APLIKASI PENCATATAN PENJADWALAN DINAS KARYAWAN
PADA BALAI BESAR WILAYAH SUNGAI BRANTAS
SURABAYA
Oleh:
Nama : Indra Prasetyo Wicaksono
NIM : 08410100183
Program Studi : Strata 1
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2012
STIKOM
iv
ABSTRAKSI
Komputer merupakan salah satu bentuk hasil dari perkembangan jaman yang terjadi. Aplikasi menjadi hal yang sangat penting untuk membantu pekerjaan sehari-hari bahkan untuk pengambilan keputusan. Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Surabaya adalah badan pengelolaan lingkungan yang dibentuk oleh pemerintah yang berada di kota Surabaya, sebagai salah satu badan pengelolaan hidrologi yang ber-standart internasional, Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Surabaya masih belum mempunyai media yang efektif untuk membuat penjadwalan yang efektif.
Dalam Kerja Praktek ini, Penulis menggunakan software Visual Basic 2005 dan Microsoft Sql Server untuk membangun sebuah aplikasi yang berfungsi untuk melakukan pencacatan penjadwalan dinas keluar. Dengan memanfaatkan
aplikasi tersebut, diharapkan Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Surabaya dapat
memiliki media untuk mengelolah informasi-informasi yang dibutuhkan oleh bagian administrasi mengenai penjadwalan secara cepat, tepat dan akurat.
Komponen yang terdapat pada aplikasi tersebut antara lain daftar karyawan, biaya perjalanan, tujuan, serta jadwal perjalanan itu sendiri.
Kata Kunci : aplikasi, pencatatan penjadwalan dinas keluar Balai Besar Wilayah
Sungai Brantas
STIKOM
vii
Halaman
ABSTRAKSI... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Kontribusi ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM BBWS ... 7
2.1 Kedudukan Balai Besar Wilayah Sungai Brantas ... 7
2.1.1 Tugas ... 7
2.1.2 Fungsi ... 7
2.2 Visi Dan Misi Balai Besar Wilayah Sungai Brantas ... 8
2.2.1 Visi ... 8
2.2.2 Misi ... 8
2.3 Struktur Organisasi ... 10
2.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang ... 11
STIKOM
viii
2.4.1 Bagian Tata Usaha ... 11
2.4.2 Bidang Program Dan Evaluasi ... 12
2.4.3 Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Air ... 13
2.4.4 Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air ... 14
2.4.5 Bidang Operasi Dan Pemeliharaan ... 15
2.4.6 Kelompok Jabatan Fungsional ... 17
2.5 Tata Kerja ... 17
2.6 Eselonisasi ... 19
BAB III LANDASAN TEORI ... 20
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 20
3.2 Entity Relationalship Diagram ... 22
3.3 Penjadwalan ... 23
3.4 Aplikasi Pencatatan Penjadwalan ... 23
3.5 Visual Studio 2005 ... 24
3.6 SQL Server………24
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 26
4.1 Membuat Prosedur Kerja ... 26
4.1.1 Melakukan Survey Dan Mengumpulkan Data ... 26
4.1.2 Analisa Kebutuhan ... 26
4.2 Desain Sistem ... 27
4.3 Desain Antarmuka Pengguna ... 34
4.4 Mengimplementasi Aplikasi ... 36
4.4.1 Kebutuhan Aplikasi ... 36
4.4.2 Instalasi Aplikasi ... 37
STIKOM
ix
5.1 Kesimpulan ... 41
5.2 Saran ... 41
DAFTAR PUSTAKA ... 42
LAMPIRAN ... 43
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Balai Besar Wilayah Sungai Brantas (BBWS) merupakan suatu lembaga pemerintahan yang bertugas untuk mengelola semua data banjir dan sungai di seluruh pelosok Jawa Timur khususnya untuk bagian hidrologi. Untuk dapat melakukan pekerjaan secara maksimal dilakukanlah perjalanan dinas agar dapat mengelola data banjir dan sungai secara maksimal.
Karena itu dilakukan perjalanan dinas keluar oleh karyawan yang ditunjuk oleh bagian SUBSISDA, pada kenyataannya bagian SUBSISDA dari Balai Besar Wilayah Sungai Brantas ini banyak menemukan kesulitan dalam mengurus penjadwalan para karyawan yang sedang melakukan dinas keluar. Dalam
penentuan penjadwalan dan pembuatan laporan masih bersifat manual. Human error yang terjadi juga dapat menghambat kinerja dan dapat menyebabkan kesalahan penjadwalan dinas. Ketelitian sangat dibutuhkan dalam menghasilkan laporan ke pihak pemerintah. Hal ini menjadi focus permasalahan pada penelitian ini. Oleh sebab itu dibutuhkan suatu Aplikasi yang dapat menangani tugas-tugas tersebut agar dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Dalam pengerjaan
aplikasi ini, akan mengikuti SDLC (System Develoment Life Cycle) atau lebih dikenal dengan siklus hidup pengembangan sistem, urutan SDLC sebagai berikut :
1. Analisis
Pada tahap ini akan dilakukan analisa sistem pada Balai Besar Wilayah
STIKOM
Sungai Brantas, dan akan dilanjutkan dengan analisa permasalahan yang seperti telah diketahui dan dijelaskan diatas, serta solusi yang akan diberikan.
Juga akan dilakukan pengumpulan data yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi, diantaranya yaitu data karyawan yang akan ditugaskan dinas keluar, data jadwal yang digunakan dalam proses penjadwalan, serta data wilayah mana saja yang terdapat dalam proses penjadwalan.
2. Desain
Tahap desain ini akan dilakukan pembuatan desain sistem seperti pembuatan sistem flow, rancangan database yang akan dibuat, serta desain atau gambaran dari aplikasi itu sendiri
3. Create
Tahap create ini akan dilakukan pembuatan aplikasi secara keseluruhan mulai dari pembuatan database hingga aplikasi yang dibutuhkan.
4. Testing
Merupakan tahap terakhir dari SDLC yang didalamnya akan dilakukan testing program dan pelatihan untuk pengguna / user. Serta didalamnya terdapat tahap implementasi, tahap dimana program yang telah di desain akan dibuat serta akan diimplementasikan kedalam sistem pencatatan penjadwalan yang ada pada Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Surabaya.
STIKOM
3
5. Maintenance
Merupakan tahap terakhir dari SDLC yang didalamnya akan dilakukan maintenance pada aplikasi dengan memberikan batas akhir / jangka waktu maintenance.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan sebuah masalah utama, yaitu bagaimana membuat aplikasi yang sesuai untuk Balai Besar Wilayah Sungai Brantas (BBWS) Surabaya dalam pencatatan penjadwalan karyawan untuk dinas keluar agar efektif dan teratur?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini digunakan untuk pencacatan penjadwalan dinas keluar para karyawan.
2. Aplikasi ini dapat mencetak laporan.
3. Maintenance aplikasi hanya akan dilakukan pada aplikasi itu sendiri, tidak berhubungan dengan data, dengan jangka waktu maksimal 1 bulan setelah implementasi aplikasi.
4. Pada bagian output (laporan) perhitungan keuangan hanya menghitung estimasi biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan, tidak berhubungan dengan realisasi keuangan setelahnya.
STIKOM
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari Kerja Praktek tersebut adalah membuat Aplikasi yang dapat membantu kinerja Bagian Administrasi Balai Besar Wilayah Sungai Brantas (BBWS) tersebut sehingga mempercepat proses pencacatan penjadwalan dan menghasilkan laporan yang akurat.
1.5 Kontribusi
Dalam penggunaan Aplikasi tersebut diharapkan dapat memberikan timbal balik yang positif antara lain:
1. Balai Besar tersebut dapat melakukan tugas kesehariannya dengan cepat dan tepat.
2. Balai Besar, khususnya untuk bagian Administrasi bisa mengurangi tingkat kesalahan yang terjadi.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dapat dibagi dalam lima bab yaitu pendahuluan, gambaran umum perusahaan, landasan teori, deskirpsi pekerjaan dan
pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas beberapa sub
bahasan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab kesatu ini dikemukakan hal–hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, kontribusi serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini. Tujuan dari kerja praktek adalah membangun aplikasi program, kontribusi yang
STIKOM
5
dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab kedua ini membahas tentang sejarah Balai Besar Wilayah Sungai Brantas (BBWS) Surabaya. Selain itu juga digambarkan struktur organisasi, dan deskripsi tugas setiap bagian.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ketiga ini dibahas teori yang berhubungan dengan pembuatan Aplikasi Pencatatan Penjadwalan yaitu teori tentang Interaksi Manusia dan Komputer, Konsep Dasar Sistem Peramalan, Konsep Dasar Basis Data, Testing dan Implementasi Sitem. Teori-teori diatas yang digunakan untuk membantu memecahkan masalah dari Balai Besar Wilayah Sungai Bratas (BBWS) tersebut.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Pada bab keempat ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam bentuk Document Flow serta dalam bentuk System
Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram mengenai
Aplikasi yang dibuat. Selain itu juga disertai struktur tabel dan desain antarmuka pengguna serta detil aplikasi Pencatatan Penjadwalan dari
hardware/software pendukung, dan features yang ada pada aplikasi.
STIKOM
BAB V PENUTUP
Pada bab kelima ini dibahas mengenai kesimpulan dari Aplikasi Pencatatan Penjadwalan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada. Lalu juga disertakan saran dan kritik untuk pengembangan sistem
dimasa mendatang.
STIKOM
7 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Kedudukan BBWS
Balai Besar Wilayah Sungai adalah unit pelaksana teknis di bidang konservasi sumber daya air, pengembangan sumber daya air, pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada wilayah sungai, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Sumber Daya Air dan dipimpin oleh seorang Kepala
2.1.1 Tugas
Balai Besar Wilayah Sungai mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan sumber daya air yang meliputi perencanaan, pelaksanaan konstruksi, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya air, pengembangan Sumber daya air, pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada wilayah sungai.
2.1.2 Fungsi
Dalam melaksanakan tugas, Balai Besar Wilayah Sungai menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan rencana dan pelaksanaan pengelolaan kawasan lindung sumber air pada wilayah sungai.
STIKOM
b. Pengelolaan sumber daya air yang meliputi konservasi sumber daya air, pengembangan sumber daya air, pendayagunaan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada wilayah sungai.
c. Penyiapan rekomendasi teknis dalam pemberian ijin atas penyediaan, peruntukan, penggunaan dan pengusahaan sumber daya air pada wilayah sungai.
d. Operasi dan pemeliharaan sumber daya air pada wilayah sungai. e. Pengelolaan sistem hidrologi.
f. Penyelenggaraan data dan informasi sumber daya air.
g. Fasilitasi kegiatan Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air pada wilayah sungai
2.2 Visi dan Misi Balai Besar Wilayah Sungai Brantas
Adapun visi dan misi dari BBWS Brantas ini adalah sebagai berikut:
2.2.1 Visi
Terpenuhinya Layanan Sarana Prasarana SDA di WS Brantas guna Terwujudnya Kemanfaatan Sumber Daya Air bagi kesejahteraan Masyarakat.
2.2.2 Misi
a. Meningkatkan Operasi dan Pemeliharaan Sarana Prasarana SDA Guna Mengoptimalkan Manfaat dengan melestarikan Sumber Air dan Sarana Prasarana SDA.
b. Meningkatkan keamanan dan Kenyamanan Masyarakat dan Sarana Prasarana SDA dari ancaman Daya Rusak Air.
STIKOM
9
c. Mengembangkan dan mendayagunakan Potensi SDA agar Berhasil Guna dan Berdaya Guna.
d. Meningkatkan Keterpaduan dan Keterbukaan Sistem Informasi SDA yang Efektif.
e. Mengembangkan dan Memberdayakan Peran Serta Pemangku Kepentingan Dalam Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas SDA.
f. Mengembangkan Sarana dan Prasarana SDA guna Terpenuhinya Kesejahteraan Masyarakat dengan Prinsip Pembangunan yang Berkelanjutan
STIKOM
2.3 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi dari BBWS Brantas tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
STIKOM
11
2.4 Tanggung Jawab dan Wewenang
Tipe Balai Besar Wilayah Sungai Tipe A, memiliki Susunan Organisasi terdiri dari :
2.4.1 Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada semua unsur di lingkungan Balai Besar Wilayah Sungai. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan administrasi kepegawaian, keuangan, penyelenggaraan rumah tangga, perlengkapan dan Barang MiIik/Kekayaan Negara.
b. pelaksanaan penyusunan, perencanaan, pengembangan, evaluasi kepegawaian dan administrasi serta pengelolaan organisasi dan tatalaksana.
c. pelaksanaan penyiapan penyusunan rencana pengelolaan anggaran dan administrasi keuangan;.
d. pelaksanaan pengelolaan urusan tata usaha dan rumah tangga Ba1ai Besar Wilayah Sungai.
e. penyusunan laporan berkala Balai Besar Wilayah Sungai.
STIKOM
Bagian Tata Usaha, terdiri dari : a. Subbagian Kepegawaian;
Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan administrasi penyusunan perencanaan, pengembangan, evaluasi kepegawaian dan pengelolaan organisasi tatalaksana.
b. Subbagian Keuangan;
Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan pengelolaan administrasi keuangan.
c. Subbagian Administrasi Umum.
Subbagian Administrasi Umum mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan tata usaha dan rumah tangga serta inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara.
2.4.2 Bidang Program dan Evaluasi
Bidang Program dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan pola dan rencana pengelolaan sumber daya air, evaluasi kelayakan, penyusunan program dan anggaran serta evaluasi kinerja. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Bidang Program dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan pola dan rencana pengelolaan sumber daya air pada wilayah sungai.
b. pelaksanaan evaluasi kelayakan pengelolaan sumber daya air pada wilayah sungai.
c. penyusunan program kegiatan dan anggaran.
STIKOM
13
d. pelaksanaan evaluasi kinerja, manfaat dan dampak kegiatan pengelolaan sumber daya air.
Bidang Program dan Evaluasi terdiri dari : a. Seksi Program
Seksi Program mempunyai tugas melakukan penyusunan pola dan rencana pengelolaan sumber daya air serta program kegiatan dan anggaran.
b. Seksi Evaluasi.
Seksi Evaluasi mempunyai tugas melakukan evaluasi kelayakan kinerja., manfaat dan dampak pengelolaan sumber daya air.
2.4.3 Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Air
Bidang Pelaksanaan Jaringan Surnber Air rnempunyai tugas melaksanakan konservasi sumber daya air, pengembangan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air, perencanaan teknis, pelaksanaan konstruksi, penyusunan rencana persiapan operasi dan pemeliharaan jaringan sumber air.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Air menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan perencanaan teknis sungai, pantai, danau dan waduk dalam rangka konservasi sumber daya air, pengembangan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air.
b. pelaksanaan konstruksi sungai, pantai, danau dan waduk.
STIKOM
c. penyusunan rencana persiapan operasi dan pemeliharaan sungai, pantri, danau dan waduk
Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Air terdiri dari : a. Seksi Pelaksanaan Sungai dan Pantai.
Seksi Pelaksanaan Sungai dan Pantai mempunyai tugas me1akukan perencanaan, pelaksanaan konstruksi, konservasi sumber daya air dan pengendalian daya rusak air serta persiapan operasi dan pemeliharaan di bidang sungai dan pantai.
b. Seksi Pelaksanaan Danau dan Waduk.
Seksi Pelaksanaan Danau dan Waduk mempunyai tugas melakukan perencanaan, pelaksanaan konstruksi konservasi sumber daya air, pengembangan sumber daya air dan pengendalian daya rusak air serta persiapan operasi dan pemeliharaan di bidang danau dan waduk.
2.4.4 Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air
Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air mempunyai tugas melaksanakan pendayagunaan sumber daya air, perencanaan teknis, pelaksanaan konstruksi, penyusunan rencana persiapan operasi dan pemeliharaan jaringan pemanfaatan air.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan perencanaan teknis irigasi dan air baku dalam rangka pendayagunaan sumber daya air.
STIKOM
15
b. pelaksanaan konstruksi irigasi dan air baku.
c. penyusunan rencana persiapan operasi dan pemeliharaan irigasi dan air baku.
Bidang Pelaksanaaa Jaringan Pemanfaatan Air terdiri dari : a. Seksi Pelaksanaan Irigasi;
Seksi Pelaksanaan Irigasi rnempunyai tugas rnelakukan perencanaan, pelaksanaan konstruksi serta rencana persiapan operasi dan pemeliharaan konstruksi irigasi.
b. Seksi Pelaksanaan Air Baku.
Seksi Pelaksanaan Air Baku mempunyai tugas melakukan perencanaan, pelaksanaan konstruksi serta rencana persiapan operasi dan pemeliharaan konstruksl air baku.
2.4.5 Bidang Operasi dan Pemeliharaan
Bidang Operasi dan Pemeliharaan mempunyai tugas melaksanakan operasi dan pemeliharaan, penyediaan data dan informasi sumber daya air serta koordinasi pengelolaan sumber daya air.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dirnaksud diatas, Bidang Operasi dan Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan operasi dan pemeliharaan sungai, danau, waduk serta sarana dan prasarananya termasuk bendungan, irigasi, air baku dan pantai.
b. pemantauan dan pengevaluasian kelayakan operasi pada sarana dan prasarana sungai, danau, waduk, bendungan., irigasi, air baku, rawa dan pantai.
STIKOM
c. penyiapan rekomendasi teknis dalam pemberian ijin atas penyediaan, peruntukan, penggunaan dan pengusahaan sumber daya air pada wilayah sungai.
d. penyelenggaraan sistem hidrologi dan informasi sumber daya air.
e. fasilitasi kegiatan Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air pada wilayah sungai.
f. pemberdayaan masyarakat dalam pengelolaan sumber daya air.
Bidang Operasi dan Pemeliharaan terdiri dari :
a. Seksi Operasi dan Pemeliharaan Sumber Daya Air;
Seksi Operasi dan Pemeliharaan Sumber Daya Air mempunyai tugas melakukan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengevaluasian operasi dan pemeliharaan serta pemberdayaan masyarakat dalam operasi dan pemeliharaan sumber daya air.
b. Seksi Data dan Informasi Sumber Daya Air.
Seksi Data dan Informasi Sumber Daya Air mempunyai tugas melakukan pengelolaan sistem hidrologi, data dan informasi sumber daya air, penyiapan rekomendasi teknis dan pemberian izin serta menyiapkan bahan fasilitasi Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air.
STIKOM
17
2.4.6 Kelompok Jabatan Fungsional.
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatansesuai dengan jabatan fimgsionaI masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejmlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai Kelompok Jabatan Fungsional sesuai dengan biadang keahliannya.
Masing-masing Kelompok labatan Fungsional sebagaimana dimaksud diatas melaksanakan kegiatan sehari-hari dikoordinasikan oleh Kepala Balai.
Jumlah tenaga fungsionaI sebagaimana dimaksud diatas ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud diatas diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.5 Tata Kerja
a. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari Balai Besar Wilayah Sungai wajib melakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dengan Eselon II terkait. b. Dalam rnelaksanakan tugas setiap pirnpinan satuan orgarrisasi dan Kelompok
Jabatan Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkroniasi baik di lingkungan masing-masing. maupun antar unit kerja, dan instansi lain terkait sesuai dengan tugas masing-masing.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi pelaksanaan tugas bawahan masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan wajib mengambil
STIKOM
langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk pelaksanaan tugas bawahan.
e. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti, mematuhi pentunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan berkala tepat pada waktumya.
f. Setiap Pejabat Fungsional bertanggungjawab didalam melaksanakan tugas sesuai dengan substansi kegiatannya serta wajib mengikuti, mematuhi peratnran yang beraku dan wajib menyampaikan laporan kepada pimpinan Balai mengenai kegiatan yang telah dilakukan / dikerjakan.
g. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut. Kepala Bagian Tata Usaha wajib menyusun laporan berkala Balai.
h. Dalam menyampaikan laporan kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan pula kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
i. Dalam melaksanakan tugas, setiap pimpinan satuan organisasi dibantu oleh kepala satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan wajib mengadakan rapat berkala.
STIKOM
19
2.6 Eselonisasi
1. Kepala Balai Besar Wilayah Sungai adalah jabatan eselon II.b. 2. Kepala Bagian dan Kepala Bidang adalah jabatan eselon III.b. 3. Kepala Subbagian dan Kepala Seksi adalah jabatan eselon IV.a.
STIKOM
20 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jerry, dkk dalam Hartono (1999:1) menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Hartono, 1999: 8)
Menurut Robert dalam Hartono (1999: 11) menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
John Burch dan Gary Grudnitski dalam Hartono (1999: 12) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu:
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
STIKOM
21
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang ditampilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
STIKOM
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, inefisiensi, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram menurut Jogiyanto:1990 digunakan untuk
menggambarkan hubungan antar entity yang terlibat dalam sistem yang akan di buat. Jenis relationship diagram dapat berbentuk:
a. One to One yaitu relasi satu lawan satu yang terjadi bila satu record yang ada
pada satu entity/tabel hanya punya satu relasi pada file lain. Misalnya suatu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
b. One to Many yaitu relasi satu lawan banyak yang terjadi bila record dengan
kunci tertentu pada satu file mempunyai relasi banyak record pada file lain. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
STIKOM
23
Many to Many yaitu relasi banyak lawan banyak yang terjadi bila kedua
file saling mempunyai relasi banyak record pada file yang lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
3.3 Penjadwalan
Chambers (1999, hal: 22) menyatakan bahwa jadwal didefinisikan sebagai
sesuatu yang menjelaskan di mana dan kapan orang-orang dan sumber daya berada
pada suatu waktu. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, jadwal merupakan
pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja. Jadwal juga
didefinisikan sebagai daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan penjadwalan merupakan
proses, cara, perbuatan menjadwalkan atau memasukkan dalam jadwal (Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan, 1995).
3.4 Aplikasi Pencatatan Penjadwalan
Aplikasi Pencatatan Penjadwalan merupakan sebuah aplikasi yang bertujun untuk mempermudah jalannya transaksi, mulai dari pemilihan personil untuk penugasan hingga laporan. Aplikasi ini akan dibangun dengan tujuan untuk membantu Bagian Kepala Sub Sistem Daerah (KASUBSISDA) Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Surabaya dalam menggambil keputusan siapa saja karyawan yang akan menjalankan tugas dinas keluar dan membantu dalam melakukan pencatatan penjadwalan penugasan karyawan, sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan penjadwalan, dan mempermudah dalam melakukan penjadwalan.
STIKOM
Dengan input yang dibutuhkan adalah data karyawan yang akan ditugaskan, ke wilayah mana dinas akan dilaksanakan, serta jadwal dari perjalanan itu sendiri akan diproses pencatatan penjadwalannya dan akan dihasilkan laporan akhir dari pencatatan penjadwalan tersebut. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan kinerja dari bagian kepegawaian dapat lebih cepat dan lebih efektif dari sebelum adanya aplikasi ini.
3.5 Visual Studio 2005
Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio .NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .NET Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.
3.6 SQL Server
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah
Transact-STIKOM
25
SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan clustering. Pada versi sebelumnya, MS SQL Server 2000 terserang oleh cacing komputer SQL Slammer yang mengakibatkan kelambatan akses Internet pada tanggal 25 Januari 2003.
STIKOM
26 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1. Analisa Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk mengerti model system yang digunakan oleh perusahaan. Pada tahap ini, dilakukan analisa terhadap prosedur yang ada pada proses pencatatan penjadwalan dinas keluar. Maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
4.1.1 Melakukan Survey dan Mengumpulkan Data
Survey dan pengumpulan data merupakan langkah awal dalam membuat aplikasi, yaitu dengan melakukan wawancara secara langsung. Wawancara dilakukan oleh satu orang dengan Kepala Sub Sisda. Bagian Sub Sisda memberikan informasi tentang mekanisme yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi untuk Balai Besar Wilayah Sungai Brantas.
4.1.2 Analisa Kebutuhan
Dari wawancara diatas, maka dapat diketahui aplikasi pendukung yang dapat mengatasi permasalahan yang ada. Analisa kebutuhan aplikasi diambil berdasarkan data yang diperoleh pada saat survei ke bagian Sub Sisda.
STIKOM
27
4.2 Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis mulai membentuk suatu sistem baru yang telah terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. System Flow
2. Context Diagram
3. Data Flow Diagram (DFD)
4. Entity Relational Database
5. Struktur Database
6. Desain Antarmuka Pengguna
Keenam langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sebuah system yang telah ada
ataupun yang akan dibangun. Gambar 4.1 menjelaskan tentang system flow proses pencatatan penjadwalan yang ada pada Balai Besar Wilayah Sungai Brantas dari proses menentukan kegiatan hingga pembuatan laporan nominal atau laporan pencatatan penjadwalan dinas keluar.
STIKOM
Proses Pencatatan Penjadwalan
Gambar 4.1 System Flow Penjadwalan
2. Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari
data tersebut. Gambar 4.2 merupakan Context Diagram Sistem Informasi Pencatatan Penjadwalan ini terdiri dari 3 external entity yaitu Kepala PPK, Kepala Sub Sisda, dan Bag. Administrasi. Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity
STIKOM
29
tersebut, sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data ditujukan untuk external entity tersebut.
pemintaan data administrasi
permintaan data adminis tras i
Data Wilayah Tujuan
SI pencatan penjadw alan dinas keluar
+
Kepala PPK KASUBSISDA
Adminis trasi
Gambar 4.2 Context Diagram Sistem Informasi Pencatatan Penjadwalan
3. Data Flow Diagram
data kegiatan 1 KegiatanMas ter
KASUBSISD
Gambar 4.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Pencatatan Penjadwalan
DFD Level 1 proses pemilihan personil terdiri dari 2 proses yaitu proses penerimaan kegiatan dan pencatatan penjadwalan nominal yang menerangkan tentang proses pencatatan penjadwalan yang akan dilakukan kepada Kepala Sub Sisda
STIKOM
31
pemintaan data administrasi permintaan data adminis tras i
data kegiatan
Gambar 4.4 DFD Level 1 proses pemilihan personil
4. ERD
ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu: a. Conceptual Data Model
Gambar 4.5 merupakan Conceptual Data Model pada Aplikasi Pencatatan Penjadwalan Terdapat 5 tabel yang digunakan dalam aplikasi ini yaitu: Karyawan, Kendaraan, Wilayah Berangkat, Wilayah Tujuan, Mater Kegiatan, dan Transaksi Penjadwalan.
STIKOM
id_kegiatan
Gambar 4.5 ERD CDM Aplikasi Pencatatan Penjadwalan
b. Physical Data Model
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN
Gambar 4.6 ERD PDM Aplikasi Pencatatan Penjadwalan
STIKOM
33
Gambar 4.6 merupakan Physical Data Model Aplikasi Pencatatan Penjadwalan. PDM merepresentasikan tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi beserta dengan tipe data dan panjang masing-masing tipe data tersebut.
5. Struktur Tabel
Struktur tabel pada Aplikasi Pencatatan Penjadwalan adalah sebagai berikut: a. Tabel Login
Primary key : Userid
Foreign Key : -
Fungsi : Verifikasi login bagi user
Tabel 4.1 Struktur Tabel Login
No Field Type Length Keterangan
1 Userid varchar2 20
-2 Password varchar2 20
-3 Tipe varchar2 20
-b. Tabel Master Kegiatan
Primary key : ID_Kegiatan
Foreign key : -
Fungsi : Tabel yang berisi informasi tentang kegiatan yang ada
Tabel 4.2 Struktur Tabel Kegiatan
No Field Type Length Keterangan
1 ID_Kegiatan varchar2 20
-2 Nama_Kegiatan varchar-2 20
-STIKOM
c. Tabel Transaksi Penjadwalan
Primary key : ID_Penjadwalan
Foreign key : ID_Kegiatan, Nip, ID_Kendaraan,
ID_Wilayah_Berangkat, ID_Wilayah_Tujuans Fungsi : Digunakan untuk melakukan pencatatan penjadwalan
Tabel 4.3 Struktur Tabel Penjadwalan
No Field Type Length
1 ID_Penjadwalan varchar2 20
2 ID_Kegiatan varchar2 20
3 NIP varchar2 20
4 ID_Kendaraan varchar2 20
5 ID_Wilayah_Berangkat varchar2 20
6 ID_Wilayah_Berangkat varchar2 20
7 Biaya_Harian int 20
8 JmlBiayaHarian int 20
9 Biaya_Penginapan int 20
10 Biaya_transportasi int 20
11 Biaya_Total int 20
4.3 Desain Antarmuka Pengguna
Desain antarmuka penguna dari Aplikasi Pencatatan Penjadwalan Dinas Keluar pada Balai Besar Wilayah Sungai Brantas adalah sebagai berikut:
a. Halaman Login
Halaman login merupakan halaman yang didesain untuk melakukan proses autentifikasi pengguna pada aplikasi
STIKOM
35
Login Login
Tipe
User Id
Password
Enter Text
Enter Text Enter Text
Login Cancel
Gambar 4.7 Form Login
b. Form Master Kegiatan
Form Master Kegiatan berisi tentang pengisian data kegiatan serta
penghapusan data tersebut.
Master Kegiatan Master Kegiatan
ID Kegiatan
Nama Kegiatan Enter Text
Insert
Delete Enter Text
ID Kegiatan Nama Kegiatan
Gambar 4.8 Form Master Kegiatan
STIKOM
c. Form Transaksi Penjadwalan
Form yang berfungsi untuk menentukan personil yang akan ditugaskan
dinas keluar beserta biaya yang akan digunakan.
Transaksi Penjadwalan
Berangkat Tujuan Biaya/hari Jml Biaya Biaya Penginapan Biaya Transport Biata Total
Gambar 4.9 Form Transaksi Penjadwalan
4.4 Implementasi Aplikasi
Mengimplementasikan aplikasi merupakan tahap pengujian dimana desain aplikasi dapat berjalan dengan baik.
4.4.1 Kebutuhan Aplikasi
Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat lunak yang harus disiapkan oleh pengguna. Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu :
1. Windows XP Profesional Edition Service Pack 2. 2. Net Framework 2.0.
3. Microsoft SQL Server 2005
STIKOM
37
Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut :
1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 GHz 2. RAM minimal 512 Mb.
3. Kapasitas bebas hardisk minimum adalah 1,8 Gb. 4. VGA monitor.
5. Keyboard.
6. Mouse atau device yang kompetibel.
7. Peralatan jaringan (Ethernet Card, kabel UTP, Modem dan Switch atau
Hub).
4.4.2 Instalasi Aplikasi
Dalam tahap ini, pengguna baru harus memperhatikan dengan benar terhadap penginstalan perangkat lunak.
Berikut adalah perangkat lunak yang harus diinstall terlebih dahulu :
1. Windows XP Profesional Edition Service Pack 2. 2. Net Framework 2.0.
3. Microsoft SQL Server 2005
4.4.3 Penjelasan Pemakaian
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi pencatatan debit tertinggi sungai utama jawa timur. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian :
STIKOM
a. Halaman Login
Kepala PPK dan Kepala SubSisda sebelum mengakses program utama harus melakukan proses login, yang bertujuan untuk verifikasi hak akses yang akan di gunakan.
Gambar 4.10 Form Login
b. Form Master Kegiatan
Setelah berhasil login, maka seanjutnya akan diarahkan menuju form
master. Dimana user dapat menambahkan data kegiatan serta menghapus data
kegiatan yang telah ada.
STIKOM
39
Gambar 4.11 Form master
c. Form Transaksi Pencatatan Penjadwalan
Form Transaksi Pencatatan Penjadwalan akan ditampilkan apabila user dari bagian KaSubSisda telah berhasil login.
STIKOM
Gambar 4.12 Form Pencatatan Penjadwalan
d. Laporan Nominasi
Setelah melakukan proses pencatatan penjadwalan pada form transaksi pencatatan penjadwalan, laporan nominasi dapat langsung dicetak dengan menekan tombol Cetak.
Gambar 4.13 Laporan Nominasi
STIKOM
41
4.4.4 Hasil Evaluasi
Tabel 4.4 Hasil Evaluasi
Ya Tidak
1
Saat melakukan login, ketika user dan password tidak sesuai akan mengeluarkan peringatan "warning"
√
2 Menginputkan data √
3 Menghapus data √
4 Dapat berintegrasi dengan database Administrasi √
5 Dapat menampilkan pegawai yang sedang bertugas
atau tidak √
6 Menghasilkan laporan nominasi √
Status Fungsi
No
STIKOM
42 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Aplikasi Pencatatan Penjadwalan Pada Balai Besar Wilayah Sungai Brantas adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil coba, Aplikasi Pencatatan Debit Penjadwalan Pada Balai
Besar Wilayah Sungai Brantas yang dibuat dapat membantu dalam hal pencatatan penjadwalan dinas keluar.
2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa Aplikasi Pencatatan Penjadwalan Dinas Keluar Pada Balai Besar Wilayah Sungai Brantas dapat membantu menampilkan personil yang sedang tidak berugas, sehingga pemilihan personil untuk setiap kegiatan akan menjadi lebih mudah.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk mengembangkan aplikasi tersebut. Salah satunya adalah dengan mengintegrasikan pada bagian Administrasi maupun bagian Keuangan.
STIKOM
43
DAFTAR PUSTAKA
Hermawan, Julius. 2003. Analisa Desain & Pemprograman Berorientasi Objek
Dengan UML dan Visual Basic .Net. Yogyakarta: Andi.
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka
Publisher,Surabaya.
