.2 Visi, Misi dan Value PT Pelabuhan Indonesia III ( Persero) ... 9
xi
2.1.4 Gedung PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 11
2.1.5 Kemitraan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 13
2.2 Gambaran Umum Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 14
2.2.1 Tanggung Jawab Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 15
2.2.2 Tugas Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 16
2.2.3 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 17
2.2.4 Lokasi Proyek Akhir ... 17
BAB III LANDASAN TEORI ... 19
3.1 Sekretaris ... 19
3.1.1 Fungsi dan Tugas Umum Sekretaris ... 20
3.2 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar ... 23
3.3 Mengatur Jadwal Pimpinan ... 24
3.4 Sekretaris dan Teknologi Informasi ... 25
3.5 Microsoft Access ... 26
3.6 Microsoft Outlook ... 27
BAB IV PENUTUP ... 29
4.1 Pemanfaatan Microsoft Access Dalam Pengelolaan Surat Masuk Pada Sekretaris Direktur Pelabuhan III (Persero) ... 30
4.1.1 Kondisi Awal Pengelolaan Surat Masuk ... 30
4.1.2 Kendala yang Terjadi Dalam Pengelolaan Surat ... 38
4.1.3 Solusi untuk Pengelolaan Surat Dalam Kondisi Awal... 38
xii
4.2.1 Kondisi Awal Pengelolaan Agenda Direktur ... 63
4.2.2 Kendala yang Terjadi pada Penjadwalan dengan Microsoft Excel ... 68
4.2.3 Solusi untuk Penjadwalan ... 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 74
5.1 Kesimpulan ... 74
5.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 76
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 11
Gambar 2.2 Gedung Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 11
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 12
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan PengembanganUsaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 17
Gambar 2.5 Denah Ruang Kerja Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 18
Gambar 3.1 Tampilan Microsoft Access ... 27
Gambar 3.2 Microsoft Outlook ... 28
Gambar 4.1 Workflow Kondisi lama pengelolaan surat masuk ... 30
Gambar 4.2 Surat Masuk Internal ... 31
Gambar 4.3 Surat Masuk Eksternal ... 32
Gambar 4.4 Agenda Surat Masuk Microsoft Excel... 33
Gambar 4.5 Lembar Disposisi ... 34
Gambar 4.6 Kode Surat Masuk ... 35
Gambar 4.7 Isi Lembar Disposisi ... 35
Gambar 4.8 Register Disposisi Keluar ... 36
Gambar 4.9 Buku Ekspedisi ... 37
Gambar 4.10 Templates database ... 40
Gambar 4.11 Create Blank Database ... 40
Gambar 4.12 Tampilan database ... 41
Gambar 4.13 Ribbon Microsoft Access ... 42
xiv
Gambar 4.15 Memilih Worksheets ... 44
Gambar 4.16 Worksheet yang dipilih ... 45
Gambar 4.17 Specify Information ... 46
Gambar 4.18 Primary Key ... 46
Gambar 4.19 Hasil Import Table ... 47
Gambar 4.20 Jenis Form ... 47
Gambar 4.21 Navigation ... 48
Gambar 4.22 Macam Pilihan Form... 49
Gambar 4.23 Form Wizard ... 50
Gambar 4.24 Layout Form Wizard ... 51
Gambar 4.25 Finish Form Wizard ... 51
Gambar 4.26 Design View ... 52
Gambar 4.27 Themes Form Design ... 52
Gambar 4.28 Command Button ... 53
Gambar 4.29 Picture for Command Button ... 54
Gambar 4.30 Finish Button Command ... 55
Gambar 4.31 Tampilan Akhir Form ... 55
Gambar 4.32 pilihan tampilan pada navigation form ... 56
Gambar 4.33 Navigation Form ... 57
Gambar 4.34 Design View Navigation Form ... 57
Gambar 4.35 Navigation form surat masuk internal ... 58
Gambar 4.36 Navigation form surat masuk eksternal ... 58
Gambar 4.37 Report Wizard ... 59
Gambar 4.38 Report Grouping ... 60
xv
Gambar 4.40 Report Layout ... 61
Gambar 4.41 Report Tittle ... 61
Gambar 4.42 Report Design View ... 62
Gambar 4.43 Report Tampilan Akhir ... 62
Gambar 4.44 Workflow pengelolaan agenda pimpinan ... 63
Gambar 4.45 Agenda/Jadwal Acara Direktur ... 66
Gambar 4.46 Perjalanan Dinas... 67
Gambar 4.47 Pembatalan acara pertemuan pimpinan ... 67
Gambar 4.48 Navigation Pane Outlook ... 69
Gambar 4.49 To Do Bar ... 70
Gambar 4.50 Calendar ... 71
Gambar 4.51 Schedule View ... 71
Gambar 4.52 New Apppointment ... 72
Gambar 4.53 Priority ... 72
Gambar 4.54 Task ... 73
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Surat Balasan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) ... 79
Lampiran 2. Form KP 5 ... 80
Lampiran 3. Form KP 6 ... 83
Lampiran 4. Form KP 7 ... 86
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pimpinan perusahaan membutuhkan dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi yang tinggi. Pimpinan perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Pimpinan Perusahaan-perusahaan ini harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa Sekretaris yang lebih handal dan profesional.
2
Tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan. Begitu halnya dengan jajaran Sekretaris direktur pada PT.Pelabuhan Indonesia III (Persero), fungsi dan peran sekretaris memiliki andil besar dalam melakukan kegiatan-kegiatan di perusahaan. Sekretaris direktur dibawah bimbingan divisi sekretaris perusahaan mengkontrol jalannya kegiatan-kegiatan administratrif pada perusahaan.
Tugas-tugas sekretaris direktur mulai dari tugas yang bersifat umum dan rutin, seperti menerima tamu pimpinan, menerima dan menyampaikan surat keperluan perusahaan untuk ditandatangani oleh pimpinan, komunikasi melalui telepon, serta tugas yang bersifat khusus, seperti mengatur pertemuan/rapat pimpinan dan mengatur perjalanan dinas pimpinan merupakan suatu komptensi dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris direktur.
Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Hal ini tentu saja didukung oleh kecanggihan teknologi yang semakin mumpuni untuk membantu tugas-tugas sekretaris. Seperti penggunaan komputer dan internet dalam memudahkan seorang sekretaris melaksanakan tugas rutinnya. Sayangnya, tidak semua sekretaris dapat memanfaatkan teknologi yang mempermudah pekerjaan tersebut. Seringkali kecanggihan teknologi tidak digunakan atau dimanfaatkan sesuai dengan porsi dan fungsi sebagaimana teknologi tersebut dibuat
3
Sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor memiliki keterampilan yang prima, berorientasi global dan fokus pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan pengetahuan dalam teknologi dalam membentuk networking dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyampai informasi perusahaan dengan masyarakat global.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang di atas, permasalahan yang dibahas dalam laporan ini yaitu:
a. Bagaimana pemanfaatan Microsoft Access dalam pengelolaan agenda surat masuk pada sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)?
b. Bagaimana pemanfaatan Microsoft Outlook dalam pengelolaan agendaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha pada PT Pelabuhan Indonesia III (persero)?
1.3 Batasan Masalah
Sesuai dengan rumusan masalah di atas dibuat pembatasan masalah agar lebih fokus mengenai:
a. Pemanfaatan teknologi Microsoft Access dalam pengelolaan agenda surat masuk pada Sekretaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (persero)?
4
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah:
a. Memberikan penjelasan mengenai langkah-langkah pemanfaatan Microsoft Access dalam pengelolaan surat masuk
b. Memberikan penjelasan mengenai pemanfaatan Microsoft Outlook dalam agendaris pimpinan
1.5 Manfaat
1.5.1 Manfaat Bagi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha
Selama menjalani Proyek Akhir pada Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), kontribusi yang dilakukan adalah berupa bantuan tenaga kerja secara umum. Kontribusi yang diberikan pada bagian Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero),antaralain meliputi :
a. Membantu Pendamping melakukan tugas pengelolaan agendaris pimpinan. b. Membantu Pendamping mengelola surat masuk dan keluar
c. Membantu Pendamping mengelola nota dinas dan surat tembusan
d. Membantu Pendamping mengelola surat yang akan ditandatangani direktur e. Membantu Pendamping menerima tamu dan dan bertelepon.
5
1.5.2 Manfaat Bagi STIKOM Surabaya
Kontribusi yang diberikan kepada STIKOM Surabaya berupa laporan Proyek Akhir yang nantinya dapat berguna untuk mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan pada khususnya dalam mengambil tema Proyek Akhir yang sama dengan penulisan laporan ini, sehingga laporan ini dapat menambah wawasan secara umum bagi mahasiswa program studi lainnya.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini.
Sistematika dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang permasalahan dalam pelaksanaan Proyek Akhir, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero), visi dan misi, sejarah dan struktur organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan Proyek Akhir, yaitu Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha yang meliputi sejarah, lokasi dan tempat Proyek Akhir, serta tugas dan tanggung jawab yang dilakukan.
6
Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai acuan dan penunjang dalam menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir hingga menyelesaikan laporan Proyek Akhir.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan Pembahasan membahas tentang uraian tugas-tugas yang dikerjakan selama Proyek Akhir, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi selama melakukan Proyek Akhir pada Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
7
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), untuk selanjutnya disebut PT Pelindo III (Persero), adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam sektor perhubungan. Tugas, wewenang dan tanggung jawab perusahaan ini adalah mengelola Pelabuhan Umum pada tujuh wilayah provinsi Indonesia, yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Bali, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur.
Sejarah PT Pelindo III (Persero) terbagi beberapa fase penting yaitu: a. Perseroan pada awal berdirinya adalah sebuah Perusahaan Negara yang
pendiriannya dituangkan dalam PP No.19 Tahun 1960.
b. Selanjutnya pada kurun waktu 1969- 1983 bentuk Perusahaan Negara diubah dengan nama Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 1 tahun 1969.
8
d. Perubahan Anggaran Dasar Desember 2011 tentang Kepmen BUMN 236.
2.1.1 Bidang Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PT Pelindo III (Persero) yang berkantor pusat di Surabaya, mengelola 43 pelabuhan yang tersebar di 7 Propinsi yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Bali, Nusa Tenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur, serta memiliki 7 anak perusahaan.
Sesuai dengan Anggaran Dasar Perseroan, bidang usaha PT Pelindo III (Persero) adalah menyediakan dan mengusahakan jasa kepelabuhanan untuk menunjang kelancaran angkutan laut dalam rangka menunjang pelaksanaan pembangunan nasional, yang meliputi pengusahaan:
a. Kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu-lintas dan tempat berlabuhnya kapal.
b. Jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (pilotage) dan penundaan kapal.
c. Dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkar muat barang termasuk hewan dan fasilitas naik turunnya penumpang.
d. Gudang-gudang dan tempat penimbunan barang-barang angkutan bandar, alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan.
e. Tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan, industri dan gedung-gedung/bangunan yang berhubungan dengan kepentingan kelancaran angkutan laut.
f. Pengediaan listrik, bahan bakar minyak, air bersih dan instalasi limbah pembuangan.
9
h. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan kepelabuhan. i. Jasa pelayanan kesehatan.
j. Jasa transportasi laut.
k. Jasa persewaan fasilitas dan peralatan di bidang pelabuhan. l. Jasa perbaikan fasilitas dan peralatan pelabuhan.
m. Properti di daerah lingkungan pelabuhan.
n. Kawasan industri di daerah lingkungan pelabuhan. o. Kawasan wisata di daerah lingkungan pelabuhan. p. Depo petikemas.
q. Jasa konsultan di bidang kepelabuhan.
r. Jasa komunikasi dan informasi di bidang kepelabuhan. s. Jasa konstruksi di bidang pelabuhan
2.1.2 Visi, Misi dan Value PT Pelabuhan Indonesia III ( Persero)
Visi
a. Menjadi pelaku penyediaan jasa kepelabuhan yang prima b. berkomitmen memacu integrasi logistik nasional
Misi
a. Menjamin penyediaan jasa pelayanan prima melampaui standar yang berlaku secara konsisten
b. Memacu kesinambungan daya saing industri nasional melalui biaya logistik yang kompetitif
10
d. Menjadikan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten, berkinerja handal dan berpekerti luhur
e. Mendukung perolehan devisa negara dengan memperlancar arus perdagangan
Value
Adapun Value pada PT Pelabuhan Inidonesia III (Persero) adalah sebagai berikut
a. Satisfaction (Kepuasan Pelanggan)
b. Senantiasa mengutamakan kepuasan pelanggan melalui kegiatan pelayanan dengan metode dan mekanisme yang berlaku.
c. Motivator
d. Berkomitmen untuk selalu menjadi motivator dalam meningkatkan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia yang professional dengan dilandasi iman dan takwa.
e. Accurate (Tepat)
f. Bertindak tepat dan cepat dalam mewujudkan kinerja perusahaan
g. Reputable (Nama Baik)
h. Menjunjung tinggi kehormatan dan martabat perusahaan
i. Totality (Totalitas)
11
2.1.3 Logo PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Gambar 2.1 Logo Pelabuhan Indonesia III (Persero)
2.1.4 Gedung PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Gedung kantor pusat PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) berada di Jl. Perak Timur 610, Surabaya.
12 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
2.1.5 Kemitraan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Hubungan antara organisasi dan komunitas bukanlah sekedar soal bertetangga, hubungan ini lebih tepat dipandang sebagai wujud tanggung jawab sosial organisasi atau perusahaan atau Corporate Social Responsibility (CSR).
Berdasarkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), terutama prinsip responsibility, dapat ditarik benang merah keterkaitan antara CSR dan GCG. Penerapan prinsip responsibility tersebut, perusahaan memperhatikan kepentingan stakeholdernya sebagai bentuk konsekuensi dari operasional perusahaannya. Penerapan bantuan sosial/CSR adalah salah satu bentuk implementasi dari konsep Good Corporate Governance (GCG).
Konsep bantuan sosial/CSR juga sering dikaitkan dengan konsep Triple Bottom Line, yaitu bahwa perusahaan tidak hanya mengedepankan aspek ekonomi
saja, tetapi juga aspek sosial dan lingkungannya. Menurut Elkington, perusahaan yang ingin berkelanjutan harus memperhatikan Profit, People, Planet (3P), yaitu bahwa selain mengejar keuntungan (profit), perusahaan juga harus memperhatikan dan terlibat pada pemenuhan kesejahteraan masyarakat (people) dan turut berkonstribusi aktif dalam menjaga kelestarian lingkungan (planet).
Dengan demikian, bantuan sosial/CSR adalah salah satu bentuk investasi masa depan. Karena melalui hubungan yang harmonis dan citra baik, timbal baliknya, masyarakat juga ikut menjaga eksistensi perusahaan.
Ada tiga alasan penting mengapa perusahaan harus mengembangkan isu tanggung jawab sosial sejalan dengan operasi usahanya.
14
b. Kalangan bisnis dan masyarakat sebaiknya memiliki hubungan simbiosa mutualisme.
c. Kegiatan tanggung jawab sosial merupakan salah satu cara untuk meredam atau bahkan menghindari konflik sosial.
Adapun jenis bantuan sosial/SCR yang selama ini telah diberikan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) berupa partisipasi atau sponsorship terhadap suatu kegiatan yang diantaranya sebagai berikut:
a. Kegiatan kemahasiswaan di Perguruan Tinggi; b. Kegiatan kesiswaan di sekolah (SD, SMP dan SMA); c. Kegiatan seminar dan workshop;
d. Kegiatan media massa; e. Kegiatan kemasyarakatan;
f. Kegiatan asosiasi dan lembaga kepelabuhanan; g. Kegiatan keagamaan.
2.2 Gambaran Umum Sekretaris direktur Komersial dan
Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Sekretaris direktur berfungsi untuk melaksanakan misi sebagai filter dan image building bagi direktur, serta membantu terlaksananya seluruh kegiatan dan
tugas direktur, baik di kantor maupun selama perjalanan dinas
15
samping pintu masuk ruangan direktur komersial dan pengembangan usaha sehingga mudah untuk berkomunikasi denga pimpinan. Di dalam ruangan ini, selain ada ruangan milik direktur, juga ada ruangan khusus untuk senior manager serta ruangan untuk pimpinan proyek. Sementara para asm memiliki ruang pribadi yang di batasi oleh sekat yang memisahkan. Untuk para staff yang bekerja terdapat sekat-sekat yang memisahkan antar staf divisi satu dengan divisi lain, dimana satu sekat berisi 3 sampai 5 orang.
Untuk meja sekretaris sendiri terdapat dua meja kerja, 1 meja telepon, 1 meja perlengkapan bekerja dan lemari rak untuk penyimpanan arsip nota dinas dan lain-lain. Fasilitas yang tersedia untuk menunjang kinerja sekretaris ini antara lain adalah 1 buah komputer, 1 buah mesin printer sekaligus scanner, fax dan fotocopy, 2 buah pesawat telepon serta alat tulis kantor yang memadai untuk menunjang kinerja sekretaris.
2.2.1 Tanggung Jawab Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Tanggung jawab utama sekretaris direktur komersial dan pengembangan usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah:
a. Membantu terlaksananya seluruh kegiatan dan tugas Direktur, baik di kantor maupun selama perjalanan dinas
b. Menjaga kerahasiaan Direktur dan perusahaan
16
d. Berfungsi sebagai filter bagi Direktur terhadap surat yang masuk ke Direktur dan tamu/klien, baik yang ingin bertemu langsung maupun berkomunikasi melalui sambungan telepon
e. Menyeleksi informasi mana yang perlu disampaikan atau tidak
2.2.2 Tugas Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Uraian tugas-tugas Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah sebagai berikut:
a. Memastikan tersedianya sarana yang menunjang tugas dan pekerjaan direktur
b. Pengagendaan dan pendistribusian nota dinas dan surat masuk / keluar c. Pengarsipan surat-surat dan dokumen yang berkaitan dengan aktivitas
direktur
d. Pengaturan jadwal kegiatan direktur
e. Membantu pembuatan notulen rapat di rapat - rapat internal direktorat f. Membantu menghubungi klien atau pimpinan pengguna jasa untuk rencana
pertemuan dengan direktur
17
2.2.3 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
2.2.4 Lokasi Proyek Akhir
Lokasi Ruangan Sekretaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang terletak
a. Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III ( persero ), Jalan Perak Timur 610 Surabaya
b. Lantai Tiga, Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha
18
diberikan seperti; Meja dan kursi kerja yang nyaman, Printer dan mesin fax sebagai penunjang dalam menyelesaikan Proyek Akhir di bagian Sekretaris direktur Komersial dan pengembangan usaha. Udara yang sejuk dan suasana yang cukup nyaman untuk melaksanakan kerja praktek Proyek Akhir
d. Denah Ruang Kerja Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dapat dilihat pada Gambar 2.5 berikut
19
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Sekretaris
Menurut pendapat para ahli mengenai pengertian sekretaris, bahwa pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang bertugas memegang rahasia pribadi pimpinannya. Secara definisi, kata sekretaris dapat dipahami dari beberapa definisi menurut para ahli sebagai berikut.
Menurut Wursanto (2006), pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata seceretaire dalam bahasa perancis, secretary dalam bahasa inggris dan akhirnya menjadi secretaries dalam bahasa belanda. Jadi isitilah sekretaris yang kita kenal saat ini merupakan adaptasi dari bahasa belanda, berdasarkan asal kata maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan.
Menurut kamus umum bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis disebut juga penulis atau panitera.
20
3.1.1 Fungsi dan Tugas Umum Sekretaris A. Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan 2. Menangani informasi untuk pimpinan
3. Menjadi jembatan penghubung
21
B. Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan
Menurut Finoza (1992) Pada prinsipnya tugas seorang sekretaris pimpinan dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidentil
i. Tugas Rutin Sekretaris
22
pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi:
1. Membuat surat
2. Menerima dan mengirim surat 3. Mengetik
4. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan
5. Menerima telepon 6. Mengirim fax
7. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan system kerasipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersnagkutan
ii. Tugas Insidentil Sekretaris
1. Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri misalnya:
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan
b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung
2. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki cukup waktu untuk mengerjakan atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diberikan kepada sekretarisnya. Menurut Sutiyoso (1991) tugas sekretaris ada beberapa macam, yaitu:
23
b. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon, menerima tamu yang akan bertemu pimpinan
c. Tugas keuangan, meliputi pembayaran pajak pimpinan, klaim nota dinas atas keperluan pekerjaan pimpinan dan lain sebagainya
3.2 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menangani surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Dalam sehari, volume masukinya surat tidak dapat diprediksi banyaknya, maka sebagai sekretaris professional, disiplin waktu dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan adalah hal utama. Disiplin dalam bekerja artinya sekretaris harus telaten dan teliti dalam mengolah surat-surat yang masuk.
Menurut Hardjana (1998) tugas sekretaris dalam menangani surat-surat masuk meliputi:
a. Menyeleksi surat-surat
Biasanya sebelum sampai ketangan sekretaris direksi, surat yang masuk terlebih dahulu berada dalam divisi tata usaha umum kemudian didistribusikan kepada sekretaris-sekretaris direksi. Sekretaris direksi menyeleksi kembali, karena tugas sekretaris adalah menangani surat yang masuk untuk direktur.
b. Memberikan lembar disposisi
24
c. Distribusi
Setelah surat diberi disposisi atau catatan oleh pejabat, maka selanjutnya adalah mendistribusikan kepada pihak lain sesuai pejabat/divisi yang ditulis pada lembar disposisi.
3.3 Mengatur Jadwal Pimpinan
Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segal aktivitas yang harus dilaksakannya, maka sekretaris harus membantu pimpinan dalam menyusun jadwal kegiatan kerjanya. Dalam menyusun jadwal kkegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel, artinya bila ada hal-hal yang yang mendesak dan sangat penting maka harus didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Sebagian besar dari jadwal pimpinan adalah berupa janji bertemu dengan pihak lain.
Menurut Dewi (2011) ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam penjadwalan agenda pimpinan, yaitu:
A. Agenda kerja pimpinan
25
pimpinan harus dicatat dengan rinci. Sekretaris juga harus mengatur prioritas jadwal pertemuan pimpinan. Memilih prioritas mendesak, penting atau tidak penting.
B. Jadwal perjanjian pimpinan
Agenda pimpinan yang berisikan perjanjian-perjanjian dengan pihak lain. Menerima atau membuat perjanjian adalah pimpinan dibantu sekretaris. Sekretaris tidak dapat membuat perjanjian tanpa intruksi pimpinan
C. Buku Agenda
Buku agenda wajib dimiliki pimpinan untuk mengetahui jadwal kerja sehari-hari dan lebih baik diletakkan dibagian meja yang mudah terlihat setiap pagi.
3.4 Sekretaris dan Teknologi Informasi
Menurut Wursanto (2006) kebutuhan sekretaris mendatang akan sangat akrab dengan peralatan yang serba cyber. Ciri-ciri dari perkantoran masa depan. yaitu, global access, paperless (administrasi minim kertas), mobile (aktivitas lebih banyak mobile),
distributed/networking (pekerjaan lebih banyak dilakukan secara jaringan antar cabang).
Kemajuan teknologi informasi/telekomunikasi ini memungkinkan tergelarnya Cybernetworks dan Cybernomics yang akan mempengaruhi seluruh aspek dan perilaku
bisnis, termasuk profesi sekretaris. Sehingga perkembangan teknologi ini akan menggeser peran Sekretaris di masa depan. Nantinya Sekretaris tidak hanya sebagai administrator saja, melainkan sebagai information/communication manager, Cyber Office manager bahkan sampai Partner in Decision Making. Sosok yang berperan
dalam pengambilan keputusan penting perusahaan
26
dari kesadaran diri atas perkembangan dunia cyber yang terus berganti maka sekretaris juga harus menggali potensi diri agar menjadi sekretaris yang berkompeten pada era globalisasi ini. Ada berbagai macam teknologi khususnya teknologi dalam bidang perkantoran yang bias dimanfaatkan oleh sekretaris. Untuk itu menjadi seorang sekretaris dengan orientasi globalisasi artinya adalah mau membuka diri atas perkembangan positif dan mengikutinya agar bias memanfaatkan teknologi tersebut dan mengaplikasikan dalam pekerjaan-pekerjaan sekretaris.
3.5 Microsoft Access
Microsoft Access adalah aplikasi yang bisa membantu kita membuat sebuah
aplikasi database dalam waktu yang singkat. Menurut Talib (2010), Access 2010 merupakan dasar dari pembuatan database sebelum ke pembuatan database yang lebih rumit lagi. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya program untuk kasir di koperasi, Aplikasi filing untuk sekretaris, penjualan untuk toko. Pada dasarnya Microsoft Access 2010 mempunyai beberapa bagian, diantaranya:
a. Table digunakan untuk menyimpan data
b. Query merupakan perintah yang ditujukan dalam penampilan data yang diinginkan,
seringkali mengacu ke istilan Structure Query Language (SQL), biasanya digunakan untuk memanipulasi data
c. Form merupakan jendela atau lembar yang biasa digunakan untuk tampilan dalam
database. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
d. Report merupakan laporan yang ditampilkan oleh Microsoft Access 2010.
27
Gambar 3.1 Tampilan Microsoft Access
3.6 Microsoft Outlook
Menurut Ayuningtyas (2011), Microsoft Outlook adalah aplikasi yang memiliki fungsi scheduling. Dilihat dari menu utama berupa calendar yang memungkinkan pengguna untuk membuat agenda sehari-hari, outlook juga memiliki fungsi untuk melakukan pengiriman dan penerimaan email. Yang biasanya digunakan dalam sebuah organisasi perkantoran yang menggunakan email omega. Berikut adalah fungsi-fungsi singkat dari menu yang terdapat pada Microsoft Outlook, antara lain:
28
2. Appointment berfungsi sebagai reminder untuk pertemuan, selain pengingat untuk kita sendiri pengguna juga bias langsung mengirimkan reminder kepada orang lain. Misalkan ketika akan membuat appointment untuk rapat.
3. Task berfungsi untuk menjadi To-Do List serta memiliki reminder deadline. Fungsi ini bagus untuk pekerjaan yang akan dilakukan untuk pekerjaan berkelompok. Karena kita bias mengkontrol progress pekerjaan tersebut.
4. Calendar berfungsi sebagai agendaris kita yang akan mencatat kegiatan yang akan atau sudah dilakukan
5. Contact berfungsi sebagi book contact untuk menerima dan mengirim email atau memberikan permintaan appointment.
Pada Gambar 3.2 diperlihatkan tampilan Microsoft Outlook seperti keterangan diatas. Tampilan dibawah ini adalah tampilan default yang memperlihatkan jadwal, task, appointment paling baru.
29
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Selama pelaksanaan proyek akhir dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan yang dimulai tanggal 1 Maret hingga 31 Mei 2013 pada bagian Sekretaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dapat digolongkan menjadi dua, yaitu kegiatan rutin seperti mengolah surat masuk dan keluar, mencatat agenda kegiatan pimpinan, mengirim fax, mengatur dokumen yang akan ditanda tangani pimpinan, mengatur perjalanan dinas dan kegiatan insidensial dan kegiatan tidak rutin seperti mengurus visa perjalanan pimpinan, menerima tamu atau kolega dari luar negeri, mempersiapkan perjamuan makan atau minum teh dan lain sebagainya
30
4.1 Pemanfaatan Microsoft Access Dalam Pengelolaan Surat Masuk Pada Sekretaris Direktur Pelabuhan III (Persero)
4.1.1 Kondisi Awal Pengelolaan Surat Masuk
Dibawah ini adalah gambaran workflow yang memaparkan kondisi awal yang diterapkan pada bagian sekretaris direktur komersial pengembangan dan usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
31
Keterangan Gambar 4.1:
1. Surat masuk dari luar perusahaan harus melalui Tata Usaha, misalkan dari kantor cabang atau perusahaan luar lainnya. Pada bagian Tata Usaha, surat yang masuk sudah terbuka dari sampul/amplopnya (kecuali surat pribadi yang ditujukan perorangan). Selain sudah terbuka, juga terdapat stempel yang menunjukkan tujuannya.
32
2. Setelah surat diterima oleh sekretaris, kemudian diklasifikasi. Membedakan surat berasal dari internal dan eksternal. Internal adalah surat yang berasal dari lingkungan Pelabuhan Indonesia dan anak perusahaan. Surat eksternal adalah yang berasal dari luar perusahaan.
33
3. Surat yang diklasifikasikan surat eksternal dimasukan atau deregister menggunaakn Microsoft Excel begitu pula untuk surat masuk internal. Tampilan aplikasi untuk register seperti gambar dibawah yang diperjelas pada Gambar 4.4
34
4. Surat yang sudah register kemudian diberikan lembar disposisi. Keterangan lembar disposisi pada Gambar 4.5 adalah sebagai berikut: a. Logo dan nama perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III (persero)
menunjukkan bahwa lembar disposisi ini dikeluarkan oleh pihak internal
b. Dari: DIREKTUR KOMERSIAL DAN PENGEMBANGAN USAHA, menunjukkan pemberi disposisi.
c. Kepada: A2 adalah Direktur Operasi dan Teknik, A3 adalah Direktur Keuangan, A4 adalah Direktur Personalia dan Umum sedangkan Direktur Komersial dan pengembangan usaha sendiri adalah A5. KPU 1, 2 dan 3 adalah Senior Manajer yang berada dalam pimpinan A5. Kabiro adalah Kepala Biro, Pimpro adalah Pimpinan Proyek
d. Kotak Disposisi: perintah atau disposisi yang disediakan karena merupakan perintah default
e. Ruang disposisi: tambahan perintah atau memo
35
5. Setelah surat di register dan diberi lembar disposisi, maka pada pojok bawah surat diberi nomor kode. Nomor kode pada setiap direktorat berbeda. Seperti pada Gambar 4.6 yang memiliki arti 712 sebagai nomor urut pada agenda surat masuk pada saat di register, 29/5/13 adalah tanggal surat diterima dan KPU artinya adalah Direktorat Komersial dan Pengembangan Umum
Gambar 4.6 Kode Surat Masuk
6. Surat dimasukkan kepada Direktur untuk segera di tindaklanjuti. Apabila direktur sedang dinas maka tanggung jawab menjawab surat dan menindaklanjutinya adalah senior manajer selaku pelaksana harian (PLH)
36
Disposisi tersebut berisi tentang tindak lanjut terkait dengan isi surat yang masuk. Fungsi lain disposisi adalah sebagai penunjuk langsung pekerjaan. 7. Surat yang sudah selesai didisposisikan diserahkan kembali kepada
sekretaris terlebih dahulu. Sekretaris meregister ulang dengan Microsoft Excel dengan menuliskan tanggal keluar dan isi disposisi
37
8. Surat yang sudah diregister diberikan tanda berupa check (√) sebagai tanda sudah selesai melalui proses dari sekretaris
9. Tahap terakhir adalah pengiriman kepada yang ditunjuk pada disposisi. Apabila masih berada pada direktorat yang sama tidak perlu ditulis menggunaakan buku ekspedisi yang berfungsi mencatat surat keluar. Isi pada buku Ekspidisi adalah nomor urut pengiriman surat, tanggal pengiriman, nomor surat, tujuan, perihal dan tanda terima berupa tanda tangan penerima surat.
38
4.1.2 Kendala yang Terjadi Dalam Pengelolaan Surat
Berdasarkan keadaan awal yang menggunakan Microsoft Excel dapat ditemukan beberapa celah kekurangan yang menjadi kendala dalam melaksanakan kegiatan kerja. Beberapa kendala yang ditemukan antara lain adalah:
a. Fungsi utama Microsoft Excel adalah pengolah data atau angka dan jika digunakan sebagai database maka akan sangat tidak sesuai dengan fungsi dibuatnya aplikasi tersebut, meskipun hal itu masih bisa digunakan.
b. Tampilan berupa tabel sehingga tidak memberikan kemudahan ketika akan memasukkan data surat masuk
c. Pencarian data atau penemuan kembali yang sulit karena harus mencari satu persatu
4.1.3 Solusi untuk Pengelolaan Surat Dalam Kondisi Awal
Sebagai solusi berdasarkan kendala-kendala yang terdapat pada kondisi awal digunakannya Microsoft Excel dalam pengolahaan agenda surat masuk adalah dengan menggunakan Microsoft Access . Beberapa alasannya antara lain adalah:
a. Microsoft Access adalah aplikasi yang berfungsi dalam pengelolaan database, maka Microsoft access sebagai solusi menggantikan metode lama penggunaan Microsoft excel adalah langkah yang tepat untuk dilakukan
39
c. Menggunakan Button sebagai command atau perintah. Button adalah tombol untuk shortcut yang memberikan perintah. Terdapat fungsi button untuk pencarian record.
Langkah-langkah pembuatan database hingga pembuatan report sebagai solusi yang lebih baik dalam pengelolaan agenda surat masuk pada Sekretaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha dijelaskan sebagai berikut:
A. Membuat aplikasi database
1. Setelah memilih Microsoft Office Access dari Start menu akan muncul tampilan awal seperti pada Gambar 4.10 pilihlah Blank Database
2. Pada bagian sebelah kanan layar tampil text box yang digunakan untuk mengisikan dan memilih tempat untuk menyimpan database baru. Yang perlu diperhatikan pada saat membuat database baru ini adalah type Access yang akan digunakan kemudian. Apakah hanya akan dipergunakan pada Access 2010 saja atau diharapkan bisa dibuka pada versi Access sebelumnya. Jika
pilihan kedua yang diinginkan, maka sebaiknya disimpan dalam extensi *.mdb jika tidak akan disimpan dengan extensi *.accdb.
3. Tekan tombol Create untuk membuat databse baru, kemudian akan tampil dialog box untuk menyimpan database setelah dibuat. Berikan nama untuk database yang dibuat seperti pada gambar (tampilan akan seperti Gambar 4.11)
40
Gambar 4.10 Templates database
41
Gambar 4.12 Tampilan database
Ada empat Tab yang berada di Ribbon Microsoft Access 2010, yaitu Home, Create, External Data, Database Tools, Fields dan Table.
a. Tab Home berisikan kumpulan command yang dapat digunakan untuk
mengganti view, menambahkan filter, format, dan mencari record pada database
b. Tab Create berisikan kumpulan command yang digunakan untuk membuat Table, Form, Report dan kelengkapan lainnya, seperti macros.
c. Tab External Data berisikan kumpulan command yang digunakan untuk
melakukan Import dari file Office lain atau Export ke file Office lainnya.
d. Database Tools berisikan kumpulan command yang digunakan untuk
command advanced seperti pembuatan macro, menampilkan relationship
yang terjadi antar table, synchronizing and managing information.
e. Fields berisikan kumpulan command yang digunakan untuk advanced fields
42
Gambar 4.13 Ribbon Microsoft Access
B. Membuat Tabel dengan Import Table Excel
Access 2010 juga menyediakan kemudahan untuk membuat tabel dengan
cara mengimpor tabel dari file lain, misalnya tabel dari database lain, tabel Excel ataupun file text. Langkah-langkahnya:
1. Pada Microsoft Excel, berikan tanda range pada daerah tabel yang akan diimport
2. Berikan nama pada range yang telah dipilih 3. Simpan kembali File Microsoft Excel 4. Tutup Microsoft excel
5. Buka Microsoft.Access
6. Klik Import Table pada kotak dialog New Table.
7. Tampilan untuk mengimport file seperti pada Gambar 4.14 dibawah. Pilih browse seperti pada tanda panah bewarna merah kemudian pilih file dan
43
Gambar 4.14 Get External Data
8. Pada Window Get External Data – Excel Spreedsheet. Selanjutnya adalah pilih Browse -> Pilih file Excel yang akan di import kedalam database Access, kemudian centang Specify store yang akan diterapkan pada Database
kemudian pilih OK (Tampilan seperti Gambar 4.14)
44
Gambar 4.15 Memilih Worksheets
10. Pada Gambar 4.16 pilihan untuk menggunakan first row sebagai judul tabel di Microsoft Access, sehingga secara otomatis first row pada import data dari excel ke access akan menjadi nama field
11. Selanjutnya pada specify information yang akan dipilih untuk database. Arahkan pointer pada field name lalu, lakukan pilih specify information. Specify information berguna untuk menmberikan spesifikasi terhadap isi
tabel. Contohnya antara lain adalah:
45
b. Data type : Jenis data yang berfungsi membedakan teks, angka, tanggal dan lain sebaginya
c. Indexed : perlakuan khusus agar record tidak ada duplikat
12.Lakukan hal yang sama pada field option yang lain kemudian next seperti Gambar 4.17
46
Gambar 4.17 Specify Information
13.Memilih Primary Key, Primary Key berfungsi sebagai acuan utama database. Pada agenda surat masuk, nomor surat dipilih sebagai primary
key. Pada pembuatan database agenda surat masuk ini, tidak diperlukan
adanya primary key, maka pilih no primary key seperti pada gambar panah bewarna merah dibawah ini
47
14.Selesai, pastikan import dalam table yang dibuat diawal tadi, kemudian pilih
Finish. Kemudian hasilnya adalah sebagai berikut
Gambar 4.19 Hasil Import Table
D. Membuat Form Data Entry
Form adalah sebuah objek database yang mempunyai tujuan utama adalah
untuk menampilkan data atau memasukkan data kedalam database. Form bisa dibuat untuk bermacam-macam tujuan.
48
Untuk agenda surat masuk pada sekretaris direktur, yang akan dijelaskan adalah seputar tahap-tahap pembuatan form dan navigation pane
a. Navigation: perintah yang digunakan untuk membuka form yang berbeda dalam satu halaman. Fungsinya mirip seperti Switchboard, namun Switchboard tidak akan ditemukan apabila file database adalah 2007. Pada file
format 2007, switchboard digantikan oleh Navigation yang kurang lebih
memiliki fungsi yang sama
b. Data Entry: Form yang digunakan untuk memasukkan data kedalam database
49
Ada beberapa macam cara untuk membuat form pada Microsoft Access, langkah-langkah membuat Form Data Entry diantaranya adalah Form Desain, Blank Form , Wizard dan beberapa bentuk form lainnya.
Pada pembuatan form data entry untuk agenda surat masuk akan menggunakan form wizard. Form wizard merupakan cara yang paling mudah karena pembuatannya yang sederhana. Mulai dari desain yang default sehingga jika akan merubah dan menambahkan iteMicrosoft pada form tidak membutuhkan waktu yang lama.
Pada Gambar 4.22 dibawah adalah tampilan jenis-jenis form tanpa menggunakan form wizard. Pembuatan form pada Gambar 4.22 dibawah adalah tampilan ketika akan membut form dengan kebutuhan khusus atau tertentu
50
Selanjutnya akan dijelaskan langkah-langkah membuat Form Data Entry menggunakan Form Wizard. Data yang dibutuhkan dalam pembuatan form data entry untuk agenda surat masuk adalah hasil import table dari excel yang sudah
didapatkan pada bab sebelum ini
1. Pilih Create – Form Wizard. Secara otomatis akan muncul Form Wizard dialog box. Pilih Tables/Queries yang akan dimasukkan pada Form kemudian pilih Next. (Tampilan langkah-langkah terlihat pada Gambar 4.23 )
2. Kemudian tampil dialog box berikutnya, untuk memilih layout yang diinginkan untuk Form. Colummnar, Tabular, Datasheet dan Justified. Pilih columnar untuk tampilan standar (tampilan dialog box akan terlihat pada
Gambar 4.24)
51
Gambar 4.24 Layout Form Wizard
3. Langkah terakhir adalah memberi judul pada Form
52
4. Ada beberapa tampilan View yang bisa dirubah pada Form. Pada Gambar 4.26 menunjukkan tampilan design view.
Gambar 4.26 Design View
5. Hanya pada Microsoft Access 2010 disediakan Themes yang akan memberikan tampilan secara otomatis untuk mempercantik tampilan Form
53
6. Menambahkan Button – ubah view menjadi Layout View Gambar 4.28 menunjukkan Layout View
Gambar 4.28 Layout View
7. Padd Tab Design Pilih Button – kemudian Command Button Wizard Dialog box akan muncul. Button berfungsi untuk memberikan perintah berupa
tombol, perintah dan tombol bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Pada dialog box ini, pilihan-pilihan perintah navigasi dapat dipilih sesuai keinginan dan
kebutuhan Form
54
8. Setelah memilih Command, berikutnya adalah memilih gambar sebagai penunjuk Navigasi. Pemilihan gambar bebas dan sesuai selera dan kebutuhan, namun sebaiknya menggunakan gambar dengan perintah yang berelasi, artinya ketika button ini dijalankan, tidak terjadi kendala-kendala dalam pemahaman fungsi tombol, tampilan pemilihan gambar button seperti pada Gambar 4.29
9. Kemudian pada dialog box berikutnya, silahkan isi nama untuk button command tersebut kemudian pilih Finish. Ulangi cara tersebut untuk
memiliki Command Buttons yang dibutuhkan seperti pada Gambar 4.30
55
Gambar 4.30 Finish Button Command
10.Setelah steps diatas dilakukan, pada Gambar 4.31 adalah tampilan akhir setelah setelah ditambahkan Buttons. Ketika tombol/buttons tersebut dipilih maka akan menjalankan perintah sesuai dengan pada saat pembuatannya. Tombol yang disesuaikan kebutuhan artinya tidak terlalu sedikit atau terlalu banyak sehingga menggangu tampilan dari form
56
E. Membuat Navigation Form
Navigation form hanya akan tampil pada file format Microsoft Access
2007-2010. Fungsi navigation form adalah sebagai perintah yang menjalankan beberapa fungsi, mirip seperti fungsi switchboard, namun perbedaannya navigation form hanya berfungsi menjalankan fungsi pada form.
Berikut adalah tahap pembuatan serta penjelasan mengenai navigation form. a. Pilih create – forms kemudian, pilih navigation. Terdapat beberapa tampilan
navigasi yang dapat digunakan. Beberapa tampilan navigation adalah sebagai berikut, pada Gambar 4.32
Gambar 4.32 pilihan tampilan pada navigation form
57
otomatis ketika menekan enter maka akan tampil form yang sudah dibuat sebelumnya
Gambar 4.33 Navigation Form
c. Tampilannya pada design view adalah seperti pada Gambar 4.34, kemudian hanya perlu didesain sesuai dengan keinginan
58
d. Pada Gambar 4.35 adalah tampilan akhir untuk navigation form dengan perintah membuka form surat internal, sedangkan pada Gambar 4.36 adalah tampilan akhir navigation form untuk mebuka form surat eksternal.
Gambar 4.35 Navigation form surat masuk internal
59
F. Membuat Report Wizard
Reports adalah hasil akhir dari dari suatu database. Reports
menggabungkan data-data yang terdapat pada tabel-tabel dalam database yang diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang berarti dan dapat dipresentasi secara visual serta dapat dicetak. Untuk membuat Report langkah-langkahnya hampir sama dengan membuat Form. Bisa melalui Design View atau dari Wizard
Langkah-langkah membuat Report menggunakan Form Wizard
a. Pilih Create – Report Wizard – Pilih Tables/Queries seperti pada gambar
60
b. Pada tahap masukkan grup field name yang akan dimasukkan pada report termasuk urutan report yang akan ditampilkan
Gambar 4.38 Report Grouping
c. Pilihan untuk mengurutkan data pada report
61
d. Memilih Layout untuk Report
Gambar 4.40 Report Layout
5. Pemberian nama untuk Report
62
6. Tampilan Design View pada Report
Gambar 4.42 Report Design View
7. Tampilah akhir Report
63
4.2 Pemanfaatan Microsoft Outlook dalam Pengelolaan Agenda Direktur
4.2.1 Kondisi Awal Pengelolaan Agenda Direktur
64
Keterangan Gambar 4.44:
Pimpinan memiliki jadwal yang padat, begitu banyak undangan dan relasi yang ingin bertemu. Tugas sekretaris adalah memilih dan memberikan prioritas. Seperti pada Gambar 4.44 pada Gambar A, B, C dan D menunjukkan beberapa media pimpinan bertemu dengan relasi rekan bisnisnya.
A. Melalui undangan
Undangan yang masuk kepada pimpinan termasuk juga sebagi surat masuk yang harus dikelola. Perbedaannya adalah undangan yang sudah selesai didisposisi dan diberikan surat penunjuk oleh pimpinan harus di tulis pada agenda/jadwal acara pimpinan.
B. Melalui telepon
65
C. Bertemu langsung dengan pimpinan
Tamu yang langsung bertemu dengan pimpinan tanpa konfirmasi sekretaris. Biasanya pimpinan sudah kenal dekat dan langsung membawanya masuk kedalam ruang kerja. Tugas sekretaris adalah mencatat pertemuan tersebut pada agenda. Maka jika ada tamu atau pertemuan selanjutnya pada hari tersebut, sekretaris dapat mengatur pertemuan pimpinan.
D. Melalui Email/Fax
Sama seperti undangan melalui surat, sifatnya adalah sebagai undangan pertemuan.
Setelah berbagai macam media diatas, yang perlu dilakukan sekretaris dan paling penting adalah membuat jadwal acara atau agenda pimpinan. Pada Gambar 4.45 adalah tampilan agenda pimpinan dengan memanfaatkan Microsoft excel. Setiap undangan atau janji pertemuan serta acara atau kegiatan pimpinan dicatat dalam agenda.
66
67
Pada Gambar 4.45 adalah jadwal acara pimpinan/direktur menggunakan Microsoft Excel. perbedaan prioritasnya menggunakan warna. Apabila warna
hijau menunjukkan pimpinan sedang melakukan perjalan dinas/tidak berada ditempat
Gambar 4.46 Perjalanan Dinas
Jika pertemuan dibatalkan padahal sudah masuk pada jadwal atau agenda acara, maka pertemuan tersebut bukan dihapus tetapi diberikan highlight merah. Highlight merah selain sebagai tanda perjanjian yang batal, juga menunjukkan hari libur.
68
4.2.2 Kendala yang Terjadi pada Penjadwalan dengan Microsoft Excel
Berdasarkan keadaan awal yang menggunakan Microsoft Excel dapat ditemukan beberapa celah kekurangan yang menjadi kendala dalam melaksanakan kegiatan kerja. Beberapa kendala yang ditemukan antara lain adalah:
a. Fungsi utama Microsoft Excel adalah pengolah data atau angka dan jika digunakan sebagai media penjadwalan atau agendaris maka akan sangat tidak sesuai dengan fungsi dibuatnya aplikasi tersebut, meskipun hal itu masih bisa digunakan.
b. Tampilan yang berupa tabel sehingga tidak memberikan kemudahan ketka akan memasukkan penjadwalan yang membutuhkan tanggal dan waktu sebagai hal utama dalam penjadwalan
c. Pencarian jadwal atau penemuan kembali yang susah karna harus mencari satu persatu jadwal pertemuan dengan scrolling yang memakan waktu dan tidak praktis
4.2.3 Solusi untuk Penjadwalan
Volume pekerjaan Direktur yang sangat banyak dan rumit membuat teknologi menjadi sesuatu yang paling mudah untuk dimanfaatkan. Sekretaris masih bisa membantu pekerjaan Direktur melalui teknologi. Padatnya pekerjaan Direktur mempengaruhi agenda Direktur. Sekretaris sebagai agendaris Direktur harus paham betul teknologi dan memanfaatkannya. Salah satu cara yang paling tepat untuk digunakan adalah menggunakan Microsoft Outlook.
69
pimpinan adalah dengan menggunakan Microsoft Outlook. Beberapa alasannya antara lain adalah:
a. Microsoft Outlook adalah aplikasi yang berfungsi dalam pengelolaan agenda
atau penjadwalan.
b. Calendar, Tasks dan Memo adalah salah satu kemudahaan dalam fungsi penjadwalan pimpinan. Tampilan yang bisa diatur sesuai dengan keinginan penggunanya dan sesuai kebutuhan.
A. Penjelasan Microsoft Outlook 1. Navigation Pane
70
Navigasi Pane terletak dibagian kiri jendela outlook yang berisi beberapa shortcuts, sepert iMail, Calendar, Contacts, Tasks, Notes, FolderLists, dan shortcuts today. Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat” navigasi pada bagian utama Microsoft Outlook sehingga memudahkan pengguna/user untuk melihat/mendapatkan informasi yang diinginkan
2. Dari Jendela ini dapat ditampilkan Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks (tugas-tugas) yang telah dibuat sebelumnya.
Gambar 4.49 To Do Bar
3. Secara umum terdapat 4 macam tampilan Calendar : a. Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
b. Tampilan 1 minggu (7 hari)
c. Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari kerja kita bisa 5 –6 – atau 7 hari, sesuai dengan setting pada Tools –Option –Calendar Option )
71
Gambar 4.50 Calendar
B. Membuat Scheduling
1. Pada Navigation Pane pilih Calendar – Pada Tab Home pilih Scheduling View seperti pada gambar
72
Pada Schedule view tampilan agenda adalah harian. Dengan adanya Jam memasukan Agenda seperti mirip pada buku Agenda. Pada Prinsipnya menuliskan daftar agenda untuk pimpinan adalah menuliskan kegiatan sedetail-detailnya.
2. Pilih New Appointment – isi kolom Subject dan Location serta waktu untuk agenda pimpinan. Berikan Categories untuk memnentukan kategori-kategori tertentu misalkan tentang keberadaan pimpinan seperti pada gambar.
Gambar 4.52 New Apppointment
3. Memberikan Prioritas pada Perjanjian pertemuan
73
C. Membuat Task
Gambar 4.54 Task
1. Pilih Task – kemudian isikan subject pada kolom subject dan tanggal dimulai program atau pekerjaan hingga tanggal harus berakhir. Berikan status keterangan untuk melakukan follow up kemudian Save & close
74
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Hasil penerapan metode komputerisasi menggunakan Microsoft Access, yang menggantikan Microsoft Excel dalam pengelolaan surat masuk pada sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Umum PT Pelabuhan Indonesia III (persero) sudah terlaksana dan berfungsi dengan baik, hal ini terlihat dari: a. Form data entry memberikan kemudahan dalam input agenda surat masuk
karena menggunakan form yang membuat lebih cermat sehingga teliti ketika akan memasukkan data surat dan lebih rapi.
b. Penemuan kembali yang mudah dengan mencari menggunakan satu jenis filter saja sebagai kata kunci dan langsung menuju pada record yang diinginkan. c. Pelacakan posisi surat yang mudah diketahui. Surat berdisposisi dari Direktur
dan sudah diberikan kepada pihak yang didisposisikan akan dengan mudah diketahui tanpa harus membuka buku agenda ekspedisi surat keluar.
Kendala dalam penerapan metode komputerisasi ini adalah ketika terjadi mati listrik atau computer terjadi kerusakan dan tidak bisa dinyalakan maka tentu saja tidak bisa berfungsi dengan baik. Fungsi ini bergantung terhadap computer karena sudah meninggalkan metode konvensional berupa penulisan tangan di dalam buku agenda.
75
penjadwalan pimpinan. Poemanfaatan email pada Microsoft Outlook sudah terlaksana dengan baik, penyempurnaan fungsi ini dapat dimaksimalkan dengan pemanfaatan Calendar dalam penyusunan agenda bekerja dan jadwal pertemuan hingga jadwal pekerjaan yang akan dilakukan menggunakan Microsoft Outlook.
5.2 Saran
Adapun Saran yang diberikan untuk pengembangan bagian Sekretaris Direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (persero) adalah sebagai berikut:
a. Diperlukan ketelitian dalam memasukkan data pada database surat masuk, mengingat jumlah volume surat yang masuk sangat besar
b. Untuk penerapan metode komputerisasi hal yang paling penting dalam mengatasi kendala-kendala yang mungkin terjadi adalah dengan membuat back-up dengan berbagai cara. Misalkan dengan menyimpan seluruh
DAFTAR PUSTAKA
Ayuningtyas. 2011. Materi Kuliah Komputer III: Microsoft Outlook. Pdf file Dewi, Irra Chrisyanti, S.Pd., M.SM. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta:
Prestasi Pustaka Publisher
Ernawati, Ursula, 2004. Pedoman Lengkap Kesekretariatan. Yogyakarta: Graha Ilmu
Finoza, Lamuddin S.S. 1992. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta: Mawar Gempita
Hardjana, Agus M. 1998. Sekretaris, Kedudukan, Tata Kerja, dan Pribadinya. Yogyakarta: Kanisius
Sutiyoso. 1992. Sekretaris yang Cekatan. Jakarta: Mutiara Sumber Widya Talib, Haer. 2011. Panduan Lengkap Microsoft Access 2010. Jakarta: Elexmedia Wursanto, Ignatius, Drs. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta:
Penerbit ANDI Website:
http://www.pp3.co.id/sekilas-pt-pelindo-iii-persero Diakses pada tanggal 24 April 2013
http://www.pp3.co.id/visi-misi Diakses pada tanggal 24 April 2013 http://www.pp3.co.id/bidang-usaha Diakses pada tanggal 24 April 2013 http://www.pp3.co.id/kemitraan Diakses pada tanggal 28 April 2013
