BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Knowledge Management System
Pada point ini membahas mengenai landasan teori knowledge management system yang akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan penulisan ini.
2.1.1. Knowledge
Knowledge adalah proses menerjemahkan informasi dan pengalaman dimasa lalu yang akan menjadi hubungan bernilai yang dapat dimengerti dan diterapkan oleh setiap individu (Debowski, 2007). Jenis pengetahuan dibagi menjadi dua macam yaitu:
a) Explicit Knowledge
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagikan, didokumentasikan, dikategorikan, dan disebarkan sebagai informasi. Explicit knowledge adalah sumber daya utama dalam suatu organisasi dimana fokus pada knowledge yang ada dalam organisasi.
b) Tacit Knowledge
Tacit knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang terakumulasi dari berbagai pengalaman dan pembelajaran seseoarang. Tacit knowledge adalah tipe pengetahuan yang sulit untuk dibagikan kepada orang lain. Yang menjadi
kelemahan dari tacit knowledge ini sendiri adalah sangat sulit jika harus digambarkan dalam keseharian. Tacit knowledge dapat berkembang melalui pembelajaran dari pengalaman maupun melakukan investigasi langsung kepada sumber nya..
2.1.2. Knowledge Management
Knowledge management adalah proses mengidentifikasi, mendapatkan, mengorganisasi dan meyebarkan asset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang dalam sebuah organisasi (Debowski, 2007). Knowledge managemet terdiri dari beberapa kegiatan diantaranya acquiring, creating, storing, sharing, diffusing developing pengetahuan dari setiap individu yang kemudian akan menjadi sharing knowledge (Rastogi, 2000). Terdapat dua tipe perusahaan yang harus menggunakan KM (Tiwana, 2000) diantaranya:
a. Perusahaan yang menyadari kebutuhan untuk bersaing dengan pesaingnya dan tetap berbisnis secaran benar dan sah.
b. Perusahaan yang berkeinginan untuk selangkah lebih maju dan menyadari pentingnya core knowledge. Perusahaan ini akan terus berjuang dengan kemampuan yang dimiliki untuk terus maju, tidak hanya untuk berkompetisi.
Sistematis pemetaan, kategorisasi, benchmarking, dan menerapkan pengetahuan dengan bantuan sistem manajemen pengetahuan tidak hanya bisa membuat pengetahuan tersebut lebih mudah diakses, tetapi juga memprioritaskan dan memfokuskan manajemen pengetahuan. Ide peta pengetahuan yang diterapkan pada KM berasal dari penelitian oleh Michael Zack (Zack, 1999).
Strategi manajemen pengetahuan yang efektif menggunakan peta pengetahuan tersebut dapat membantu perusahaan membangun pengetahuan kompetitif posisi-upaya jangka panjang dipertahankan yang membutuhkan kejelian, belakang, perencanaan yang matang, keselarasan, serta keberuntungan.
Dalam sharing knowledge pada suatu organisasi perusahaan ada faktor yang sangat penting diantaranya people, process, dan technology. Proses dibagi menjadi empat macam yaitu socialization, externalization, combination dan internalization (Nonaka & Takeuchi, 1995). Tteknologi merupakan infrastruktur yang memfasilitasi terjadinya proses dalam knowledge management (Collison & Parcell, 2005).
Karyawan sebaiknya dapat memiliki akses ke dalam dokumen organisasi, sumber informasi, dan solusi untuk komunitas praktisi sebagai gagasan utama dari suatu KMS (Lakulu, Abdullah, Selamat, Ibrahim, & Nor, 2010).
Pembuatan knowledge management system dapat di lihat sebagai life cycle. Diawali dengan perencanaan dan justifikasi dan akhirnya dengan struktur sistem untuk menentukan kebutuhan knowledge management untuk seluruh perusahaan. (Ramani Gopal & Joy, 2011; Zack, 1999)
Dalam mengembangkan knowledge management membutuhkan knowledge management blueprint dimana menyediakan road map untuk membangun dan meningkatkan knowledge management secara bertahap. Menyediakan untuk penjelasan dari tacit knowledge yang ada pada setiap karyawan (Ramani Gopal & Joy, 2011).
Menurut Schnitt (Lee & Hong, 2002) knowledge management adalah proses design ulang pekerjaan untuk mengambil keuntungan dua demografi dan perubahan teknologi. Kedua teknologi membuat kemungkinan untuk potongan – potongan dari informasi dan dokumen yang akan ditempatkan pada satu tempat yang memperbolehkan pekerjaan yang berbeda untuk dapat menggunakan informasi bersama – sama untuk diposes secara berkelanjutan.
Drucker. (Lee & Hong, 2002) memperkenalkan konsep baru dari struktur organisasi, dikenal dengan informasi berdasarkan organisasi. Dimana membutuhkan spesialis, tidak ada manajemen level tengah, dan operasional pekerjaan terpusat. Berdasarkan opini drucker kedepannya perusahaan akan terstruktur ulang berdasarkan proses informasi dengan pengetahuan pekerja dalam kebutuhan untuk mencapai kompetitif dan bertahan di hutan dari lingkungan bisnis baru dalam informasi berdasarkan organisasi, pengetahuan pekerja seharusnya lebih perduli mengenai jenis pengetahuan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan mereka lebih efektif.
Tujuan dari KMS adalah menyediakan dukungan teknis yang memungkinkan untuk meng-capture dan bertukar knowledge secara bebas diantara stakeholder – stakeholder dalam organisasi. KMS yang baik dapat memastikkan bahwa tidak adanya rintangan bagi pengguna dalam mencari, berbagi atau memperoleh knowledge dari berbagai sumber yang ada. KMS dibangun menggunakan tiga komponen dalam teknologi (Debowski, 2007) diantaranya:
1. Komunikasi
Teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar pengguna.
2. Kolaborasi
Teknologi dalam kolaborasi memungkinkan antar individu untuk bekerjasama dalam suatu organisasi. Kelompok dapat menggunakandata, dokumen pada waktu yang bersamaan, biasanya sistem kerja dari kolaborasi bekerja secara online.
3. Penyimpanan dan Pengambilan Knowledge
Merupakan modal intelktual yang harus dikelola organisasi sehingga dapat bermanfaat untuk pengembangan organisasi tersebut. Proses meng-capture,menempatkan, dan mengelola pengetahuan dibutuhkan perubahan tacit knowledge menjadi knowledge, sehingga mudah untuk dikomunikasikan dan didokumentasikan. Proses dokumentasi menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan karena dalam knowledge management pengetahuan yang ada harus mudah untuk diakses oleh siapapun, kapanpun, dan dimanapun.
Gambar 2.1 Struktur Knowledge Management (Debowski, 2007)
Dari Gambar 2.1 dapat kita lihat bagaimana KMS ditentukan oleh strategi perusahaan dan mengubah strategi tersebut menjadi corporate
knowledge. Pemakai akhir dapat berkontribusi terhadap konten dan manfaat
dari sistem sehingga dapat meningkatkan penggunaan dari knowledge tersebut. Pengguna juga memperoleh keuntungan dari KMS untuk mengakses knowledge. Pemakai akhir dapat menggunakan hak akses dan menggunakan fitur – fitur yang telah disediakan dalam KMS. Kontrol terhadap KMS. Outcome dari KMS adalah dukungan efisien dan efektif dari komunitas knowledge.
2.2. Knowledge Management Design
Pada dasarnya sistem arsitektur berisi tempat penyimpanan pengetahuan dari hasil pembelajaran, tempat penyimpanan kasus, direktori dari organisasi, komunikasi dan distribusi, serta fungsi knowledge
management umum. Tempat penyimpanan pengetahuan hasil
penyimpanan kasus menyimpan kasus sebelumnya ditolak dan mereka melaksanakan valisasi. Sebuah kasus di tempat penyimpanan termasuk masalah atau deskripsi fenomena, analisis, komentar, dan rekomendasi untuk perbaikan. Tipe pembentukan pengetahuan dimulai ketika individu memasang sebuah masalah (Wei, Hu, & Chen, 2002). Proses knowledge
management termasuk akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, aplikasi
dan inovasi (Chen & Xu, 2010).
Dalam mensurvei budaya organisasi dan mengidentifikasi prototipe efisiensi organisasi digunakan pendekatan melalui empat tipe dari budaya organisasi (Cameron & Quinn, 2005) diantaranya:
1. Clan : berorientasi pada sumber daya relasional dan manusia.
2. Adhocracy : fleksibel, inovatif.
3. Market : berorientasi eksternal, fokus pada hasil, stabil dan kompetitif
4. Hierarchy :berorientasi internal, dan difokuskan pada stabilitas.
2.3. Core Knowledge
Core knowledge adalah pengetahuan operasional maupun strategic yang membantu proses dan pencapaian hasil (Debowski, 2007).
1) Basic core knowledge merupakan pengetahuan yang dapat
digeneralisasi, dibagikan, diakses atau diatur oleh semua karyawan dalam suatu organisasi.
2) Strategic core knowledge merupakan pengetahuan dimana tidak semua karyawan dalam organisasi dapat mengaksesnya, umumnya pengetahuan berupa ide manajemen organisasi, project management suatu proyek, atau rencana teknis dalam operasional organisasi.
3) Developmental core knowledge merupakan pengetahuan yang berpotensi untuk dikembangkan untuk organisasi tetapi pengetahuan ini masih harus di tes dan di dalami kegunaannnya. Hasil dari pengetahuan ini dapat berupa basic core knowledge maupun strategic core knowledge.
Pada umumnya core knowledge menghasilkan sesuatu hal yang berbeda dengan pesaing dan menjadi ciri khas dalam suatu organisasi. Dalam mengelola core knowledge dibagi menjadi tiga tahapan diantaranya:
1) Menentukan batasan core knowledge 2) Mendefenisikan core knowledge
3) Mengembangkan struktur core knowledge utama organisasi.
2.4. Core Process Knowledge
Untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang dihadapi dalam sebuah perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai core knowledge management dan terkait satu dengan yang lainnya. Dalam proses pengidentifikasian diperlukan sebuah
Gambar 2.2 Core Knowledge Management (Probst, 2000) Gambar 2.4. 1 Core Knowledge Management (Probst, 2000)
metode analiasa yang disebut core process knowledge management (Probst, Raub, & Romhardt, 1997). Gambaran hubungan core knowledge management seperti Gambar 2.3.
2.5.
People, Process, TechnologyKnowledge management terdiri dari tiga komponen utama, yaitu people,
process, dan technology. Dalam perancangan Knowledge Management System
tanpa didukung salah satu komponen utama diatas, maka Knowledge
Management System yang ada tidak akan berjalan dengan baik (Ghaziri &
Awad, 2005).
People adalah orang yang memiliki knowledge, mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategic knowledge untuk suatu organisasi. Sedangkan process adalah peraturan strategi, prinsip dan proses kegiatan untuk memastikan Knowledge Management System dapat berjalan
dengan baik. Sedangkan technology adalah peran pendukung yang penting dalam suatu Knowledge Management System yang bertujuan untuk menghasilkan suatu Knowledge Management System yang baik dan sesuai
dengan kebutuhan organisasi (Debowski, 2007).
Analisa people dapat dibagi menjadi beberapa aspek diantaranya
attitude, knowledge sharing, innovation, skill, teamwork, motivation, dan
budaya dari organiasi (Low et al., 2005).
2.6. Knowledge Audit
Pengetahuan terhadap knowledge assets sangat penting untuk perencanaan yang tepat dari sistem manajemen pengetahuan dan merupakan sumber yang kaya informasi tentang di mana kekuatan perusahaan (Tiwana, 2000). Audit pengetahuan memberikan nilai ketika perusahaan melakukan satu atau beberapa hal berikut:
a) Merancang strategi berbasis pengetahuan.
b) Merancang cetak biru manajemen pengetahuan dan roadmap. c) Merencanakan pembangunan sistem manajemen pengetahuan. d) Merencanakan penelitian dan pengembangan.
e) Berusaha mengembangkan SDM.
f) Berusaha mengembangkan apa yang sudah diketahui.
g) Mencoba untuk mencari jalan keluar dari surut perusahaan seperti kegagalan secara kompetitif, kekurangan penghasilan, atau overruns dalam hal keuangan.
i) Berusaha untuk memberikan fokus untuk pembelajaran dan pendidikan di seluruh perusahaan.
j) Berjuang untuk memperkuat kelemahan kompetitif.
k) Menghadapi persaingan dari pesaing pengetahuan intensif yang jauh ke depan pada kurva belajar.
l) Mencari arah untuk merencanakan masuk pasar atau strategi keluar.
2.7.
Review JurnalDalam proses penulisan ini mengambil beberapa jurnal pendukung yang dijadikan sebagai refrensi pembahasan perancangan knowledge management
system, sehingga hasil dari penulisan ini dapat lebih baik. Adapun daftar
jurnal pendukung dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 2.1 Review Jurnal
NO PENULIS TOPIK METODOLOGY HASIL
1 Chen, Zhenfeng; Xu, Xiangzhen Knowledge Management System
- Tinjaun Literatur - Analisa knowledge
Management guna
meningkatkan core
competence dari organisasi
2 Chandrasekaran, Ramani Gopal
Knowledge Management System
- Tinjaun Literatur - Knowledge management life
cycle
- Knowledge management design 3. A Ghaziri, H., & Awad,
E.
Knowledge Management
-Tinjauan Literatur future for knowledge management. Journal of Information Technology Management,
4 Low, L., Wei, S., & Mohammed,
Knowledge Sharing Culture
- Survey - Analisa knowledge sharing dan culture dari organisasi sehingga mempengaruhi pengambilan keputusan 5 Li Sijing Desain Knowledge Management System - Tinjauan Literatur
- Penerapan 7 struktur pada knowledge management system.
1. Berdasarkan review jurnal yang ditulis oleh Chen, Zhenfeng; Xu, Xiangzhen (Chen & Xu, 2010) dengan topic “Study on construction of knowledge management system based on enhancing core competence of industrial clusters. International Journal of Business and Management”, bahwa Proses knowledge management adalah termasuk akuisisi dari pengetahuan, berbagi pengetahuan, aplikasi dan juga inovasi.
2. Pada jurnal yang ditulis oleh Chandrasekaran, Ramani Gopal dengan topik “Creation of knowledge management system. Advances in
Management” Pembuatan knowledge management system (Ramani Gopal
& Joy, 2011) dapat di lihat sebagai life cycle. Diawali dengan perencanaan dan justifikasi dan akhirnya dilakukan dengan struktur sistem untuk menentukan kebutuhan knowledge management bagi seluruh perusahaan.
3. Berdasarkan jurnal yang ditulis oleh Awad da Ghaziri dengan judul “Is there a future for knowledge management. Journal of Information
Technology Management” (Ghaziri & Awad, 2005) bahwa dalam
perancangan Knowledge Management System tanpa didukung salah satu komponen utama diatas, maka Knowledge Management System yang ada tidak akan berjalan dengan baik.
4. Pada journal yang ditulis Low, L., Wei, S., & Mohammed, dengan topik “The development of knowledge sharing culture in construction industry” (Low et al., 2005), disebutkan bahwa analisa people dapat dibagi menjadi beberapa aspek diantaranya attitude, knowledge sharing, innovation,
hal-hal tersebut menentukan akan berguna atau tidaknya knowledge
management system yang ada.
5. Menurut Li Sijing, ada 7 komponen struktur pada Knowledge Management System, diantaranya:
1) Infrastruktur pendukung knowledge management system 2) Rekonstruksi alur dari pengetahuan
3) Metode knowledge management termasuk manajemen konten dan manajemen dokumen
4) Akses dan pencarian knowledge yang terintegrasi dan terkoordinasi.
5) Pendistribusian knowledge melalui media
6) Pembagian knowledge dari individu dan ruang diskusi
