Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Untuk
Materi e-learning Sebagai Sarana Knowledge Repository
dan Knowledge Sharing
1
Frans Panduwinata
1Universitas Pelita Harapan([email protected])
Ringkasan
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyim-panan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat. Pada tulisan ini akan dibahas perancangan sistem manajemen dokumen elektronik untuk materi-materi kuliah e-learning di Faculty Application Se-rvices Department Universitas Pelita harapan agar pengelolaan materi-materi tersebut dapat menjadi lebih baik dan efisien sekaligus sebagai sarana knowledge repository dan knowledge sharing. Perancangan sis-tem dibangun dengan tujuh tahapan implementasi sissis-tem manajemen dokumen, yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original. Kemudian sistem tersebut dimodelkan dengan use case dan activity diagram dengan bantuan software Visual Paradigm for UML (VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Keunggulan dari perancangan sistem ini adalah sistem berbasis web dengan database terpusat yang memungkinkan un-tuk melakukan collaborative work dalam proses standarisasi materi e-learning. Dengan analisa SWOT, dihasilkan empat hal utama yang harus diperhatikan dalam menerapkan rancangan sistem tersebut, yaitu bandwith, intranet, perubahan budaya dan aturan untuk materi reuseable.
Keywords: sistem manajemen dokumen, knowledge repository, knowledge sharing, e-learning
1
Pendahuluan
Melalui kemajuan teknologi informasi, proses belajar-mengajar yang lebih dikenal dengan
e-learning telah membawa dampak perubahan pa-da proses belajar saat ini. Menurut[8], e-learning adalah proses belajar-mengajar yang dapat dilakuk-an melalui media elektronik seperti CD-ROM, video
conferencing, websites dan e-mail. Dari sisi tekno-logi, proses belajar-mengajar dapat dilakukan seca-ra jaseca-rak jauh maupun sistem online. Oleh karena-nya, penyiapan materi dalam bentuk digital menja-di suatu keharusan.
Materi-materi tersebut tentu saja disimpan pada media elektronik seperti hard disk dalam kompu-ter. Pengelolaan materi menjadi sangat penting ka-rena selain menyangkut tempat penyimpanan un-tuk materi juga menyangkut pendapatan kembali (retrieval) materi apabila akan digunakan atau dila-kukan pencarian (search) terhadap materi tersebut. Pencarian atau mendapatkan kembali materi yang berjumlah besar akan semakin sulit dan memakan waktu yang lama apabila pengelolaan materi tidak ditangani dengan baik. Oleh karena itu, dibutuhk-an suatu sistem mdibutuhk-anajemen dokumen untuk meng-elola materi dengan lebih baik.
Universitas Pelita Harapan (UPH) sebagai
insti-tusi pendidikan tinggi juga mulai menerapkan
e-learning sejak tahun 2005 dengan menggunakan
software moodle. Langkah pertama yang ditem-puh adalah mempersiapkan materi e-learning da-lam bentuk digital secara bertahap dengan menar-getkan kurang lebih lima mata kuliah setiap jurus-an untuk setiap semester yjurus-ang akjurus-an berjaljurus-an sam-pai pada akhirnya semua materi akan dirubah ke dalam bentuk digital.
Faculty Application Services Department (FASD) adalah salah satu departemen dalam struktur or-ganisasi UPH yang dibentuk untuk menangani pe-ngelolaan materi-materi kuliah e-learning. Departe-men ini Departe-menerima materi-materi kuliah dari setiap jurusan untuk diproses dan distandarisasi menja-di bentuk menja-digital yang formatnya telah menja-ditentukan oleh UPH, kemudian mendistribusikannya kepada seluruh mahasiswa dalam media CD melalui jurus-an.
Materi-materi e-learning yang telah distandark-an setiap semesternya sdistandark-angat menyesuaikdistandark-an de-ngan kebutuhan jurusan oleh karena adanya per-ubahan isi materi maupun perper-ubahan jadwal pe-nawaran mata kuliah akibat perubahan pada ku-rikulum operasional. Adanya peningkatan jumlah materi-materi digital tersebut menimbulkan kebu-tuhan untuk mengatur materi-materi digital agar
dapat disimpan dan digunakan kembali secara efi-sien.
Pengelolaan materi-materi digital yang sekarang dilakukan oleh FASD dirasa kurang efisien baik da-ri segi pendokumentasian, maupun layanan anta-ra pembuat materi (dosen) dengan pengelola ma-teri (FASD). Di lain sisi terdapat subjek mata kuliah yang digunakan berulang maupun subjek mata ku-liah bersifat baru yang cenderung bertambah serta subjek mata kuliah lama yang direvisi.
Berhubungan dengan hal tersebut, penerapan sistem manajemen dokumen elektronik menjadi ke-butuhan sebagai upaya untuk merubah cara pe-ngelolaan materi-materi digital yang lama ke da-lam pengelolaan yang lebih baik guna meningkatk-an efisiensi penyimpmeningkatk-anmeningkatk-an dmeningkatk-an penggunameningkatk-an kembali materi-materi digital tersebut sehingga dapat me-nunjang kegiatan e-learning di UPH.
Tulisan ini akan membahas perancangan sistem manajemen dokumen elektronik sebagai sarana
knowledge repository dan knowledge sharing untuk materi-materi kuliah e-learning yang dikelola oleh FASD UPH. Sistem tersebut akan dimodelkan de-ngan menggunakan use case dan activity diagram dengan bantuan software Visual Paradigm for UML (VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Penerapan sis-tem manajemen dokumen elektronik diharapkan dapat :
1. Mengelola materi-materi digital yang diguna-kan oleh FASD baik itu untuk penyimpanan maupun penggunaan kembali materi menjadi lebih efisien.
2. Memberikan informasi kepada Ketua Jurusan (Kajur) setiap jurusan mengenai status mata kuliah e-learning mana saja yang aktif atau tidak aktif dan juga informasi status materi
e-learning yang mengalami revisi atau tidak. Dan Kajur juga dapat mengetahui materi
e-learning mana yang baru, revisi atau tidak di-pakai lagi dari dosen yang bersangkutan. In-formasi tersebut dapat digunakan oleh FASD untuk pengerjaan materi untuk semester selan-jutnya.
3. Menghilangkan penggunaan CD untuk pendis-tribusian materi e-learning kepada mahasiswa yang dapat menghemat biaya pengerjaan un-tuk materi e-learning. Penggunaan CD digan-ti dengan akses mahasiswa untuk materi
e-learningkepada database yang terpusat. Akses tersebut diberikan sesuai dengan dosen yang bersangkutan pada mata kuliah tertentu.
2
Teori
2.1
Pengertian Sistem Manajemen
Do-kumen
Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat pe-nyimpanan berbasis web yang dapat diakses da-ri berbagai tempat[3]. Inti pada sistem manaje-men dokumanaje-men adalah tempat penyimpanan terpu-sat (centralized repository), sebuah medium elek-tronik tempat penyimpanan (storage) dengan se-buah lokasi storage utama yang mampu menyedia-kan banyak akses ke dalamnya. Sistem manaje-men dokumanaje-men pada dasarnya manaje-menyimpan informa-si. Sebuah sistem manajemen dokumen mengga-bungkan sekumpulan informasi yang relevan de-ngan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka(interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada central repository dengan menam-bahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali(retrieval) dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebu-ah sistem yang independen.
Menerapkan sebuah sistem manajemen doku-men merupakan sebuah tahap yang penting di da-lam sebuah strategi manajemen kualitas akan te-tapi dapat menyebabkan penolakan yang serius dan bahkan pertentangan dalam organisasi. Un-tuk mengatasi penolakan ini, banyak organisa-si memulai dengan penelitian pilot menggunakan dokumen-dokumen yang menurut aslinya dihasilk-an pada kertas ddihasilk-an dimdihasilk-ana biaya-biaya ddihasilk-an hasil-hasil dapat diamati dan diukur.
2.2
Nilai Tambah pada Sistem
Manaje-men DokuManaje-men
Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan se-cara ’cheap and cheerful’, beroperasi pada sejum-lah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang sepenuhnya, sistem yang mahal de-ngan sejumlah fungsi yang besar dan berpoten-si menakutkan dalam istilah dampak mereka ter-hadap proses-proses organisatoris dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi. Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi[6]:
1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu peng-guna saja yang memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu.
2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu.
3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol ak-ses pengguna kepada dokumen-dokumen.
4. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam
gro-upsyang berhubungan dan folders.
5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut
(free-text searching).
6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai meta data , seperti penga-rang, tanggal pembuatan dan judul.
7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada penggu-na lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow.
8. Merubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan scanning. 9. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca.
Pilihan sistem manajemen dokumen adalah mung-kin untuk memberikan pengaruh kepada budaya dari organisasi atau, tergantung pada skalanya, mungkin juga hanya mencerminkan budaya yang dominan.
2.3
Tahap Implementasi Sistem
Mana-jemen Dokumen
Proses dalam mengimplementasikan sebuah sis-tem dokumen manajemen dapat dibagi menjadi 7 tahapan[6], yaitu:
1. Identify content. Mengidentifikasi atribut-atribut dokumen yang akan dibuat indeks-nya dan membuatnya tersedia pada intranet. 2. Database set-up. Menetapkan contoh
databa-seatau kerangka untuk text database, yang ak-an menyimpak-an indeks-indeks dari dokumen-dokumen yang diproses.
3. Populate database. Menjalankan indeksasi dan mengisi database dengan indeks-indeks dari dokumen-dokumen yang diproses.
4. Intranet enable/publish. Segera sesudah dokumen-dokumen diproses dan koneksi
in-tranet/internet telah dibuat dengan benar, se-buah antar muka dibuat dimana pengguna da-pat memasukkan permintaan pencarian mere-ka.
5. Process search requests. Dengan menggunakan kriteria pencarian, text-retrieval engine menja-lankan sebuah pencarian pada penyimpanan dokumen (document repository).
6. Present results. Menampilkan hasil-hasil pen-carian sesuai dengan yang diminta oleh peng-guna. Pengguna dapat melakukan pilihan dari daftar pencarian sampai melihat pada dokumen-dokumen tertentu.
7. View/download original. Pengguna dapat meli-hat dokumen dalam format yang dapat dibaca seperti PDF atau dapat men-download file yang dibutuhkan.
2.4
Indexing dan Searching
Dalam membangun sistem manajemen doku-men dibutuhkan suatu indeksasi untuk dokudoku-men- dokumen-dokumen untuk kemudian dokumen-dokumen-dokumen-dokumen ter-sebut dapat di-retrieve atau didapatkan kembali melalui mesin pencarian. Beberapa teknik
inde-xing[2], yaitu:
1. Text based index to index the documents. 2. Text based index for descriptions(of ontological
nodes, documents).
3. Field based index for meta data(author, date,
owner and other attributes).
Mesin pencarian menggunakan text based index un-tuk mencari di dalam dokumen-dokumen dari tem-pat penyimpanan atau pada deskripsi dokumen-dokumen tersebut. Hasil pencarian tersebut ak-an menampilkak-an hasil berupa daftar dokumen-dokumen berdasarkan tingkat yang sudah diurutk-an. Bagaimanapun juga kita menggunakan mesin pencarian juga untuk menemukan wujud(entity) ontologi yang spesifik dan kemudian menampilkan semua dokumen-dokumen yang berhubungan de-ngan wujud tersebut. Hasilnya disusun menurut golongan dan disajikan menggunakan konteks on-tologikal hingga memberikan pengguna informasi tambahan untuk dokumen-dokumen tersebut (con-toh: jika seorang pengguna mempunyai 20 doku-men sebagai suatu hasil dan dokudoku-men-dokudoku-men tersebut terdapat pada kategori yang sama seka-li berbeda, pengguna tersebut dapat dengan mu-dah memilih dokumen mana yang diinginkan de-ngan meng-klik pada bagian kategori. Bagaimana-pun juga, jika hasil yang ditampilkan cukup besar, dengan menampilkan konteks-nya pengguna dapat mempersempit pencarian dengan membatasi hasil hanya pada satu atau beberapa kategori lainnya.
Indeks meta datajuga digunakan untuk menyaring dokumen-dokumen yang ditampilkan pada sebuah halaman hasil pencarian. Teknik ini berbeda da-ri teknik sebelumnya hanya dada-ri interpretasi saja, teknik ini menggunakan mekanisme yang sama.
2.5
Sistem Manajemen Dokumen
Se-bagai Sarana Knowledge
Reposi-tory dan Knowledge Sharing
Kebanyakan manajemen pengetahuan melibatkan pengetahuan yang berkomunikasi antara orang-orang. Tentu saja, pengetahuan tersebut harus dapat diaplikasikan agar dapat berguna. Aplikasi manajemen dokumen yang bersifat kolaborasi me-ningkatkan komunikasi sehingga memperbolehkan
sharing knowledgedalam suatu organisasi[1]. Ma-najemen dokumen dibuat pada sebuah repository atau tempat penyimpanan dengan menambahkan dukungan untuk retrieval atau mendapatkan kem-bali dokumen-dokumen di atas sistem yang in-dependen. Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan keseluruhan informasi yang relev-an melalui relev-antar muka yrelev-ang umum, khususnya Web
based.
WWW(World Wide Web) server adalah kom-puter yang mempunyai tujuan utama untuk me-layani sebagai tempat-tempat penyimpanan un-tuk dokumen-dokumen, berkas-berkas, foto-foto, gambar-gambar, dan lain sebagainya yang ber-potensi untuk menyimpan knowledge; dan untuk membuatnya tersedia bagi yang membutuhkannya melalui intranet/internet[1]. Pengertian WWW ini penting karena untuk menerapkan sistem mana-jemen dokumen dibutuhkan intranet/internet agar
sharing knowledgedalam suatu organisasi atau per-usahaan dapat berlangsung.
2.6
Faktor Manusia
Orang-orang tidak menyediakan banyak waktu atau menunjukkan ketertarikan pada pengkontri-busian sebuah dasar pengetahuan. Hal ini tentu saja benar bagi pelaku-pelaku teratas atau mereka yang mempunyai kinerja yang sangat baik. Mere-ka mengetahui pengetahuan mereMere-ka sebagai sesu-atu yang mereka punya. Atas dasar apa mereka ingin membaginya? Sebagai tambahan, kebanyak-an orkebanyak-ang tidak cukup mengetahui untuk membe-dakan antara apa yang seharusnya dan apa yang ti-dak seharusnya dibagikan. Meskipun mereka mem-bagikannya, tidak semua yang orang-orang bagikan tersebut adalah sesuatu hal yang berharga. Bagai-manapun juga, jika hanya sedikit saja penyumbang pengetahuan yang mendominasi sebuah knowledge
repository, hal ini dapat mengecilkan hati partisipa-si dari mayoritas ahli-ahli yang ada di sebuah orga-nisasi atau perusahaan.
Dalam memberi semangat ahli-ahli untuk mem-berikan kepada inisiatif manajemen pengetahuan, adalah penting untuk ahli-ahli tersebut untuk di-perlakukan sebagai layaknya seorang ahli. Hal ini berarti pengakuan dan penghargaan untuk kontri-busi yang mereka buat, untuk cara mereka berpikir,
dan bagaimana mereka menjelaskan sesuatu. Para ahli bukan tipe orang-orang yang rendah hati atau mudah untuk dimengerti. Kenyataannya, banyak ahli dengan siapa mereka bekerja selama bertahun-tahun cenderung bersikap murung dan menjadi ge-lisah ketika diminta untuk meluaskan pembahasan atau mengulang sesuatu yang sudah mereka jelask-an sebelumnya.
Para ahli harus diwawancara, dan pengetahuan yang baru atau yang diperbaharui dari para ahli tersebut harus ditangkap secara rutin untuk men-jamin kualitas dan knowledge repository yang dapat diandalkan. Hal ini berarti manajemen pengetahu-an perlu untuk diatur dpengetahu-an diungkit(leverage); hal ini hanya dapat dicapai ketika memberikan perha-tian kepada sumber terbaik dari pengetahuan, yaitu orang-orang[9].
3
Perancangan Sistem
3.1
Cara
Pengelolaan
Materi
e-learning di UPH dan Evaluasi
Sistem Sekarang
Cara pengelolaan materi e-learning di UPH yang di-tangani oleh FASD ditunjukkan pada gambar 1
Sebelum evaluasi dilakukan, dijelaskan terlbih dahulu mengenai cara pengelolaan materi e-learning yang ada di UPH sekarang. Kemudian di-lakukan evaluasi terhadap sistem sekarang dengan melakukan wawancara dengan kepala bagian di FASD dan 5 dosen yang terlibat dalam pembuatan materi kuliah e-learning UPH. Subjek wawancara dianggap mewakili karena terlibat aktif dalam kegi-atan e-learning di UPH dan menguasai serta meng-gunakan kecanggihan teknologi komputer seperti menggunakan Microsoft Power Point, Intranet, dan lain sebagainya.
Wawancara tersebut berkaitan dengan kelemah-an sistem pengelolakelemah-an materi kuliah e-learning yang ada sekarang, fitur atau modul apa saja yang diharapkan ada untuk memperbaiki sistem yang lama tersebut dan konsep knowledge management yang menyangkut knowledge sharing dan knowledge
repository.
3.2
Perancangan Sistem Manajemen
Dokumen
Perancangan sistem manajemen dokumen yang di-buat mengacu pada 7 tahapan implementasi sistem manajemen dokumen yang telah dibahas sebelum-nya. Dibawah ini merupakan gambar rancangan relasi tabel yang dibuat.
Gambar 1: Activity Diagram untuk Pengelolaan Ma-teri e-learning
Gambar 2: Relasi Antar Tabel
Usulan sistem baru berdasarkan tahapan imple-mentasi sistem dokumen manajemen diatas diban-dingkan dengan sistem sekarang yang ditunjukkan oleh tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1: Perbandingan Sistem Sekarang dan Usul-an Sistem Baru BerdasarkUsul-an TahapUsul-an Implementasi Sistem Manajemen Dokumen
Dibawah ini merupakan contoh use case diagram untuk FASD Staff
Gambar 3: Dibawah ini merupakan contoh use case
diagramuntuk FASD Staff
4
Analisa Perancangan Sistem
Manajemen Dokumen
Perancangan sistem manajemen dokumen yang dibuat, dianalisa dengan menggunakan analisa SWOT yang terdiri dari Strengths, Weaknesses,
Op-portunities dan Threats. Strengths dan Weaknesses merupakan faktor dalam (internal) sedangkan
Op-portunitiesdan Threats merupakan faktor luar (eks-ternal) untuk sistem yang dibuat. Kemudian anali-sa dilanjutkan dengan matriks internal dan ekster-nal (IE) yang digunakan untuk memperoleh strate-gi bisnis ditingkat korporat dan matriks SWOT un-tuk memperoleh alternatif strategi yang dapat dija-dikan pilihan oleh UPH dalam menerapkan sistem usulan yang telah dibuat. Kedua matriks tersebut dibuat berdasarkan analisa SWOT sebelumnya.
Menurut [8], pembobotan masing-masing faktor
di-Gambar 4: Activity Diagram untuk Sistem Baru Se-cara Keseluruhan
berikan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sam-pai 0,0 (tidak penting). Semua bobot tersebut jum-lahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00 (dengan pengelompokkan strengths dan weaknesses dengan skor total 1,00 serta opportunities dan threats de-ngan skor total 1,00). Sedangkan rating masing-masing faktor tersebut mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor). Variable yang bersifat positif (semua variablel yang masuk kategori
stre-ngths) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Pembobotan strengths dan
weaknessesditunjukkan dengan matriks faktor stra-tegi internal (IFAS) (tabel 2) sedangkan
opportuni-tiesdan threats ditunjukkan dengan matriks faktor strategi eksternal (EFAS) (tabel 3).
Tabel 2: TABLE I. Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS)
Tabel 3: TABLE I. Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Strategi yang didapat pada matriks IE tersebut adalah sel yang ke-V, yaitu strategi growth atau stability[8], dimana strategi ini sesuai untuk UPH yang penerapan sistem e-learning-nya masih da-lam tahap perkembangan sehingga UPH harus re-latif lebih defensif dalam arti menstabilkan sistem
e-learning-nya. Usulan sistem baru yang telah di-buat juga diharapkan dapat mendukung sistem
e-learningtersebut.
Gambar 5: Matriks IE
Strategi yang didapat pada matriks IE tersebut adalah sel yang ke-V, yaitu strategi growth atau stability[8], dimana strategi ini sesuai untuk UPH yang penerapan sistem e-learning-nya masih da-lam tahap perkembangan sehingga UPH harus re-latif lebih defensif dalam arti menstabilkan sistem
e-learning-nya. Usulan sistem baru yang telah di-buat juga diharapkan dapat mendukung sistem
e-learningtersebut.
Kemudian selanjutnya dibuat matriks SWOT (gambar 6) untuk menampilkan alternatif strategi dari analisa SWOT diatas. Alternatif strategi terse-but meliputi empat kemungkinan[8], yaitu strate-gi SO (menggunakan seluruh kekuatan untuk me-manfaatkan peluang), strategi ST (menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk menga-tasi ancaman), strategi WO (pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada) dan strategi WT (bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada ser-ta menghindari ancaman).
Gambar 6: Matriks SWOT
Melalui matriks IE dan matriks SWOT diatas, UPH dapat mengambil tindakan defensif dan me-milih alternatif-alternatif strategi yang ditunjukk-an pada matriks SWOT diatas. Alternatif-alternatif strategi tersebut berupa memanfaatkan
collaborati-ve workantara dosen, kajur, CDO dan staf FASD un-tuk mempermudah proses standarisasi materi kuli-ah e-learning, perubkuli-ahan budaya kerja agar peng-guna dapat terbiasa mengpeng-gunakan sistem manaje-men dokumanaje-men yang berbasis web, manaje-menambah
ban-dwidth untuk mendukung intranet dan aliran da-ta dalam melakukan download file materi kuliah
e-learningsehingga penggunaan CD materi e-learning dapat dihilangkan, dan mengadakan pelatihan me-ngenai intranet khususnya moodle yang digunakan sebagai antar muka aplikasi sistem yang diusulkan. Semua alternatif strategi diatas dapat dipilih sen-diri oleh UPH dalam menerapkan sistem mana-jemen dokumen yang dibuat. Bandwidth,
intra-net, perubahan budaya kerja dan penetapan atur-an atau policy yatur-ang jelas untuk penggunaatur-an kem-bali (reuseable) materi e-learning oleh orang lain antar sesama pembuat materi merupakan empat hal utama yang penting dalam menerapkan sistem manajemen dokumen yang dibuat sebagai sarana
knowledge repository dan knowledge sharing untuk materi-materi kuliah digital e-learning. Dan pada akhirnya sistem manajemen dokumen tersebut da-pat mendukung suksesnya kegiatan e-learning di UPH.
5
Kesimpulan
UPH sebagai institusi pendidikan tinggi yang se-dang mengembangkan proses belajar mengajar
e-learning mengalami kendala dalam mengatur materi-materi kuliah digital-nya, dimana semakin banyaknya jumlah materi-materi tersebut setiap ta-hunnya. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sis-tem manajemen dokumen elektronik yang mam-pu mengatasi kendala tersebut. Sistem manajemen
dokumen dirancang dengan tujuh tahapan imple-mentasi, yaitu identify content, database set-up,
po-pulate database, Intranet enable/publish, process se-arch requests, present resultsdan view/download
ori-ginal. Kemudian sistem dimodelkan dengan meng-gunakan use case dan activity diagram dengan ban-tuan software Visual Paradigm for UML (VP-UML) Communitiy Edition 3.2. Beberapa keunggulan da-ri rancangan sistem manajemen dokumen yang te-lah dibuat:
1. Adanya collaborative work antara dosen, kajur, CDO dan staf FASD dalam proses pengerjaan materi e-learning.
2. Kegiatan e-learning di tiap jurusan dapat di-pantau oleh masing-masing Kajur.
3. Materi kuliah dapat di-reuseable atau diguna-kan kembali oleh orang lain atau mata kuliah lain.
4. Database yang terpusat sehingga backup data lebih mudah dan konsistensi data tetap terja-ga.
5. Sistem berbasis web sehingga dapat diakses kapan saja dan tidak bergantung pada FASD staf.
Strategi yang diusulkan berdasarkan analisa SWOT, matriks IE dan matriks SWOT untuk UPH dalam proses perkembangan e-learning-nya adalah strate-gi growth atau stability, dimana UPH harus lebih defensif dengan menstabilkan sistem e-learning-nya yang memperhatikan empat hal utama yang pen-ting, yaitu
1. Bandwidth untuk mendukung intranet dan alir-an data dalam melakukalir-an download dalir-an
uplo-ad filemateri kuliah e-learning.
2. Pelatihan mengenai intranet khususnya moodle yang digunakan sebagai antar muka aplikasi sistem yang diusulkan.
3. Perubahan budaya kerja agar pengguna da-pat terbiasa menggunakan sistem yang berba-sis web.
4. Penetapan aturan atau policy yang jelas un-tuk penggunaan kembali (reuseable) materi
e-learningoleh orang lain antar sesama pembuat materi.
Pustaka
[1] Hobsons MBA Central Glossary. 2005.
[2] Clarence SW Lau dan Ying K Leung Curtis HK Tsang. bject-Oriented Technology from
Di-agram to Code with Visual Paradigm for UML. McGraw-Hill Education, 2005.
[3] Elias M Awad dan Hassan M. Ghazir.
Knowle-dge Management. New Jersey, Pearson Educa-tion, Inc, 2004.
[4] Iulian Ciorascu dan Kilian Stoffel Eric simon.
[An Ontological Document Management Sys-tem. 2007.
[5] http://www.expresscomputeronline.com/ 20030908/techspace01.shtml. Quick and easy document indexing. [1]2003.
[6] http://www.mindtools.com/pages/article/ newTMC_05_1.htm. Mind tools ltd. Technical report, 1995-2010.
[7] http://www.quickmba.com/strategy/swot/. Quickmba. 2010.
[8] http://www.techscribe.co.uk/techw/indexing _technical_documents.htm. Indexing techni-cal documents. Technitechni-cal report, 2009. [9] dan Rajiv Sabherwal Irma Becerra-Fernandez,
Avelino Gonzalez. Knowledge Management Challenges, Solutions, and Technologies. New Jersey, Pearson Education, Inc, 2004.
[10] Ashok Jashapara. Knowledge Management An
Integrated Approach, London. Pearson Educa-tion, Inc, 2004.
[11] Freddy Rangkuti. Analisis SWOT Teknik
Mem-bedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Uta-ma, 2006.
