Petunjuk Operasional Rekanan Ver 3.5

(1)

Petunjuk Operasional

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5

(2)

Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan

rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk

membantu rekanan/penyedia menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya

petunjuk operasional ini, rekanan/penyedia lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat

langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE.

Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan

materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna

sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi

atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca

petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk

melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah

dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021‐7822803 ataupun email di

lpse@pertanian.go.id.

Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam

menggunakan aplikasi SPSE.

Jakarta, Januari 2014

(3)

(4)

ii. Lupa Password APENDO ... 54

(5)

Pendahuluan

Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat,

sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun

2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang

dikembangkan oleh LKPP. Dengan penggunaan SPSE, pihak rekanan/penyedia barang/jasa harus

terdaftar pada setiap SPSE yang akan diikuti proses pengadaannya.

I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE

Berikut merupakan hierarki pembuatan kode akses ke SPSE :

Gbr 1. Hierarki Pembuatan Kode Akses Rekanan/Penyedia

Khusus untuk rekanan/penyedia, proses pembuatan kode akses berhubungan dengan

Verifikator yang berada di Biro Keuangan dan Perlengkapan untuk melakukan proses verifikasi.

(6)

II. Cara Mendaftar di LPSE Kementerian Pertanian

1) Pada halaman utama website LPSE di http://lpse.pertanian.go.id klik mendaftar sebagai

penyedia barang/jasa.

Gbr 2.1.1 Halaman Utama Website LPSE

2) Isikan alamat e‐mail pada form kemudian klik tombol . Sebaiknya e‐mail

yang digunakan mendaftar adalah e‐mail resmi perusahaan yang akan dipergunakan

seterusnya dalam proses pelelangan, bukan e‐mail pribadi milik staf perusahaan. Alamat

e‐mail ini akan dijadikan penghubung antara LPSE dengan perusahaan.

(7)

Gbr 2.2.1 Formulir Pendaftaran‐1

3) Setelah meng‐klik tombol maka sistem akan mengirimkan secara

otomatis e‐mail dengan subject “Konfirmasi Email Rekanan”. Di dalam e‐mail tersebut

terdapat link. Klik link tersebut. Apabila e‐mail konfirmasi dengan subject “Konfirmasi

Email Rekanan” tersebut tidak terdapat di inbox (kotak masuk) mohon diperiksa pada

folder spam atau junk mail.

Gbr 2.3.1 E‐mail Konfirmasi Pendaftaran

(8)

4) Dari link tersebut perusahaan diarahkan ke halaman formulir data perusahaan dan

diwajibkan mengisi formulir tersebut. Bila formulir sudah selesai diisi kemudian klik

tombol .

Gbr 2.4.1 Formulir Pendaftaran ‐ 2

5) Proses selanjutnya adalah proses verifikasi yang dilakukan secara manual yaitu

Rekanan/Penyedia datang ke LPSE Kementerian Pertanian dengan membawa dokumen

persyaratan verifikasi ke Verifikator LPSE Kementerian Pertanian.

Jadwal Verifikasi: Setiap Hari Senin – Jum’at, Pukul 09.00 ~ 14.00

(9)

Verifikator:

Koordinator Verifikator : Ir. Teguh Munajat, MM

Verifikator : Meista Bastian Rifa’i, I Putu Dodi Sindunata, Julianto Sugeng Pambudi

Tempat:

Biro Keuangan dan Perlengkapan

Gedung A, Lantai 7

Jl. Harsono RM No.3

Ragunan ~ Jakarta Selatan 12550

Telp : 021~ 7804116

Dokumen Persyaratan Verifikasi (Wajib):

1. Lembar Formulir Keikutsertaan yang sudah ditandatangani Direktur, di cap basah

perusahaan dan bermaterai Rp.6000,‐;

2. Lembar Formulir Pendaftaran ;

3. Surat Kuasa bagi pembawa dokumen selain direktur. Surat tersebut sudah

ditandatangani Direktur, di cap basah perusahaan dan bermaterai Rp.6000,‐;

4. KTP Direktur (Asli dan Copy);

Implementasi ADP memungkinkan satu penyedia yang terdaftar di satu LPSE dapat mengikuti

lelang di LPSE lain tanpa melakukan registrasi dan verifikasi ulang. Aktivasi ADP cukup dilakukan

satu kali untuk setiap User ID di website LPSE tempat penyedia melakukan pendaftaran. Form

(10)

agregasi aktif dan penjelasan lebih lengkap mengenai ADP dapat dilihat pada website

Setelah rekanan/penyedia login, rekanan/penyedia dapat mengakses menu‐menu yang ada di

dalam aplikasi yang dapat membantu untuk proses pengadaan barang/jasa. Proses pengadaan

barang/jasa dapat diakses di http://lpse.pertanian.go.id.

(11)

A. Home

Gbr 4.1 Halaman Menu Home

Keterangan gambar

1. Identitas Digital Anda : kode digital yang berisi data perusahaan. Identitas

digital ini nantinya akan dipergunakan saat rekanan/penyedia menggunakan

aplikasi APENDO.

2. Inbox e‐mail : berisi data e‐mail yang dikirimkan oleh aplikasi kepada

rekanan/penyedia. E‐mail yang dikirimkan antara lain pemberitahuan mengenai

perubahan jadwal, pengumuman pemenang pengadaan barang/jasa yang

rekanan/penyedia ikuti, dan notifikasi keberhasilan unggah dokumen

pengadaan.

3. Status Lelang yang Anda Ikuti : merupakan data pengadaan yang

rekanan/penyedia ikuti baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai.

Informasi yang tertera adalah Kode Lelang, Lelang (Nama Lelang), dan Tahap.

4. Menu Search : digunakan untuk mencari pengadaan tertentu dengan cara

mengetikkan nama pengadaan yang ingin dicari pada kolom

kemudian klik tombol .

(12)

B. Data Penyedia

Untuk menu , sebaiknya langsung diinputkan oleh rekanan/pengguna

sebelum mengikuti proses pengadaan. Ada 9 (sembilan) data penyedia yang harus

dilengkapi oleh rekanan/penyedia, yaitu:

1. Identitas Perusahaan

Data identitas perusahaan sudah diinputkan pertama kali saat

rekanan/penyedia mendaftar di LPSE. Identitas penyedia yang kurang lengkap

dapat dilengkapi pada menu ini.

Gbr 4.1.1 Halaman Identitas Perusahaan

a)

Kode penyedia barang/jasa : kode penyedia diberikan secara otomatis

(13)

b)

User ID : sudah ada karena diinputkan pada awal rekanan/penyedia

mendaftar di LPSE.

c)

Nama Perusahaan : diisi dengan nama perusahaan yang akan di

daftarkan di LPSE.

d)

NPWP : sudah ada karena diinputkan diawal pendaftaran

rekanan/penyedia di LPSE.

e)

Nomor Pengukuhan PKP : diisi dengan nomor pengukuhan PKP.

f)

Bentuk usaha : dapat dipilih sesuai dengan bentuk perusahaan

rekanan/penyedia.

g)

Alamat : diisi dengan alamat perusahaan rekanan/penyedia.

h)

Propinsi : diisi sesuai dengan domisili perusahaan.

i)

Kabupaten / kota : diisi sesuai dengan domisili perusahaan.

j)

Telepon : diisi dengan nomor telepon kantor perusahaan.

k)

Fax : diisi dengan nomor fax perusahaan.

l)

Mobile phone : diisi dengan nomor telepon genggam admin

rekanan/penyedia yang mengoperasikan aplikasi.

m)

Kode pos : diisi dengan kode pos sesuai domisili perusahaan.

n)

Email : sudah otomatis terisi karena diinputkan saat rekanan/penyedia

mendaftar pertama kali di aplikasi.

o)

Website : diisi dengan alamat website perusahaan.

p)

Kantor cabang : dipilih salah satu dengan keadaan yang paling sesuai.

Bila memang kantor yang didaftarkan merupakan kantor pusat,

rekanan/penyedia dapat memilih kemudian klik tombol

. Tetapi bila perusahaan yang didaftarkan merupakan kantor

(14)

Permasalahan !!!

Tanya : Bagaimana bila ingin merubah data NPWP dan e‐mail

rekanan/penyedia?

Jawab : Rekanan/penyedia dapat mengirimkan surat resmi (kop surat

perusahaan) yang ditujukan kepada Ketua LPSE mengenai perubahan

yang diinginkan dengan menyertakan informasi data lama serta data

perubahan terbaru (lampirkan NPWP terbaru). Surat resmi tersebut

harus diberi materai, ditanda tangani oleh direktur perusahaan dan di

cap basah kemudia dikirimkan melalui e‐mail ke lpse@pertanian.go.id.

Tanya : Bolehkah data identitas perusahaan tidak diinputkan secara

lengkap?

Jawab : Boleh saja, tetapi semakin lengkap data rekanan/penyedia akan

memudahkan panitia saat mengundang untuk proses pembuktian

kualifikasi.

2. Ijin Usaha

Data ijin usaha harus diinputkan pada halaman Ijin Usaha > Edit seperti gbr 4.2.2

dengan cara mengklik tombol sehingga data yang diinput masuk ke

dalam aplikasi seperti gbr 4.2.1. Setelah data lengkap dimasukkan kemudian klik

tombol .

(15)

Gbr 4.2.2 Halaman Edit Ijin Usaha

a) Jenis Ijin : diisi dengan jenis ijin yang ingin dimasukkan, seperti SIUP,

usaha tersebut.

e) Kualifikasi : dipilih sesuai dengan kualifikasi perusahaan.

f) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen ijin usaha dengan cara mengklik tombol

. Khusus untuk menu ini tidak perlu digunakan

oleh rekanan/penyedia karena data yang dilampirkan tidak akan

dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa.

g) Klasifikasi : diisi dengan klasifikasi yang sesuai dengan ijin usaha.

(16)

Permasalahan!!!

Tanya : Bagaimana bila data ijin usaha tidak terdapat masa berlaku (ijin

usaha berlaku selamanya)?

(17)

h) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen akta pendirian perusahaan dengan cara mengklik tombol

4. Pemilik

Menu ini diisi dengan data pemilik perusahaan yang terdapat pada akta

pendirian perusahaan. Data dimasukkan dengan cara mengklik tombol

setelah seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol .

(18)

a) Nama : diisi dengan nama pemilik perusahaan yang terdapat pada akta

pendirian perusahaan.

b) No KTP : diisi dengan no KTP pemilik perusahaan.

c) Alamat : diisi dengan alamat pemilik sesuai dengan KTP.

d) Saham : diisi dengan jumlah saham yang dimiliki oleh pemilik

perusahaan. Bila pemilik perusahaan tidak memiliki saham, maka diisi

dengan angka nol (0). Gbr 4.5.1 Halaman Pengurus Perusahaan

(19)

menjabat sampai tanggal yang ditentukan dengan cara mengklik tombol

dan pilih tanggal yang sesuai. Bila pengurus masih menjabat maka

tanggal terakhir menjadi pengurus perusahaan dikosongkan saja.

6. Tenaga Ahli

Data tenaga ahli dimasukkan oleh admin rekanan/perusahaan ke dalam aplikasi

dengan cara mengisi form edit tenaga ahli kemudian klik tombol .

Gbr 4.6.1 Halaman Menu Tenaga Ahli

(20)

Gbr 4.6.2 Halaman Edit Tenaga Ahli

a) Nama : diisi dengan nama tenaga ahli.

b) Tanggal lahir : diisi dengan tanggal lahir tenaga ahli ditentukan dengan

(21)

c) Jenis Kelamin : diisi dengan jenis kelamin tenaga ahli dengan memilih

salah satu radio button .

d) Alamat : diisi dengan alamat tenaga ahli.

e) Pendidikan terakhir : diisi dengan data pendidikan terakhir milik tenaga

ahli.

f) Kewarganegaraan : diisi dengan kewarganegaraan tenaga ahli.

g) Jabatan : diisi dengan jabatan tenaga ahli.

h) Pengalaman kerja (tahun) : diisi dengan tahun pengalaman berkerja.

i) Email : diisi dengan email tenaga kerja.

j) Status Kepegawaian : diisi dengan status kepegawaian tenaga ahli

dalam perusahaan tersebut dengan memilih salah satu radio button

.

k) Profesi/Keahlian : diisi dengan keahlian tenaga ahli.

¾ Curriculum Vitae

1. Pengalaman

9 Tahun : diisi dengan penulisan tahun dengan format

penulisan 4 digit (contoh : 2010).

9 Uraian : diisi dengan pengalaman sesuai tahun yang

dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter.

2. Pendidikan

3. Sertifikat

(22)

4. Bahasa

mencentang yang terdapat dibagian menu tahun kemudian klik

tombol .

Tanya : Bagaimana bila masih banyak data curriculum vitae yang ingin

dimasukkan?

Jawab : Masukkan data sesuai baris yang disediakan (sebanyak dua

baris) kemudian klik tombol kemudian pilih kembali nama

tenaga ahli yang akan ditambahkan datanya.

7. Peralatan

Data peralatan yang digunakan oleh perusahaan diinventarisir kemudian

dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara mengklik tombol setelah

seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol .

(23)

Gbr 4.7.2 Halaman Edit Peralatan

a) Nama Alat : diisi dengan nama alat yang dimiliki perusahaan.

b) Jumlah : diisi dengan jumlah alat yang dimiliki oleh perusahaan.

c) Kapasitas : diisi dengan kapasitas alat yang dimiliki oleh perusahaan.

d) Merk/Tipe : diisi dengan merk/tipe alat yang dimiliki oleh perusahaan.

e) Tahun Pembuatan : diisi dengan tahun pembuatan alat yang dimiliki

oleh perusahaan.

f) Kondisi : disii sesuai dengan kondisi alat dengan memilih tombol radio

button .

g) Lokasi Sekarang : diisi dengan lokasi alat tersebut berada.

h) Status Kepemilikan : diisi dengan status kepemilikan alat tersebut.

i) Bukti Kepemilikan : diisi dengan bukti kepemilikan alat tersebut.

8. Pengalaman

Data pengalaman perusahaan dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara

mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan pada halaman edit

(24)

Gbr 4.8.1 Halaman Menu Pengalaman

Gbr 4.8.2 Halaman Edit Pengalaman

(25)

h) Tanggal Pelaksanaan : diisi dengan tanggal pelaksanaan pekerjaan

kontrak dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang

sesuai.

i) Prosentasi pelaksanaan : diisi dengan prosentase pelaksanaan

pekerjaan. Jika nilai prosentase di bawah 100% maka dianggap

pekerjaan tersebut belum selesai.

j) Selesai Kontrak : diisi dengan tanggal penyelesaian pekerjaan kontrak

dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai.

k) Tanggal Serah Terima : diisi dengan tanggal serah terima pekerjaan

dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai.

l) Keterangan : diisi dengan informasi mengenai pekerjaan.

9. Pajak

Data pajak perusahaan dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara mengklik

tombol setelah seluruh data dimasukkan pada halaman edit pajak,

(26)

Gbr 4.9.1 Halaman Menu Pajak

Gbr 4.9.2 Halaman Edit Menu

a) Jenis Pajak : diisi dengan data jenis pajak yang ingin dimasukkan.

b) Masa Pajak : diisi dengan memilih data pajak yang diinputkan data

bulanan atau tahunan dengan memilih radio button

(27)

bagian bawah dipilih kembali untuk keterangan pajak di bulan apa

i) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil

scan dokumen pajak perusahaan dengan cara mengklik tombol

C. Lelang Baru

Rekanan/penyedia ingin melihat seluruh data pengadaan barang/jasa yang akan

dilaksanakan di Kementerian Pertanian, rekanan/penyedia dapat mengakses menu

.

Gbr 4.3 Halaman Menu Lelang Baru

Bila rekanan/penyedia ingin melihat secara rinci pengadaan yang dilaksanakan,

rekanan/penyedia dapat mengklik nama pengadaan sehingga keluar halaman Informasi

(28)

Gbr 4.4 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran

a) Kode lelang : terisi kode lelang dari pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti.

(29)

c) ID Peserta : merupakan kode ID peserta yang secara otomatis akan dibuat

setelah rekanan/penyedia menekan tombol .

d) Tahap Lelang Saat Ini : merupakan informasi tahapan proses pengadaan.

e) Agency : merupakan informasi instansi tempat pengadaan berlangsung.

f) Satuan Kerja : merupakan informasi panitia yang melaksanakan pengadaan

barang/jasa.

g) Kategori : merupakan informasi mengenai kategori pengadaan barang/jasa.

h) Metode Pengadaan : merupakan informasi mengenai metode pengadaan

barang/jasa yang akan dipergunakan.

i) Metode Dokumen : merupakan informasi mengenai metode dokumen

pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan.

j) Metode Kualifikasi : merupakan informasi mengenai metode kualifikasi

pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan.

k) Metode Evaluasi : merupakan informasi mengenai metode evaluasi pengadaan

barang/jasa yang akan dipergunakan.

l) Jenis Kontrak : merupakan informasi mengenai Cara Pembayaran,

Pembebanan Tahun Anggaran, Sumber Pendanaan.

m) Anggaran : merupakan informasi mengenai sumber anggaran yang digunakan.

n) Nilai Pagu Paket : merupakan informasi mengenai nilai pagu pengadaan

barang/jasa.

o) Nilai HPS Paket : merupakan informasi mengenai nilai HPS pengadaan

barang/jasa.

p) Tanggal Pendaftaran : merupakan informasi mengenai tanggal

rekanan/penyedia mendaftar mengikuti pengadaan barang/jasa. Tanggal akan

secara otomatis muncul bila rekanan/penyedia mendaftar dalam suatu proses

pengadaan barang/jasa.

q) Kualifikasi Usaha : merupakan informasi mengenai kualifikasi perusahaan yang

diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa.

r) Syarat Kualifikasi : merupakan informasi mengenai kualifikasi perusahaan yang

(30)

pembuktian kualifikasi bila rekanan/penyedia tersebut lolos hingga tahapan

Pembuktian dan Evaluasi Kualifikasi.

s) Dokumen Lelang : merupakan informasi dokumen lelang atau RKS yang dapat

didownload bila rekanan/penyedia sudah mendaftar di suatu pengadaan

barang/jasa dan bila sudah pada tahapan Download Dokumen Lelang.

t) Dokumen Berita Acara : merupakan informasi mengenai dokumen berita acara

dan dokumen lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.

Bila rekanan/penyedia ingin mengikuti proses pengadaan, rekanan/penyedia dapat

mengklik tombol untuk mendaftar pengadaan atau menekan

tombol untuk batal mengkuti pengadaan.

D. Inbox

Menu ini berisi data yang dikirimkan secara otomatis oleh aplikasi seperti notifikasi

mengena perubahan jadwal, notifikasi pengiriman adendum, notifikasi keberhasilan

proses unggah dokumen penawaran, dll. Notifikasi ini selain dikirimkan ke menu inbox

juga dikirimkan ke alamat e‐mail yang digunakan saat pertama kali mendaftar. Untuk

melihat isi notifikasi, rekanan/penyedia dapat mengklik subject.

Gbr 4.5 Halaman Menu Inbox

(31)

E. Log Akses

Menu merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna.

Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta

keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.

menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera

mengganti password awal.

F. Ganti Password

Bila pengguna ingin mengubah password awal, penguna dapat menggunakan menu

. Pengguna harus menginputkan password lama, password baru dan

mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol .

(32)

dengan panjang password minimal 6 karakter.

3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.

Tips membuat password yang aman:

1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal

p455w0rd 4dm1n.

(33)

G. Lupa Password

Bila rekanan/penyedia lupa password, untuk mendapatkan password baru dapat

mengklik menu lupa password di halaman awal sebelum rekanan/penyedia ingin login.

Setelah mengklik lupa password akan keluar form lupa password yang akan meminta

Bila rekanan/penyedia sudah mengklik tombol , aplikasi secara

otomatis akan mengirimkan e‐mail berisi password default yang harus diinputkan oleh

rekanan/penyedia. Setalah rekanan/penyedia berhasil login dengan menggunakan

password default, rekanan/penyedia dapat mengubah password pada menu

(34)

H. Logout

Menu digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang

dilakukannya. Sebaiknya menu tetap dipergunakan meskipun komputer

yang digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data.

V. Cara Mengikuti Proses Pengadaan

1) Login ke dalam aplikasi untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa.

Gbr 5.1.1 Halaman Login

2) Klik Menu » Pilih Subject pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti.

(35)

Gbr 5.2.1 Halaman Menu Lelang Baru

3) Pada halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran, bila rekanan/penyedia ingin

mengikuti pengadaan barang/jasa dapat mengklik tombol .

(36)

4) Setelah mengklik tombol , pengadaan yang ada pada menu

akan pindah ke halaman menu pada bagian Status Lelang

Yang Anda Ikuti.

Gambar 5.3.1 Halaman Menu Home

Halaman kerja rekanan/penyedia setelah pengguna menyetujui untuk mengikuti lelang

adalah halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran. Pada halaman ini

rekanan/penyedia melakukan proses aanwidjzing, mengirimkan data kualifikasi,

mengirimkan dokumen penawaran, mengakses berita acara, memantau pengumuman

(37)

Gambar 5.3.2 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran

5) Unduh Dokumen Lelang (RKS) pada tahapan Download Dokumen Penawaran. Pada

menu Dokumen Lelang klik nama RKS untuk mengunduh dokumen lelang.

(38)

Gbr 4.1.1 Halaman Download Dokumen Penawaran

6) Pada tahap Pemberian Penjelasan (Aanwidjzing) yang dilakukan selama ± 2 jam

digunakan rekanan/penyedia untuk melakukan proses tanya jawab dengan panitia

pengadaan barang/jasa dengan mengklik [Kirim Pertanyaan] untuk masuk ke dalam

menu

(39)

Gbr 5.6.1 Halaman Menu Penjelasan

Untuk mengirimkan pertanyaan dari halaman menu penjelasan, rekanan/penyedia

menekan tombol kemudian Formulir Kirim Pertanyaan diisi lengkap.

Bila rekanan/penyedia ingin melampirkan data pendukung, pengguna dapat

melampirkan data dengan menekan tombol kemudian tekan

tombol .

(40)

Gbr 5.6.2 Halaman Formulir Kirim Pertanyaan

Semua pertanyaan dari peserta pengadaan akan muncul dibagian Pertanyaan Peserta

dan Jawaban dari panitia pengadaan barang/jasa akan muncul di bagian Penjelasan

Panitia / Pokja ULP. Sebelum menjawab pertanyaan, panitia pengadaan barang/jasa

akan menuliskan kode pengirim terlebih dahulu. Melalui informasi kode pengirim inilah

rekanan/penyedia mengetahui panitia pengadaan barang/jasa menjawab pertanyaan

dari rekanan/penyedia mana.

(41)

Gbr 5.6.3 Halaman Kumpulan Pertanyaan dan Jawaban

Pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik tidak memerlukan berita acara

aanwidjzing yang membutuhkan tanda tangan panitia seperti aanwidjzing manual.

Seluruh pertanyaan dan jawaban yang tercatat di aplikasi merupakan berita acara. Dan

tombol akan secara otomatis menghilang bila waktu aanwidjzing

sudah berakhir.

7) Kirim data kualifikasi pada tahapan Upload Dokumen Penawaran. Proses ini dapat

dilakukan oleh rekanan/penyedia berkali‐kali selama masih dalam tahapan tersebut.

Yang harus diingat oleh rekanan/penyedia adalah data yang diterima oleh panitia adalah

data yang dikirimkan terakhir kali oleh rekanan/penyedia.

Pada menu Penawaran Anda di bagian Kualifikasi terdapat informasi mengenai status

data. Sebelum data dikirimkan, status yang tertulis adalah Belum Terkirim dan informasi

jangka waktu pengiriman data kualifikasi pun diinformasikan.

(42)

Gbr 5.7.1 Halaman Status Pengiriman Tabel Kualifikasi

Untuk mengirimkan kualifikasi, rekanan/pengguna menekan tombol

dan pilih data kualifikasi yang akan dikirimkan kepada panitia dengan mencentang

kemudian klik tombol . Bila semua data kualifikasi sudah dipilih dan

rekanan/penyedia yakin akan mengirimkan data kualifikasi tersebut, pengguna

selanjutnya menekan tombol . Tetapi bila masih ada yang ingin diedit sebelum

data kualifikasi dikirimkan kepada panitia pengadaan barang/jasa, rekanan/penyedia

(43)

Gbr 5.7.2 Salah Satu Halaman Membuat Dokumen Kualifikasi

Ada sembilan (9) data kualifikasi yang dimasukkan ke dalam halaman ringkasan data

kualifikasi yang dapat dilihat oleh rekanan/penyedia sebelum dikirimkan kepada panitia

pengadaan barang/jasa. Bila data dalam ringkasan data kualifikasi sudah benar,

rekanan/penyedia tinggal menekan tombol untuk mengirimkan data tersebut

(44)

Gbr 5.7.3 Halaman Ringkasan Data Kualifikasi

Setelah data dikirimkan, status bagian kualifikasi akan berubah dengan informasi waktu

pengiriman data kualifikasi. Dan selama waktu upload dokumen penawaran belum

berakhir, tombol untuk mengirimkan data kualifikasi akan tetap ada.

(45)

Gbr 5.7.4 Halaman Notifikasi Pengiriman Data Kualifikasi

Ringkasan data kualifikasi pun dapat dilihat kembali dengan mengklik tulisan Lihat Data

Kualifikasi.

8) Setelah mengirimkan data kualifikasi perusahaan, rekanan/penyedia mengirimkan

dokumen penawaran pada tahapan Upload Dokumen Penawaran dengan cara :

9 Langkah 1

Melakukan enkripsi dokumen penawaran dengan menggunakan Apendo

peserta. Sebelum menggunakan Apendo dokumen penawaran tidak dalam

format terkompresi (*.zip, *.rar, dll). (Lihat cara penggunaan APENDO pada

bagian i) Cara Menggunakan APENDO)

9 Langkah 2

Bila dokumen penawarwan belum dikirimkan, status dokumen penawaran

belum dikirim (gbr 5.8.1 Halaman Menu Penawaran Anda). Kirim dokumen

penawaran yang sudah terenkripsi (dokumen *.rhs). ukuran dokumen

penawaran yang dikirimkan maksimum 500 MB dengan cara menekan tombol

(46)

Gbr 5.8.1 Halaman Menu Penawaran Anda

9 Langkah 3

Bila yakin dengan dokumen penawaran yang akan dikirim, rekanan/penyedia

mengirim dokumen penawaran tersebut dengan menekan tombol .

(47)

Setelah menekan tombol , status pengiriman dokumen penawaran akan

berisi informasi waktu pengiriman dokumen penawaran.

Gbr 5.8.3 Halaman Status Pengiriman Dokumen Penawaran

9) Untuk tahapan pembuktian kualifikasi akan dilakukan kontak melalui telepon maupun e‐

mail yang dlakukan oleh panitia pengadaan barang/jasa langsung ke rekanan/penyedia

yang lulus tahapan evaluasi penawaran.

10)Mengakses berita acara hasil kualifikasi dapat dilakukan setelah proses pembuktian

kualifikasi selesai dilakukan. Berita acara dapat di unduh melalui bagian dokumen berita

acara dengan cara mengklik nama berita acara tersebut.

11)Bila rekanan ingin menyanggah, proses sanggah dapat dilakukan pada tahapan Masa

Sanggah dengan cara mengklik tulisan Lihat Sanggahan dan mengirim dokumen

sanggahan dengan mengklik tombol Kirim Sanggahan.

Proses pengiriman sanggahan hanya dapat dilakukan sebanyak satu (1) kali oleh

rekanan/penyedia. Proses sanggah banding dikirimkan notifikasinya melalui aplikasi

tetapi proses pelaksanaannya tetap secara manual.

(48)

12)Bila rekanan/penyedia memenangkan pengadaan, rekanan/penyedia akan dikirimkan

data SPPBJ dan kontrak tetapi untuk proses penandatanganan tetap dilakukan secara

manual antara rekanan/penyedia dan panitia pengadaan barang/jasa.

VI. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO)

Aplikasi Pengaman Dokumen merupakan produk dari Lembaga Sandi Negara. LKPP bekerjasama

dengan Lembaga Sandi Negara untuk mengamankan dokumen penawaran yang dikirimkan oleh

rekanan/penyedia kepada panitia pengadaan barang/jasa.

i) Cara Menggunakan APENDO

1) Klik menu » Download Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO).

http://inaproc.lkpp.go.id/v3/special/view/apendo/oFHr1IGFzpinEFTJMOW8jA dan pilih

APENDO Versi 3.1.2 kemudian klik Download.

(49)

Gbr 6.2.1 Halaman Download APENDO

3) Hasil unduh APENDO adalah folder yang terkompresi dengan nama apendo_peserta

_3.2.1. Buka Folder tersebut, pilih folder bin, pilih file apendo dengan tipe exe

(application).

Gbr 6.3.1 Halaman Folder Apendo

Klik

Apendo.exe

(50)

4) Bila saat apendo.exe diklik dua (2) kali keluar permintaan untuk melakukan extract,

silahkan extract terlebih dahulu dengan menekan tombol dan pilih lokasi

tempat menyimpan folder hasil extract diletakkan dengan menekan tombol

Gbr 6.4.1 Proses Extract Apendo

Selanjutnya pilih folder hasil extract, pilih folder bin, pilih apendo dengan logo .

(51)

Gbr 6.4.2 Proses Menggunakan Apendo

5) Login ke dalam aplikasi dengan menggunakan user id default APENDO :lpselkpp dengan

password : rekananlpse kemudian klik tombol .

Gbr 6.5.1 Halaman Utama APENDO

1. Isi User ID

&

Password

(52)

6) Klik tombol

untuk

mengisi

profil perusahaan dan setelah

semua data terisi, klik tombol .

Gbr 6.6.1 Halaman Setting Pengisian Profil Perusahaan

a) Identitas Digital Perusahaan : diambil dari halaman SPSE. Identitas

digital perusahaan pada SPSE di block (select all) kemudian di copy dan di paste

pada aplikasi APENDO.

b) User ID LPSE : diisi dengan User ID SPSE yang digunakan saat login ke dalam

SPSE.

7) Selanjutnya ganti User ID dan password default APENDO dengan mengklik

(53)

Gbr 6.7.1 Halaman Setting Password dan Kunci

a) User ID : diisi dengan user id yang diinginkan. Dapat diisi sama dengan user id

SPSE.

b) Password Lama : diisi dengan password default APENDO.

c) Password Baru : diisi dengan password baru yang diinginkan. Syarat password

(54)

9 Password harus kombinasi antara huruf‐angka, angka‐tanda baca, atau

tiga (3) pertanyaan. Pertanyaan ini akan digunakan saat pengguna mengakses

menu lupa password APENDO

pada notifikasi penggantian password.

Gbr 6.7.2 Notifikasi Penggantian Password

Kemudian klik tombol

pada halaman setting password dan kunci

untuk menutup halaman setting.

(55)

8) Pada halaman utama APENDO dilakukan proses enkripsi dokumen penawaran

rekanan/penyedia yang sudah dikumpulkan dalam satu folder. Rekanan/penyedia

mengklik tombol untuk melampirkan dokumen penawaran ke dalam

a) Enkripsi data : digunakan untuk mengenkripsi dokumen penawaran yang akan

dikirimkan ke panitia pengadaan barang/jasa.

(56)

1. Copy

Kunci Publik

Dokumen

2. Paste

Kunci Publik

Dokumen

3. Klik

Tombol

(57)

Gbr 6.8.2 Halaman Proses Enkripsi Dokumen Penawaran

(58)

Untuk mengenkripsi dokumen, setelah memasukkan kunci private dokumen klik tombol

dan pilih lokasi folder dokumen enkripsi akan diletakkan. Dokumen

enkripsi yang dihasilkan oleh APENDO ada tiga macam yaitu dokumen dalam bentuk

folder sesuai dengan nama perusahaan, dokumen dengan ekstensi *.rhs dan *md5.

Nantinya dokumen yang dikirimkan adalah dokumen dengan enkripsi *.rhs.

ii) Lupa Password APENDO

Bila lupa password, silahkan klik tulisan “Lupa password? Klik disini” pada halaman awal

aplikasi APENDO nantinya akan muncul pertanyaan yang harus pengguna jawab sesuai

dengan pertanyaan yang sudah diatur oleh pengguna sendiri saat mengaktifkan APENDO. (lw)