PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN
A. Pendahuluan
Pengawasan (controlling) merupakan, satu bagian penting dari sistem manajemen secara keseluruhan. Kegiatan pengawasan ini penting artinya untul, mengetahul keunggulan dan kelemahan dalam pelaksanaan manajemen sejak dari awal, selama dalam proses dan pada akhir pelaksanaan manajemen. Dengan pelaksanaan fungsi ini (pengawasan), maka seorang manajer dapat memperoleh informasi balikan (feed back) yang besar manfaatnya dalam rangka upaya perbaikan dan penyesuaian.
Manajemen merupakan sebuah sistem. Dalam sistem, manajemen dapat mengambil keputusan-keputusan, rencana-rencana, dan melakukan pengawasan dengan memberikan masukan-masukan. Sesungguhnya jarang sekali sesuatu itu berjalan sesuai dengan rencana. Penyimpangan-penyimpangan dari rencana disebabkan oleh kejadian-kejadian diluar penguasaan manajemen, seperti kesalahan dalam perkiraan dan kesalahan yang dilakukan oleh Bawahan.1 Oleh karena itu pengawasan (controlling) merupakan sebuah fungsi dari sistem manajemen yang tidak bisa di tawar-tawar lagi.
B. Pengertian controlling
Istilah controlling sering disamakan dengan pengendalian atau pengawasan, penilikan, pemeriksaan, atau supervisi.2 Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan sebaik-baiknya.
Pengendalian (controlling) atau pengawasan ini oleh para penulis didefinisikan sebagai:
Earl P Strong
Co trolli g is the pro ess of regulating the various factors in a enterprise according to the
1
Mulkiyat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung, Rosdakarya, 1996, cet ke II, h.98 2
regurement of its plans pe ge dalia adalah proses pe gatura er agai faktor dala
suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Harold Koonzt
Co trol is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to ake sure that e terprise o je ti es a d the pla s de ised to attai the are a o plished
(pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan perusahaan dapat terselenggara).
G. R. Terry
Co trolli g a e defi ed as the pro ess of deter i i g hat is to e a o plished, that is
the standar; what is being accomplished, that is performance, evaluating the performance
and if necessary applying corrective measure so that performance take place according to
plans, that is in conformity with the standar pe ge dalia dapat didefi isika se agai
proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar.3
C. Pengawasan Sebagai Sistem Proses
Gordon B Davis menyatakan system sebagai berikut :
“yste a e a stra t or physi al. A a stra t syste is s a orderly arra ge e t of
interdependent ideas or constructs. For example, a system of theology is an orderly
arrangement of ideas about God, man, etc. a pysical system is a set of elements which
operate together to a o plish a o je ti e (system dapat abstrak atau fisis. Sistem yang
abstrak adalah susunan yang teratur dan gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantungan misalnya, sistem teologia adalah sistem yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah
3
serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan).4
Sebagai contoh sistem yang bersifat fisis adalah sekolah. Sekolah sebagai sebuah sistem terdiri dari gedung-gedung, guru-guru, administrator-administrator. siswa-siswa, buku-buku pelajaran dan sebagainya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan.
“iste dapat didefi isika se ara sederha a se agai sepera gkat o jek de gan hubungan-hu u ga a tar o yek da hu u ga a tar atri ut ya .5
Ada dua jenis sistem kontrol yaitu sistem pengaturan terbuka (open-loop) dan sistem pengaturan tertutup (closed-loop).
Sistem kontrol terbuka disusun untuk mencapai satu tujuan dan tidak ada umpan balik informasi. Misalnya, lembaga-lembaga dalam masyarakat kita gagal bekerja dengan sebaik--baiknya, baik karena sistem umpan balik yang kurang, maupun karena mekanisme kontrol tidak mengetahui informasi umpan balik yang ada.
Sistem kontrol (pengaturan) tertutup adalah sistem yang mekanisme kontrolnya menerima dan menggunakan informasi umpan balik. Semua. lembaga dan organisasi kita mempunyai aliran informasi yang menggunakan sistem pengaturan tertutup. Alasan mempunyai sistem demikian jelas apabila diketahui jelas setiap sistem, apabila akan mencapai tujuannya, harus tersedia bagi sistem manajemennya informasi yang menunjukkan tingkat hasilnya pada waktu yang tepat.6
Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni : 1) Measuring the outputs of the system, 2) Comparing these outputs with plans, and
ascertaining the deviations it any. And 3) Correcting unfavorable deviations by taking
corrective action, it is assumed that he or has the power to modify or change some input, a
very important assumtion. 1) Mengukur keluaran-keluaran system (perbuatan), 2) Membandingkan keluaran-keluaran (perbuatan) ini dengan rencana, dan menentukan penyimpangan apabila ada ; dan 3) Membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak menguntungkan dengan melakukan tindakan pembetulan. Di sini
4
Ibid, h.257 5
Nana Sudjana dan Eddy Susanto, Pendekatan Sistem Bagi Administrator Pendidikan, Bandung, Sinar Baru, 1989, Cet ke I, h.23
6
ditekankan bahwa bagi manajer, untuk melakukan tindakan pembetulan/ korektif, dianggap bahwa ia mempunyai kekuasaan untuk mengubah atau mengganti masukan, suatu anggapan yang sangat penting.7
Pengawasan terdiri dart kegiatan-kegiatan yang menyebabkan peristiwa dan kegiatan dalam organisasi serasi dengan rencana. Setiap fungi organisasi memerlukan pengawasan, seperti keuangan, produksi, material, distribusi dan personal.
Sistem informasi yang menunjang pengawasan berdasarkan perbandingan performance sesungguhnya dan performance yang diharapkan dapat dilukiskan dalam bagan sebagai berikut : 8
Gambar 1 : Sistem Manajemen Pengawasan
Dalam rangka pengawasan perlu dinilai personal yang melakukan kegiatan organisasi. Apakah mereka menolak atau menerima standar, apakah mereka memandang tujuan sebagai motivator.
Secara lebih sederhana pengawasan dalam proses manajemen dapat digambarkan
7
Ibid, h.98 8
Oemar Hamalik, Perencanaan dan Manajemen Pendidikan, Bandung, Mandar Maju, 1991, cet ke I, h. 128-129
Management Plan Alokasi (Control Variable)
Proses
Gangguan-Gangguan
Pengukuran Penilaian
sebagai berikut :
Gambar II : Pengawasan dalam proses manajemen
Pengawasan menyarankan adanya tujuan dan rencana. Tiada administrator bisa melakukan kontrol kecuali jika rencana telah dibuat. Tidak ada cara bagi seorang administrator atau manajer untuk bisa memastikan para bawahannya bekerja ke arah tercapainva tujuan yang dikehendaki kecuali ia memiliki suatu rencana, betapapun kaburnya rencana itu atau betapa singkatnya waktu yang, dijangkaunya. Semakin jelas, lengkap, dan terkoordinasi rencana, semakin lengkap pengawasan administrasi bisa dijalankan. Pengawasan yang ideal adalah pengawasan yang melihat ke depan dan memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dari rencana yang sudah ditetapkan.
Ada dua faktor yang menimbulkan kebutuhan akan pengawasan. Pertama, tujuan-tujuan individu dengan tujuan-tujuan-tujuan-tujuan organisasi sering berbeda. Konsekuensinya adalah bahwa pengawasan diperlukan untuk menjamin bahwa para anggota bekerja ke arah tujuan organisasi. Kedua, pengawasan diperlukan sebab adanya penundaan waktu antara saat suatu tujuan dirumuskan dan saat tujuan itu dicapai. Selama jarak waktu ini kondisi yang tidak terduga bisa menyebabkan penyimpangan antara perbuatan yang sebenarnya dengan perbuatan yang dikehendaki.9
Lebih tegas Hasibuan10 menjelaskan proses pengendalian yang dilakukan secara bertahap sebagai berikut :
9
Oteng Sutisna, Administrasi Pendidikan, Bandung, Angkasa, 1986, cet ke III, h. 204-205 10
Malayu SP Hasibuan, op.cit, h. 248
Pelaksanaan yang sederhana
Pelaksanaan yang dikehendaki
1) Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengendalian
2) Mengukur pelaksanaan atau hasil vang telah dicapai
3) Membandingkan pelaksanaan atau hasil yang standar dan menentukan penyimpangan bila ada
4) Melakukan tindakan perbaikan.
D. Teknik, Asas, dan Alat Control
Technical control lebih ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan. Alat dan teknik pengawasan memiliki banvak bentuk. Beberapa alat adalah cukup sederhana, sedang yang lain kompleks dan rumit. Beberapa teknik mengukur ketertiban perbuatan finansial, sedang teknik lain berurusan dengan efisiensi operasi organisasi.
Pengawasan diperlukan pada semua bidang kegiatan untuk dapat melakukan dan mendapatkan hasil yang lebih efektif dan efisien diperlukan alat dan teknik yang sesuai. Untuk dapat melakukan pengawasan keuangan diadakan atau dibuat anggaran belanja, sistem pembukuan, dan accounting. Untuk mengawasi pengajaran dibuat kebijaksanaan tentang maksud dan tujuan yang hendak dicapai oleh sekolah, kurikulum sekolah dibukukan, syarat-syarat bagi murid, sistem penilaian prestasi murid diciptakan.11
Supaya pengawasan lebih efektif dan efisien harus diketahui asas-asas pengawasan/ pengendalian. Hal ini perlu juga untuk membingkai teknik pengendalian/ pengawasan lebih mudah. Asas-asas itu adalah :
1) Principle of assurance of objective (asas tercapainya tujuan), artinya pengendalian. harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan dari rencana.
2) Principle of eftective of control (asas efisiensi pengendalian), artinya pengendalian itu
11
efisien, Jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain diluar dugaan.
3) Principle of control responsibility, artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4) Principle of future control (asas pengendalian terhadap masa depan).
5) Principle of direct control (asas pengendalian langsung), artinya teknik kontrol yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilaksanakan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.
6) Principle of reflection plans (asas refleksi perencanaan)
7) Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organization suitability), artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
8) Asas pengendalian individual (principle of individual of control), artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
9) Asas standar (principle of standard), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10) Asas pengendalian terhadap strategis (principle of strategic point control), artinya pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11) Asas kekecualian (the exeption principle), artinya efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.
12) Asas pengendalian pleksibel (principle of flexibility of control), artinva pengendalian harus luwes untuk menghindarl kegagalan pelaksanaan rencana.
14) Asas tindakan (principle of' action), artinva pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran untuk mengoreksi penvimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.12
Adapun alat-alat pengendalian (control) yang dapat dipergunakan suatu organisasi adalah :
Budget
Non-Budget
1. Budget
Budget (anggaran).adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget (budgetary control) dapat diketahui (diawasi), apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, dan hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan atau pengeluaran, maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi) dan manajer perusahaan harus segera mengadakan perbaikan.
2. Non-Budget
a) Personal observation
Yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap, para bawahan vang sedang bekerja. Jika terjadi kesalahan maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan itu dapat segera diperbaiki.
12
b) Report ( laporan)
Laporan dibuat oleh para manajer bawahan, misalnva, manajer produksi, manajer pemasaran membuat laporan-laporan pemasaran atau marketing report. Manajer personal mernbuat laporan karyawan (personal report). Manajer keuangan membuat laporan keuangan (financial report).
Berdasarkan laporan-laporan ini diketahui dan diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah lampau. Tetapi jika terjadi penyimpangan tidaksegera diketahui, sehingga perbaikan akan terlambat. Hal ini merupakan suatu kelemahan alat pengendalian report ini, jika dibandingkan dengan personal observation yang dapat dengan segera mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang ada.
c) Finantial Statement
Finantial statement adalah daftar laporan yang biasanya terdiri dari Balance Sheet dan income statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisis laporan keuangan, mengenal keadaan permodalan perusahaan.
Statistik, merupakan pengumpulan data, informasi dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisis data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk-bentuk tertentu, misalnya grafik, kurva, sehingga dapat memudahkan pimpinan dapat mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam mengambil keputusan.
d) Break Event Point (titik pulang pokok)
Yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba atau rugi. Jadi jumlah biaya produksi sama dengan hasil penjualan.
e) Internal Audit
keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan.13
E. Cara-cara Pengendalian
Seorang manajer harus mempunval berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol atau pengawasan. Cara-cara pengendalian atau pengawasan ini dilakukan sebagai berikut :
Pengawasan langsung
Pengawasan tidak langsung
Pengawasan berdasarkan kekecualian.
1. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
Kebaikannya:.
a) Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin, sehingga perbaikannya dilakukan dengan cepat.
b) Akan teriadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dengan bawahannya.
c) Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
d) Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
13
e) Akan dapat menghindari timbulnva kesan laporan asal bapak senang.
Keburukannya :
a) Waktu seorang manajer banyak tersita, sehingga waktunya untuk pekerjaan lainnva berkurang, misalnya perencanaan dan lain-lainnya.
b) Mengurangi inisiatif bawahan karena mereka merasa bahwa atasannya selalu mengamatinya.
c) Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainnya.
2. Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa lisan, atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan. hasil-hasil yang telah dicapai.
Kebaikannya :
a) Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak, misalnya Perencanaan, kebijaksanaan, dan lain-lainnya.
b) Biaya pengawasan relatif kecil.
c) Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukannya :
a) Laporan kadang-kadang kurang obyektif, karena ada kecenderungan untuk melaporkan yang baik-baiknya saja.
b) Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya, sehingga perbaikannya pun juga terlambat.
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, yaitu pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar vang diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.14
F. Pengawasan dalam Al-Qur’an
Dalam Al-Qur'a pe gawasa seri g dise ut de ga istilah Basyir . Al-Qur'an banyak
menyitir pengawasan yang dilakukan Allah. Firman Allah SWT dalam Q.S. Fushshilat : 40.
لءلِْأيل مل َألْخلرانلإلِل ليل فَألانيلعل َلَلانتَإءلِل و حليل يَإل
“esungguhnya orang-orang yang mengingkari ayat-ayat Kami, mereka tidak tersembunyi
dari Kami. Maka apakah orang-orang yang dilemparkan ke dalam neraka lebih baik ataukah
orang-orang yang datang dengan aman sentosa pada hari kiamat? Perbuatlah apa yang
kamu kehe daki, sesu gguh ya Dia Maha Melihat apa Ya g ka u kerjaka .
Allah dalam konteks ayat 40 Fushshilat ini berhubungan dengan fungsinya sebagai pengawas yang pengawasan-Nya tidak terhalang oleh apapun. Pengawasan-Nya meliputi segala sesuatu. Semua dimensi perbuatan manusia terawasi oleh Tuhan.
Menurut Al-Maraghi15 Allah mempunyai pengalaman dan pengetahuan tentang amal perbuatan, tidak ada satupun perbuatan yang tersembunyi bagi Allah diantara amal-amal perbuatanmu maupun hal lain, dan Dia memberi balasan padamu sesuai amal perbuatanmu.
Selanjutnya dalam Q.S. 2 : 96 Allah berfirman :
ل ن سلفلَأل عيل للُ حَألد يلإ َْأل يَإل مول اَحلَعل سانلإلص حَألمَ جتلو
ل ل عيلا بلْصبلَإول عيل َأل إ علإل ملهحزحز ب
Da su gguh ka u akan mendapati mereka, sebanyak-banyak manusia kepada kehidupan
(di dunia), bahkan (lebih banyak lagi) dari orang-orang musyrik. Masing-masing dari mereka
hanya diberi umur seribu tahun lagi, padahal umur panjang itu tidak akan menjauhkan
daripada siksa. Allah e getahui apa ya g ereka kerjaka .
Dalam kaitannya dengan ayat ini, pengawasan Allah meliputi orang-orang yang tidak mempercayai hari akhir. Dalam ayat ini, orang-orang itu menuntut umur panjang supaya mereka bebas mengerjakan apapun.
Dan mereka merasa akan terhindar dari siksa dan pengawasan Allah. Allah mengawasi perbuatan jelek mereka.
Dalam ayat selanjutnya ditegaskan, bahwa Allah SWT menurunkan Al- Qur'an melalui malaikat Jibril sebagai perintah Allah dan pembenar bagi kitab-kitab sebelum Al-Qur'an dan sebagal petunjuk dan berita gembira.16
Allah mempunyai tolok ukur dalam pengawasan-Nya, yakni dengan menjadikan Al-Qur'an sebagal aturan bagi manusia. Jika manusia menuruti Al-Al-Qur'an niscaya mendapat anugerah dan siapa inkar akan disiksa.
Ada satu prinsip yang dapat ditarik, yaitu pengawasan itu harus didasarkan pada aturan dan tujuan. Dengan aturan, pengawasan tidak akan keluar dari jalur yang ditetapkan dan dengan tujuan pengawasan diberi arah yang pasti.
Allah SWT berfirman dalam Al-Qur'an surat Al-Baqarah : 110.
لَإل
ِ
إلَإل نعلهو َلْخل ملُس َِلإ م تلامول َزلإلإ تإءول َصلإلإ م َأو
لْصبل ل عتلا بل
Da dirika lah shalat serta ayarlah zakat da apa-apa yang kamu tampilkan sebagai
kebajikan. Tentulah kamu akan mendapatkan disisi Allah, sesungguhnya Allah Maha melihat
16
apa ya g ka u kerjaka .
Dalam ayat ini, Allah SWT menjelaskan bahwa bekerja/ pekerjaan manusia seperti shalat, zakat dan kebajikan lain senantiasa diawasi oleh Allah SWT.17
Dalam hubungannya dengan pengawasan, Allah SWT juga berfirman dalam Q. S. Al-Baqarah ayat 149.
للفاغبلَإلامول برل مل حللله
ِ
إول إ حلإل جس لإل طشل ْول فلتج خلثَحل مو
لاْل
ل ل عت
Da darimana saja kamu keluar, maka palingkanlah wajahmu ke arah masjidil haram. Itu
merupakan ketentuan yang hak dari Tuhanniu, dan Allah tidak lalai terhadap apa yang kamu
kerjaka .
Penilaian Allah dalam ayat ini pun selalu berhubungan dengan kerja. Pekerjaan atau kerja manusia inilah yang senantiasa diawasi oleh Tuhan. Pekerjaan ini harus disandarkan kepada kebenaran (al-Haq) yang berasal dari Tuhan dalam situasi dan kondisi apapun.
G. Kesimpulan
Controlling merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat berarti terutama
karena fungsinya untuk mengukur antara perbuatan yang dikerjakan dengan hasil yang diperoleh.
Pengawasan akan berjalan efektif dan efisien apabila didasarkan pada asas, cara, proses dan teknik serta alat yang sesuai. Jika hat tersebut dapat dijalankan maka proses manajemen akan semakin sempurna guna mencapai tujuan yang diharapkan.
17
Dalam Al-Qur'an, controlling (penga.wasan) senantiasa berhubungan dengan fungsi Allah, dalam hal ini salah satu nama baiknva (al asma al husna) yaitu Maha Mellhat e gawasi yaitu ter Basyara . Dala pe gawasa Isla , proses da hasil se a tiasa
