BAB III
METODOLOGI
3.1. Kerangka Berpikir
Perusahaan pada masa sekarang ini dituntut untuk dapat lebih efisien serta lebih cepat didalam mengantisipasi kebutuhan dari pengguna sehingga dapat lebih efisien.
Perbaikan secara terus menerus didalam setiap proses di perusahaan terus dilakukan dalam mencapai tuntutan untuk dapat menciptakan daya saing. Tetapi sekarang ini dari pihak eksekutif ataupun tuntutan masyarakat menyebabkan perbaikan perlu dilakukan dengan cepat serta perubahan itu di lakukan membawa dampak yang signifikan.
Alternatif perbaikan yang dapat dilakukan dengan cepat dan membawa dampak yang signifikan dapat dilakukan dengan menggunakan metode rekayasa ulang proses bisnis. Dipilihnya rekayasa ulang proses bisnis disini sebagai metode analisis karena diharapkan rekayasa ulang ini menghasilkan proses yang baru yang membawa dampak cukup besar bagi kinerja dari perusahaan. Sehingga konsep budaya yang ada yaitu sumber daya manusia yang ada ditunggu oleh pekerjaan akan menjadi terbalik menjadi sumber daya manusia yang ada menunggu pekerjaan. Dimana pekerjaan yang ada ditunggu untuk dikerjakan oleh sumber daya yang ada.
Dalam kerangka berpikir seperti terlihat pada gambar 1 dibawah ini, pertama-tama adalah memahami sistem lama ini kemudian direkayasa ulang, sehingga mendapatkan alternatif proses. Baik alternatif proses maupun sistim lama disimulasi, untuk mendapatkan hasil, mana yang lebih baik. Bila alternatif proses yang diusulkan ternyata memiliki kinerja di bawah atau hanya unggul sedikit dari sistim lama, maka dilakukan feed back (umpan balik), mengulangi proses kreatif dalam membuat alternatif proses, sampai didapatkan hasil yang signifikan, kemudian diusulkan untuk dipakai sebagai sistim baru.
SISTIM LAMA REKAYASA ULANG PROSES BISNIS ALTERNATIF PROSES S IM U L A S I MENGGUNAKAN PROCE SS2000 HASIL SIMULASI USULAN SISTIM BARU Umpan balik
3.2. Tahapan Rekayasa Ulang
Tahapan yang digunakan dalam penelitian mengambil dasar dari Victor S.L. Tan dengan modifikasi pada tahap keempat. Hal ini dilakukan karena informasi yang didapat dapat sudah valid dan dalam rentang waktu penelitian informasi yang didapat sudah pasti dan tidak berubah. Tahapan dalam penelitian ini adalah:
1. Memahami proses bisnis lama
Melakukan dokumentasi dan pemetaan proses bisnis yaitu pengadaan barang yang berlangsung di PGN khususnya (PTGI) observasi dan wawancara. dengan Staf PTGI, Asisten Manajer Bagian, Manajer Bagian, Manajer Keuangan, Manajer Proyek, Staf Keuangan dan Administrasi, Manajer Keuangan dan Administrasi.
2. Menentukan proses yang direkayasa ulang
Setelah proses-proses identifikasi dan dibuatkan peta, ditentukan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang. Penentuan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang ini berdasarkan tiga (3) kriteria, yaitu:
a. Proses-proses yang gagal
Termasuk dalam kriteria proses yang gagal adalah proses-proses dengan pertukaran informasi secara luas, data yang berlebihan dan pencocokan ulang, proses-proses yang tidak menambah nilai jasa pelayanan perusahaan, proses-proses yang dilakukan berulang atau iterasi dan proses-proses yang kompleks dan tidak bekerja dengan baik pada kasus-kasus khusus, seperti pengecekan permintaan barang yang
berulang-ulang mulai dari sekretaris,Asisten Manajer Bagian, Manajer Bagian, Manajer Keuangan, Proyek Manager, Manajer Keuangan dan Administrasi (KDA) PTGI.
b. Proses-proses penting
Bobot atau dampak terhadap pelanggan adalah kriteria kedua untuk dipertimbangkan dalam memutuskan proses-proses mana yang harus direkayasa ulang. Isu-isu seperti waktu proses permintaan, pengecekan permintaan, pemesanan , penerimaan barang yang memakan waktu yang lama , adalah proses-proses yang perlu direkayasa ulang, Di fase ini mulai di lihat bagian mana yang sudah bisa dikurangi perannya. c. Proses-proses yang layak
Kriteria ketiga adalah kelayakan, yaitu proses-proses mana yang paling mudah untuk direkayasa ulang dan memberi dampak yang besar bagi perusahaan. Kelayakan ini antara lain meliputi kelayakan dari segi biaya dan waktu dalam melakukan rekayasa ulang, kekuatan atau wewenang tim rekayasa ulang dan komitmen manajemen.
3. Mencari alternatif proses yang diusulkan
Alternatif proses yang diusulkan dapat dicapai dengan cara antara lain menghilangkan birokrasi, menghilangkan aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah, menyederhanakan proses, mengurangi waktu proses, menghilangkan kesalahan dalam proses, standarisasi dan otomatisasi.
4. Melakukan simulasi terhadap proses lama dan proses yang diusulkan
Simulasi dilakukan terhadap proses lama dan proses yang diusulkan menggunakan perangkat lunak Process2000 untuk mendapatkan informasi terutama lamanya waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis tersebut.
5. Menganalisis hasil simulasi proses yang diusulkan dengan proses yang lama Dari analisis dan perbandingan hasil simulasi proses lama dengan proses yang diusulkan dapat diketahui apakah proses yang diusulkan memberikan hasil yang lebih baik dibanding proses yang lama. Dan seberapa besar peningkatan yang didapat dari proses yang diusulkan, dibandingkan proses yang lama. Semua kegiatan pengadaan barang bermula dari setiap bagian berupa formulir permintaan barang yang bisa timbul dari Staf, Sekretaris, Manajer keuangan, Asisten Manajer Bagian, Manajer bagian, Proyek Manajer, Manajer Keuangan & Administrasi (KDA) PTGI dan pada tahap pelaksanaan pengadaan barangnya dilakukan oleh Staf Keuangan & Administrasi (KDA) PTGI kepada pihak luar.
3.3. Perangkat Lunak Process 2000
Process 2000 adalah perangkat lunak yang dibuat oleh Micrografx.
Process2000 digunakan karena perangkat lunak ini memiliki fungsi-fungsi yang mendukung rekayasa ulang proses bisnis.
membuat model dari proses bisnis dan melakukan simulasi proses bisnis.
Dalam menggambarkan model proses bisnis. Digunakan lambang-lambang seperti dibawah
Proses
Terminal, awal dan akhir
Decision, dimana adanya pengambilan keputusan
Dokumen
Konektor, untuk menghubungkan dengan proses lain
3.4. Latar Belakang Perusahaan
Pada tahun 1859 perusahaan swasta belanda yang bernama F.J.N Iendhoven & Co memperkenalkan penggunaan gas kota. Gas kota adalah suatu gas buatan yang diproduksi dari bahan baku batu bara impor dan dari bahan baku lainnya seperti kerosin yang menggunakan teknologi termaju yang ada pada masanya. Gas kota dimanfaatkan secara terbatas untuk lampu penerangan jalan dan sebagai bahan bakar diwilayah tertentu dikota-kota besar. Namun kemudian karena masalah teknis dan ekonomis dipandang tidak menguntungkan maka pengoperasian dan pendistribusian gas buatan ditutup secara bertahap sejak tahun 1974-1989.
Sejak tahun 1974 perlahan tapi pasti peranan gas bumi mulai mengambil peranan pengusahaan gas kota di cabang Cirebon, yang kemudian berkembang di cabang Jakarta tahun 1979, di Cabang Bogor tahun 1980, di cabang Medan tahun 1985, dan cabang Surabaya tahun 1994. Penggunaan gas bumi terbukti memiliki keunggulan yang tak tertandingi oleh bahan bakar lain baik sebagai bahan bakar ataupun bahan baku. Gas bumi memiliki karakteristik yang mampu memenuhi persyaratan dalam hal kebersihan, aman dalam pemakaian, unggul dan akrab dengan lingkungan.
PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) (PGN) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No.37 tahun 1994 yang seterusnya disebut PGN mendapatkan tugas secara khusus sebagai perusahaan yang menyelenggarakan perencanaan, pembangunan jaringan transmisi, penyaluran dan distribusi gas bumi serta gas buatan. Berdasarkan tugas khusus tersebut di bentuklah Proyek Transmisi Gas Indonesia (PTGI) yang menangani masalah pendistribusian dan transmisi jaringan pipa gas yang sejak bulan Oktober tahun 1998 telah beroperasi jaringan pipa transmisi gas bumi sepanjang 536 km dari Grissik, Propinsi Sumatera Selatan ke Duri, Propinsi Riau dan saat ini sedang membangun jaringan transmisi pipa gas dari Grissik, Propinsi Sumatera Selatan ke Duri, Propinsi Riau ke Singapura.
Struktur Organisasi Perusahaan Transmisi Gas Indonesia (PTGI) adalah sebagai berikut: Koordinator pelaksana Wakil Koordinator pelaksana Manjer Keuangan & administrasi Kelompok Pengembangan Komuniti Kelompok Pengendali Proyek Kelompok Engineering Manajer Hukum dan Kontrak Kelompok Kompresor Proyek Sumatera tengah I Proyek Sumatera Tengah II Ass.Manajer Ass. Manajer
Ass.Manajer
Staff Staff Staff Staff
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Proyek Transmisi Gas Bumi Indonesia (PTGI)
Dari struktur dihalaman sebelumnya, pada bagian Proyek Sumatera Tengah I,II, Kelompok Engineering dan Kelompok Kompresor struktur dapat terlihat seperti dibawah ini. Manajer Proyek Manager Konstruksi Manager Logistik Manajer QA/QC Sekretaris Staff Staff Staff Staff Asisten Manajer Asisten Manajer Asisten Manajer Manajer Keuangan Gambar.3.3
Struktur Organisasi di Proyek Sumatera Tengah I,II, Kelompok Engineering dan kelompok Kompresor
