SINGLE MOVING AVERAGES
(STUDI KASUS PADA PT. KUAT BERSAUDARA)
Oleh :
Nama : ANDRI AGUNG WIBOWO
NIM : 00.41010.0021
Program : S I (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Halaman
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II : LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Sistem Informasi Pemasaran ... 5
2.2 Decision Support Sistem ... 7
2.3 Peramalan ... 8
2.4 Rata-rata bergerak tunggal ... 12
2.5 Ukuran Ketepatan Metode Peramalan ... 14
2.6 Electronik Mail... 16
2.7 Microsoft Excel 2000 ... 17
2.9 Visual Basic for Applications ... 20
2.10 Bagan Alir ... 24
2.11 Data Flow Diagram ... 26
2.12 Entity Relational Diagram ... 28
2.13 Microsoft SQL Server 2000 ... 29
BAB III : PERANCANGAN SISTEM ... 32
3.1 Analisa Permasalahan ... 32
3.2 Perancangan Sistem Informasi ... 33
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 57
4.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak ... 57
4.2 Menjalankan Aplikasi ... 58
4.3 Evaluasi Sistem ... 83
BAB V : PENUTUP ... 101
5.1 Kesimpulan ... 101
5.2 Saran ... 101
DAFTAR PUSTAKA ... 103
LAMPIRAN ... 104
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dengan makin maraknya teknologi informasi terutama dalam bidang
internet maka dimungkinkan untuk melakukan komunikasi dan pertukaran data
antar pengguna internet. E-mail merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
lagi popular saat ini, menggantikan komunikasi konvensional yang selama ini
yaitu surat menyurat. Dalam menyikapi kemajuan teknologi informasi PT. Kuat
Bersaudara sebagai perusahaan yang bergerak dalam bisnis distributor obat
farmasi berusaha mengembangkan suatu sistem pemesanan barang alternatif
menggantikan peran telepon yang selama ini masih digunakan.
Selama ini penerimaan pesanan obat masih dilakukan melalui telepon,
hal ini menjadi tidak efektif karena bagian penjualan harus menulis ulang
pesanan tersebut dan melakukan pembuatan faktur serta melakukan pengecekan
stok barang pada saat yang bersamaan. Selain itu pembuatan laporan penjualan
membutuhkan waktu yang cukup lama dan belum dapat menghasilkan suatu
informasi yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan
bisnis.
Melihat kenyataan yang ada maka PT. Kuat Bersaudara membutuhkan
suatu sistem yang mampu menerima pesanan barang secara otomatis dengan
menggunakan e-mail sebagai sarana komunikasi alternatif antara konsumen
dengan supplier serta diperlukannya sistem yang dapat menghasilkan informasi
peramalan penjualan yang dapat digunakan oleh pimpinan perusahaan dalam
mengambil keputusan strategis dalam menjalankan bisnis.
Dengan menerapkan sistem pemesanan barang yang baru ini diharapkan
mampu mempersingkat waktu pembuatan faktur dan laporan penjualan serta dapat
menghasilkan informasi tentang peramalan penjualan untuk bulan ke depan
sehingga pimpinan perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang tepat bagi
kelancaran perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas
maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun
aplikasi sistem penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan dengan
metode single moving average yang diterapkan dengan menggunakan teknologi
VBA pada PT. Kuat Bersaudara.
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah pada sistem yang dibuat adalah :
a. Penerapan sistem penerimaan pesanan barang ini menggunakan Visual Basic
for Applications (VBA) yang terdapat pada Microsoft Excel 2000 dan Outlook
2000.
b. Sistem yang dibuat diterapkan dalam lingkup intranet dengan menggunakan
e-mail sebagai sarana pesanan barang.
c. Selain membuat aplikasi sistem penerimaan pesanan barang, sistem ini juga
dapat melakukan pembuatan faktur penjualan, validasi harga dan barang yang
tersedia kepada konsumen serta melakukan pengecekan stok barang dan
pembuatan laporan penjualan.
d. Sistem ini dapat memberikan informasi peramalan penjualan dengan
menggunakan metode single moving average untuk periode bulan depan.
e. Banyaknya data penjualan yang digunakan sebagai data peramalan maksimal
berjumlah 36 bulan.
f. Jumlah batas (n) yang digunakan dalam single moving average adalah n=2,
n=3, dan n=4
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah untuk membuat suatu sistem
penerimaan pesanan barang dari konsumen dan peramalan penjualan dengan
menggunakan metode single moving average yang diterapkan dengan
menggunakan teknologi VBA yang terdapat pada aplikasi Microsoft Excel 2000
dan Microsoft Outlook 2000.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang
melandasi pembuatan program aplikasi yang akan dibuat,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan yang ingin
dicapai dengan pembuatan aplikasi tersebut, dan sistematika
penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori yang berhubungan dengan
permasalahan yang ada. Dengan adanya landasan teori ini
diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan dengan cara yang
benar.
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menggambarkan tentang rancangan sistem yang akan
dibuat untuk mencapai tujuan yang telah dijelaskan pada bab I
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan analisa yang dilakukan dalam perancangan
sistem dan melakukan implementasi ke dalam program.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan pembahasan permasalahan yang telah
dilakukan pada bab-bab sebelumnya dan saran bagi pengembangan
sistem yang telah dibuat.
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Pemasaran
2.1.1 Konsep dan komponen sebuah sistem informasi pemasaran
Setiap perusahaan harus mengatur arus informasi pemasaran kepada
manajer pemasarannya. Perusahaan mempelajari kebutuhan informasi para
manajernya dan merancang sistem informasi pemasaran (SIP) untuk memenuhi
kebutuhan ini. Kita mendefinisikan sistem informasi pemasaran sebagai berikut:
Suatu sistem informasi pemasaran (SIP) terdiri dari orang-orang,
peralatan, dan prosedur-prosedur untuk mengumpulkan, menyortir menganalisis,
mengevaluasi, mendistribusikan informasi yang tepat waktu, akurat, dan
dibutuhkan kepada pembuat keputusan pemasaran.
Konsep sistem informasi pemasaran digambarkan dalam Gambar 2.1
manajer perusahaan dalam rangka menjalankan tanggung jawab analisis,
perencanaan, implementasi, dan pengendaliannya (ditunjukkan pada bagian kiri),
memerlukan informasi mengenai perkembangan dalam lingkungan pemasaran
(ditunjukkan pada bagian paling kanan). Peranan SIP adalah untuk
memperkirakan kebutuhan informasi manajer, menghasilkan informasi yang
dibutuhkan, dan mendistribusikan informasi tersebut dengan cara yang tepat
kepada para manajer pemasaran. Informasi yang dibutuhkan dihasilkan melalui
catatan internal perusahaan, kegiatan intelijen perusahaan, riset pemasaran, dan
analisis pendukung keputusan pemasaran.
Gambar 2.1 Sistem Informasi Pemasaran
2.1.2 Sistem pencatatan internal
Sistem informasi paling dasar yang digunakan oleh para manajer
perusahaan adalah sistem pencatatan internal termasuk di dalamnya adalah adalah
laporan mengenai pesanan, penjualan, harga, tingkat persedian, piutang, hutang
dan sebagainya. Dengan menganalisa informasi ini, para manajer pemasaran dapat
menemukan kesempatan dan masalah yang penting.
A. Siklus pesanan sampai pembayaran
Inti dari sistem pencatatan internal adalah siklus pesanan sampai
pembayaran. Tenaga penjualan, pedagang perantara, dan konsumen mengirim
pesanan ke perusahaan. Departemen pesanan penjualan mempersiapkan faktur
penjualan dan mengirim tembusan-tembusan ke berbagai departemen. Jenis
barang yang kehabisan persediaan di pesan kembali. Jenis barang dikirim disertai
dengan dokumen pengiriman yang juga dibuat rangkap dan dikirimkan kembali ke
berbagai departemen.
Perusahaan-perusahaan masa kini perlu melakukan tahap-tahap ini secara
cepat dan tepat. Para konsumen lebih menyukai perusahaan yang dapat mengirim
setiap sore, dan dalam beberapa kasus secepatnya. Departemen pesanan penjualan
harus memproses pesanan-pesanan ini dengan cepat. Gudang harus dapat
mengirimkan barang keluar secepat mungkin dan faktur harus dikirim dengan
cepat. Perusahaan-perusahaan yang cepat tanggap sekarang menerapkan program
peningkatan mutu untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan arus kerja antar
departemen, dan banyak yang melaporkan diperolehnya keuntungan subtansial
dan efisiensi.
2.2 Decision Support Sistem
Decision Support Sistem (DSS) merupakan suatu sistem informasi
berbasis komputer yang mempunyai fungsi utama untuk menyediakan informasi
bagi manajemen tingkat eksekutif maupun lini dalam pembuatan keputusan. DSS
dirancang untuk memberikan informasi yang dapat membantu proses
pengambilan keputusan dan kemampuan komunikasi untuk menjawab problema
semi-terstruktur. Kemampuan komunikasi ini diperlukan dalam situasi dimana
permasalahan dihadapi oleh sekelompok manajer, bukan individual. Sebuah
permasalahan dikatakan terstruktur jika ketiga elemen yaitu intelegensia,
rancangan, dan pilihan secara jelas dapat teridentifikasi. Artinya, masih mungkin
untuk menjelaskan algoritma atau pola pengambilan keputusan yang
memungkinkan sebuah problema dapat dikenali dan dipahami, alternatif solusi
dapat dicari dan di evaluasi, serta solusi dapat dipilih. Problema tidak terstruktur,
sebaliknya, adalah suatu permasalahan dimana ketiga aspek di atas tidak dapat
teridentifikasi sama sekali. Problema semi-terstruktur adalah bilamana salah satu
atau dua dari ketiga aspek di atas jelas.
Tujuan dibuatnya DSS adalah :
1. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah
semi-terstruktur. Dalam dunia nyata sulit sekali untuk menemukan permasalahan
yang sangat terstruktur atau tidak terstruktur, sebagian besar permasalahan
justru bersifat semi-terstruktur. Jelas bahwa DSS akan memberikan peranan
yang besar.
2. Memberikan dukungan bagi pertimbangan manajer dan bukannya
dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. Komputer dapat ditugaskan
untuk memecahkan bagian permasalahan yang terstruktur, sedangkan manajer
lebih dituntut tanggung jawabnya untuk menghadapi porsi permasalahan yang
tidak terstruktur. Manajer dan komputer bekerja bersama sebagai sebuah tim
untuk memecahkan masalah yang sebagian besar berada di area
semi-terstruktur.
3. Meningkatkan efektifitas keputusan yang diambil manajer lebih daripada
perbaikan efisiensinya. Artinya, DSS tidak dimaksudkan untuk membuat
proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Sekalipun waktu manajer
sangat berarti dan karenanya tidak layak untuk disia-siakan, namun manfaat
DSS yang terutama adalah sebuah keputusan yang lebih baik.
2.3 Peramalan
Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam
perencanaan yang efektif dan efisien. Dalam sistem peramalan, penggunaan
berbagai model peramalan akan memberikan nilai ramalan yang berbeda dan
dalam melakukan peramalan adalah memilih model peramalan terbaik yang
mampu mengidentifikasi dan menanggapi pola aktivitas historis dari data.
Menurut Makridakis (1991;10) pola data dapat dibedakan menjadi empat
jenis siklis dan trend, yaitu:
1. Pola horisontal (H), terjadi bilamana nilai data berfluktuasi disekitar nilai
rata-rata yang konstan. (Deret seperti itu “stationer” terhadap nilai rata-rata-rata-ratanya).
Suatu produk yang penjualannya tidak meningkat atau menurun selama waktu
tertentu termasuk jenis ini. Demikian pula, suatu keadaaan pengendalian
kualitas yang menyangkut pengambilan contoh dari suatu proses produksi
berkelanjutan yang secara teoritis tidak mengalami perubahan juga termasuk
jenis ini. Gambar 2.2 menunjukkan pola khas dari data harisontal atau
stasioner itu.
Gambar 2.2 Pola Data Horisontal
2. Pola Musiman (S), terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari-hari pada
minggu tertentu). Penjualan dari produk seperti minuman ringan, es krim, dan
bahan bakar pemanas ruang semuanya menunjukkan pola ini. Untuk pola
musiman kuartalan, datanya mungkin serupa dengan gambar 2.3.
Y
Gambar 2.3 Pola Data Musiman
3. Pola siklis (C), terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis. Penjualan
produk seperti mobil, baja, dan peralatan utama lainnya menunjukkan jenis
pola ini seperti ditunjukkan pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Pola Data Siklis
4. Pola trend (T), terjadi bilamana terdapat banyak kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Penjualan banyak perusahaan, produk
bruto nasional (GNP) dan berbagai indicator bisnis atau ekonomi lainya
mengikuti suatu trend selema perubahannya sepanjang waktu. Gambar 2.5
menunjukkan salah satu pola trend seperti itu.
S S F W S S F W S S F W Y
1979 1980 1981 1982
Waktu
Y
Gambar 2.5 Pola Data Trend
Menurut Vincent (1998) secara umum model peramalan dapat dibagi
menjadi 2 kelompok utama yaitu: (1) Motode kualitatif, dan (2) Metode
kuantitatif. Selanjutnya metode kuantitatif dikelompokkan ke dalam 2 bagian
utama, yaitu (a) Intrinsik, dan (b) Ekstrinsik.
Beberapa model peramalan yang digolongkan sebagai model kuantitatif
adalah :
1. Dugaan Manajemen (Management Estimate), dimana peramalan semata-mata
berdasarkan pertimbangan manajemen, umumnya manajemen senior.
2. Riset Pasar (Market Research), merupakan metode peramalan berdasarkan
hasil-hasil dari survey pasar yang dilakukan oleh tenaga-tenaga pemasar
produk atau yang mewakilinya.
3. Motode kelompok Terstruktur (Structured Group Methods), seperti metode
Delphi, dll. Metode Delphi merupakan teknik peramalan berdasarkan pada
proses konvergensi dari opini beberapa orang atau ahli secara interaktif tanpa
menyebutkan identitasnya.
4. Analogi Historis (Historical Analogy), merupakan peramalan berdasarkan
pola data masa lalu dari produk-produk yang dapat disamakan secara analogi.
1972 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 Y
Misalnya peramalan untuk pengembangan pasar televisi multi sistem
menggunakan model permintaan televisi hitam putih atau televisi berwarna
biasa.
Pada dasarnya metode kuantitatif ditujukkan untuk peramalan terhadap
produk baru, pasar baru, proses baru, perubahan sosial dari masyarakat, perubahan
teknologi, atau penyesuaian terhadap ramalan-ramalan berdasarkan metode
kuantitatif.
Metode kuantitatif intrinsik, sering disebut sebagai model-model deret
waktu (Time Series Model). Beberapa model deret waktu yang popular dan umum
diterapkan dalam peramalan permintaan adalah: Rata-rata bergerak (Moving
Average), Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing), dan Proyeksi
kecendrungan (Trend Projection). Sedangkan model kuantitatif ekstrinsik sering
disebut model kausal (Regression Causal Model)
2.4 Rata-rata bergerak tunggal
Rata-rata bergerak tunggal (Single Moving Average) adalah metode
peramalan yang dilakukan dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan,
mencari rata-ratanya kemudian menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan
untuk periode yang akan datang. Metode ini disebut rata-rata bergerak karena
setiap kali data observasi baru tersedia, maka angka-angka rata-rata baru dihitung
Metode Single Moving Average mempunyai karakteristik khusus yaitu:
1. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data
historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya, dengan 4 bulan moving
average, maka ramalan bulan ke-5 baru bisa dibuat setelah bulan ke-4
selesai/berakhir. Jika bulan moving average, ramalan bulan ke-7 baru bisa
dibuat setelah bulan ke-6 berakhir.
2. Semakin panjang jangka waktu moving average, efek pelicinan semakin
terlihat dalam ramalan atau menghasilkan moving average yang semakin
halus.
Persamaan matematis Single Moving Average adalah sebagai berikut:
Y = nilai ramalan untuk periode berikutnya
t
Y = nilai sebenarnya pada periode t
n= jumlah batas dalam moving average
Tabel 2.1 menunjukkan teknik peramalan dengan metode single moving
average dengan menggunakan rumus no. 2.1. Perhitungan nilai peramalan pada
kuartal pertama dari tahun 1993 adalah.
4
Ketika data asli pada kuartal pertama tahun 1993 diketahui, maka
kesalahan peramalan dihitung sebagai berikut:
275
Data hasil peramalan keseluruhan kuartal dengan menggunakan metode
single moving average dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut.
Tabel 2.1 Empat Kuartal Moving Average
TAHUN KUARTAL t
2.5 Ukuran Ketepatan Metode Peramalan
Dalam pemodelan deret berkala (time series), sebagian data yang
diketahui dapat digunakan untuk meramalkan data berikutnya. Selisih besaran
(ukuran kesalahan peramalan) data peramalan terhadap data aktual yang terjadi
merupakan suatu data penting untuk menilai ketepatan suatu metode peramalan.
diperoleh metode mana yang mempunyai ukuran kesalahan terkecil, sehingga
nilai peramalan dapat dipakai sebagai acuan dalam menentukan
kebutuhan-kebutuhan di masa yang akan datang.
Dalam menentukan ukuran ketepatan metode peramalan ada empat jenis
forecast error yang dapat digunakan yaitu :
1. Mean Absolute Deviation (MAD)
Simpangan absolut rata-rata atau MAD mengukur akurasi peramalan dengan
merata-ratakan nilai absolut kesalahan peramalan. Kesalahan di ukur dalam
unit ukuran yang sama seperti data aslinya.
MAD =
2. Mean Squared Errors (MSE)
Kesalahan rata-rata kuadrat atau MSE diperoleh dengan cara setiap kesalahan
atau residual dikudratkan, kemudian dijumlahkan dan dibagi dengan jumlah
observasi.
3. Mean Absolute Percentage Error (MAPE)
Persentase kesalahan absolut rata-rata atau MAPE memberikan petunjuk
seberapa besar kesalahan peramalan dibandingkan dengan nilai sebenarnya.
4. Mean Percentage Error (MPE)
Persentase kesalahan rata-rata atau MPE digunakan untuk menentukan apakah
suatu metode peramalan bias atau tidak (secara konsisten tinggi atau rendah).
MPE =
Jika suatu teknik menghasilkan suatu ramalan yang tidak bias, maka
MPE akan menghasilkan persentase mendekati nol. Jika hasil MPE adalah negatif
dan cukup besar, maka metode peramalan ini menghasilkan hasil ramalan yang
terlalu tinggi, dan sebaliknya.
2.6 Electronik Mail
Electronik Mail (E-mail) merupakan bentuk komunikasi elektronik yang
terdistribusi paling luas di dunia. Dengan menggunakan alamat e-mail anda dapat
menghubungi orang-orang tidak hanya pada layanan online tetapi orang-orang di
seluruh dunia.
2.6.1 Bagaimana e-mail bekerja
Dalam beberapa hal, surat elektronis bekerja seperti surat biasa yang
dikirim lewat kantor pos (kecuali e-mail jauh lebih cepat, murah, dan lebih
efisien). Prinsip dibelakang surat pos dan e-mail adalah yang disebut “simpan dan
teruskan” (store and forward). Pesan anda tidak sekali loncat dari kotak pos anda
ke kotak pos penerima, tetapi terdapat sistem pengiriman surat dari satu tempat ke
tempat lain dengan lompatan yang lebih pendek.
Misal anda mengirimkan surat ke seseorang teman. Pada surat biasa,
termasuk alamat anda, menempelkan perangko, dan memasukkannya ke kotak
pos. Petugas pos kemudian mengedropnya ke kantor pos lokal. Kantor pos lokal
yang terdekat dengan anda kemudian meneruskannya ke kantor pos terdekat
dengan alamat tujuan. Di tempat tujuan baru ini, surat diteruskan lagi ke tujuan
lain yang paling dekat dengan alamat teman anda, sampai surat tiba di tangan
teman anda.
E-Mail bekerja dengan cara yang sama. Anda menulis pesan di
komputer, dan menyertakan alamat e-mail teman anda, “amplop” dan alamat
diciptakan secara elektronis, dengan alamat e-mail anda yang disertakan secara
otomatis. Amplop elektronis memberikan informasi yang kepada komputer di
dalam jaringan mengenai alamat tujuan akhir dari e-mail anda dan komputer ini
dapat meneruskan kemana surat harus ditransfer. Tidak satu komputer pun tahu
untuk mengirim surat elektronis anda secara langsung dari anda ke teman anda,
tetapi dengan alamat yang tepat, jaringan dapat memindahkan pesan tersebut satu
lompatan setiap saat. Manfaat besar dari e-mail adalah bahwa lompatan ini terukur
dalam detik bukannya dalam hitungan hari. E-mail yang ditujukan kepada anda
via internet akan sampai ke kotak surat anda dalam beberapa menit walaupun
melewati separuh dunia.
2.7 Microsoft Excel 2000
2.7.1 Pengantar Microsoft Excel
Sejak populernya sistem operasi Windows pada pertengahan tahun
1980-an, Microsoft Corporation mulai melengkapi produknya dengan meluncurkan
berbagai program aplikasi pada lingkungan Windows (Under Window). Salah
aplikasi spreadsheet, yang akhirnya menjadi bagian dari paket program Microsoft
Office. Dalam kenyataannya, program aplikasi Excel saat ini merupakan program
paling populer dan mempunyai kinerja terbaik dibandingkan software spreadsheet
lain. Bahkan Excel sudah lama mengeser dominasi Lotur 123, yang untuk
beberapa tahun sempat mendominasi pasar aplikasi spreadsheet. Bahkan Lotus
Development Corporation akhirnya menjual Lotus 123 ke raksaksa komputer
IBM, yang kemudian lebih meng-konsentrasikan Lotus pada pengembangan
Lotus Domino (aplikasi pada NewsGroup).
2.7.2 Spreadsheet
Perkataan spreadsheet sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi,
yang mengacu pada kertas kerja yang besar dengan isian baris dan kolom yang
berisi transaksi-transaksi bisnis. Kertas kerja itu meliputi hal-hal seperti
biaya-biaya, penghasilan, pajak dan yang lainya.
Dengan berkembangnya komputer yang kemudian merambah ke dunia
bisnis, banyak software dibuat untuk mengelola satu atau beberapa spreadsheet.
Istilah tersebut kemudian digunakan dengan tambahan kata electronic, sehingga
secara lengkap disebut Electronic Spreadsheet. Istilah itu bermakna lembar kerja
elektronik, yang berfungsi mengelola data dan informasi yang ditampilkan dalam
bentuk baris dan kolom.
Dari penjelasan di atas terlihat bahwa software spreadsheet akan bisa
optimal pada pengolahan data yang bersifat numerik (angka), seperti perkalian,
penjumlahan, fungsi trigonometri, rumus keuangan, pengolahan data statistik dan
2.7.3 Microsoft Excel
Excel pertama kali dirilis dalam versi Windows dengan nama Excel 3.0.
Kemudian tahun 1992 diperkenalkan versi selanjutnya yaitu Excel versi 4.0.
Perubahan besar dilakukan pada versi selanjutnya, yaitu Excel 5.0 yang dirilis
tahun 1993, di mana mulai diperkenalkan kemampuan Excel untuk melakukan
operasi multisheet dan kemampuan mendukung VBA
Seiring dengan munculnya Windows versi baru, yaitu Windows 95,
Microsoft merilis Excel versi baru, yaitu Microsoft Excel 95. Dengan Excel 95,
Microsoft mulai menyesuaikan nama versi Excel dengan nama Windows dan
tidak melanjutkan dengan versi 6,7 dan seterusnya. Excel 95 untuk pertama kali
mampu beroperasi dalam lingkungan 32 bit, namun mempunyai kemampuan yang
hampir sama dengan Excel versi 5 terdahulu. Kemudian, juga sejalan dengan
Windows 97, Excel diperbarui dengan versi Excel 97, yang antara lain ditambah
dengan kemampuan UserForms, validasi data dan sebagainya.
Berbarengan dengan munculnya Windows 98 serta menyongsong era
milenium ketiga, Microsoft Excel merilis versi terbarunya, yaitu Microsoft Excel
2000, yang dilengkapi dengan banyak kelebihan, seperti interaksi dengan jaringan
internet, menyimpan file dalam bentuk HTML, Clipboard, Pivot Charts dan
sebagainya.
2.7.4 Kegunaan Excel 2000
Seperti telah disebut di atas, Microsoft Excel 2000 (biasa disingkat
Excel) adalah sebuah program spreadsheet, yaitu program yang digunakan untuk
melakukan pengolahan data pada sebuah kertas kerja elektronik (electronic
(berhubungan dengan angka) yang kompleks dan bisa diterapkan dalam berbagai
bidang, seperti:
1. Memprediksi penjualan untuk beberapa waktu ke depan.
2. Alokasi anggaran iklan pada beberapa divisi perusahaan.
3. Analisa Laporan Keuangan.
4. Analisa hubungan volume biaya dan laba.
5. Menilai efektifitas iklan, dan sebagainya
2.8 Microsoft Outlook 2000
Microsoft Outlook 2000 adalah program aplikasi e-mail (mail client)
dengan segala kelengkapannya. Dengan Outlook 2000 anda tidak hanya dapat
berkomunikasi dengan e-mail, tetapi juga dapat membuat daftar pembagian tugas
(task list), mengelola kalender untuk kepentingan dan keperluan anda, mencatat
nomor dan panggilan telepon serta kejadian-kejadian penting lain dalam journal,
membuat catatan untuk mengingatkan anda atas tugas-tugas penting.
Microsoft Outlook 2000 memberikan cara yang berbeda untuk melihat
informasi yang sama dalam sebuah folder. Setiap jenis tampilan menghadirkan
informasi dalam format dan pengorganisasian yang berbeda, sehingga anda dapat
leluasa memilih tampilan untuk mendapatkan hasil yang terbaik.
2.9 Visual Basic for Applications
Sebagian besar pengguna (user) aplikasi Microsoft Office menggunakan
fungsi aplikasi tersebut sebatas untuk memenuhi kebutuhan mereka. Pada aplikasi
Microsoft Excel, biasanya digunakan hanya untuk memanipulasi dan analisa data
menggunakan semua fitur yang disediakan pada aplikasi Microsoft office yang
dapat memberikan user segala kemudahan dan penghematan waktu untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
Salah satu fitur pemrograman tingkat lanjut yang disediakan oleh pihak
Microsoft pada aplikasi Microsoft Office adalah Visual Basic for Application
(VBA). Dengan fitur ini, user dapat menyelesaikan suatu pekerjaan secara
otomatis tanpa harus dikerjakan secara manual. Fitur ini sangat jarang digunakan
oleh user karena membutuhkan kemampuan pemrograman Visual Basic.
2.9.1 Pengertian Visual Basic for Applications
Visual Basic for Applications adalah kombinasi yang terintegrasi antara
lingkungan pemrograman (Visual Basic Editor) dengan bahasa pemrograman
(Visual Basic) yang memudahkan user untuk mendesain dan membangun program
Visual Basic dalam aplikasi utama Microsoft Office (seperti Microsoft Excel,
Word, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Visio, Project, dan lain-lainnya).
2.9.2 Perbedaaan antara Visual Basic for Applications (VBA) dengan Visual Basic
Visual basic for Applications (VBA) yang dikenal sebagai Visual
Basic-Edisi Aplikasi berbeda dengan Microsoft Visual Basic. Microsoft Visual Basic
menyediakan lebih banyak pemrograman dan fungsi tingkat lanjut sehingga dapat
dihasilkan program yang lebih kompleks untuk sistem operasi Microsoft
Windows maupun Office. Sedangkan pada Visual Basic for Applications hanya
dapat dibangun pada aplikasi utama Microsoft Office untuk mengendalikan fungsi
2.9.3 Kegunaan Visual Basic for Applications (VBA)
Visual Basic for Applications digunakan untuk mengotomatisasi
pekerjaan. Ada pun jenis pekerjaan yang dimaksud sebagai berikut:
1. Pekerjaan yang dilakukan secara berulang-ulang.
2. Pekerjaan yang kompleks
Pekerjaan atau tugas yang dilakukan secara berulang-ulang seperti
pembuatan laporan rutin (harian, mingguan maupun bulanan) maupun pekerjaan
kompleks yang apabila dikerjakan secara manual oleh user akan membutuhkan
waktu penyelesaian yang lama dan mungkin terdapat beberapa kesalahan (human
error). Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan fasilitas VBA sehingga
pekerjaan atau tugas tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang sangat singkat
dan dengan tingkat akurasi yang tinggi.
2.9.4 Otomatisasi pekerjaan
Pada dasarnya setiap pekerjaan dapat diselesaikan secara otomatis oleh
komputer tanpa harus dikerjakan secara manual oleh manusia. Otomatisasi
pekerjaan pada Microsoft Excel dan Outlook memungkinkan user untuk
menyelesaikan pekerjaan rutin mulai dari pekerjaan sederhana hingga pekerjaan
yang kompleks dalam waktu singkat. Otomatisasi pekerjaan pada Microsoft Excel
dan Outlook dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1. Menggunakan Macro
Dengan menggunakan fasilitas macro yang terdapat dalam Microsoft
Excel dan Outlook, user juga dapat melakukan otomatisasi pekerjaan terutama
pekerjaan yang sifatnya sederhana. Kelebihan utama otomatisasi pekerjaan
pemograman VBA untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Otomatisasi pekerjaan
menggunakan macro biasanya digunakan untuk membuat table dan grafik,
memformat table dan grafik, membuat beberapa lembar kerja, menghapus
beberapa lembar kerja.
Gambar 2.6 Kumpulan Macro
2. Menggunakan Visual Basic Editor
Selain menggunakan fasilitas macro, user juga dapat melakukan
otomatisasi pekerjaan dengan menggunakan fasilitas Visual Basic Editor (VBE)
yang terdapat di dalam Microsoft Excel dan Outlook. Dengan fasilitas VBE, user
dapat meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya sangat kompleks.
Kelebihan dalam menggunakan fasilitas VBE adalah tingkat fleksibilitas yang
sangat tinggi dibandingkan dengan penggunaan fasilitas macro seperti
penggunaan fasilitas kotak dialog yang membuat aplikasi otomatisasi pekerjaan
Gambar 2.7 Jendela Visual Basic Editor (VBE)
2.10 Bagan Alir
Menurut Jogianto (1999:795) Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart)
yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara
logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan
dokumentasi.
2.10.1 Bagan alir sistem
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem
Simbol dokumen
menunjukkan dokumen input dan output baik utuk proses manual, mekanik proses dari oprasi program komputer dilakukan di luar proses komputer
Simbol pengurutan offline
menunjukkan proses pengurutan data di luar proses komputer
Simbol drum magnetik
menunjukkan input/output menggunakan drum magnetik
Simbol pita kertas berlubang
menunjukkan input/output ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
sumber : Jogianto. Analisis & Disain, hal 796-799.
Gambar 2.8 Simbol-simbol yang digunakan di bagan alir sistem
2.10.2 Bagan alir program
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang
menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir
program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat
Simbol input/output ditunjukkan di tempat lain
Simbol titik terminal
simbol titik terminal digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses Simbol persiapan
simbol persiapan digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran Simbol garis alir
menunjukkan alur dari proses
Simbol penghubung
menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
sumber : Jogianto. Analisis & Disain, hal 802-803.
Gambar 2.9 Simbol-simbol yang digunakan di bagan alir program
2.11 Data Flow Diagram
Menurut Jogianto (1999:700) Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram
yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya: telepon, surat dan sebagainya) atau
data tersebut akan disimpan (misalnya: file kartu, microfiche, harddisk, tape).
Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang
menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau
dikembangkan.
2.11.1 Simbol yang digunakan DFD
Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:
1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);
3. process (proses);
4. data store (simpanan data).
A. Kesatuan luar
Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya
yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima
output dari sistem. Simbol dari kesatuan luar dapat dilihat pada gambar 2.10.
Gambar 2.10 Simbol external entity (kesatuan luar) di DFD
B. Arus data
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini
mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar
(external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa
masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Simbol dari arus data dapat
dilihat pada gambar 2.11.
Gambar 2.11 Simbol data flow (arus data) di DFD
C. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
atau
Gambar 2.12 Simbol proses di DFD
D. Simpanan data
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat
berupa sebagai berikut ini.
a. Suatu fie atau database di sistem komputer.
b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
d. Suatu table acuan manual.
e. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 2.13 Simbol data store (simpanan data) di DFD
2.12 Entity Relational Diagram
“Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan
terjadinya hubungan antar entiti.” (Waljiyanto, 2000:50). ERD menyediakan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.
Model data dipergunakan untuk menggambarkan hubungan antara entiti dan
Derajat hubungan dalam ERD menyatakan jumlah entiti yang terlibat di
dalam ikatan yang terjadi. Macam derajat hubungan dalam ERD adalah:
a. Derajat hubungan 1:1
Derajat hubungan antar 1:1 terjadi bila tiap anggota entiti A hanya boleh
berpasangan dengan satu anggota dari entiti B. begitu sebaliknya tiap anggota
entiti B hanya boleh berpsangan dengan satu anggota dari entiti A.
b. Derajat hubungan 1:m
Derajat hubungan entiti 1:m terjadi bila tiap anggota entiti A boleh
berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti B. Begitu sebaliknya tiap
anggota entiti B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entiti A.
c. Derajat hubungan M:n
Derajat hubungan entiti m:n terjadi bila tiap anggota entiti A boleh
berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti B. Begitu sebaliknya tiap
anggota entiti B boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti A.
2.13 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen basis data yang
memakai perintah-perintah Transact-SQL untuk mengirimkan perintah dari
komputer client ke komputer server. Transact-SQL adalah bahasa SQL yang
dikembangkan oleh Microsoft dengan menambahkan dialeg-dialeg tertentu.
Microsoft SQL Server 2000 berisi database, mesin database, dan aplikasi yang
diperlukan untuk mengolah data dan komponen-komponennya.
SQL Server memakai sebuah tipe database yang dinamakan database
relational. Database relational adalah database yang mengorganisasikan data
mempunyai subjek yang sama. Tabel berisi baris-baris dan kolom-kolom
informasi. Tabel-tabel dapat saling berhubungan jika diinginkan.
Database adalah sekumpulan data ynag berhubungan. Pada waktu lalu,
database merupakan sebuah file, misalnya mahasiswa.dbf, pegawai.dbf, yang
berisi sebuah tabel. Di dalam file mahasiswa.dbf terdapat kolom-kolom yang
berhubungan yaitu NPM, Nama, Alamat, TglLahir, dan seterusnya. Seorang
mahasiswa mempunyai sebuah basis data. Index dipakai untuk mempercepat
pengaksesan data dan merupakan sebuah file terpisah.
Dalam SQL Server, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan
sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan.
Sebuah database berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan store
procedure.
Objek-objek dalam sebuah database :
a. Tabel. Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah.
b. Kolom. Sebuah tabel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom
mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.
c. Tipe data. Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe data yang
dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, boolean, dan lain-lainnya.
d. Store Procedure. Merupakan perintah SQL yang membentuk makro dengan
menjalankan store procedure berarti anda menjalankan perintah SQL di dalam
sebuah procedure.
e. Trigger. Trigger adalah store procedure yang diaktifkan pada saat data
ditambahkan, diubah atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk
f. Rule. Rule diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukkan harus
sesuai dengan aturan.
g. Kunci utama (Primary Key). Kunci utama menjamin setiap basis data unik,
dapat dibedakan dari data lainnya.
h. Kunci tamu (Foreign Key). Kunci tamu adalah kolom-kolom yang mengacu
kunci utama atau konstrain unik pada tabel lain. Kunci utama dan kunci tamu
dipakai untuk menghubungkan sebuah tabel dengan tabel lain.
i. Konstrain. Konstrain adalah mekanisme integritas data yang berbasis server
dan diimplementasikan oleh sistem.
j. Default. Default dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut
tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.
k. View. View adalah query yang memakai beberapa tabel, disimpan di dalam
database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau
menghubungkan beberapa tabel. View dapat dipakai untuk menjaga keamanan
data.
l. Index. Index membantu mengorganisasi data sehingga query menjadi lebih
3.1 Analisa Permasalahan
Penelitian yang dilakukan pada tugas akhir ini termasuk pada proyek
(pengembangan). Dimana aplikasi yang dibuat disini dapat menerima pesanan
barang dari konsumen dengan menggunakan teknologi e-mail dan memanfaatkan
fasilitas VBA yang terdapat pada Microsoft Excel dan Outlook serta dapat
memberikan sistem pendukung keputusan kepada pimpinan perusahan berupa
peramalan penjualan periode bulan berikutnya dengan menggunakan metode
single moving average.
Untuk mendapatkan model sistem informasi seperti yang diharapkan dan
untuk memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi maka perlu dibuat
suatu metode penelitian untuk melakukan perancangan dan pembuatan aplikasi
penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan, metode penelitian ini akan
berupa uraian langkah-langkah atau prosedur yang harus dilalui untuk
menyelesaikan tugas akhir ini.
Pada bagian ini akan dibahas juga mengenai perancangan sistem
informasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan, mulai dari
struktur model dasar sistem, alir sistem, diagram berjenjang (hierarchy chart),
data arus diagram (DFD), rancangan struktur database (ERD) yang digunakan
serta rancangan masukan dan keluaran aplikasi.
3.2 Perancangan Sistem Informasi
Dalam perancangan sistem tersebut terdapat tahapan-tahapan yang harus
dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan
adalah pembuatan struktur model dasar sistem. Dari struktur model dasar sistem
dikembangkan menjadi beberapa tahap-tahap perancangan sistem mulai dari
pembuatan bagan alir sistem, diagram berjenjang, data flow diagram (DFD),
entity relationship diagram (ERD), struktur database dan rancangan masukan dan
keluaran aplikasi yang akan dibuat.
3.2.1 Struktur model dasar sistem
Gambar 3.1 Struktur Model Dasar Sistem
Gambar 3.1 merupakan merupakan struktur dasar sistem penerimaan
pesanan barang dari konsumen ke PT. Kuat Bersaudara yang menggunakan e-mail
sebagai sarana pemesanan barang dan intranet sebagai lingkup jaringannya.
Konsumen PT. Kuat Bersaudara
Buat SP dari Template
Kirim File berformat Excel ke Konsumen
via E-mail
Kirim File SP berformat Excel ke PT. Kuat via E-mail
Pengecekkan e-mail
Gambar 3.2 Alir sistem penerimaan pesanan barang dengan menggunakan fasilitas VBA yang akan dibuat.
Gambar 3.2 merupakan alir sistem penerimaan barang, dimulai dengan
pendaftaran konsumen baru. Konsumen mengirimkan data nama perusahaan,
alamat, NPWP dan alamat E-mail perusahaan ke PT. Kuat Bersaudara. Oleh PT.
Kuat Bersaudara data konsumen didaftarkan sebagai konsumen baru kemudian
konsumen yang diterima. Template SP dikirimkan kembali ke konsumen via
e-mail untuk digunakan oleh konsumen sebagai surat pemesanan barang. Jika
konsumen ingin memesan barang maka template SP di isi dengan barang yang
akan dipesan dan dikirimkan via e-mail ke PT. Kuat Bersaudara. Kemudian oleh
PT. Kuat Bersaudara file tersebut dicek dan diolah dengan menggunakan VBA
untuk menjadi laporan dan faktur penjualan.
3.2.2 Bagan alir sistem pendaftaran
Mulai
Data Konsumen Data Konsumen
Selesai Masukkan data
konsumen
Konsumen Bagian Penjualan
Data konsumen
Gambar 3.3 Bagan Alir Sistem Pendaftaran
Alir sistem pendaftaran pada gambar 3.3 dimulai dari konsumen (dapat
berupa PT, CV atau Apotik) yang ingin mendaftar menjadi anggota atau
pelanggan tetap menyerahkan data perusahaan yang dimiliki seperti nama
perusahaan, alamat, nomor telp, NPWP dan e-mail. Data tersebut diterima oleh
3.2.3 Bagan alir sistem pembuatan file templates surat pesanan
Mulai
Selesai Cari data
konsumen
Aplikasi VBA
Buat file templates Surat Pemesanan
Baru
File Templates Surat Pemesanan
Kirim via e-mail
File Templates Surat Pemesanan
Bagian Penjualan Konsumen
Data konsumen
Gambar 3.4 Bagan Alir Sistem Pembuatan File Templates Surat Pesanan
Setelah konsumen melakukan proses pendaftaran seperti yang terlihat
pada gambar 3.3, maka proses selanjutnya adalah pembuatan file templates surat
pesanan barang yang berformat excel seperti yang terlihat pada gambar 3.4. File
templates surat pesanan berisi daftar order barang yang akan dipesan oleh
konsumen dan digunakan setiap kali konsumen ingin memesan barang kepada
3.2.4 Bagan alir sistem pemesanan barang
Pada bagian ini akan ditampilkan alir sistem pemesanan barang dari
konsumen kepada PT. Kuat Bersaudara. Adapun pada penerapannya kali ini
melibatkan tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu konsumen sebagai pihak
diluar perusahaan dan Bagian Penjualan serta Gudang sebagai bagian atau
instansi di dalam perusahaan. Alir sistem dimulai dari konsumen yang telah
terdaftar dan telah memperoleh file templates surat pesanan (SP) barang, mengisi
file templates SP dengan barang yang akan dipesan setelah itu dikirimkan via
e-mail ke PT. Kuat Bersaudara selaku supplier. Oleh bagian penjualan SP tersebut
di download dan diolah dengan menggunakan VBA. Jika data SP lengkap maka
proses dilanjutkan sampai terbentuk faktur penjualan seperti yang terlihat pada
gambar 3.5 dan 3.6.
Konsumen Bagian Penjualan Gudang
Data barang
Validasi ke konsumen
Selesai
1
Data sisa stok barang
Pembuatan faktur penjualan Update stok
barang
Update stok barang File validasi
Kirim via e-mail File validasi
Konsumen Bagian Penjualan Gudang
Data penjualan
Data barang
Gambar 3.6 Bagan Alir Sistem Pemesanan Barang (Lanjutan)
3.2.5 Bagan Alir Sistem peramalan penjualan
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai alir sistem peramalan penjualan.
Peramalan penjualan digunakan oleh pimpinan perusahaan sebagai pendukung
keputusan dalam menjalankan bisnis. Alir sistem dimulai dari bagian gudang
melakukan pengecekan data barang dan bagian penjualan melakukan pengecekan
data penjualan barang-barang tersebut. Oleh sistem data penjualan
periode-periode sebelumnya di analisa untuk digunakan sebagai dasar peramalan
Selesai Mulai
Cek Barang
Cek data penjualan
Peramalan penjualan
Data Peramalan
Data Peramalan
Gudang Bagian Penjualan Pimpinan
Data barang
Data penjualan
Gambar 3.7 Bagan Alir Sistem Peramalan Penjualan
3.2.6 Diagram Berjenjang
Berdasarkan bagan alir sistem yang telah dirancang sebelumnya,
kemudian ditentukan proses-proses apa yang akan digunakan dalam implementasi
sistem program aplikasi nantinya. Proses-proses tersebut disusun secara
berjenjang sesuai kompleksitas dari level. Diagram berjenjang selengkapnya dapat
Sistem Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan
dengan Metode Single Moving Average
Transaksi Penjualan Laporan Penjualan Peramalan Penjualan
Terima Pesanan
Gambar 3.8 Diagram Berjenjang (Hierarchy Chart)
3.2.7 Data Flow Diagram
Langkah selanjutnya adalah pembuatan data flow diagram atau disebut
DFD. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran
data di antara tiap komponen tersebut, serta asal, tujuan dan penyimpanan dari
data tersebut. Untuk menggambarkan arus data dalam sistem secara lebih jelas,
terinci dan terstruktur, maka DFD yang dimulai dari Context Diagram hingga
DFD pada level yang terendah.
A. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu
DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem
Laporan Penjualan Peramalan Penjualan
Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail
SP barang via e_mail
Kirim template SP barang via e_mail Faktur Penjualan
Data Pelanggan 0
Sistem Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan
+
Pelanggan
Pimpinan
Gambar 3.9 Context Diagram
Pada context diagram pada gambar 3.9 terdapat dua buah entitas yang
berhubungan dengan sistem yaitu Pelanggan, dan Pimpinan. Pelanggan
merupakan entitas diluar lingkup perusahaan yang berinteraksi dengan sistem
informasi pemesanan barang. Pelanggan berinteraksi dengan sistem dengan
memberikan masukkan kepada sistem berupa surat pemesanan barang dan data
pelanggan yang terdiri dari nama perusahaan, alamat, nomor telp, NPWP dan
informasi lain yang diperlukan. Sistem memberikan keluaran berupa file
templates surat pemesanan, faktur penjualan, dan validasi pemesanan barang.
Entitas pimpinan menerima data hasil dari olahan sistem yang berupa peramalan
penjualan dan laporan penjualan.
B. DFD level 0
DFD level 0 adalah merupakan dekomposisi dari context diagram yang
akan menggambarkan tiap-tiap proses yang terdapat dalam sistem informasi
penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan. Adapun DFD level 0 untuk
Data Peramalan [SP barang via e_mail]
[Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail]
[Faktur Penjualan]
[Kirim template SP barang via e_mail]
[Data Pelanggan]
Gambar 3.10 DFD Level 0
Pada diagram yang ditampilkan pada gambar 3.10 dapat dilihat bahwa
dalam aplikasi ini terdapat empat buah proses utama yang membangun
keseluruhan aplikasi. Proses dimulai dari Pendaftaran Pelanggan, proses ini
digunakan untuk menerima pelanggan baru dan memelihara data pelanggan yang
sudah ada. Pada proses ini melibatkan entitas Pelanggan dan data store
Pelanggan. Pelanggan memberikan datanya kepada sistem dan sistem menanggapi
dengan memberikan keluaran berupa file templates surat pesanan kepada
pelanggan dan menyimpan data pelanggan tersebut ke dalam tabel Pelanggan.
Proses kedua yang terdapat dalam DFD level 0 adalah Transaksi
kepada sistem. Pada proses ini melibatkan entitas Pelanggan dan data store
Barang serta TransaksiJual. Proses ini dimulai dari pelanggan yang ingin
memesan barang mengirimkan templates surat pesanan yang telah terisi melalui
e-mail, oleh sistem surat pesanan tersebut diolah dan dilakukan pengecekkan stok
barang apakah barang yang dipesan oleh pelanggan dapat dipenuhi, setelah itu
dilakukan proses pembuatan faktur penjualan yang nantinya akan diberikan
kepada pelanggan.
Proses ketiga yang terdapat dalam DFD level 0 adalah Laporan
Penjualan. Proses ini digunakan untuk mengolah data penjualan menjadi laporan
dan diberikan kepada pimpinan.
Proses selanjutnya adalah Peramalan Penjualan. Proses ini digunakan
untuk menganalisa data penjualan pada periode-periode bulan lalu untuk
digunakan sebagai data peramalan bulan berikutnya.
C. DFD Level 1
DFD level 1 merupakan merupakan dekomposisi dari level diagram
sebelumnya (level 0), yang berfungsi menjabarkan secara lebih rinci,
proses-proses yang terdapat dalam sistem. Berikut ini digambarkan DFD level 1 pada
masing-masing proses yang terdapat dalam sistem informasi ini.
C.1 DFD level 1 sub proses Pendaftaran Pelanggan
Pada gambar 3.11 merupakan dekomposisi dari proses Pendaftaran
Pelanggan yang memiliki dua buah proses yaitu Pembuatan File Template Surat
Pesanan dan Kirim File Template Surat Pesanan via E-Mail. Proses Pembuatan
pesanan baru berdasarkan data pelanggan yang ada. Proses Kirim File Template
Surat Pesanan digunakan untuk mengirimkan template surat pesanan yang telah
dibuat sebelumnya kepada pelanggan melalui e-mail.
Data Pelanggan Data Pelanggan
File Template [Data Pelanggan]
[Kirim template SP barang via e_mail] [Data Pelanggan]
Pelanggan 1 Pelanggan 1.1
Pembuatan File Template Surat
Pesanan
1.2
Kirim File Template Surat Pesanan via
E_Mail
Gambar 3.11 DFD Level 1 Sub Proses Pendaftaran Pelanggan
C.2 DFD level 1 sub proses Transaksi Penjualan
Pada gambar 3.12, Sub Proses Transaksi Penjualan memiliki dua buah
proses yaitu Terima Pesanan Barang dan Pembuatan Faktur. Proses Terima
Pesanan Barang digunakan untuk memproses template surat pesanan barang dari
pelanggan yang dikirimkan melalui e-mail sedangkan proses Pembuatan Faktur
digunakan untuk membuat faktur penjualan berdasarkan data pesanan barang yang
Data Pesanan Barang
[Update Data Penjualan] [Data Barang]
[Faktur Penjualan] [SP barang via e_mail]
[Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail]
Pelanggan
2 Barang
3 TransaksiJual 2.1
Terima Pesanan Barang
2.2
Pembuatan Faktur 4 SuratPesanan
Gambar 3.12 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi Penjualan
C.3 DFD level 1 sub proses Laporan Penjualan
Pada level ini terdapat dua buah proses, yaitu Pembuatan Laporan Harian
dan Pembuatan Laporan Bulanan. Proses Pembuatan Laporan Harian digunakan
untuk menampilkan data penjualan pada hari itu sedangkan proses pembuatan
Laporan Bulanan digunakan untuk menampilkan seluruh data penjualan pada
Data Penjualan
Gambar 3.13 DFD Level 1 Sub Proses Laporan Penjualan
C.4 DFD level 1 proses Peramalan Penjualan
Pada level ini, hanya terdapat satu proses yaitu proses Peramalan
Penjualan Per-Item Barang. Proses Peramalan Penjualan Per-Item Barang
digunakan untuk meramalkan penjualan pada periode ke depan dan digunakan
oleh pimpinan perusahaan sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan
manajemen.
[Data Peramalan]
[Data Penjualan]
[Data Barang] [Peramalan Penjualan] Pimpinan
2 Barang
3.2.8 Entity Relatioanal Diagram
Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk mengambarkan
hubungan atau relasi antara entity atau tabel yang digunakan dalam membuat
program aplikasi ini. Ada dua macam ERD yaitu conceptual data model (CDM)
dan physical data model (PDM).
A. Conceptual Data Model
Sebuah CDM (Conceptual Data Model) akan menggambarkan secara
keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program
aplikasi. Pada CDM belum tergambar dengan jelas bentukan tabel-tabel penyusun
basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun CDM yang
dirancang untuk aplikasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan ini
IdSP
Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)
B. Physical Data Model
Sebuah PDM (Physical Data Model) akan menggambarkan secara detail
rancangan struktur basis data dan merupakan hasil generate dari Conceptual Data
Model. Model ini dapat menggambarkan struktur basis data secara detail sampai
dengan field-field yang terdapat dalam suatu tabel serta tipe-tipe data yang
IDSP = IDSP
Gambar 3.16 Physical Data Model(PDM)
3.2.9 Struktur Basis Data
Struktur tabel merupakan uraian dari struktur fisik dari tabel-tabel yang
terdapat pada database sistem yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang
saling berhubungan. Adapun tabel-tabel pada struktur basis data yang dibentuk
Tabel 3.1 Barang
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
KodeBarang Varchar 20 PK Menyimpan Kode Barang NamaBarang Varchar 50 NN Menyimpan Nama Barang SaldoAwal Numeric 9 Menyimpan Saldo Awal TglSaldoAwal Datetime 8 Menyimpan Tgl Saldo Awal Satuan Varchar 50 Satuan barang
Fungsi : untuk menyimpan data barang dan stok barang
Tabel 3.2 Pelanggan
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
KodePelanggan Varchar 10 PK Berisi ID pelanggan Nama Varchar 100 Nama pelanggan Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan Kota Varchar 50 Kota pelanggan KodeTelp Varchar 5 Kode wilayah telepon Telp Varchar 20 Telp pelanggan Fax Varchar 20 Fax pelanggan NPWP Varchar 50 NPWP pelanggan Email Varchar 20 Alamat Email pelanggan ContactPerson Varchar 50 Contact Person BlackList TinyInt 1 Penanda
NoRek1 Varchar 20 Menyimpan no rek pelanggan Bank1 Varchar 20 Menyimpan nama bank NoRek2 Varchar 20 Menyimpan no rek pelanggan Bank2 Varchar 20 Menyimpan nama bank HaveTemplate TinyInt 1 Status sudah punya template HasSend TinyInt 1 Status templates terkirim
Tabel 3.3 TransaksiJual
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdJual Int 4 PK Beisi ID Jual NoFaktur Varchar 50 No Faktur penjualan NoFP Varchar 50 No Faktur Pajak KodePelanggan Varchar 10 FK Pelanggan Beisi ID Pelanggan TglTerima Datetime 8 Tanggal penjualan TotalBayar Money 8 Total Pembayaran IdSP Int 4 FK SuratPesanan Berisi ID SuratPesanan
Fungsi : untuk menyimpan data penjualan barang dari perusahaan ke konsumen
Tabel 3.4 DetilJual
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
Fungsi : untuk menyimpan data detail penjualan barang dari perusahaan ke konsumen
Tabel 3.5 SuratPesanan
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
Fungsi : untuk menyimpan data pesanan barang dari pelanggan
Tabel 3.6 DetilSP
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdDetilSP Int 4 PK Berisi ID DetilSP IdSP Int 4 FK SuratPesanan Berisi ID Surat Pesanan KodeBarang Varchar 20 FK Barang Kode Barang
Jumlah Int 4 Jumlah pesan
Fungsi : untuk menyimpan data detail pesanan barang pelanggan
Tabel 3.7 ForecastJual
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
Bulan Int 4 PK Bulan forecastJual Tahun Int 4 PK Tahun forecastJual KodeBarang Varchar 20 FK Barang Kode Barang Sales Int 4 Total Penjualan
Fungsi : untuk menyimpan data peramalan penjualan per item barang
Tabel 3.8 Retur
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdRetur Int 4 PK Beisi ID Retur NoRetur Varchar 20 No Retur NoFaktur Varchar 50 No. Faktur Jual TglRetur Datetime 8 Tanggal Retur
Fungsi : untuk menyimpan data retur penjualan
Tabel 3.9 DetilRetur
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdDetilRetur Int 4 PK Berisi ID DetilRetur IdRetur Int 4 FK Retur Berisi ID Retur KodeBrgRetur Varchar 20 FK Barang Kode Barang
JmlRetur Int 4 Jumlah barang yang di retur JmlJual Int 4 Jumlah barang yang di jual Keterangan Varchar 50 Keterangan barang retur
Tabel 3.10 Report
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdReport Int 4 PK Berisi ID Report NamaFile Varchar 50 Nama file NoSP Varchar 50 No Surat Pesanan KdPelanggan Varchar 50 FK Pelanggan Kode Pelanggan NmPelanggan Varchar 50 Nama pelanggan EMail Varchar 50 E-Mail pelanggan IsGroup Int 4 Pengelompokan ID
Fungsi : untuk menyimpan report dari hasil proses surat pesanan
Tabel 3.11 DetilReport
Nama Field Tipe Data Panjang Cons. Ref Keterangan
IdDetilReport Int 4 PK Berisi ID Detil Report IdReport Int 4 FK Report Berisi ID Report KdBarang Varchar 50 Kode Barang NmBarang Varchar 50 Nama barang
Fungsi : untuk menyimpan detil report dari hasil proses surat pesanan
3.2.10 Rancangan Masukan dan Keluaran
Untuk memberikan gambaran awal tentang antar muka aplikasi
penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan serta untuk menjaga
konsistensi dari desain aplikasi, maka perlu dibuat suatu rancangan masukan dan
keluaran aplikasi sebagai berikut :
A. Rancangan Masukan Sistem
Rancangan masukan sistem dapat berupa form-form yang merupakan
antar muka aplikasi dengan atau pengguna sistem. Berikut ini beberapa format
form masukan yang memerlukan interaksi langsung dengan pengguna sistem
A.1 Menu Utama
Rancangan menu utama pada aplikasi penerimaan pesanan barang dan
peramalan penjualan akan mempunyai format dan bentuk sebagai berikut :
NAMA FORM UTAMA (Nama Aplikasi)
Menu Sub Menu
x
-Logo
Sub Menu 1 Sub Menu 2 Sub Menu 3 Sub Menu 4
Sub Menu 5 Sub Menu 5.2 Sub Menu 5.1
Gambar 3.17 Rancangan Menu Utama
Pada rancangan Menu Utama terdapat pembagian wilayah, yaitu:
1. Nama Aplikasi, bagian ini berisi nama aplikasi yang dibuat beserta icon-nya.
2. Logo, berisi judul aplikasi dan gambar ilustrasi
3. Menu, merupakan kontrol yang berbentuk pop-up menu untuk menjalakan
aplikasi. Pada menu terdapat sub menu dan sub-sub menu aplikasi.
A.2 Form Maintenance
Form-form yang terdapat dalam aplikasi untuk keperluan maintenance
FORM (Identitas Form)
Text
Text
Text
Text
Text
Tombol
Tombol
Tombol
Tombol
Tombol
Tombol
Tampilan Grid
Gambar 3.18 Rancangan Form Maintenance
Pada desain form maintenance terdapat beberapa pembagian wilayah, yaitu :
1. Identitas form, berisi nama form dan icon aplikasi
2. Tampilan Grid, berisi data hasil inputan user
3. Text, merupakan inputan berupa text box untuk memasukkan data
4. Tombol, bagian ini berisi tombol-tombol yang menjalankan fungsi-fungsi
maintenance pada basis data.
B. Rancangan Keluaran Sistem
Rancangan keluaran sistem dibuat untuk menjaga konsistensi dari desain
keluaran sistem. Keluaran sistem dapat merupakan tampilan pada layar monitor
JUDUL LAPORAN
ICON
NAMA FIELD
DATA
RINGKASAN(SUMMARY REPORT)
Kode Barang :
Diskripsi :
Nama Barang : Periode : Tanggal :
Gambar 3.19 Rancangan Keluaran Sistem
Pada rancangan keluaran sistem terdapat beberapa bagian yang dapat
dijelaskan sebagai berikut :
1. Icon, bagian ini akan berisi icon yang berfungsi mempertegas laporan yang
dibuat oleh aplikasi serta menjalankan fungsi estetika.
2. Judul laporan, bagian ini berisi judul dari laporan yang dibuat
3. Diskripsi, pada bagian ini berisi data yang berkaitan dengan laporan
4. Data, bagian ini akan berisi data yang dihasilkan dari query yang bertujuan
untuk menghasilkan informasi tertentu
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi dan uji coba dari
Aplikasi Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan dengan
Menggunakan Metode Single Moving Average.
4.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak
Sebelum menjalankan program atau aplikasi, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain kebutuhan sistem akan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software).
4.1.1 Perangkat Keras
Perangkat keras komputer adalah komponen-komponen fisik peralatan
yang membentuk suatu sistem komputer, serta peralatan-peralatan lain yang
mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Adapun perangkat kerasyang
diperlukan dalam aplikasi ini adalah :
1. CPU dengan processor 700 Mhz atau lebih
2. Monitor VGA / SVGA
3. Memory 128 MB atau lebih.
4. VGA Card dengan memory 32 MB atau lebih.
5. Printer
6. Mouse, Keyboard dan CDROM.
4.1.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan adalah program komputer yang
diperlukan untuk mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat
lunakyang diperlukan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi ini adalah :
1. Untuk Server minimal Sistem Operasi Windows 2000 Server.
2. Untuk Client minimal Sistem Operasi Window 98
3. Microsoft Excel 2000
4. Microsoft Outlook 2000
5. Microsoft Visio 2002
6. Microsoft SQL Server 2000
7. Power Designer 6.0
4.2 Menjalankan Aplikasi
Untuk menjalankan aplikasi penerimaan pesanan barang dan peramalan
penjualan ini kita cukup mengklik dua kali pada file My Program.xls maka
program akan berjalan dan membuka window Excel.
4.2.1 Penggunaan Aplikasi Per Sistem Menu
Aplikasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan dengan
menggunakan metode single moving average, adalah sebuah aplikasi yang
berfungsi membantu mengolah data pesanan barang dari konsumen dengan
menggunakan teknologi VBA yang terdapat di dalam aplikasi Microsoft Excel
dan menerapkan suatu cara baru dalam melakukan pemesanan barang dengan
menggunakan e-mail sebagai sarana pemesanannya. Aplikasi ini mempunyai
penjualan, untuk memperkirakan jumlah pemesanan barang pada periode
berikutnya.
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai struktur menu yang terdapat
dalam aplikasi serta petunjuk penggunaan aplikasi per sistem menu, meliputi
desain tampilan aplikasi dan fungsi serta pengoperasiannya.
4.2.2 Struktur Menu
Adapun struktur menu yang terbentuk pada aplikasi penerimaan pesanan
barang dan peramalan penjualan ini adalah sebagai berikut :
Start
Pendaftaran Pelanggan Send Templates Surat Pesanan Penerimaan Pesanan Barang via E-Mail
Peramalan Penjualan
Gambar 4.1 Struktur Menu
Pada aplikasi ini terdapat menu Start yang terdiri dari delapan buah sub
menu utama yaitu Keluar Aplikasi, Pendaftaran Pelanggan, Send Templates Surat
Pesanan, Penerimaan Pesanan Barang via E-Mail, Peramalan Penjualan, Transaksi
Penjualan, Data Master dan Laporan.
Pendaftaran Pelanggan, digunakan untuk mendaftarkan pelanggan baru
dan berisi data pelanggan seperti nama perusahaan, alamat, telp, e-mail dan
Send Templates Surat Pesanan, digunakan untuk mengirimkan file
Templates Surat Pesanan Barang yang berformat *.xls via e-mail kepada
pelanggan.
Penerimaan Pesanan Barang via E-mail, digunakan untuk memeriksa
apakah ada e-mail pesanan barang yang masuk, dan jika ada akan diproses sebagai
data penjualan.
Peramalan Penjualan, digunakan untuk menampilkan form peramalan
penjualan yang akan menganalisa data penjualan barang dan mengolahnya
menjadi data peramalan penjualan.
Transaksi Penjualan, mempunyai empat buah sub menu yaitu (1) Order
Penjualan, digunakan untuk memasukkan order penjualan yang masuk tetapi
tidak melalui e-mail. (2) Penjualan, digunakan untuk memasukkan harga barang
dan diskon pada data penjualan yang telah dimasukkan pada order penjualan dan
digunakan untuk mencetak faktur penjualan. (3) Retur Penjualan, digunakan
untuk me-retur barang yang telah dijual kepada pelanggan dikarenakan ada cacat
pada barang tersebut. (4) Laporan Penjualan, digunakan untuk melihat rekap
penjualan harian dan bulan.
Data Master, mempunyai empat buah sub menu yaitu (1) Data
Pelanggan, digunakan untuk memelihara data pelanggan. (2) Data Barang,
digunakan untuk memelihara data barang dan melihat stok barang. (3) Data
Pengguna, digunakan untuk memelihara data pengguna aplikasi ini. (4)
Konfigurasi, digunakan untuk menyimpan path lokasi dari file-file yang
