Knowledge Conversion Pada Kegiatan Registrasi Praktikum Di Laboratorium Fakultas Rekayasa Industri IT Telkom Dengan Menggunakan Metode Seci

(1)

Knowledge Conversion Pada Kegiatan Registrasi Praktikum Di Laboratorium Fakultas

Rekayasa Industri IT Telkom Dengan Menggunakan Metode Seci

Fachmi Fachrudin

1)

Amelia Kurniawati ST., MT.

2)

Murahartawaty ST., MT.

3)

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Rekayasa Industri,Institut Teknologi Telkom

1, 2, 3)

Jalan Telekomunikasi No 1, Terusan Buah Batu, Bandung 40257

fachmi.fachrudin89@gmail.com

1)

amelia.kurniawati@gmail.com

2)

murahartawaty@gmail.com

3)

Abstrak

Fakultas Rekayasa Industri memiliki berbagai kegiatan salah satunya adalah kegiatan

laboratorium. Pada laboratorium tersebut terdapat knowledge yang berguna bagi laboratorium

maupun fakultas, contohnya adalah knowledge mengenai proses-proses laboratorium. Namun,

knowledge tersebut masih berupa tacit knowledge asisten dan akan hilang saat periode asisten

tersebut berakhir. Oleh karena itu, diperlukan adanya konversi knowledge asisten yang masih

berbentuk tacit knowledge menjadi knowledge yang terdokumentasikan ke dalam bentuk explicit

knowledge, sehingga knowledge tersebut tersimpan di dalam laboratorium. Proses

laboratorium terbagi menjadi tiga, yaitu proses pra-praktikum, pelaksanaan praktikum dan

pasca praktikum. Salah satu dari kegiatan pra-praktikum adalah registrasi praktikum. Kegiatan

registrasi praktikum tersebut masih belum terdokumentasi dengan baik. Selain itu, terdapat

perbedaan alur proses tiap laboratorium. Oleh karena itu, diperlukan proses pendokumentasian

dan mencari best practice dari proses registrasi praktikum pada laboratorium Fakultas

Rekayasa Industri, sehingga alur proses kegiatan registrasi praktikum yang dilakukan asisten

laboratorium Fakultas Rekayasa Industri terdokumentasi dan menjadi seragam. Penelitian ini

menggunakan metode SECI yang terdiri dari empat tahap knowledge conversion yaitu

Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Knowledge asisten

laboratorium mengenai proses registrasi praktikum yang masih berbentuk tacit knowledge

ditangkap dengan melakukan wawancara sesuai dengan panduan wawancara yang telah

dibuat. Tacit knowledge yang didapat kemudian didokumentasikan menjadi suatu proses bisnis

registrasi praktikum. Hasil proses bisnis registrasi praktikum tiap laboratorium selanjutnya

dijadikan dasar dalam pencarian best practice dengan menggunakan factor rating method.

Hasil penelitian ini adalah best practice proses registrasi praktikum yang berupa suatu

Standard Operation Procedure (SOP) dan akan dijadikan acuan untuk semua laboratorium

Fakultas Rekayasa Industri.

Kata kunci : Best practice, tacit knowledge, Standard Operation Procedure (SOP), Fakultas

Rekayasa Industri, registrasi praktikum dan laboratorium.

1. Pendahuluan

Penerapan knowledge management pada institusi pendidikan tinggi ini diterapkan di seluruh bagian institusi, salah satunya adalah pada fakultas. Fakultas Rekayasa Industri (FRI) memiliki banyak sumber daya manusia yang berkualitas baik seperti dosen, Tenaga Penunjang Akademik (TPA), dan mahasiswa yang masing-masing memiliki knowledge beragam. Oleh karena itu, diperlukan adanya pengelolaan knowledge yang dimiliki tiap Sumber Daya Manusia (SDM) di Fakultas Rekayasa Industri untuk meningkatkan daya

saingnya karena knowledge tersebut melekat pada tiap individu yang nantinya akan hilang bersamaan dengan perginya individu tersebut dari institusi.

Fakultas Rekayasa Industri ini terdiri dari dua program studi yaitu program studi Teknik Industri (TI) dan program studi Sistem Informasi (SI). Kegiatan yang ada di Fakultas Rekayasa Industri sangat banyak salah satunya adalah kegiatan yang ada pada laboratorium. Pada Fakultas Rekayasa Industri terdapat 7 laboratorium program studi Teknik Industri dan 3 laboratorium program studi Sistem Informasi. Laboratorium ini adalah tempat mahasiswa untuk

(2)

belajar mengaplikasikan teori atau disiplin ilmu yang didapatnya saat berada di kelas. Segala kegiatan laboratorium tersebut dilakukan oleh para asisten laboratorium yang juga merupakan mahasiswa Fakultas Rekayasa Industri dengan periode masa jabatan asisten adalah 1 tahun. Para asisten laboratorium tersebut merupakan salah satu SDM berkualitas baik yang dimiliki oleh Fakultas Rekayasa Industri, dengan pengelolaan knowledge yang baik akan meningkatkan kualitas dari individu yang nantinya akan berimbas ke institusi.

Sebagai ilustrasi, awalnya asisten laboratorium tersebut masih memiliki kemampuan yang terbatas atau

knowledge yang terbatas dalam bidang laboratorium

yang dimasukinya. Namun seiring dengan berjalannya waktu kemampuan atau knowledge asisten tersebut meningkat berkat pengalamannya selama menjadi asisten serta adanya pelatihan-pelatihan, forum

discussion dan learning by doing juga membantu

meningkatkan knowledge asisten tersebut. Hasilnya, asisten tersebut memiliki kemampuan atau knowledge yang tidak dimiliki mahasiswa lain. Jika pengetahuan yang dimiliki asisten tersebut tidak dikelola dengan baik atau tidak diambil menjadi pengetahuan institusi maka pengetahuan tersebut akan hilang begitu saja tanpa diambil manfaatnya oleh institusi saat periode asisten tersebut berakhir.

Proses-proses yang ada di suatu laboratorium sangat banyak dan terkadang berbeda dengan yang lainnya. Sebagai ilustrasi, pada proses registrasi praktikum. Proses registrasi pada laboratorium Teknik Industri dan laboratorium Sistem Informasi sangat berbeda. Proses registrasi pada laboratorium Sistem Informasi lebih ke arah registrasi online, sedangkan untuk laboratorium Teknik Industri lebih ke arah registrasi manual. Dengan adanya knowledge management, knowledge mengenai proses registrasi praktikum laboratorium Sistem Informasi dapat di-share kepada laboratorium Teknik Industri.

Melihat hal tersebut, maka dibutuhkan suatu media untuk mengatasi masalah di atas. Salah satu medianya adalah knowledge management. Knowledge management ini memungkinkan individu untuk

melakukan knowledge sharing dan knowledge

conversion untuk mengubah tacit knowledge

(pengalaman, ide, dan wawasan) menjadi explicit

knowledge (database dan dokumen). Metode yang

diambil untuk knowledge conversion adalah metode SECI yang dikembangkan oleh Nonaka dan Takeuchi. Model SECI merupakan suatu model yang dikembangkan untuk mentransfer knowledge dari individu satu, ke individu yang lain. Pada model SECI ini terdapat empat fase untuk mentransfer knowledge, yaitu fase sosialisasi, fase eksternalisasi, fase kombinasi, dan fase internalisasi. Pada fase sosialisasi ini terjadi transfer tacit knowledge to tacit knowledge. Transfer tacit to tacit biasanya berupa berbagi pengalaman, diskusi, dan berbagi wawasan dari individu satu dengan individu yang lain. Fase

eksternalisasi terjadi transfer tacit knowledge to explicit

knowledge. Pada fase ini, tacit knowledge yang

individu miliki seperti pengalaman, wawasan, dan keahlian mulai didokumentasikan menjadi sebuah tulisan atau dokumen yang dapat dilihat dan dibaca serta dimengerti individu yang lain. Fase kombinasi terjadi transfer explicit knowledge to explicit

knowledge. Knowledge yang telah didokumentasikan

menjadi sebuah dokumen ataupun data (explicit

knowledge) seperti database masalah-masalah yang

ada di suatu organisasi beserta cara penyelesaiannya disalin ke database dari organisasi lain yang nantinya akan menjadi suatu knowledge baru untuk organisasi tersebut berupa explicit knowledge. Pada fase internalisasi terjadi transfer explicit knowledge to tacit

knowledge. Pada fase ini, individu akan mendapat

suatu knowledge baru yang nantinya akan di simpan dalam repository knowledge (otak) individu tersebut dari hasil menyerap explicit knowledge.

Model SECI akan menjadi tool untuk mendokumentasikan tacit knowledge (proses laboratorium) ke dalam bentuk explicit knowledge.

Output dari penelitian ini adalah berupa standardisasi

proses bisnis registrasi praktikum yang berbentuk SOP

best practice proses registrasi praktikum. Oleh karena

itu, proses standardisasi harus didasarkan pada badan standar internasional yang telah ada, salah satunya adalah ISO (The International Organization for

Standardization). Salah satu produk ISO adalah ISO

9001:2008 yang juga dipakai pada Fakultas Rekayasa Industri sebagai dasar standardisasi proses. ISO 9001:2008 merupakan perkembangan dari ISO 9000

series yang memuat tentang standar Sistem Manajemen

Mutu (Situs ISO: http://www.iso.org). Jadi pembuatan SOP best practice pada penelitian ini merujuk pada ISO 9001:2008.

2. Landasan Teori

2. 1 Knowledge

Sveiby (1997, dalam Eyi, 2008) mendefinisikan pengetahuan sebagai kapasitas untuk bertindak. Kapasitas untuk bertindak seseorang diciptakan secara berkelanjutan melalui proses mendapatkan pengetahuan (process-of-knowing). Oleh karena itu, pengetahuan tidak dapat dipisahkan dari konteksnya. Sementara itu, bertindak merupakan sesuatu yang bersifat praktis, seperti memotong sayuran, berlari, dan juga bersifat intelektual, seperti menganalisis.

2. 2 Knowledge Management

Menurut Newman (1999, dalam Cahyono, 2009) knowledge management adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan kinerja seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Mentzas (2004, dalam Wickramasinghe, 2006, p.559) mendefinisikan knowledge management sebagai pendekatan utama untuk membantu

(3)

memecahkan masalah bisnis saat ini seperti daya saing dan kebutuhan untuk berinovasi yang dihadapi oleh organisasi hari ini.

2. 3 Knowledge Conversion

Model SECI yang dikemukakan oleh Nonaka. Penjelasan dari konversi knowledge model SECI : 1. Socialization (tacit-to-tacit). Transfer knowledge

atau sharing knowledge tacit-to-tacit. Di dalam proses socialization terjadi pertukaran ide secara formal dan informal, baik melalui pertemuan-pertemuan ataupun diskusi.

2. Externalization (tacit-to-explicit). Transfer

knowledge atau sharing knowledge

tacit-to-explicit. Di dalam proses externalization

diperlukan adanya konsep-konsep yang jelas (mental model), dialog dengan responden melalui pertanyaan-pertanyaan serta adanya kesediaan dari semua individu untuk membagi pengalaman-pengalamannya agar dapat menjadi pembelajaran bagi individu yang lainnya.

3. Combination (explicit-to-explicit). Transfer

knowledge atau sharing knowledge dari explicit-to-explicit. Di dalam proses combination transfer

dilakukan melalui dokumen-dokumen yang disampaikan pada pertemuan-pertemuan formal atau dapat pula disebut dengan data sharing. 4. Internalization (explicit-to-tacit). Transfer

knowledge atau sharing knowledge dari explicit-to-tacit. Di dalam proses internalization data atau

dokumen yang telah diterima oleh individu kemudian dapat dipahami secara mendalam, dan diharapkan dapat memunculkan new knowledge. (Nonaka dan Takeuchi, 1995, p. 68-70).

2. 4 Proses Bisnis

Sparx (2007, dalam Aydinli, O.F, Brinkkemper, S, and Ravesteyn, P., 2009, p.125) mendefinisikan Business

Process Model (BPM) adalah suatu disiplin ilmu yang

mendefinisikan dan menguraikan praktik bisnis, proses arus informasi, data stores, dan sistem.

2. 5 Factor Rating Method

Factor rating method adalah suatu metode yang

digunakan untuk pemilihan lokasi dengan mementingkan objektivitas. Menurut Kumar, dkk (2009 p.73), terdapat tahapan-tahapan dalam memilih lokasi yang ideal, yaitu :

5. Identifikasi faktor-faktor dalam penentuan lokasi. 6. Memberikan bobot tiap factor tersebut berdasarkan

tingkat kepentingan faktor. Nilai tingkat kepentingan yang tinggi akan diberikan bobot faktor yang tinggi.

7. Memberikan penilaian alternatif lokasi untuk tiap faktor dengan menggunakan skala penilaian. 8. Menghitung nilai yang dimiliki tiap lokasi dengan

mengalikan bobot tiap faktor dengan nilai tiap alternatif lokasi.

9. Jumlahkan nilai yang dimiliki tiap lokasi dan tentukan lokasi yang terbaik dari nilai total yang diperoleh tiap lokasi.

2. 6 Analytical Hierarchy Process (AHP)

AHP merupakan model fleksibel yang dapat membuat individu atau kelompok membentuk ide dan mendefinisikan masalah dengan asumsi individu atau kelompok itu sendiri. AHP juga dapat membuat individu atau kelompok menguji sensitivitas hasil solusi yang didapat dan mengubahnya menjadi informasi (Saaty, T. , 2001).

3. Metodologi Penelitian

Model konseptual :

Penelitian ini akan mendokumentasikan proses registrasi praktikum. Keadaan saat ini adalah hanya 2 laboratorium yang telah mendokumentasikan proses-proses yang ada pada laboratorium atau sekitar 20% laboratorium yang ada pada FRI yang telah mendokumentasikan proses-proses yang ada pada laboratorium. Pengetahuan akan proses-proses yang ada pada laboratorium masih tersimpan di dalam benak para asistennya (tacit knowledge) yang didapat berdasarkan pengalaman para asisten selama masa jabatannya pada laboratorium. Proses-proses yang masih dalam benak asisten laboratorium tersebut akan didokumentasikan sesuai dengan urutan pada model SECI, yaitu pertama mentransfer knowledge para asisten mengenai proses (socialization). Setelah diperoleh knowledge mengenai proses yang ada pada laboratorium terutama proses registrasi praktikum, maka akan didokumentasikan dalam proses bisnis (externalization). Tahap berikutnya adalah mencari

best practice dari proses yang sama untuk semua

proses dengan kriteria efisiensi (combination). Tahap terakhir adalah hasil best practice yang didapat akan kembali disosialisasikan kepada para asisten laboratorium sehingga para asisten laboratorium tersebut mendapat suatu knowledge baru berupa proses yang baik (internalization).

(4)

Sistematika Pemecahan Masalah :

Studi Pendahuluan

Rumusan Masalah

Tujuan Penelitian

1. Pembuatan proses bisnis registrasi praktikum tiap laboratorium FRI

Externalization

1. Pengelompokan proses bisnis tiap laboratorium sesuai dengan jenis proses 2. Penentuan kriteria best practice 3. Pembuatan kuesioner AHP pemilihan best

practice (responden:koordinator asisten laboratorium)

4. Pemilihan best practice proses dengan menggunakan factor rating method

Combination

1. Sosialisasi best practice kepada asisten laboratorium dengan melakukan FGD 2. Mencatat rangkuman hasil FGD dan

kendala laboratorium dalam mengaplikasikan best practice

3. Penyeragaman proses registrasi praktikum

Internalization

Kesimpulan dan saran

Valid? Tidak Ya TAHAP INISIALISASI DAN INFORMASI TAHAP PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN DATA TAHAP ANALISIS DAN REKOMENDASI

1. Wawancara alur proses registrasi praktikum 2. Wawancara identifikasi tacit knowledge dan explicit knowledge tiap proses registrasi praktikum

Socialization

Analisis Data dan Rekomendasi Studi Lapangan Studi Literatur TAHAP KESIMPULAN DAN SARAN

Tahap inisialisasi dan informasi :

Pada tahap ini terdapat dua jenis studi pendahuluan, yaitu studi literatur dan studi lapangan. Setelah itu, dirumuskan masalah dan tujuan penelitian.

Tahap pengumpulan dan pengolahan data :

Tahap pengumpulan dan pengolahan data menggunakan metode SECI yang terdiri dari 4 tahap. 1. Tahap Socialization. Pada fase ini terjadi aktivitas

transfer knowledge tacit-to-tacit. Knowledge berupa kegiatan proses registrasi praktikum beserta alur proses yang masih berupa tacit

knowledge akan ditransfer ke pewawancara guna

menunjang langkah penelitian selanjutnya yaitu fase eksternalisasi. Tahap socialization ini dikatakan selesai jika data alur proses bisnis dan identifikasi tacit knowledge dan explicit knowledge proses registrasi praktikum untuk semua laboratorium FRI telah lengkap. Data yang dikumpulkan adalah proses bisnis registrasi praktikum seluruh laboratorium dan knowledge yang dibutuhkan untuk proses bisnis ini.

2. Tahap Externalization. Pada fase ini terjadi aktivitas transfer knowledge tacit-to-explicit.

Knowledge pewawancara mengenai proses

registrasi praktikum laboratorium FRI yang didapat di tahap sebelumnya akan didokumentasikan menjadi proses bisnis registrasi praktikum laboratorium FRI. Hasil proses bisnis yang dibuat dikonfirmasikan kepada asisten laboratorium yang bersangkutan untuk memeriksa

kesesuaian proses bisnis yang dibuat dengan proses registrasi praktikum aktual. Hasil dokumentasi proses registrasi praktikum ini akan digunakan pada fase selanjutnya untuk memilih

best practice tiap jenis proses yang ada. Tahap ini

dikatakan selesai jika semua proses pada pelaksanaan registrasi praktikum telah terdokumentasikan untuk seluruh laboratorium.

3. Tahap Combination. Pada fase ini terjadi aktivitas

konversi knowledge explicit-to-explicit yaitu proses bisnis yang telah dibuat akan dikonversi ke dalam bentuk explicit lainnya sehingga akan muncul knowledge baru berupa best practice proses bisnis registrasi praktikum laboratorium FRI. Pemilihan best practice dengan menggunakan

factor rating method dengan bobot tiap kriteria

yang dipilih akan digunakan perhitungan AHP. Tahap ini dikatakan selesai jika telah terpilih best

practice dari tiap proses registrasi praktikum

laboratorium FRI.

4. Tahap Internalization. Pada fase ini terjadi aktivitas transfer knowledge explicit-to-tacit. Pada fase internalization, explicit knowledge berupa SOP best practice tiap proses registrasi praktikum akan dikonversi menjadi tacit knowledge berupa

knowledge asisten mengenai best practice terpilih.

Untuk melakukan konversi knowledge pada tahap ini akan dilakukan Focus Group Discussion (FGD) dengan peserta FGD adalah perwakilan asisten laboratorium.

Tahap analisis dan rekomendasi

Pada tahap analisis dan rekomendasi, dilakukan analisis tiap tahapan model SECI. Tahap ini menganalisis masalah atau kendala yang terjadi di tiap tahapan model SECI. Selain itu, pada tahap ini terdapat rekomendasi yang diberikan untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi khususnya kendala-kendala yang terjadi saat laboratorium mengaplikasikan best practice proses bisnis registrasi praktikum yang terpilih.

Tahap kesimpulan dan saran

Pada tahap ini akan dilakukan pengambilan kesimpulan dan saran. Kesimpulan diambil berdasarkan hasil analisis dari penelitian yang dilakukan. Pemberian saran dilakukan dengan melihat dan memperhatikan manfaat atau value added yang berguna bagi laboratorium FRI.

4. Pengumpulan Dan Pengolahan Data

Pada penelitian ini, tahap pengumpulan data dilakukan secara bersamaan dengan tahap pengolahan data. Hal ini dikarenakan tiap tahapan dari metode SECI terdapat pengumpulan data dan data tersebut akan diolah langsung di saat yang bersamaan. Data-data mengenai

knowledge proses registrasi praktikum di-capture dan

(5)

1. Socialization. Socialization adalah suatu kegiatan meng-capture knowledge para asisten laboratorium mengenai proses registrasi praktikum yang masih berupa tacit knowledge dengan cara wawancara. Wawancara dilakukan pada seluruh laboratorium. Wawancara dilakukan untuk mengetahui alur proses registrasi praktikum pada tiap laboratorium yang ada di FRI. Selain itu, wawancara dilakukan untuk mengidentifikasi tacit knowledge tiap aktivitas pada suatu proses, explicit knowledge tiap aktivitas pada suatu proses, waktu tiap aktivitas pada suatu proses dan jumlah asisten yang dibutuhkan untuk melakukan suatu aktivitas dari tiap-tiap proses registrasi praktikum.

2. Externalization. Tahap externalization merupakan tahap lanjutan dari sebelumnya yaitu tahap socialization. Pada tahap ini, hasil wawancara dari tahap socialization akan di-explicit-kan menjadi proses bisnis kegiatan registrasi praktikum laboratorium FRI. Selain itu, proses bisnis yang dibuat juga akan disertai dengan informasi mengenai ketersediaan tacit knowledge dan explicit knowledge dari suatu kegiatan yang menunjang berjalannya kegiatan tersebut.

Proses bisnis yang didapat dari hasil wawancara pada tahap socialization meliputi proses bisnis registrasi praktikum seluruh laboratorium. Proses bisnis tersebut menggambarkan aktivitas-aktivitas pada suatu proses bisnis, pelaku dari aktivitas tersebut serta aliran proses dari awal aktivitas hingga berakhirnya aktivitas pada proses bisnis.

3. Combination. Tahap combination ini merupakan tahap lanjutan setelah tahap externalization. Pada tahap ini dilakukan pemilihan best practice dari tiap proses registrasi praktikum yang ada di laboratorium FRI dari proses bisnis yang telah dibuat pada tahap sebelumnya yaitu tahap externalization.

Pada pemilihan best practice proses registrasi praktikum pada laboratorium FRI menggunakan metode factor rating. Kriteria-kriteria yang digunakan pada metode factor rating adalah sebagai berikut : 1. Jumlah aktivitas dalam suatu proses bisnis 2. Jumlah pelaku yang dibutuhkan untuk melakukan

suatu proses bisnis

3. Ketersediaan explicit knowledge yang menunjang dalam melaksanakan suatu aktivitas pada proses bisnis

4. Ketersediaan tacit knowledge yang menunjang dalam melaksanakan suatu aktivitas pada proses bisnis

Proses Registrasi Praktikum Laboratorium APK+E Praktikan Admin Divisi Praktikum Mulai Penentuan persyaratan dan tanggal registrasi Membuat pengumuman registrasi Mencetak dan menempel pengumuman registrasi Membaca pengumuman Persiapan registrasi Mempersiapkan persyaratan registrasi Mengumpulkan persyaratan registrasi Menerima dan memeriksa kelengkapan registrasi Lengkap? Tidak

Input data kelompok Ya

Rekap data praktikan

Mencetak data kelompok praktikan Menempel data kelompok praktikan Data kelompok praktikan Selesai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Pengumuman Registrasi Persyaratan registrasi Database praktikan Absensi registrasi

+ shift jaga asisten

Kriteria explicit knowledge dijabarkan ke dalam dua klasifikasi yaitu tingkat dokumentasi dan tingkat kemudahan akses data.

1. Tingkat dokumentasi. Pada tingkat dokumentasi akan diklasfikasikan menjadi 3 tingkat dokumentasi yaitu : tingkat dokumentasi sangat baik, tingkat dokumentasi baik, dan tingkat dokumentasi tidak baik. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam tingkat dokumentasi yang tidak baik jika pada suatu laboratorium tidak ada sama sekali dokumentasi dan tidak terdapat explicit knowledge (dokumen) yang menunjang dalam melakukan suatu aktivitas dalam proses bisnis. Melihat perubahan kurikulum pada Fakultas Rekayasa Industri yang berganti tiap 4 tahun sekali maka laboratorium yang memiliki dokumentasi proses registrasi praktikum lebih dari 5 tahun atau 5 periode dikatakan dokumentasi laboratorium tersebut sangat baik karena periode dokumentasi lebih dari 5 tahun atau 5 periode dapat membantu asisten baru yang akan melakukan proses registrasi praktikum saat

(6)

pergantian kurikulum. Asisten tersebut dapat melaksanakannya dengan mudah karena terdapat referensi proses registrasi praktikum periode sebelum pergantian kurikulum tersebut. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam tingkat dokumentasi yang baik jika pada suatu laboratorium mendokumentasi explicit knowledge pada proses registrasi praktikum hingga kurang dari 5 periode masa jabatan asisten untuk laboratorium jurusan Teknik Industri dan dokumentasi kurang dari 2 periode masa jabatan untuk laboratorium jurusan Sistem Informasi dengan dasar bahwa laboratorium program studi Sistem Informasi baru terbentuk selama 3 tahun, serta ketersediaan lebih dari 50% explicit

knowledge (dokumen) yang dibutuhkan dalam

melakukan suatu aktivitas pada suatu proses bisnis. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam tingkat dokumentasi yang sangat baik jika pada suatu laboratorium mendokumentasi explicit knowledge pada proses registrasi praktikum hingga lebih dari 5 periode masa jabatan asisten untuk laboratorium jurusan Teknik Industri dan dokumentasi lebih dari 2 periode masa jabatan untuk laboratorium jurusan Sistem Informasi dengan dasar bahwa laboratorium program studi Sistem Informasi baru terbentuk selama 3 tahun, serta tersedia seluruh

explicit knowledge (dokumen) yang dibutuhkan

dalam melakukan suatu aktivitas dalam proses bisnis. Ketersediaan dokumen pada tiap proses bisnis tersebut didapat berdasarkan wawancara kepada asisten seluruh laboratorium FRI pada tahap sebelumnya, yaitu tahap socialization dan tahap externalization. Ketersediaan dokumen ini salah satu kriteria dari tingkat dokumentasi. Jika ketersediaan dokumen dari tiap laboratorium kurang dari 50% dari jumlah dokumen yang dibutuhkan suatu proses, maka laboratorium yang awalnya dikategorikan tingkat dokumentasi sangat baik akan turun satu grade menjadi tingkat dokumentasi baik dan seterusnya

2. Tingkat kemudahan akses data. Pada tingkat kemudahan akses data diklasifikasikan menjadi terdokumentasi dengan sangat baik dan terstruktur dengan sangat baik, terdokumentasi dengan sangat baik dan terstruktur dengan baik, terdokumentasi dengan sangat baik dan tidak terstruktur dengan baik, terdokumentasi dengan baik dan terstruktur dengan baik, terdokumentasi dengan baik dan tidak terstruktur dengan baik, dan tidak terdokumentasi serta tidak terstruktur. Proses dokumentasi laboratorium yang tergolong terdokumentasi dengan sangat baik sudah pasti waktu untuk mengakses suatu dokumen lebih cepat dibandingkan dengan proses dokumentasi laboratorium yang tergolong terdokumentasi dengan baik.Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam klasifikasi terdokumentasi

dengan sangat baik dan tidak terstruktur dengan baik jika pada suatu laboratorium dokumen yang ada tersimpan tidak terpusat satu komputer dan dokumen disimpan tidak pada komputer laboratorium, sehingga sulit bagi asisten lain untuk mengaksesnya. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam klasifikasi terdokumentasi dengan sangat baik dan terstruktur dengan baik jika pada suatu laboratorium dokumen yang ada tersimpan tidak terpusat satu komputer atau terpusat pada satu komputer, dokumen disimpan pada komputer laboratorium, dan susunan folder penyimpanan tidak berdasarkan jobdesk dari masing-masing asisten, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama bagi asisten lain untuk mengaksesnya. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam klasifikasi terdokumentasi dengan sangat baik dan terstruktur dengan sangat baik jika pada suatu laboratorium dokumen yang ada tersimpan terpusat satu komputer, dokumen disimpan pada komputer laboratorium dan susunan folder penyimpanan berdasarkan jobdesk masing-masing asisten, sehingga dengan mudah bagi asisten lain untuk mengaksesnya. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam klasifikasi terdokumentasi dengan baik dan terstruktur dengan baik jika dokumentasi suatu laboratorium terpusat pada satu komputer laboratorium atau tidak terpusat pada satu komputer, namun dokumen disimpan masih berada pada komputer laboratorium. Proses bisnis suatu laboratorium digolongkan ke dalam klasifikasi terdokumentasi dengan baik dan tidak terstruktur dengan baik jika dokumentasi suatu laboratorium tidak terpusat pada satu komputer yang atau terpencar dan dokumen tidak disimpan pada komputer laboratorium sehingga sangat sulit bagi semua asisten laboratorium untuk dapat mengaksesnya dan mengetahui letak dari suatu dokumen.

Melihat hasil identifikasi tacit knowledge, kriteria tacit

knowledge dijabarkan ke dalam 3 klasifikasi yaitu :

1. Terdapat mekanisme transfer knowledge yang digunakan untuk melakukan transfer tacit to tacit

knowledge untuk kegiatan registrasi praktikum di

seluruh laboratorium FRI yang dilakukan dengan sengaja.

2. Terdapat mekanisme transfer knowledge yang digunakan untuk melakukan transfer tacit to tacit

knowledge untuk kegiatan registrasi praktikum di

seluruh laboratorium FRI yang dilakukan secara tidak sengaja dan hanya menjadi kebiasaan atau budaya.

3. Tidak terdapat mekanisme transfer knowledge yang digunakan untuk melakukan transfer tacit to

tacit knowledge untuk kegiatan registrasi

praktikum di seluruh laboratorium FRI yang dilakukan dengan sengaja.

(7)

Hasil pembobotan AHP tiap kriteria : Kriteria _Wt Jumlah Aktivitas 0,177 Jumlah Pelaku 0,127 Explicit Knowledge 0,376 Tacit Knowledge 0,321 Perbandingan kriteria tiap laboratorium:

Laboratorium Jumlah

Aktivitas Jumlah Pe la ku Explicit Knowle dge

Tacit Knowledge

SIPO 13 3

Ter dokumentasi dan terstruktur dengan baik

Terdapa t mekanisme transfer knowledg e yang dilakukan secara tidak sengaja

SISPROD 13 3

SI MBI 14 3

Terdapa t mekanisme transfer knowledg e yang dilakukan secara tidak sengaja TEKMI 13 3 Ter dokumentasi dan terstruktur dengan

baik

GART EK 13 3

APK+E 12 3

Ter dokumentasi sangat baik dan terstruktur sangat baik

PTLF 10 4

Ter dokumentasi dengan baik tetapi tidak ter str uktur dengan baik

ERP 12 5

Ter dokumentasi dengan baik tetapi tidak ter str uktur dengan baik

SISJAR 6 3

PRODASE 7 3

Nilai tiap kriteria

Laboratorium _{Jumlah Aktivitas} _{Jumlah Pelaku} _{Explicit Knowledge} _{Tacit Knowledge}

SIPO 13 3 4 5 SISPROD 13 3 4 5 SIMBI 14 3 4 5 TEKMI 13 3 4 5 GARTEK 13 3 4 5 APK+E 12 3 10 5 PTLF 10 4 2 5 ERP 12 5 2 5 SISJAR 6 3 10 5 PRODASE 7 3 10 5 Tabel perhitungan factor rating

Internalization

Pada tahap ini terjadi proses konversi knowledge dari bentuk explicit knowledge yang berupa best practice yang didapat pada tahap combination, menjadi bentuk

tacit knowledge berupa pengetahuan asisten mengenai best practice proses registrasi praktikum tersebut.

Pada tahap internalization ini dilakukan Focus Group

Discussion (FGD) yang peserta dari FGD tersebut

adalah para pelaku proses bisnis tersebut yaitu perwakilan seluruh asisten laboratorium untuk mendiskusikan hasil best practice kepada para asisten laboratorium FRI. Focus Group Discussion (FGD) dilakukan pada penelitian ini bertujuan sebagai berikut:

1. Mengonversi explicit knowledge berbentuk best

pratice proses bisnis registrasi praktikum

laboratorium FRI menjadi tacit knowledge para pelaku proses bisnis registrasi praktikum tersebut. 2. Memberitahukan hasil best practice proses bisnis

registrasi praktikum beserta alur prosesnya dan kebutuhan akan tacit knowledge dan explicit

knowledge untuk melakukan proses bisnis tersebut

kepada para asisten laboratorium.

3. Melihat kesediaan para pelaku proses bisnis yaitu asisten laboratorium dalam mengaplikasikan best

practice yang terpilih tersebut.

4. Mendiskusikan kendala-kendala yang akan terjadi saat pelaku proses bisnis tersebut mengaplikasikan

best practice yang disebabkan adanya perubahan

alur proses dari yang biasa asisten lakukan (proses bisnis aktual) menjadi alur proses yang diusulkan dan adanya kekurangan (SDM, skill, dan

knowledge) yang menyebabkan asisten

laboratorium FRI tidak dapat mengaplikasikan proses bisnis best practice tersebut.

Hasil FGD adalah sebagai berikut :

Best Practice Hasil

Registrasi Praktikum

Best practice dari proses registrasi praktikum yang terpilih adalah proses registrasi praktikum laboratorium SISJAR Best practice proses bisnis registrasi praktikum yang

diusulkan bisa diaplikasikan di seluruh laboratorium FRI dengan kendala-kendala yang harus di atasi

Hasil SOP best practice proses registrasi praktikum:

5. Kesimpulan

Penelitian ini bertujuan untuk melakukan konversi

knoweldge pada proses registrasi praktikum

laboratorium FRI dengan menggunakan metode SECI. Kesimpulan pada penelitian adalah sebagai berikut : 1. Konversi knowledge dari bentuk tacit knowledge

yang masih berbentuk pengalaman proses registrasi praktikum ke dalam bentuk explicit

knowledge dilakukan dengan cara membuat suatu

proses bisnis registrasi praktikum laboratorium FRI.

2. Pemilihan best practice dilakukan melalui perhitungan factor rating method dengan kriteria meliputi jumlah aktivitas, jumlah pelaku,

(8)

ketersediaan explicit knowledge, dan ketersediaan

tacit knowledge. Perhitungan bobot tiap kriteria

menggunakan perhitungan AHP. Berikut best

practice terpilih tiap proses registrasi praktikum

laboratorium FRI:

Best practice proses registrasi praktikum

adalah proses bisnis dari laboratorium SISJAR.

3. Standardisasi proses bisnis registrasi praktikum berupa SOP best practice tiap proses registrasi praktikum laboratorium FRI. Hasil standardisasi disosialisasikan dengan cara melakukan FGD dengan hasil sebagai berikut.

Untuk SOP best practice registrasi praktikum yang diusulkan dapat diaplikasikan oleh 9 laboratorium FRI lainnya dengan kendala-kendala yang harus diatasi.

Daftar Pustaka

[1] Aydinli, O.F, Brinkkemper, S, and Ravesteyn, P., 2009 “Business Process Improvement in Organizational Design of e- Government Services.” Electronic Journal of e-Government Volume 7 Issue 2, (pp. 123 - 134), available online at www.ejeg.com

[2] Cahyono, Ari., 2009, Knowledge management,

Available at :

http://www.estuaji.com/index.php?option=com_co ntent&view=article&id=13:km&catid=1:it&Itemid =3 [diakses 6 desember 2010].

[3] Eyi (2008). Pengertian knowledge. Available at : http://cuap-

cuap.blogspot.com/2008/12/pengertian-knowledge.html [diakses 6 desember 2010]. [4] Harrington, H.James.1991. Business Process

Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness.

California: McGraw-Hill,Inc.

[5] ISO website, http://www.iso.org [diakses 1 oktober 2011]

[6] Kementrian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2010, www.dikti.go.id

[7] Kumar S.A., dan N. Suresh, 2009, Operations

Management, New Age International (P) Ltd.,

New Delhi.

[8] Leonard, D. & Sylvis., 1998, The role of tacit knowledge in group innovation, California

Management Review, vol 40 (3), 114-116

[9] Nonaka, I., Takeuchi, H. 1995, The

Knowledge-Creating Company, Oxford University Press, New

York, U.S., 70-73.

[10] Saaty, L. T., 2001, Decision Making for Leaders, RWS Publications, Pittsburgh.

[11] Wicakramasinghe, N. 2006, Knowledge creation:

a meta-framework, Int. J. Innovation and Learning, Vol. 3, No. 5, 559-561