ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PADA PUSDIKLAT MENGGUNAKAN TOGAF
YUDHI TRISNA ATMAJAYA
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada Pusdiklat Menggunakan TOGAF adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
RINGKASAN
YUDHI TRISNA ATMAJAYA. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Pada Pusdiklat Menggunakan TOGAF. Dibimbing oleh WISNU ANANTA KUSUMA dan IRMAN HERMADI.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah merambah di berbagai bidang termasuk perpustakaan. Perkembangan ini memaksa perpustakaan untuk menggunakan komponen TIK dalam melaksanakan layanan kepada pemustaka. Hal tersebut juga berlaku pada Perpustakaan Nasional RI selaku perpustakaan Pembina bagi seluruh perpustakaan yang ada di Indonesia. Pemanfaatan TIK diawali dengan adanya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan yang memberikan amanah mengenai pemanfaatan TIK di lingkungan kerja, meskipun sampai saat ini pemanfaatan TIK belum secara menyeluruh dilaksanakan di tiap unit kerja.
Pengembangan sistem informasi manajamen merupakan bentuk pemanfaatan TIK di unit kerja yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai. Pengembangan sistem informasi manajamen dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan Enterprise Architecture Framework (EAF). Ada banyak EAF yang dapat digunakan, salah satunya adalah TOGAF. TOGAF, selain fleksibel, juga memiliki architecture development method (ADM) yang dapat digunakan untuk merancang sistem informasi manajemen yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi suatu unit kerja. Perancangan sistem informasi manajemen juga dibantu dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). UML merupakan metode perancangan sistem informasi menggunakan model-model yang berupa use case diagram, class diagram, activity diagram dan sequence diagram.
Penelitian diawali dengan perumusan masalah dan tujuan penelitian, dilanjutkan dengan studi pustaka. Tinjauan teoritis dan referensi yang relevan kemudian digunakan pada fase-fase TOGAF ADM. Fase dalam TOGAF ADM yang digunakan hanya ada 3 (empat) yaitu 1) fase architecture vision, yang digunakan untuk menyamakan arah antara tujuan perancangan sistem informasi manajemen dengan visi dan misi organisasi; 2) fase business architecture, yang digunakan menggambarkan aktivitas bisnis yang ada pada unit kerja termasuk di dalamnya adalah siklus diklat serta analisis lingkungan bisnis Pusat Pendidikan dan Pelatihan; dan 3) fase information system architecture, yang dibagi menjadi 2 (dua) tahap: a) arsitektur aplikasi, yang menghasilkan portofolio aplikasi program dan evaluasi diklat; b) arsitektur data, yang menghasilkan model arsitektur data menggunakan use case diagram, class diagram, activity diagram dan sequence diagram.
Fase architecture vision menghasilkan: a) daftar para pemangku kepentingan yang berkaitan dengan sistem informasi manajemen diklat seperti pejabat dan staf di lingkungan Pusdiklat, pengajar dan peserta diklat, b) opsi-opsi yang dapat digunakan dalam business capability assessment untuk mencapai tujuan organisasi, c) domain arsitektur yang digunakan dalam perancangan yaitu domain bisnis, data dan aplikasi, d) prinsip-prinsip arsitektur berdasarkan TOGAF seperti understandable, robust, complete, consistent, dan stable.
dilanjutkan dengan penetapan program diklat serta alat-alat diklat yang mendukung penyelenggaraan diklat. Dari alur kerja tersebut kemudian ditetapkan baseline arsitektur bisnis dan target arsitektur bisnis yang kemudian dianalisis dengan menggunakan gap analysis.
Baseline aplikasi dan target aplikasi ditentukan dalam arsiktektur aplikasi sebagai dasar untuk melakukan analisis kesenjangan. Analisis tersebut digunakan untuk menentukan pola solusi aplikasi berupa portofolio aplikasi program diklat dan portofolio evaluasi diklat. Arsitektur data menghasilkan kebutuhan fungsional para aktor. Aktor yang dihasilkan adalah administrator, guest, pengajar, peserta dan pejabat, sedangkan sebagian kebutuhan fungsionalnya adalah mengelola program diklat; mencari dan mencetak program diklat; mengelola evaluasi; mencari dan mencetak evaluasi; dan mencetak sertifikat.
Berdasarkan hasil penelitian, kebutuhan fungsional sistem informasi manajemen pendidikan dan pelatihan berhasil disusun dengan menggunakan TOGAF ADM dan rancangan sistem informasi manajemen pendidikan dan pelatihan memberikan kemudahan bagi para pemangku kepentingan dalam keterkaitannya dengan sistem informasi manajemen diklat.
SUMMARY
YUDHI TRISNA ATMAJAYA. Analysis and Design of Information Management System of Education and Training in Pusdiklat Using TOGAF. Supervised by WISNU ANANTA KUSUMA and IRMAN HERMADI.
Rapid development of information and communication technology (ICT) has served in various fields including libraries. This development forced many libraries to use ICT component in implementing services to its users. This also applies to the National Library as a library of Trustees for all the libraries in Indonesia. Utilization of ICT begins with Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan are on the mandate regarding the use of ICT in the workplace, although to date the use of ICT has not been thoroughly implemented in each work unit.
Management information system development is a form of the use of ICT in the work unit which is expected to improve employee performance. Manajamen information system development can be done with the help of Enterprise Architecture Framework (EAF). There are many EAF can be used, one of which is TOGAF. TOGAF, in addition to flexible, it also has the architecture development method (ADM) which can be used to design a management information system that is in accordance with the duties and functions of a work unit. Management information system design is also helped by using Unified Modeling Language (UML). UML is a method of information system design using models such as use case diagrams, class diagrams, activity diagrams and sequence diagrams.
The study begins with the formulation of the problem and research objectives, followed by literature. Theoretical overview and relevant references are then used in the phases of the TOGAF ADM. This phase of the TOGAF ADM used only three (four), namely 1) the phase architecture vision, which is used to equalize the direction of the design objectives of management information systems with the vision and mission of the organization; 2) phase of business architecture, which is used describe the business activities that exist in the work units including the training cycle and business environment analysis Centre for Education and Training; and 3) the phase information system architecture, which is divided into two (2) phases: a) the application architecture, which resulted in a portfolio of applications and evaluation of training programs; b) data architecture, which produces architectural model data using use case diagrams, class diagrams, activity diagrams and sequence diagrams.
Phase architecture vision resulted in: a) a list of the stakeholders associated with management information systems training as officers and staff of the Training Center, teaching and training participants, b) options that can be used in business capability assessment to achieve the objectives of the organization, c) domain architecture used in the design is the domain of business, data and applications, d) the principles of architecture is based on TOGAF as understandable, robust, complete, consistent, and stable.
Baseline application and the target application specified in the application arsiktektur as a base to conduct a gap analysis. The analysis is used to determine the pattern of the application portfolio of application solutions in the form of training programs and a portfolio of training evaluation. Data architecture produces functional needs of the actors. Actor generated is administrator, guest, faculty, participants and officials, while some functional needs is to manage training programs; find and print education and training programs; managing the evaluation; find and print evaluations; and print a certificate.
Based on the research results, the functional requirements of management information systems education and training successfully prepared using TOGAF ADM and education management information system design and training makes it easy for stakeholders in relation to the management information system training. Keywords: enterprise architecture framework, information management system,
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PADA PUSDIKLAT MENGGUNAKAN TOGAF
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2016
Judul Tesis : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada Pusdiklat Menggunakan TOGAF
Nama : Yudhi Trisna Atmajaya NRP : G652120125
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Dr Eng Wisnu Ananta Kusuma, ST MT Ketua
Irman Hermadi, SKom MS PhD Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Yani Nurhadryani, SSi MT PhD
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 06 Oktober 2016
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Agustus 2014 ini ialah sistem informasi manajemen, dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada Pusdiklat menggunakan TOGAF.
Terima kasih penulis ucapkan sebanyak-banyaknya kepada Bapak Dr Eng Wisnu Ananta Kusuma ST MT dan Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD selaku pembimbing, serta Bapak Prof Dr Puji Muljono yang telah banyak memberi saran. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Kepala Perpustakaan Nasional dan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan, Bapak Agung Sujatmiko dan Agus Supriana, yang telah memberikan kesempatan dalam penyelesaian karya ilmiah ini, dan Bapak Ahmad Muslim, Nasrullah dan Nariman yang membantu dalam memberikan ide dan penjelasan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penyelesaian karya ilmiah. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada ayah, ibu, mertua dan seluruh keluarga yang selalu mendoakan dan memberikan dukungan serta istri atas segala doa, dukungan dan waktu yang diberikan.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR LAMPIRAN vii
1 PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
2 TINJAUAN PUSTAKA 3
Pusat Pendidikan dan Pelatihan 3
Enterprise Architecture Framework 5
The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 6
Sistem Informasi Manajemen 9
Unified Modeling Language (UML) 11
Penelitian Sebelumnya 16
3 METODOLOGI PENELITIAN 17
Tahapan Penelitian 17
Tempat dan Waktu Penelitian 19
4 HASIL DAN PEMBAHASAN 19
Architecture Vision 19
Business Architecture 23
Information System Architecture 24
Arsitektur aplikasi 25
Arsitektur Data 28
5 SIMPULAN DAN SARAN 50
DAFTAR PUSTAKA 51
LAMPIRAN 53
DAFTAR TABEL
1 Contoh brief description pada use case diagram 14 2 Contoh intermediate description pada use case diagram 14 3 Contoh fully develop description pada use case diagram 15 4 Keterkaitan pemangku kepentingan dengan kegiatan bisnis 21
5 Opsi dalam mencapai tujuan bisnis 22
6 Gap analysis arsitektur bisnis 25
7 Baseline aplikasi 26
8 Target aplikasi 27
9 Gap analysis antara baseline untuk mencapai target aplikasi 28
10 Pola solusi dan portofolio aplikasi 29
11 Daftar kebutuhan sistem 30
12 Fully develop description use case mengelola program diklat 34 13 Fully develop description use case mencari program diklat 35 14 Fully develop description use case mencetak program diklat 36
15 Detail kelas yang digunakan dalam pemodelan 41
16 Kamus data program diklat 45
17 Kamus data admin 46
18 Kamus data pengajar diklat 46
19 Kamus data peserta diklat 47
DAFTAR GAMBAR
1 Struktur organisasi Pusdiklat 3
2 TOGAM ADM 7
3 Perincian domain arsitektur TOGAF dengan TOGAF ADM 9
4 Alur kegiatan pada sistem informasi 9
5 Klasifikasi pada sistem informasi 10
6 Contoh kelas dengan atribut atau metode 12
7 Contoh kelas dengan asosiasi antar kelas 12
8 Contoh use case diagram 13
9 Contoh sequence diagram 15
10 Contoh activity diagram 16
11 Tahapan penelitian 18
12 Siklus diklat 23
13 Use case diagram SIM diklat 31
14 Activity diagram untuk use casediagram mengelola program diklat 36 15 Activity diagram untuk use case diagram mencari program diklat 37 16 Activity diagram untuk use case diagram mengelola evaluasi 38 17 Activity diagram untuk use case diagram mengelola mencetak
sertifikat 39
18 Diagram kelas untuk sistem informasi manajemen pendidikan dan
pelatihan 42
19 Detail diagram kelas untuk sistem informasi manajemen pendidikan
dan pelatihan 43
21 Sequence diagram untuk use case menentukan diklat 48 22 Sequence diagram untuk use case mengelola evaluasi 49
DAFTAR LAMPIRAN
1 Deskripsi Use case Diagram 54
2 Activity diagram 61
3 Kamus Data 66
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang cepat membuat penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dilakukan secara besar-besaran pada bidang industri, kesehatan, perdagangan, pendidikan bahkan pada pertanian. TIK telah menjadi alat yang penting bagi banyak pihak untuk membantu pelaksanaan kegiatan baik dalam tahap mikro maupun makro. Hampir semua organisasi, institusi dan lembaga yang ada di Indonesia, termasuk perpustakaan, telah mengadopsi TIK di setiap jenjang kegiatannya.
Implementasi TIK tidak hanya telah mengubah pola pandang mesyarakat terhadap perpustakaan namun juga mengubah pola pengelolaan perpustakaan (Suhartika 2004). Senada dengan hal tersebut, Ishak (2008) mengemukakan bahwa teknologi Informasi dimanfaatkan untuk melakukan kegiatan pokok perpustakaan dalam bentuk otomasi perpustakaan dan Perpustakaan digital (digital library). Otomasi perpustakaan dimaksudkan untuk mengintegrasikan sistem informasi perpustakaan dengan kegiatan pokok perpustakaan. Perpustakaan digital ditujukan sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan kembali, melayankan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Perpustakaan digital sendiri dapat disebut sebagai pengembangan dalam sistem layanan perpustakaan (Supsiloani 2006). Pelaksanaan otomasi perpustakaan maupun perpustakaan digital dapat meningkatkan peran perpustakaan dalam meningkatkan layanan kepada penggunanya.
Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas), yang merupakan salah satu institusi pemerintah sebagai pengelola dan pemberi layanan informasi, juga menerapkan teknologi informasi pada pengelolaan seluruh kegiatan perpustakaan dimana hal tersebut sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 38 ayat 1 yang berbunyi: “Setiap penyelenggara perpustakaan menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan standar nasional perpustakaan”
serta ayat 2 yang berbunyi “Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi”.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) sebagai salah satu unit kerja Perpusnas mempunyai tugas utama untuk melaksanakan pengembangan kurikulum, program penyelenggaraan dan pengelolaan sarana, serta evaluasi program pendidikan dan pelatihan (diklat) perpustakaan. Keberadaan sistem informasi manajemen merupakan hal yang sangat diperlukan untuk membantu efektivitas penyelenggaraan diklat. Perancangan sistem informasi manajemen merupakan salah satu cara untuk mencapai terwujudnya sistem informasi manajemen pada Pusdiklat. Perancangan ini harus merujuk pada proses bisnis utama dari tiap unit kerja meskipun faktor biaya, waktu serta kualitas sistem informasi merupakan hal yang sering menjadi kendala.
2
informasi mulai dari penjelasan rinci mengenai arsitektur bisnis yang ada pada unit kerja, arsitektur data yang akan dipergunakan, arsitektur aplikasi yang akan dirancang serta arsitektur teknologi yang akan memuat ketiga arsitektur tersebut.
Perancangan sistem informasi manajemen diklat harus selaras dengan kebutuhan sistem informasi manajemen Program dan Evaluasi Diklat. Keselarasan tersebut dapat dicapai dengan penggunaan Enterprise Architecture Framework (EAF). Perancangan sistem informasi manajemen menggunakan EAF telah banyak dilakukan dengan menggunakan Zachman, DoDaf, TEAF, Gartner dan TOGAF (Schekkerman 2005). Penggunaan Zachman framework dalam perancangan sistem informasi telah dilakukan oleh Hakim (2013). Adapun perancangan sistem informasi menggunakan TOGAF dilakukan oleh Nama (2013), Manuputty dan Wijaya (2013), Yunis et al (2010) dan Rachmaniah et al (2011).
Perancangan sistem informasi manajemen diklat dilaksanakan dengan menggunakan TOGAF. Penggunaan TOGAF didasarkan pada hasil penelitian Schekkerman (2005) yang menjelaskan bahwa TOGAF merupakan framework yang banyak digunakan dalam perancangan arsitektur enterprise. Selain itu, TOGAF memiliki Architectural development method (ADM) yang fleksibel sehingga dapat digunakan dalam merancang sistem informasi manajemen.
Sebagaimana disebutkan di atas, beberapa penelitian terkait dengan perancangan sistem informasi manajemen menggunakan TOGAF ADM telah dilaksanakan oleh Nama (2013), Manuputty dan Wijaya (2013), dan Yunis et al. (2010). Nama (2013) merancang infrastruktur TI Adaptis berbasis cloud computing dengan TOGAF ADM, Manuputty dan Wijaya (2013) menggunakan TOGAF sebagai bagian dari tahap perancangan. Yunis et al (2010) menerapkan 5 tahapan TOGAF ADM pada penelitiannya, yang meliputi business architecture, system information architecture, technology architecture, migration planning, sampai dengan implementation Governance. Rachmaniah et al (2013) menggunakan architecture vision, business architecture, information system architecture, serta technology architecture sebagaidasar perancangan sistem informasi.
Mengingat pentingnya sistem informasi manajemen bagi Pusdiklat, maka penelitian ditempuh untuk merancang cetak biru (blueprint) sistem informasi manajemen program dan evaluasi diklat. Tahapan TOGAF ADM yang dipakai adalah tahap architecture vision, business architecture, dan information system architecture, yang mana pemilihan tahap tersebut sesuai dengan penelitian yang hanya sampai pada langkah rancangan konseptual dan berdasarkan pada penelitian– penelitian sebelumnya.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang dapat dirumuskan adalah bagaimana menganalis dan merancang sistem informasi manajemen diklat untuk Pusdiklat, Perpusnas menggunakan TOGAF ADM.
Tujuan Penelitian
3
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini antara lain adalah tersedianya dokumen analisis dan perancangan sistem informasi manajemen diklat sehingga dapat menjadi panduan dalam implementasi sistem informasi manajemen untuk Pusdiklat.
Ruang Lingkup Penelitian
1. TOGAF ADM yang dipakai dalam perancangan sistem informasi meliputi tahap architecture vision, tahap business architecture, dan tahap information system architecture.
2. Sistem informasi manajemen yang dirancang merupakan sistem informasi manajemen yang disesuaikan dengan proses kegiatan utama (core business) pada Pusdiklat.
2
TINJAUAN PUSTAKA
Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Berdasarkan Pasal 96 Keputusan Kaperpusnas Nomor 3 Tahun 2001, Pusdiklat merupakan salah satu unit kerja eselon II pada Perpustakaan Nasional RI yang mempunyai tugas melaksanakan pengembangan kurikulum, program, penyelenggaraan dan pengelolaan sarana, serta evaluasi program pendidikan dan pelatihan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala Pusdiklat dibantu oleh 2 (dua) unit kerja eselon III dan 4 (empat) eselon IV. Adapun pembagian unit-unit yang ada pada Pusdiklat dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1 Struktur organisasi Pusdiklat Sumber : Perpusnas (2009)
4
unit Eselon III yaitu Bidang program dan Evaluasi Pelatihan. Tugas penyelenggaraan diklat serta pelengolaan sarana diklat diemban oleh unit Eselon III yaitu Bidang Penyelenggara Pelatihan.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan Dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil mengatur bahwa pendidikan dan pelatihan (diklat) dalam Jabatan dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan dan sikap Pegawai Negeri Sipil (PNS) agar dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan dengan sebaik-baiknya. Dalam mencapai hal tersebut maka Pusdiklat membentuk unit kerja yang menyelenggarakan Diklat Bidang Kepustakawanan. Diklat yang dilaksanakan oleh Pusdiklat dibagi menjadi 2 (dua) jenis yaitu diklat Fungsional dan diklat Teknis Kepustakawanan.
Diklat fungsional kepustakawanan merupakan diklat yang dilaksanakan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatannya secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kompetensi jabatan fungsional pustakawan, adapun diklat yang termasuk di dalam diklat fungsional yaitu:
1. Diklat calon pustakawan tingkat ahli (CPTA)
Adalah diklat untuk prasyarat pengangkatan dalam jabatan pustakawan bagi PNS, yang memiliki ijazah Sarjana (S1)/Diploma IV (D.IV) bidang selain ilmu perpustakaan, untuk dapat diangkat dalam jabatan fungsional pustakawan.
2. Diklat pustakawan tingkat ahli (Alih Jalur)
Adalah diklat bagi Pustakawan Tingkat Terampil yang memperoleh ijazah Sarjana (S1)/Diploma IV (D.IV) bidang selain ilmu perpustakaan untuk dapat diangkat dalam jabatan Pustakawan Tingkat Ahli.
3. Diklat pustakawan tingkat terampil
Adalah diklat untuk prasyarat pengangkatan dalam jabatan pustakawan bagi PNS, yang memiliki ijazah Diploma II (D.II) bidang selain ilmu perpustakaan, untuk dapat diangkat dalam jabatan fungsional pustakawan.
Diklat teknis kepustakawanan merupakan diklat yang dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dan/atau penguasaan ketrampilan di bidang kepustakawanan sehingga mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara profesional, adapun beberapa diklat yang termasuk di dalam diklat teknis kepustakawanan adalah:
1. Diklat teknis pengelolaan perpustakaan
Merupakan diklat yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi tenaga pengelola perpustakaan yang memiliki ijazah minimal SMA dalam keterampilan teknis pengelolaan perpustakaan.
2. Diklat kepala perpustakaan sekolah
5
3. Diklat pengelola perpustakaan sekolah
Merupakan diklat yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, sikap, dan keterampilan tenaga pengelola perpustakaan sekolah yang memiliki ijazah minimal SMA. Pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dimaksud mengacu pada UU No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan Permendiknas No. 25/2008 tentang Standar Kualifikasi dan Kompetensi Kepala/Tenaga Perpustakaan Sekolah/madrasah.
4. Diklat pengenalan pengelolaan perpustakaan sekolah
Merupakan diklat yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dasar tenaga pengelola perpustakaan yang memiliki ijazah minimal SMA dalam mengelola perpustakaan.
Enterprise Architecture Framework
Enterprise Architecture (EA), menurut Federation of EA Professional Organizations (FEAPO 2013), merupakan praktik yang digunakan untuk melaksanakan analisis, perancangan, perencanaan dan implementasi enterprise menggunakan metode pendekatan holistik untuk keberhasilan dan pelaksanaan strategi. EA menerapkan prinsip dan praktik arsitektur untuk memandu organisasi melalui perubahan kegiatan, informasi, proses, dan teknologi untuk menjalankan strategi organisasi. Kegiatan ini menggunakan banyak bagian dari suatu enterprise untuk mengidentifikasi, memotivasi, dan mencapai perubahan tersebut. Menurut Tamm et al. (2011), penggunaan EA yang berkualitas pada suatu organisasi akan memberikan berbagai hasil antara lain : (1) menyediakan gambaran jelas mengenai sistem yang sesuai dengan rencana strategis organisasi; (2) mengurangi subjektivitas pada proses pengambilan keputusan yang menghasilkan kesesuaian antara investasi dengan tujuan organisasi; (3) meningkatkan kesediaan informasi mengenai sumber daya organisasi, usaha yang dilakukan organisasi, serta data-data yang disimpan organisasi; (4) optimisasi portofolio sumber daya organisasi; serta (5) meningkatkan kelengkapan sumber daya organisasi.
Dalam pengembangan sebuah enterprise architecture akan lebih baik dan lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu yang biasa disebut framework. Framework dapat diartikan sebagai suatu ide, pemikiran, dan konsep yang digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek. Framework juga dapat digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam pengembangan sistem perusahaan yang akan datang. Dengan demikian, kerangka berpikir dalam pengembangan enterprise architecture tersebut dikenal dengan istilah enterprise architecture framework (EA framework).
Enterprise architecture framework adalah suatu dokumentasi mengenai cara bagaimana membangun suatu arsitektur enterprise (Cretu 2014). Beberapa EA framework yang paling banyak digunakan adalah TOGAF Framework, Zachman Framework, FEAF Framework, dan DOD Framework.
6
The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
TOGAF pertama kali dikembangkan pada tahun 1995 yang didasarkan pada pengembangan Technical Architecture Framework for Information Management (TAFIM). TOGAF yang awalnya merupakan framework teknis (technical framework), kemudian berkembang pesat menjadi enterprise framework pada tahun 2003 (Desfray dan Raymond 2014).
TOGAF, menurut Harrison et al. (2009) merupakan alat atau media yang digunakan untuk membantu pengembangan, penggunaan, penerimaan, dan perawatan arsitektur enterprise. TOGAF dibuat dengan model proses iteratif yang didukung dengan set arsitektur yang dapat digunakan berulang-ulang. Hal tersebut yang membuat TOGAF menjadi salah satu EAF yang banyak digunakan dalam perancangan arsitektur enterprise (Schekkerman 2005). Selain hal tersebut, TOGAF telah lama dijadikan acuan pengembangan enterprise architecture karena TOGAF mampu memenuhi kebutuhan akan framework yang dapat memfasilitasi penggunaan praktik arsitektur pada berbagai komunitas (Desfray dan Raymond 2014).
TOGAF, menurut Josey et al (2011), sebagai standar enterprise architecture (EA), memiliki 4 (empat) domain sebagai area utama pada arsitektur enterprise. Hal senada juga dikemukakan oleh Desfray dan Raymond (2011) bahwa TOGAF menyuguhkan empat domain sebagai subjek dari enterprise architecture. Keempat domain adalah:
1. Arsitektur Bisnis (Business Architecture), yaitu arsitektur dari TOGAF yang mengelola strategi bisnis serta penanganan proses bisnis suatu organisasi atau pemerintah,
2. Arsitektur Data (Data Architecture), yaitu arsitektur dari TOGAF yang mengelola struktur aset data logis (logical) dan fisik (physical) serta manajemen sumber data organisasi,
3. Arsitektur Aplikasi (Application Architecture), yaitu arsitektur dari TOGAF yang bertindak sebagai rancangan awal/cetak biru (blueprint) untuk aplikasi yang dipasang, interaksi antar aplikasi, serta hubungan aplikasi dengan proses bisnis utama suatu organisasi.
4. Arsitektur Teknologi (Technology Architecture), yaitu arsitektur dari TOGAF yang mengelola perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang mampu menyokong peran dari ketiga arsitektur di atas. Termasuk di dalam arsitektur ini adalah infrastruktur teknologi informasi, middleware, network, komunikasi, proses dan standar arsitektur.
7 keberpihakan atau netralitas pada semua vendor serta sesuai dengan sebagian besar standar industri (enterprise). TOGAF ADM yang fleksibel merupakan dasar dari banyaknya perancangan sistem informasi enterprise yang menggunakan ADM (Schekkerman 2005). Selain fleksibel, TOGAF ADM, memiliki panduan metode yang komprehensif dalam hal yang berkaitan dengan pengambilan keputusan antar framework enterprise, penyediaan informasi tentang sumber teknologi informasi, serta penyediaan dukungan arsitektur enterprise yang detil pada tahap pengembangan dan implementasi (Urbaczewski dan Mrdalj 2006).
Adapun Tahapan dari TOGAF ADM dapat kita lihat dari Gambar 2.
Gambar 2 TOGAM ADM Sumber : The Open Group (2011)
Dalam Gambar 1, TOGAF memiliki 1 (satu) bagian preliminary dan lingkar ADM yang berisi 8 (delapan) fase utama untuk pengembangan framework (The Open Group 2011), yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Preliminary
Preliminary menjelaskan mengenai persiapan dan inisiasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis untuk perancangan arsitektur baru, termasuk didalamnya adalah pendefinisian kerangka arsitektur dan prinsip pembuatan arsitektur.
2. Fase A, Architecture Vision
8
keseragaman cara pandang mengenai arsitektur yang akan dibangun sesuai dengan visi misi dan tujuan organisasi.
3. Fase B, Business Architecture
Fase ini merupakan tahap untuk menetapkan strategi bisnis pada pengembangan arsitektur sesuai dengan visi pengembangan arsitektur. Pemantapan aspek organisasi, fungsi, proses, informasi serta tata letak merupakan bagian strategi bisnis.
4. Fase C, Information Systems Architectures
Fase Information Systems Architectures merupakan tahap pengembangan arsitektur sistem informasi. Penjabaran arsitektur sistem informasi pada fase ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi. Pengembangan arsitektur data dan arsitektur aplikasi dalam fase ini berfungsi sebagai penerapan arsitektur bisnis (tahap B) dan visi pengembangan arsitektur (tahap A).
5. Fase D, Technology Architecture
Fase ini merupakan pengembangan arsitektur pada domain teknologi dengan menggunakan sumber teknologi yang relevan sehingga aplikasi, data sera visi pengembangan arsitektur dapat dipakai. Pengembangan arsitektur teknologi dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam fase ini juga mempertimbangkan alternatif-alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi.
6. Fase E, Opportunities and Solutions
Fokus dari fase ini adalah implementasi arsitektur. Bagian dari fase ini adalah pembuatan garis besar langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mengimplementasikan arsitektur yang sudah dibuat di tahap-tahap sebelumnya, menetapkan apa yang akan dibeli, dibangun, atau digunakan kembali, dan juga bagaimana target arsitektur yang telah dibuat akan diimplementasikan. Pada fase ini akan dimulai dengan rencana implementasi dan identifikasi dari cara realisasi arsitektur yang telah didefinisikan pada fase sebelumnya.
7. Fase F, Migration Planning
Migration Planning merupakan deskripsi langkah-langkah detail mengenai perpindahan dari arsitektur lama menuju arsitektur baru. Aktivitas mencakup penafsiran ketergantungan, biaya, manfaat dari proyek migrasi yang bervariasi.
8. Fase G, Implementation Governance
Fase ini merupakan tahap pengawasan terhadap implementasi arsitektur. Di dalam fase ini terdapat pula kegiatan perumusan rekomendasi pelaksanaan implementasi arsitektur sesuai dengan tujuan pembuatan arsitektur.
9. Fase H, Architecture Change Management
Dalam fase ini dilaksanakan penilaian performa dari arsitektur yang sedang berjalan serta merekomendasikan perubahan jika diperlukan. Dalam fase ini terdapat penetapan prosedur untuk mengatur perubahan ke arsitektur yang baru.
9
Gambar 3 Perincian domain arsitektur TOGAF dengan TOGAF ADM Sumber : Desfray dan Raymond (2014)
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi dibangun untuk alasan yang berbeda-beda namun umumnya dirancang untuk memenuhi tujuan yang sama yakni untuk memenuhi kebutuhan informasi individu atau pihak yang berkepentingan atas informasi tersebut. Pada kondisi tertentu, sistem informasi dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan suatu instansi/lembaga/organisasi dalam menerapkan strategi yang efektif dan efisien menyukseskan program kegiatan yang dilaksanakan.
Dengan tujuan tersebut maka sistem informasi membutuhkan individu, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, sumber data, serta kebijakan yang mendukungnya. Hal ini sesuai dengan Stair dan Reynolds (2012) yang menyatakan bahwa sistem informasi merupakan suatu kumpulan elemen-elemen atau berbagai komponen yang berfungsi untuk mengoleksi (input), memanipulasi (proses), menyimpan, menyebarkan data dan informasi serta menyediakan proses koreksi (feedback mechanism) untuk memenuhi tujuan yang ada.
Gambar 4 Alur kegiatan pada sistem informasi Sumber : Stair dan Reynolds (2010)
Gambar 3 merupakan siklus kegiatan sistem informasi yang dijabarkan oleh Stair dan Reynolds (2012). Sistem informasi di atas terdiri dari:
10
2. processing, merupakan aktifitas mengolah data menjadi informasi. Termasuk di dalam pengolahan data adalah perhitungan, pembandingan antar data, pengambilan tindakan terhadap data serta penyimpanan data untuk digunakan kemudian;
3. output, merupakan hasil akhir dari pengolahan data (processing). Hasil akhir pengolahan data tersebut berupa informasi yang dapat berbentuk dokumen atau laporan;
4. feedback, merupakan suatu informasi dari sistem yang digunakan sebagai dasar perubahan pada kegiatan input atau pengolahan data (processing).
Dalam sistem informasi, kegiatan tersebut di atas dibutuhkan sebagai satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen itu tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsi dengan baik, sehingga informasi yang dihasilkan kurang relevan, tepat waktu dan akurat. Pengelolaan data dan informasi melalui sistem informasi sehingga menjadi relevan, akurat dan bermanfaat untuk kepentingan institusi atau organisasi, membutuhkan suatu sistem yang dinamakan manajemen sistem informasi.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010), sistem informasi dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) yaitu operations support system dan management support system. Operations support system merupakan sistem informasi yang memberikan berbagai variasi informasi namun tidak memberikan informasi yang spesifik bagi pihak manajerial. Management support system merupakan sistem informasi yang bertujuan memberikan informasi dan dukungan yang spesifik dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajerial. Manajemen sistem informasi sendiri merupakan salah satu tipe dari sistem informasi yang termasuk dalam management support system. Hal tersebut dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
Gambar 5 Klasifikasi pada sistem informasi Sumber : O’Brien dan Marakas (2010)
O’Brien dan Marakas (2010) mengemukakan bahwa sistem informasi
11 dikemukakan oleh Oke (2009) bahwa manajemen sistem informasi sebenarnya adalah sistem terintegrasi yang mengubah suatu data (inputs) menjadi laporan (outputs) untuk membantu pengambilan keputusan melalui berbagai proses yang menggunakan sistem informasi.
Unified Modeling Language (UML)
UML adalah standar de facto untuk pemodelan berorientasi objek yang menggunakan notasi grafik (Sommerville 2011). Menurut Rumbaugh et al. (2005) UML adalah bahasa standar untuk membuat rancangan software, sedangkan menurut Satzinger (2005), UML adalah suatu set standar konstruksi model dan notasi dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek.
UML biasanya digunakan untuk menggambarkan dan membangun, dokumen artifak dari sistem dengan banyak software (software–intensive system). UML disebut juga sebagai bahasa pemodelan dan bukan notasi pemodelan karena UML memungkinkan mewakili berbagai aspek dari sistem, bukan hanya dari sisi desain (Jalote 2008).
Banyak pemodelan sistem informasi yang memakai notasi grafik menggunakan UML sebagai dasar pemodelan. Penggunaan UML memungkinkan untuk mendefinisikan komponen yang akan digunakan untuk merancang sistem serta menjelaskan antarmuka yang akan dipakai dalam menghubungkan antar komponen tersebut (Pressman 2001).
Pemodelan sistem pada UML, menurut Pressman (2001), direpresentasikan menggunakan 5 (lima) tampilan (views). Kelima tampilan ini didefinisikan menggunakan satu set diagram. Adapun 5 (lima) tampilan UML adalah :
1. Tampilan User Model. Pandangan ini merepresentasikan sistem (produk) dari perspektif pengguna. Use-case digunakan sebagai pendekatan dalam pemodelan sistem.
2. Tampilan Structural Model. Data dan fungsi dipandang dari perspektif sistem, sehingga pemodelan dilakukan pada struktur statis seperti class, object, dan relationship.
3. Tampilan Behavioral Model, merupakan bagian dari model analisis yang merepresentasikan aspek dinamis atau perilaku dari suatu sistem. Hal ini juga menggambarkan interaksi atau kolaborasi antara berbagai elemen struktur yang dijelaskan dalam User Model dan Struktural Model.
4. Tampilan Implementation Model. Aspek struktural dan perilaku dari sistem direpresentasikan sebagaimana sistem tersebut akan dibangun.
5. Tampilan Environment Model. Representasi dari aspek struktural dan perilaku suatu lingkungan (environment) di mana sistem ini akan diimplementasikan.
Secara umum analisis pemodelan (analysis modeling) menggunakan UML berfokus pada tampilan user model dan structural model, sedangkan pemodelan untuk rancangan (design modeling) focus pada tampilan behavioral model, implementation model, dan environmental model.
12
pentingnya suatu pemodelan sistem. Ada beberapa tipe diagram yang paling dapat digunakan pada UML, yaitu:
1. Class diagram
Diagram kelas yang terdapat pada UML merupakan diagram yang digunakan untuk menunjukkan kelas-kelas objek yang ada pada suatu sistem (Satzinger 2005). Diagram kelas merupakan standar dari pemodelan suatu sistem berorientasi objek. Menurut Rosa dan Shalahuddin (2014), tujuan utama dalam pembuatan diagram kelas adalah untuk membantu pembuat program untuk membuat perangkat lunak yang sesuai atau sinkron dengan dokumentasi perancangan. Pembuatan perangkat lunak yang sesuai dengan dokumentasi perancangan akan membantu terlaksananya tujuan pembuatan perangkat lunak yang sesuai dengan core bisnis unit kerja.
Class diagram memiliki beberapa notasi yaitu:
a. Kelas (class), merupakan objek (orang, tempat, atau benda) yang informasinya akan tersimpan pada sistem. Kelas memiliki 3 (tiga) area pokok yaitu nama kelas, atribut dan metode. Kelas, pada diagram kelas, digambarkan dengan bentuk persegi panjang.
b. Atribut, merupakan property (karakteristik) bawaan yang dimiliki oleh suatu kelas.
c. Metode atau operasi, merupakan tindakan atau fungsi yag dapat dilakukan oleh suatu kelas.
d. Asosiasi, merupakan hubungan antara satu atau beberapa kelas dengan kelas yang lainnya. Hubungan ini digambarkan dengan garis antar kelas.
Gambar 6 Contoh kelas dengan atribut atau metode
Dibawah ini dapat kita lihat gambar yang dapat menjadi contoh mengenai class diagram.
Gambar 7 Contoh kelas dengan asosiasi antar kelas
13
2. Use case diagram
Definisi use case diagram secara sederhana dapat diartikan sebagai pemodelan sistem dari sudut pandang pengguna (actor). Use case diagram memberikan gambaran bagaimana suatu sistem berinteraksi dengan satu atau lebih pengguna (actor).
Terdapat 2 (dua) hal utama pada diagram use case yaitu pengguna (actor) dan use case itu sendiri (Rosa dan Shalahuddin 2014). Actor merupakan orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau actor.
Setiap use case dilengkapi dengan deskripsi dan skenario (Satzinger, et al 2010). Deskripsi use case merupakan detail proses yang terdapat pada use case. Skenario use case merupakan alur kerja proses use case dari sisi aktor atau sistem. Skenario ini dibuat per use case terkecil, dengan demikian apabila terdapat generalisasi pada use case maka skenario yang dibuat merupakan use case yang lebih khusus.
Gambar 6 menunjukkan contoh use case diagram yang mengelaborasikan suatu fungsi interaksi antara beberapa aktor.
Mengelola program
Gambar 8 Contoh use case diagram
Use case yang telah dibuat memuat informasi yang kemudian dijabarkan ke dalam use case description. Use case description memuat dan menjelaskan proses dari suatu use case. Menurut Satzinger et al (2010), deskripsi yang ada pada use case diagram terbagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu:
a. Brief description, yaitu merupakan deskripsi yang mencatat mengenai detil pemrosesan dari suatu use case.
Tabel 1 Contoh brief description pada use case diagram
Aktivitas yang dilakukan oleh admin, pengajar diklat, peserta diklat dan user untuk melakukan pencarian program berdasarkan kata kunci atau memakai kategori tertentu. Aktor melihat hasil pencarian dengan cara memilih salah satu hasil pencarian tersebut. Hasil yang ditampilkan dapat dicetak berdasarkan permintaan.
14
individual. Pada deskripsi ini, exception conditions dapat didokumentasikan apabila diperlukan.
Tabel 2 Contoh intermediate description pada use case diagram
Alur aktivitas menentukan jadwal diklat Alur utama:
1. Aktor mengakses halaman utama program.
2. Aktor memilih “Tambah jadwal”.
3. Admin memasukkan jadwal yang ada ke kolom yang telah disediakan. 4. Admin menekan tombol simpan. Sistem menyimpan data-data. 5. Sistem menampilkan konfirmasi jadwal telah berhasil disimpan. Pengecualian:
c. Fully develop description, Merupakan metode yang paling formal mendokumentasikan sebuah use case. Meskipun memerlukan waktu lebih untuk mengerjakan, jenis dari use case description ini dapat meningkatkan kemungkinan akan pemahaman mengenai proses bisnis. Tabel 3 Contoh fully develop description pada use case diagram
Use case name Menentukan jadwal diklat
Scenario Menginputkan jadwal program ke dalam sistem informasi manajemen program dan evaluasi pelatihan
Triggering Event Program diklat telah ada.
Brief description Aktor dapat menginputkan jadwal, sistem memeriksa validitas data, dan menampilkan pesan berhasil diarsipkan.
Actors Admin.
Related use case -
Stakeholder Admin pada unit kerja Program.
Precondition Aktor harus login; Jadwal harus ada dan siap di-input.
Postcondition Sistem informasi akan menyimpan jadwal yang telah ditambahkan.
Flow of events Actors System
1. Admin login ke dalam sistem.
2. Aktor mengakses
halaman utama program. 3. Aktor memilih “Tambah
jadwal”.
4. Admin memasukkan
jadwal yang ada ke
kolom yang telah
disediakan.
5. Admin menekan tombol simpan.
1. Memeriksa username dan
password
2. Sistem menampilkan halaman utama program.
3. Sistem menampilkan halaman untuk menambah jadwal program. 4. Sistem memeriksa apakah
data-data yang di-input sesuai dengan kolom yang dimaksud.
5.1 Sistem menyimpan data-data. 5.2 Sistem menampilkan konfirmasi
jadwal telah berhasil disimpan. Exception
condition
1. Username atau Password yang diinput tidak sesuai.
a. Sistem menampilkan pesan bahwa username atau password
tidak sesuai,
15
3. Sequence diagram
Menurut Satzinger et al. (2010) Sequence Diagram memiliki tujuan utama untuk mengidentifikasi kolaborasi kelas dan apakah kelas tersebut harus mengirim pesan antara satu sama lain. Menurut Rumbaugh et al. (2005), suatu sequence diagram adalah suatu diagram interaksi yang menekankan pada pengaturan waktu dari pesan-pesan.
Sequence diagram menampilkan sekumpulan peran dan pesan-pesan yang dikirim dan diterima oleh instansi yang memegang peranan tersebut. Sequence diagram menangkap objek dan class yang terlibat dalam skenario dan urut-urutan pesan yang ditukar antara objek diperlukan untuk melaksanakan fungsionalitas skenario. Sequence diagram berasosiasi dengan use case selama proses pengembangan. Dalam Unified Model Language (UML), objek dalam sequence diagram digambar dengan segiempat yang berisi nama objek yang diberi garis bawah.
Gambar 9 Contoh sequence diagram
4. Activity diagram
Menurut Satzinger et al. (2010) Activity diagram merupakan sebuah tipe dari diagram workflow yang menggambarkan tentang aktivitas dari pengguna ketika melakukan setiap kegiatan dan aliran sekuensial. Activity diagram juga dapat diartikan sebagai diagram yang menunjukkan penguraian (dekomposisi) suatu aktivitas besar menjadi aktivitas yang lebih kecil (Rumbaugh et al. 2005).
Activity diagram menangani sudut pandang sistem secara dinamis. Diagram ini sangat berguna dalam pemodelan fungsi dalam sistem dan menekankan pada kontrol aliran di antara objek.
Aktor mn : Main Menu apd : ProgramDiklat
login()
cetakProgram()
pesanMencetakBerhasil
pilihProgram()
displayProgram()
16
Gambar 10 Contoh activity diagram
Penelitian Sebelumnya
1. Perancangan Infrastruktur Teknologi Informasi Adaptif pada Universitas Lampung.
Penelitian yang dilakukan oleh Nama (2013) ini bertujuan merancang infrastruktur teknologi informasi yang bersifat adaptif berdasarkan kerangka kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Development Method (ADM) dengan studi kasus di Universitas Negeri Lampung. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian adalah metode kualitatif melalui studi literatur dan melakukan wawancara.
Tahapan dari TOGAF ADM yang digunakan pada penelitian ini adalah preliminary, architecture vision, business architecture, system information architecture, technology architecture, serta opportunities and solution. Hasil dari penelitian ini adalah rancangan arsitektur enterprise IT yang bersifat adaptif berbasis teknologi cloud computing serta hasil rancangan tersebut dapat digunakan sebagai panduan cetak biru (blueprint) untuk pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang untuk mendukung tridharma perguruan tinggi Universitas Negeri Lampung.
2. Pengembangan Model Arsitektur Enterprise untuk Perguruan Tinggi.
17 dapat dijadikan sebagai model dasar bagi institusi perguruan tinggi di dalam pengembangan arsitektur enterprise.
Pada penelitian tersebut, Yunis, Surendro dan Panjaitan memakai 5 tahapan TOGAF ADM yang meliputi business architecture, system information architecture, technology architecture, migration planning, sampai dengan implementation Governance. Tahapan TOGAF ADM ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang sesuai dengan proses bisnis institusi. ERD dan diagram konseptual juga digunakan untuk merancang arsitektur enterprise.
3. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode TOGAF.
Penelitian yang dilaksanakan oleh Rachmaniah et al (2011) menekankan tentang bagaimana menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan SIMPEG online di Badan Litbang Pertanian dengan metode TOGAF. Selain itu, tujuan penelitian ini adalah membuat suatu cetak biru (blue print) Simpeg online yang kemudian diimplementasikan dengan menggunakan metode prototipe. Hasil prototipe Simpeg online tersebut selanjutnya dievaluasi dan dikaji keefektifitasannya.
Pada penelitian tersebut, Meuthia, Hari Agung dan Abdul Aziz memakai beberapa langkah antara lain studi pustaka dan perumusan masalah, pengumpulan data, investigasi sistem, analisis dan rancangan konseptual Simpeg online, Implementasi dengan metode prototipe, dan evaluasi hasil penelitian. TOGAF ADM digunakan pada langkah analisis dan rancangan konseptual Simpeg online. TOGAF ADM digunakan adalah architecture vision, business architecture, information system architecture, serta technology architecture. Tahapan TOGAF ADM yang lain tidak digunakan karena sistem yang digunakan masih dalam tahap prototip sehingga belum dapat diketahui apakah perlu dilakukan migrasi, implementasi dan perubahan sistem manajemen.
3
METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan Penelitian
Pada bab ini membahas mengenai tahapan yang digunakan dalam melaksanakan penelitian. Untuk memudahkan dalam melihat tahapan penelitian, metodologi disajikan dalam bentuk kerangka pemikiran dilengkapi dengan deskripsi tahapan penelitian tersebut.
18
Gambar 11 Tahapan penelitian
Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian
Langkah awal pada penelitian ini adalah perumusan masalah dan tujuan penelitian. Perumusan masalah merupakan identifikasi dan pendefinisian semua yang dianggap menjadi sumber masalah dalam penulisan penelitian. Rumusan masalah yang dihasilkan adalah Pusdiklat belum memiliki sistem informasi manajemen untuk membantu pengelolaan informasi diklat yang efektif dan efisien. Adapun tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi manajemen diklat sehingga dapat memberikan efektifitas dan efiensi dalam pengelolaan informasi, program dan evaluasi diklat.
Studi Pustaka
Studi pustaka dilaksanakan setelah permasalahan telah diidentifikasi. Studi pustaka ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan teoritis dan referensi yang relevan dengan penelitian yang dilaksanakan. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang berupa buku teks, jurnal dan informasi terkait dari internet yang berkaitan dengan penelitian. Studi pustaka juga digunakan untuk memberikan pengetahuan formal mengenai proses bisnis pada Pusdiklat. Studi pustaka yang diperlukan dalam penelitian ini antara lain mengenai proses bisnis unit kerja, arsitektur framework, TOGAF dan sistem informasi manajemen.
TOGAF Fase Architecture Vision
Pada tahap architecture vision, langkah-langkah yang digunakan adalah : 1) menentukan pemangku kepentingan; 2) menentukan visi, misi atau tujuan kegiatan/bisnis serta fungsi dari organisasi; 3) analisis kemampuan organisasi dalam melaksanakan proses kegiatan/bisnis (business capability assessment); 4) menentukan batasan (scope) domain arsitektur yang akan digunakan; 5) menentukan prinsip arsitektur yang digunakan. Architecture vision termasuk pada kegiatan analisis berupa dokumen hasil analisis.
TOGAF Fase Business Architecture
19
TOGAF Fase Information System Architecture
Tahap ini berisi arsitektur aplikasi dan arsitektur data. Langkah-langkah yang dilaksanakan arsitektur aplikasi adalah 1) menentukan alat (tool) yang akan digunakan; 2) mendeskripsikan arsitektur aplikasi awal (baseline); 3) mendeskripsikan arsitektur aplikasi tujuan (target); 4) melakukan gap analisis; 5) menentukan portofolio aplikasi. Application architecture termasuk pada kegiatan analisis berupa dokumen hasil analisis.
Langkah-langkah yang dilaksanakan arsitektur data adalah 1) menentukan alat (tool) yang akan digunakan; 2) mendeskripsikan arsitektur data awal (baseline); 3) mendeskripsikan arsitektur data tujuan (target); 4) melakukan gap analisis; 5) finalisasi arsitektur data. Dataarchitecture termasuk pada kegiatan analisis berupa dokumen hasil analisis dan perancangan berupa desain dengan menggunakan UML.
Dokumen Analisis dan Perancangan
Fase-fase yang digunakan menghasilkan dokumen analisis dan perancangan sistem informasi manajemen diklat pada Pusdiklat serta tersedianya saran untuk pengembangan atau implementasi lebih lanjut mengenai sistem informasi manajemen diklat pada Pusdiklat.
Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan perancangan sistem informasi manajemen diklat terlebih dahulu menggunakan architecture framework. Tempat pelaksanaan penelitian adalah pada Pusdiklat, Perpustakaan Nasional RI, Jl. Salemba raya No.28A, Jakarta Pusat.
Alasan pemilihan unit kerja ini adalah Pusdiklat sebagai penerima hasil penelitian yang berupa sistem informasi manajemen diklat dan diarahkan agar nantinya Pusdiklat mampu mengembangkan sistem informasi diklat berdasarkan penelitian ini.
Waktu penelitian dimulai pada bulan Oktober 2015 dan berakhir pada bulan Agustus 2016.
4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Metode pemodelan arsitektur yang digunakan pada penelitian ini adalah ADM yang merupakan komponen utama dalam TOGAF. Analisis dilaksanakan pada architecture vision, business architecture, dan information system architecture, sedangkan perancangan terdapat pada information system architecture yang berupa arsitektur aplikasi dan arsitektur data.
Architecture Vision
Pemangku kepentingan
20
tindakannya berdasarkan tujuan suatu organisasi (Freeman dan Reed 1983). Berdasarkan pengertian tersebut, maka pemangku kepentingan yang ada di Pusdiklat yaitu: 1) Pejabat Pusdiklat; 2) Perpustakaan Nasional RI; 3) Pengajar/widyaiswara Diklat; 4) User atau Peserta Diklat; 5) Badan Diklat; 6) Organisasi Profesi.
Tiap-tiap pemangku kepentingan memiliki keterkaitan (involvement) yang berbeda-beda terhadap sistem informasi manajemen. Keterkaitan (involvement) pemangku kepentingan dapat bersifat keterkaitan secara langsung maupun tidak langsung terhadap sistem informasi manajemen. Adapun detail perhatiannya dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 4 Keterkaitan pemangku kepentingan dengan kegiatan bisnis Pemangku kepentingan Keterkaitan/involvement
Pejabat Pusdiklat
Proses pengambilan keputusan; Supervisi kegiatan;
Supervisi pengelola sistem; Penetapan kebijakan terkait diklat.
Pegawai Pusdiklat
Proses input dan output kegiatan; Proses evaluasi kegiatan;
Proses monitoring kegiatan; Proses pelaporan berkala kegiatan.
Perpustakaan Nasional RI
Supervisi unit kerja;
Supervisi outcome kegiatan; Proses pengambilan keputusan; Informasi pelaksanaan kegiatan diklat. Pengajar Diklat Informasi penyelenggaraan diklat;
Jadwal mengajar. User/Peserta Diklat
Informasi penyelenggaraan diklat; Pendaftaran untuk suatu diklat; Evaluasi peserta diklat.
Badan Diklat Informasi kebijakan Pusdiklat;
Informasi penyelenggaraan diklat dan kerjasama diklat daerah.
Organisasi Profesi
Visi dan misi fungsi kegiatan/bisnis serta fungsi organisasi
21 dan pasca-diklat tenaga perpustakaan; 7) Membina dan mengembangkan penyelengaraan diklat tenaga perpustakaan; 8) Mengembangkan sistem informasi diklat tenaga perpustakaan; serta 9) Melaksanakan akreditasi dan sertifikasi lembaga penyelenggara diklat tenaga perpustakaan.
Sesuai dengan misi yang diembannya, maka Pusdiklat memiliki fungsi: 1) Pelaksanaan penyusunan dan pengembangan kurikulum program pendidikan dan pelatihan perpustakaan; 2) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan perpustakaan; 3) Pelaksanaan pengelolaan sarana pendidikan dan pelatihan; serta 4) Evaluasi program pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
Business capability assessment
Business capability assessment merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan kegiatan/bisnis.
Tujuan kegiatan/bisnis Pusdiklat disesuaikan dengan Rencana Strategis Pusdiklat tahun 2010–2014. Dengan tersusunnya tujuan maka dapat dianalisis opsi– opsi yang tepat diperlukan untuk mencapai tujuan sesuai dengan Rencana Strategis Pusdiklat tahun 2010–2014. Tujuan kegiatan/bisnis serta opsi-opsi yang dipakai dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 5 Opsi dalam mencapai tujuan bisnis
Tujuan Opsi–opsi yang diperlukan
Meningkatkan kualitas penyelenggaraan Diklat Pustakawan Dan
Tenaga Teknis Perpustakaan;
1. Pengembangan program diklat;
2. Kajian kebutuhan diklat yang terus-menerus; 3. Pengembangan dan pendayagunaan sarana dan
prasarana diklat;
4. Akreditasi dan sertifikasi program diklat;
5. Evaluasi dan pemantauan penyelenggaraan diklat di Pusat maupun diklat kerjasama dengan daerah; 6. Penyelenggaraan sistem informasi diklat.
Meningkatkan kualitas
1. Meningkatkan kurikulum, bahan ajar dan pedoman diklat untuk memenuhi standar tenaga perpustakaan sesuai dengan standar nasional perpustakaan;
2. Revisi kurikulum, bahan ajar dan pedoman diklat sesuai dengan kebijakan yang berlaku dan
perkembangan TIK;
3. Penyusunan kebijakan yang mendukung peningkatan kualitas dan kuantitas kurikulum, bahan ajar dan pedoman diklat;
22
Tujuan Opsi–opsi yang diperlukan Meningkatkan fungsi
1. Koordinasi dan kerjasama dalam
penyelenggaraan diklat tenaga perpustakaan; 2. Koordinasi dan kerjasama dalam pengembangan
program pendidikan perpustakaan; 3. Pertemuan manajerial secara berkala.
Meningkatkan kualitas hasil diklat pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan dalam mengatasi globalisasi.
1. Penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan data diklat;
2. Kajian kebutuhan widyaiswara atau pengajar; 3. Pelaksanaan evaluasi pasca diklat.
Batasan domain arsitektur yang akan digunakan
Arsitektur yang digunakan pada analisis dan perancangan sistem informasi manajemen diklat adalah arsitektur bisnis, arsitektur data, serta arsitektur aplikasi.
Prinsip arsitektur
Prinsip arsitektur dapat diartikan sebagai kumpulan aturan atau rekomendasi yang ditetapkan oleh perancang arsitektur untuk mencapai tujuan dari perancangan suatu arsitektur enterprise. TOGAF memberikan rekomedasi agar prinsip arsitektur ditetapkan diawal perancangan sebagai elemen penting dalam perancangan suatu arsitektur enterprise. Prinsip arsitektur didasarkan pada tujuan organisasi yang tentunya menawarkan dasar arsitektur yang kuat. Prinsip arsitektur harus ditentukan dengan tepat sehingga akan selalu terpakai dan dapat dipercaya yang kemudian akan mempengaruhi perlakukan pemakai terhadap sistem. TOGAF memberikan prinsip yang tepat untuk pengembangan arsitektur, yaitu:
1. Understandable, yaitu arsitektur dapat dimengerti dan dipahami dengan cepat oleh setiap individu yang ada pada organisasi.
2. Robust, yaitu memungkinkan adanya pengambilan keputusan serta penentuan kebijakan yang tepat berkaitan dengan arsitektur.
3. Complete, yaitu adanya perhatian terhadap hal-hal penting berkaitan dengan pengelolaan TIK organisasi.
4. Consistent, yaitu hal berkaitan dengan perancangan arsitektur yang ditetapkan tidak saling bertentangan seperti dasar perancangan arsitektur tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
5. Stable, yaitu prinsip perancangan dapat berubah untuk mengakomodasi perubahan namun dengan adanya evaluasi dan penilaian sebelumnya.
Adapun Desfray dan Raymond (2014) menyebutkan bahwa yang termasuk dalam prinsip arsitektur adalah:
23 2. General scope, yaitu arsitektur dapat mewakili suatu organisasi secara keseluruhan dan tidak selalu tergantung pada perubahan yang dilakukan oleh pihak manajerial.
3. Comprehensibility, yakni suatu arsitektur dapat dimengerti oleh para pemangku kepentingan.
4. Coherence, yaitu tidak ada hal yang bertentangan dalam perancangan suatu arsitektur.
Business Architecture
Kegiatan utama (business core) yang dilaksanakan oleh Pusdiklat didasarkan pada analisis tugas pokok yang ada pada Architecture Vision. Tugas pokok yang dilaksanakan sebagai business core sesuai dengan siklus diklat. Pada Pusdiklat, siklus diawali dengan training needs assessment (TNA) atau analisis kebutuhan diklat (AKD) sebagai bagian dari evaluasi. Program diklat disusun berdasarkan hasil dari AKD. Alat-alat diklat, seperti Kurikulum dan GBPP serta Bahan ajar diklat, disusun kemudian sebagai pelengkap pada pelaksanaan program diklat. Tersedianya alat-alat diklat yang lengkap akan mempermudah penyelenggaraan berbagai jenis diklat yang didukung pula dengan sarana dan prasarana diklat yang memadai.
Penyelenggaraan diklat tersebut kemudian dievaluasi dan hasilnya dijadikan salah satu dasar kebijakan pengembangan program yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Siklus ini terus berlangsung untuk menghasilkan diklat yang profesional. Berikut ini merupakan siklus dari penyusunan program, penyelenggaraan diklat dan evaluasi diklat:
Gambar 12 Siklus diklat
24
Tabel 6 Gap analysis arsitektur bisnis
Arsitektur bisnis saat ini Analisis Arsitektur bisnis yang diharapkan
Sebagian besar kurikulum, bahan ajar, dan pedoman diklat belum sesuai dengan perkembangan kebijakan, ilmu pengetahuan, serta teknologi informasi dan komunikasi
a. Kurikulum, bahan ajar, dan pedoman diklat disusun sebagai pemenuhan agenda kegiatan.
b. Alat diklat yang disusun tidak berdasarkan atas kajian kebutuhan diklat.
Kurikulum, bahan ajar dan pedoman diklat untuk teknis untuk SDM yang masih minim.
b.Recruitment SDM yang kurang sesuai. asrama dan kelas diklat belum memadai.
Sarana dan prasarana tidak sesuai dengan kebutuhan diklat.
Pembangunan serta peningkatan sarana dan prasarana sesuai dengan standar yang ada yang didapat dengan
peningkatan sarana dan prasarana.
Information System Architecture
Pemodelan arsitektur sistem informasi dilaksanakan pada tahap ini. Tahap memiliki 2 (dua) arsitektur, yaitu aplikasi dan data. Arsitektur aplikasi membahas tentang aplikasi berdasarkan fungsi bisnis, pembahasan kandidat aplikasi dan portofolio aplikasi yang akan di rancang. Arsitektur data membahas kebutuhan sistem, pendefinisian entitas dan pemodelan arsitektur data usulan menggunakan Pemodelan berorientasi objek.
25
Arsitektur aplikasi
Arsitektur aplikasi diidentifikasi berdasarkan kebutuhan sistem informasi manajemen pada tiap fungsi bisnis/kegiatan Pusdiklat. Berdasarkan penjelasan business architecture diketahui bahwa terdapat 3 (tiga) kegiatan utama yang dilaksanakan, yaitu pengelolaan program diklat, pelaksanaan program diklat dan evaluasi diklat kepustakawanan. Tiga kegiatan tersebut kemudian dijadikan dasar pembuatan portofolio aplikasi.
Sebelum membuat portofolio aplikasi, dilakukan terlebih dahulu baseline aplikasi yang ada pada Pusdiklat saat ini. Berikut merupakan hasil analisis baseline aplikasi yang ada pada Pudiklat:
Tabel 7 Baseline aplikasi
No Fungsi bisnis Baseline aplikasi
1 Program diklat
1) Pengelolaan program diklat dengan
menggunakan aplikasi pengolah dokumen (MS Office) pada tiap komputer milik pegawai 2) Database menggunakan MS Office Excel 3) Penyimpanan data dan dokumen di folder lokal
2 Pelaksanaan diklat
1) Penentuan jadwal diklat manual menggunakan MS Office Excel
2) Pendaftaran Peserta menggunakan jasa fax dan telepon
3) Database pengajar menggunakan MS Office Excel
3 Evaluasi diklat
1) Input penilaian manual menggunakan MS Office Excel
2) Database peserta dan nilai hasil diklat menggunakan MS Office Excel
3) Penyimpanan data dan dokumen pada folder lokal
26
Tabel 8 Target aplikasi
No Fungsi bisnis Target aplikasi
1 Program diklat
1) Pengelolaan program diklat dengan menggunakan aplikasi online yang dapat diakses pada tiap komputer
2) Database terintegrasi dengan aplikasi menggunakan SQL atau MySQL
3) Penyimpanan data dan dokumen di tidak hanya di folder lokal namun juga di server
2 Pelaksanaan diklat
1) Penentuan jadwal diklat berdasarkan program yang telah di-input-kan
2) Pendaftaran Peserta tidak hanya
menggunakan fax dan telepon namun juga email atau aplikasi online
3) Database pengajar terintergrasi dengan aplikasi menggunakan SQL atau MySQL
3 Evaluasi diklat
1) Input penilaian langsung pada aplikasi online 2) Database peserta dan nilai hasil diklat
terintergrasi dengan aplikasi menggunakan SQL atau MySQL
3) Penyimpanan data dan dokumen tidak hanya pada folder lokal namun juga pada server Setelah baseline aplikasi yang ada dan target aplikasi yang diharapkan telah dianalisis maka dilakukan analisis kesenjangan (gap analysis). Berikut merupakan hasil analisis kesenjangan (gap analysis) antara baseline aplikasi dan targetaplikasi yang diharapkan ada pada Pudiklat:
Tabel 9 Gap analysis antara baseline untuk mencapai target aplikasi
Baseline aplikasi Analisis Target aplikasi
1) Pengelolaan program 2) Database menggunakan
MS Office Excel 3) Penyimpanan data dan
dokumen di folder lokal
1) Belum adanya kebijakan yang mendukung perancangan dan penggunaan aplikasi online berupa sistem informasi manajemen 2) Belum adanya sistem
informasi manajemen 3) SDM yang belum
sepenuhnya kompeten di bidang IT
4) Infratruktur yang belum mendukung
1)Pengelolaan program diklat dengan
menggunakan aplikasi online yang dapat diakses pada tiap komputer
2)Database terintegrasi dengan aplikasi
menggunakan SQL atau MySQL
