1
EVALUASI PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KOTA TANJUNG BALAI
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
RAHMADANI SIMANJUNTAK 130709103
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
2
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
Oleh : Rahmadani Simanjuntak
NIM : 130709103
Pembimbing : Ishak, SS., M.Hum NIP : 196704242001121001
3
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai
Oleh : Rahmadani Simanjuntak
NIM : 130709103
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua Jurusan : Ishak, SS., M.Hum
NIP : 196704242001121001
Tanda Tangan : ______________________ Tanggal : ______________________
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S NIP : 19600805 198703 1 001
4
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media
publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis
dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan
mencantumkan tanda kutip.
Medan, Agustus 2017 Penulis
Rahmadani Simanjuntak
5 ABSTRAK
Simanjuntak, Rahmadani. 2017. Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip statis yang meliputi akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, hingga temu kembali pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara mendalam terhadap 4 orang informan yang dipilih dengan metode purposive sampling.
Hasil penelitian menujukkan bahwa kegiatan Pengelolaan arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai yang dilakukan oleh pegawai kearsipan telah dilaksanakan dengan baik. Namun tidak semua kegiatan dari daur hidup arsip (life cycle) berjalan dengan baik. Seperti pada kegiatan akuisisi, kurangnya kepedulian masyarakat dan juga lembaga-lembaga pencipta arsip untuk menyerahkan arsip mereka kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan secara sukarela untuk dikelola. Selanjutnya pada bagian pemeliharaan dan perawatan ruangan dan peralatan yang digunakan masih minim dan juga sepenuhnya belum terpenuhi, Pada kegiatan temu kembali terdapat masalah dalam segi fasilitas dan gedung yang menyebabkan terkendalanya proses temu kembali arsip yang masih manual dan memakan waktu yang cukup lama. Selain itu SDM (Sumber Daya Manusia) juga menjadi masalah, dimana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai belum memiliki arsiparis dan hanya mengandalkan pegawai yang bertugas dibagian kearsipan sebanyak 11 orang, hal ini belum dirasa cukup mengingat pentingnya peranan arsiparis dalam pengelolaan arsip statis dan peningkatan wawasan dalam hal kearsipan. Namun secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang bertugas di bagian kearsipan pada Dinas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung Balai dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik.
Kata Kunci: Arsip statis, pengelolaan arsip statis
6
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi berjudul “Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Tanjung Balai”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu syarat
untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan
Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penulis
menyampaikan rasa hormat dan mengucapkan banyak terima kasih yang
sedalam-dalamnya kepada kedua orang tua dan keluarga besar yang telah mendidik,
membesarkan serta selalu setia mendoakan dan memberikan dukungan kepada
penulis. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah
membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan rasa terima kasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu
Budaya USU.
2. Bapak Ishak, SS.,M.Hum. selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi dan juga selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd. selaku Dosen Penguji I, yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
7
4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos.,M.P. selaku Dosen Penguji II, yang
telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi yang telah mendidik dan membantu penulis selama ini.
6. Seluruh Staf Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjung
Balai, khususnya Ibu Tety Mangunsong, Ibu Rahmi Abrida, Ibu Lusi
Mariani, dan Bapak Amrizal selaku informan, terima kasih atas
waktunya yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi
yang dibutuhkan penulis.
7. Untuk sahabat-sahabat terbaik dan tersayang, Dina, Rasmila, Fi
Amrina, Dara, Fauza, Sartika, Deby Rambe, Julia, Debby Kharisma,
yang slalu hadir dan memberikan semangat, dukungan, dan kasih
sayang.
8. Untuk Bella, Zulvetra, Meydira, Siti Aisyah, Putri Raudha, Dwi Ayu,
terima kasih atas dukungan serta nasihat-nasihat baik kepada penulis
sehingga membuat penulis semakin semangat dalam pembuatan skripsi
ini.
9. Untuk Afrizal, Arif, Naufaldy, Robby, Rheza, Ryan, Ikhwanul, Fadlan,
dan teman-teman lain yang selalu memberi semangat dan motivasi
kepada penulis.
8
10.Untuk seluruh teman-teman angkatan 2013.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan
dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini
dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, Juli 2017
Penulis,
Rahmadani Simanjuntak
NIM: 130709103
9
2.1.1 Pengertian Arsip ... 8
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip ... 9
2.1.3 Peranan Arsip ... 10
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis ... 15
2.3 Pengelolaan Arsip ... 19
2.3.1 Evaluasi Pengelolaan Arsip ... 20
2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis ... 21
2.3.3 Daur Hidup Arsip Statis ... 28
BAB III METODE PENELITIAN ... 37
3.1 Gambaran Umum ... 37
3.2 Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ... 37
3.3 Metode Penelitian ... 38
3.4 Data dan Sumber Data ... 39
3.5 Prosedur Pengumpulan Data ... 39
3.6 Mengidentifikasi Informan ... 41
3.7 Analisis Data ... 42
3.9 Keabsahan Data ... 44
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 47
4.1 Karakteristik Informan... 47
4.2 Kategori ... 49
4.2.1 Akuisisi ... 49
10
4.2.2 Deskripsi ... 52
4.2.3 Pemeliharaan ... 60
4.2.4 Perawatan... 62
4.2.5 Penggunaan (Pelayanan)... 64
4.2.6 Temu Kembali ... 66
4.3 Evaluasi Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan ... 66
4.4 Rangkuman Hasil Wawancara ... 67
BAB V Kesimpulan dan Saran ... 70
5.1 Kesimpulan ... 70
5.2 Saran ... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 73
LAMPIRAN ... 77
11
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Waktu Penyimpanan Setiap Arsip... 16
Tabel 3.1 Data Informan ... 42
Tabel 4.1 Karakteristik Informan ... 48
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara ... 70
12
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip Statis ... 29
Gambar 4.1 Arsip yang baru di deskripsikan sesuai pencipta arsip ... 54
Gambar 4.2 Peta Pengelolaan Arsip Statis Pada Dinas Perpustakaan ... 55
Gambar 4.3 Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada Dinas Perpustakaan ... 58
Gambar 4.4 Daftar Pertelean Arsip Pada Dinas Perpustakaan ... 60
Gambar 4.5 Bahan untuk proses kegiatan pemeliharaan arsip ... 62
Gambar 4.6 Perawatan Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ... 64
13
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara ... 77
Lampiran II Pedoman Observasi ... 83
Lampiran III Transkip Hasil Wawancara ... 85
Lampiran IV Transkip Hasil Observasi ... 104
Lampiran V Dokumentasi ... 107
